The difference between a proforma invoice and commercial invoice

Предназначение и характеристики инвойса

Инвойс (Invoice) — обязательный документ, сопровождающий внешнеэкономические сделки.

Чтобы быстро пройти таможенное оформление импортируемых товаров, необходим целый пакет документов

Первейшим по степени важности в этом перечне бумаг является коммерческий инвойс

Те, кто до сих пор думал, что таким документом является контракт на поставку, глубоко заблуждался. Для сотрудников таможни важнее всего именно инвойс. Без него прохождение таможни, или по народному «растаможка» невозможна.

Начинающим предпринимателям в сфере внешней торговли, касательно инвойса, нужно запомнить следующее:

1. Инвойс это документ на товар;
2. Инвойс выписывается продавцом и передается покупателю одновременно с товаром;
3. Именно в этом документе описываются основные характеристики по качеству, количеству товара и другие формальные особенности изделий;
4. В инвойсе обязательно указывается окончательная стоимость партии товара;
5. В этой бумаге обязательно указывается собственник товара.

Каждый начинающий бизнесмен в России, решивший выбрать в качестве основной деятельности экспортно-импортные операции, должен знать несколько основных правил. Их точное соблюдение с самого начального этапа коммерческой деятельности даст возможность построить успешный бизнес и избежать проблем с законом.

Наиболее сложный этап во внешнеэкономической деятельности, это таможенное оформление товарно-материальных ценностей, перемещаемых через границу. В таком вопросе нет абсолютно никакой разницы, вывозится товар из страны или ввозится в нее, но вы можете обратиться за помощью к посреднику (международному таможенному брокеру).

Инвойс – это документ, циркулирующий только в международной коммерческой деятельности. Понятие инвойса внутри России при осуществлении торгово-посреднической деятельности фактически отсутствует.

Ошибочно предполагать, что аналогом инвойса внутри страны является счёт-фактура. Этот документ существует исключительно для целей налогообложения хозяйствующих субъектов.

В какой-то степени, близким по смыслу к инвойсу можно считать выписанный «счёт на оплату» товара покупателю. Но в такой бумаге, в отличие от инвойса, указан минимум информации.

Как правильно заполнить документ

В соответствии с ними в форме инвойса нужно указывать:

• номер с датой выписки документа;
• данные на Продавца, Грузоотправителя, Покупателя и Грузополучателя;
• данные по контракту (его номер и дату заключения);
• коммерческие условия торгового договора по ИНКОТЕРМС 2010;
• способы и сроки оплаты;
• название товара, его описание и кодировка ТН ВЭД;
• количество товара, стоимость единицы и контрактная стоимость всей партии товара;
• данные о том, где произведен товар.

Умение великолепно ориентироваться в ценах на мировом рынке плюс знание текущей конъюнктуры на отечественном даёт основания прогнозировать прибыль от предстоящей сделки. Но этого всё же недостаточно. Для примера можно привести часто встречающуюся на рынке ситуацию.

Предприниматель предполагает ввезти в страну импортный товар. Уже подсчитаны все издержки, включительно и затраты на доставку товаров к себе на склад, и на оплату всех таможенных пошлин и сборов. Планируется реализовать импортируемый товар в течение месяца с наценкой в 5% на всю оптовую партию. Из-за недостатка собственных оборотных средств импортер заключает с коммерческим банком соглашение на получение кредита стоимостью 2% в месяц. Но!

Коммерческий инвойс — один из важных документов в таможенном оформлении.

Допустим, что после заключения контракта, по каким-либо причинам, затягивается поставка (нередко так и происходит). А из-за неграмотно или небрежно оформленных документов, например, той же счёт-фактуры инвойса, таможенное оформление может также затянуться на месяц. Сочетание этих двух обстоятельств может привести к тому, прибыльная сделка становится практически убыточной.

Вот именно по этим причинам крайне важно досконально знать основные правила заполнения и оформления основных документов по внешнеэкономической деятельности, включая и правила заполнения инвойса. Дополнительные сведения по теме вы найдёте в рубрике «Документы»

Дополнительные сведения по теме вы найдёте в рубрике «Документы».

When should you send a proforma invoice?

There are two main reasons why your business may need to create a provisional bill of sale in advance of the actual sale. Either you want to declare an estimate of the final cost of the item or service you’re providing, or you want to ship internationally.

Cost estimate

Proforma invoices serve as a sort of good faith agreement between you and your customer. 

They are a baseline for a sale, a breakdown of the items with an accurate indication of the total amount due – but you are not requesting payment.

This makes a proforma invoice the ideal option when a sale hasn’t yet been finalised or the goods or services are still under negotiation, as you’re providing a format that can later be adjusted if necessary.

International shipping

Since they often include details about shipping, packaging, weight, and delivery fees, proforma invoices are often used in the international shipping industry. They help to declare the value of an item so that it can pass through customs quickly and be delivered to your customer on time.

О документе

Чтобы пройти весь процесс контроля на таможне в кратчайшие сроки, необходимо собрать требуемый пакет документов. Обеспечить соответствие заявленным качествам и количеству продукции

Уделить особое внимание инвойсу, надлежаще его заполнив

Его понятие и назначение

Инвойс – это сопроводительная документация необходимая при внешнеэкономической транспортировке товара. При этом данный документ занимает первенство среди прочей документации собранной продавцом.

Инвойс является своего рода счетом на оплату, так как содержит все данные относительно стоимости товара и его количества, но при этом в более расширенном плане. Также в нем указана характеристика продукции, данные о его производителе. При этом со счетом-фактурой он не имеет ничего общего, так как последний необходим только в хозяйственных целях для налогообложения субъекта.

Чтобы перемещение продукции за границу или обратно не имело проблем необходимо правильное заполнение документа, в чем может помочь посредник – таможенный брокер.

Важно: инвойс является международным документом и сопровождает товар, только передаваемый через границу, не важно в каком направлении, для внутрироссийской транспортировки продукции он не обязателен.

Пример инвойса

Виды и особенности

Данная документация бывает следующих вариантов:

1. Коммерческий инвойс – его обязательно составляет экспортер и передает вместе с партией товара покупателю. Он должен содержать перечень и стоимость товара с окончательной суммой, полное описание и характеристики продукции, условия сделки, а также данные сторон. На его основании импортер получает обязанность относительно оплаты товара согласно договору.
2. Проформа-инвойс – является предварительным документом, применяемым в следующих случаях:
   • если нет окончательного и единого решения относительно суммы оплаты или условий договора, после достижения консенсуса формируется коммерческий инвойс;
   • наличие в условиях договора взноса аванса.

Важно: по сути эти два документа идентичны, разница только в информационном характере проформы, указывающей на необходимость оплаты товара в такой-то сумме.

Когда он используется

Необходим документ при осуществлении международной сделки, с целью указания всех особенностей товара, и для того чтобы выставить счет покупателю. При осуществлении торговли внутри страны документ не используется. Формирует его поставщик для покупателя.

Customer Invoice

О документе

В переводе с английского инвойс – это счет, предъявляемый продавцом покупателю. Такой документ узкоспециализирован и важен как накладная, документация для вычитания налоговой базы, так как в нем содержаться все основные данные относительно стоимости товара.

Его понятие и назначение

Инвойс-проформа – предварительный счет на оплату, после уточнения всех деталей выписывается его коммерческий вариант. Составляется документ продавцом для предъявления покупателю.

Это документ, выписанный до уточнения окончательной стоимости продукции и не может быть использован в качестве предъявления к оплате. Он содержит предварительные данные относительно стоимости, количества товара и его характеристик.

Чем отличается от обычного инвойса

Основным отличием проформы от обычного инвойса является ее предварительное предназначение, то есть он выписывается, когда по продукции остались незакрытые позиции и вопросы по определению ее стоимости или количества, так как они могут быть еще изменены.

Важно: такой документ в отличие от коммерческого варианта не может быть платежным в нем нет требований к оплате, на его основании сумма к выплате не предъявляется так как отсутствуют окончательные данные.

Виды и особенности

Инвойс бывает двух видов коммерческий и проформа. Оба предназначены для сопровождения товара, но коммерческий вариант – это предъявление к оплате, та как он окончателен, а проформа необходима для его сопровождения и предварительного указания на особенности партии до уточнения всех обстоятельств.

При этом следует учитывать, что данные в этих двух документах по одной партии могут иметь отличия, так как проформа – это предварительный документ. Важно: проформа определена таможенными органами как платежный документ и обеспечивает возможность определять стоимость продукции на таможне

Когда он используется

Составляется проформа в нескольких случаях, когда товар передается:

• на безвозмездной основе;
• по частичной предоплате;
• на еще не реализованный товар и наоборот.

После прочтения статьи у вас остались вопросы? Задайте вопрос через форму (внизу), и наш юрист перезвонит вам в течение 5 минут, бесплатно проконсультирует.

Для чего нужен инвойс

Инвойс всегда оформляет продавец товара или услуги и направляет покупателю. В основном документ составляется на английском языке, но можно и на языке той страны откуда заказчик, но это на ваше усмотрение.

Иногда составляется проформа инвойс (proforma invoice) это предварительный документ, для согласования параметров сделки: стоимости, количества товара или перечня услуг. В проформу инвойс можно вносить корректировки по условиям сделки, а после окончательного согласования составляется коммерческий инвойс или просто инвойс. Хотя в proforma invoice содержаться цена и общая сумма сделки, это не документ на оплату.

Образец инвойса

Утвержденной формы инвойса не существует, но большинство участников ВЭД руководствуются образцом для международной торговли (рекомендация №6 ЕЭК ООН от 1983 г). Как правило, продавец товара или услуги составляет форму и переносит ее на фирменный бланк. Кто-то пользуется инструкциями транспортных компаний, а те, кому дорого время доверяют эту задачу нашему сервису «КУБ24.Инвойсы».

Что должен содержать инвойс:

В proforma invoice указывают:

• Наименование и реквизиты продавца и покупателя;
• Наименование без сокращений, количество, характеристики (модели) товаров (услуг);
• Стоимость единицы товара (услуги) и общая сумма сделки в валюте сделки (указана в договоре);
• Условия поставки по Инкотермс — 2010.

В инвойсе для оплаты вносят:

• Дата и номер инвойса.
• Исполнитель (продавец) и заказчик: наименование юридического лица, или ФИО, страна, адрес.
• Предмет инвойса: полное наименование и характеристика товара (услуги), количество, стоимость единицы товара или затраченного времени на работу (услугу).
• Реквизиты сторон и сроки оплаты.
• Валюта счета.
• Упаковка (коробка, ящик, пакет и т.п.).
• Условия поставки по Инкотермс — 2010.
• Срок оплаты инвойса

Хотя подпись покупателя на инвойсе не обязательна, но наличие и подписи и печати покажет профессиональность в оформлении документа.

Сокращений лучше не использовать, писать как можно подробнее, например: «Подготовка дизайна одностраничного сайта из 7 блоков для запуска курса делового английского языка в формате psd».

Наличие ошибок в инвойсе всегда приводит к не нужным оправданиям, переделкам документа, ну и конечно задержкой в получении денег от заказчика.

Именно поэтому, выгодно автоматизировать этот трудоемкий и совсем не творческий процесс с помощью сервиса «КУБ24. Инвойсы».

Занимайтесь своим любимым делом, а инвойсы подготовит онлайн сервис КУБ24.

КУБ24 — ПОРЯДОК в ФИНАНСАХ

ФинДиректор – сервис по контролю и планированию
денег бизнеса. Помогает наводить порядок в финансах
и находить ТОЧКИ РОСТА

Попробовать бесплатно

Воронка продаж: что это такое и как внедрить10 советов, как выбрать маркетинговое агентство Отчет о финансовых результатах (прибылях и убытках)Составление платежного календаря организации

Инвойс

Инвойс – документ, содержащий перечень товаров, их общую цену, а так же цену с наценкой, количество и ассортимент товара, его особенности и условии поставки. Данный документ передается продавцом покупателю при непосредственной продаже определенного товара. Инвойс является обязательством покупателя перед продавцом, т.к. у первого появляется необходимость в оплате товара при предъявлении данного вида документа.

Как правило, инвойс является международным документом и необходим при передаче товара или группы товаров зарубежному покупателю.

Инвойс является подобием документа счета-фактуры, который применяется на территории Российской Федерации. Унифицированная форма документа законодательством не предусмотрена. Его составление предполагает использование всех важных реквизитов, а так же необходимой информации, касающейся передаваемого товара.

1. Дата составления инвойса.
2. Место составления инвойса.
3. Страна-отправитель.
4. Полное название организации-отправителя, согласно учредительным документам, а так же адрес ее расположения.
5. Страна-получатель.
6. Должность продавца, его ФИО полностью, а так же подпись.
7. Должность покупателя, его ФИО полностью, с указанием его подписи.
8. Полное название организации-получателя, согласно учредительным документам, с обязательным указанием адреса.
9. Регистрационный номер и дата составления договора, согласно которому производиться данная операция по передачи товара.
10. Информация, касающаяся основных характеристик товара:

• полный перечень передаваемых товаров;
• ассортимент товара;
• количество каждого вида товара, а так же общее количество (шт, м, кг);
• комплектующие товара;
• сфера применения данных товаров;
• цена за единицу передаваемого товара;
• общая стоимость передаваемых товаров;
• особенности товара (цвет, размер, форма товара и др.);
• условия хранения товара;
• условия поставки товара;

Условия поставки, транспортировки, маркировки предполагают другие документы, в частности сам договор поставки товара

Исходя из этого, в инвойсе наибольшее внимание отдается характеристике товара, передаваемого покупателю продавцом. Инвойс может быть дополнен и другими пунктами при составлении, которые еще более точно охарактеризуют поставляемый товар

Составлять инвойс нет необходимости, если, поставка определенного товара, оговоренного в договоре, осуществляется по предоплате.

Услуги, оказываемые зарубежному клиенту.

Давайте разберемся, что это — инвойс на услуги. В эпоху глобализации и интернета границы мира все больше и больше стираются. Предоставление международных услуг становится более популярным и распространенным. Но любые услуги, предоставляемые из России за рубеж, считаются внешнеэкономической деятельностью, и обязаны проходить валютный контроль. Для того, чтобы у банков не возникало вопросов о происхождении доходов, полученных за услуги, можно оформить три вида международных документов:

• счет-договор;
• инвойс;
• договор.

Счет-договор используется для оформления простых и быстрых сделок. Он рассчитан на долгосрочное сотрудничество. Подпись на таком документе ставит исполнитель, заказчику не нужно распечатывать и пересылать его международной почтой. Это значительно упрощает бумажную волокиту при простых сделках. Для крупных, многомиллионных заказов он не подходит.

Договор — самый серьезный вид подтверждения оказания услуг. Именно его нужно подписывать, когда идет долгосрочное и дорогое сотрудничество. Обязательно оформляется при оказании специальных услуг, таких как, например, финансовый консалтинг, предоставление услуг маркшейдера или продажи лекарственных препаратов.

Обязательно необходимы подписи двух сторон. Также заключают его, если речь идет об очень дорогих заказах, оплаченных в валюте. Если вы переводите за услуги более 3 000 000 рублей, или наоборот, получаете от партнеров более 6 000 000 рублей, договор обязателен. В этом случае банк поставит его на учет и присвоит ему номер. Так контролируются абсолютно все крупные валютные сделки.

И самый простой способ оформить свои отношения с зарубежными заказчиками — оформить документ инвойс на услуги. Он подойдет для одноразового сотрудничества, и это идеальный вариант для фрилансеров с ИП. Очень часто зарубежные предприниматели нанимают русских дизайнеров, копирайтеров, создателей лендингов и других сайтов. Его очень просто оформить, и с его помощью будет легче пройти валютный контроль, получить свои деньги в банке, которые оплатил заказчик.

Что собой представляет проформа-инвойс

Проформа-инвойс (proformainvoice) является предварительным счётом, выставленным за оплату товара поставщиком (экспортёром, продавцом, отправителем). После того, как суммы оплаты полностью согласованы и утверждены, можно выставить счёт-инвойс.

Если по условиям, предусмотренным в контракте, покупателю нужно выплатить аванс, то продавец также выписывает проформу-инвойс.

То есть, счет-проформа не является бумагой подтверждения оплаты товара покупателем, хотя в таком документе отображается ценовая информация, дающая предварительное представление покупателю о том, какую сумму следует уплатить за товар.Для этого существуют другие документы: платежные поручения и .

Важно понять, что проформа-инвойс, в виде заполненного документа, подтверждает факт отгрузки товара продавцом покупателю, но не факт его продажи. Проформа-инвойс описывает ситуацию, когда товар отправлен получателю на
:

Проформа-инвойс описывает ситуацию, когда товар отправлен получателю на
:

• консигнацию,
• международные выставки,
• экспертизы,
• аукционы,
• как давальческое сырье на переработку.

Проформа-инвойс и сам инвойс, практически идентичные друг другу документы. Разница между ними только в том, что в проформе-инвойсе данные о товарной поставке являются промежуточными, то есть изменения могут коснуться, как суммы, так и некоторых артикулов или моделей каких-либо конкретных товаров.

Что вписывается в проформу-инвойс
:

• реквизиты продавца и покупателя;
• детали в описании товаров (модели/артикулы);
• количество товара и стоимость его единицы;
• сумма НДС, если он начислен;
• происхождение товара;
• условия ИНКОТЕРМС (на данный момент в редакции 2010 года): здесь может быть использован , ;
• общая цена поставки.

Проформа-инвойс — предварительный счёт на оплату товара.

Проформа-инвойс

Проформа-инвойс (proforma invoice) – это предварительный документ, который высылается продавцом в следующих случаях:

• Если сумма оплаты или определённые характеристики товара ещё не согласованы полностью. После того, как окончательная сумма по контракту будет утверждена, составляется коммерческий инвойс.
• Если в контракте предусмотрено перечисление аванса покупателем.

Коммерческий инвойс и проформа-инвойс – это два практически одинаковых документа. Разница заключается в том, что proforma invoice содержит предварительные данные. Данный документ носит информационный характер и позволяет покупателю понять, какую сумму необходимо будет перечислить за товар.

В коммерческом инвойсе содержатся точные данные, которые указываются на основе фактической информации о произведённой отгрузке товара.

Инвойс-проформа, в частности, выписывается в тех случаях, когда определить точный вес товара перед погрузкой не представляется возможным. Например, при загрузке судна сыпучими веществами узнать точный вес можно только после загрузки. Но для того, чтобы начать погрузку, таможне надо предоставить документ, в роли которого и выступает proforma invoice, а далее уже оформляется invoice с точной информацией.

В proforma invoice также может быть прописан размер возможных отклонений по количеству товара, если таковые предусмотрены в контракте.

Как заполнить инвойс?

В коммерческий инвойс отправителем должны быть включены следующие данные:

1. Дата.
2. Полное имя и адресные данные экспортёра.
3. ФИО и адресные данные получателя.
4. Полное имя и адресные данные импортёра, если импортёр и получатель – разные лица.
5. Страна, в которой был произведён товар.
6. Страна, которая экспортирует товар.
7. Государство-импортёр.
8. Номер авиатранспортной накладной.
9. Описание для каждой позиции товара.

Во внутрироссийской практике invoice не используется.

В описание товарной позиции должны входить такие пункты:

• название товара;
• номера экспортных документов (внешнеэкономический договор или заказ), даты их составления;
• область применения (если у товара есть такая характеристика);
• серийные номера (если у товара есть такие характеристики);
• номер из списка ТНВЭД (если известен);
• количество;
• материал, из которого сделан товар;
• порядковый номер и номер позиции (если имеют место);
• вид упаковки;
• масса (унции, кг, фунты);
• цена за 1 единицу;
• число мест;
• единица измерения;
• итоговая сумма.

Это обязательные пункты, которые должны быть включены в описание, но можно добавить сюда и другие сведения о товаре.

Итоговая сумма указывается в той валюте, которая прописана в контракте на поставку. Возможна такая ситуация, когда покупатель оплачивает товар не в той валюте, которая проставлена в контракте. В этом случае в инвойсе прописывается, по какому курсу и на какое число будет пересчитана итоговая сумма.

Информация о названиях товарных позиций, стоимости и количестве заполняется на основе данных из контракта.

При отправке товара из России для указания валюты цен следует использовать ОК 014-2000- Общероссийский классификатор валют.

На документе должна присутствовать дата его составления и подпись продавца. В соответствующей графе обязательно проставляются условия поставки согласно INCOTERMS-2010 (самые популярные условия: СFR, FOB, CIF).

Это нормы, которые прописаны в Инкотермс, регламентирующие распределение затрат и рисков между поставщиком и покупателем.

В пункте «Условия платежа» указываются реквизиты банка: номер счета, название, адрес банковской организации, её SWIFT-код, номер корр. счёта, а также срок оплаты и другая информация о платеже.

Заполнение инвойса при операциях со специфической продукцией

Для биообразцов:

• происхождение: растительное, животное, человеческое и т. д.;
• цель экспортирования (например, проведение исследований);
• метод сохранения при перевозке (сухой лёд и т. д.);
• может быть прописан номер разрешения или к инвойсу может прилагаться копия разрешения.

Для химических веществ:

• запись о том, что химическое вещество не подлежит контролю TSCA;
• название и краткое описание.

Для настенных и настольных часов:

• камни (если они есть);
• вид подвижного элемента;
• вид гальванического элемента;
• материал корпуса.

Изделия из текстиля:

• состав ткани, например, лён – 50 %, хлопок – 50 %;
• тип переплетения нитей (вязаное изделие или тканое);
• для кого предназначается (для мужчин, для женщин, для детей).

Проверка данных в инвойсе

Если счёт-фактура инвойс оформлена неправильно, то это чревато задержкой товара на границе, что никак не может понравиться вашим торговым партнёрам. Поэтому перед отправкой документ следует тщательно просмотреть с целью выявить возможные ошибки и неточности.

Основными пунктами, которые следует проверить в документе, являются следующие:

• Присутствует ли описание для всех товаров. Если оно недостаточно понятное, следует дополнить его.
• Прописана ли объявленная стоимость в валюте страны-импортёра, которая нужна для таможенных расчётов.
• Указана ли стоимость для каждой товарной позиции и указана ли общая стоимость.
• Есть ли подпись отправителя.

Наглядная инструкция по заполнению инвойса и его образец представлены в этом видео:

Основной вывод, который можно сделать из вышеизложенного — это то, что invoice является одним из важнейших документов, оформляемых при международных поставках

Важно правильно заполнить форму документа, чтобы растаможивание проходило максимально быстро

Вы можете найти дополнительную информацию по теме в разделе Документы для таможенного оформления.

Итоги

Умение быстро и правильно составить инвойс для предпринимателя – как знание языка для переводчика. Это основа выгодной международной торговли, без которой бизнес обречен если не на провал, то на бесперспективное существование с минимумом возможностей.

Если вы планируете открыть свой бизнес или же расширить уже существующий, рекомендуется в обязательном порядке изучить тонкости составления инвойса в России и, что еще важнее, в той стране, с резидентом которой планируете торговать. Лучший способ – проконсультироваться с компетентным юристом. И тогда любое дело принесет взаимную выгоду и вам, и партнерам.