Какими документами по делопроизводству и архивному делу пользоваться в 2021 году?

Содержание приказов, касающихся сотрудников

Приказы являются инструментом для регулирования отношений между сотрудниками и работодателем. Они формируются при наличии этих обстоятельств:

• Устройство сотрудника на работу или расторжение трудового соглашения.
• Уход в отпуск.
• Отправка в командировку.

Приказы, касающиеся сотрудников, заполняются по утвержденной форме. Их содержание подразделяется на 2 части: вводная и распорядительная.

Вводная часть

В вводной части фиксируются цели и задачи новых предписаний. То есть, предоставляется пояснение к принимаемым решениям. Если это приказ, принимаемый во исполнение правительственных распоряжений, в вводной части указывается номер этого распоряжения, дата и название.

Распорядительная часть

Начало этой части – фраза «приказываю». После этого нужно зафиксировать свои распоряжения. Можно создать нумерованный список для удобства изложения. Срок выполнения распоряжений или устанавливается для каждого пункта отдельно, или выносится в отдельный пункт. В отдельный пункт также выносится перечень сотрудников, ответственных за выполнение положений приказа.

Юридические аспекты

За документооборот и делопроизводство несет ответственность изначально руководитель. А назначенный сотрудник является ответственным лишь за процесс его ведения. То есть такие аспекты, как штат, оплата, количество служб делопроизводства, определяет целиком и полностью руководитель. Подчиненный только ведет, поддерживает работоспособность системы документооборота.

В 2016 году была поправлена статья 15.11 КоАП РФ. В ней говорится о том, что наказание на неверное хранение документов (а это часть делопроизводства) постигнет ответственного в виде штрафа, а при повторных нарушениях – дисквалификации. Там есть формулировка «должностное лицо». Им может быть как руководитель, так и сотрудник его организации.

Если руководитель подписал приказ о назначении ответственного за делопроизводство и документ имеет юридическую силу, то за все нарушения, которые могут быть выявлены в ходе проверок, несет ответственность назначенное лицо.

Языки, шрифты и отступы

Пункт 5.18 ГОСТ Р 7.0.97–2016 содержит совершенно новое положение, которое определяет, на каком языке может быть составлен документ. Это государственный язык РФ или государственный язык республики в составе РФ согласно законодательству этой республики.

Что касается шрифтов, новый стандарт рекомендует для реквизитов документов использовать такие гарнитуры и размеры:

• Arial № 12, 13;
• Times New Roman № 13, 14;
• Calibri № 14;
• Verdana № 12, 13.

При этом в таблицах можно использовать более мелкие шрифты.

В стандарте подробно расписаны требования к абзацным отступам и межстрочным интервалам.

Правила присвоения регномера

Регистрационный номер является главным реквизитом документа и является уникальным. Поиск отдельно взятой бумаги можно выполнить по номеру, поскольку идентичных сочетаний цифр не будет. Программа 1С ввела гибкую систему создания идентификационного номера. В него включаются и стандартные данных, и дополнительные.

В число стандартных данных, которые включаются в регистрационный номер, входит дата, вид, наименование корреспондента и подразделение, которое работает над документацией. Каждому виду и направлению присваивается свой номер. Его можно всячески видоизменять, чтобы по набору цифр было понятно, исходящий это запрос или входящий, а также какой отдел занимается его обработкой.

Каждый рабочий год регистрационные номера обновляются и начинаются с цифры 1. Также возможно присвоение совместного номера, когда в составлении документации участвовало несколько организаций. В этом случае под номером в базе данных ставится заметка о номере в базе данных другой компании. Короткие комбинации можно записывать в одну строку через дробь.

Основные новшества

Новый стандарт устанавливает ряд новых правил, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

1. Порядок создания и правила оформления документов в делопроизводстве 2021 г. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Стандарт отличается нумерацией реквизитов. Рассмотрим все нововведения более детально.

Контроль

Правила регулирования и отслеживания документооборота должны быть понятными и прозрачными. В какие сроки, кем и когда осуществляется контроль, нужно обязательно указать в тексте инструкции. Кроме того, там же нужно описать ответственность за неисполнение положений инструкции. Любой нюанс может повлиять на деятельность предприятия. Кроме того, документы используются в суде, кадровые – имеют влияние на судьбы работника. Правильность их составления порой приобретает первостепенное значение. Поэтому лицо, осуществляющее контроль, должно ответственно относиться к своим обязанностям, возвращая на доработку те бумаги, которые не соответствуют нормам инструкции.

Новые реквизиты

Росстандарт перетасовал реквизиты, сохранив общее количество. Из ГОСТа исчезли код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП), идентификатор электронной копии документа.

Несколько реквизитов объединены в один. Так, например, в один реквизит вошли «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ», и в этот же реквизит включены официальные символы органов местного самоуправления. На документе должен быть размещен только один герб — субъекта РФ или органа власти, который является автором документа. При этом указано точное место расположения герба — посередине верхнего поля, над реквизитами документов, расстояние от верхнего края листа — 10 мм.

Росстандарт предложил четыре новых реквизита. Два из них — «Наименование структурного подразделения» (п. 5.6 ГОСТ Р 7.0.97–2016) и «Наименование должности лица» (п. 5.7) — на практике используются организациями давно: в документах подразделения (отдела кадров) или от имени определенного сотрудника, но в старом ГОСТе они не выделялись. Название отдела и наименование должности должны соответствовать утвержденной структуре организации и штатному расписанию. Реквизиты указываются сразу под наименованием организации.

«Гриф ограничения доступа к документу» (п. 5.14) должен стоять в правом верхнем углу первого листа документа, проекта документа или сопроводительного письма к нему. Он может содержать в себе тип ограничения, например «Коммерческая тайна» или «Персональные данные», а также при необходимости номер экземпляра или иную информацию о порядке хранения и пользования документом.

Используемые грифы ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ, а кроме того, все грифы надо закрепить в локальных нормативных актах.

При этом надо учитывать, что для отдельных видов документов законодательство выдвигает дополнительные требования — например, для тех, что связаны с персональными данными сотрудников.

«Отметка об электронной подписи» (п. 5.23). Реквизит разработан специально для электронного формата документов. Впервые речь об отметке зашла в Приказе Минкомсвязи России № 186 и ФСО России № 258 от 27.05.2015. Сейчас требование окончательно закреплено госстандартом и подразумевает постановку специальной отметки на том месте, где в бумажной версии ставится ручная подпись.

Движение документации

Движение документов в пределах организации, структурных подразделений, передача от составителя адресату с целью предоставления информации, статистических сведений называется документооборотом.

Способ подачи информации, скорость перемещения документов оказывает влияние на продуктивность выполняемых организацией функций.

Выделяют несколько видов движения документации.

Виды

1. Документы, поступающие в организацию.
2. Документы, отправляемые из организации в различные инстанции.
3. Образцы документов, образующиеся в результате деятельности сотрудников, отделов, подразделений.

Для чего нужны должностные инструкции и приказ по их утверждению

Роль должностных инструкций вполне понятна и проста: в них четко прописываются задачи, которые обязаны выполнять работники компаний, находящиеся на той или иной должности, а также сопутствующие их деятельности условия труда.

При этом должностные инструкции не являются строго необходимыми документами, однако имеют самое широчайшее распространение и касаются представителей любых профессий. Их наличие позволяет защитить работодателя от необоснованных претензий со стороны подчиненных, а сотрудников в свою очередь – от чрезмерной нагрузки и исполнения тех функций, которые не входят и их прямые обязанности.

Должностные инструкции разрабатываются в индивидуальном порядке в соответствии со штатным расписанием предприятия и утверждаются приказом руководства – без этого документа они не вступают в законную силу.

При этом все должностные инструкции могут периодически меняться в плане содержащейся в них информации в зависимости от потребностей и текущей ситуации на предприятии, но откорректированные документы также нужно утверждать при помощи приказа руководителя.

Следует отметить, что сведения, вносимые в данные документы должны строго соответствовать рамкам законодательства РФ и никоим образом не нарушать гражданские и трудовые права работников.

Именно поэтому составление должностных инструкций обычно входит в компетенцию руководителей структурных подразделений, а затем передается на проверку и утверждение штатному юрисконсульту компании или стороннему юристу – эта мера исключает наличие в нем грубых ошибок и условий, нарушающих права работников.

НПА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Основными НПА по делопроизводству, прямо предназначенными для разработки инструкций по делопроизводству, являются Примерная инструкция по делопроизводству и Правила делопроизводства 2019. Рассмотрим их подробнее.

Примерная инструкция по делопроизводству

Согласно п. 1.3 Примерной инструкции по делопроизводству, в этом документе установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций. Понятие «государственная организация» в российском законодательстве не определено. На практике так называют организации различных организационно-правовых форм, основной признак которых – государственная собственность на имущество организации. В Схеме 2 приведем классификацию государственных организаций.

Примерная инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами независимо от вида носителя (бумажного и электронного). Во всех разделах этого НПА отмечены особенности работы с документами в условиях СЭД.

Примерная инструкция по делопроизводству охватывает весь жизненный цикл документа в делопроизводстве: от подготовки проектов документов, включения их в документооборот организации и до систематизации документов в пределах документального фонда и организации их отбора для передачи в архив организации.

Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает, что на ее основе в организации разрабатывают индивидуальную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем. Отмечено, что в целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

Примерная инструкция по делопроизводству рассматривает делопроизводство как деятельность, в которую входит:

• документирование деятельности;
• организация документооборота;
• формирование документального фонда организации (систематизация документов и организация их текущего хранения);
• организация доступа к документам и их использования.

Нормы, регулирующие порядок доступа к документам в целях их использования, изложены в разделе IX Примерной инструкции по делопроизводству. Они включают:

• порядок выдачи документов для использования работникам организации;
• предоставление документов по запросам органов власти и организаций (судебных, правоохранительных, органов государственного контроля и надзора);
• порядок изъятия (выемки) документов (на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти).

В приложения Примерной инструкции по делопроизводству входят:

• образцы бланков документов;
• образцы оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, докладная и служебная записки, деловое письмо и т.д.);
• примерные перечни утверждаемых документов;
• примерные перечни документов, заверяемых печатью организации;
• примерные перечни нерегистрируемых документов.

Правила делопроизводства 2019

Правила делопроизводства 2019 разработаны в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» взамен Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Сфера действия нового НПА в сравнении со сферой действия старого расширилась. Теперь положения документа распространяются на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления.

Мы уже комментировали первые разделы Правил делопроизводства 2019. В 2020 году мы продолжим рассматривать этот документ.

Об обновленном стандарте документооборота

Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2016. Но отсрочил внедрение на полтора года. С 01.07.2018 вступил в силу новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту: в 2021 году стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.

Госстандарт Р 7.0.97-2016 ссылается на два документа: и . Кроме обновленных правил работы с документацией, новые требования к делопроизводству с 2021 г. включают приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.

ВАЖНО!
С 2020 года действуют новые сроки хранения организационной документации. Они утверждены

В нормативе приводится перечень типовых документов по направлениям деятельности в организации и период их хранения. Данная информация будет крайне актуальна при формировании новой номенклатуры.

Порядок оформления документов

Почти весь документооборот ведется на компьютере, но допускается и бумажная документация (п. 3.1 ГОСТ). Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по ГОСТу в 2021 г. оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 Госстандарта). Кроме того, при создании документации на двух и более страницах, второй и следующие листы необходимо пронумеровать. Номера страниц проставляют в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

По новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12, 13, 14. Ранее в Госстандарте в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в новой редакции наименования шрифтов убраны.

Другие правила оформления делового письма по ГОСТу в 2021 году:

1. Для экономии места уменьшают шрифты в таблицах.
2. Интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см ().
3. Регламент устанавливает требование к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 Госстандарта).

Например, оформление приказа по ГОСТу в 2021 г. выглядит так:

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Содержание приказа должно обязывать выполнять правила обращения с официальными документами. Такая задача возлагается на начальников структурных подразделений. Также одно из условий полноценной работы документа  – осведомлённость о нем сотрудников. После подписания генеральным директором приказ регистрируется в журнале, а после этого исполнитель приступает к ознакомлению с ним. Создаётся копия для каждого руководителя структурных подразделений. К ней прилагается лист визирования, где сотрудники ставят личную подпись, а также дату прочтения.

После этого документы с оригиналами подписей передаются в отдел кадров, где хранятся вместе с оригиналом приказа на протяжении срока действия инструкции.

Положение о делопроизводстве также должно быть в списке приложений. Если объём большой, допускается использование локальной сети, где сотрудники смогут получить доступ к положению в любое время.

Если говорить о сроках хранения приказа, то это – тот период, который указан в принимаемом положении.

С учётом рекомендаций по оформлению, образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству будет выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Гамма»

123456, г. Омск, ул. Красная21, ИНН 123456789,

ОГРН 987654321, КПП 123456

№ 1234 от 12июля2017 г.                                                                                                 г. Омск

ПРИКАЗ №123

«Об утверждении инструкции по делопроизводству»

С целью обеспечения порядка ведения делопроизводства ООО «Гамма», руководствуясь ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 утверждённый Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст.,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству ООО «Гамма».
2. Руководителям структурных подразделений:

• Обеспечить ведение внутреннего и внешнего документооборота в соответствии с инструкцией.
• В срок до 01.08.2017 г. довести требования настоящего приказа до ведома подчинённых сотрудников под подпись в прилагаемом листе ознакомления.

1. Контроль выполнения приказа оставляю за собой.

Приложение: — Лист ознакомления работников ООО «Гамма» с приказом N1234от 12.07.2017 г.;

                        — инструкция по делопроизводству ООО «Гамма»

Генеральный директор ООО «Гамма»                                                                            Иванов И.И.

Проект целесообразно согласовать с начальником отдела делопроизводства компании, юрисконсультом

Важно учитывать, что инструкция утверждается на несколько лет и не предусматривает частое внесение изменений

Компания, заинтересованная в создании эффективной системы делопроизводства, должна внедрять локальную политику по обращению с документами. Это позитивно влияет на имидж, приводит к единству форм создаваемых локальных актов, служебных записок и других бумаг.

«ПИАР» БУДУЩЕЙ ИНСТРУКЦИИ

Впервые вводимую инструкцию по делопроизводству почти наверняка работники воспримут в штыки: еще бы, ведь раньше не было никаких правил, а теперь целый том, который еще нужно изучить каждому. Что ж, это совершенно нормальное явление: на языке менеджмента принятие любого нового корпоративного закона называется организационным изменением. Организационное изменение не проходит в организации без сопротивления со стороны работников. Главное – сохранять терпение, и спустя некоторое время к инструкции привыкнут и начнут ею пользоваться. А чтобы это «некоторое время» наступило побыстрее, можно пойти на небольшие хитрости, например:

• не скрывать ни от кого, что разрабатывается такой ЛНА, при любом удобном случае подчеркивать его необходимость;

• акцентировать внимание коллег на случаях, когда отсутствие утвержденных правил оформления документов привело к негативным последствиям: директор не подписал документ, письмо не приняли на регистрацию в канцелярии госучреждения, из-за неправильного учета потерялся важный договор;

• интересоваться мнением коллег об оформлении документов

Если у кого-то есть предложения – отлично, их нужно выслушать с особым вниманием. Воплощать идею необязательно, главное, чтобы автор ощутил, что он тоже участник работы над инструкцией – о своей работе плохо не говорят

Кстати, часто работники подбрасывают «со стороны» очень дельные мысли.

Делопроизводство – что это?

В любой организации, на предприятии существует необходимость в издании целого ряда документов. Одни регулируют собственную деятельность, другие – взаимоотношения с партнерами и так далее. Понятно, что всеми этими вопросами занимаются конкретные люди, причем – разные. У каждого работника не просто свой взгляд на вещи, но еще и собственный, наработанный годами, опыт, навыки, умения. Получается, что и представление о форме и содержании одного и того же документа может быть совершенно разным. Если пустить дело на самотек, то в одной организации будут создаваться бумаги, имеющие различные формы, внешний вид. Люди, сменяя друг друга на рабочем месте, станут путаться, терять данные. А ведь любой документ – это не просто бумага с текстом, а и судьба конкретного работника или проекта. Многие из них должны храниться долгие годы, чтобы человек смог подтвердить факт своего участия в работе предприятия (например, кадровая документация). Кроме того, вид письменных источников информации служит своего рода «лицом» компании. Для того чтобы унифицировать документы, придумали такое понятие, как делопроизводство. Фактически это свод правил, описывающих сроки и методы работы с бумагами, их форму, виды и так далее.

ТЕКСТ ИНСТРУКЦИИ

Конечно, воспользоваться комбинацией «копировать – вставить» проще всего. Можно брать целые куски из ГОСТ, ведомственных ЛНА или даже из инструкций дружественных организаций. Только делать этого не нужно. Кто-кто, а разработчик документа должен знать текст своего творения до последней буквы. Мы рекомендуем пойти по длинному пути и набирать инструкцию вручную, раздел за разделом.

Попутно текст инструкции нужно снабжать примерами, объясняя, допустим, как оформлять реквизит «Наименование организации» – с наименованием именно своей организации, а не какой-то другой. В примерах к реквизитам «Подпись» или «Виза» надо показать фамилии тех должностных лиц, которые работают в организации.

Кроме того, набор инструкции вручную поможет избежать таких недоразумений, как слова «в государственном органе исполнительной власти» вместо слов «в Обществе», названий и фамилий явно из другого, неизвестно чьего, документа.

Разновидности приказов

Всего существует 3 вида актов, подразделяемых на группы в зависимости от предмета и целей составления:

• Решение организационных вопросов. К примеру, приказ может касаться ликвидации/реорганизации компании, создания коллегиальных органов, формирования расписания, управления компанией на всех уровнях.
• Вопросы, касающиеся производственной деятельности. К примеру, приказ может касаться порядка финансирования компании, обеспечения материалами. Документ нужен для создания научно-технической политики, подведения результата работы компании.
• Вопросы, касающиеся личного состава. Приказ может касаться приема сотрудников на работу, обучения работников, перевода на другую должность. На основании документа происходит поощрение специалистов, увольнение трудящихся. Он нужен для реализации социальных гарантий: выплаты беременным, материальная помощь.

Практически все важные решения в компании принимаются на основании приказов.

СТАНДАРТЫ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Результаты работы организации зависят от системы управления, а создание документов и управление ими – неотъемлемая часть любого делового процесса организации. Персонал, работающий с документами, должен быть квалифицированным, знать свои обязанности и понимать ответственность за их недобросовестное выполнение. Об этом написано в международных стандартах, содержащих требования к системам менеджмента (например, в часто внедряемом на российских предприятиях ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования»). Не секрет, что в нашей стране принятие принципов, зафиксированных в этих стандартах, дается непросто – многие воспринимают их как изложенную непростым языком теорию, не имеющую ничего общего с действительностью. Но положения этих документов на самом деле очень полезны.

Вопросу управления документами посвящены следующие стандарты:

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019);

2. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (далее – ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011).

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 распределению ответственности между работниками уделено особое внимание. Так, установлено, что ответственность должна быть определена для:

• всех участников процесса создания документов;
• лиц, участвующих в управлении документами;
• всех пользователей документных систем.

Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 ответственность распространяется на всех сотрудников, которые создают и используют документы, и должна быть определена, установлена и доведена до их сведения (Таблица 1).

В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 в организации необходимо закрепить ответственность в ряде документов (Схема 2).

Для эффективного управления документами следует распределить ответственность между работниками. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 регламентирует реализацию системы управления документами (далее – СУД), которая связывает управление документами с успешной деятельностью организации и подотчетностью путем создания структуры, включающей политику, цели и руководства для документов. Положения этого стандарта используют те организации, которые приняли решение о разработке и внедрении СУД.

Как оформить приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Подготовкой бумаги занимается служба делопроизводства предприятия при участии архивариуса, юрисконсульта. В структурных подразделениях положение используется как основной локальный акт, который специалисты будут применять при работе с корреспонденцией.

Нормативная база страны не располагает унифицированной формой такого вида документа. Управленец вправе придерживаться собственных правил, соответствующих внутренней политике и не противоречащих закону.

Приказ может издаваться на фирменном бланке. Вверху листа пишется полное наименование компании, юридический адрес, регистрационные коды. За этим следует поле для номера в журнале, даты подписания приказа. В правой части листа указывается название населённого пункта, где расположена компания.

Документ озаглавливается словом «ПРИКАЗ», далее пишется преамбула. Здесь исполнитель указывает основания для издания. В рассматриваемом случае таковым выступит ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. На момент публикации статьи нормативная база страны могла претерпеть изменений, в связи с этим исполнителю стоит проверить официальные источники информации и привести проект в соответствие с правками.

Организация действия документа

Инструкция, чтобы реализовать свои цели, должна быть доведена до каждого работника. Желательно, чтобы ее электронная копия была у любого, в чьи обязанности входит составление документов. Дело в том, что она не просто включает в себя правила написания и формирования бумажных источников информации, она еще и содержит их формы (приложения). Например, к ней обязательно прикладываются бланки писем, приказов, иных документов, формируемых на предприятии. Еще должны прописываться такие «мелочи», как параметры расположения текстов, полей и так далее. Каждый работник должен подтвердить своей личной подписью факт ознакомления с инструкцией. Чтобы обучить людей, рекомендуется проводить с ними регулярные занятия, в ходе которых нужно разъяснять ее положения, приводить примеры. Далее ответственное лицо осуществляет контроль за исполнением инструкции.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

• положения о документообороте;
• инструкции;
• правила;
• регламенты.

Национальный стандарт России о требованиях к оформлению документов.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

• в целях обеспечения юридической силы документа;
• для оперативной обработки документа;
• для оперативного поиска документа;
• для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

ИСТОЧНИКИ ДЛЯ СОЗДАНИЯ ИНСТРУКЦИИ

При создании инструкции по делопроизводству целесообразно руководствоваться следующими документами:

• Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее – МР для ФОИВ);

• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013);

• ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В качестве образца рекомендуем использовать ведомственные инструкции. Например, Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации. Этот документ можно использовать как основу и по содержанию, и по способу изложения информации.

Структура документа

Писаных правил, которые бы регулировали, что нужно включить в инструкцию, не существует. Структура ее проста: общая часть, тематические разделы и дополнения. Рекомендуется обязательно указывать круг должностей, к которым относится документ, нормативно-правовые акты, на основании которых он составлен. Обязательно указывается лицо, которое осуществляет контроль за ее исполнением. Наибольшую смысловую нагрузку несут тематические разделы. В них конкретно описываются документы и требования к ним

Необходимо уделять внимание правилам регистрации, прохождения, архивного хранения бумаг. Желательно в последней части описать методы внесения дополнений или изменений в данный документ, случаи, когда это делается

Как составить приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Приказ об инструкции по делопроизводству не имеет унифицированного образца, поэтому его можно составить в свободной форме. Приказ может иметь следующую структуру:

• В верхней части листа необходимо указать наименование организации, затем – название документа («Приказ») и присвоенный регистрационный номер.
• Далее нужно прописать дату и место составления распорядительного документа.
• Затем указывают основание для составления приказа. К примеру «В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности». После этой фразы прописывают слово «ПРИКАЗЫВАЮ». Выбранная формулировка должна четко обосновывать необходимость издания приказа и его назначение.
• Далее идет текстовая часть, в которой нужно расписать четкие поручения для ответственных должностных лиц и персонала.
• Документ должен подписать руководитель и перечисленные в нем ответственные лица.

К распорядительному документу нужно приложить текст самой инструкции, оба документа следует хранить вместе. После утверждения приказа генеральным директором он проходит процедуру регистрации. Затем с его текстом знакомят работников под роспись. Если работников много – они расписываются в специальном журнале или листе ознакомления.

В поручительной части приказа целесообразно прописать такие пункты:

• указание о введении инструкции по делопроизводству;
• сроки введения документа в действие;
• необходимость ознакомления заинтересованных сотрудников с текстом инструкции;
• назначение лица, ответственного за исполнение приказа (чаще всего руководитель организации возлагает эту функцию на себя).