Должностная инструкция заместителя генерального директора

Введение

Когда именно назначать заместителя решает именно руководитель — он может ввести должность параллельно с подписанием документов о вступлении в должность, в процессе работы или создать ее как запасной парашют при желании уйти (зам назначается помощником, вникает во все дела и после увольнения генерального занимает его место). Сама должность также может носить различные названия: вице-президент, заместитель, исполнительный директор.

Заместитель генерального работает по выделенным ему направлениям

Что именно входит в обязанности данного лица? Все зависит от специфики работы предприятия, решения руководителя или учредителей.

При этом заместитель вправе выстраивать всю необходимую ему для эффективной работы цепочку с разрешения главы компании: создавать юридический и экономический отдел, нанимать специалистов, регулировать их деятельность и пр. Часто гендиректор принимает решение заняться разработкой стратегических планов, поиском новых направлений, захватом новых рынков или определением перспективных путей, освободившись для этого от рутины и текучки. В этом случае он также может нанять себе помощника, переведя на него все основные задачи и ограничившись лишь общим контролем и консультированием специалиста.

Кого следует подбирать на должность заместителя гендиректора? Однозначного ответа нет — все зависит от специфики работы компании и от того, что именно от него требуется. Но в целом можно выделить обобщенный портрет человека на эту должность исходя из запросов и вакансий:

1. Мужчина возрастом от 27 до 33 лет.
2. Высшее техническое или экономическое образование.
3. Наличие практики в рассматриваемой сфере не менее 1 года.
4. Адекватность, способность выстраивать рабочий процесс, следить за исполнением своих поручений.
5. Самостоятельность, наличие навыков руководителя, ответственность.

Многие руководители предпочитают брать на должность технарей, поскольку у них хорошо структурированы знания, они умеют выстраивать эффективные схемы управления и подходить к процессу с практической стороны. Пользуются популярностью заместители с наличием двух образований: технического и юридического.

Идеальный кандидат на должность зама

В зависимости от задач, которые ставятся перед кандидатом, к нему предъявляются и определенные требования. Как правило на эту должность ставят специалиста до 30 лет, у которого много сил и энергии, есть готовность перерабатывать большие объемы информации, а потому прогрессировать самому и приносить пользу компании. У него должно быть высшее экономическое или техническое образование. В последнем случае специалист имеет хорошее логическое мышлении, за счет чего правильно структурируются знания.

Безусловно, один диплом иметь мало. Кандидат должен обладать реальными знаниями в экономике, уметь анализировать финансовую деятельность и иметь необходимый опыт работы в области финансов. Обо всем этом работодатель сможет понять на испытательном сроке.

Структура документа

Форма не утверждена какими-либо законодательными актами, ее составлением занимается сама организация, в частности, такие сотрудники, как кадровики, юристы, руководство. То есть это должны быть работники, знакомые с принципами составления таких бумаг. Руководитель замдиректора по производству также должен содействовать в написании документа, ведь именно он знает, какие функции должен выполнять указанный работник.

Традиционно в документе прописывают такие основные разделы:

Раздел	Характеристика
Общие положения	Раздел, в котором надо отметить, к какой категории будет относиться работник, какими знаниями и опытом он должен обладать, какое образование иметь, кто будет считаться непосредственным начальником замдиректора по производству. Также в этом разделе перечисляют нормативные акты, с которыми должно быть знакомо принимаемое на работу лицо.
Должностные обязанности	Раздел, в котором необходимо указать, чем будет заниматься замдиректора по производству. Все функции нужно прописать достаточно конкретно. Их список будет зависеть от масштабов организации и специфики ее производственного структурного подразделения.
Права работника	Здесь перечисляют права указанного сотрудника. Как правило, это участие в принятии решений некоторых проблем, оповещение начальства об ошибках в своей области, запрос документов, получение необходимых для работы сведений, право подписи некоторых документов. Перечень полномочий также будет разниться в различных компаниях.
Ответственность	В этом пункте указывают, какую ответственность будет нести заместитель директора по производству. Чаще всего указывают так: «в порядке, установленном законодательством РФ». Кроме того, можно отметить конкретные виды виды ответственности: дисциплинарную, административную, материальную, уголовную, а также все возможные типы ошибок.

Мы описали базовые пункты документа. Если нужно, то в должностную инструкцию можно включить и разделы «Оценка работы», «Право подписи», «Заключительные положения», «Взаимоотношения внутри организации», «Условия работы» и др.

Оформляют должностную инструкцию так:

1. По центру должно быть полное название компании с реквизитами. Документ оформляют, как правило, на фирменном бланке, где вся нужная информация об организации уже внесена.
2. Затем располагают графы об утверждении бумаги руководителем. Здесь указывают должность нанимателя, а сам он ставит свою подпись и дату.
3. После этого следуют название документа и его текст.
4. В заключении расписываются руководитель отдела — начальник принимаемого на должность сотрудника и сам сотрудник в знак прочтения бумаги и согласия с ее положениями.

Трудовой договор

В трудовом договоре приписывается:

1. Срок, в который человек и будет работать на соответствующей должности.
2. Количество отпусков и их время. Все нюансы обязательно нужно прописывать и решать заранее.
3. Прописывается размер заработной платы и срок её выплат.
4. Ведётся подробное описание полномочий всех лиц, участвовавших в договоре: директора, его заместителя.
5. Прописываются условия ответственности за несоблюдение своих полномочий.
6. Подобно описываются все условия, при которых договор может быть расторгнут (как одной, так и другой стороной).
7. По желанию сторон могут прописаться дополнительные обязанности, например, в случае отпуска директора, его заместитель получит полный ряд полномочий. Он обязан их соблюдать и следовать всем правилам.

Более подробно почитать о составлении трудового договора можно здесь.

Посмотрите видео о составлении трудового договора:

I. Общие положения

1. На должность заместителя
директора по управлению персоналом назначается лицо, имеющее высшее образование
— специалитет, магистратура и дополнительное профессиональное образование по
программе профессиональной переподготовки в области управления персоналом,
стратегического и операционного управления, экономики организации; программе
повышения квалификации в области управления персоналом, стратегического и
операционного управления.

2. Опыт практической работы не менее
пяти лет в области управления персоналом на руководящих должностях.

3. Назначение на должность заместителя
директора по управлению персоналом, а также освобождение от нее производится
приказом руководителя организации.

4. Заместитель директора по
управлению персоналом должен знать:

4.1. Методы управления развитием
и эффективностью организации, анализа выполнения планов и программ, определения
их экономической эффективности

4.2. Методы
оценки работы структурных подразделений, результатов труда персонала

4.3. Методы
проведения аудитов, контроллинга управленческих процессов

4.4. Методы анализа количественного и качественного состава персонала

4.5. Системы
стандартов по бизнес-процессам, профессиям, нормы труда

4.6. Системы,
методы и формы материального и нематериального стимулирования труда персонала

4.7. Методы
анализа социальных программ и определения их экономической эффективности

4.8. Технологии
и методы формирования и контроля бюджетов на персонал

4.9. Требования
охраны и безопасных условий труда

4.10.
Цели, стратегии и кадровую политику организации

4.11.
Основы технологии производства и деятельности организации

4.12.
Основы социологии, психологии и экономики труда

4.13.
Основы управления социальным развитием организации

4.14.
Методы проведения социологических исследований, изучения общественного мнения

4.15.
Структуру организации

4.16.
Трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права

4.17.
Основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской
Федерации, в части ведения документации по персоналу

4.18.
Основы налогового законодательства Российской Федерации

4.19.
Основы миграционного законодательства Российской Федерации, в части привлечения
и трудоустройства иностранных граждан и лиц без гражданства

4.20.
Основы административного законодательства в области управления персоналом и
ответственности должностных лиц

4.21.
Законодательство Российской Федерации о персональных данных

4.22.
Локальные нормативные акты организации в области управления персоналом

4.23.
Порядок заключения договоров (контрактов)

4.24.
Нормы этики делового общения

4.25.
Основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности
работы с ними

4.26.
Порядок проведения закупочных процедур и оформления сопутствующей документации

4.27.
Теории и методы формированию бренда организации

4.28.
Основы работы по профориентации

4.29.  _____________________________________________________________________

5. Заместитель директора по
управлению персоналом подчиняется непосредственно директору.

6. На время отсутствия заместителя
директора по управлению персоналом (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности
исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает
соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

7.
________________________________________________________________

Для чего нужна должностная инструкция

Указанный документ в компании выполняет такие функции:

• позволяет сформулировать требования к образованию, опыту работы персонала, должностные обязанности; нанимателю не придется объяснять, что должен делать тот или иной сотрудник, — целесообразнее будет ознакомить их с должностной инструкцией;
• на основании документа можно сформулировать отказ в принятии гражданина на данную должность, если по каким-то критериям тот не подходит;
• обосновать правомерность дисциплинарного взыскания, если работник совершил преступление на рабочем месте или не выполнил свою работу должным образом;
• если одинаковых штатных единиц несколько, то при помощи должностной инструкции можно разделить их обязанности, прописав для каждого работника свою;
• утвердить границы ответственности для персонала.

После прочтения должностной инструкции у работника не должно остаться вопросов к нанимателю о круге своих обязанностей в данной организации.

Права

Заместитель директора имеет право подписывать официальные документы и представлять интересы компании. Также он имеет почти неограниченные возможности в предъявлении требований к персоналу по части исполнения их обязанностей и вклада в развитие производства. Он уполномочен давать рекомендации руководству по части премирования отличившегося работника или целого подразделения пр. Если у зам. начальника появляются рационализаторские идеи, которые могут поспособствовать развитию предприятия либо отдельного его сектора, он может представить на рассмотрение высшей дирекции своих планов. Нужно отметить, что эта функция (разработка рацпредложений) входит в должностные обязанности зам. начальника.

Для чего составляется должностная инструкция

Документ не упоминается в современном трудовом законодательстве, но его правовой статус подтверждается письмами Роструда и соответствующими судебными решениями. Должностная инструкция востребована для расширенного толкования параметров трудового договора, особенно понятия «трудовая функция», необходимость которой обозначена в статье 57 ТК.

Для руководителя компании корректно написанный документ позволяет спокойно планировать рабочий процесс сотрудника, не отвлекаясь на постоянные недопонимания.

Другим руководителям компании документ помогает распределить зоны ответственности и свои полномочия.

Для заместителя директора положения инструкции помогают определить, что ожидает от него директор компании и каким комплексом полномочий он наделен для выполнения возложенных обязанностей.

Таким образом, инструкция помогает снизить вероятность возникновения рабочих конфликтов и повысить эффективность рабочих процессов.

Важно! Должностная инструкция может оформляться либо как приложение к трудовому договору, либо как локальный юридический акт

Важные моменты

1. О том, что нужно создавать должностную инструкцию в обязательном порядке, в трудовом законодательстве нигде не сказано. В трудовом договоре можно разместить перечень должностных функций персонала, прав и ответственности работодателя и работников. Следовательно, сам трудовой контракт может служить документом, регламентирующим эти моменты. Однако компании составляют и используют должностные инструкции для избежания конфликтов и недопониманий сторон.
2. Документ должен быть составлен в двух экземплярах. Один из них администрация компании оставляет себе, он может храниться у кадровика. Другой отдают работнику. Замдиректора по производству может хранить его на своем рабочем месте, чтобы всегда можно было уточнить свои трудовые задачи.

II. Должностные обязанности

В обязанности заместителя директора по управлению персоналом входит:

1. Разработка системы стратегического управления персоналом организации:

— Анализ успешных корпоративных практик по организации стратегического управления персоналом организации, организационного проектирования и взаимодействия подразделений

— Постановка стратегических целей в управлении персоналом

— Разработка корпоративной политики, планов, программ, процедур и технологий по управлению персоналом

— Разработка корпоративной культуры и социальной политики, систем мотивации, эффективности, оценки и развития персонала

— Формирование системы оплаты и организации труда

— Разработка организационной структуры, планирование потребности в персонале организации

— Разработка программ, принципов стандартизации, унификации, автоматизации процессов управления персоналом и безопасных условий труда

— Формирование бюджета на персонал, технологий аудита работы с персоналом и контроллинга

2. Реализация системы стратегического управления персоналом организации:

— Планирование деятельности и разработка мероприятий по управлению персоналом для реализации стратегических целей организации

— Внедрение политик, планов, программ, процедур и технологий по управлению персоналом

— Построение организационной структуры с учетом плановой потребности в персонале и взаимодействия структурных подразделений организации

— Внедрение и поддержание корпоративной культуры и социальной политики, систем мотивации, эффективности, оценки и развития персонала

— Внедрение и поддержание системы организации труда и оплаты персонала

— Управление внедрением программ и принципов стандартизации, унификации, автоматизации процессов управления персоналом и безопасных условий труда

— Организация проведения аудита и контроллинга в управлении персоналом

— Постановка задач руководителям структурных подразделений, определение материально-технических ресурсов для их выполнения

— Анализ отчетности по управлению персоналом и выявление ресурсов по улучшению деятельности организации

— Согласование условий заключаемых договоров по вопросам управления персоналом

— Организация проведения закупочных процедур по вопросам управления персоналом и оформления сопутствующей документации по ним

— Формирование бюджета на персонал, технологий аудита работы с персоналом и контроллинга

— Применение к работникам мер поощрения и дисциплинарного взыскания

3. Администрирование процессов и документооборота по стратегическому управлению персоналом организации:

— Анализ процессов документооборота, локальных документов по вопросам управления персоналом, бизнес-процессов организации, удовлетворенности персонала

— Документационное оформление результатов управления персоналом, его аудита, работы структурных подразделений

— Документационное и организационное сопровождение стратегического управления персоналом и работы структурных подразделений

— Подготовка предложений по развитию систем управления персоналом, по необходимым корректирующим и превентивным мерам и по повышению эффективности работы структурных подразделений

— Контроль процессов в области управления персоналом и работы структурных подразделений, сравнение и анализ процессов, результатов управленческих мероприятий, определение факторов, вызывающих отклонение от плановых показателей

— Согласование и контроль договоров по вопросам и системам стратегического управления персоналом и работе структурных подразделений, организация процедур по их заключению

— Подготовка результатов анализа соответствия организации и оплаты труда персонала успешным корпоративным практикам

— Выполнение требований по хранению информации о результатах действия систем стратегического управления персоналом и работы структурных подразделений

Как составить должностную инструкцию генерального директора ООО

1. Должность генерального директора должна быть прописана в Уставе организации. Общество с ограниченной ответственность выступает в качестве работодателя, а директор – наемного рабочего. В мелких фирмах, генеральный директор может сочетать в себе и Учредителя и главного бухгалтера и вести кадровое производство. Все это возможно лишь в том случае, когда все эти должности прописаны в должностной инструкции.
2. Должность генерального директора утверждают учредители на общем собрании.
3. В компетенцию учредителей также входит обозначение требований и профессиональных качеств генерального директора, его опыт. Документально фиксируются должностные обязанности и правомочия. На основе этих данных составляется должностная инструкция.

О своих действиях генеральный директор должен отчитываться перед Учредителями.

Образец типовой должностной инструкции заместителя генерального директора

І. Общие положения

1. Заместитель генерального директора принадлежит к категории «руководители».

2. Заместитель генерального директора подчиняется непосредственно генеральному директору.

3. Назначение на должность заместителя генерального директора и освобождение от нее осуществляется приказом генерального директора.

4. В период отсутствия заместителя генерального директора его функциональные обязанности, ответственность, права переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

5. На должность заместителя генерального директора назначается лицо, имеющее высшее экономическое или юридическое образование и опыт работы на руководящих должностях не менее пяти лет.

6. Заместитель генерального директора должен знать:

• нормативно-правовые акты, регламентирующие финансовую, экономическую деятельность организации;
• гражданское, финансовое, налоговое, трудовое право;
• организационно-штатную структуру компании, производственные мощности, основы технологии производства;
• планы производственно-хозяйственной, финансово-экономической деятельности организации;
• порядок заключения и исполнения договоров.

7. Заместитель генерального директора в своей деятельности руководствуется:

• законодательными актами РФ;
• Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями руководства;
• данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности заместителя генерального директора

На заместителя генерального директора возложены следующие функциональные обязанности:

1. Контролировать финансовую, хозяйственную деятельность компании.

• результативное использование материальных ресурсов, сокращение потерь, ускорение оборачиваемости средств;
• своевременное заключение хозяйственных, финансовых договоров;
• выполнение договорных обязательств.

• разработкой мер по сбережению ресурсов;
• совершенствованием расходов сырья, материалов, оборотных средств и запасов материальных ценностей;
• улучшением экономических показателей;
• повышением результатов деятельности организации;
• укреплением финансовой дисциплины;
• предупреждением недостаточных или излишних запасов товарно-материальных ценностей, перерасхода материальных ресурсов.

4. Содействовать своевременной подготовке сметно-финансовых и иных документов, расчетов, отчетности.

5. Представлять интересы организации в государственных, коммерческих учреждениях, в пределах своей компетенции.

• работников на предмет следования трудовой и производственной дисциплине, правилам охраны труда, требованиям противопожарной защиты;
• исполнение распоряжений и приказов генерального директора.

7. Информировать генерального директора о темпах предусмотренных работ и мерах по ликвидации выявленных недостатков.

ІІІ. Права

Заместитель генерального директора имеет право:

1. Привлекать к решению возложенных на него задач других должностных лиц организации.

2. Назначать лиц, ответственных за выполнение установленных работ.

3. Разрабатывать, подписывать документы, в рамках своей компетенции.

4. Представлять интересы организации по доверенности в государственных органах, перед контрагентами и иными сторонами.

5. Принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции.

6. Участвовать в работах по подготовке приказов, инструкций, указаний, смет, договоров и иных документов.

7. Информировать генерального директора о всех выявленных недостатках в процессе своей деятельности и вносить предложения по их ликвидации.

8. Определять служебные обязанности для подчиненных работников.

9. Запрашивать информацию, документы, необходимые для выполнения собственных должностных обязанностей.

10. Выдвигать требования к руководству организации об обеспечении условий для исполнения функциональных обязанностей.

ІV. Ответственность

Заместитель генерального директора несет ответственность за:

1. Предоставление недостоверной информации.

2. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.

3. Нарушение решений, постановлений, положений руководства организации.

4. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.

5. Ненадлежащее исполнение собственных должностных обязанностей.

6. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

Должностные обязанности

Самый важный раздел инструкции, потому что это и есть трудовая функция работника. Должностные обязанности любого зама следуют из:

• необходимости решения круга вопросов, которые делегировал ему генеральный директор;
• специфики деятельности подразделений, которые он курирует.

Кроме того, должность заместителя директора наделена организационно-распорядительными функциями, и трудовая функция работника в этом разделе акцентируется на координации и управлении подчиненными сотрудниками. Если ведется разработка должностных обязанностей, рекомендуется использовать по большей части глаголы:

• организует;
• координирует;
• руководит;
• контролирует;
• обеспечивает;
• принимает меры и т. д.

Например, первый заместитель директора обязан:

• координировать работу всех подразделений в соответствии с целями и задачами, которые стоят перед предприятием;
• принимать меры по обеспечению бесперебойной работы производства;
• информировать, а не скрывать от генерального директора все недостатки в работе производства и его снабжении, принимать меры по устранению причин и условий, которые могут способствовать простою предприятия, и т. д.

Вообще, наполнение этого раздела конкретикой напрямую зависит от специфики деятельности общества: если основное направление — это производство, значит, раздел обязанностей первого замдиректора организации будет преимущественно состоять из обязанностей по руководству и обеспечению технической и производственной деятельности предприятия.

II. Должностные обязанности

В обязанности заместителя директора по управлению
персоналом входит:

1. Разработка системы
стратегического управления персоналом организации:

— Анализ
успешных корпоративных практик по организации стратегического управления
персоналом организации, организационного проектирования и взаимодействия
подразделений

— Постановка
стратегических целей в управлении персоналом

— Разработка
корпоративной политики, планов, программ, процедур и технологий по управлению
персоналом

— Разработка
корпоративной культуры и социальной политики, систем мотивации, эффективности,
оценки и развития персонала

— Формирование
системы оплаты и организации труда

— Разработка
организационной структуры, планирование потребности в персонале организации

— Разработка
программ, принципов стандартизации, унификации, автоматизации процессов управления
персоналом и безопасных условий труда

— Формирование
бюджета на персонал, технологий аудита работы с персоналом и контроллинга

2. Реализация
системы стратегического управления персоналом организации:

— Планирование
деятельности и разработка мероприятий по управлению персоналом для реализации
стратегических целей организации

— Внедрение
политик, планов, программ, процедур и технологий по управлению персоналом

— Построение
организационной структуры с учетом плановой потребности в персонале и
взаимодействия структурных подразделений организации

— Внедрение
и поддержание корпоративной культуры и социальной политики, систем мотивации,
эффективности, оценки и развития персонала

— Внедрение
и поддержание системы организации труда и оплаты персонала

— Управление
внедрением программ и принципов стандартизации, унификации, автоматизации
процессов управления персоналом и безопасных условий труда

— Организация
проведения аудита и контроллинга в управлении персоналом

— Постановка
задач руководителям структурных подразделений, определение
материально-технических ресурсов для их выполнения

— Анализ
отчетности по управлению персоналом и выявление ресурсов по улучшению
деятельности организации

— Согласование
условий заключаемых договоров по вопросам управления персоналом

— Организация
проведения закупочных процедур по вопросам управления персоналом и оформления
сопутствующей документации по ним

— Формирование
бюджета на персонал, технологий аудита работы с персоналом и контроллинга

— Применение
к работникам мер поощрения и дисциплинарного взыскания

3. Администрирование
процессов и документооборота по стратегическому управлению персоналом организации:

— Анализ
процессов документооборота, локальных документов по вопросам управления
персоналом, бизнес-процессов организации, удовлетворенности персонала

— Документационное
оформление результатов управления персоналом, его аудита, работы структурных
подразделений

— Документационное
и организационное сопровождение стратегического управления персоналом и работы
структурных подразделений

— Подготовка
предложений по развитию систем управления персоналом, по необходимым
корректирующим и превентивным мерам и по повышению эффективности работы
структурных подразделений

— Контроль
процессов в области управления персоналом и работы структурных подразделений, сравнение
и анализ процессов, результатов управленческих мероприятий, определение
факторов, вызывающих отклонение от плановых показателей

— Согласование
и контроль договоров по вопросам и системам стратегического управления
персоналом и работе структурных подразделений, организация процедур по их
заключению

— Подготовка
результатов анализа соответствия организации и оплаты труда персонала успешным
корпоративным практикам

— Выполнение
требований по хранению информации о результатах действия систем стратегического
управления персоналом и работы структурных подразделений

Ответственность

Специалист, являющийся заместителем руководителя предприятия, несёт ответственность за ненадлежащее выполнение обязанностей, отражённых в трудовом контракте или договоре. При разглашении коммерческой тайны работодатель вправе прекратить трудовые отношения с сотрудником. Аналогичные последствия предусмотрены при принятии самостоятельных решений, которые находятся вне компетентности работника. В случае нанесения материального ущерба или совершения противоправных действий, он может быть привлечён к ответственности, предусмотренной действующим законодательством.