Докладная записка

Содержание

Докладная записка – это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения.

Цель написания докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения.

В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, т.е. информировать о выполнении распоряжения, завершении или ходе выполнения работ, задач.

Данный документ может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.

Докладная записка может быть внутренней либо внешней. Внутренняя составляется на имя руководителя структурного подразделения либо организации (в порядке прямого подчинения), внешняя – на имя руководителя вышестоящей инстанции.

Как написать докладную записку

По своей сути и форме докладная записка напоминает служебную записку. Отличие между ними в том, что докладные записки направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему, а служебные — от сотрудника либо руководителя одного структурного подразделения работнику равнозначного должностного статуса другого подразделения.

Бланк докладной записки содержит следующие реквизиты:

• наименование структурного подразделения (для внешней докладной записки – наименование организации);
• наименование документа;
• дата и регистрационный номер документа;
• место (город) составления (для внешней докладной записки);
• адресат — кому она предназначена: наименование должностного лица, его фамилия, инициалы;
• заголовок к тексту документа — начинается со слов «О …», «Касательно …»;
• текст записки — обычно он состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы, делаются конкретные выводы;
• подпись — должность составителя, личная подпись, расшифровка подписи: фамилия и инициалы.

Образцы и примеры докладной записки

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплиныИнформирует о факте нарушения работником трудовой дисциплины и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности. 1 образецДокладная записка о прогулеИнформирует о факте отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение всего рабочего дня либо значительной его части и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности. 1 образецДокладная записка на сотрудника за оскорблениеИнформирует об оскорбительном поведении должностного лица на рабочем месте и содержит просьбу о принятии мер по недопущению такого поведения в будущем. 1 образецДокладная записка о невыполнении должностных обязанностейИнформирует о невыполнении или ненадлежащем исполнении сотрудником своих трудовых обязанностей и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности. 1 образец

Образец докладной записки о премировании

Отдел снабжения

Генеральному директору ООО «Магнит» Семеновой Ирине Григорьевне

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

2013-04-10-ЦН от 04.10.2013 г.

О премировании

Прошу поощрить менеджера по продажам Краснова Александра Олеговича денежной премией в размере 8000 рублей за расширение клиентской базы с 30 до 50 торговых точек и увеличение общего объема продаж продукции в 2 раза по итогам 3-го квартала 2013 г.

Начальник отдела снабжения

Егоров

В. А. Егоров

Оформление докладной записки внутри организации можно осуществлять на обычном листе бумаги формата А4, внешней, направляемой в вышестоящие инстанции — на фирменном бланке организации.

Скачать пример докладной записки

Скачать образец докладной записки о премировании в формате doc

Образец докладной записки проверен на актуальность 05.10.2013

Отличительные особенности докладной записки от служебной и объяснительной

Внутренний обмен деловой информацией предполагает помимо докладных, возможность подачи:

• служебных записок;
• обязательных при определенных обстоятельствах письменных объяснений.

Служебную записку по существу можно определить как одну из разновидностей докладной.

Применяется такого рода документ для внутреннего пользования, обмена информацией между сотрудниками, не подчиняющимися друг другу.

Подают служебные записки для получения необходимой информации, либо сообщая сведения, касающиеся производства другому отделу. Например, подготовив служебную записку, главный бухгалтер предприятия информирует структурные подразделения о смене банковских реквизитов.

Согласно трудовому законодательству, для принятия руководителем решения о выборе меры привлечения к дисциплинарной или в предусмотренных законом ситуациях, материальной ответственности, должны быть соблюдены процессуальные требования.

С виновного подчиненного берут письменные объяснения, помогающие разобраться в причинах совершенного проступка, принять объективное решение. При отказе писать объяснительную, составляется соответствующий акт.

Например, при обжаловании увольнения в надзорные органы или суд, руководителю придется не только восстановить с нарушением уволенного сотрудника в прежней должности, но и выплатить компенсацию среднего заработка за время вынужденного прогула.

Цель объяснительной – дать пояснения нарушения дисциплины, невыполнение своевременно задания, и тому подобное.

Любая докладная может начинаться с фразы «довожу до вашего сведения», образец объяснительной имеет произвольную форму:

Должность руководителя,фамилия, инициалы имени, отчестваполностью фамилия, имя, отчество сотрудника,структурное подразделение, являющееся основным местом работы,занимаемая должность (профессия) 

Объяснительная записка 

«__»­_________ 2019 года я опоздал(а) на работу в связи (указать причины нарушения дисциплины труда и внутреннего распорядка).Приложение: (при наличии документов, подтверждающих обоснованность проступка, перечислить списком).

Дата подпись инициалы имени, отчества, фамилия. 

Так же, как и докладную, для решения производственных задач, в рамках взаимодействия между различными отделами, структурными подразделениями, служебную записку можно начать фразой «довожу до вашего сведения».

Образец служебной записки:

Директору ООО «Гермес»Леонову А.П.от менеджера по продажамФедонюк Натальи Валерьевны 

Служебная записка 

Довожу до Вашего сведения, что с 25.11.2019 по 25.12.2019 года, согласно Приказу № 54 от 22.11. 2019 г., я находилась в служебной командировке в ООО «Астра», расположенном в г. Шахты, Ростовской области.

Для проезда к месту выполнения поручения и обратно был использован личный автомобиль марки ВАЗ 2106, номер государственной регистрации М346РО 123.

Во время пребывания в командировке проживала у родственников.

Отбыла 25.11.2019 в 7ч 00 мин.

Прибыла 25.12.2019 в 19ч 00 мин.

Приложение:

• кассовый чек на заправку в г. Ростове 25.11.2019;
• кассовый чек на заправку в г. Шахты, Ростовской области от 25.12.2019;
• отчет о проделанной работе. 

27.12.2019 г. подпись Н.В. Федонюк

Для наглядности отличий разного рода письменных обращений, используемых в делопроизводстве, приведем таблицу:

Вид записки	Цель	Кому адресуют	Суть содержания	Примеры
Докладная	Информируют о конкретной ситуации, факте, выполнении работы. Обосновывают выводы, вносят предложения.	Вышестоящему должностному лицу.	1 часть – причины и мотивы, послужившие для написания 2 часть – информирование, анализ ситуации 3 часть – выводы, предложения, просьбы.	Предложение о премировании, повышении сотрудника и так далее.
Служебная	Оперативно передают в письменном виде информацию между отделами, получают ответы на запросы, уточняют данные поручения.	Лицу, состоящему на одном уровне управления с составителем записки. Адресат и составитель не подчиняются друг другу.	Заявка на пропуск сотрудников в выходной день, оповещение о ремонтных работах в офисе, прочее.
Объяснительная	Объяснить причины совершения проступка, что стало основанием конкретных действий.	Собственнику или первому руководителю, непосредственному начальнику.	Описываются причины и мотивы написания записки, их объяснение. Не содержит выводов и просьб.	Объяснение прогула, невыполнения задания, перерасхода средств компании и тому подобное.

Эффективность записки

Докладную за оскорбительные действия на месте работы нужно подавать, если есть уверенность в собственной правоте, и не возникнут проблемы с руководством и коллегами в будущем.

Иногда проще погасить конфликтную ситуацию в самом начале, чем раздувать ее до огромных размеров.

Какие цели преследуют такие действия:

улучшение показателей эффективности труда коллектива (при конфликте снижается уровень такого важного фактора);
восстановление репутации организации (если свидетелями происшествия стали ее клиенты);
гармонизация психологического состояния коллектива;
урегулирование конфликта;
снятие ответственности с оскорбленного гражданина;
защита собственных прав.

Есть обстоятельства, при которых подача докладной не только неэффективна, но и не имеет необходимой объективности:

• пострадавший испытывает личную неприязнь к нарушителю;
• отсутствуют доказательства произошедшего инцидента;
• конфликт незначительный и не оказал серьезного влияния на коллектив;
• вовремя был улажен спор.

В остальных ситуациях непременно надо обращаться к руководству с докладной на сотрудника за оскорбление, чтобы не допустить возникновения такой проблемы в будущем.

ПОНЯТИЕ ОСКОРБЛЕНИЯ СОГЛАСНО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВУ

Согласно Кодексу административных правонарушений РФ, оскорблением может считаться совокупность слов или действий, направленная на умышленное унижение чести и достоинства личности и выраженная в неприличной форме. Данное правонарушение подразумевает наличие адресата – жертвы неправомерных действий  и их исполнителя – обидчика.

В случае оскорбления на рабочем месте можно выделить следующие их категории:

• Оскорбление посторонним лицом: клиентом, поставщиком или иным посетителем;
• Оскорбление начальником какого-либо конкретного подчиненного или даже целого подразделения;
• Оскорбление о лица коллеги.

Опираясь на статистику, можно твердо заявить о том, что огромное количество людей постоянно претерпевают подобные нарушения прав человека, но не следует оставлять их без внимания, особенно если это происходит с завидной постоянностью. В первую очередь данная проблема должна вызвать желание наказать обидчика – это здоровая реакция нормального человека.

В таком случае стоит не вступать в конфликтную ситуацию, а довести информацию о ней до вышестоящего руководства. Способом такого донесения можно выбрать написание докладной записки. О том, как правильно ее оформить читайте далее.

Правила составления, подачи и архивации докладных записок

В деловой жизни наиболее часто встречаются следующие основания:

1. Нарушение трудовой дисциплины.
2. Премирование или отказ от выдачи премии.
3. Невыполнение или ненадлежащее выполнение сотрудником своих служебных обязанностей.
4. Антисоциальное поведение работника.
5. Хищение и нанесение вреда имуществу.

Для каждого из этих типичных случаев существует свой распространённый на практике шаблон, облегчающий составление документа.

Подача и регистрация докладных записок

Регистрация внешних докладных записок происходит так же, как и всех исходящих документов в виде писем или справок.

Регистрация внутренних докладных записок производится в Журнале регистрации служебных (докладных) записок и поощрений, составляемом в табличной форме. Никаких особых требований по ведению или не ведению такого журнала в трудовом законодательстве РФ не существует. Однако на средних и крупных предприятиях, а также в государственных организациях они обычно создаются с целью накопления информации по поощрению работников. Согласно ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов», время хранения такого журнала составляет 75 лет.

В него вносятся:

• порядковый номер записки;
• должность и фамилия ведущего журнал работника;
• тезисное содержание документа.

Обычно такой журнал ведётся работником отдела кадров.

Докладная записка после своей регистрации попадает к руководителю для рассмотрения и организационных выводов. В результате рассмотрения документа руководитель принимает решение. Оно фиксируется в виде резолюции, написанной на самой докладной записке между адресом и текстом, или оформляется в виде отдельного документа, прилагаемого к записке. Следует заметить, что писать резолюцию на полях страницы неправильно.

Резолюция начальника является основанием для выполнения написанного в ней решения.

Типы докладных записок

Наиболее часто употребляется докладная записка о нарушении трудовой дисциплины.
Автор такой записки информирует своих вышестоящих руководителей о произошедшем трудовом нарушении: прогуле, опоздании или неявке на работу, употреблении спиртных напитков и прочих проступках. Одновременно с фактическим материалом в докладной записке должно быть предложение о мерах по пресечению подобных случаев, о наложении взыскания на виновных в их совершении.

В докладной записке укакзываются все детальные обстоятельтва совершения дисциплинарного проступка

Близка по содержанию к докладной записке о дисциплинарном нарушении записка о невыполнении работником своих служебных обязанностей.
Она составляется, когда сотрудник не должным образом соблюдает свои обязанности и в результате этого фирма терпит убытки. В качестве дополнения к докладной записке можно приложить, например, образцы неправильно составленных сотрудником документов или результаты видеонаблюдения за его рабочим местом. Определённой спецификой такого рода докладной является необходимость её согласования с непосредственным руководителем проштрафившегося работника.

К докладной записке желательно добавить документы, свидетельствующие о невыполнении работником своих служебных обязанностей

Довольно распространённым поводом написания докладной записки является неуместное или антисоциальное поведение работника, выражающееся в его грубости, хамстве, игнорировании просьб клиентов и тому подобном.

Написание такой записки обычно является более сложным делом, чем докладной о дисциплинарном нарушении. Здесь необходимо не только отразить факт самого некорректного поведения, но и обрисовать саму личность нарушителя.

Для избежания обвинения в предвзятости или голословности автору докладной записки необходимо иметь свидетелей некорректного поведения сотрудника

Наиболее сложным поводом написания докладной записки являются факты кражи или умышленной порчи имущества. Такие случаи должны быть тщательно задокументированы. И первоначальным документом установления факта кражи нередко является докладная записка. При этом не так важна форма изложения, как точная передача всех обстоятельств. Такую записку необходимо зарегистрировать в журнале входящей документации, так как именно дата, поставленная на входящем документе, считается официальной датой извещения начальства о произошедшей краже или злостной порче имущества.

К докладной записке необходимо приложить Акт о порче имущества, подписанный комиссией в составе не менее трёх человек

Образцы докладных записок

Образцы отличаются в зависимости от того, к какому типу относится записка, с какой целью она составлена, и какая информация в ней содержится.

Самые частые образцы приведены далее.

О невыполнении служебных обязанностей работника

Цель этого документа – довести до сведения руководства информацию о том, что в штате есть сотрудник, некачественно выполняющий свою работу.

Докладная должна состоять из двух частей:

• Основной, в которой содержится информация касательно ненадлежащего исполнения сотрудником обязанностей.
• Рекомендательной, в которой составитель докладной предлагает меры, которые могут быть предприняты по отношению к работнику.

Также в документе обязательно должны присутствовать следующие данные:

• ФИО и должность сотрудника, который плохо выполняет свои обязанности.
• ФИО и должность составителя записки.
• Подробная информация о том, как именно сотрудник нарушил правила работы и к каким последствиям это привело.

Информация в записке должна быть представлена в таком порядке:

• Полное наименование получателя, должность и ФИО руководителя.
• Название и номер записки.
• Дата составления.
• Тип записки. В данном случае это будет докладная записка “О невыполнении должностных обязанностей”.
• Основное содержание.
• Рекомендации.
• Должность, ФИО, подпись составителя.

О нарушении трудовой дисциплины(прогуле)

Эта записка составляется в случае неявки сотрудника на рабочее место в необходимое время без веской причины. При ее составлении порядок данных остается тот же, меняется лишь тип документа.

Прогулом не считается отсутствие сотрудника на работе по причинам:

• Отъезда в рабочую командировку.
• Взятия отгула.
• Выполнения профсоюзной или общественной работы.
• Наличия дополнительных выходных дней.
• Нахождения сотрудника в отпуске.
• Выполнения своих рабочих обязанностей вне территории работодателя.
• Согласованный с руководителем уход с рабочего места по причине плохого самочувствия.

В этих случаях записка о нарушении трудовой дисциплины не составляется, а при составлении должна быть признана недействительной.

После получения такой докладной записки руководитель может предпринять следующие меры:

• Выговор.
• Замечание.
• Увольнение по статье.

Но зачастую сотрудника просят уволиться из компании самостоятельно.

О некорректном поведении сотрудника

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника – это документ, который составляется в следующих случаях:

• Оскорбительные высказывания в адрес коллег, клиентов или руководства.
• Грубое и навязчивое поведение.
• Использование в разговоре ненормативной лексики даже в случае, если она не произносится с целью оскорбления.
• Грубые и неприятные жесты в адрес руководства организации, ее клиентов или своих коллег.

Порядок представления данных у этого вида записки такой же, как и у предыдущих. Основная информация докладной (не служебной) записки может быть написана по данному образцу:

“Довожу до Вашего сведения, что 03.07.2005 г. оператор отдела логистики, Иванов Сергей Сергеевич употреблял нецензурные, бранные выражения по отношению ко мне. Прошу рассмотреть вопрос о привлечении Иванова С.С. к дисциплинарной ответственности, согласно внутренним правилам организации.

Оператор по логистике Л.Д. Тихонов”

Об отсутствии работника на рабочем месте

Отсутствие – не то же самое, что прогул. Человек мог появиться на работе, а потом покинуть рабочее место без согласования с руководителем.

Документ, информирующий об отсутствии на рабочем месте, мало чем отличается от образца докладной записки о невыполнении должностных обязанностей. Информация представляется в том же виде, что и в упомянутых выше записках.

Ранее упомянуты причины, по которым сотрудник может отсутствовать в организации.

О появлении сотрудника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения

В образце докладной записки о появлении работника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения указаны признаки, по которым руководитель определил нетрезвое состояние работника. Это может быть неадекватное и грубое поведение, сильный запах алкогольного напитка или перегара, неустойчивая походка. Также нельзя приносить на рабочее место алкоголь и психотропные вещества.

При наличии этих признаков руководитель обязан написать докладную. Непринятие мер по отношению к этому сотруднику может привести к плохим последствиям

Особенно это касается предприятий, где крайне важно соблюдать технику безопасности

В каких случаях документ нужен

Записка, являясь внутренним документом организации, позволяет обеспечивать горизонтальные связи между разными отделами. В данном случае – проинформировать руководство о внештатной ситуации, которую инициировал тот или иной сотрудник. Руководство, в свою очередь, обязано этот документ рассмотреть и предпринять необходимые действия для устранения неполадки. Поскольку речь идет о докладной записке, действия должны быть совершены в отношении сотрудника. Решение о введении (или не введении) наказания принимает руководство: провинившемуся сотруднику может грозить как дисциплинарное взыскание, так и увольнение из организации.

Законодательно форма и причина написания документа не регламентируются, но унифицированная форма составления документа может быть утверждена локальными актами организации. Среди причин написания записки, как правило, выступают:

Наличие у сотрудника необходимости выразить свою точку зрения в случае возникновения продолжительной конфликтной ситуации;
Появление у инициативного работника идеи по улучшению организации, как по созданию лучших условий труда, так и по общей рационализации производственной деятельности;
Появление необходимости привлечь внимание руководства в случае проступка кого-то из сотрудников: будь то некорректное поведение или невыполнение поставленных перед ним производственных задач;
Неправомерная передача полномочий подчиненным;
Несогласия работника с тем или иным решением руководства организации;
Возникновение ситуации, которая могла принести организации материальный или иной ущерб;
Достижение сотрудником определенных успехов, за которые, по его мнению, он должен быть награжден (премирование и т.д.);
Возникновение споров административного или производственного характера;
Появление необходимости в создании отчета, фиксирующего определенный этап деятельности организации и т.д.

Способы подачи жалобы

Жалоба направляется группой лиц в соответствующую организацию одним из нескольких способов:

1. Они лично направляют жалобу в организацию (например, через секретариат) – в этом случае в обязательном порядке нужно получить расписку о приеме документа или заверенную копию с отметкой о принятии.
2. Они отправляют документы заказанным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Этот способ подойдет для тех случаев, когда руководство организации отказывается принимать жалобу.
3. Они передают жалобу с помощью своего представителя, в пользу которого оформляется доверенность.
4. Они направляют жалобу с помощью электронной почты или формы обратной связи.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ СОГЛАСНО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВУ

Как было сказано выше, для донесения информации до руководства организации используется докладная записка. По определению, этот документ, который чаще всего адресуют именно начальнику структурного подразделения или руководителю организации, должен содержать обстоятельное изложение составителем некого вопроса со всеми выводами и предложениями.

Законодательство не предусматривает разделение информационно-справочной документации на типы, поэтому термин «докладная записка» не фигурирует ни в каких нормативных актах, а его определение ничем четко не регламентировано. Несмотря на это документ имеет номер по ОКУД – 0286041.

Дополнительная правовая характеристика явления

Оскорблениям вообще посвящена статья 5.61 КоАПа. Служебная обстановка при наличии подобных нарушений не рассматривается в отдельных пунктах.

Хамское поведение будет считаться оскорблением, если соблюдаются такие условия:

1. Несоблюдение норм этичности в словах или действиях.
2. Наличие стремления унизить достоинство или честь жертвы.
3. Нарушение предполагает наличие исполнителя, адресата. При этом все стороны рабочих отношений могут играть одну из ролей – руководители, подчиненные, посторонние лица в виде клиентов или партнёров.

При подготовке заявления о правонарушении важно заранее определить, было ли устное высказывание нецензурным. Эта деталь играет важную роль

Можно оскорбить и с использованием только литературного языка, если смысл слов остается непристойным.

Записи служебных видеокамер также помогают доказать правоту. То же касается диктофона, включенного в момент беседы.

Пока что на практике редко сталкиваются с исками, предметом которых становятся именно оскорбления. Это касается ситуаций, когда виновниками признают руководителей. Встречаются статьи и заметки про оскорбления врачей на рабочем месте.

Несоблюдение субординации на работе

Субординация—это служебные отношения, которые построены по иерархическому принципу.

Они нужны для соблюдения определенной дистанции между подчиненным и начальством. Грамотная и правильная субординация положительно сказывается на продуктивности, и помогает поддерживать хорошую рабочую атмосферу в компании. Субординация в деловых отношениях работает в обе стороны, так как не только подчиненные должны слушать и уважать руководство, но и начальство должно быть тактичным и вежливым, даже тогда, когда оно недовольно работой сотрудников и делает им замечания.

С юридической стороны рабочая субординация регламентируется должностными инструкциями и основным Уставом организации. При принятии человека на работу, с ним заключается определенный контракт, то есть трудовое соглашение, в котором прописаны все права и обязанности касательно субординации. Иногда в компаниях также существует договор, который заключается всем коллективом, в нем тоже бывают прописаны те или иные нормы.