Должностная инструкция офис-менеджера

Личные качества

Представители этой профессии должны сочетать в себе тактичность и ответственность, ведь именно они координируют работу всего офиса. Часто руководители выдвигают требования к внешнему виду помощника, поэтому важна умеренность во всем: естественный женский макияж аккуратная прическа, одежда и т. д.

1. Коммуникабельность.
2. Отличная память.
3. Доброжелательность.
4. Пунктуальность.
5. Грамотность и обучаемость.
6. Умение работать в коллективе.
7. Неконфликтность.
8. Задатки и руководителя, и организатора.
9. Хорошее знание иностранного языка.
10. Терпеливость.
11. Понимание корпоративной этики.

Представитель этой профессии — это человек, который умеет работать с людьми, отличаясь вежливостью и хорошим воспитанием.

Личные качества офис-менеджера и общие требования к кандидатам

Офис-менеджер

Все директивы руководства, адресованные сотруднику, исполняются в кратчайшие сроки. По этой причине от кандидата требуют, чтобы он был ответственным и исполнительным, пунктуальным. При этом не менее важны умственные способности кандидата: отличная память и умение сконцентрироваться на проблеме.

Человек, стремящийся занять эту привлекательную должность, осознает, что будет лицом компании, поэтому здесь ему придется проявлять все свои коммуникативные навыки. Он должен проявлять доброжелательность по отношению к посетителям и клиентам компании.

Очень важное условие для принятия на эту должность: кандидату необходимо обладать грамотной речью, знать и применять основы деловой этики, уметь организовывать и вести деловые переговоры. Какие личные навыки нужно сотруднику развивать в себе, чтобы добиться успеха на офисном поприще?

Какие личные навыки нужно сотруднику развивать в себе, чтобы добиться успеха на офисном поприще?

Прямые должностные обязанности

Согласно действующей инструкции, в прямые обязанности входят:

• Ответ на телефонные звонки, фиксирование и передача информации гендиректору и иным сотрудникам
• Обеспечивать бесперебойный документооборот компании: прием, регистрация и учет, хранение ценной корреспонденции
• Выполнение копий ценной документации по поручению руководства Приглашение на собрание
• Подготовка проектов писем, запросов и иной документации, относящейся к компании
• Ведение большой базы данных и сбор служебной информации
• Подготовка разноплановых совещаний и корпоративных заседаний, проводимых руководством
• Организация командировочных поездок для сотрудников: заказ необходимых билетов, бронирование гостиниц
• Обеспечение офиса необходимыми канцелярскими товарами
• Контроль над исправной работой оборудования офиса, коммуникаций, выявление неполадок в работе оргтехники, вызов компьютерщиков для проведения ремонта
• Координация и контроль работы водителей, проработка графика пользования служебным транспортом, контроль работы курьера, технического работника
• Особая роль в работе начинающего офис-менеджера отдается организации и ведению деловых переговоров, анализу результатов проведенных встреч с партнерами.

Каждому сотруднику, пришедшему на эту ответственную должность, важно знать прямые обязанности и права

Личные качества

Представители этой профессии должны сочетать в себе тактичность и ответственность, ведь именно они координируют работу всего офиса. Часто руководители выдвигают требования к внешнему виду помощника, поэтому важна умеренность во всем: естественный женский макияж аккуратная прическа, одежда и т. д.

1. Коммуникабельность.
2. Отличная память.
3. Доброжелательность.
4. Пунктуальность.
5. Грамотность и обучаемость.
6. Умение работать в коллективе.
7. Неконфликтность.
8. Задатки и руководителя, и организатора.
9. Хорошее знание иностранного языка.
10. Терпеливость.
11. Понимание корпоративной этики.

Представитель этой профессии — это человек, который умеет работать с людьми, отличаясь вежливостью и хорошим воспитанием.

Кто такой офис-менеджер?

Офис-менеджер – сотрудник компании, относящийся к младшему руководящему составу, деятельность которого совмещает в себе функции таких специалистов, как секретарь, завсклад, администратор и секретарь. Достаточно часто именно эта специальность становится стартовой ступенькой карьерного роста офисных работников.

Название профессии произошло от латинского officium (услуга, одолжение, обязанность) и английского manage (руководить, управлять). То есть, судя по названию представители профессии офис-менеджера руководят выполнением обязанностей или услуг. В какой-то мере это соответствует обязанностям современного офис-менеджера, но только в какой-то мере, так как круг их деятельности охватывает практически все, что происходит в офисе. Кстати, профессия эта появилась сравнительно недавно, поскольку до начала бурного развития всевозможных бизнес-структур потребности в ней просто не было. Сейчас же наличие большого штата сотрудников немыслимо без конкретного человека, способного взять на себя организацию работы офиса, позволяя тем самым остальным коллегам заниматься узким фронтом своей работы.

Должностные обязанности офис-менеджера в разных компаниях могут сильно различаться. Но чаще всего в перечень таковых входит:

• ведение первичной документации – накладные, счета, отчеты и т.д.;
• организационная деятельность – доведение приказов руководства до сведения сотрудников, контроль за выполнением приказов, организация командировок, обедов, встреч, корпоративов и т.д.;
• первичный прием посетителей — прием гостей, подача чая/кофе, ознакомление с целью визита, осуществление записи на прием к руководству;
• хозяйственные функции – закупка оборудования и канцелярских товаров, обустройство рабочих мест для других сотрудников, вызов мастеров для устранения неполадок.

Кроме всего вышеперечисленного, офис-менеджер по заданию руководителя может искать информацию, готовить рефераты, обслуживать совещания, подготавливать конференции, вести стенографирование

А также организовывать картотеки, отслеживать переписки, систематизировать входящие звонки по степени важности, протоколировать, принимать факсы, отвечать по телефону. Или выполнять другие дополнительные виды деятельности

Основные правила составления должностной инструкции

Поскольку в законодательстве нет такого понятия, как «должностная инструкция», не существует и ее утвержденного, единого для всех образца. Это значит, что предприятия и организации вправе пользоваться самыми разнообразными готовыми шаблонами инструкции либо же разрабатывать ее на свое усмотрение, исходя из производственных потребностей.

Стандарт должностных инструкций, наиболее часто употребляемых в компаниях, включает в себя несколько разделов:

• «Общие положения»,
• «Основные функции»,
• «Права»,
• «Ответственность»,

которые иногда дополняются такими параграфами как

• «Условия работы»,
• «Право подписи» и т.п.

Документ всегда пишется в одном экземпляре. Если на предприятии работает несколько сотрудников по одной и той же специальности, на каждого из них составляется свой документ – во избежание дублирования профессиональных обязанностей.

Должностная инструкция может быть написана как от руки (что в последние годы встречается крайне редко), так и напечатана на компьютере. Но независимо от способа оформления, она должна быть удостоверена «живыми» подписями. При этом заверять печатью документ не нужно, поскольку он относится ко внутреннему документообороту организации.

Что «скрывает» офис-менеджер?

Офис-менеджер – человек, без которого невозможно представить ни один крупный офис. Вопреки этому, мало кто знает, как много обязанностей у офис-менеджеров, кроме нахождения на ресепшене и ответов на многочисленные вопросы сотрудников компании. Мы поговорили с самым опытным офис-менеджером ISsoft Натальей Рачковой о ее работе.

Работа офис-менеджера – это работа, которую нельзя проспать. Поскольку в обязанности офис-менеджера входит наблюдение за порядком в офисе, он должен убедиться в этом до начала рабочего дня. Также офис-менеджеру приходится часто немного задерживаться после работы. В нашей компании работает три офис-менеджера, два – в офисе на улице Чапаева и одна сотрудница находится в офисе на улице Клары Цеткин.

Что входит в ваши обязанности?

В работу офис-менеджера входит не только встреча гостей и клиентов, но и другие менее интересные дела. Я работаю в компании уже более десяти лет, поэтому занимаюсь более ответственной работой. В мои обязанности входит ведение разных отчетов, подготовка документов для заказчиков, оформление командировок, украшение офиса к Новому году. И самая необычная для профессии обязанность – я веду одну из групп по английскому языку.

Когда я только пришла в ISsoft, компания насчитывала около восьмидесяти сотрудников. Тогда среди моих дел были встреча гостей, посетителей, кандидатов, распределение почты и звонков, заказ обедов, доставка воды, хозяйственных и канцелярских принадлежностей, порядок в офисе, помощь на мероприятиях офиса и его украшение.

Мы часто общаемся по работе со всеми сотрудниками, поэтому многих знаем по имени. Несколько лет назад я занималась кадрами, тогда я знала всех даже по отчеству. Конечно, это не входит в наши обязанности, но всем приятно, когда их запомнили по имени, да и ты знаешь с кем здороваешься.

Что нравится в работе больше всего?

Очень нравится раздавать бонусы сотрудникам: в честь Дня Рождения, свадьбы и рождения ребенка. Особенно приятно поздравлять тех, кто получает бонус впервые. Несмотря на доступность информации о бонусах, сотрудники почему-то об этом не помнят. Поэтому для новеньких бонус – частенько приятная неожиданность.

Один из приятных моментов – занятия по английскому языку с группой сотрудников. По образованию я переводчик английского языка, поэтому два занятия в неделю перед работой приносят мне много положительных эмоций. Еще в детстве я хотела преподавать английский, можно считать, что моя мечта сбылась в ISsoft.

Не менее интересно гулять с заказчиками по городу, ездить с ними на экскурсии и шопинг за сувенирами, когда их команда не может составить им компанию.

Как получилось, что вы стали вести группу по английскому?

Десять лет назад в компании тоже были курсы английского. И когда уволилась одна преподавательница, я предложила свою кандидатуру. Вот уже десять лет у меня самые лучшие студенты.

Почему бы не работать переводчиком или вести курсы в частной английской школе?

По образованию я не преподаватель, а переводчик. Я люблю английский язык, провела много времени в английской семье в Великобритании, именно поэтому мне не хочется терять знания и мой знаменитый британский акцент. Но делать из этого рутину и думать о том, что нужно готовиться к парам и вести занятия пять дней в неделю я не хочу. А график, по которому я преподаю в компании, позволяет делиться знаниями и не ставить такую работу на поток.

Есть ли какие-то традиции, которые хотелось бы «привезти» из Великобритании в нашу культуру?

Да, пожалуй, это были бы открытки-благодарности. Их принято дарить после мероприятий, посещения друзей и праздников в их кругу. Небольшие открытки с парой строк, выражающих признательность хозяину вечеринки.

За десять лет работы что-то изменилось?

Ощущения, наверное, те же. Всегда нравилось и нравится работать. С ходом времени обязанности менялись, стали серьезнее, поэтому я чувствую свою значимость. Все происходит довольно последовательно, ведь логично, когда новые сотрудники занимаются более простыми, но тоже важными обязанностями.

С какими сложностями сталкиваетесь?

Постоянных сложностей нет. Как и у всех, у нас бывают авралы, например, когда непредсказуемо большое количество сотрудников едет в командировку. Приходится просто отложить все дела, собраться и заняться этой задачей. Иногда случается такое, когда нет второстепенных задач, а все надо сделать в один момент: ты хватаешься за одно, потом надо решить другое и так далее. Сложнее всего – середина и конец месяца, когда всем нужно заполнить Intacct, а нам проверить правильно ли все внесено.

Обучение на офис-менеджера

Эту профессию выбирают и студенты, и опытные профессионалы, что обусловлено большим количеством вакантных мест. Если специалист желаете получать более высокую зарплату, то должен пройти обучающий курс по специальности «офис-менеджер» или «делопроизводство».

К специалисту выдвигаются минимальные требования:

• безупречная грамотность;
• умение работать на ПК и с офисной техникой (принтер, факс и другая);
• приветствуется опыт работы.

Руководители отдают предпочтение специалистам, которые имеют гуманитарное образование — это журналисты, педагоги, архивные работники, филологи и другие.

Курсы Офис-менеджеров

МАЭО (Международная Академия Экспертизы и Оценки) (Дистанционно)

На этом курсе можно получить профессию управляющего недвижимостью за 3 месяца и 10 000 руб.: — Одна из самых доступных цен в России; — Диплом о профессиональной переподготовке установленного образца; — Обучение в полностью дистанционном формате; — Сертификат соответствия профстандарту стоимостью 10 000 руб. в подарок! — Крупнейшее образовательное учреждение дополнительного проф. образования в России.

Вузы

Московский гуманитарный университет, МосГУ

Маркетинг (Факультет экономики, управления и международных отношений)

Национальный исследовательский технологический университет «МИСиС»

Менеджмент (Институт экономики и управления промышленными предприятиями)

Институт бизнеса и дизайна

Маркетинг (Факультет управления бизнесом)

Московский государственный университет пищевых производств

Менеджмент (Институт управления и агробизнеса)

Всероссийская академия внешней торговли Министерства экономического развития России

Менеджмент (Экономический факультет)

Особенности профессии

Специалист легко найдет работу, ведь люди этой профессии востребованы и в маленьких, и в крупных компаниях. Этот сотрудник отвечает за бесперебойную работу офиса, выполняя мелкую, но очень важную работу. В обязанности специалиста входит:

• закупка товаров для обеспечения работы (канцелярия, бытовая химия, напитки и другие);
• контроль за чистотой в офисе;
• ведение табеля учета рабочего времени;
• оформление пропусков, подготовка деловых встреч;
• проверка работы техники и вызов специалистов для ее обслуживания (ремонт, замена комплектующих и т. д.);
• контроль денежных средств, которые уходят на нужды офиса;
• административно-хозяйственная работа;
• прием и регистрация почты, ее распределение;
• встреча гостей;
• прием звонков;
• организация праздников, закупка подарков, хранение данных о сотрудниках;
• работа с документами и другие.

Перечень обязанностей зависит от офиса и уровня компании, в котором специалист работает. В некоторых случаях эта работа может быть сопряжена только с приемом звонков/корреспонденции, в других случаях сотрудник выполняет все вышеперечисленные обязанности и мелкие просьбы непосредственного начальника.

Требования и качества

Чтобы занять должность офис-менеджера, кандидат должен иметь ключевые навыки, необходимые для выполнения этой работы, а также обладать определёнными личными и профессиональными качествами.

Личные

Личные качества человека – это биологические и социальные компоненты, составляющие его личность. Биологические компоненты человек получает от природы, своих родителей и предков в виде определённого набора генов. Социальный компонент – это та социальная среда, в которой рос и воспитывался человек.

Оба эти компонента формируют характер и личность, наделяя индивидуума определёнными качествами, как хорошими, так и отрицательными. Собрав вместе все черты личности человека, можно получить объективный достоверный психологический портрет.

К положительным качествам личности можно отнести такие черты характера, как:

• честность;
• упорство в достижении поставленной цели;
• внимательность;
• самодисциплина;
• ответственность и организованность;
• трудолюбие, усидчивость;
• внутреннее благородство;
• объективность;
• коммуникабельность, вежливость, доброжелательное отношение к людям;
• собранность, целеустремлённость, внимательность, пунктуальность;
• бесконфликтность, умение разрешать спорные ситуации между сотрудниками, оптимизм и позитив во всём;
• расторопность, сообразительность, услужливость;
• активность, амбициозность.

За каждым этим качеством личности стоит психологическое и эмоциональное воспитание человека, его наследственность, социальная среда, в которой он вырос.

К отрицательным качествам личности можно отнести:

• несобранность, невнимательность;
• депрессивный взгляд на жизнь, отсутствие оптимизма;
• неумение вовремя собраться с мыслями и последовательно решать поставленные задачи;
• агрессивный характер;
• склонность к сплетням и интригам.

Деловые

Деловые качества человека – это его способность выполнять определённые трудовые задачи и функции.

По деловым качествам можно судить, насколько эффективно соискатель сможет организовать свой рабочий процесс, насколько качественно будет выполнять возложенные на него трудовые обязанности. Чтобы успешно руководить офисом, соискатель должен обладать, помимо знаний и умений, определёнными деловыми качествами, к которым относятся:

• образование, уровень квалификации;
• опыт работы;
• быстрая обучаемость, адаптация в новых условиях;
• требовательность к себе и другим;
• умение работать в условиях многозадачности, одновременно решать сразу несколько вопросов;
• аналитическое мышление, способность гибко и нестандартно мыслить, делать правильные выводы, обобщать;
• деловая хватка;
• лидерские качества;
• готовность работать сверхурочно;
• ораторские способности, дипломатичность и умение убеждать;
• навыки делового общения.

Профессиональные

Профессиональные качества человека – это совокупность личных и деловых качеств, плюс все те навыки, которые он успел приобрести на протяжении своей карьеры. В своей профессиональной деятельности офис-менеджер должен:

• обладать определёнными знаниями, навыками и умениями в области офис-менеджмента;
• профессионально применять свои знания и умения на практике;
• уметь работать с документами, знать принципы организации документооборота, правила формирования архива;
• быть уверенным пользователем компьютера и другой офисной техники;
• досконально знать процесс документооборота, работать с входящей и исходящей почтой, знать правила её регистрации, вовремя доводить резолюции руководителя до структурных подразделений, следить за сроками исполнения сотрудниками компании отписанных им документов, отправлять исходящую корреспонденцию почтой или курьером;
• иметь навыки административного управления;
• уметь быстро печатать, знать принципы и правила составления тех или иных документов (приказы, распоряжения, инструкции, указы);
• оперативно распоряжаться полезными знаниями (контакты аварийных служб, электрика, сантехника, службы доставки обедов);
• знать иностранные языки (не всегда), хотя в некоторых компаниях знание определённого иностранного языка – главное условие для кандидата, и этом случае офис-менеджер должен свободно говорить, читать и писать на иностранном языке;
• уметь грамотно говорить и писать, излагать свои мысли хорошим литературным языком;
• владеть навыками делового этикета.

Требуемые навыки для успешной работы офис-менеджера

Работодатели уже выявили список необходимых навыков, которым должен обладать офис-менеджер:

• Уровень владения компьютером и интернетом – выше среднего. Если кандидат, помимо стандартных офисных программ, будет владеть такими узкими программами, как Photoshop или «Офис пикчер-менеджер», то у него больше шансов получить эту престижную должность
• Отличная скорость печати для набора текстов для документов Проведение переговоров
• Обязательные навыки управления, для крупного предприятия это качество сотрудника особенно актуально
• Навыки успешного ведения делопроизводства, специалист должен иметь хотя бы базовый уровень знаний в ведении документации
• Умелое пользование офисной оргтехникой: в распоряжении сотрудника принтеры, сканеры, факсы
• Коммуникативные навыки, умение решать конфликты, находить компромиссы, вести деловые переговоры с партнерами
• Владение английским языком – это условие для сотрудников масштабных компаний, сотрудничающих с иностранными партнерами. Уровень владения – базовый и выше
• Знания принципов подбора и управления персоналом

Этими личностными навыками обладает новый сотрудник компании, над этими направлениями работает, повышая квалификацию.

На каждом предприятии обязанности того или иного сотрудника регулируются должностной инструкцией, подписанной и утвержденной действующим генеральным директором компании. Какие положения есть в инструкции по отношению к такому сотруднику?

Резюме на должность офис-менеджера

Сычева Варвара

Ключевые компетенции

• опыт работы более 3 лет в крупной промышленной компании, реализующей собственную продукцию;
• опыт ведения делопроизводства;
• опыт разработки систем учета документации;
• успешный опыт работы офис-менеджером более 2 лет в крупной компании;
• опыт оптимизации расходов и затрат на канцтовары;
• опыт ведения электронного документооборота.

Опыт работы

01.2018 — по н. в.	ООО «Нью Медиа Ледженд», г. Москва, офис—менеджер
	(одна из ведущих компаний, организующих телевизионное спутниковое вещание)

Обязанности

• прием посетителей компании;
• прием и распределение входящих звонков;
• организация работы офиса (контроль наличия расходных материалов и канцтоваров);
• делопроизводство и электронный документооборот;
• подготовка аналитических отчетов и презентаций;
• организация командировок и проездов, корпоративных мероприятий.

Достижения:

• в 2019 году организовала 45 командировок и 20 корпоративных мероприятий;
• в 2018 году оптимизировала процесс регистрации входящей корреспонденции, что позволило снизить время принятия документов к исполнению на 10%;
• разработала систему учета внутренней документации, что позволило оптимизировать сроки хранения номенклатурных дел.

07.2014 — 12.2017	ООО Промышленные магниты, г. Калуга, офис-менеджер
3 года 5 месяцев	(ведущая компания по производству и реализации магнитных сепараторов)

Обязанности:

• обеспечение операционной работы офиса (заказ канцтоваров, расходных материалов);
• подготовка и обработка документов, входящей и исходящей корреспонденции;
• работа с базами данных (внутренняя CRM);
• организация корпоративных мероприятий;
• подбор и анализ информации в интернете;
• выполнение распоряжений руководства.

Достижения:

• по итогам работы в 2017 году получила благодарственное письмо руководителя за вклад во внутреннее развитие организации;
• оптимизировала затраты на расходные материалы на 15% путем заключения нового договора с поставщиком канцтоваров;
• в 2016 году оптимизировала время обработки внутренней документации на 10% путем использования внутренней CRM, что позволило минимизировать время поступления документов на исполнение.

Ключевые навыки

работа с оргтехникой; организация работы приемной; ведение электронного документооборота; делопроизводство;

изготовление типовых образцов документов; архивирование документации; административная поддержка руководителя.

Образование

2010 – 2014 Калужский государственный университет им. К.Э. Циолковского. Менеджмент/Организационно-управленческая деятельность.

2014 – 2016 Калужский государственный университет им. К.Э. Циолковского. Менеджмент/Инновационный менеджмент.

Дополнительное образование: 2019 – курсы повышения квалификации «Повышение личной эффективности». Калужский филиал ФГБОУ ВО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации»; 2017 – курсы повышения квалификации «Офис-менеджер и работник административно-хозяйственного подразделения». Учебный центр «Специалист» при Московском государственном университете имени Н.Э. Баумана.

Личные качества

• отношения в коллективе, а также с посетителями выстраиваю на основе доброжелательности и уважения. Конфликтных ситуаций за период профессиональной деятельности не возникало;
• к работе отношусь ответственно, стремлюсь выполнять поручения руководства максимально быстро;
• в процессе деятельности стремлюсь к профессиональному развитию посредством восполнения знаний и навыков, а также курсов повышения квалификации делопроизводства и личной эффективности;
• в ходе работы стараюсь разрабатывать и применять новые методы с целью оптимизации затраченных средств и рабочего времени.

Дополнительная информация

• водительское удостоверение категории «В» (опыт вождения — 2 года), имеется личный автомобиль;
• опытный пользователь ПК: MS Office, FossDoc, FossLook, МикроДок Документооборот.
• знание английского языка – базовый уровень.

Не только кофе

Офис-менеджер — это такой «универсальный солдат», на которого валится работа со всех сторон и отделов. При этом в трудовой книжке у тебя будет запись о том, что ты работала офис-менеджером, и все будут думать, что ты всего лишь кофе приносила. На самом деле ты и помощник руководителя, и бухгалтер, и секретарь. Все же должны быть правила, регламент и у каждого сотрудника свои задачи, а то офис-менеджеру часто приходится делать все и за всех.

У нас большая компания, но персонала, который бы занимался всякой рутиной, как раз и не хватает. Если на какой-то отдел идет много нагрузки, то меня просят позвонить клиентам или помочь с документами — это не проблема. Но когда я устраивалась сюда, мне казалось, что мои задачи будут именно нетривиальными и разнообразными, а получилось, что на меня навалилась куча бумажной волокиты.

В компании есть один бухгалтер и один делопроизводитель, у них много обязанностей и нет помощников. Получается, что единственный человек, на кого можно что-то перевалить, — офис-менеджер. Когда заходишь к ним в кабинет, на столах лежат гигантские горы бумаг, и люди к этому привыкли. А я перфекционист и отличница — пока не сделаю всю работу и не разгребу бумаги, не ухожу. Так и бывает, что засиживаюсь с документами, и от такой работы уже начинает болеть шея. К тому же мне кажется неправильным, что через руки человека на достаточно низкой позиции офис-менеджера проходит столько информации, в том числе и связанной с финансами.

Я по образованию психолог и потому умею избегать конфликтов и находить общий язык с людьми. Если меня просят сделать то, что не входит в мои обязанности, но действительно нужно компании, то я, конечно, все выполню. Если же я понимаю, что на меня пытаются свалить чужие дела, то не отказываюсь, но начинаю задавать много уточняющих вопросов и так ухожу от этой работы.

Такого, чтобы руководитель просил сделать что-то лично для него, у меня не было. Заказать билеты в отпуск, забрать вещи из химчистки, забронировать столик в ресторане — этим всем должен заниматься уже личный помощник начальника, а вовсе не офис-менеджер. Но у таких личных помощников обычно и другая зарплата.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы:

1. Не возникают сложности с трудоустройством.
2. Работа секретаря — лучший выбор для студентов и выпускников, которые хотят получить опыт и запись в трудовой книге.
3. Опытные специалисты в этой сфере получают высокую заработную плату.
4. Работа несложная и достаточно интересная.

Минусы:

1. Неопытный человек будет получать минимальную заработную плату.
2. Высокая ответственность и много обязанностей.
3. Начальство и коллектив часто винят секретаря во всех неприятностях, которые случаются во время рабочего процесса.
4. Руководители могут загружать сотрудника личными просьбами. Поэтому специалист должен успевать выполнять основную работу и задания начальника, что не всегда легко.

Обязанности завхоза

Функции заведующего также может выполнять офис-менеджер. В этом случае ему необходимо производить обеспечение персонала и помещения необходимыми расходными материалами. Каждый работник должен иметь бейдж и визитные карточки для того, чтобы его личность, имя, должность, контактные данные всегда можно было узнать и правильно обращаться. Лицо специалиста – лицо офиса и компании.

Снабжение канцелярскими принадлежностями ведется регулярно и входит в обязанности офис-менеджера. Составляются хозяйственные планы по обеспечению товарами с учетом количества поставляемой в компанию продукции, стоимости оптовых закупок и систем скидок. Постоянные поставки офисного материала, в том числе бумаги и расходной продукции для техники, осуществляются с заключением сделок с поставщиками и обслуживающими компаниями при непосредственном участии в этом офис-менеджера. Поступление товаров контролируется платежной и учетной документацией. Выдача канцтоваров и принадлежностей персоналу производится с назначением ответственных лиц и наличием схем и порядка распределения хозяйственных ценностей.

Все оборудование контролирует завхоз, в данном случае офис-менеджер. Должностные обязанности включают наблюдение за исправным состоянием технических средств, коммуникаций. В случае поломки аппаратов и машин осуществляется вызов обслуживающей компании или ремонтирующего специалиста и проверка результатов его работы. Такой контроль происходит и при поставке новой техники в офис.

Инвентаризация оборудования и расходных материалов производится офис-менеджером путем периодической сверки наличия и технического состояния хозяйственного имущества с данными бухгалтерского учета.

Под свою ответственность управляющий хозяйственным обеспечением распоряжается средствами, выделенными офису на приобретение необходимых компании товаров и восполнения технических нужд помещения. Завхоз организует материально-техническое снабжение совещательных мероприятий, конференций, переговоров.

Особенности профессии

Специалист легко найдет работу, ведь люди этой профессии востребованы и в маленьких, и в крупных компаниях. Этот сотрудник отвечает за бесперебойную работу офиса, выполняя мелкую, но очень важную работу. В обязанности специалиста входит:

• закупка товаров для обеспечения работы (канцелярия, бытовая химия, напитки и другие);
• контроль за чистотой в офисе;
• ведение табеля учета рабочего времени;
• оформление пропусков, подготовка деловых встреч;
• проверка работы техники и вызов специалистов для ее обслуживания (ремонт, замена комплектующих и т. д.);
• контроль денежных средств, которые уходят на нужды офиса;
• административно-хозяйственная работа;
• прием и регистрация почты, ее распределение;
• встреча гостей;
• прием звонков;
• организация праздников, закупка подарков, хранение данных о сотрудниках;
• работа с документами и другие.

Перечень обязанностей зависит от офиса и уровня компании, в котором специалист работает. В некоторых случаях эта работа может быть сопряжена только с приемом звонков/корреспонденции, в других случаях сотрудник выполняет все вышеперечисленные обязанности и мелкие просьбы непосредственного начальника.

Обучение на офис-менеджера

Эту профессию выбирают и студенты, и опытные профессионалы, что обусловлено большим количеством вакантных мест. Если специалист желаете получать более высокую зарплату, то должен пройти обучающий курс по специальности «офис-менеджер» или «делопроизводство».

К специалисту выдвигаются минимальные требования:

• безупречная грамотность;
• умение работать на ПК и с офисной техникой (принтер, факс и другая);
• приветствуется опыт работы.

Руководители отдают предпочтение специалистам, которые имеют гуманитарное образование — это журналисты, педагоги, архивные работники, филологи и другие.

Оплата труда

Компании, где можно работать офис-менеджером

Заработная плата этого специалиста зависит от его знаний, умений и компании, в которой он работает. Работа профессионалов, закончивших курсы и знающих иностранный язык, оплачивается в 2-3 раза выше, чем работа рядовых секретарей.

Карьера

Представители рассматриваемой профессии постоянно обучаются, а получение новых знаний и опыта влечет за собой карьерный рост. Офис-менеджер может получить должность личного помощника руководителя, утроиться на работу в крупную международную компанию, где заработная плата на 100% процентов выше, чем в обычном офисе.

Профессиональные знания

1. Знание основ делопроизводства (прием/отправка писем, составление отчетов, прием звонков и их фиксирование, передача документов в архив и многое другое).
2. Знание компьютерных программ, в частности умение работать с Microsoft Word Online и Microsoft Office Excel.
3. Умение работать в «1С:Предприятие».
4. Умение использовать офисную технику (сканер, принтер, факс, ксерокс и другое оборудование).
5. Знание английского языка.