Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Важные моменты при составлении акта о прогуле

Оформление акта о прогуле происходит на основании отсутствия работника на рабочем месте после начала трудового времени. Иных оснований для формирования такого рода документов не предусматривается.

Прогул, в соответствии с трудовым законодательством, является дисциплинарным проступком, на основании которого формируется дисциплинарное взыскание в зависимости от тяжести последствий нарушения трудового распорядка организации.

Нарушением норм трудового распорядка посредством прогула будут считаться следующие обстоятельства:

1. Работник без объяснения причин и указания основания отсутствует на рабочем месте в установленное трудовым договором время.
2. Работник самовольно принял решение об увольнении, не предупредив руководство организации, тем самым усложнив деятельность компании.
3. Сотрудник организации отправился в отпуск без соответствующего распоряжения от руководства организации, а также без составления заявления о предоставлении ему отгулов или ежегодного оплачиваемого отпуска.
4. Работник самостоятельно в нарушение трудовой дисциплины и этики назначает себе выходные дни, не уведомляя руководство о собственных планах.
5. Работник отказался от осуществления трудовой деятельности самовольно после оформления перевода из одной компании в другую либо отказался от перевода в новую организацию после официального оформления его на ином рабочем месте без уведомления руководства.
6. Сотрудник организации не появился на рабочем месте по истечении четырех часов с момента начала рабочего дня без уведомления руководства и объяснения причин.
7. Работник отказался от выполнения сверхурочных работ несмотря на то, что такие обязанности предусмотрены его должностными обязанностями.
8. Сотрудник покинул рабочее место после появления на работе без объяснения причин.

Руководитель организации имеет право применить к сотруднику любые, установленные законодательством, дисциплинарные меры воздействия. В соответствии с нормами трудового права, работников предприятий нельзя штрафовать, однако руководство может принять решение об уменьшении размера премиальных выплат от нескольких десятков процентов до полного аннулирования.

Руководитель или иное уполномоченное лицо должно оформить прогул в соответствии с действующими положениями нормативных актов РФ, а также в рамках локальных нормативных актов предприятия для дальнейшего архивирования бумаг.

В соответствии с нормами трудового законодательства работника могут уволить за прогул при наличии совокупности следующих факторов:

• работник не прибыл на место непосредственного осуществления трудовых обязанностей в течение всего рабочего дня;
• неявка была вызвана неуважительной причиной либо документально не подтвердилась в объяснительной записке;
• прогул был документально зафиксирован и передан руководству для принятия решения о последующем дисциплинарном взыскании в отношении работника.

При соблюдении всех положений руководитель имеет право уволить работника за грубое нарушение норм трудового распорядка организации, однако в случае отсутствия какого-либо из пунктов принять решение об увольнении будет сложнее, так как законодательство четко ограничивает возможность увольнения сотрудников по личной инициативе работодателей. Более того, если работник обратится в судебные органы за защитой своих прав, и причина прогула будет признана веской, тогда руководство будет обязано восстановить работника в должности и отменить действующее распоряжение о дисциплинарной ответственности.

При этом оформление прогула должно происходить в день фактического отсутствия работника на рабочем месте, создать такой документ после этой даты нельзя, так как такое поведение будет считаться нарушением прав трудящихся.

Как составить?

По содержанию и форме служебная записка напоминает заявление. Поэтому и структура у нее подобная.

В правом верхнем углу нужно оформить «шапку» с указанием данных кому и от кого.

Пример:

«Директору ОАО «Квадрат» Кондратьеву Кондрату Кондратовичу От старшего менеджера Николаева Николая Николаевича».

В левом верхнем углу пишут название структурного подразделения.

Пример: «Отдел продаж».

Посередине заголовок. Верхняя строчка – служебная записка, нижняя – об отсутствии работника на рабочем месте. Обе строчки должны быть с заглавной буквы.

После заголовка «Служебная (докладная) записка» пишут дату и номер документа. Далее излагается факт отсутствия, с четким временным промежутком, выясненные причины отсутствия. Пример: «Довожу до вашего сведения, что работник отдела продаж Петров Петр Петрович отсутствовал на рабочем месте 5.05.2017 года весь рабочий день с 8 и до 18 часов. Мною были приняты меры для выяснения причины отсутствия в виде звонка на мобильный телефон Петрова. Ответив, он сообщил, что в его квартире произошла авария системы водоснабжения, из-за которой он был вынужден оставаться дома».

Совет! После изложения информации составитель предлагает принять нужные на его взгляд меры.

Пример: «Прошу принять изложенные факты к сведению и вынести менеджеру отдела продаж Петрову П. П. выговор».

Смягчающие обстоятельства – работник объяснил причину своего отсутствия уважительным поводом, а также, если такое случается впервые, и других нареканий нет. В этом случае составитель может просить о неприменении мер дисциплинарного взыскания.

Пример: «Прошу не применять дисциплинарных мер к менджеру по продажам Петрову П.П., так как подобный инцидент случился впервые, а достоверность изложенной причины отсутствия подтверждает справка из ЖЭКа об аварии системы водоснабжения по адресу проживания Петрова в указанное время его отсутствия».

Отягчающие факты – повторное, или многократное отсутствие на работе, нарекания по поводу исполнения обязанностей и прочее. Такие обстоятельства могут стать основанием для вынесения выговора, применения штрафных санкций и даже увольнения.

Пример: «Подобная ситуация случается уже в 4 раз за последние полгода, указанные ранее причины отсутствия не находили своего подтверждения, а подобное поведение Петрова П.П. приводит к срывам рабочих планов и убыткам. В связи с этим, прошу уволить менеджера по продажам Петрова П.П. в соответствии с п. 6 ст. 81 ТК РФ за прогул».

В конце составитель указывает должность, личные данные и ставит подпись. Между изложением факта прогула и просьбы о применении мер может присутствовать абзац с анализом ситуации. Пример: «В последние 3 месяца Петров П.П. часто опаздывал на работу, приходил со следами похмелья. Из чего могу сделать вывод, что отсутствие Петрова на работе связано с чрезмерным употреблением алкоголя и не имеет уважительных причин».

Узнать о том, по каким правилам оформляется служебная записка, а также посмотреть образец документа, можно в отдельном материале, а подробно о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также какие требования применяются к их написанию, читайте . .

Что надо предпринять

Общий порядок увольнения работника за прогул следующий:

1. Фиксация факта отсутствия.
2. Получение объяснения.
3. Квалификация проступка.
4. Подготовка документов на увольнение.
5. Ознакомление сотрудника с документами и выдача их на руки при увольнении.

Разберем каждый этап подробно

Обращаем внимание на то, что каждый этап обязательно документируется. Это необходимо, потому что в случае трудового спора работодателю придется доказывать свою правоту, в том числе, что им соблюдена пошаговая инструкция увольнения за прогулы в каждом конкретном случае

Шаг 1. Фиксируем прогул

Материалы по теме

Увольнение за прогул по статье: как избежать противоречий

В акте указывается:

• время и место составления;
• персональные данные и наименования должностей составителя и присутствующих лиц;
• сам факт отсутствия конкретного сотрудника.

В первый день невыхода сотрудника на работу, как правило, составляется три акта:

• первый — в момент обнаружения;
• второй — по истечении четырех часов отсутствия;
• третий — в конце рабочего дня или смены.

В последующем составляют по одному акту в день в конце рабочего дня.

Далее переходим к следующему этапу пошаговой инструкции, как уволить сотрудника за прогулы по всем правилам 2020 года, — запрос объяснения.

Шаг 2. Запрашиваем объяснение

Это делается, чтобы работник имел возможность объяснить, почему он отсутствовал. Если объяснения не получать, то судом процедура признается незаконной. Не советуем пропускать этот важный этап предложенной пошаговой инструкции. В законе не сказано, каким образом необходимо запрашивать объяснения, но лучше это делать письменно, чтобы в последующем при судебном разбирательстве работодателю было что предъявлять суду.

У сотрудника есть два рабочих дня на написание своего объяснения, в котором он изложит причины своего невыхода. Если по истечении двух дней работник не предоставил объяснение — составляется акт.

До выяснения причин и условий, по которым человек отсутствовал, в табеле учета рабочего времени ставится код НН (неявка по невыясненным причинам). После того, как работодатель разберется с причинами, в табель вносятся изменения и проставляется либо код ПР (если работодатель посчитал, что сотрудник прогулял), либо иной код, в зависимости от причин отсутствия.

Шаг 3. Выясняем причины

Правовая оценка объяснений излагается в отдельном документе, как правило, в форме докладной или служебной записки, в которой указывается, что:

• либо человек в нарушение требований законодательства совершил дисциплинарный проступок, который выразился в отсутствии без уважительных причин на своем рабочем месте в течение определенного периода;
• либо работник не совершал прогула, то есть отсутствовал по уважительным причинам.

Если работник виновен, в докладной указываются предложения о применении к виновному мер дисциплинарного воздействия, которые варьируются от замечания до увольнения.

Оформленная докладная передается на утверждение генеральному директору компании либо лицу, уполномоченному на принятие решения по этому вопросу (применение мер дисциплинарного воздействия, заключение и расторжение трудовых договоров).

Руководство на свое усмотрение самостоятельно принимает решение в отношении виновного сотрудника:

• может согласиться с предложениями, изложенными в докладной (в зависимости от того, что там написано);
• может принять собственное решение, усилить (вплоть до увольнения) или смягчить ответственность работника за прогул.

Материалы по теме

Как правильно оформить приказ об увольнении за прогул

Шаг 4. Готовим приказ

Не согласны с увольнением?

Используйте судебную базу КонсультантПлюс, чтобы найти похожие дела и разобраться, какое решение в итоге приняли. Не бойтесь отстаивать свою правоту!

Шаг 5. Рассчитываем и выдаем документы

Завершается процедура увольнения за прогул, согласно законодательству, окончательным расчетом с работником и выдачей ему документов. Деньги выплачиваются на основании записки-расчета, которая готовится кадрами и бухгалтерий совместно. В расчет входит заработная плата за отработанный период, премии (при их наличии), компенсация за неиспользованный отпуск. Выплаты производят в последний рабочий день.

В этот же день выдаются документы:

• трудовая и медицинская (при наличии) книжки;
• копии приказов (по запросу работника);
• иные документы.

Что считается прогулом

Основное определение прогула давалось выше. Но это не единственная ситуация, которая может быть квалифицирована подобным образом. К прогулам можно также отнести:

• самовольный уход в отпуск, не согласованный с руководством;
• невыполнение трудовых обязанностей после перевода на другое место работы, если сам перевод был выполнен законно;
• пропуск смен, положенных срочным договором до окончания срока его действия;
• несогласованный выход из рабочей зоны.

Хотя трудовым законодательством не установлен исчерпывающий список уважительных причин, к таковым можно отнести:

• наличие больничного листа по уходу за членами семьи или по болезни самого работника;
• необходимость принимать участие в устранении аварийных ситуаций по месту жительства;
• участие в судебных заседаниях (в качестве свидетеля или присяжного заседателя);
• участие в оперативно-следственных мероприятиях в статусе свидетеля или понятого;
• похороны родственников;
• дорожно-транспортные происшествия;
• участие в ликвидации природных катастроф;
• иные форс-мажорные обстоятельства.

Более чем очевидно, что каждая уважительная причина, имеющаяся у работника должна подтверждаться соответствующими документами. Таковыми могут являться:

• справка лечебного учреждения;
• листок временной нетрудоспособности;
• судебная повестка;
• справка из ГИБДД;
• справка из жилищно-эксплуатационных учреждений.

Причиной увольнения стала свадьба сотрудника

В организации, где работал работник, коллективным договором предусматривалось предоставление отпуска работникам по случаю регистрации брака сроком до пяти календарных дней, один из которых предусматривался с выплатой в размере тарифной ставки (оклада), а остальные — без сохранения заработной платы.

Работник заранее уведомил своего непосредственного руководителя о своём отсутствии на работе в связи с регистрацией брака в устной форме. Тем не менее, при выходе на работу, с сотрудника стали требовать объяснения причин его отсутствия в письменном виде, после чего он был уволен за прогул.

Поскольку сотрудник считал, что его уволили незаконно, он обратился в суд города Хабаровска (дело № 2-1303 / 2015 от 01.04.15). Его требованиями были: компенсация зарплаты за вынужденный прогул, восстановить его на рабочем месте и компенсировать моральный ущерб.

Апелляционное решение Судебной коллегии по гражданским делам Хабаровского краевого суда было диаметрально противоположным (дело № 33-3783 / 2015 от 24.06.2015). Согласно коллективному договору истцу в предоставлении отпуска по случаю бракосочетания не может быть отказано.

Факт отсутствия письменного заявления о предоставлении отгула по личным обстоятельствам не является поводом для привлечения к дисциплинарной ответственности. Данное нарушение не исключает того, что у сотрудника может быть уважительная причина для отсутствия. Поскольку никаких неблагоприятных последствий в результате этого не возникло, ранее работник не был привлечён к дисциплинарной ответственности, суд пришел к выводу, что при увольнении сотрудника не была учтена причина его отсутствия на работе и тяжесть проступка.

В конечном итоге суд признал увольнение незаконным, работник восстановлен в должности, а работодателю поручено выплатить работнику среднюю заработную плату за время вынужденного прогула, а также возместить причиненный моральный вред.

В каком случае — это прогул

Законодательно определено, какие действия являются прогулом (п. 6 ст. 81 Трудового кодекса РФ):

1. работник не появился на работе на протяжении полного рабочего дня, уважительные причины и оправдательные документы отсутствуют;
2. продолжительность непрерывного отсутствия работника на рабочем месте составляет свыше 4-ех часов, уважительные причины и оправдательные документы отсутствуют.

Случаи, не являющиеся уважительными и принятые считать прогулом:

• невыход на работу согласно установленного трудовым договором режима работы либо графика сменности, в течение всего дня, не зависимо от часовой длительности;
• отсутствие работника по личной инициативе на месте работы продолжительностью свыше четырех часов кряду, без уважительных причин;
• самовольный уход в отгул, основной и дополнительный отпуска без согласования с руководителем (исключением являются случаи, когда работодатель необоснованно отказал в использовании дополнительных дней отдыха за донорство);
• покидание рабочего места по причине увольнения по инициативе работника, без согласования с работодателем, минуя установленный законом срок предупреждения о расторжении трудового договора;
• в ситуации с трудовым договором с определенным сроком действия – самовольное покидание рабочего места до дня окончания срока.

Главной задачей акта является фиксация неявки сотрудника на рабочее место. Не выйдя на работу, виновный допустил неисполнение служебных должностных обязанностей. Юридически грамотно составленный акт подтвердит законность наложения мер дисциплинарного характера к прогулявшему работнику, позволит применить к нему наказания, установленные статьей 192 Трудового кодекса РФ.

К работнику, допустившему прогул, применимы следующие виды дисциплинарных взысканий:

1. замечание;
2. выговор;
3. увольнение.

Не является прогулом

В ситуации, когда пропавший сотрудник, явившись на рабочее место, предъявляет руководителю достоверные документы, оправдывающие свое отсутствие, акт подлежит аннулированию.

Документами, подтверждающими законность отсутствия на работе, являются:

• листок временной нетрудоспособности (статья 81 Трудового кодекса РФ);
• справка о случае сдачи крови (статья 186 Трудового кодекса РФ);
• справки — вызова на экзаменационную сессию (статья 177 Трудового кодекса РФ);
• повестка в суд либо правоохранительные органы с целью выполнения государственных или общественных обязанностей (статья 170 Трудового кодекса РФ).

Анализируя судебную практику, стоит отметить еще пару документов, предоставление которых так же признает акт недействительным:

• справка об обращении за медицинской помощью (как личное обращение, так и для несовершеннолетнего члена семьи), без последующей выдачи листка временной нетрудоспособности;
• справка от жилищно — коммунальной компании о производстве аварийных ремонтных работ по месту проживания работника.

Так же работник на законных основаниях, в силу статьи 142 Трудового кодекса РФ, имеет право не посещать рабочее место, письменно уведомив об этом работодателя, по причине задержке оплаты труда сроком более 15 дней и во время проведения забастовки, согласно статье 414 Трудового кодекса РФ.

Уважительные причины отсутствия работника

Обратите внимание! Для того чтобы увольнение было признано законным, помимо составления акта необходимо учитывать следующие замечания, выведенные из судебной практики, относительно уважительности причин отсутствия:

• невыяснение судом причин отсутствия — основание для направления дела на новое рассмотрение (определение ВС РФ от 09.10.2017 № 9-КГ17-10);
• прохождение обследования в отсутствие документа, освобождающего от работы, — неуважительная причина отсутствия (апелляционное определение Ростовского облсуда от 13.07.2017 по делу № 33-11733/2017);
• несмотря на достаточность увольнения за однодневный прогул, если работодатель увольняет за прогул в течение нескольких дней, должна быть доказана неуважительность отсутствия в течение всех дней, за которые применяется ответственность в виде увольнения (апелляционное определение Свердловского облсуда от 10.08.2017 по делу № 33-13127/2017);
• уволенный сотрудник не может обосновать уважительность отсутствия на работе отпуском без сохранения заработной платы, если сторонами трудовых отношений такой отпуск надлежащим образом не оформлялся (апелляционное определение Пермского крайсуда от 02.03.2016 по делу № 33-2260/2016). 

*** 

Итак, в настоящей статье был представлен для скачивания соответствующий законодательству и правоприменительной практике образец акта об отсутствии на рабочем месте. В указанном акте отражаются данные об организации, сотруднике, составившем акт, лицах, присутствовавших при его составлении, сведения об отсутствующем работнике, продолжительность отсутствия, наличие/отсутствие сведений о причинах неявки на работу на момент составления акта.

Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Что такое прогул — понятие в соответствии с законом

В соответствии с Трудовым кодексом РФ под прогулом понимается отсутствие работника на своем рабочем месте, без уважительных причин на данное отсутствие либо в течение всего рабочего дня полностью, либо свыше четырех часов подряд от смены. Несмотря на это достаточно четкое определение, все знают, что существуют так называемые уважительные причины отсутствия, перечня которых в трудовом кодексе или другом нормативно-правовом государственном акте не существует. Это сделано исходя из того, что каждый конкретный случай, требует отдельного рассмотрения, а также всех сопутствующих данному происшествию обстоятельств, которые в конечном итоге и позволяют работодателю вынести правильное решение по существу данного вопроса.

По общим принятым правилам, конечно, ни кто не посчитает уважительной причиной прогул по причине усталости и т.д. А вот если человек заболел и имеет официальное подтверждение своей болезни из медицинского учреждения, а также серьезно заболел, кто-то из родственников и нуждается в уходе, или же самый крайний случай смерть близкого родственника, относятся к уважительным причинам отсутствия на рабочем месте. Также к такого рода причинам можно отнести непреодолимое стечение обстоятельств, о которых работник не знал и не мог их предупредить, стихийные бедствия, возникшие серьезные жилищно-коммунальные проблемы, неправильная работа общественного транспорта и прочее не могут стать основанием для увольнения работника по статье за прогул.

Логически вытекает, что в большинстве случаев уважительная причина отсутствия может быть подкреплена наличием определенной официальной справки. Также к причинам, которые не могут вызвать увольнение относиться разрешение, полученное в письменном виде от руководителя отсутствовать на рабочем месте определенное время, если данное соглашение было выполнено работником добросовестно.

Здесь необходимо отметить, что такая распространенная ситуация как, когда работник отпрашивается у своего непосредственно руководителя, но данное соглашение заключается в устной форме, без присутствия третьих лиц, которые в последующем могут выступать как свидетели любой из сторон, не защищает его от обвинения в прогуле, особенно в том случае, если есть какие-то внутренние проблемы с непосредственным руководителем, поскольку документарных подтверждений разрешения на отсутствия не имеется.

Также частым является вопрос, может ли уволить работодатель человека за превышение установленного, как правило, в трудовом договоре или локальном нормативном акте времени выделенного на обеденный перерыв, то есть опоздание с обеда. В соответствии с Трудовым кодексом РФ, перерыв для отдыха и питания не включается в рабочее время. На практике, например, если смена составляет 6 часовой рабочий день и человек пришел на работу только после часового перерыва на обед, уволить за прогул в данном случае не получиться, поскольку на рабочем месте по факту он отсутствовал всего лишь 3 часа, что не достаточно для признания данного деяния прогулом.

Что является непосредственным рабочим местом сотрудника

Для того чтобы правильно понимать законодательное определение, которое содержит такое понятие как рабочее место, на котором необходимо отсутствовать, необходимо определиться с тем, что понимается в этом смысле слова в соответствии с трудовым договором заключаемым между организацией и человеком. Также понятие рабочего места может не быть закреплено в договоре, но отражается во внутренних нормативных актах по типу приказа, графика работы, должностных инструкций и т.д.

Чтобы понять как это выглядит нагляднее, можно рассмотреть такой пример. В соответствии с трудовым договором за лаборантом кабинета химии в учебном заведении закреплено рабочее место в подсобном помещении, то в случае если данный работник не присутствует на нем без уважительных на то причин и распоряжений руководства, но при этом находиться на территории данного образовательного учреждения, в определенный момент, работодатель может посчитать данное отсутствие за прогул.

Если же ни в договоре, ни во внутренних нормативных актах нет четкого определения, то на этот случай Трудовой кодекс РФ дает широкую трактовку данного понятия, а именно нахождение человека на месте, которое непосредственно связано с его работой и находиться под прямым или же косвенным контролем у работодателя.

Статья 81 ТК РФ в 2019-2020 годах

Но всегда ли руководитель должен уволить работника за прогул? Данная статья дает ему право сделать это, но не устанавливает такую обязанность. Законодатели оставляют право выбора за руководством компании. Оно может вынести сотруднику выговор, замечание или просто оставить прогул без внимания.

В некоторых случаях увольнение работника возможно из-за его ухода в самовольный отпуск без предупреждения руководства. На каждом предприятии должен быть составлен ежегодный график отпусков. Он доводится до сведения работников. Отсутствие графика признается нарушением норм трудового законодательства.