Образец докладной записки

Как оформить (образец по ГОСТу)

• наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
• название документа;
• текст — что необходимо сообщить руководству;
• дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила и рекомендации к оформлению

Внешняя докладная записка заполняется на общем бланке компании и подписывается руководителем. Ее направляют главе конкретного учреждения.

Внутренняя записка отправляется в вышестоящую организацию и оформляется не на бланке, а на листе размера А4.

И тот, и другой тип документа обеспечивают вертикальную связь. Но отличаются  они между собой не только получателем, но и правилами оформления.

Оформление внутренней докладной

Документ должен содержать следующие данные:

• Название.
• Полное наименование структурного подразделения.
• Заголовок к тексту.
• Сам текст записки, в котором должна содержаться исчерпывающая информация касательно той или иной инициативы, отчета о работе и т.д.
• Дата составления.
• Регистрационный номер.
• ФИО, полное название должности и подпись составителя записки.
• Информация об адресате.
• Если есть приложение к записке, информация об этом должна быть в ней указана.

Текст докладной записки может быть разделен на 3 части:

• Констатирующую, в которой максимально подробно описаны все детали вопроса.
• Аналитическую, в которой приводятся возможные последствия.
• Рекомендательную, в которой должны содержаться советы и рекомендации по данному вопросу.

Если документ будет неправильно составлен, его могут признать недействительным и, следовательно, не будут предприниматься действия на основании отмеченной в ней информации.

Особенности оформления внешней докладной

При ее составлении необходимо указать следующую информацию:

• Полное наименование организации-получателя, ФИО руководителя, реквизиты компании.
• ФИО и должность составителя докладной записки.
• Дату и место написания.
• Регистрационный номер.
• Название документа.
• Изложение информации.
• Предложения по решению проблемы, если в них есть необходимость. Особенно это касается инициативных записок.
• Если есть приложения к записке, в ней должна содержаться информация об их наличии и количестве.
• Дата составления документа.
• Подпись руководителя, ее расшифровка.

Как уже упоминалось, неправильно составленный документ будет недействительным. Более того, ее составитель может получить взыскание со стороны вышестоящего руководства. Вот несколько советов касательно того, как избежать ошибок в написании докладной:

• Записка должна иметь четкую структуру.
• При написании нужно следить за лексикой, не допускать разговорных слов, просторечий, а также оценочных суждений. Записка должна быть составлена в деловом стиле.
• В записке не должно быть орфографических, синтаксических, пунктуационных, лексических и фактических ошибок.
• Все представленные в документе предложения по решению проблемы должны носить рекомендательный характер.
• В записке должна быть представлена исчерпывающая информация касательно того или иного вопроса, но излишняя детализация не нужна.
• Также не стоит пытаться исказить информацию или скрыть какие-либо важные факты.

Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании

Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать

Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

• Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
• Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
• Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
• Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
• Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

Как правильно составить докладную

Инициировать написание записки может любой сотрудник предприятия. Но не стоит забывать о правилах субординации. На имя генерального директора документ составляет руководитель структурного подразделения. Нижестоящие сотрудники должны сначала обсудить возникающие вопросы со своим непосредственным начальником. А уже последний, если посчитает необходимым, сообщит об этом в главную дирекцию.

Сотрудникам разрешается напрямую направить документ генеральному директору, но с подписью непосредственного начальника. Исключение – жалоба на начальника подразделения. В этом случае его подпись не требуется.

Структура записки

Структура докладной записки имеет некоторые моменты, которые обязательны к соблюдению:

1. События, причины, факты, из-за которых пришлось составить докладную. То есть получателю сразу должно быть понятно, что произошло.
2. Варианты решения проблем и пути выхода из сложившейся ситуации, предлагаемые автором.
3. Выводы и рекомендации автора.

Оформление

Требования к составлению докладной записки отражены в ГОСТ 6.30-2003. Документы, составленные с ошибками, могут потерять юридическую силу. Соответственно, при возникновении спорных ситуаций, не смогут выступить в качестве доказательственной базы.

Оформление внутренней докладной

Внутренняя докладная пишется как на компьютере, так и собственноручно на листе формата А4. Специальный бланк для неё не предусмотрен. В ней должно быть отражено:

1. Наименование подразделения, от которого направляется записка. Эти сведения размещают в верхнем левом углу.
2. Получатель записки (фамилия и инициалы), его должность и наименование подразделения. Указываются в правом верхнем углу.
3. Название документа должно быть размещено посередине листа (допускается выравнивание по левому краю) и написано заглавными буквами, то есть ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.
4. Ниже указывается дата подписания докладной в формате день, месяц, год арабскими цифрами.
5. Далее коротко излагается суть записки.
6. Содержание составляется тремя обособленными блоками.
7. В конце указывается должность автора, ставится его подпись с расшифровкой.

Оформление внешней докладной

Внешняя докладная записка – это, по сути, исходящий документ, который составляется на фирменном бланке организации. Вышеуказанные сведения в правилах внутренней докладной, распространяются и на внешнюю, но с добавлением нескольких моментов:

1. Обязательное присутствие сведений об организации-отправителе.
2. Данные об организации-получателе должны включать в себя наименование организации, индекс и полный адрес.
3. Обязательно указание города, где был составлен документ.
4. Подзаголовок, размещаемый ниже названия документа. Например, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, а ниже – «Касательно…» или «О…». То есть читающий сразу поймёт, о чём дальше будет идти речь.
5. Документу присваивается исходящий номер в канцелярии предприятия.
6. Обязательное отражение информации о составителе (исполнителе) письма с указанием контактного номера телефона.

Классификация докладных записок

В зависимости от целей взаимодействия, адресата, кому направлены сообщения, докладные бывают:

• внешними ­– когда информируют вышестоящие организации;
• внутренними – поданными на имя руководителя организации.

Возможно разделение видов докладных записок, по сути содержания:

• информационные, доводящие определенные сведения до начальства;
• отчетные, для сообщений результатов на определенных этапах деятельности;
• инициативные, когда работники вносят свои предложения.

Образец докладной записки 

Главному врачу Центральной городской больницы г. КалугаМалышеву И. И.инженер по охране труда Волков Н.И.

 Докладная записка 

Довожу до Вашего сведения, что в производственных подразделениях Центральной городской больницы № 5 в рамках подготовки ко Дню охраны труда под девизом «Охрана труда и будущее сферы труда» с 08.04.2019 г. по 18.04.2019 г. в структурных подразделениях МУ была проведена проверка выполнения требований нормативных актов:

• по охране труда на рабочих местах;
• соблюдения правил пожарной и электробезопасности;
• техники безопасности эксплуатации сосудов, работающих под давлением;
• организации и производства работ повышенной опасности.

По результатам проверок прошу поощрить лучших работников и подразделения почетными грамотами:

• «Лучшее структурное подразделение МУ «ЦПМСП г. Тореза – амбулаторию № 7;
• «Лучший работник» – младшую медицинскую сестру (санитарку) ДСП манипуляционного кабинета Чужинову Светлану Васильевну;
• «Лучший молодой работник» – сестру медицинскую общей практики – семейной медицины амбулатории № 5 Рязанцеву Кристину Валериевну. 

19.04.2019 г. 

Инженер по охране труда (подпись) О.Н. Малышева

Образец докладной записки

Исходя из практического использования в корпоративном общении данного документа, ДЗ подразделяются на ряд основных типов. Наиболее распространенные виды записок, которые чаще всего встречаются в корпоративных взаимоотношениях сотрудников государственных учреждений и коммерческих компаний, нужно рассмотреть отдельно. Далее поясним их ключевые нюансы и дадим примеры составления.

О нарушении трудовой дисциплины

Разнообразные нарушения дисциплины, к сожалению, встречаются достаточно часто и реакция сослуживцев и непосредственного начальника в виде составления ДЗ вполне закономерна.

Такая бумага официально подтверждает дисциплинарный проступок работника. Но чтобы взыскание, налагаемое на нарушителя, было возможным, необходимо довести до руководителя информацию о факте нарушения. Это и выступает основной целью данной разновидности ДЗ. В записке должны присутствовать сведения о нарушении и просьба к руководству о принятии надлежащих мер.

О невыполнении должностных обязанностей

Другим, часто используемым в корпоративном обиходе типом ДЗ является докладная записка о невыполнении должностных обязанностей.

Такой документ призван довести до вышестоящего руководителя сведения о том, что конкретный работник выполняет (выполнил) возложенные на него обязанности с нарушениями или не выполнил их вообще. В последней части бумаги должна содержаться просьба о дисциплинарных мерах воздействия. Без документа, указывающего на факты нарушения, любые санкции по отношению к этому работнику считаются необоснованными.

Докладная составляется о нарушении трудовой дисциплины, неисполнении служебных обязанностей, некорректном поведении и в других ситуациях

О некорректном поведении

И еще один вид ДЗ, требующий рассмотрения. Расскажем, как написать докладную о некорректном поведении сотрудника.

Этот вид ДЗ служит для информирования руководителя о недостойном поведении оскорбительного характера в рабочее время. Предложенные меры должны содержать не только просьбу о наказании виновного, но и требование о недопущении таких ситуаций в будущем.

Как составить докладную записку?

Докладная записка по своей структуре похожа на служебную. Главным ее отличием является адресат: если в служебной записке информация может быть направлена любому другому сотруднику, то в докладной сообщение адресуется вышестоящему должностному лицу.

Способы оформления докладной записки отличаются в зависимости от назначения. В частности, внутренняя докладная, направляемая руководству внутри организации, оформляется так же, как и служебная записка. Различие состоит в содержании текстового блока, который называется «Докладная записка», содержит изложение сути проблемы, предложения по ее устранению или описание уже принятых мер.

А вот при составлении внешней докладной записки, которая адресуется сотрудникам других организаций, правила более строгие:

• Документ составляется на фирменном бланке организации.
• Записка регистрируется в книге исходящих писем компании, при этом присвоенный регистрационный номер указывается в шапке записки. Также, при получении записки, она регистрируется как входящий документ в организации адресата.
• Внешняя записка подписывается, как правила, руководителем фирмы или его заместителем. При отправке также могут потребоваться подписи начальников других отделов.
• Дата составления записки является датой ее подписания и отправки.
• Если записка сопровождается документальными приложениями, то в текстовой ее части составляется список прилагаемых документов.

Текстовая часть докладной записки зависит от ее назначения:

Отчетная докладная должна содержать информацию о ходе работ, выполнении сроков, описание текущих проблем и т.д. Такой отчет позволяет начальнику вовремя заметить недостатки в работе и устранить их.
Докладная записка, информирующая о конкретной ситуации, состоит из подробного описания проблемы и предложений по ее улучшению (устранению)

На практике довольно часто подобные документы посвящены жалобам на нарушения сотрудниками трудовой дисциплины и носят негативный характер, поэтому в изложении информации важно опустить эмоциональную составляющую и придерживаться сути.

Понятие докладной записки и её виды

Бороться с нарушителями необходимо при помощи докладной записки, которая представляет собой особую деловую бумагу информационно-справочного характера, содержащую изложение сложившейся ситуации, возникшего вопроса, следствия по ним и действия по их решению.

Впрочем, не всегда докладная имеет вид жалобы. Документ может предполагать информацию о процессе выполняемой задачи, её окончании, декларировать завершение распоряжений вышестоящего начальства. Цель докладной в качестве жалобы состоит именно в информативном указании на сложившуюся ситуацию и побуждению к мерам решения.

Записка по направленности имеет вид внутренней или внешней. Первая оформляется на имя начальника подразделения. Например, рядовой сотрудник может написать жалобу на имя бригадира, менеджера. Начальник среднего звена указывает директора. Внешняя записка пишется на лицо высшей инстанции. Например, управляющий дочерним отделом оформляет докладную на имя директора центрального (головного) офиса. К тому же для написания внешней докладной требуется специальный бланк, тогда как внутренняя может быть написана на обычном листе А4. Такие бланки выдаются отделами самого предприятия. А также докладной документ классифицируется следующим образом:

• Инициативная записка. Её пишут сотрудники, которые имеют цель повлиять на другого работника. Им может быть как коллега, так и непосредственный руководитель. Документ описывает одну или несколько ситуаций, а также способы решения сложившихся обстоятельств;
• Информативная записка. Не имеет цели жалобы на сотрудника, и используется только как отчётность по текущему состоянию дел;
• Отчётная записка. Заполнение этого документа происходит только на этапе полного окончания работы и служит отчётом по выполнению задачи. В ней так же могут содержаться сведения по проделанной работе каждого сотрудника.

Обязательно ли составлять докладную записку об отсутствии сотрудника

Докладная записка на сотрудника — это документ, который оформляется на провинившегося работника с целью донесения до руководства сведений о его дисциплинарном поступке.

Вместе с этим бланком ответственные лица также  составляют акт об отсутствии работника на рабочем месте, который точно фиксирует время отсутствия, предпринятые меры для установления нахождения сотрудника и другие сведения.

После того, как оба этих документа передаются руководителю, он может изучить обстоятельства произошедшего, и вынести решение о досрочном прекращении трудового договора с сотрудником в связи с прогулом.

Но такой шаг требует полного и аккуратного оформления всех подтверждающих документов, поэтому докладную лучше всего составлять не «задним числом», а сразу в момент обнаружения этого нарушения.

Предварительно необходимо удостовериться, что это не вынужденный прогул,например, из-за болезни. Поэтому предварительно нужно попытаться связаться с работником и выяснить причину неявки. И если установить связь не удалось, либо работник не может достоверно объяснить причину, приступать к процедуре увольнения за прогул.

Закон не содержит обязательного требования по составлению докладной записки. В данной ситуации она является лишь еще одним документом, подтверждающим прогул, а также доносит сведения до руководства. Если компания небольшая, то ее можно и не составлять, поскольку директор обычно имеет возможность видеть и контролировать трудовую деятельность каждого своего подчиненного.

С другой стороны, оформление желательно в случае, когда работник не находится на своем месте уже более четырех часов, и у администрации есть желание уволить его за нарушение трудовой дисциплины.

В докладную можно включить не только информацию о проступке, который совершил работник, но также и порекомендовать руководству степень его наказания. Это имеет значение в больших компаниях, когда администрация может и не знать всех сотрудников в лицо, или непосредственный начальник хочет смягчить для него наказание. В этой ситуации записка поможет правильно оценить обстановку и выбрать адекватное наказание.

Внимание! Информация о возможном наказании должна иметь исключительно рекомендательный характер, поскольку окончательное решение об увольнении лежит на руководителе, и он может принимать решение не учитывая мнения подчиненных.

Важность составления записки повышается, если помимо дисциплинарной ответственности руководство хочет привлечь работника еще и к материальной. Докладная будет входить в пакет подтверждающих документов, и может содержать все необходимые сведения

бухпроффи

Важно! Докладная – это информационный документ, а потому ее составления мало для правильного обоснования увольнения из-за прогула. Главным бланком, который будет фиксировать неявку работника, является акт об отсутствии работника на рабочем месте

Образцы

Хамское поведение

Жалоба на хамское поведение пишется только на имя вышестоящего руководства.

Так следует оформлять жалобу за хамство

К документу прилагается объяснительная сотрудника.

Оформление о прогуле

Так выглядит эта докладная

Невыполнение обязанностей

Оскорбление

Так следует оформлять докладную за оскорбление

Найти меры воздействия на неадекватное поведение сотрудников в коллективе не так трудно. Составленный материал поможет правильно классифицировать и написать служебную записку. Помните, что профилактика нездорового поведения в рабочем обществе также необходима. Подбор сотрудников имеет важную роль. Учитывайте все факторы и, возможно, вам не доведётся брать в руки листок бумаги для написания докладной.

Отличительные особенности докладной записки от служебной и объяснительной

Внутренний обмен деловой информацией предполагает помимо докладных, возможность подачи:

• служебных записок;
• обязательных при определенных обстоятельствах письменных объяснений.

Служебную записку по существу можно определить как одну из разновидностей докладной.

Применяется такого рода документ для внутреннего пользования, обмена информацией между сотрудниками, не подчиняющимися друг другу.

Подают служебные записки для получения необходимой информации, либо сообщая сведения, касающиеся производства другому отделу. Например, подготовив служебную записку, главный бухгалтер предприятия информирует структурные подразделения о смене банковских реквизитов.

Согласно трудовому законодательству, для принятия руководителем решения о выборе меры привлечения к дисциплинарной или в предусмотренных законом ситуациях, материальной ответственности, должны быть соблюдены процессуальные требования.

С виновного подчиненного берут письменные объяснения, помогающие разобраться в причинах совершенного проступка, принять объективное решение. При отказе писать объяснительную, составляется соответствующий акт.

Например, при обжаловании увольнения в надзорные органы или суд, руководителю придется не только восстановить с нарушением уволенного сотрудника в прежней должности, но и выплатить компенсацию среднего заработка за время вынужденного прогула.

Цель объяснительной – дать пояснения нарушения дисциплины, невыполнение своевременно задания, и тому подобное.

Любая докладная может начинаться с фразы «довожу до вашего сведения», образец объяснительной имеет произвольную форму:

Должность руководителя,фамилия, инициалы имени, отчестваполностью фамилия, имя, отчество сотрудника,структурное подразделение, являющееся основным местом работы,занимаемая должность (профессия) 

Объяснительная записка 

«__»­_________ 2019 года я опоздал(а) на работу в связи (указать причины нарушения дисциплины труда и внутреннего распорядка).Приложение: (при наличии документов, подтверждающих обоснованность проступка, перечислить списком).

Дата подпись инициалы имени, отчества, фамилия. 

Так же, как и докладную, для решения производственных задач, в рамках взаимодействия между различными отделами, структурными подразделениями, служебную записку можно начать фразой «довожу до вашего сведения».

Образец служебной записки:

Директору ООО «Гермес»Леонову А.П.от менеджера по продажамФедонюк Натальи Валерьевны 

Служебная записка 

Довожу до Вашего сведения, что с 25.11.2019 по 25.12.2019 года, согласно Приказу № 54 от 22.11. 2019 г., я находилась в служебной командировке в ООО «Астра», расположенном в г. Шахты, Ростовской области.

Для проезда к месту выполнения поручения и обратно был использован личный автомобиль марки ВАЗ 2106, номер государственной регистрации М346РО 123.

Во время пребывания в командировке проживала у родственников.

Отбыла 25.11.2019 в 7ч 00 мин.

Прибыла 25.12.2019 в 19ч 00 мин.

Приложение:

• кассовый чек на заправку в г. Ростове 25.11.2019;
• кассовый чек на заправку в г. Шахты, Ростовской области от 25.12.2019;
• отчет о проделанной работе. 

27.12.2019 г. подпись Н.В. Федонюк

Для наглядности отличий разного рода письменных обращений, используемых в делопроизводстве, приведем таблицу:

Вид записки	Цель	Кому адресуют	Суть содержания	Примеры
Докладная	Информируют о конкретной ситуации, факте, выполнении работы. Обосновывают выводы, вносят предложения.	Вышестоящему должностному лицу.	1 часть – причины и мотивы, послужившие для написания 2 часть – информирование, анализ ситуации 3 часть – выводы, предложения, просьбы.	Предложение о премировании, повышении сотрудника и так далее.
Служебная	Оперативно передают в письменном виде информацию между отделами, получают ответы на запросы, уточняют данные поручения.	Лицу, состоящему на одном уровне управления с составителем записки. Адресат и составитель не подчиняются друг другу.	Заявка на пропуск сотрудников в выходной день, оповещение о ремонтных работах в офисе, прочее.
Объяснительная	Объяснить причины совершения проступка, что стало основанием конкретных действий.	Собственнику или первому руководителю, непосредственному начальнику.	Описываются причины и мотивы написания записки, их объяснение. Не содержит выводов и просьб.	Объяснение прогула, невыполнения задания, перерасхода средств компании и тому подобное.

Как пишется докладная записка на сотрудника

Главное правило служебки — четко описать, что произошло и кто в этом виноват. Если нарушена техника безопасности, руководству надо сообщить, кто это допустил, когда это случилось, к каким последствиям привело или может привести. Если сотрудник плохо справляется со своими обязанностями, аналогично: кто именно работает, не соблюдая должностную инструкцию, к чему это приводит. Никаких рассуждений, оценок и других личных моментов в обращении быть не должно.

Но поскольку служебная записка — это официальный документ, на основании которого руководство принимает определенные решения, он должен содержать все элементы, присущие официальным бумагам:

• по возможности оформляется на фирменном бланке либо на обычном листе формата А4;
• справа в углу указывается должность и Ф.И.О. руководителя в дательном падеже (кому адресуется);
• в середине — название документа;
• информация, которую надо донести, с указанием конкретных дат, должностей и имен сотрудников, которые нарушают дисциплину или не выполняют своих служебных обязательств;
• в конце обязательно ставится дата и подпись автора документа, желательно с расшифровкой и указанием занимаемой должности.

Образец 2: нарушение дисциплины

При устройстве на работу гражданина знакомят с Правилами внутреннего трудового распорядка, существующими в организации, коллективными договорами и иными локальными нормативными актами при их наличии. Обязательно нужно ознакомить работника со всеми документами, определяющими трудовую дисциплину на предприятии, чтобы он знал, какие действия допустимы, каков трудовой распорядок, график работы и т. д. Нарушение дисциплины может привести к дисциплинарным взысканиям вплоть до увольнения. Посмотрим, как пишется докладная в случае дисциплинарных провинностей.

Образец 3: о некорректном поведении

Некорректное поведение непосредственно нарушением дисциплины может не являться, однако это создает неблагоприятный климат в коллективе и способствует появлению конфликтных ситуаций. Служебная записка в этом случае оформляется не только в целях наказания, но в большей степени для недопущения в будущем подобных действий. Если в действиях работника содержатся признаки административного правонарушения или уголовного преступления, должны быть приняты соответствующие меры реагирования.

Важно, чтобы документ попал к руководству, иначе оно не сможет привлечь к ответственности прогульщика или работника, не справляющегося со своими трудовыми функциями. Для этого служебку можно отнести лично директору или начальнику подразделения, в котором выявлено нарушение

Если начальства нет на месте, бумагу надо зарегистрировать в секретариате. Секретарь передаст ее руководителю как входящую корреспонденцию.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Образцы докладных записок

Образцы отличаются в зависимости от того, к какому типу относится записка, с какой целью она составлена, и какая информация в ней содержится.

Самые частые образцы приведены далее.

О невыполнении служебных обязанностей работника

Цель этого документа – довести до сведения руководства информацию о том, что в штате есть сотрудник, некачественно выполняющий свою работу.

Докладная должна состоять из двух частей:

• Основной, в которой содержится информация касательно ненадлежащего исполнения сотрудником обязанностей.
• Рекомендательной, в которой составитель докладной предлагает меры, которые могут быть предприняты по отношению к работнику.

Также в документе обязательно должны присутствовать следующие данные:

• ФИО и должность сотрудника, который плохо выполняет свои обязанности.
• ФИО и должность составителя записки.
• Подробная информация о том, как именно сотрудник нарушил правила работы и к каким последствиям это привело.

Информация в записке должна быть представлена в таком порядке:

• Полное наименование получателя, должность и ФИО руководителя.
• Название и номер записки.
• Дата составления.
• Тип записки. В данном случае это будет докладная записка “О невыполнении должностных обязанностей”.
• Основное содержание.
• Рекомендации.
• Должность, ФИО, подпись составителя.

О нарушении трудовой дисциплины(прогуле)

Эта записка составляется в случае неявки сотрудника на рабочее место в необходимое время без веской причины. При ее составлении порядок данных остается тот же, меняется лишь тип документа.

Прогулом не считается отсутствие сотрудника на работе по причинам:

• Отъезда в рабочую командировку.
• Взятия отгула.
• Выполнения профсоюзной или общественной работы.
• Наличия дополнительных выходных дней.
• Нахождения сотрудника в отпуске.
• Выполнения своих рабочих обязанностей вне территории работодателя.
• Согласованный с руководителем уход с рабочего места по причине плохого самочувствия.

В этих случаях записка о нарушении трудовой дисциплины не составляется, а при составлении должна быть признана недействительной.

После получения такой докладной записки руководитель может предпринять следующие меры:

• Выговор.
• Замечание.
• Увольнение по статье.

Но зачастую сотрудника просят уволиться из компании самостоятельно.

О некорректном поведении сотрудника

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника – это документ, который составляется в следующих случаях:

• Оскорбительные высказывания в адрес коллег, клиентов или руководства.
• Грубое и навязчивое поведение.
• Использование в разговоре ненормативной лексики даже в случае, если она не произносится с целью оскорбления.
• Грубые и неприятные жесты в адрес руководства организации, ее клиентов или своих коллег.

Порядок представления данных у этого вида записки такой же, как и у предыдущих. Основная информация докладной (не служебной) записки может быть написана по данному образцу:

“Довожу до Вашего сведения, что 03.07.2005 г. оператор отдела логистики, Иванов Сергей Сергеевич употреблял нецензурные, бранные выражения по отношению ко мне. Прошу рассмотреть вопрос о привлечении Иванова С.С. к дисциплинарной ответственности, согласно внутренним правилам организации.

Оператор по логистике Л.Д. Тихонов”

Об отсутствии работника на рабочем месте

Отсутствие – не то же самое, что прогул. Человек мог появиться на работе, а потом покинуть рабочее место без согласования с руководителем.

Документ, информирующий об отсутствии на рабочем месте, мало чем отличается от образца докладной записки о невыполнении должностных обязанностей. Информация представляется в том же виде, что и в упомянутых выше записках.

Ранее упомянуты причины, по которым сотрудник может отсутствовать в организации.

О появлении сотрудника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения

В образце докладной записки о появлении работника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения указаны признаки, по которым руководитель определил нетрезвое состояние работника. Это может быть неадекватное и грубое поведение, сильный запах алкогольного напитка или перегара, неустойчивая походка. Также нельзя приносить на рабочее место алкоголь и психотропные вещества.

При наличии этих признаков руководитель обязан написать докладную. Непринятие мер по отношению к этому сотруднику может привести к плохим последствиям

Особенно это касается предприятий, где крайне важно соблюдать технику безопасности