Как распределить время чтобы всё успеть: 3 лучших бесплатных сервиса, которые помогут спланировать ваше время

Найдите источники мотивации

Как правильно распределить день и заставить себя начать что-то делать? Вот наши рекомендации:

• Вспомните о мечте и зачем вы это делаете. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.
• Подумайте, что вы уже успели сделать, и поблагодарите себя. Заведите дневник благодарностей и выписывайте туда перед сном как минимум пять «спасибо».
• Хвалите себя за выполненные дела, дарите себе подарки. Сдали тест на отлично — купите мороженое или сходите в кино.
• Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность ещё перед кем-то и мотивация возрастёт, а вместе с тем вы научитесь распоряжаться временем.

Часть 2: Планирование и приоритеты

Самое трудное – в первую очередь

Запас сил в организме не бесконечен, и это нужно учитывать, распределяя задачи на день. Самые трудные и неприятные дела задачи необходимо делать в первую очередь, пока есть силы, настрой и энергия. Если начать с легких дел, то сил на более тяжелые может просто не остаться, и придется откладывать их на завтра. А завтра опять появится соблазн начать с чего-то полегче, и снова та же ситуация.

Чтобы не сталкиваться с этой проблемой, начните отмечать в своем списке дел наиболее тяжелые задачи, и выполняйте их в первую очередь. Гораздо удобнее «отстреляться» по тяжелым делам в первой половине дня, чтобы потом, когда сил будет не так много, осталось доделать более легкие дела.

Используйте правило 20/80

Существует один простой принцип, который сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Согласно этому принципу, 20% усилий приносят 80% результата, остальные 80% усилий – 20% результата. Как бы странно это не звучало, данное правило уже достаточно длительное время доказывает свою эффективность.

Для увеличению продуктивности использовать это правило просто необходимо. Каждый раз, когда перед Вами стоит какая-то задача, попробуйте подробно представить, какие действия необходимо совершить для её достижения. А из этих действий выберите то, что больше всего приблизит Вас к цели, и выполните его в первую очередь. Приступайте к остальным шагам только после того, как выполняете главные. Применяйте это правило ко всем сферам жизни, и очень скоро вы почувствуете, как приблизились к тому, чтобы всё успевать.

Разбивайте крупное дело на мелкие

Ещё с университетских времен каждый из нас помнит, как тяжело браться за очень крупную задачу, на которую предстоит потратить много времени. Например, за написание курсовой работы, или хуже того – дипломной. Масштабность такой задачи вызывает непреодолимое желание откладывать эту работу на потом. Однако, есть отличный способ облегчить выполнение таких задач.

Суть этого метода состоит в том, чтобы разбить задачу на максимально возможное количество мелких задач, и записать их пошагово. Приступая к работе, вы будете думать не о масштабной задаче в целом, а о небольшой подзадаче. Такой подход обеспечит более легкое и быстрое выполнение крупных задач, что поможет ещё на шаг приблизиться к тому, чтобы всегда всё успевать.

Устраняйте лишнее

Как мы уже говорили, одна из причин, мешающих всё успевать – это многозадачность. Современный ритм жизни накладывает на каждого из нас большое количество обязанностей, многие из которых только на первый взгляд кажутся важными. Помните, мы говорили про принцип Парето? Руководствуясь данным принципом постарайтесь отказаться от выполнения тех задач, которые приносят минимум результата.

Конечно же, фильтровать свои обязанности нужно так, чтобы не наносить ущерба своим целям и задачам. Чтобы этот метод работал максимально эффективно, попробуйте простое правило. Каждый раз, когда вы собираетесь начать что-то делать, задайте себе 2 вопроса: «Поможет ли это дело приблизиться к моим целям?» и «Что я потеряю, если откажусь от выполнения данного дела?». По итогам ответов на эти 2 вопроса, примите решения о необходимости данной работы.

Оптимизируйте свои дела

Есть масса ежедневных обязанностей, каждое из которых крадет у нас немного времени. Например: сходить в магазин, погладить рубашку, приготовить еду. Хорошенько подумайте, можно ли планировать эти дела таким образом, чтобы на них уходило меньше времени? Приведу несколько примеров.

Раньше я заходил в магазин после работы каждый день, докупая понемногу всё необходимое. Это отнимало лишние 15-20 минут времени ежедневно. Сейчас я составил план покупок, и стараюсь заезжать в магазин 1 раз в неделю на выходных, чтобы купить все необходимое на 7 дней вперед. С тех пор я перестал терять лишние 20 минут времени ежедневно.

Как распределить рабочее время?

И здесь во главу угла мы ставим планирование. На сколько бы часто вам ни встречался подобный совет, он не теряет актуальности.

Планируйте. Составляйте список дел накануне рабочего дня. Это займет 10 минут времени, но сэкономит значительно больше полезных минут, а то и часов, для достижения поставленных целей.

Расставляйте приоритеты. Придерживайтесь “правила трех”. То есть в начало списка выносите самые важные задачи. Это правило работает на подсознательном уровне, будет сложно отвлечься от выполнения работы, когда есть цель.

Ориентируйтесь на свои биологические часы

Не смейтесь, это важно. Пик активности у людей приходится на разное время

Кто-то более продуктивен утром, кто-то — днем.

Делите задачи на подзадачи. Если вас “нагрузили” серьезным и неподъемным, на первый взгляд, проектом, не паникуйте. Определите этапы, расставьте дедлайны.

Не берите на себя чужую работу. Научитесь говорить коллегам, которые привыкли обращаться к вам за помощью по мелочам, “НЕТ”. Ваша эффективность зависит от вас, а тут выходит, что и их эффективность — тоже. Помните, что и вы, и они — получаете за свой труд деньги. Предложите им в таком случае делиться деньгами.

Будьте ответственны. Банально, однако. Подумайте, какую функцию в масштабах компании вы выполняете? Что будет, если вы не справитесь? Помните: ваш труд ценен и важен. Иначе бы вас не нанимали.

Проверяйте почту не чаще двух раз в день. Утром, ДО начала рабочего дня и вечером, перед окончанием. Если ваша работа не завязана на общении по электронке, сведите к минимуму чтение писем.

Не игнорируйте перерывы и обед. Именно так, если по ТК вам рекомендованы перерывы помимо законного обеда, используйте их. Организм должен отдыхать. Морально изможденный специалист вряд ли покажет по итогу хороший результат.

Бывают ситуации, когда требуются более кардинальные меры, речь идет о большом коллективе. Надо понимать, что уследить за выполнением планов крупного отдела или подразделения — сложно, не используя IT-решений. Это могут быть CRM-системы, различные онлайн приложения, календари и планировщики задач. Однако, наиболее эффективным способом многие работодатели считают использование программ учета рабочего времени.

CrocoTime — универсальный помощник в планировании

Система CrocoTime благодаря продуманным подходам поможет и планировать, и не отвлекаться, и мотивировать, и повышать эффективность. Благодаря уникальному набору возможностей:

Агент системы работает незаметно и также незаметно мониторит активность персонала за компьютером. Не раздражая, не вторгаясь в личное пространство, не делая видеозапись экрана. В отчет будет записан каждый сайт, на котором побывал сотрудник, каждая программа, к которой он обращался в течение рабочего дня. Это поможет выявить ошибки планирования: если из 8 часов 2 были отданы просмотру сериалов — это сигнал.
CrocoTime покажет, сколько раз в день люди отвлекались. Если в течение пяти минут нет отклика от мыши или клавиатуры, программа поставит отметку в отчет. Это исключит частые перекуры и кофе-брейки.
Руководитель может составить план задач на день/неделю/месяц отделу, или конкретному специалисту

Отслеживать выполнение, подсчитывать затраты на проекты, корректировать график.
Система поможет напоминать о важном и игнорировать второстепенное. Агент автоматически отправляет любой сигнал о нарушении на почтовый ящик начальника

Это позволяет вовремя реагировать и минимизировать потери из-за игнорирования внутреннего распорядка.

To-do list

Быстрый темп современной жизни приучил нас к постоянной нехватке времени. Для того, чтобы справляться с этой проблемой и ничего не забыть, многие люди заводят ежедневники и составляют списки дел на день, чтобы успеть на важную деловую встречу и не забыть купить батон вечером в магазине. Каждый из нас хоть раз составлял такой список, и это легко сделать. Однако и к такому простому способу распределения времени необходимо подходить с умом.

Самый простой способ – составить обычный список, состоящий из 10-15 пунктов, которые необходимо выполнить в течение одного дня.

На данном этапе наиболее распространенная ошибка большинства людей заключается в том, что они пытаются переделать за одни сутки все дела, на выполнение которых у них уходит не одна неделя. Естественно, охватить такой большой объем заданий не удается никому: человек сильно устает и совсем опускает руки.

Именно поэтому прежде всего вам необходимо адекватно оценить свои возможности и силы и составить несколько списков дел на каждый день, которые вы будете выполнять в течение, скажем, одной недели. За этот промежуток времени вы по мере возможности выполняете все пункты и смотрите, что получается сделать быстро и легко, а какие дела приходится переносить «на завтра». Уже после первой недели использования списка будет видно, как вам лучше организовать выполнение своих ежедневных занятий.

Кстати, прикольные to do листы и планеры на день или несколько дней можно скачать здесь.

Чтобы достичь наибольших успехов в своем нелёгком деле, вы можете чередовать выполнение простых и сложных дел. Таким образом, вы будете меньше уставать, а быстрые успехи будут придавать вам силы и уверенность в себе.

На выполнение таких рутинных дел как уборка по дому, стирка, готовка следует обратить особо пристальное внимание. Казалось бы, легкие и обыденные, они с легкостью могут превратить нашу жизнь в нудный кошмар, который может тянуться бесконечно

Обычно мы тратим на уборку и готовку все выходные и в конце концов с ужасом и отчаянием осознаем, что в доме еще убирать и убирать, особенно если у вас есть дети или животные. Такой подход к делу не является верным. При выполнении таких задач обязательно нужно ставить перед собой определенные временные рамки. Например, вы убираетесь дома по пол часа два раза в день и не более того. И не стоит переживать, что вы не успели стереть пыль с той самой полки над телевизором. Ведь вы легко сделаете это в следующий раз.

В результате, вы будете меньше уставать и получать удовольствие от осознания выполненного дела. При таком подходе к процессу вы будете успевать гораздо больше, чем при муторной уборке целыми днями.

Отдых — это важно.

И самое главное – позволяйте своему организму хоть немного отдохнуть. Порой так хочется, чтобы в сутках было не 24 часа, а побольше. Но помните, что ваш человеческие силы не безграничны. Отдых – это важная составляющая любого рабочего дня. Отблагодарите себя за плодотворно потраченное время в течение рабочей недели. Раз в месяц позвольте себе посетить театр или балет. Несмотря на то, что это потребует немалой затраты времени, после такого мероприятия чувствовать вы себя будете отдохнувшим и зарядившимся энергией. Таково благотворное и волшебное действие культуры! На выходные запланируйте себе отдохнуть активно: поехать в лес с семьей, сходить в бассейн с подругой. Такой отдых доставит вам больше удовольствия и пользы, чем просто «отлеживание» на диване. Отдыхая, вы закладываете фундамент для новых свершений и побед.
Используйте надежный инструмент для управления делами — персональный Органайзер LeaderTask!

Как распределить свое время и за день успеть все?

В современном бешеном ритме успеть практически все и сразу просто нереально, ведь не только дела и работа отнимают время, но и бытовые проблемы и семья тоже требуют немало личного времени. Очень тяжело отдать предпочтение чему то одному и полностью посвятить себя одному делу. Поэтому нужно создать свой график, в котором будет место не только для постоянной работы и дел, которые никогда не переработать, но также и время для расслабления и отдыха, время на себя и свои увлечения. И все это вполне возможно успеть за день.

Для того, чтобы распределить время правильно и мудро, нужно вести записи, свой личный дневник. Не обязательно таскать с собой толстую записную книжку, достаточно использовать обычный небольшой блокнот, в котором будут записаны дела и нужные вещи. Итак, в день нельзя планировать больше трех важных дел, потому что физически это очень тяжело воплотить в реальность и к тому же, такой насыщенный график ни в коем случае не принесет долгожданного наслаждения и ощущения радости, а это в работе и успешности женщины одно из самых важных правил.

Не стоит, откладывать важные дела или записывать их последними в список. Наоборот, такие дела нужно делать первыми, чтобы и груз с души снять и разгрузить себе день для последующей работы. Если дело большое или требует много времени, то его можно разбить на несколько дней, это поможет и глобальнее подойти к его решению и сил меньше потратить.

В перерывах между работой нужно думать о своем внешнем виде, ведь именно от этого зависит внутренняя мотивация женщины, ее сила и настроение. Нужно максимально хорошо выглядеть каждый день и не стоит жалеть на себя деньги, ведь в результате это и молодость и красота и женственность. Кроме того, когда окружающие видят красивую оболочку, они начинают уделять больше внимания и говорить комплименты, а этот фактор очень важен именно для личностного роста каждой женщины.

Занятие любимым делом

Не важно, какое это именно дело, но важно, чтобы оно было. Это могут быть игры на музыкальном инструменте, кружок умелые ручки или известный и популярный всем хенд мейд

Это занятие должно приносить массу положительных эмоций и хорошего настроения и радовать женщину. Это именно тот момент, откуда берется энергия и внутренняя сила для жизни. Это наслаждение и кроме того, развитие внутреннего потенциала.

Следующий фактор, который поможет полностью разобрать все дела и начать успевать все – понимание того, что на работе нужно заниматься работой, а дома домом. Нельзя тащить свои дела или незавершенные отчеты в дом, где уже куча работы, которую никто кроме самой женщины не выполнит. Дом, это место личного пространства, а работа имеет плохое свойство это пространство засорять лишними предметами и вещами, которые в будущем могут негативно влиять на энергетику или ауру женщины. Поэтому никаких вещей с работы домой не стоит тащить.

Это основные правила того, как всегда и во всем быть успешной и черпать внутреннюю энергию из себя самой и из своих скрытых источников. Использование этих советов поможет женщинам раскрыться и открыть свой потенциал…

Применение тайм-менеджмента

Научиться планированию рабочего времени будет полезно абсолютно всем. Прагматичный подход к реализации повседневных задач освободит время для отдыха.

В течение дня мы делаем сотни мелких бессмысленных дел, отвлекаемся на неважные мелочи, тратим время на пустые разговоры. Из-за этого не успеваем сделать действительно нужные дела. В результате – устаем, а работа так и остается невыполненной.

Не стоит думать, что человек, использующий методы тайм-менеджмента, превращается в робота, который не имеет свободы выбора и действует строго по заложенной программе. Планирование и распределение может быть гибким, планы можно и нужно варьировать, если ситуация поменялась.

Основы методики:

1. Планирование. Без составления плана сложно организовать время. Составлять его нужно с вечера. На это уйдет всего несколько минут, зато на следующий день вы будете себе за это благодарны.
2. Постановка задач. Результат, которого нужно добиться, формируется в виде целей. Если их достижение требует выполнения большого количества действий, то необходимо дробить их на мелкие задачи.
3. Фиксация. Цели и планы нужно записывать – так вы лучше организуете работу.
4. Приоритеты. Научитесь разделять важные и менее важные задачи. Первыми нужно решать приоритетные дела.
5. Анализ. Нужно оценивать свои действия, признавать ошибки в планировании и выполнении действий, стараться их больше не повторять.
6. Распределение сил. Уставший человек не может эффективно работать. Поэтому нужно планировать не только дела, но и отдых.

Правильная организация помогает спланировать день так, что останется время на отдых, хобби и общение.

Правила планирования времени

Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:

Планируйте, что будете делать

Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать

Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.

Список того, над чем придется поработать:

• Управление своим временем. Ежедневник, планирование, пожиратели времени, приоритеты дел – самое простое и приземленное.
• Режим дня, режим питания, образ жизни – основа, без которой никуда.
• Навести порядок в своих целях, желаниях, решить, куда вы движетесь по этой жизни, – наверное, самое сложное
• Совладать с умом. Успокоить его и научиться жить с ним так, чтобы он не превращал вашу жизнь в Ад, – очень непростое дело.
• Очиститься. Ментально, физически. В грязном теле и в темных мыслях не будет ясности.
• Признать, что причина желания упорядочить жизнь – желание стать счастливым, а значит направить свой фокус внимания в эту сторону.

Обзор приложений для тайм-менеджмента

Еще один способ стать гуру тайм-менеджмента — использование специальных приложений.

Clear

Это минималистичное приложение вышло еще в 2011 году. Его можно интегрировать в удобном виде, а функционал ограничен составлением списка задач, которые вычеркиваются по мере их выполнения.  Дизайн очень прост и не содержит ничего лишнего. По сути, приложение Clear представляет собой виртуальный аналог блокнота со списком дел и ручки.

1-3-5 List

Это приложение от американских разработчиков более функционально по сравнению с предыдущим

Дела здесь не просто записываются списком, а ранжируются по уровню важности. Каждый день вы можете установить одну big thing — важную задачу, остальные имеют статус средних по важности или мелких дел

С помощью 1-3-5 List вы не просто ничего не забудете, но сможете сосредоточиться на главной задаче.

RescueTime

Это приложение поможет проанализировать ваш день и определить, на какие дела вы расходуете свое время. Если вы выходите из графика, приложение пришлет вам напоминание, предоставит подробные отчеты и даст оценку эффективности вашей работы. Вы сможете систематизировать рабочие процессы и решать задачи более эффективно.

Trello

Это приложение представляет собой виртуальную доску с карточками. Trello на рынке с 2011 года. С помощью наглядного интерфейса вы сразу видите, что выполнено, что находится в процессе, а что планируется на будущее. По сути, использовать Трелло — все равно что перемещать карточки или папки с документами по гигантской доске из одной стопки в другую.

Loop — Habit Tracker

Приложение Loop не ограничивается составлением списков задач, а стимулирует у вас выработку полезных привычек. Дизайн Loop очень функционален, хотя не содержит ничего лишнего. Очень полезной будет функция  отслеживания своего прогресса на календаре и информация об устойчивости привычек.

focus@will

Это музыкальный сервис, использующий результаты исследований неврологов. Он не составляет списков дел, но помогает пользователям уйти от стресса и сосредоточиться на выполнении задач. focus@will подберет для вас музыку, которая поможет работать наиболее эффективно. Прежде чем вы начнете использовать программу, надо пройти небольшой опрос, чтобы определить ваш склад ума и особенности мышления.

Эти и другие приложения помогут вам стать более эффективными и использовать свое время с максимальной пользой.

Поглотители времени.

Самые большие поглотители времени – это телевизор и Интернет. Если вы действительно хотите правильно построить расход своего времени, то от ежедневного просмотра сериалов, ток-шоу и проч. придется отказаться. Можно оставить себе право смотреть телесериалы по выходным, но, не увлекаясь, по часу-полутора в день. А вот от того, чтобы использовать в личных целях всемирную сеть на работе нужно отказываться как можно скорее. Во-первых, тогда будете успевать справляться со своими должностными обязанностями. А во-вторых, стоит помнить, что не всякий начальник положительно отнесется к такому использованию корпоративной сети.
А если вы поставили перед собой какую-нибудь сложную задачу (выучить иностранный язык, научиться играть на гитаре или вышивать крестиком), разбейте эту большую задачу на несколько дней. Выделите в сутках то время, которое вы могли бы регулярно отводить на это новое для вас занятие.

Метод ABC

Возьмите список задач и поставьте для каждой уровень приоритетности буквами A,B,C (некоторые прибегают также и к буквам D и E).

A – важные и срочные задачи, высший приоритет в выполнении. Это те дела, невыполнение или откладывание которых может иметь неприятные или серьёзные последствия. Например, исправить ошибку, из-за которой перестал работать сайт, особенно если от промедления бизнес теряет деньги.
В – важные, но несрочные задачи или те, невыполнение которых не приведёт к серьёзным последствиям. Пример – внедрить разработку, которая поможет увеличить продажи

Это важно, но если чуть сдвинуть её – вряд ли произойдёт что-то непоправимое.
С – задачи, которые было бы неплохо выполнить: провести вечер с друзьями или устроить ужин для жены.

К уровню D относят задачи, которые можно делегировать подчинённым, а к E – от которых стоит отказаться вообще.

Часть 1: Полезные привычки

Начните раньше вставать

Первое, и самое простое правило – начать ежедневно вставать немного раньше. Как утверждает автор книги «магия утра» Хэл Элрод: первый час после пробуждения – самый важный, и именно он определяет успех не только предстоящего дня, но и жизни, в целом.

Однако, важно не только приучить себя раньше вставать, но и эффективно использовать этот час. По мнению автора книги, в этот час нужно совершить несколько простых ритуалов: медитацию, планирование, чтение, физические упражнения и т.д

Но внедрять всё это сразу – практически невозможно. Рекомендую двигаться постепенно: первую неделю вставать всего на 10 минут раньше обычного, и делать утреннюю зарядку. Через неделю, уже на 20 минут раньше – делать зарядку и медитацию, и так по нарастающей. Уже менее, чем через 2 месяца Вы легко сможете вставать на час раньше, чтобы наполнить утром полезными ритуалами, а также будете иметь запас по времени, который поможет вам успевать утром гораздо больше, чем раньше.

Составляйте список дел на день

Второе важное правило – составлять список дел на день. Вы удивитесь, но даже Лев Толстой, который жил почти 200 лет назад, советовал утром составлять список дел на предстоящий день, а вечером – подводить итого того, что удалось сделать

Прошло много лет, и этот совет совершенно не потерял актуальности. Составлять список дел на день удобнее всего утром, в спокойной обстановке. Как список дел может помочь всё успевать? Во-первых, у вас будет полная картина того, что необходимо сделать в течение дня – это помогает сосредоточиться на делах и уделить им максимум внимания. Во-вторых, список дел поможет «разгрузить» мозг от необходимости держать план в голове – это поможет работать продуктивнее. В-третьих, когда вы будете вычеркивать из списка сделанные дела, это подарит ощущение того, что день проходит с пользой, ведь к вечеру у Вас будет четкая картина достигнутых целей. И самое главное – видя перед глазами список дел, вы сможете легко расставить приоритеты, чтобы сделать наиболее важные дела в первую очередь.

Главное правило: не планируйте слишком много. Начните с того, чтобы в день у Вас было 2-3 ключевые задачи, и постарайтесь всегда выполнять задуманное. Когда это войдет в привычку, количество задач можно будет увеличивать.

Приучите себя к порядку

Трудно представить, как можно всё успевать, если вокруг царит хаос. Чтобы увеличить свою продуктивность, возьмите за правило поддерживать порядок вокруг себя: в квартире, на рабочем месте, в телефоне и компьютере, на полках, в автомобиле.

Если вы научитесь поддерживать порядок постоянно, то это подарит Вам несколько бонусов: во-первых, поддержание порядка дисциплинирует и учит быть организованным, что поможет Вам в достижении своих целей. Во-вторых, в такой обстановке работать гораздо легче и приятнее – можно сконцентрироваться на работе и не отвлекаться больше ни на что.

Избавьтесь от «пожирателей времени»

Если бы Вы однажды попробовать измерить, сколько времени поглощают ненужные дела – просмотр ТВ, интернет, смартфон, сериалы, Вы бы удивились этой цифре. Возможно, это уже вошло в привычку, и Вы перестали замечать, как эти «поглотители» времени отнимают драгоценные минуты и часы жизни. Пришло время избавиться от этого.

Начните с того, чтобы перестать терять время попусту, если Ваш список дел на день ещё не закончен. Делается это очень просто: когда Вы заметите, что отвлеклись на телевизор, интернет или соц. сеть, подумайте: всё ли дела на день вы выполнили? Если нет — отложите развлечения в сторону и работайте над списком. А уже потом, когда всё сделано, можете вознаградить себя заслуженным отдыхом и бездельем. Когда это войдет в привычку, вы почувствуете, что Вам стало гораздо проще всё успевать.

Решайте проблемы вовремя

Человеку постоянно приходится сталкиваться с какими-то проблемами и обязанностями, которые не входят в привычный распорядок дел

Иногда надо записаться и пойти к врачу; иногда может сломаться машина и необходимо ехать в сервис; порой необходимо выбрать время и в съездить за важной покупкой. Если начать отгадывать эти дела, они будут расти как снежный ком

Но есть решение.

Начните решать подобные проблемы сразу же при их возникновении. Как только появляется такая задача – вносите её в список дел на сегодня, и решайте при первой же возможности. Это быстро войдет в привычку, и изменит жизнь к лучшему. Поверьте, лучше решать эти задачи сразу по мере поступления, чем откладывать, чтобы однажды пришлось делать сразу массу подобных задач.

10 простых шагов в освоении теории тайм-менеджмента

Эти шаги – основа тайм-менеджмента. Приняв их в свою жизнь, и научившись их правильно использовать ты наконец-то сдвинешься с мертвой точки и начнёшь действовать.

Шаг 1 — Принять решение

Здесь и сейчас вы должны принять решение и взять за это решение ответственность. «Я хочу похудеть» — зачем? Для чего? Какая будет от этого польза? Какими методами вы будете это делать? Вам действительно это нужно?

Шаг 2 — Приоритизируйте ежедневные дела

Распределяйте все свои дела по важности, используя, например, метод АБВГД. А – очень важные дела, которые обязательно должны быть выполнены

А – очень важные дела, которые обязательно должны быть выполнены

Б – требуют выполнения, имеют недолговременные и несущественные последствия

В – хорошо было бы выполнить, но никаких последствий нет

Г- дела, которые можно и нужно делегировать

Д – малосущественные дела, если их вычеркнуть, то ничего не произойдёт

Шаг 3 — Сложные задачи решайте обособленно

Умей сосредоточиться лишь на одном деле и не отвлекаться, пока не выполнишь. Это поможет сократить время на его выполнение на 80%. Именно сосредоточенность и концентрация поможет добиться высокой продуктивности и доводить дела до конца.

Шаг 4 — Организуйте порядок во всём

рабочее пространство, обстановка дома, мобильное устройство – везде должен быть порядок. Этим самым ты обеспечиваешь себе экономию времени на поиске чего-то нужного.

Шаг 6 — Поддерживайте жизненный баланс

Важно количество времени дома и качество времени на работе. Не забывайте, что работаем мы для того, чтобы обеспечить свою жизнь, своё здоровье, свою семью, а не для того, чтобы работать

Шаг 7 — Совершенствуйтесь в решении задач

Чем лучше вы научитесь справляться с основными задачами, а тем более, если они ежедневные, тем меньше времени вы будете на них тратить.

Шаг 8 — Планируйте каждый день

Желательно заниматься планированием каждый вечер. Так наш мозг на подсознательном уровне во сне уже начнёт обрабатывать и выполнять эти задачи.

Шаг 9 — Будьте максимально энергичным

Нужно убрать все каналы, куда бесполезно утекает ваша энергия. Успешные люди обладают огромным зарядом энергии и умеют его поддерживать в течение длительного времени. Для этого нужно помнить три ключевых фактора: ПИТАНИЕ, ФИЗИЧЕСКАЯ НАГРУЗКА, ОТДЫХ.

Шаг 10 — Обнуляйтесь каждый год

Раз в год, останавливайтесь и пересматривайте все свои дела и цели. До сих пор ли цели для вас актуальны? Нравится ли вам то, что вы получаете на пути к достижению цели?

Как распределять рабочее время правильно

При планировании вашего рабочего времени вам могут быть полезны следующие советы

• Заведите ежедневник (бумажный или электронный). Записывайте туда ваши ежедневные задачи и обязанности. И не забывайте расставлять для них приоритеты.
• Когда находитесь на работе, старайтесь выполнять трудовые обязанности и концентрироваться на них. Для общения с коллегами на нерабочие темы лучше выделять определенное время, когда основная работа уже выполнена.
• Если этого не требуют ваши трудовые обязанности, постарайтесь отказаться от использования мобильного телефона и Интернета, которые являются основными похитителями времени.
• Дела, которые не очень нравятся, лучше всего делать утром. В теории тайм-менеджмента это называется «есть лягушек».
• Учитесь говорить «нет». В первую очередь, выполняйте свои обязанности. А потом, если будет свободное время, можете выполнить небольшую просьбу коллеги.
• Долой многозадачность. Не беритесь одновременно за выполнение нескольких задач. Это отбирает энергию и время.Старайтесь выполнять дела по очереди.
• Следите за своими биоритмами. Проведите анализ, в какое время дня вы наиболее активны. В зависимости от этого распределяйте нагрузку.