Акт демонтажа оборудования

Общие сведения об акте, особенности составления

Если на вас возложена функция по формированию акта замены оборудования, а вы не очень хорошо представляете, как именно это сделать, мы дадим вам несколько полезных рекомендаций. Также советуем изучить образец документа — на его основе можно легко составить собственный акт.

Прежде чем перейти к детальному рассмотрению акта, ознакомьтесь с некоторыми общими сведениями, свойственными для всех таких документов.

• Во-первых, начнем с того, что акт относится к первичной документации, поэтому относиться к его составлению нужно крайне внимательно, избегая ошибок, неточностей и исправлений.
• Во вторых, все акты, составляемые в коммерческих организациях, на сегодняшний день не имеют единого унифицированного образца. Значит это то, что работники компаний могут писать их в произвольной форме или, если на предприятии имеется шаблон документа — по его типу. Информация о том, в каком виде должны оформляться акты, дается в нормативной документации фирмы.
• В-третьих, акт можно писать вручную или набирать на компьютере (при условии дальнейшего распечатывания) – значения это не имеет. Для формирования акта подойдет как обычный лист любого подходящего формата (чаще применяется вариант А4), так и фирменный бланк компании.

Главное, чтобы его текст был заверен «живыми» подписями лиц, участвующих в замене.

Удостоверять акт замены оборудования печатью следует только в том случае, если это требование указано в учетной политике организации.

Акт составляется как минимум в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон замены), при необходимости можно сделать и дополнительные копии, заверив их надлежащим образом.

Данные о готовом акте обязательно должны быть внесены в журнал учета, который должен быть в наличии в каждой крупной организации – обычно он хранится либо в отделе бухгалтерии, либо у секретаря.

Особенности составления акта

Обязательной к применению, унифицированной формы акта нет, так что сотрудники предприятий-арендодателей имеют полное право писать акт в произвольном виде или, если в организации имеется разработанный и утвержденный образец документа, по его шаблону. При этом необходимо, чтобы документ отвечал двум основным правилам: по составу соответствовал нормам делопроизводства, а по содержанию включал в себя ряд определенных сведений.

Заполнение «шапки» акта

В «шапку» вносится:

• наименование документа, его номер и дата составления;
• название организаций, являющихся арендодателем и арендатором с указанием должностей и ФИО руководителей или их законных представителей;
• наименование объекта и его адрес, а также площадь помещения (в квадратных метрах);
• при желании в акте можно указать ссылку на свидетельство о праве собственности, кадастровый номер и т.д.

Заполнение основной части акта

Описание состояния помещения — очень важная часть акта

На этот раздел нужно обратить особо пристальное внимание. Здесь нужно зафиксировать:

• внешний вид помещения (стен, потолка, пола, дверей, окон);
• удостоверить тот факт, что электроприборы, водоснабжение, отопление и прочие коммуникации в норме;
• если помещение сдается с установленной связью, интернет-оборудованием, пожарной сигнализацией и другими техническими приборами, это также следует отразить в акте.

В случае наличия каких-то недостатков, их надо обязательно отметить, чтобы в дальнейшем не случилось ситуации, когда арендодатель пытается взять с арендатора возмещение материального ущерба за поломки и повреждения, которые тот не допускал.

Если есть какие-то другие документы, которые стороны желают присовокупить к акту (в том числе фото-, видео-свидетельства), их наличие необходимо отметить в акте отдельным пунктом.

Инструкция по заполнению

Поскольку существует простая и формализованная форма документа, то поговорим о каждой отдельно.

Простая форма. Акт обязательно является приложением к соответствующему договору. Первым пунктом перечисляются обе стороны в строгом соответствии с соглашением. Затем указываются основные характеристики передаваемого оборудования, и в каком состоянии оно находится на конкретный момент. Завершают документ подписи сторон.

Формализованный документ. Акт о приеме оборудования на предприятие составляется по форме ОС-14, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7, с указанием следующих сведений:

1. В верхней части документа указывается наименование получателя с указанием его реквизитов и основания для составления акта.
2. Рядом с названием документа проставляется его номер и дата составления.
3. Акт утверждается руководителем с заполнением должности, подписи и ее расшифровки.
4. Далее заполняются реквизиты поставщика, изготовителя оборудования и перевозчика.
5. Оформляются поля согласно транспортной накладной с указанием места, способа доставки, даты отправления и поступления получателю.
6. В таблице заполняются данные об оборудовании.
7. Форма не предусматривает внесения полных данных об обнаруженных дефектах, поэтому при их наличии подготавливается форма ОС-16.
8. Подписывается акт всеми членами комиссии по приемке.

На основании этого акта объект основных средств принимается на бухгалтерский учет.

Подготавливается акт приема-передачи оборудования, передаваемого в монтаж, на основе бланка ОС-15 следующим образом:

1. Начинается заполнение с указания наименования организации, получающей оборудование в свое распоряжение. Прописывается населенный пункт и дата создания документа.
2. Далее указываются данные организации-поставщика и монтажной организации, которая будет осуществлять соответствующие работы.
3. Основной частью документа являются сведения о предмете договора и акта.
4. На оборотной стороне формы уточняется соответствие оборудования проектной специализации и комплектность.
5. При наличии дефектов, выявленных при осмотре, они подробно перечисляются. В случае обнаружения дефектов в процессе монтажа и пуско-наладке заполняется форма ОС-16.
6. Дается заключение о пригодности оборудования.
7. Скрепляется акт подписями сторон: заказчика и монтажной организации.

Акт приема передачи оборудования в аренду

Когда передача устройства осуществляется по договору аренды, в акте прописываются форс-мажорные ситуации. К примеру, если случится поломка или гибель оборудования, арендатор обязуется восстановить его за свой счет. В интересах получателя максимально подробно описать в документе техническое состояние устройства. Ведь обратно арендодатель будет требовать оборудование именно в том состоянии, в котором он его передавал.

Непосредственно перед подписанием акта рекомендуется тщательно проверить, действительно ли арендатор получил то оборудование, о котором говорится в документе. Не стоит забывать, после того, как акт будет подписан, вся ответственность за исправность оборудования ложится именно на арендатора. И он обязан будет возместить ущерб, причиненный оборудованию в процессе эксплуатации.

Акт приема-передачи оборудования в ремонт

Когда оборудование сдается в ремонт поставщику или другой сторонней организации, рекомендуется оформить соответствующий акт. Данный документ всегда позволит доказать, что одна компания действительно передала оборудование другой компании для ремонта и проведения экспертизы. Данный акт может составляться не только между организациями. Сторонами здесь могут выступать и физические лица, а объектом сделки может являться оборудование, применяемое в быту.

Акт приема-передачи оборудования при продаже

Между компаниями частыми сделками являются купля-продажа устройств и различного оборудования. Однако такой документ свидетельствует лишь о договоренности сторон. А подтвердить факт передачи позволяет соответствующий акт. Именно он и станет приложением к уже составленному договору. Обычно в сделке двое участников. Однако при обоюдном согласии к сделке можно привлечь и третье лицо. Обычно это делается при передаче сложного и дорогого оборудования. Также необходимо помнить, если акт не подписан одной из сторон, он не считается действительным. При возникновении спорной ситуации между участниками сделки акт без подписей не может являться подтверждающим документом.

Правила составления документа

На сегодняшний день единого, унифицированного, обязательного к применению образца акта об окончании пусконаладочных работ не имеется. Организации и предприятия имеют возможность выбора: каждый раз по мере надобности составлять документ в произвольной форме (например, если такие мероприятия происходят не так уж и часто), или же, исходя из своих нужд, разработать шаблон документа самостоятельно (в этом случае его следует утвердить в учетной политике организации).

К ним относятся:

• сведения об ответственных лицах;
• полное название обеих компаний;
• город и дата оформления акта;
• информация об устройствах, которые устанавливались, запускались и проверялись;
• если к акту прилагаются какие-либо документы, о них следует упомянуть.

Составные элементы акта

Как и всякий документ свободной формы, бумага имеет три основных раздела:

• вводный;
• основной;
• заключительный.

В вводной части расположены основные данные относительно наименования самого документа (надпись располагается в самом верху бумаги, посередине), того, к какому из договоров он относится (с упоминанием о его номере и датировке), места заключения акта (город, в котором он составляется и подписывается), срока. Больше всего информации содержится в основном разделе. В нем описывается:

• Кто является заказчиком. Если это организация, то прописываются ФИО представителя организации и его должность. Важен также документ, на основании которого сотрудник организации действует.
• Кто исполнитель установки (подрядчик). Если это организация, то также прописывается ФИО ответственного за установку лица со ссылкой на полагающиеся документы (устав, доверенность и пр.).
• Договор подряда, который был ранее заключен – его дата и номер.
• Какое именно оборудование и в какие сроки устанавливалось.
• Сумма, на которые были произведены работы. Если организация работает с НДС, то прописывается и этот параметр.
• Сколько денежных средств должно переводиться на счет подрядчика за выполненную работу.
• Сколько экземпляров документа составлено.

Заключительный раздел состоит из названий организаций, их реквизитов и подписей ответственных лиц.

Образец оформления акта о приеме-передаче оборудования в монтаж

Акт имеет две стороны.

1. На лицевую сначала вписывается название компании-заказчика с указанием кода ОКПО, а также структурного подразделения, которое приняло оборудование к монтажу.
2. Затем указывается основание для формирования данного документа (здесь дается ссылка на договор с внесением его номера и даты составления).
3. Ниже пишется номер самого акта и дата его написания. Слева указывается код аналитического учета и даты: сдачи объекта в монтаж и сдачи в эксплуатацию (как должно быть по договору и как получилось фактически).
4. Далее указывается место составления акта (не просто населенный пункт как в большинстве документов, а полный адрес предприятия), затем вносятся названия изготовителя, поставщика и монтажной организации (напротив всех этих строк в таблице слева нужно поставить их коды ОКПО).
5. После этого указывается структурное отделение (цех, участок), которое приняло объект к монтажу.

Ниже идет таблица, в которую следует внести подробную информацию об оборудовании:

• его наименование,
• номера (заводской и по паспорту),
• позицию по технологической схеме,
• тип или марку,
• дату поступления объекта на склад заказчика,
• номер акта приемки,
• количество и стоимость в рублях за единицу и «всего».

Если есть какие-то дополнительные сведения, их нужно указать в последнем столбике таблицы.

На обратной стороне акта следует заполнить:

• соответствует ли поступившие оборудование чертежу или проектной документации,
• его комплектность,
• выявленные неисправности, брак и дефекты,
• отметка о пригодности данного оборудования к дальнейшему применению.

После этого документ визируется представителями компании-заказчика, монтажной организации и материально-ответственным лицом, которое принимает оборудование на хранение.

После подписания акта ответственность за качество и сохранность оборудования переходит к исполнителю монтажных работ.

Заверять акт печатями не обязательно, т.к. сейчас юридические лица имеют полное право не применять в своей деятельности штемпельные изделия (если только иное не прописано в их локальных нормативно-правовых документах).

Кто делает акт

Просто взять и заменить оборудование в организации нельзя. Предварительно необходимо удостовериться в том, что оно действительно не подлежит ремонту и нуждается в замене. Для этого есть два пути:

1. Передать его в компанию, которая занимается гарантийным и постгарантийным обслуживанием такой техники (это может быть непосредственный поставщик данного оборудования, с которым у предприятия заключен соответствующий договор).
2. Собрать комиссию из специалистов предприятия (лучше из разных структурных подразделений – например, бухгалтерии, технического отдела и юридического) и с их профессиональной помощью провести освидетельствование оборудования на предмет его состояния.

Если по результатам проверки выявлены неисправимые поломки и объект подлежит замене, об этом составляется специальный акт.

Акт монтажа оборудования: образец

Одним из основных документов, оформляемых при осуществлении монтажных работ, считается акт монтажа оборудования. Подписанный обеими сторонами (заказчиком и исполнителем), этот документ свидетельствует о выполнении всех требуемых по условиям договора работ по монтажу/установке оборудования. Рассмотрим особенности оформления подобных работ.

Акт передачи оборудования в монтаж: образец

Передача оборудования для последующей установки оформляется актом передачи оборудования.

Госкомстатом разработана форма ОС-15 «Акт о приемке-передаче оборудования в монтаж», и, хотя сегодня она не является обязательной (предприятия вправе пользоваться формами, разработанными самостоятельно), но применяет ее в работе подавляющее большинство предприятий, поскольку считают весьма удобной. В ней указывают технические характеристики и назначение принимаемого оборудования. Представляем образец акта формы ОС-15

Зачастую оборудование устанавливают в отдельных помещениях, которые обычно подготавливает заказчик работ, обеспечивая подготовку площадей и их охрану. Передача помещений также оформляется соответствующим актом произвольной формы, образец которого представлен ниже:

Исполнительная документация на монтаж оборудования

Подписанию акта произведенного монтажа, как правило, предшествует большая и сложная работа, каждый этап которой должен быть документально оформлен.

Эти документы формируют исполнительную документацию, представляющую собой графические и текстовые материалы, фиксирующие выполнение требований проекта и особенности проведенных работ.

Например, исполнительная документация по монтажу технологического оборудования на трубопроводах состоит из целого ряда документов, объединенных реестром производственной документации и включающей:

• Журналы общих и специальных работ, сварочных работ, антикоррозийной и термической обработки сварных соединений, ультразвукового и радиологического контроля, цветной дефектоскопии;
• Журналы проверки качества сварных соединений, входного контроля и журнал авторского надзора (при необходимости);
• Исполнительные схемы и чертежи установленного оборудования;
• Акты испытаний и приемки;
• Протоколы проверки внешним осмотром и измерениями сварных соединений;
• Инструкции по эксплуатации, сертификаты качества, санитарно-гигиенические заключения и др.

Лишь по окончании монтажных работ подписывается акт. Он может быть составлен после осуществления пуско-наладочных работ (по условиям, прописанным в договоре), т. е. после того, как установленное оборудование испытано и выведено на проектно-эксплуатационный режим.

Акт монтажа оформляется в произвольной форме и зависит от особенностей оборудования.

Он содержит описание техзадания, по которому производятся монтажные работы, а также результаты освидетельствования комплекса на предмет соответствия проектной, нормативной и исполнительной документации, даты проведения работ и другие необходимые сведения. В акте могут быть специальные разделы, где фиксируются условия осуществления работ. Документ подписывают уполномоченные специалисты – представители:

• Заказчика;
• Генподрядчика;
• Монтажной организации;
• Проектной организации (при необходимости);
• Технического надзора (при установке сложного технологического оборудования).

Комиссия, подписывающая акт тщательно осматривает комплекс смонтированного оборудования, отдельные узлы и механизмы. Факт подписания свидетельствует о том, что оборудование смонтировано в соответствии с проектом. Образец акта может быть таким:

Заметим, что монтажом оборудования может заниматься лишь лицензированная организация с соответствующим заявленным видом деятельности. Например, монтаж инженерного оборудования зданий и сооружений может осуществлять компания с кодом ОКВЭД 33.20 «Ремонт и монтаж оборудования».

Общие моменты и особенности акта индивидуального испытания оборудования

Если перед вами поставлена задача сформировать акт индивидуального испытания оборудования, а вы не знаете, как именно правильно это сделать, прислушайтесь к нашим советам и посмотрите его образец. В качестве предисловия – несколько общих моментов, свойственных для всех подобного рода бумаг.

С 2013 года законодатели отменили обязательное применение унифицированных форм первичных документов. Это означает, что сейчас любая организация вправе разрабатывать собственный шаблон любого акта или составлять его в произвольном виде. Главное, соблюсти некоторые требования:

1. Акт по своему построению и содержанию должен быть условно поделен на три части: «шапку» — это начало документа, куда вписывается его название, дата, место составления, затем – основную часть и заключение.
2. Документ должен быть подписан всеми лицами, присутствовавшими при его составлении. Если кто-либо из них действует по доверенности, это нужно обязательно отразить в бланке.
3. Проштамповывать акт при помощи штемпельных изделий необходимо только в том случае, если условие о применении печати для визирования бумаг указано в учетной политике компании.
4. Для определения законности акта, то, как именно он оформлен: на обычном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия – значения не имеет. Как и то, написан он от руки или напечатан на компьютере (главное — обязательно его распечатать и заверить «живыми» автографами).

Акт составляется в количестве экземпляров, равном количеству сторон, принявших участие в его подписании. Все экземпляры должны быть идентичны по тексту и равнозначны по праву.

Информация об акте обязательно должна быть отражена в журналах учета документации предприятий.

И последнее — акт нужно составлять внимательно, стараясь ничего не пропускать и не допускать ошибок. Этот документ становится не только основанием для приема оборудования на баланс предприятия или, наоборот, его списания, но и в некоторых случаях – поводом обратиться в судебную инстанцию (например, если в ходе испытаний обнаружился производственный брак или дефект).

Образец акта замены оборудования

Первым делом в документе пишется:

• его название, номер;
• дата и место составления.

Затем в основной части документа указывается:

• компания-владелец оборудования (являющаяся по акту заказчиком) и компания-поставщик (являющаяся исполнителем);
• наименование оборудования, его номер, а также сведения из документа, подтверждающего факт приобретения (номер и дата счета);
• обязательно дату монтажа, а также является обслуживание данной техники гарантийным или постгарантийным.

Затем в таблицу вносятся мероприятия, проведенные для выявления неисправности (визуальный осмотр, глубокая экспертиза и т.д.), указывается характер повреждений и пишется результат осмотра.

После этого устанавливается заключение о необходимости замены оборудования. Тут нужно отметить, на какую именно технику будет произведена замена.

В заключение документ подписывается обеими сторонами.

Порядок замены особо ценного оборудования

К оборудованию, имеющему значительную ценность, относится такое, стоимость которого превышает 40 тысяч рублей.

Если поломка случилась именно с техникой из категории «особо ценное», то для того, чтобы произвести ее замену нужно не только составить акт, но и оформить возврат товара продавцу (в случае, если гарантийный срок еще не истек). Также нужно будет составить письмо-претензию, акт приема-передачи основных средств (ценное имущество относится к этой строке бухгалтерского учета) и сделать акт о списании.

Прием нового оборудования, пришедшего взамен прежнего, нужно также оформить актом приема-передачи и завести на него новую инвентарную карточку.

Неукоснительное соблюдение этой процедуры позволит избежать возможных претензий со стороны контролирующих структур и контрагентов – поставщиков оборудования.

Акт ввода в эксплуатацию оборудования

Оформление акта по вводу в эксплуатацию оборудования происходит всегда, когда на предприятие приходит новое оборудование, поскольку с момента его поступления возникает необходимость зафиксировать начало его использования и внести в качестве основных средств в бухгалтерский учет.

Перед оформлением акта о воде в эксплуатацию

Если оборудование требует каких-либо испытаний и проверок, то прежде чем составить данный акт все подобные процедуры должны быть проведены и завершены.

Как правило, новое оборудование проверяют на предмет дефектов, изъянов, брака, неисправностей, а также на то, соответствует ли оно принятым на предприятии нормативам и стандартам, требованиям охраны труда и пожарной безопасности.

Всеми этими процедурами занимается специально созданная комиссия, в составе не менее двух человек, которую назначает отдельным приказом руководитель организации.

Основные правила составления акта о воде в эксплуатацию

Данный документ не имеет унифицированной, обязательной к использованию формы, поэтому он может быть составлен как в свободном виде, так и по разработанному и утвержденному внутри предприятий шаблону. Акт может быть написан на обычном листе формата А4, или же на фирменном бланке организации.

Он в обязательно порядке должен включать сведения о предприятии, на котором вводится в эксплуатацию оборудование, а также подробную информацию о его наименовании, технических характеристиках, условиях использования и т.д. Чем сложнее оборудование, тем более подробные сведения о нем нужно прописывать и тем больше пунктов может содержать акт.

В данном документе должно быть указано соответствие вводимого оборудования внутренним требованиям организации и стандартам закона, а также зафиксировано наличие замечаний или выявленных неисправностей. Если факты брака подтверждаются, то на оборудование должен быть составлен специальный дефектный акт и до устранения недочетов оборудование не может быть введено в эксплуатацию.

Следует помнить о том, что после подписания акта о вводе оборудования в эксплуатацию на него начинает действовать гарантия производителя.

Инструкция по написанию акта о воде в эксплуатацию

1. В первой части документа пишется его название, а также коротко обозначается его суть (в данном случае «о вводе в эксплуатацию оборудования»). Строкой ниже указывается населенный пункт, в котором создается акт и дата: число, месяц (прописью), год. Затем вписывается состав комиссии, проверявшей оборудование: вписываются должности сотрудников, а также их фамилии, имена, отчества. Здесь же следует сделать ссылку на приказ директора, назначившего комиссию (указать полное название предприятия, фамилию, имя, отчество, руководителя, номер и дату приказа).
2. В основной части удостоверяют факт изучения и проверки оборудования комиссией. Здесь надо вписать его наименование, заводской номер, технические характеристики, название предприятия-производителя, место изготовления оборудования, и т.п. параметры. Здесь же фиксируются нормативные акты, законы, документы, на основе которых производилась проверка и ее сроки.
3. В третью часть документа вносятся сведения о состоянии и качестве вводимого в эксплуатацию оборудования. Если оно в хорошем состоянии, то это следует отметить, если же в нем имеются какие-то дефекты и неисправности, то это следует также обозначить. При наличии замечаний, их нужно вписать в акт со всеми подробностями. Далее следует внести пункт о проведенных пуско-наладочных работах, а также о том, что оборудование соответствует всем требованиям безопасности (пожарной, технической, экологической, промышленной).

В заключение в этой части отдельным пунктом нужно резюмировать то, что оборудование выдержало испытание и готово к эксплуатации.

Предпоследняя часть документа содержит выводы по всей вышеозначенной процедуре. Если претензий к оборудованию нет, то здесь нужно вписать, что оборудование вводится в эксплуатацию с такого-то числа по такому-то адресу (указывается адрес предприятий, на котором оно будет использоваться).

Если претензии существуют, то следует написать «не готово к использованию до устранения выявленных дефектов». Далее нужно внести пункт о гарантийном обслуживании.

После внесения всей информации в акт вписываются ссылки на все приложения к нему с номерами и датами.

Акт должен быть заверен подписями проверяющей комиссии. Документ можно также удостоверить печатью, но не обязательно, поскольку с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием со стороны закона, а носит добровольный характер.