Как правильно написать пояснительную записку: образец, содержание и правила составления

Структура и содержание документа

Требования к структуре пояснительной записки к техническому проекту по ГОСТ 34 устанавливаются РД 50-34.698-90. В общем случае документ должен состоять из следующих разделов:

1 Общие положения1.1 Наименование проектируемой АС и наименования документов, их номера и даты утверждения, на основании которых ведется проектирование АС1.2 Перечень организаций, участвующих в разработке системы, сроки выполнения стадий1.3 Цели, назначение и области использования АС1.4 Подтверждение соответствия проектных решений действующим нормам и правилам техники безопасности, пожаро- и взрывобезопасности1.5 Сведения об использованных при проектировании нормативно-технических документах1.6 Сведения о НИР, передовом опыте, изобретениях, использованных при разработке проекта1.7 Очередность создания системы и объем каждой очереди
2 Описание процесса деятельности
3 Основные технические решения3.1 Решения по структуре системы, подсистем, средствам и способам связи для информационного обмена между компонентами системы, подсистем3.2 Решения по взаимосвязям АС со смежными системами, обеспечению ее совместимости3.3 Решения по режимам функционирования, диагностированию работы системы3.4 Решения по численности, квалификации и функциям персонала АС, режимам его работы, порядку взаимодействия3.5 Сведения об обеспечении заданных в техническом задании (ТЗ) потребительских характеристик системы (подсистем), определяющих ее качество3.6 Состав функций, комплексов задач (задач) реализуемых системой (подсистемой)3.7 Решения по комплексу технических средств, его размещению на объекте3.8 Решения по составу информации, объему, способам ее организации, видам машинных носителей, входным и выходным документам и сообщениям, последовательности обработки информации и другим компонентам3.9 Решения по составу программных средств, языкам деятельности, алгоритмам процедур и операций и методам их реализации
4 Мероприятия по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие4.1 Мероприятия по приведению информации к виду, пригодному для обработки на ЭВМ4.2 Мероприятия по обучению и проверке квалификации персонала4.3 Мероприятия по созданию необходимых подразделений и рабочих мест4.4 Мероприятия по изменению объекта автоматизации4.5 Другие мероприятия, исходящие из специфических особенностей создаваемых АС

Содержание документов является общим для всех видов АС и, при необходимости, может дополняться разработчиком документов в зависимости от особенностей создаваемой АС. Допускается включать в документы дополнительные разделы и сведения, объединять и исключать разделы.

Содержание документов, разрабатываемых на предпроектных стадиях по ГОСТ 34.601, и организационно-распорядительных определяют разработчики в зависимости от объема информации, необходимой и достаточной для дальнейшего использования документов.

Примечание

Эти и другие требования к структуре и содержанию пояснительной записки к техническому проекту по ГОСТ 34 подробнее см. РД 50-34.698-90

Пояснительная записка: сущность и содержание

На самом деле, пояснительная записка налоговикам не нужна. Ее составляют для того, чтобы компания могла подтвердить свою положительную репутацию:

• чем полнее будут раскрыты все цифры из отчета, тем прозрачнее будет выглядеть деятельность компании;
• пояснительная записка позволит сделать фирму авторитетнее в глазах потенциальных компаньонов, а также позволит привлечь сторонних инвесторов;
• пояснительная записка – это возможность избежать различных вопросов со стороны контролирующих органов.

Специалисты рекомендуют составлять пояснительную записку с той же периодичностью, что и бухгалтерскую отчетность

Зачем пояснять бухгалтерскую документацию? Например, для определения окончательной цифры «дебиторской задолженности», необходимо учесть остатки по всем расчетам, а также, принять во внимание сумму резерва, которая отдельно в балансе не указывается, однако, может быть интересной для определенных инвесторов

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Как правило, пояснений только к бухгалтерскому балансу не делается, поскольку баланс составляется не один, а совместно с дополнительными отчетами. В связи с этим, пояснение должно быть выполнено по всем представленным отчетам сразу. В пояснительной записке должна присутствовать расшифровка все строк баланса. Например, из отчета о финансовых результатах работы компании мы получаем представление о чистой прибыли компании, однако, она является частью такой строки баланса, как «Нераспределенная прибыль». Соответственно, данный показатель обязательно нуждается в расшифровке.

Чаще всего, расшифровки строк оформляются в виде таблиц, где указывается номер и название строки в одной колонке, а во второй размещается пояснение. Помимо расшифровки, в пояснительной записке должны быть указаны следующие моменты:

• общие сведения о компании: реквизиты, учредители, дата создания, организационная форма, иные данные о фирме;
• основные положения учетной политики;
• структура баланса в процентном соотношении;
• оценка активов и аналитические финансовые показатели: ликвидность, обеспеченность запасами, рентабельность;
• состав основных средств, резервы компании в стоимостном выражении;
• фонд заработной платы;
• выданные и полученные обеспечения;
• иная информация о работе компании.

Пояснительная записка подписывается руководителем предприятия и заверяется печатью компании. Но, в целом, все указанные пункты не являются обязательными для заполнения.

Как составить

При составлении пояснительной записки руководствуемся следующими правилами:

1. Составляем ответ на фирменном бланке организации. Если такового бланка нет, в шапке документа указываем полное наименование учреждения, ИНН, КПП, ОГРН и адрес.
2. Указываем номер и дату требования, на которое составляется пояснительная записка. Допустимо составить ответ сразу на несколько налоговых запросов.
3. Если в отчете есть ошибки и несоответствия, перепроверьте отчетность, чтобы исключить опечатки или описки.
4. В описательной части пояснительной записки детально и последовательно раскрываем обстоятельства ситуации, которую нужно объяснить.
5. Отвечая на запрос, опирайтесь на факты, подтвердите обстоятельства документально. Приложите копии документов к ответу, если таковые имеются. Например, приложите к пояснительной записке копию дополнительного соглашения к договору с условием о повышении цен.

Если инспектор требует предоставить пояснительную записку по нестыковкам в декларации по налогу на добавленную стоимость, отправить ответ придется электронно. Исключение из правил закреплены за организациями, которые отчитываются по НДС на бумаге. Если учреждение отчитывалось электронно, но ответ на требование предоставило на бумаге, то налоговая посчитает такие пояснения непредоставленными. Такие нормы прописаны в Письме ФНС от 27.01.2017 № ЕД-4-15/1443.

Виды записок данного типа

Существует несколько видов записок, поэтому давайте разберемся, в каких случаях применяется та или иная форма этого документа.

Объяснительные записки можно условно классифицировать на следующие группы:

1. Побудительные записки. Данный вид документа, как правило, используют физические лица, которые хотят добиться конкретно поставленной цели от вышестоящих лиц, уполномоченных на принятие, требуемого решения.
2. Уведомительные записки. Такие записки периодически работодатели требуют от подчиненных, с целью получения сведений о рабочем процессе, некоторых его деталях, а также итогах, поставленных руководством задач.
3. Отчетные записки. Отчетные объяснительные записки выступают в роли определенного сообщения или доклада о неких действиях, а также уведомлением о конечных результатах проделанной работы.

В ряде случаев такие записки являются документом, который предоставляет отчет начальству об исполнении приказа, постановления, а также действий иного характера.

Записки внешнего типа. Если физическое лицо составило записку, предназначенную не для рассмотрения со стороны его непосредственного начальства, а со стороны лиц, которые имеют руководство над начальством адресанта, то такой документ относят к категории внешних.

Чтобы правильно оформить документ, необходимо использовать общий бланк того предприятия, где работает сотрудник, и получить подпись от начальства.

Не забудьте указать, точную информацию о названии предприятия, о том, что записка относится к докладному виду документов, личные данные адресата, индекс, а также место и день заключения внешней записки.

Записки внутреннего типа. Если докладная записка составлена для начальника организации, в пределах которой работает адресант, то она называется внутренней. Оформить внутренней документ можно без всяких бланков, просто используя бумажный лист формата А4.

Отличается от внешней записки тем, что для внутренней не требуется указание индекса, места заключения документа, а также получение подписи от руководителя. В остальном данные, которые должны присутствовать в записке, совпадают с вышеперечисленными данными для внешней записки.

Реквизиты объяснительной записки

Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.

Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа – объяснительная записка – пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.

Обратите внимание: в Примере 5 устаревшей является строка с написанием вида документа (с маленькой буквы и точкой), а все, что выше – вполне корректно. Должность автора объяснительной записки может отступать от адресата (генерального директора, как в Примере 4), а может идти сразу на следующей строке (как в Примере 5)

Предлог «от» может присутствовать или отсутствовать перед должностью автора.

За наименованием вида документа идет текст, который составляется в свободной форме. Единственные требования к нему:

• корректность формулировок и использование по возможности официально-делового стиля изложения,
• только точные даты, если нужно – время,
• факты и причины сложившейся ситуации.

Обстоятельства бывают разными, и требовать от работника краткости в объяснительной некорректно. Записка может занимать несколько листов бумаги, содержать прямую речь и читаться как хороший детектив, а может состоять и из одной строки. Работодатель не вправе ограничивать сотрудника в таком «творчестве».

Никто не ждет от работника в объяснительной выводов и предложений, хотя и запретить ему включить их не получится.

Содержание объяснительной записки определяет только работник, которому нужно ее написать. Начальник не вправе диктовать текст, говорить фразы типа «это – не причина», требовать переписать и другими способами влиять на содержание документа. В некоторых организациях идут еще дальше и составляют типовые тексты объяснительных записок. Работник вправе решать, использовать ли их или писать объяснительную самостоятельно. В его интересах описать произошедшее так, как он считает правильным. Работодатель, в свою очередь, обязан ознакомиться с любыми объяснениями работника, нравятся они ему или нет.

Составление текста объяснительной записки очень часто вызывает затруднения. Повторим главное правило: события нужно изложить так, как они происходили.

Если вина работника очевидна (опоздал, нагрубил клиенту, забыл что-то сделать), то отрицать это и выдумывать какие-то оправдания бессмысленно. Придется писать так, как есть:

Поводов для опозданий или отсутствия на рабочем месте может быть много, и далеко не все они уважительны. Если работник не хочет озвучивать истинную причину своего опоздания, это его право. Здесь выручат универсальные формулировки «по семейным» или «по личным обстоятельствам» (см. Пример 8). Еще один выход – признать свою вину без описания причин (Пример 9). Однако никакого понимания и сочувствия руководства такие клише, конечно, не вызовут.

Работник может предполагать, что его «простят», потому что причина проступка уважительна, а сам он давно работает, раньше никогда такого не случалось, или по каким-то другим причинам. Тогда ему лучше написать об этом в своих объяснениях:

Если у работника есть собственное мнение о своем поступке, он имеет полное право его выразить:

Объяснительная записка может иметь приложения. Если работник считает себя правым в сложившейся ситуации и может подтвердить свою правоту документально, все доказательства нужно приобщить к объяснительной записке. Приложения перечисляются после текста:

Реквизит «подпись» содержит наименование должности работника, его собственноручную подпись, инициалы и фамилию. Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Образец подробной объяснительной записки с оформлением всех проанализированных нами реквизитов показан в Примере 17.

Когда сдавать отчеты?

На данный момент сроки сдачи отчетности по бухгалтерскому делу длятся с 1 января и ограничиваются датой 31 марта. По налогам получается вот что. НДС сдается до 26 числа каждый квартал. А ЕНВД, к примеру, до 20 числа каждого квартала.

Зная сроки предоставления отчетов, бухгалтера сдают их «как по маслу»: без нервов, путаниц и грубых ошибок. Право на сдачу отчетов дается главному бухгалтеру фирмы или ее руководителю. Естественно, при необходимости, можно оформить доверенность на сотрудника фирмы, чтобы именно он сдавал отчеты.

Однако, внутренние отчеты можно сдавать в более размытые сроки.

Доверенность

Считается, что все документы должен вести бухгалтер. Но иногда возникает необходимость выписать доверенность на кого-либо с фирмы. В этом случае это может быть просто бухгалтер либо даже курьер. Доверенность должна содержать подписи руководителя и главного бухгалтера, а также сроки действия данного документа.

Право подписей по доверенности

В принципе, любая доверенность должна иметь сроки не более трех лет. Кроме того, что существует доверенность на сдачу отчетов, есть еще и доверенность на право подписи документов. Выписывается она на специальном бланке, с указанием таких данных как:

• дата и название организации;
• информация о руководителе;
• информация о доверенном лице;
• документы, которые имеет право подписывать доверенное лицо;
• срок, подписи, печати, штампы (при наличии).

Кстати, доверенность для подписи документации не требуется утверждать у нотариуса. Достаточно обойтись печатью фирмы и не без подписи руководителя, естественно.

Общие требования оформления

В любом ведомстве и организации обычно есть свои образцы оформления пояснения. В заведениях образовательного плана есть методички с требованиями к форме, а также тексту записки. Действующие акты нормативного характера отражают лишь общие моменты. Большая часть сведений носит характер рекомендаций, некоторые сведения являются обязательными.

Стиль обязательно приводится в соответствие с принципами общения в деловой сфере. Повествование не терпит излишеств, оно ведется лаконично, очень кратко и понятно. Если в тексте есть какие-то специальные термины, либо сокращения, они непременно должны отражать принятые в отрасли стандарты.

Иногда могут потребоваться приложения к записке. Они включают ссылки, которые присутствуют в документе, графики или формулы. Необходимо отдельно оформить список литературы, методы расчетов и их обоснования. Среди требований к пояснительной записке стоит выделить:

• Точность использования наименований или терминов;
• Отсутствие употребления местоимений и собирательных имен существительных (например, граждане);
• Предложения строятся по стереотипу;
• Используются стандартные обороты.

Документ может быть составлен от руки или на специальном бланке. Пояснение включает:

• Титульный лист;
• Непосредственно введение и аннотацию;
• Возможные сокращения;
• Содержание и выводы;
• Приложение и библиографию.

Оформление документа стандартное

Очень важно пронумеровать страницы и включить выводы после каждого пункта раздела. Различия в пояснении касаются сферы использования записки

Популярные вопросы по статье

Что такое пояснительная записка?

Пояснительная записка — это документ, сопровождающий дипломную работу, а также другой научный труд, бухгалтерский отчет или документ для налоговой.

Какие требования к оформлению пояснительной записки?

Оформление документа стандартное, которое соответствует деловой сфере

Важно пронумеровать страницы, добавить выводы. Составляется от руки или на специальном бланке

Какие нюансы важно учитывать при написании пояснительной записки в налоговую?

Важно описать экономическую деятельность компании, ее доход, задолженности и прочее. Может понадобиться объяснение некоторых расхождений в учете, а также обоснование таких расхождений

Какую информацию включает пояснительная записка для бухгалтерской отчетности?

Пояснительная записка для бухгалтерской отчетности включает в себя информацию:

• Об организации или предприятии;
• О расходах, финансовом положении, имущественной структуре;
• Анализ ликвидности компании и эффективность ее работы;
• Данные за прошлые годы, а также кварталы;
• О том, как ведется хозяйственная работа.

Какие есть нюансы при составлении пояснительной записки к дипломному проекту?

Пояснительная записка к дипломному проекту раскрывает его содержание

Важно помнить, что записка будет изучаться членами комиссии, поэтому должна быть оформлена грамотно

Какую информацию содержит пояснение к бухгалтерскому балансу

Обычно отдельно только для бухгалтерского баланса пояснения не делаются. Так как он составляется не один, а в составе отчетности, то и пояснение дается сразу по всем представленным отчетам.

Об особенностях отчетности компаний, применяющих УСН, читайте в материале «Как заполнить бухгалтерский баланс при УСН?»

.

Следует отметить, что все традиционные отчеты расшифровывают какие-либо строки баланса, то есть тоже являются его пояснениями.

Так, из отчета о финансовых результатах мы узнаем о величине чистой прибыли за период, а она является составной частью строки «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» баланса.

Отчет о движении денежных средств дает информацию о том, как сформирован показатель строки «Денежные средства и денежные эквиваленты» (с разбивкой по направлениям деятельности).

Отчет об изменении капитала расшифровывает информацию, отраженную в 3-м разделе баланса.

Оставшиеся строки тоже требуют расшифровок и пояснений. Обычно их представляют в виде таблиц — они удобны и наглядны. Форму их можно разработать самостоятельно, а можно воспользоваться уже готовыми образцами — они есть в приложении 3 к приказу Минфина России от 02.07.2010 № 66н.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В приказе № 66н есть пример оформления пояснений по информации баланса о НМА, НИОКР, основных средствах, финансовых вложениях, запасах, задолженности дебиторов и перед кредиторами, оценочных обязательствах, государственной помощи.

Пояснения, при выявлении расхождений с налоговой отчетностью

Такая отчётность проходит камеральную проверку вместе с поданными декларациями. Если выявлены противоречивые данные, декларанту даётся 5 рабочих дней для представления пояснений. Штрафов и иных взысканий за неподачу пояснений не предусматривается, но отправить такой документ в интересах компании. Например, если ошибка в бухгалтерском отчёте привела к снижению суммы налога, такое действие может расцениваться в качестве уклонения от налогообложения, со всеми вытекающими правовыми последствиями. Чтобы исправить ситуацию, необходимо представить в ФНС уточненный отчёт или декларацию.

Общие требования оформления

В любом ведомстве и организации обычно есть свои образцы оформления пояснения. В заведениях образовательного плана есть методички с требованиями к форме, а также тексту записки. Действующие акты нормативного характера отражают лишь общие моменты. Большая часть сведений носит характер рекомендаций, некоторые сведения являются обязательными.

Стиль обязательно приводится в соответствие с принципами общения в деловой сфере. Повествование не терпит излишеств, оно ведется лаконично, очень кратко и понятно. Если в тексте есть какие-то специальные термины, либо сокращения, они непременно должны отражать принятые в отрасли стандарты.

Иногда могут потребоваться приложения к записке. Они включают ссылки, которые присутствуют в документе, графики или формулы. Необходимо отдельно оформить список литературы, методы расчетов и их обоснования. Среди требований к пояснительной записке стоит выделить:

• Точность использования наименований или терминов;
• Отсутствие употребления местоимений и собирательных имен существительных (например, граждане);
• Предложения строятся по стереотипу;
• Используются стандартные обороты.

Документ может быть составлен от руки или на специальном бланке. Пояснение включает:

• Титульный лист;
• Непосредственно введение и аннотацию;
• Возможные сокращения;
• Содержание и выводы;
• Приложение и библиографию.

Оформление документа стандартное

Очень важно пронумеровать страницы и включить выводы после каждого пункта раздела. Различия в пояснении касаются сферы использования записки

Популярные вопросы по статье

Что такое пояснительная записка?

Пояснительная записка — это документ, сопровождающий дипломную работу, а также другой научный труд, бухгалтерский отчет или документ для налоговой.

Какие требования к оформлению пояснительной записки?

Оформление документа стандартное, которое соответствует деловой сфере

Важно пронумеровать страницы, добавить выводы. Составляется от руки или на специальном бланке. 

Какие нюансы важно учитывать при написании пояснительной записки в налоговую?

Важно описать экономическую деятельность компании, ее доход, задолженности и прочее. Может понадобиться объяснение некоторых расхождений в учете, а также обоснование таких расхождений. . Какую информацию включает пояснительная записка для бухгалтерской отчетности?

Какую информацию включает пояснительная записка для бухгалтерской отчетности?

Пояснительная записка для бухгалтерской отчетности включает в себя информацию:

• Об организации или предприятии;
• О расходах, финансовом положении, имущественной структуре;
• Анализ ликвидности компании и эффективность ее работы;
• Данные за прошлые годы, а также кварталы;
• О том, как ведется хозяйственная работа.

Какие есть нюансы при составлении пояснительной записки к дипломному проекту?

Пояснительная записка к дипломному проекту раскрывает его содержание

Важно помнить, что записка будет изучаться членами комиссии, поэтому должна быть оформлена грамотно. 

Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу

В соответствии с Законом РБ № 57-3 «О бухгалтерском учете и отчетности» (пункт 1 статьи 15) бухгалтерский баланс, отчеты о прибылях и убытках, о движении денежных средств и об изменении собственного капитала дополняются примечаниями. Таким образом, пояснительная записка к бухгалтерскому балансу – это неотъемлемая составляющая годовой бухгалтерской отчетности предприятий, включая организации, использующие УСН (упрощенную систему налогообложения), которая подробнее раскрывает и поясняет информацию, указанную в бухгалтерском балансе.

Структура пояснительной записки к бухгалтерскому балансу

Для примечания к бухгалтерскому балансу образец в РБ отсутствует, однако законодательством устанавливаются общие требования к его минимальному содержанию. Пояснительная записка требуется для более полной и безошибочной расшифровки информации, представленной в отчетах, а для этого организация в количественном и качественном выражении предоставляет следующие данные:

1. Структура предприятия и характеристика основных видов деятельности, а также факторы, оказавшие наибольшее воздействие на них в отчетном периоде;
2. Принятые в организации способы ведения бухгалтерского учета, а также информация о проведенном перед составлением бухгалтерских отчетов анализе;
3. Сравнительная характеристика отчетного и предшествующего ему годов;
4. В случае расхождения каких-либо показателей предоставляется информация о причинах возникновения несоответствий.

Инструкция о порядке формирования и представления бухгалтерской отчетности устанавливает единый образец пояснительной записки к бухгалтерскому балансу и выделяет в ней информационную составляющую и аналитическую.

Информационная часть пояснительной записки

Информационная часть должна включать в себя развернутую информацию по следующим пунктам:

1. Данные по ключевым статьям баланса и отчетов (расшифровка структуры);
2. Характеристика основных видов деятельности предприятия и факторы, влияющие на его развитие;
3. События, которые произошли после даты составления баланса и значительно изменили величину актива и/или пассива;
4. Характеристика вышеупомянутых событий и их возможные последствия для организации (здесь могут быть описаны решения о реорганизации фирмы, о выпуске ценных бумаг, приобретение основных средств в крупных размерах, различные действия со стороны государства, форс-мажорные обстоятельства и прочее);
5. В случае внесения корректировок во вступительный баланс описываются основания для таких изменений;
6. Причины и описание внесенных в учетную политику предприятия преобразований.

Аналитическая часть пояснительной записки

Данный раздел должен включать исследование и оценку общего экономического состояния предприятия, структуры составляющих частей бухгалтерского баланса, а также анализ полученной прибыли/убытка.

Аналитическая часть составляется с использованием Инструкции по анализу и контролю платежеспособности субъектов хозяйствования, а примеры пояснительной записки к бухгалтерскому балансу можно найти в специализированной бухгалтерской литературе.

Основные коэффициенты аналитической части

1. Показатель текущей ликвидности отражает уровень обеспечения оборотными активами краткосрочных обязательств предприятия: оборотные активы / (краткосрочные обязательства – резервы предстоящих расходов); высокое значение показателя говорит об устойчивом финансовом состоянии;
2. Показатель обеспеченности оборотными активами: (капитал и резервы + резервы предстоящих расходов – внеоборотные активы) / оборотные средства; благоприятным для предприятия является высокий показатель;
3. Показатель обеспеченности кредиторской задолженности активами: (обязательства – резервы предстоящих расходов) / валюта бухгалтерского баланса: высокий коэффициент означает, что организация не способна погасить кредиторскую задолженность даже после продажи активов;
4. Индекс платежеспособности определяет долю краткосрочной кредиторской задолженности, которую предприятие может погасить на момент составления отчета: капитал и инвестиции / (краткосрочные обязательства – резервы предстоящих расходов).

В пояснительной записке также часто приводят показатели рентабельности активов предприятия, собственного капитала, затрат и рентабельность продаж.

Источники