Правила внутреннего трудового распорядка

Порядок разработки, утверждения и введения ПВТР на предприятии

Существует порядок, по которому проходит процедура введения Правил:

1. Разработка проекта ПВТР.
2. Предоставление проекта ПВТР на согласование.
3. Рассмотрение проекта ПВТР представительским органом трудового коллектива.
4. Обсуждения замечаний и принятие согласованного проекта ПВТР.
5. Ознакомление с текстом проекта ПВТР всех работников предприятия.
6. Утверждение ПВТР.
7. Введение в действие.

Работа над документом начинается с того, что руководитель издаёт приказ специалистам разработать ПВТР в определённые сроки.

Согласование с сотрудниками основных положений

Если на предприятии есть профсоюзный орган, то согласно требованиям ст. 372 ТК РФ, на протяжении пяти дней он направляет ответ в письменном виде о решении принимать Правила или нет. Если в ответе содержится предложение включить новые пункты, руководитель должен это учесть и ввести изменения. Естественно, стоит определить срок, за который представительский орган должен подготовить замечания.

Коллективное рассмотрение и принятие проекта

При обсуждении проекта Правил могут возникнуть спорные моменты, которые заносятся в протокол разногласий. Если руководитель всё-таки утвердил документ, невзирая на несогласие, члены коллектива могут обратиться с жалобой в трудовую инспекцию. Если в результате проверки будет обнаружено подтверждение нарушений, инспектор готовит предписание с требованием отменить незаконно установленные положения Правил.

Проект ПВТР рассматривается на собрании коллектива предприятия

Обычно рассмотрение завершается составлением протокола заседания профсоюза, где указывают все замечания (при необходимости со ссылкой на нарушенные нормативные акты). Представитель трудового коллектива может передать свои замечания просто на отельном листке бумаги формата А4.

Работодатель и представительский орган проводят общее совещание, где обсуждают и согласовывают все спорные моменты. Результаты оформляют протоколом, где фиксируют согласованные варианты положений ПВТР.

Ознакомление сотрудников

После принятия документа все сотрудники должны быть поставлены в известность о введении Правил. Существует несколько основных вариантов ознакомления:

• размещение на досках объявлений;
• размещение на сайте предприятия или во внутренней сети работающего сервера;
• доведение через руководителей структурных подразделений.

Когда Правила уже приняты, каждый член коллектива до приёма на работу должен ознакомиться с официальным расписанием (ст. 65 ТК РФ). Его подпись ставится в специальном учётном журнале или реестре. В некоторых компаниях принято давать расписку, в которой сотрудник излагает своё согласие соблюдать ПВТР. Этот документ хранится в личном деле работника. Если необходимо подтвердить акт ознакомления, документ извлекается оттуда.

Лист ознакомления работников с ПВТР представлен в виде приложения к распорядку

Кем и каким образом утверждаются ПВТР

Для окончательно утверждения проводят собрание трудового коллектива. По результатам обсуждения и голосования составляют протокол, который подписывают избранные председатель и секретарь.

Издание приказа, утверждающего Правила

Когда все разногласия исчерпаны, документ утверждается приказом работодателя и даётся каждому сотруднику на подпись.

Директор на основании протокола собрания трудового коллектива издаёт приказ о введении в действие нового ПВТР. В приказе целесообразно разместить ПВТР во всех подразделениях (офисах, цехах, отделах) предприятия на досках объявлений и изготовить определённое количество экземпляров, ведь по требованию работника ему для ознакомления необходимо будет предоставить отдельный экземпляр.

После того как утверждённый документ одобрен профсоюзом, он должен быть помещён на видное место в административном помещении предприятия.

ПВТР вводятся в действие приказом директора с подписями ответственных лиц

Внесение изменений через приложения

Документ, в котором устанавливаются основные правила внутреннего распорядка, может содержать дополнительные положения, кроме общепринятых. Это могут быть вопросы, регулирующие оплату труда, поощрения или наложение взысканий. Работодателю следует прислушаться к рекомендации о том, что подобные вопросы лучше регламентировать самостоятельными актами. Такой подход облегчит процедуру внесения изменений. Если дополнительные положения вносить в ПВТР, то придётся проходить согласование с профсоюзным органом.

Приложения представляют собой неотъемлемую часть Правил и должны иметь собственное наименование. Следует также указать реквизиты приказа, которым они утверждались. Нумерация приложений сквозная.

Распространенные нарушения правил внутреннего трудового распорядка

При проведении кадрового аудита в обязательном порядке проверяются правила внутреннего трудового распорядка. Приведем перечень нарушений, которые при этом выявляются.

ОБРАЗЕЦ

правил внутреннего трудового распорядка.

1

Требование дополнительных документов.

Установление в качестве обязательного документа, предоставляемого работником при приеме на работу, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН), о браке и т. п. Перечень документов, которые работник должен предоставить при приеме на работу, установлен , и требовать от него документы, не включенные в данную статью, запрещено.

2

Проверка на наличие судимости или административных правонарушений.

В соответствии с требованиями законодательства () справку о наличии судимостей предоставляют при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость,подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию. Если такой категории работников в компании нет, то проверять соискателей и сотрудников неправомерно. Также отметим, что сведения о наличии судимостей и административных правонарушениях не являются сведениями открытого характера и работодатель не может получить к ним доступ законным путем.

3

Отсутствие раздела «Ответственность работника и работодателя».

Очень часто ПВТР этого раздела не содержат, что является нарушением, так как Трудовой кодекс устанавливает данное условие в качестве обязательного ().

4

Если работник не прошел обходной лист, то расчет с ним не производится.

Закрепление в правилах внутреннего трудового распорядка процедуры прохождения обходного листа при увольнении представляется возможным, но ставить в зависимость выдачу окончательного расчета в день увольнения от наличия в обходном листе всех необходимых подписей запрещено ().

5

Установление в правилах внутреннего трудового распорядка несуществующих видов дисциплинарных взысканий.

Очень часто в локальных актах компаний встречаются такие виды наказания, как строгий выговор или штраф. Трудовым кодексом установлены только три вида дисциплинарных взысканий – замечание, выговор, увольнение (), самовольное установление иных видов взысканий является правонарушением.

5

Установление запрета на работу по совместительству или на ведение бизнеса.

Работник имеет право заниматься любым видом деятельности (работать по совместительству или вести собственный бизнес) в свободное от работы время, установить запрет работодатель не вправе.

Также встречаются следующие нарушения:

• не указано время начала и окончания работы, перерывов в работе;
• сроки ознакомления с графиками работы на вахте меньше, чем установлено Трудовым кодексом ();
• не прописан порядок ведения суммированного учета рабочего времени;
• установлена обязанность работника делить отпуск на части строго 14, 7 и 7 дней;
• не указана продолжительность дополнительного отпуска или продолжительность основного отпуска установлена меньше 28 календарных дней;
• не указаны даты выплаты заработной платы.

Основной целью работодателя при принятии правил внутреннего трудового распорядка должна быть защита прав как работников, так и компании. При грамотном составлении документа он станет инструментом регулирования трудовой дисциплины работников.

Аида Ибрагимова, руководитель кадровой службы КСК групп

Основы составления и согласования Правил внутреннего распорядка

Обе стороны должны четко формулировать свои требования.

Как правило, на предприятиях нет профсоюза, но это не повод не согласовывать условия ПВТР с персоналом предприятия. Работодателю не рекомендуется делать это формально, чтобы в дальнейшем избежать каких-либо конфликтов с трудовым коллективом, тем более, не довести ситуацию до судебного разбирательства.

При любых обстоятельствах, документ о правах и обязанностях сотрудников должен пройти процедуру согласования с коллективом.

Основные положения о том, кто должен согласовывать ПВТР со стороны персонала должны быть прописаны в уставных документах компании. Иногда можно встретить формулировку в уставе – «… полномочия по утверждению локальных документов возлагаются на собрание участников или акционеров компании…», следовательно, единолично администрация предприятия утвердить и согласовать документ не может.

Даже если есть такая формулировка, все равно рекомендуется собрать весь персонал, провести слушания и согласования с ПВТР путем составления соответствующего протокола, чтобы избежать в дальнейшем любых противоречий и споров.

Работодатель после согласования и утверждения Правил обязан ознакомить с их положениями весь коллектив. В дальнейшем, когда принимается сотрудник, он должен быть ознакомлен под подпись с ПВТР. В противном случае доказать, что сотрудник нарушает какие-либо правила действующие на предприятии, будет проблематично.

Сроки

Объявление замечания или выговора, приказ об увольнении за нарушения издается не позднее месяца со дня, когда о случившемся узнали. Пропуск этого срока снимает ответственность с нарушителя. Если обнародована информация о нарушении, с момента совершения которого уже прошло полгода, наказать провинившегося тоже нельзя.

Взыскание снимается автоматически, если в течение года гражданин больше не привлекается к дисциплинарной ответственности. Сотрудник вправе ходатайствовать о снятии наказания и до этого срока. Работодатель принимает решение по этому вопросу самостоятельно, по просьбе непосредственного начальника и ходатайству представительного органа.

Последствия нарушения

В качестве ответственности за несоблюдение правил труда к сотруднику применяется взыскание, выбор которого зависит от тяжести проступка:

• замечание;
• выговор;
• увольнение по соответствующим основаниям.

Применение нескольких взысканий за один проступок не допускается.

ТК запрещает применять взыскания, не установленные законом (ч. 4 ст. 192 ТК РФ). Например, денежные штрафы или лишение (уменьшение) премии не применяются в качестве дисциплинарных наказаний за несоблюдение дисциплины. Локальные акты, в том числе приказы, о применении денежных штрафов являются незаконными.

Оформление Правил внутреннего трудового распорядка

Титульный лист – выглядит следующим образом:

УТВЕРЖДЕНЫ
Приказом
ООО “Ремонт и Сервис”
от 18.06.2022 № 5

Мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации
ООО “Ремонт и Сервис” от 10.06.2022 учтено.

ООО “Ремонт и Сервис”

Иркутск, 2022

Далее идут Общие положения. Например: “настоящие Правила внутреннего трудового распорядка являются локальным нормативным актом и регламентируют в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права и обязанности работника и работодателя, режим рабочего времени и времени отдыха, порядок поощрения работников, ответственность работодателя и ответственность работника, включая меры дисциплинарного взыскания, применяемые к работнику, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в обществе с ограниченной ответственностью “Ремонт и Сервис” (далее – Общество или работодатель)”.

1. Порядок приема на работу (приема работников). Здесь можно ограничиться только требованиями Трудового кодекса РФ и специального законодательства (если оно действует в таких трудовых правоотношениях). А можно подробно расписать собеседование, испытания, порядок ведения трудовой книжки, оформления электронных пропусков, заполнение специального опросника и т.п. Ни одно из положений Правил не должно ухудшать права и положение работников по трудовому законодательству.

2. Порядок увольнения работников. Во-первых, обязательно ссылаемся на главу 13 ТК РФ. Можно описать порядок издания приказа об увольнении, выдачи трудовой книжки или справки о трудовой деятельности, возврату материальных ценностей работником. Может быть, работодатель введет “обходной” лист.

3. Основные права и обязанности работников – по Трудовому кодексу РФ, возможны дополнительные гарантии работнику. Оговорка – и иные права, предусмотренные законодательством будет крайне желательна. Ни в коем случае нельзя ухудшать положение работника по сравнению с федеральным и иными законами.

4. Основные права и обязанности работодателя – по Трудовому кодексу РФ, дополнительные. Особым правом может быть, к примеру, требовать поддерживать свое рабочее место в чистоте, соблюдать коммерческую тайну и т.п.

5. Режим работы. Это и режим рабочего времени, перечень мест для отдыха и приема пищи и т.п. Если в организации суммированный учет рабочего времени, порядок его введения в Правилах прописывать обязательно (ст. 104 ТК РФ).

6. Время отдыха. Здесь работодатель указывает все виды времени отдыха (пожалуй, кроме пункта о праздничных днях – указать его право, но не обязанность работодателя).

7. Меры поощрения работников – виды премий, основания ее назначения, лишения и т.п., объявление благодарности, награждение ценным подарком или грамотой и т.п. Очень рекомендуем разработать этот раздел подробно.

8. Меры взыскания, применяемые к работникам. Речь идет о дисциплинарных проступках

Обратите внимание на ст. 192 ТК РФ

9. Ответственность работника и работодателя. Это и про полную, и про частичную материальную ответственность.

10. Иные вопросы. Раздел заполняется по желанию и намерениям работодателя. Например, здесь могут быть вопросы медицинского обеспечения, прохождения медосмотров и т.п.

О том, что Правила внутреннего трудового распорядка обязательно включают эти нормы и разделы говорит Трудовой кодекс РФ (ст. 189).

Порядок утверждения Правил и ознакомления работников

Итак, разработанные с учетом специфики организации Правила работодатель утверждает 2-мя путями:

• путем издания приказа
• путем подписания коллективного соглашения, когда Правила являются приложением к такому соглашению.

Статья 372 Трудового кодекса РФ требует, чтобы при утверждении Правил работодатель учитывал мнение первичной профсоюзной организации. Когда она создана в организации. Нарушили требование? Правила не применяются и ссылаться на них нельзя.

Приказ об утверждении ПВТР

Приказ об утверждении правил внутреннего трудового распорядка.

Перед принятием проекта ПВТР руководитель согласовывает документ с выборным профессиональным союзом предприятия. Только в случае одобрения он подписывается и издается приказ об его утверждении.

Когда нет профсоюзного комитета, руководитель организации визирует документ единолично.

С принятыми ПВТР обязаны ознакомиться все члены коллектива. Ознакомление подтверждается подписью работников. Тем самым сотрудники выражают согласие с принятым перечнем норм поведения в процессе отношений.

Этот документ один из обязательных при проверке предприятия трудовой инспекцией. Он вывешивается на доску объявлений для ознакомления всем желающим.

Общие положения

1.1. Настоящие правила внутреннего трудового распорядка (далее — Правила) разработаны в соответствии с требованиями ТК РФ, типовым отраслевым положением «…», Уставом МУП «Старт» (далее — Предприятие) и иными нормативными актами.

1.2. Правила имеют целью регулирование трудовых отношений внутри Предприятия, установление трудового распорядка, обеспечение эффективности труда на научной основе, рациональное использование рабочего времени.

1.3. Вопросы, связанные с применением Правил, решаются работодателем в пределах предоставленных ему прав.

1.4. Правила обязательны для всех работающих на Предприятии.

Состав и структура правил внутреннего трудового распорядка

В соответствии с Трудовым кодексом () правила должны содержать следующие разделы:

• общие положения;
• порядок приема и увольнения работников;
• права и обязанности работника и работодателя;
• ответственность работника и работодателя;
• режим работы, время отдыха;
• порядок оплаты труда (размер, порядок выплаты, сроки и место выплаты);
• применяемые к работникам меры поощрения и взыскания;
• заключительные положения.

Также в соответствии со спецификой деятельности компании обязательными для включения в правила внутреннего трудового распорядка являются:

• порядок ведения суммированного учета рабочего времени;
• порядок и сроки ознакомления с графиками работы или сменности;
• перечень должностей с ненормированным рабочим днем (можно вывести в отдельный локальный нормативный акт);
• продолжительность дополнительного отпуска;
• случаи, продолжительность и порядок предоставления специальных перерывов для обогрева и отдыха;
• перечень работ, где по условиям труда невозможно предоставление перерывов для отдыха и питания;
• порядок направления работников в командировку, оформления и оплаты расходов, связанных с командировкой (можно вывести в отдельный локальный нормативный акт);
• размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, которым установлены разъездной характер работы или работа в пути, а также перечень таких должностей (можно вывести в отдельный локальный нормативный акт).

Ошибка 5

Правила внутреннего трудового распорядка носят формальный характер. Ошибкой многих работодателей является то, что они составляют ПВТР для трудовой инспекции и других контролирующих органов, чтобы избежать штрафов. Но работодатель в первую очередь должен быть сам заинтересован в принятии данного документа, так как это основной инструмент работодателя, призванный поддержать и укрепить трудовую дисциплину, а также закрепить правила, установленные в компании.

Помимо вышеуказанных работодатель имеет право включить в ПВТР и другие разделы. Например, можно предусмотреть следующее.

• Порядок ведения видеонаблюдения. Если на территории компании установлены видеокамеры, то в правилах внутреннего трудового распорядка необходимо обосновать причины их наличия, например, видеокамеры на проходной могут быть установлены с целью контроля своевременного прихода на работу, ухода с работы, возвращения с обеденного перерыва.
• Порядок предоставления работникам дополнительного медицинского страхования или оплаты сотовой связи. Часто компании предоставляют работникам полисы ДМС или оплачивают им расходы на сотовую связь. Во избежание споров стоит закрепить в ПВТР данный порядок (когда у работника возникает право на ДМС, какой уровень страховки полагается определенной категории работников, каким работникам оплачивают сотовую связь, какие установлены лимиты по сотовой связи и другие вопросы). Также включение данного условия в ПВТР необходимо для признания затрат на ДМС и сотовую связь в расходах по налогу на прибыль.
• Правила соблюдения дресс-кода. Во многих компаниях данный вопрос актуален. Если включить данное положение в правила внутреннего трудового распорядка, то соблюдение дресс-кода станет обязанностью работника.
• Другие разделы, регламентирующие требования к работникам и определяющие порядок работы в компании (процедура прохождения испытательного срока, установленный в компании пропускной режим, порядок соблюдения коммерческой тайны и др).

ПРИМЕР

При разработке правил внутреннего трудового распорядка для компании от клиента поступил запрос на включение в правила внутреннего трудового распорядка условия о том, что работник несет ответственность за установление на рабочий компьютер нелицензированной программы. Для клиента вопрос был очень актуальным, так как информационная безопасность оставляла желать лучшего. Один из разделов разработанных правил внутреннего трудового распорядка был посвящен порядку работы с персональным компьютером и запрету установления какого-либо программного обеспечения без письменного согласия генерального директора компании, составленного в двух экземплярах для каждой стороны.

Ошибка 6

Установление в правилах внутреннего трудового распорядка норм, противоречащих законодательству.СоставляяПВТР, необходимо помнить, что правила не должны противоречить действующему законодательству и ухудшать положение работников по сравнению с Трудовым кодексом.

Структура документа

При рассмотрении вопроса, что такое коллективный договор и внутренние правила распорядка труда, важно разобраться в структуре документа. Этот акт относится к типовым бумагам, поэтому его структура определена заранее

На первом листе размещаются следующие элементы:

• логотип фирмы;
• наименование компании;
• название документа;
• отметка о том, что правила являются дополнением к коллективному договору (при необходимости).

После этого размещается текст акта с указанием содержания разделов. Помимо общих положений, каждое предприятие самостоятельно определяет, какие пункты отразить в документе.

На последней странице нормативного локального акта должна стоять отметка о том, что руководство компании утвердило документ. Это отражается в подписи руководителя, печати организации и отметке профсоюзного органа о согласовании.

В самом содержании указываются цели опубликования документа. Чаще всего проблема с их определением возникает у сотрудников индивидуальных предпринимателей или работников небольших компаний. Несмотря на это, нормативный локальный акт очень важен, так как позволяет реализовать положения трудового законодательства.

После фиксации общих понятий и положений в документе отражаются особенности трудоустройства граждан на конкретные должности, правила перевода сотрудников в другое отделение или на иную должность, порядок увольнения работников, условия назначения и прохождения этапа испытаний.

Следующий элемент структуры документа – перечисление основных обязанностей и прав сторон трудового договора. Понятие трудового договора с правомочиями сотрудников отражают положения, содержащиеся в 21-й и 22-й статьях Трудового кодекса.

Затем следует отразить в нормативном локальном акте информацию о режиме работы. В разделе описывают периоды работы, время начала и окончания основных и дополнительных смен, количество рабочих дней в неделе, их последовательность. В разделе можно отразить перечень сотрудников, работающих по ненормированным графикам, с указанием их должностей.

После этого в документе фиксируются периоды и время отдыха, включая перерывы на обед, выходные дни. Затем в нормативном локальном акте указываются данные о длительности, особенности предоставления и юридическое основание отпусков.

Дальше в документе необходимо зафиксировать принципы дисциплинарной и материальной ответственности сотрудников за различные трудовые правонарушения. Здесь описывается порядок наложения взысканий, перечисляются нормативные акты, на которых основываются санкции, и определяется процедура снятия наказаний.

Одним из важных пунктов, который рекомендуется отразить в правилах трудового внутреннего распорядка, является поощрение трудоустроенных граждан. Следует указать варианты премирования или других видов поощрительных мер (например, финансовая или письменная благодарность за хорошую работу).

В заключение необходимо зафиксировать механизм разрешения спорных вопросов, если они возникают между сотрудниками и работодателями в процессе работы. Затем рекомендуется указать, что положения нормативного локального акта обязательны для исполнения всеми сотрудниками предприятия без исключения.

Типовой документ, определяющий порядок работы организации, имеет примерно такую структуру. Каждая компания вправе сформулировать необходимые положения иным образом или добавить свои пункты. Указание дополнительных условий должно быть обусловлено спецификой работы предприятия.