Простое объяснение с примерами, как применить в работе и повседневной жизни матрицу эйзенхауэра + шаблон для заполнения

Чтобы управление временем было эффективным – измените свои привычки

Научитесь говорить «нет»

Если вы безотказный человек, то именно сейчас вам стоит задуматься над этим. Потому что неумение говорить «нет» является весьма опасным хронофагом. Подумайте, сколько времени вы уже потеряли, делая то, что не хотели делать или боясь показаться невежливым? В следующий раз хорошенько обдумайте, нужно ли соглашаться на сомнительное предложение, если никакой пользы именно вам оно не принесет.

Куда деваются 24 часа?

Чтобы наилучшим образом понять, куда девается ваше время, нарисуйте на листе бумаги круг и визуально поделите его на 24 часа. Посчитайте, сколько времени вы тратите на сон, на работу, на приготовление еды, на дорогу, тренировки и прочее.

Оцените свой день по часам и после этого вы начнете всерьез задумываться, стоит ли делать что-то себе во временной убыток. Управление собственным временем требует немалых усилий и создания новых привычек.

Оцените виртуальную и реальную жизнь

Как известно, в наше время социальные сети чуть ли не полностью заменили реальное общение. Мы сидим в интернете 24 часа в сутки и на данный момент эта зависимость стоит на первом месте среди хронофагов. Сколько раз вы собирались всего лишь проверить сообщения, а зависали в соцсетях на добрых 2 часа? В нынешних реалиях это уже даже не является смешным.

Поэтому наша редакция предлагает постепенно начать отучать себя от социальных сетей. Это не значит, что нужно удалить все аккаунты и вообще перестать пользоваться интернетом. Просто необходимо адекватно оценить состояние ваших социальных сетей и провести минимальную ревизию.

Как это поможет?

Все дело в том, что социальные сети настолько перенасыщены информацией, что люди чувствуют себя смертельно уставшими практически ежедневно. Прогулки с друзьями на свежем воздухе однозначно решат эту проблему.

Эффективное управление временем требует правильной оценки времени

Еще одна проблема людей в том, что они не умеют правильно оценивать время. Мы строим план своих дел на день, но, зачастую, не учитываем хронофаги. То есть, времени, которое мы отводим на ту или иную работу, хватит нам только в случае идеального сценария. Хронофаги увеличиваю это время в несколько раз.

Но если у вас не будет четких рамок, то вы сможете растянуть работу на очень долгий срок, что также не является эффективным. Таким образом, необходимо найти золотую середину в данном вопросе. Не ставьте слишком маленькие сроки, чтобы они не вызывали у вас дополнительный стресс, но и не стоит также растягивать работу на длительное время. Прокрастинацию ведь еще никто не отменял.

При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра

Матрица помогает в планировании сложных и важных задач. Поймите принцип работы метода и применяйте его в краткосрочном планировании.

Смело применяйте таблицу Эйзенхауэра в жизни, если:

• сложно определить первостепенную задачу, сложно понять с чего начать;
• честны с самим собой и правдиво отвечаете на заданные вопросы при планировании;
• хотите оптимизировать временные затраты;
• знаете, что способны на большее, но не понимаете, как достичь лучшего результата;
• прекращаете откладывать дела «на завтра».

Для того, чтобы добиться результата, мало изучить матрицу Эйзенхауэра. Только применяя эти знания на практике, вы увидите эффект.

Планировать по матрице Эйзенхауэра

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно расставлять приоритеты в делах

Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

• Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
• Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
• Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Поглотители времени

Тема прокрастинации напрямую связана с тем, что в тайм-менеджменте называют «поглотителями времени».

В целом любое наше действие и бездействие поглощает время. Даже осмысленное действие.

Но в контексте управления временем и повышения эффективности нас интересует деятельность, которая:

• Не приносит удовольствия от реализации цели
• Основная задача которой «убить время»

Важно отметить, что нельзя составить универсального списка поглотителей времени и запретить всем делать что-то из него. Для кого-то условно мытье посуды — это поглотитель

Оно не приносит удовольствия и его основная задача не столько вымыть посуду, сколько «не звонить этому клиенту, я же пока занят». А для кого-то мытье посуды — способ расслабиться, отвлечься, отправить мысли в творческое путешествие и придумать новую идею.

Фото с сайта pesritq.ru

Из нашего опыта мы можем выделить следующие более или менее универсальные поглотители времени:

• Интернет (серфинг, новостные сайты, социальные сети, почта)
• Телевизор (передачи, сериалы)
• Дорога: посчитайте, сколько времени вы проводите за рулем или в транспорте)
• Неумение планировать. Неожиданно, но неэффективное планирование может сжирать огромную часть времени. Так что действительно полезно планировать свой день или проект заранее, собирая в одном месте похожие дела или встречи
• Неполноценный сон. Но спать меньше не равно работать больше! Если вы не выспались — вы не просто уставший, вашему мозгу сложнее сфокусироваться, сложнее принимать решения, сложнее действовать быстро в неожиданных ситуациях
• Неумение сказать «нет» Учитесь отказывать и не тратить свое время на те дела, которые не согласованы с вашими ценностями и целями. Вовремя сказанное «нет» может сэкономить огромное количество не только времени, но и сил
• Работа, которая не согласована с вашими ценностями и смысловыми пластами

Есть много разных вариантов того, как выявить свои собственные поглотители времени. Повторим, для кого-то сериалы, например, это поглотитель. А для кого-то — способ учить новый язык (если вы смотрите их в оригинале).

Наш метод «глубинного бурения» для выявления своих поглотителей времени выглядит так: заведите таймер на 15 минут и в течение этих 15 минут пишите (или записывайте на диктофон) ответ на один только вопрос: «Как я убиваю свое время?». Позвольте себе записывать все, что приходит вам в голову.

Если ответы закончились, а время еще нет — глубоко вдохните, загляните внутрь себя и снова спросите: «Как я убиваю свое время?».

Что же делать с поглотителями времени?

Мы предлагаем заполнить табличку из своих поглотителей времени:

Но что важно — свято место пусто не бывает. Нельзя просто так взять и перестать тратить время на поглотители

Нужно найти им полноценную замену. Как это сделать?

Отдельно составьте список дел, которые вам давно хочется сделать, но все «нет времени»

Важно: эти дела должны быть согласованы с вашими ценностями, они должны быть нужны именно вам
Теперь в табличку из поглотителей добавьте третью колонку — замените каждый поглотитель каким-то делом из этого полезного списка.
Пусть эта табличка будет у вас всегда перед глазами. Переписывайте ее и обновляйте, но пусть теперь каждый поглотитель станет для вас триггером, запускающим полезное дело

Характеристика квадрантов

Рассмотрим каждый квадрант матрицы более детально.

А (важные и срочные задачи)

Если вы мастер в области планирования, то квадрант А будет пустовать. Если же в нем появились дела, это говорит о вашей плохой организованности. Вы допускаете образование в делах авралов и завалов. Причиной такой картины является, как правило, лень.

Либо вы можете неверно расставлять приоритеты. Конечно, иногда такие ситуации допустимы, но когда такое наблюдается систематически, то просто необходимо поработать над личной самодисциплиной. Во избежание «заселения» пунктиков в квадрант А надо своевременно справляться с задачами, внесенными в остальные поля.

Но небольшой список дел в квадрант А все же можно внести. Это могут быть:

• вопросы, касающиеся здоровья;
• дела, невыполнение которых способно спровоцировать появление проблем, ухудшить качество жизни, угрожать благополучию в семье и работе;
• дела, невыполнение которых значительно осложнит путь к достижению основных целей или приведет к их срыву;
• выход из различных экстренных и кризисных ситуаций.

Если все же в этом квадранте у вас оказалось много пунктов, то бросьте все силы на их ликвидацию

И не забывайте, что выполнение некоторых пунктов из списка важного и срочного вполне можно переадресовать, перепоручить кому-либо из доверенных лиц, необязательно взваливать целиком груз всех дел только на себя. Такой подход поможет быстрее справиться с наполненностью квадранта А

B (важные, но не срочные задачи)

Наблюдения показывают, что люди, отдающие предпочтение решению задач из квадранта В, становятся наиболее успешными, быстрее поднимаются по карьерной лестнице, наиболее благополучны финансово, не испытывают недостатка во времени и живут гармоничной, полноценной жизнью

Несрочные задачи относятся к категории самых перспективных и приоритетных, и если человек уделяет им свое основное внимание, то все у него складывается как надо

Надо учитывать то, что отсутствие в группе В срочности порой приводит к затягиванию выполнения намеченных пунктов, и они перекочевывают в группу А, где уже потребуют быстрого реагирования. Если же решать важные, но не очень срочные задачи постепенно и регулярно, то процесс этот будет проходить спокойно и эффективно. К выполнению такого рода дел нужно подходить ответственно, а отсутствие срочности дает возможность полностью контролировать ход дела, доводить все детали до идеала, четко продумывать все шаги, тем самым получая в итоге продуктивный результат.

С (срочные, но не важные задачи)

Матрица Эйзенхауэра в первую очередь учит правильно расставлять приоритеты. Это значит, что самым важным в планировании является умение отличать важные дела, ведущие вас к большим целям, от второстепенных. Задачи, которые надо вносить в группу С, не являются важными, по сути своей, это отвлекающие от основных целей дела, они не способствуют продвижению, а, напротив, лишь тормозят процесс развития. Часто они мешают сконцентрироваться на достижении важных целей и тем самым уменьшают эффективность прошедшего времени.

Нельзя путать срочные дела из поля С, которые являются неважными, со срочными делами из поля А, которые как раз крайне важны

Это, как правило, приводит к тому, что по-настоящему важное останется на заднем плане. Ярким примером такой ситуации могут послужить навязанные кем-то извне встречи, в которых для вас нет необходимости, или пустые долгие разговоры, походы на вечеринки и празднования, приглашения на которые поступают от людей, не представляющих для вас интереса, какие-то домашние заботы, поломка бытовой техники и тому подобное

Да, это надо делать срочно, но решение этих задач не является жизненной необходимостью, и их невыполнение не влечет за собой неприятностей.

Как работать с матрицей Эйзенхауэра?

1. Важные и срочные дела.

Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.

К делам, которые следует помещать в квадрант «1», можно отнести следующие:

• Задачи, невыполнение которых в данную минуту станет причиной появления неприятностей;
• Дела, имеющие отношение к нашему самочувствию и здоровью;
• Задачи, не выполнив которые, вы отдалитесь от намеченной заранее цели.

В качестве примеров таких дел можно привести такие:

• Завершение проекта, у которого скоро наступает срок сдачи;
• Внеплановый визит к доктору;
• Важный звонок партнеру по бизнесу или клиенту;
• Необходимый отдых по причине хронической усталости или возникновения синдрома профессионального выгорания;
• Вызов сантехника для ремонта протекающей трубы.

2. Важные и не очень срочные дела.

Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо

Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок

В качестве примеров дел можно представить следующие:

• Разработка плана нового проекта;
• Анализ имеющихся результатов;
• Превентивные действия;
• Налаживание контактов и отношений;
• Выявление дополнительных перспектив и разработка альтернативных проектов.

3. Не очень важные, но срочные дела.

Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.

В квадрант «3» могут все шансы попасть следующие дела:

• Незапланированные срочные встречи;
• Внезапно возникшие хлопоты в виде гостей, которые требуют вашего внимания;
• Незапланированная уборка или устранение негативных последствий вашей невнимательности;
• Любые другие задания, которые отдаляют вас от первоначальной цели.

4. Не срочные и не важные дела.

В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

И вот, в чем главная ошибка людей, применяющих матрицу приоритетов… Они начинают отказываться от занятий, которые наполняют их. Да, иногда чтение, казалось бы, «бесполезной художественной литературы» дарит силы на свершение подвига в бизнесе!

Вот, как выглядит матрица, которую вы можете часто встретить в интернете:

А вот, как она должна выглядеть:

Если вы чувствуете усталость, то не заставляйте себя продолжать работу. 4-ый квадрат в матрице для того и находится там, чтобы вы определили для себя ресурсные развлекательные занятия и использовали тогда, когда они вам действительно на пользу. Это позволит вам избежать эмоционального выгорания.

Потому что все, что вам нужно соблюдать, — это сосредоточиться в основном на делах из квадрата 2. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел — не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией.

Матрица Эйзенхауэра

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра был изобретен даже не математиком или психологом, а самим 34-м президентом США — Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром. Будучи известным политиком, он, естественно, постоянно сталкивался с необходимостью выполнения огромного количества дел, и вот, чтобы все успевать, и выработал для себя этот метод, который на сегодня активно используется в тайм-менеджменте для выполнения как рабочих, так и личных задач.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой систему координат, по оси X которой откладывается важность дел, которые необходимо выполнить, а по оси Y — их срочность. Таким образом, образуется четыре сегмента, которые отличаются между собой по степени срочности и важности

Рассмотрим, как выглядит матрица Эйзенхауэра на картинке:

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра заключается в распределении всех имеющихся дел и задач по этим четырем сегментам для выполнения их в строгой последовательности.

Если распределить все задачи в эти 4 сегмента, то получится, что:

• сверху — все срочные дела;
• справа — все важные дела;
• снизу — все не срочные дела;
• слева — все не важные дела.

А теперь кратко охарактеризуем каждый из получившихся квадратов именно в той последовательности, в которой нужно выполнять относящиеся к ним задачи.

1. Важные и срочные дела. То есть, правый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. Здесь должны находиться наиболее важные задачи, которые, к тому же, необходимо выполнить срочно. То, что называется «вопрос жизни и смерти».

В идеале в этом квадрате не должно накапливаться более 1-2 дел. Категорически не стоит «пихать» в этот сегмент все подряд: вы должны объективно оценивать, насколько эта задача действительно важная и действительно срочная.

2. Не важные, но срочные дела. Или левый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. К этому сегменту стоит относить незапланированные, внезапно появившиеся дела, которые нужно выполнить срочно, но которые при этом не являются особо важными. То, что называется «форс-мажор».

Кому-то ошибочно может показаться, что эти дела входят в первую категорию, то есть, являются важными, но это абсолютно не так. Потому что их выполнение никак не повлияет на вашу дальнейшую жизнь или результаты работы — от того, что вы сделаете эти дела, ничего вообще не изменится, тем не менее, их нужно делать срочно, без этого никак.

Второй сегмент вообще часто может пустовать: дела в нем, как правило, появляются внезапно и исчезают сразу после их срочного выполнения.

3. Важные, но не срочные дела. То есть, правый нижний сегмент матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся все задачи, которые для вас важны, но при этом не требуют безотлагательного выполнения. Важные дела, срок выполнения которых еще не «поджимает», и которые могут подождать в том случае, если есть дела в первых двух сегментах.

Важно понимать, что некоторые дела из этой категории, если их не выполнять, постепенно поднимаются вверх и переходят в первый сегмент, то есть, становятся срочными. К примеру, вам нужно погасить кредит до 25 числа

Если на календаре 20 число — это просто важное дело, а если 24 — уже важное и срочное.

Этот сегмент, хоть и является аж третьим в расстановке приоритетов, играет очень большое значение, поскольку именно решение задач, входящих в него, оказывает максимальное влияние на дальнейшую жизнедеятельность человека.

4. Не важные и не срочные дела. Последний, левый нижний квадрат матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся дела, от выполнения которых вообще ничего не зависит, и которые, по большому счету, зачастую человеку вообще не нужны. Их объединяют одним общим термином — «пожиратели времени».

К выполнению задач из этой категории стоит приступать только в том случае, если все остальные категории на данный момент пустуют.

Вот так работает метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра.

Теперь вы знаете, что такое матрица Эйзенхауэра, и как правильно расставлять приоритеты в работе и личных делах с ее помощью. Кстати, этот метод расстановки приоритетов можно использовать в самых разных сферах человеческой жизнедеятельности. Например, даже в управлении личными финансами для оптимизации расходов (подробнее об этом в статье Оптимизация расходов).

На этом все. Надеюсь, что вы взяли себе на заметку эти полезные советы и рекомендации. До новых встреч на Финансовом гении — сайте, который поможет вам достичь успеха в любом деле и научит грамотно распоряжаться личными финансами.

Пересмотреть приоритеты

Для профессионального перспективного работника важно развитие. Поэтому необходимо пересмотреть свои повседневные занятия, если второй сектор заполнен недостаточно, а первый, третий или четвертый – с избытком

Часть дел из первого сектора можно перенести во второй, переложив часть обязанностей на коллегу, заместителя, дублера (которого нужно воспитывать для себя, если его нет), чтобы при необходимости он мог вас заменить.

Если полно дел в третьем квадранте, следует заострить внимание на втором, став незаменимым и нужным сотрудником, которому шеф не побоится дать ответственное поручение. Кризис нужно преодолевать, чтобы не оказаться в плачевном состоянии

Ведь люди, стремящиеся к успеху, избегают дел, описанных в квадрантах 2 и 4.

Как использовать матрицу?

Чтобы принимать более рациональные и осознанные решения касательно последовательности этапов, нужно понимать разницу между важными и срочными задачами.

Важные. Спросите себя: «Пострадает ли проект, если этот пункт не будет выполнен?» Важные задачи имеют долгосрочные последствия. Они оказывают серьёзное влияние на проект, и от их выполнения зависит работа других людей.

Срочные. Вас раздражает, когда кто-то нарушает дедлайны и вы выбиваетесь из графика? Нас — да. Если сдача макета была запланирована на четверг, то пришлите его в срок. В крайнем случае — заранее извинитесь и согласуйте другой день.

Матрица представляет таблицу из четырёх квадратов с двумя осями: важность и срочность. Для удобства мы советуем делать отдельные таблицы для личных и профессиональных задач

Так вы избежите путаницы и сможете выделить время для каждой сферы.

Квадрат СДЕЛАТЬ

Это приоритетные задачи, которые требуют немедленного решения. Как правило, это вопросы здоровья, кризисных ситуаций, глобальных неприятностей или те, что способствуют достижению общего прогресса.

Пример: в конце недели вы должны сдавать отчёт, а сегодня уже пятница. Задача срочная? Да. Важная? Определённо.

Квадрат ОТЛОЖИТЬ

Это долгосрочные цели, требующие внимания, но не имеющие фиксированных дедлайнов. Для них необходимо выделять время в расписании, потому что они так или иначе влияют на ваш успех. Сюда относятся вопросы саморазвития, общественные мероприятия и мелкие рабочие дела: ответы на письма, личные встречи. Выполняются по мере освобождения предыдущего квадрата.

Пример: в начале каждого квартала вы представляете клиенту дальнейшую стратегию коммуникации. Сейчас апрель, значит, до следующей сдачи у вас ещё 2 полных месяца.

Квадрат ДЕЛЕГИРОВАТЬ

Эта категория относится к задачам, которые не важны, но актуальны. Звучит нелогично, но существует ряд обязанностей, которые не способствуют вашей продуктивности, но их нужно сделать. Сюда относятся домашние дела или подготовительные этапы к более серьёзным целям. По возможности этот список лучше передать кому-то другому.

Пример: вам нужно приготовить ужин, но вы не хотите тратить на это время, поэтому заказываете еду из ресторана.

Квадрат УДАЛИТЬ

Действия из этой категории тормозят вашу продуктивность и пожирают время. Сюда относятся соцсети (если вы на них не зарабатываете), ответы на бессмысленные имейлы и прочее.

Стоит отметить, что матрица создана для координации рутинных обязанностей и не учитывает время для отдыха. Поэтому в этот квадрат помещаются задачи, которые отвлекают вас во время работы.

Пример: ваш друг выложил новый пост в Инстаграм, но если вы его откроете, то залипните на несколько часов.

Анализ результатов

Выписав из своего еженедельника однодневный план, распределите задачи по секторам, чтобы подытожить, что сделано, какие проблемы решены, с кем прошли встречи, а кто откровенно мешал работать

Теперь необходимо обратить внимание, в каком квадранте больше всего записей

Если в первом (1), то не вы управляете своей жизнью, а сроки и даты. Возможно, вы тянули до последнего, чтобы уложиться в срок, или задачи из второго сектора превратились в сверхсрочные, так как вы не успели их выполнить? Неправильно расставленные приоритеты, неумение делегировать обязанности, недоверие к подчиненным приводят к тому, что человек все делает сам и не видит своего будущего. В такой ситуации он находится в постоянном стрессе, что в итоге приведет к потере друзей, отсутствию времени на отдых и проблемам со здоровьем.

Если наиболее заполнен делами второй (2) квадрант, вас можно поздравить

Вы научились концентрироваться на важном, имеете свое мнение, наладили неплохие отношения с коллегами, и вам есть на кого положиться

Третий (3) квадрант, который просто распирает от записей, говорит о том, что вами «затыкают все дыры». Вы выполняете самую скучную и рутинную работу, результаты которой не важны. Вы сами признаетесь, что выполняете неважные задачи, у вас нет никаких четких планов ни на сегодняшний день, ни на завтрашний. Если вам придется менять работу, вряд ли начальник отпустит вас со слезами на глазах.

Множество пометок в четвертом (4) квадранте не требует комментариев. Вы просто приходите на работу и тратите время на лазание в Интернете, пустые разговоры и чаепития. За что вам платят зарплату? У вас никаких перспектив.