Как уволиться по почте

Что делать, если в ТК нет записи?

Что делать, если в трудовой книжке нет записи об увольнении? Отсутствие в трудовой книжке записи о расторжении трудового договора является нарушением со стороны работодателя, который обязан должным образом оформить ТК перед тем, как отдать ее работнику (п. 35 Правил).

Подобное нарушение возможно, например, если организация, в которой работал сотрудник, прекратила свое существование, процедура ликвидации не была выполнена в соответствии с требованиями законодательства, а ответственные лица, способные внести в ТК соответствующую запись об увольнении, отсутствуют.

Работодатели также освобождаются от внесения записи об увольнении в ТК в следующих случаях:

• работодатель является физическим лицом и не является индивидуальным предпринимателем — в этом случае наниматель вообще не ведет ТК;
• работа для сотрудника не является основной (работает по совместительству) — про эту ситуацию будет сказано ниже;
• сотрудник работал в организации менее 5 дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ) — в таком случае в его ТК может отсутствовать и запись о приеме на работу.

Для получения отметки о расторжении трудового договора работник может:

• обратиться к бывшему работодателю с требованием внести соответствующую запись в ТК;
• обратиться с заявление в Государственную инспекцию труда, которая при наличии оснований вправе привлечь бывшего работодателя к административной ответственности, а также выдать ему обязательное для исполнения предписание о внесении в ТК записи об увольнении;
• обратиться в суд с исковыми требованиями об обязывании бывшего нанимателя внести соответствующую запись в ТК, либо с заявлением об установлении факта увольнения в порядке упрощенного судопроизводства;
• обратиться к новому работодателю при прекращении деятельности предыдущего нанимателя и наличии приказа о расторжении служебного контракта.

Мнение эксперта

Пристромов Дмитрий Александрович

Юрист со стажем более 10 лет. С 2013 г. — главный юрисконсульт ПАО «Сбербанк». Консультант проекта Narabote.me

Вопрос. Могут ли возникнуть сложности при дальнейшем трудоустройстве, если запись в трудовую внесена некорректно или отсутствует вообще? Ответ. Отсутствие записи в трудовой книжке или ее неправильная формулировка не является основанием для отказа в приеме на работу. Но нужно учесть следующие варианты.

Ситуация 1.

В том случае, если сотрудник проработал в организации свыше 5 дней, а его трудовая не велась, то при следующем оформлении ТК могут возникнуть проблемы.

У нового работодателя просто не будет полномочий для внесения необходимых записей или исправление ошибок предыдущего.

Лучшим решением будет обратиться к предыдущему работодателю с просьбой внести соответствующие изменения.

Ситуация 2.

А если у работника помимо записи об увольнении отсутствует также запись о приеме на работу (а это происходит, если сотрудник проработал в организации менее 5 дней), то никаких сложностей с дальнейшим ведением трудовой у него не будет.

Как отдать уведомление работнику

ВАЖНО!

Со дня отправления бывшему сотруднику оповещения о необходимости взять документы работодатель не несет ответственность, если кадровый документ не выдан вовремя.

Передать уведомление сотруднику об увольнении и необходимости забрать трудовую книжку при помощи телефонного звонка или СМС не получится. Это не засчитывается контролирующими органами в качестве должного оповещения. Извещение станет официальным только при отправке по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Отправляем на все адреса, которые указаны в личном деле, контракте и других бумагах сотрудника. Не забываем про опись вложений. Эти действия и квитанции с указанием адресов на руках у ответственного за пересылку сотрудника станут доказательством, что руководство компании приняло все необходимые меры.

Механизм выдачи трудовой книжки на несколько дней

С 2020 года работают уточнения для хранения кадровых документов. Если раньше руководитель организации отвечал за сохранность личных документов в течение всего времени работы сотрудника, то отныне, при наличии письменно оформленной и одобренной заявки на выдачу ТК, вся ответственность за сохранность во время отсутствия её на рабочем месте перекладывается на владельца. Другими словами, кто расписался за хранение, тот и в ответе за сохранность. Для этого надо организовать место для подписи. В стандартном бланке такой графы нет. Многими рекомендуется просто внести самим дополнительную графу. Это удобно, если предполагать, что один сотрудник за всё время работы на конкретном предприятии один раз обратится с таким заявлением. Многократные обращения, однако, тоже не запрещены. Поэтому для универсального применения лучше придумать отдельный регистр, используемый исключительно для выдачи трудовых книжек на время.

Для рассмотрения такого заявления законодатель отвёл работникам кадровых отделов только 3 дня. Или целых 3 дня. Поэтому работник, которому срочно понадобилась оригинальная его книжка трудовая, должен это учитывать. Само заявление пишется в свободной форме на имя руководителя предприятия.

Важно! В заявлении обязательно указывается срок возврата трудовой книжки. В противном случае заявление просто не будет рассмотрено

А вот указание причины, по которой понадобилась книжка, не обязательно

В противном случае заявление просто не будет рассмотрено. А вот указание причины, по которой понадобилась книжка, не обязательно.

Всему этому: написанию заявления, дальнейшему его рассмотрению, утверждению и, в конце концов, выдаче предшествует создание специального регламента на данном конкретном предприятии. Законодатель поручил это дирекции работающей структуры. Это обязательно. На каждом предприятии должны быть прописаны и утверждены директором процедуры, сопровождающие выдачу трудовой книжки на определённое время на руки работнику, продолжающему работать в этой организации.

При обсуждении вопроса выдачи трудовой книжки на время в кругу заинтересованных лиц, некоторые предлагают внести в специальную инструкцию «по выдаче книжек на время» пункт об обязательном возврате документа в том виде, в котором был получен. Но что делать, если вид, по каким – то, даже неуважительным, причинам изменился, не поясняют. В случае, если ещё не вышедший на пенсию, но уже побывавший в Пенсионном фонде дедушка захочет похвастаться перед внуком своей трудовой доблестью и при этом они нечаянно разольют какой-нибудь напиток на документ (а попадёт жидкость непременно на книжку), то сама трудовая книжка не становится при этом недействительной, но вид её изменится. Лишние пункты инструкций работу, на самом деле, не упрощают, а усложняют. Безусловно, вносить какие – то изменения, дополнения категорически нельзя. Даже если человек работает по совместительству в другом месте и пожелает сделать об этом отметку, то такую запись можно сделать только на основном месте работы при предъявлении документа, подтверждающего работу по совместительству в другом месте.

Многие представители кадровых служб для ускорения процесса с написанием такого вида заявлений разрабатывают специальные бланки, которые работнику остаётся только подписать. С указанием, конечно, необходимых данных. Перечень этих данных также прописывается в инструкции, утверждённой руководителем предприятия.

Если сотрудник не может забрать лично: как быть

Если нет возможности забрать в последний день трудовую, или Вы попросту забыли это сделать, получить ее можно двумя описанными ниже способами.

Отправка по почте

Если сотрудник не забрал свою трудовую, работодатель сообщает ему в заказном письме о том, что трудовая книжка находится у него и ее необходимо забрать. Также он спрашивает согласия на отправку документа по почте.

Когда заказное письмо доходит до адресата – приходит уведомление о получении. Но даже если никакой реакции не последует – на бывшем месте работы обязаны хранить трудовую книжку до тех пор, пока за ней не придут.

Работодателю следует сохранить уведомление о получении сотрудником его заказного письма, поскольку это защитит его интересы, если возникнет спор. Недобросовестные сотрудники могут специально не забирать трудовую, чтобы потом подать в суд и требовать компенсацию и моральный ущерб за задержку в выдаче документа.

Также рекомендуем составить опись вложения, которая заверяется сотрудниками почтового отделения, где укажите, что работнику высылаете требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Нередки случаи, когда в суде работодатель предъявляет уведомление о вручении, на что получатель заявляет, что письмо получал, однако в нем не содержалось требования – вместо него был вложен чистый лист или открытка. Если будет опись – уже никак не схитришь…

Если же сотрудник выразил свое согласие на почтовую отправку – трудовую нужно выслать в течение 3-х дней с момента получения согласия.

Выдача представителю по доверенности

Выберите из числа знакомых человека, которому Вы доверяете. Сходите с ним к нотариусу. Не забудьте захватить с собой паспорта.

Нотариус составит от Вашего имени на имя представителя доверенность на специальном бланке. Вообще-то, в нотариальной конторе должны оформить доверенность правильно, однако лучше проверьте на всякий случай:

1. Правильность заполнения Ваших персональных данных и сведений о доверителе. Ошибка даже в одной цифре сделает документ недействительным.
2. Формулировку полномочий представителя. Бывает, что неопытные нотариусы неправильно перечисляют круг полномочий, из-за чего представители не могут выполнить действия, о которых их просил доверитель.
3. Срок действия доверенности. «Бессрочных» доверенностей не бывает. Хорошо подумайте над тем, на какой срок выписать доверенность, потому что если представитель придет забирать книжку после окончания ее действия – работодатель попросту не выдаст трудовую и будет прав.
4. Наличие подписей доверителя, представителя, нотариуса. Каждый из лиц должен завизировать документ в качестве своего согласия, а нотариус – в качестве удостоверения свободного изъявления воли сторон.

Кроме подписи, нотариус обязательно должен поставить также печать.

Выдача родственникам

Осуществляется также по нотариальной доверенности. На основании предоставления одних лишь документов, подтверждающих родство, работодатель не обязан выдавать трудовую книжку своего бывшего сотрудника. Подобное возможно, только если бывший сотрудник умер.

Если сотрудник не может забрать лично: как быть

Если нет возможности забрать в последний день трудовую, или Вы попросту забыли это сделать, получить ее можно двумя описанными ниже способами.

Отправка по почте

Если сотрудник не забрал свою трудовую, работодатель сообщает ему в заказном письме о том, что трудовая книжка находится у него и ее необходимо забрать. Также он спрашивает согласия на отправку документа по почте.

Когда заказное письмо доходит до адресата – приходит уведомление о получении. Но даже если никакой реакции не последует – на бывшем месте работы обязаны хранить трудовую книжку до тех пор, пока за ней не придут.

Работодателю следует сохранить уведомление о получении сотрудником его заказного письма, поскольку это защитит его интересы, если возникнет спор. Недобросовестные сотрудники могут специально не забирать трудовую, чтобы потом подать в суд и требовать компенсацию и моральный ущерб за задержку в выдаче документа.

Также рекомендуем составить опись вложения, которая заверяется сотрудниками почтового отделения, где укажите, что работнику высылаете требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Нередки случаи, когда в суде работодатель предъявляет уведомление о вручении, на что получатель заявляет, что письмо получал, однако в нем не содержалось требования – вместо него был вложен чистый лист или открытка. Если будет опись – уже никак не схитришь…

Если же сотрудник выразил свое согласие на почтовую отправку – трудовую нужно выслать в течение 3-х дней с момента получения согласия. Отправка трудовой книжки по почте без получения на то согласия работника – грубое нарушение закона. Такие действия можно оспорить в суде или написать жалобу в прокуратуру.

Выдача представителю по доверенности

Выберите из числа знакомых человека, которому Вы доверяете. Сходите с ним к нотариусу. Не забудьте захватить с собой паспорта.

Нотариус составит от Вашего имени на имя представителя доверенность на специальном бланке. Вообще-то, в нотариальной конторе должны оформить доверенность правильно, однако лучше проверьте на всякий случай:

1. Правильность заполнения Ваших персональных данных и сведений о доверителе.Ошибка даже в одной цифре сделает документ недействительным.
2. Формулировку полномочий представителя.Бывает, что неопытные нотариусы неправильно перечисляют круг полномочий, из-за чего представители не могут выполнить действия, о которых их просил доверитель.
3. Срок действия доверенности.«Бессрочных» доверенностей не бывает. Хорошо подумайте над тем, на какой срок выписать доверенность, потому что если представитель придет забирать книжку после окончания ее действия – работодатель попросту не выдаст трудовую и будет прав.
4. Наличие подписей доверителя, представителя, нотариуса.Каждый из лиц должен завизировать документ в качестве своего согласия, а нотариус – в качестве удостоверения свободного изъявления воли сторон.

Кроме подписи, нотариус обязательно должен поставить также печать.

Выдача родственникам

Осуществляется также по нотариальной доверенности. На основании предоставления одних лишь документов, подтверждающих родство, работодатель не обязан выдавать трудовую книжку своего бывшего сотрудника. Подобное возможно, только если бывший сотрудник умер.

Ошибки работодателя при отправке трудовой по почте

Нередко даже опытные руководители способны совершать грубые ошибки при выдаче трудовой книжки, если уволившийся сотрудник не смог (или не захотел) забрать ее лично.

1. Документ о трудовом стаже решено было передать через близкого родственника, который работает в этой же компании. В случае ее утери владелец вправе обратиться в трудовую инспекцию, и работодателю будет грозить солидный штраф.
2. Работник не получил расчет, поскольку отсутствовал на работе, поэтому трудовая была отправлена почтой на следующий день. Здесь налицо нарушение процедуры увольнения. Вначале нужно было направить уведомление, получить письменное согласие и договориться о способе передачи основного документа.
3. Бланк о рабочем стаже был отправлен его владельцу на основании согласительного письма, полученного по электронной почте. Такая форма деловой переписки не признается официальной, поэтому суд может квалифицировать это как отсутствие согласия.
4. Трудовая книжка была выслана обычным письмом, а не заказным. Отсутствие уведомления и отметки об отправке также считается поводом для обращения в ГИТ.
5. Документ был вручен представителю уволившегося сотрудника на основании его письменного ходатайства. Поскольку оно не подтверждается оформленной нотариально доверенностью, то не может иметь юридической силы. Следовательно, работодатель вновь нарушил процедуру.
6. Отправка трудовой книжки за рубеж. Согласно указаниям Роструда запрещено пересылать по почте не только этот документ, но также военный билет и удостоверение личности. При выезде гражданина на ПМЖ в другую страну, он обязан сдать все указанные бланки, получив взамен справки соответствующего образца.

Чтобы избежать недоразумений и не нарушать закон, рекомендуется передавать трудовую книжку непосредственно в руки ее владельца либо высылать по почте при наличии его письменного согласия.

Одной из обязанностей администрации, подтвержденных законодательно, считается выдача подчиненному трудовой книжки не позднее дня увольнения. Если же он по каким-либо причинам отсутствовал на производстве либо намеренно отказался от получения бланка, директор обязан направить по почте письменное уведомление и заручиться согласием сотрудника (а в случае смерти – его родных). С этого момента работодатель снимает с себя ответственность за невыдачу документа

Владелец книжки должен понимать важность ее получения, и знать, что без согласия ее пересылка запрещена

Заявление от сотрудника отправить трудовую по почте при увольнении

При согласии обращение заявителя подписывает наниматель. Затем подписанное заявление отправляется вновь начальнику отдела кадров к исполнению (на контроль).

По закону запрашиваемый документ после этого заявителю высылается в трехдневный срок. Инструкция, как отослать трудовую через почтовое отделение? Отослать трудовую книжку через почтовое отделение наниматель вправе, заручившись письменным согласием.

Подобное разрешение необходимо получить от уволенного при отсутствии от него заявления (с просьбой о пересылке). Форма выражения согласия приближена к расписке. В ней должны присутствовать личные паспортные данные гражданина, разрешение на высылку документа посредством почтового отправления.

Затем на расписке ставится подпись нанимателя с печатью. Порядок пересылки через почтовое отделение предусмотрен Трудовым кодексом и един для всех нанимателей. Ответственность с нанимателя за просрочку снимается тогда, когда не совпадают заключительный день работы и дата денонсирования договора согласно оформлению при увольнении по следующим основаниям:

• грубое нарушение работающим гражданином своих обязанностей однократно (ст. 81 ТК РФ);
• приговор суда, согласно которому работающий осужден к наказанию и поэтому не может продолжить трудиться (ст. 83 ТК РФ).

Это же правило действует и при увольнении беременной женщины, с которой трудовой договор продлевался до конца срока беременности либо декретного отпуска. В каких случаях трудовая книжка пересылается через почтовое отделение? На практике нередко наниматели сталкиваются с ситуациями, когда трудовую книжку выдать в заключительный рабочий день уволенному гражданину не удается. Однако нередко присутствие работника в момент увольнения невозможно по объективным причинам. В этом случае Трудовой кодекс подразумевает и другие форматы оповещения руководства о желании прекратить сотрудничество. В частности, поданное заявление на увольнение по почте

Важно помнить, что подобные документы следует отправлять только в том случае, если другой способ не доступен

Можно ли направить заявление по почте Алгоритм доведения до руководства решения о прекращении трудовых отношений прописан в части 1 статьи 80 ТК. Обязательными к соблюдению условиями являются:

• письменное выражение воли работника;
• срок подачи заявления — не позднее двух недель до момента увольнения.

При этом структура и содержание письменного документа никак не регулируются нормами кодекса и прочими подзаконными актами.

То есть, отправляя письмо таким образом, можно быть уверенным в том, что работодатель его получит, а факт получения будет зафиксирован почтовым служащим на специальном бланке. Однако на практике при использовании этого способа у работодателя возникает лазейка, заключающаяся в том, что факт получения письма подтвержден, а вот его содержание (наличие там заявления) всегда можно оспорить.

Чтобы лишить администрацию организации данной отговорки, используют опцию «опись вложения». Согласно п. 20 вышеуказанных правил, в этом случае заявление вкладывается в конверт, который не запечатывается, и в таком виде передается сотруднику почты, который и составит опись. Письменно уведомить о желании уволиться можно и телеграммой, согласно приказу Мининформсвязи РФ «Об утверждении Требований…» от 11.09.2007 № 108. В соответствии с пп.

В каких случаях трудовая книжка пересылается через почтовое отделение?

На практике нередко наниматели сталкиваются с ситуациями, когда трудовую книжку выдать в заключительный рабочий день уволенному гражданину не удается. Стандартными причинами здесь являются:

• отказ гражданина ее забрать, несмотря на то, что он в день увольнения находится на рабочем месте (чаще при несогласии с причиной увольнения);
• отсутствие уволенного на работе (по разным причинам).

Тогда согласно Трудовому кодексу РФ наниматель вправе инициировать пересылку документа через почтовое отделение.
Важно помнить, что предпринимать действия следует в этот же день. Малейшее промедление может добавить нанимателю не только массу лишних хлопот

Незаконное хранение трудовой книжки уволенного, невыдача, задержка ее выдачи по вине нанимателя и т. д. — все вытекающие из этого последствия будут признаваться грубым нарушением законодательства о труде.

Бывают случаи, когда увольняемый гражданин, не имея возможности забрать свой документ в последний рабочий день, заранее оповещает об этом нанимателя. Тогда ему предлагается написать заявление на отсылку его через почтовое отделение и отдать кадровому отделу. Наниматель обязан будет исполнить заявленную просьбу за трехдневный срок.

Пример доверенности

ДОВЕРЕННОСТЬ
на получение трудовой книжки

г. Екатеринбург

одиннадцатое февраля две тысячи семнадцатого года

Я, Перестукина Антонина Ростиславовна, 14 октября 1978 года рождения, паспорт 20 11 № 452678, выданный отделом УМФС России по Московской области в г. Пушкино 14 июля 2000 года, проживающая по адресу: г. Екатеринбург, ул. Академика Постовского, 18, кв. 134, настоящей доверенностью

УПОЛНОМАЧИВАЮ

Железнякова Максима Анатольевича, 18 августа 1980 года рождения, паспорт 20 11 № 967389, выданный отделом УМФС России по Московской области в г. Коломна 29 января 2004 года, проживающего по адресу: г. Екатеринбург, ул. Баумана, 24, кв. 91:

• получить в отделе кадров общества с ограниченной ответственностью «Феличита» (г.Екатеринбург, ул. Василия Еремина, 12, офис 2) принадлежащую мне трудовую книжку;
• убедиться в надлежащем оформлении и внесении записей, сформулированных в соответствии с законодательством;
• выполнить другие необходимые действия, связанные с данным поручением.

Настоящая доверенность выдана сроком на три месяца без права передоверия.

Доверитель /Перестукина/ Перестукина Антонина Ростиславовна

Одиннадцатого февраля две тысячи семнадцатого года настоящая доверенность удостоверена мной, Добродеевым Антоном Степановичем, нотариусом г. Екатеринбурга. Настоящая доверенность подписана доверителем в моем присутствии. Личность гр. Перестукиной А.Р. установлена, дееспособность проверена.

Нотариус /Добродеев/ А.С.Добродеев

М.П.

Ответственность при задержке выдачи трудовой

Есть недобросовестные и не соблюдающие закон работодатели, которые шантажируют подчиненных, запугивают невыдачей трудовой книжки и удерживают важный документ у себя, не имея на то никаких прав. Эти действия приведут к тому, что увольняющийся гражданин потеряет документ, в котором выписан его стаж. Также у него могут возникнуть трудности при устройстве на новую работу.

Пострадавший от таких действий сотрудник имеет право подать заявление в суд на работодателя, куда может внести сам факт угроз с его стороны по поводу удержания документа без веских оснований. По рассмотрении жалобы, руководителя вынудят вернуть документ с соответствующими записями. Кроме того, могут признать, что увольнение было вне рамок закона, если работник не по своей воле уходил с должности. Тогда его восстановят на работе в той компании, где он и числился. Руководитель должен будет компенсировать сотруднику материальный и моральный вред, а также возместить все судебные расходы, если суд примет такое решение.

Внимание! Если работодатель надолго задержал выдачу трудовой, то в таком случае законодательством установлена административная ответственность. Чем дольше руководитель задерживает выдачу документа, тем больше ему придется заплатить

Согласно ст. 5.27 КоАП штраф может быть установлен в таких размерах:

Чем дольше руководитель задерживает выдачу документа, тем больше ему придется заплатить. Согласно ст. 5.27 КоАП штраф может быть установлен в таких размерах:

• Должностным лицам — 1000-5000 руб.
• Предпринимателям без образования юрлица — 1000-5000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.
• Юрлицам — 30000-50000 руб. или приостановление деятельности на 90 суток.

Нужно ли письменное согласие работника на отправку трудовой книжки по почте и как его получить

Руководитель обязан в последний день работы сотрудника выдать ему расчет и трудовую книжку с занесением соответствующей записи об увольнении.

Возможно, работник не согласен с причиной увольнения и отказывается забирать трудовую книжку или по какой-либо причине отсутствует в день расторжения договора на работе.

Тогда следует в этот же день отправить ему заказное письмо о необходимости получения им трудовой книжки или получении письменного согласия на отправление ее почтой. Выслать трудовую книжку по почте считается возможным, если имеется от сотрудника письменное согласие на отправление трудовой книжки по почте.

Как правильно отослать трудовую книжку почтой

После получения письменного согласия нужно отослать трудовую книжку в течение не более трех дней (рабочих).

Для этого необходимо:

1. Составить акт, обязательно в присутствии свидетелей. Это послужит доказательством невиновности руководителя в задержке выдачи трудовой книжки. Копию акта желательно вручить бывшему сотруднику под расписку.
2. Издать приказ на основании акта, в котором обязательно следует указать, что не было возможности ознакомить работника с приказом об увольнении.
3. Следует снять ксерокопии всех листов книжки перед тем, как отправить ее почтой. Это пригодится в случае утери при пересылке.
4. Оформить письмо с уведомлением (заказное). В письме необходимо указать адресные данные, телефон для контакта и время работы, в том числе обеденный перерыв, отдела кадров.
5. Составить опись содержимого почтового конверта. Опись заверяет сотрудник отделения почты. Она послужит доказательством того, что в письмо вложена именно книжка и все сопутствующие документы. В связи с этим работник не сможет обвинить вас в том, что в конверте было что-то иное. Еще стоит обязательно указать в описи, что вложено письмо с требованием сотруднику явиться в организацию для получения им трудовой книжки или письменного согласия для отправления ее почтой. Копию описи нужно сохранить для доказательства в суде, если это будет необходимо.

Важно:

• рассылайте уведомления уволенному сотруднику по всем адресам, известным вам}
• не забывайте, что согласие работника об отправке трудовой книжки по почте должно быть обязательно письменным}
• передайте трудовую книжку из центрального офиса в филиал, если сотрудник работал именно здесь}
• не передавайте трудовую книжку третьим лицам, для этого нужна доверенность, оформленная нотариально.

Что может предпринять уволенный сотрудник

Если уволенный работник по какой-либо причине не получил трудовую книжку, он имеет право написать на работодателя заявление в суд о нанесении морального ущерба. В качестве доказательства можно предъявить справку об имеющемся заболевании после увольнения.

Необходимо доказать, что это заболевание связано с нервным срывом по причине отсутствия трудовой книжки. К примеру, невозможно было устроиться на другую работу, возникли трудности с пенсионным оформлением и тому подобное.

Если задерживается выдача книжки по вине работодателя, уволенному сотруднику выплачивается средняя заработная плата за время непредвиденного прогула, дата увольнения переносится на тот день, когда книжку отдали на руки работнику. Об этом следует издать новое распоряжение или приказ, занести запись в книжку.

Нет сотрудника и нет письменного согласия от него на пересылку книжки

Если длительный срок по неизвестным причинам работник отсутствует на работе и не дает письменное согласие на пересылку ему трудовой книжки, то существуют два варианта:

1. Храните книжку до востребования. Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 75 лет.
2. Обратитесь в суд с иском. Укажите, что не нашли возможности, как отправить трудовую книжку по почте. На основании решения суда прекратите трудовое соглашение с этим сотрудником. В трудовую книжку внесите соответствующую запись, основанную приказом об увольнении по решению суда.

Выдается трудовая книжка даже в том случае, если работник не рассчитался с бухгалтерией. Ни работодатель, ни сотрудник кадрового отдела, ни какое-либо доверенное лицо не имеют права шантажировать увольняющегося работника, манипулируя трудовой книжкой.

При любой проверке инспекцией по труду обнаружатся книжки всех уволенных сотрудников. Если не будет оснований для их хранения в организации, то работодателю грозит наложение штрафа в размере до 50 000 рублей (возможно, даже за каждый необоснованно хранящийся документ).

Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

Пошаговый алгоритм возврата трудовой книжки

Работодатель или уполномоченное за ведение трудовых книжек лицо, делают соответствующую запись. Затем вносят сведения о пересылке в Книгу движения трудовых книжек и вкладышей к ним, согласно Инструкции № 69 от 10.10.03 г. В графе, где должна ставиться подпись получателя, указывается: «пересылка по почте».

Уполномоченное лицо берёт документ, подготовленный к выдаче, и подходит к оператору почтового отделения. Здесь он оформляет заказное письмо, обязательно:

1. с описью вложения;
2. с уведомлением о доставке.

Опись вложения составляется в двух экземплярах, в которые вписывается: «трудовая книжка, с указанием фамилии и инициалов владельца». Опись удостоверяется оператором почтового отделения.

Один экземпляр описи вкладывается в конверт, а другой остаётся у отправителя. После оформления почтового отправления, отправителю передаётся квитанция почтового отделения об отправке заказного письма.

После получения уведомления о том, что письмо получено адресатом, с работодателя снимается вся ответственность за передачу трудовой. Практически он уже не несёт ответственности после передачи заказного письма и получении квитанции об отправлении.

Заявление с просьбой о пересылке трудовой, документы, подтверждающие отправку заказного письма и получение его адресатом, обязательно подшиваются в личное дело владельца книжки.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Почему важно делать это через почту

Сегодня почта России остаётся одним из надёжных источников передачи информации, которому такое право делегировано на государственном уровне. Здесь действует свой чёткий внутренний порядок, по которому пошагово расписано, как действовать в разных ситуациях. При этом, если документ не найдёт адресата либо же этот адресат откажется по каким-то причинам его получать, посылка (письмо) будет возвращено на отделение, из которого оно отправлялось.

Таким образом, работодатель получает гарантию доставки документа владельцу либо возврата обратно для необходимости дальнейшего архивного хранения. В любом случае риск потери документа сводится к нулю. Почтовые уведомления и отметки являются должным доказательством, что все возложенные на работодателя функции были выполнены в полном объёме.

Конечно, отправление может осуществляться и другими способами:

• любым доступным почтовым оператором. Условия такой отправки и оплаты необходимо заранее письменно согласовать. Тут же целесообразно требовать от заявителя заверения не предъявлять претензий из-за потери документов во время пересылки;
• курьером. Условие также заблаговременно оговаривается письменно. Все риски потери официальных бумаг здесь также ложатся на получателя;
• через представителя. Тут уполномоченному лицу придётся оформить нотариально удостоверенную доверенность. Только так отдел кадров сможет выдать трудовую книжку прекратившего работу в компании сотрудника.

Выбирается наиболее удобный способ для сотрудника и более надёжный для руководителя.

Если пересылка официальных бумаг осуществлялась почтой либо другим доступным способом, необходимо сохранить все квитанции, уведомления, отчётные формы, подтверждающие факт отправки, когда и на чьё имя отправлялись бумаги. Такие документы необходимо приобщить к личному делу сотрудника, а дальше хранить всё время, пока будет храниться личное дело.

Такие действия помогут доказать работодателю, что он делал всё правильно и подтвердить его слова о том, что он направлял документы сотруднику, если они вдруг потеряются при пересылке. К тому же при наличии квитанций и других документов, подтверждающих пересылку отличным от обычной почты способом, курьерской службе можно предъявить иск о требовании возместить нанесённый ущерб утерей документов.