Подтверждение транспортных расходов — какими документами?

Заполнение товарно-транспортной накладной автотранспортной организацией – грузоперевозчиком (ООО «Грузовик»).

По приезду водитель сдает оставшиеся у него на руках два экземпляра ТТН. Оба экземпляра должны быть заполнены соответствующими данными и должны иметь подписи и печати должностных лиц, ответственных за погрузку-разгрузку товаров. В нашем случае это фирмы ООО «Сухие смеси» и ООО «Строитель». В транспортной части накладной перевозчик заполняет следующие строки:

1. «Код заказчика», «Маршрут №», «Гаражные номера прицепов».
2. Графа «Вид перевозки» включает в себя расшифровку сведений о виде оплаты (почасовая перевозка, сдельная, оплата за одну поездку). Также сюда включаются данные о том, сборная это была перевозка или путем догруза, осуществлялся ли заезд на станции (железнодорожные, например).
3. Раздел «Сведения о грузах» заполняется в части граф 6 и 8. В них вносятся данные о коде груза и его классе.
4. Заполнение раздела «Прочие сведения» начинается с граф 20-24. В эти графы вносятся сведения о доставке груза с использованием различных видов дорог (шоссе, грунтовая дорога, целина).
5. Графа 25 содержит код экспедирования товара.
6. Графы 26, 27 могут содержать либо коды оказанных услуг по грузоперевозкам, либо суммы. Отдельно указываются суммы к получению транспортной организации ООО «Грузовик» и сумма к получению водителю-экспедитору.
7. Графы 29 и 30 содержат сведения о территориальных коэффициентах, необходимых для начисления заработной платы водителю. Также здесь указывается коэффициент классности согласно Единому тарификационному справочнику.

Разделы «Расчет стоимости» и «Таксировка» используются бухгалтерами или менеджерами по персоналу для расчета и начисления стоимости услуг по доставке и заработной платы водителю-экспедитору за проделанную работу.

Кажется, что заполнение товарно-транспортной накладной является непосильным трудом. Этот документ заполняется сразу несколькими организациями. Главное при заполнении – соблюдать четкость, внимательность и относительную грамотность. Тогда проблем с заполнением и использованием этого документа не возникнет.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек. 

Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам. 

Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя. Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Последствия отсутствия транспортной накладной

При проверке налоговики нередко кроме первичных документов, подтверждающих приобретение товаров, запрашивают товарно-транспортные накладные:

1. Реализация алкоголя, этилового спирта и спиртосодержащей продукции сопровождается выпиской ТТН для подтверждения легальности производства и оборота.
2. В общих случаях товарно-транспортная накладная подтверждает расходы на доставку продукции по договору с перевозчиком. Однако ТТН не может заменить собой товарную накладную (за исключением реализации алкогольной продукции). Такие разъяснения можно найти в письме Минфина России от 28.08.2018 № 03-03-06/1/61110.
3. Если учетной политикой предусмотрено включение расходов на доставку в стоимость приобретаемых изделий, то ТТН выступит подтверждением расходов на приобретение.

Таким образом, отсутствие товарно-транспортных накладных может негативно сказаться на включении в расходы части затрат, связанных с перевозкой грузов. Что, естественно, приведет к увеличению налоговых платежей и начислению штрафных санкций. Поэтому внимательно относитесь к комплекту отгрузочных бумаг и проверяйте наличие всех необходимых документов.

***

Товарно-транспортная накладная имеет широкое применение, поскольку служит обоснованием расходов на перевозку товарной продукции. По одному экземпляру остается у грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика и заказчика. При реализации алкоголя товарно-транспортная накладная служит первичным отгрузочным документом, а во всех остальных случаях является дополнением к товарной накладной, но в то же время не заменяет последнюю. Отсутствие ТТН может привести к тому, что налоговики при проверке «снимут» затраты на перевозку, в связи с чем налогоплательщику придется доплачивать налоги вместе со штрафами и пенями.

Больше полезной информации — в рубрике «Накладная (ТОРГ-12, ТТН)».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

5.2 Потоки работ обработки путевого листа при перевозке пассажиров и багажа

1. После запуска документа путевого листа на согласование, на первом шаге маршрута запись поступит сотруднику, указанному в поле «Выбор водителя» в блоке «Сведения о водителях» на форме путевого листа, для прохождения медицинского освидетельствования. При входе в систему соответствующим сотрудником перевозчика, на странице «Потоки работ» будет отображена задача с названием «Прошу пройти в медицинский пункт для освидетельствования — <номер путевого листа> — <Дата оформления путевого листа>»:

Выполнение прохождения освидетельствования производится согласно инструкции завершения работы, описанного в пункте 6.4 данного руководства.

2. После прохождения медицинского освидетельствования со стороны водителя перевозчика, документ поступит на согласование пользователю, указанному в поле «Медицинский работник» в блоке выбора организации перевозчика на форме путевого листа. При входе в систему соответствующим сотрудником перевозчика, на странице «Потоки работ» будет отображена задача с названием «Подтвердите прохождение медицинского освидетельствования водителя — <номер путевого листа> — <Дата оформления путевого листа>»:

Подтверждение производится согласно инструкции согласования документа, описанного в пункте 6.1 данного руководства.

3. После подтверждения со стороны медицинского работника перевозчика, документ поступит на согласование пользователю, указанному в поле «Подписант» в блоке выбора организации перевозчика на форме путевого листа. При входе в систему соответствующим сотрудником перевозчика, на странице «Потоки работ» будет отображена задача с названием «Прошу подписать путевой лист — <номер путевого листа> — <Дата оформления путевого листа>»:

Инструкция по согласованию документов описана в пункте 6.1 данного руководства.

4. После согласования со стороны руководителя перевозчика, документ поступит на подтверждение пользователю, указанному в поле «Выбор водителя» в блоке «Сведения о водителях» на форме путевого листа. При входе в систему соответствующим сотрудником, на странице «Потоки работ» будет отображена задача с названием «Подтвердите получение путевого листа — <номер путевого листа> — <Дата оформления путевого листа>»:

Данное подтверждение производится согласно инструкции ознакомления с документом, описанного в пункте 6.3 данного руководства.

5. После подтверждения со стороны водителя перевозчика, документ вновь поступит пользователю, указанному в поле «Выбор водителя» в блоке «Сведения о водителях» на форме путевого листа. Для подтверждения прибытия на место назначения. При входе в систему соответствующим сотрудником, на странице «Потоки работ» будет отображена задача с названием «Подтвердите прибытие на место назначения — <номер путевого листа> — <Дата оформления путевого листа>»:

Данное подтверждение производится согласно инструкции завершения работы, описанного в пункте 6.4 данного руководства.

6. После подтверждения прибытия на место назначения со стороны водителя перевозчика, маршрут согласования документа завершится и документу путевого листа присвоится статус «Завершен»:

Использование документа

унифицированных форм документов

Оформить ее можно двумя способами:

• сделать личный бланк, с отображением обязательных реквизитов>;
• использовать форму ТОРГ-12.

При продаже товаров и материалов обычно заполняется бумага, которая позволяет впоследствии провести списание. Второй экземпляр документа передается покупателю, который выполнит оприходование. При ведении хозяйственной деятельности все действия подкрепляются документально

Так как накладная считается первичным документом на отпуск товара, при ее оформлении важно внести все необходимые реквизиты

Можно скачать бланк в интернете и заполнить его вручную. Или оформить в электронном виде с соответствующей подписью. Так как все процедуры проходят на основании бухучета, то накладная имеет большое значение для налоговой службы.

Накладная на товар для ИП понадобится при отгрузке и продаже товаров. Этот документ поможет решать спорные вопросы с ФНС. Когда товар покупает другой ИП, впоследствии он сможет вернуть НДС, будучи на ОСНО. Накладные расходы ИП входят в себестоимость работ. Это затраты, которые необходимы для организации, управления и обслуживания процесса.

3.1 Оформление товарно-транспортных накладных

Если у организации текущего пользователя имеется роль «Грузоотрпавитель», то на странице «Товарно-транспортные накладные» (ТТН) будет доступна кнопка «Создать», для оформления нового ТТН. 

1. Нажать на кнопку «Создать». Откроется страница создания нового ТТН. Обязательные для заполнения поля на формах ввода выделяются знаком *. Следующие поля заполняются автоматически:

• «Статус документа» — устанавливается значение по умолчанию «Черновик»;

• «Оформил ТТН» — Заполняется значением текущего пользователя;

• «Организация исполнителя» — Заполняется значением организации текущего пользователя.

Поля «Номер товарно-транспортной накладной» и «Дата оформления товарно-транспортной накладной» заполнятся автоматически системой.

2. Заполнить поле «Регион» местоположением груза выбором значения из справочника регионов.

3. Заполнение блока грузоотправителя

Заполненям поле «Наименование грузоотправителя» значением из реестре организаций грузоотправителя. Все остальные поля заполнятся автоматически после выбора, данными из выбранной организации.

4. Заполнение блока данных о грузе

Заполняем сведения по грузу и грузополучателе вручную. При заполнении поля «Грузополучатель» выбором значения из реестра организаций грузополучателей, автоматически заполнится поле «ФИО грузополучателя-подписанта». Если отметить галочку «Имеется опасный груз» в значение «Да», то отобразится дополнительный блок полей для ввода сведений по опасности:

При необходимости ввода сведений по нескольким грузам в одном ТТН, можно нажать на кнопку Добавится блок полей с новым перечнем полей по грузу для заполнения. Для удаления блока полей по грузу необходимо нажать на кнопку, расположенной справа от блока полей по грузу.

5. Заполнение блока данных о перевозчике

Заполняем поле «Наименование перевозчика» значением из реестре организаций перевозчика. Все остальные поля заполнятся автоматически после выбора, данными из выбранной организации.

6. Заполнение блока сведений об автотранспорте

Заполняем поле «Выбор автомобиля» значением из реестра грузовых автомобилей. Все остальные поля заполнятся автоматически после выбора, данными из выбранного автотранспорта.

Поля по времени прибытия и убытия автотранспортного средства заполнятся автоматически системой в процессе маршрута согласования:

7. Завершить оформление ТТН можно с помощью двух кнопок:

• Сохранить в черновик – при нажатии на данную кнопку, документ только сохраниться в реестре ТТН;

• Запустить документ на согласование — при нажатии на данную кнопку, документ сохраниться в реестре ТТН и запуститься маршрут согласования.

Доставку товара организует поставщик путем заключения договора транспортной экспедиции

По договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента-грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза. Договором транспортной экспедиции могут быть предусмотрены обязанности экспедитора организовать перевозку груза транспортом и по маршруту, избранными экспедитором или клиентом, обязанность экспедитора заключить от имени клиента или от своего имени договор (договоры) перевозки груза, обеспечить отправку и получение груза, а также другие обязанности, связанные с перевозкой (п. 1 ст. 801 ГК РФ).

Согласно п. 4 Правил транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 N 554 (далее — Правила N 554), транспортно-экспедиционными услугами признаются услуги по организации перевозки груза, заключению договоров перевозки груза, обеспечению отправки и получения груза, а также иные услуги, связанные с перевозкой груза.

Экспедиторскими документами являются (п. 5 Правил N 554):

• поручение экспедитору (определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции);
• экспедиторская расписка (подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя);
• складская расписка (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение).

Экспедиторские документы являются неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции (п. 7 Правил N 554). Их формы утверждены Приказом Минтранса России от 11.02.2008 N 23.

В рассматриваемой ситуации необходимо оформить поручение экспедитору, а также экспедиторскую или складскую расписку. Факт оказания услуг по договору экспедиции подтвердит либо акт об оказании услуг (см. Постановление ФАС Поволжского округа от 07.04.2009 по делу N А12-14314/2008), либо отчет экспедитора, подписанный заказчиком (табл. 4).

Таблица 4

 Способы доставки       товара      

    Документы,     подтверждающие  поставку товара 

 Документы, подтверждающие перевозку     товара и транспортные расходы    

Покупатель-       грузополучатель   путем самовывоза  (без заключения   договора          перевозки)        

Товарная         накладная        (форма N ТОРГ-12)

Транспортная накладная(Приложение N 4 к Правилам N 272) не оформляется;                         путевые листы                        

Покупатель-       грузополучатель - заказчик          перевозки путем   заключения        договора          перевозки         (ст. 785 ГК РФ)   

Товарная         накладная        (форма N ТОРГ-12)

Транспортная накладная(Приложение N 4 к Правилам N 272)    

Поставщик-        грузоотправитель  (собственными     силами и          собственным       транспортом)      

Товарная         накладная        (форма N ТОРГ-12)

Транспортная накладная(Приложение N 4 к Правилам N 272) не оформляется;                         акт об оказании услуг по доставке    

Поставщик-        грузоотправитель  путем             заключения        договора          перевозки         (ст. 785 ГК РФ)   

Товарная         накладная        (форма N ТОРГ-12)

Транспортная накладная(Приложение N 4 к Правилам N 272)    

Поставщик-        грузоотправитель  путем             заключения        договора          транспортной      экспедиции        (ст. 801 ГК РФ)   

Товарная         накладная        (форма N ТОРГ-12)

Транспортная накладная(Приложение N 4 к Правилам N 272) не оформляется;                         поручение экспедитору,               экспедиторская или складскаярасписка (формы утверждены Приказом  Минтранса России от 11.02.2008       N 23), акт об оказании услуг или     отчет экспедитора, утвержденный      заказчиком                           

Поставщик-        грузоотправитель  путем             заключения        договора          транспортной      экспедиции        (ст. 801 ГК РФ)   

Товарная         накладная        (форма N ТОРГ-12)

Транспортная накладная(Приложение N 4 к Правилам N 272) не оформляется;                         поручение экспедитору,               экспедиторская или складскаярасписка (формы утверждены Приказом  Минтранса России от 11.02.2008       N 23), акт об оказании услуг или     отчет экспедитора, утвержденный      заказчиком                           

Е.В.Васильева

ТТН нового образца 2020 образец заполнения

ТТН состоит из двух разделов:

Раздел 1. Товарный оформляется для грузоотправителей и грузополучателей и служит основанием списания ТМЦ у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей.

В разделе указывается порядковый номер документа и дату составления, реквизиты сторон и заполняются все имеющиеся сведения о партии отгружаемого товара (наименование, количество, тип упаковки, количество мест, вес, цену и сумму партии).

В строках «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» указывается наименования сторон (такие же, как в учредительных документах), их юридический адрес и номера телефонов.

В строке «Плательщик», которым чаще всего выступает грузоотправитель, необходимо обязательно указать банковские реквизиты этой стороны.

В нижней части первого раздела ТТН слева подписывают уполномоченные лица грузоотправителя (лица, разрешившие и произведшие отгрузку, и главного бухгалтера), справа — подпись водителя, которая является подтверждением факта передачи ответственности за сохранность груза от грузоотправителя перевозчику).

Важно! Грузополучатель на этой же стороне ТТН делает отметку о наличии или отсутствии претензий и проставляет свою подпись, но уже после доставки груза. Здесь ставится подпись материально-ответственного лица (далее — МОЛ), которое лично принимает доставленный груз

Лица, которые проставляют свою подпись о принятии активов должны быть уполномочены действительными доверенностями или должностными обязанностями.

Раздел 2. Транспортный определяет взаимоотношения грузоотправителя — заказчика автотранспорта с организацией — владельцем автотранспорта (выполняет перевозку грузов). Данный раздел служит для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей (грузополучателей) с организациями — владельцами автотранспорта за услуги по перевозке грузов.

Заполнение транспортного (второго) раздела ТТН осуществляет грузоперевозчик (грузоотправитель) согласно информации представленной грузоперевозчиком. Здесь указываются данные компании-грузоперевозчика (реквизиты). Сведения о плательщике дублируются из лицевой стороны ТТН. Также заполняются регистрационные данные автомобиля и водителя, место погрузки и разгрузки, при необходимости, сведения о переадресовке.

В табличной части указываются сведения о грузе: наименование, количество мест, им занимаемых, масса брутто, а также перечень документов, которые следуют с грузом. Обязательно заполняются строки, касающиеся способа определения массы груза. Под табличной частью указывается информация о пломбах, подбивается количество мест и общий вес брутто.

Важно дублировать подписи МОЛ грузоотправителя («Сдал») и грузополучателя («Принял»). Подпись водителя (экспедитора) проставляется в двух местах: вначале у грузоотправителя при принятии груза к перевозке, затем — в пункте разгрузки при сдаче груза получателю

В таблице «Погрузочно-разгрузочные работы» оформляются сведения о погрузке (разгрузке) груза исполнителя, типе операции, способе погрузки (разгрузки), ответственном лице, времени выполнения данной работы. Строки ниже заполняются таксировщиком грузоперевозчика, на основе указанных сведений рассчитывается зарплата водителю.

Все реквизиты, предусмотренные формой, обязательно должны быть заполнены.

Образец заполнения ттн нового образца 2020 должен учитывать требования Постановления N 78.

ТТН составляется грузоотправителем. Для каждого грузополучателя и на каждую поездку автомобиля отдельно. Когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, ТТН выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.

ТТН выписывается в четырех экземплярах:

• 1-й — остается у грузоотправителя и используется для списания ТМЦ;

• 2-й, 3-й и 4-й экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;

• 2-й — сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования ТМЦ у получателя груза;

• 3-й и 4-й экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации — владельцу автотранспорта. Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация — владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику — заказчику автотранспорта, а четвертый — прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Чем ТН отличается от ТТН

Не следует путать две отдельные формы первички: транспортную и товарно-транспортную накладную. Это совершенно разные формы, хотя и затрагивают общую сферу деятельности. Отличия значительны:

5.1 Оформление путевого листа при перевозке пассажиров и багажа

Если у организации текущего пользователя имеется роль «Перевозчик» с видом перевозки «Перевозка пассажиров и багажа», то на странице «Путевые листы для перевозки пассажиров и багажа» будет доступна кнопка «Создать», для оформления нового путевого листа. 

1. Нажать на кнопку «Создать». Откроется страница создания нового путевого листа.

Обязательные для заполнения поля на формах ввода выделяются знаком *. Следующие поля заполняются автоматически:

• «Статус документа» — устанавливается значение по умолчанию «Черновик»;

• «Исполнитель» — Заполняется значением текущего пользователя;

• «Организация исполнителя» — Заполняется значением организации текущего пользователя.

Поля «Номер путевого листа» и «Дата оформления Путевого листа» заполнятся автоматически системой.

2. Заполнение сведений по перевозке

Необходимо вручную заполнить поля «Вид перевозки», «Виды перевозчиков» и «Регион» (регион маршрута перевозки).

Поля «Вид перевозки» и «Виды перевозчиков» являются связанными. При выборе значения в поле «Вид перевозки», автоматически меняется соответствующий набор значений для поля «Виды перевозчиков». Поле «Вид перевозки» может принимать значения:

• Нерегулярный

• Регулярный

• Такси

Выбор этих значений влияет на группу полей заполняемые, при указании сведений о транспорте (после блока «Сведения о водителях»).

3. Заполнение блока по перевозчику

Заполняем поле «Выбор перевозчика» значением из реестра организаций перевозчиков. Все остальные поля заполнятся автоматически после выбора, данными из выбранной организации.

4. Заполнение блока сведений о водителе

Заполняем поле «Выбор водителя» значением из реестра сотрудников перевозчика. Все остальные поля заполнятся автоматически после выбора, данными из выбранного водителя.

При необходимости ввода сведений по нескольким водителям, можно нажать на кнопку  Добавится блок полей с новым перечнем полей по водителю для заполнения. Для удаления блока полей по водителю необходимо нажать на кнопку , расположенной справа от блока полей по водителю.

5. Заполнение блока сведений о транспорте

В случае выбора значений «Нерегулярный» или «Регулярный» в поле «Вид перевозки», то для заполнения будут предоставлены группа полей «Сведений об автобусе/микроавтобусе»:

Заполняем поле «Выбор автобуса/микроавтобуса» значением из реестра пассажирских транспортов. Все остальные поля заполнятся автоматически после выбора, данными из выбранного транспорта.

Также необходимо заполнить маршрут движения:

Необходимо вручную заполнить поля:

• Начальный пункт

• Промежуточный пункт (при необходимости ввода нескольких промежуточных пунктов, можно нажать на кнопку  Добавится новое поле для ввода промежуточного пункта. Для нового поля необходимо нажать на кнопку , расположенной справа от поля.)

• Конечный пункт

В случае выбора значения «Такси» в поле «Вид перевозки», для заполнения будут предоставлены группа полей «Сведения об автотранспорте»:

Заполняем поле «Выбор автомобиля» значением из реестра такси. Все остальные поля заполнятся автоматически после выбора, данными из выбранного автотранспорта.

6. Поле «Медицинское освидетельствование водителя (водителей)» будет автоматически заполняться системой.

7. Необходимо вручную указать техническое состояние автотранспортного средства в поле «Предрейсовый технический осмотр автотранспортного средства».

8. Завершить оформление путевого листа можно с помощью двух кнопок:

• Сохранить в черновик – при нажатии на данную кнопку, документ только сохраниться в реестре путевых листов для перевозки пассажиров и багажа;

• Запустить документ на согласование — при нажатии на данную кнопку, документ сохраниться в реестре путевых листов для перевозки пассажиров и багажа и запуститься маршрут согласования.

Общие требования к оформлению первичных документов

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. На это указано в п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи вышеуказанных лиц (п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Согласно п. 2.1.2 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5 (далее — Методические рекомендации по учету товаров), движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой).

В целях гл. 25 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 настоящего Кодекса). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Об этом говорится в п. 1 ст. 252 НК РФ.

И товарная накладная, и товарно-транспортная накладная, и транспортная накладная являются важнейшими первичными учетными документами, оформление которых должно соответствовать прежде всего требованиям п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и п. 1 ст. 252 НК РФ. Поскольку применение того или иного первичного учетного документа обусловлено характером хозяйственной операции, рассмотрим назначение каждой из вышеперечисленных накладных.