Организация музыкальных мероприятий и фестивалей

Наталия Куденко, Свадебное агентство Special Wedding

— Как вы попали в свадебную сферу? 

Я попала в эту сферу довольно просто — организовав в 2012 году собственную свадьбу. Причём начинали мы со списка в 12 человек в Подмосковье, а закончили списком в 90 человек на острове за границей, и это было безумие:) Именно с этого всё и началось. В другой жизни — в жизни «до» — я была юристом, занималась корпоративным правом, и это мне очень сильно помогло в дальнейшей моей работе. 

— Как бы Вы описали свою профессию одним словом?

Решение. Ведь в процессе работы их мне приходится принимать постоянно — от самых незначительных до очень важных.

— Расскажите о самом забавном случае из Вашей практики

У нас в каждом проекте есть какой-то повод для улыбки! Однако первое, что приходит на ум: у меня была очень одна замечательная пара

Жених, всю жизнь предпочитающий в одежде стиль casual, по такому важному поводу как свадьба решил купить себе смокинг — и это для него действительно был очень важный шаг. Причём отправилась пара за костюмом и платьем за границу

И вот, представьте, день свадьбы: я прихожу за женихом, он торжественно надевает свой смокинг, и внезапно мы оба понимаем, что на радостях покупки он забыл подшить штаны! (Штаны были сантиметров на 40 длиннее жениха). Конечно, в итоге у нас всё получилось — всё подкололи и подшили. Но это было настоящее испытание, хоть и довольно весёлое. 

— Многие девушки мечтают о такой профессии – создавать свадьбы. Как и где (а, главное, можно ли вообще) этому научиться? 

Сейчас множество курсов и порталов. Обычно я смотрю зарубежные, американские порталы. Но какой-то конкретной рекомендации дать не могу, так как всё в моей практике получено лишь на собственном опыте. 

— Главные трудности профессии. Чего ждать и чего опасаться?

Самое опасное — это отсутствие права на ошибку. Сделать свадьбу хорошо второго шанса не будет — ты должен создать идеальный сказочный день с первого раза. 

— С чего начинается день свадебного организатора? И чем он заканчивается?

Мой день начинается с проверки почты. Так как у нас множество зарубежных проектов, а, например, в Китае день начинается значительно раньше, чем у нас — почты с утра довольно много. Затем в течение дня встречи — с клиентами и подрядчиками. Заканчивается день обычно так же: проверкой почты и бумажной, кропотливой работой. 

— Как ваша семья реагирует на ненормированный график?

В данном случае мне невероятно повезло, потому что у моего мужа такой же сумасшедший, ненормированный график, как и у меня. Если бы было не так, было бы тяжело. Конечно, я стараюсь оставлять для семьи воскресенье, но, к сожалению, это не всегда получается. 

— «Постоянный праздник» — именно так выглядит ваша работа для стороннего наблюдателя. Но так ли это?

Любой праздник изнутри — это большая, сложная работа. Это профессия, в которой ты находишься постоянно, работа 24/7. Это работа в том числе с деньгами, с подрядчиками, с бухгалтерией, с налогами — то есть такой же бизнес, как любой другой. 

— Профессиональное выгорание и как его избежать. Удается ли держать баланс между работой и хобби?

До сих пор у меня профессионального выгорания не было. Наверное, мне повезло — я очень люблю свою работу. И почти все мои хобби так или иначе перекликаются с работой — я этим живу. Наверное, это больше вопрос про семью: как удержать баланс. С появлением ребёнка в моей жизни такой баланс держать очень сложно, потому что, конечно, хочется много времени уделять ему. Но такого же количества времени требуют от меня клиенты и подрядчики. 

Организация концертов – особенности бизнеса 🎼

С одной стороны, творческая деятельность привлекает своим креативом, возможностью знакомства с интересными людьми, высокой прибыльностью, с другой – заниматься этим делом сможет не каждый. Тот, кто только задумывается об открытии своего агентства, должен иметь опыт работы в этой сфере. Кроме того, потребуется набор личностных качеств, без которых вряд ли получится запустить проект.

Организация гастролей имеет свою специфику, которую нельзя не учитывать. Помимо наличия стартового капитала и грамотного руководства к действию, организатору необходимо понимать, насколько важны следующие нюансы:

взаимоотношения с публичными людьми построить непросто – для этого, как минимум, нужно самому разбираться в шоу-бизнесе, знать и понимать нужды артистов, уметь с ними договариваться. Часто это избалованные известностью люди, не слишком стремящиеся к компромиссам;
нужно определить свой порог популярности – у исполнителей напряженный график, вклиниться в который сложно. Кроме того, стоимость билетов в небольшом городе с большой вероятностью не окупит сумму гонорара. А если приглашать на мероприятия никому не известные таланты, собрать полные залы не получится. В конечном итоге неумение находить золотую середину приведет к разорению;
нельзя составлять репертуар, основываясь на собственных вкусовых предпочтениях – необходим анализ целевой аудитории, поиск потенциального зрителя. Полезно собирать информацию в группах социальных сетей, периодически запуская посты с голосованием-опросом;
Здесь требуются лидерские и организаторские качества – нужно найти помещение под аренду, оформить все документы, вовремя запустить рекламу. Необходимо также позаботиться о доставке и размещении артистов, обеспечить им тот уровень комфорта, который указан в договоре. Сделать все самому сложно, поэтому потребуются помощники;
нельзя экономить на всем, что может испортить репутацию агентства – расположении и оформлении офиса, квалификации и уровне сервиса, квалификации персонала. Если уровень конкуренции в регионе высокий, мало удержаться в своей нише услуг

Важно найти преимущества, которые позволят выделиться среди всех остальных.

Как правильно выбрать концертную площадку или помещение для концерта

Если вы организовываете фестиваль для сольных исполнителей, которые выступают под минус или под 1-2 музыкальных инструмента, например под гитару, то вам подойдёт любой бар, где есть небольшая сцена или выделенное пространство, микрофон с усилителем и пульт звукорежиссера. Обычно если это всё есть в баре, то там работает и звукорежиссер. Плюсы этого мероприятия: больше выбор помещений. Минусы: обычно приходит меньше народа.

Если вы решили сделать концерт для музыкальных групп, то вам нужно найти площадку с подходящим техническим райдером. В крупных городах с этим проблем нет. Есть огромный выбор баров с подходящим райдером, полностью оборудованным для выступления рок-групп. Выберите небольшой клуб вместимостью до 150 человек.

Во-первых, там будет дешевле аренда, во-вторых, даже наполнив посетителями его наполовину у вас не будет эффекта пустого зала. На сайтах клубов есть ссылка на техническое оборудование. Если его там нет, то есть ссылки на социальные группы бара, где обязательно будет эта информация. Если вы и там не нашли, найдите контакты арт -директора (они обычно указаны), позвоните и все узнайте.

После того как вы определились с площадкой, свяжитесь с арт-директором, представьтесь организатором концертов и спросите на каких условиях можно у них провести концерт. Обычно бронировать клуб нужно за 2-3 месяца. В противном случае все хорошие даты могут уже быть забронированы. Самыми лучшими днями для концертов считаются суббота и пятница, но и аренда в эти дни будет выше. Хорошим вариантом будет воскресенье. Аренда в этот день будет ниже, а посетителям удобно прийти на концерт в свой выходной.

Клуб должен соответствовать следующим требованиям:

1. Подходящий технический райдер.
2. Наличие постоянного звукорежиссёра в клубе.
3. Территориальная доступность клуба: как можно ближе к метро или к центру города.

Музыканты на сцене клуба “Mezzo Forte”

Плюсы и минусы 📊

Организация концертов – не только увлекательное и интересное занятие.

Этот бизнес имеет ряд преимуществ:

• это интересный и творческий процесс;
• такой проект легко маштабировать;
• иметь концертное агентство – престижно. Кроме известности, это еще и возможность знакомиться и сотрудничать с публичными людьми. Полезные связи – вот то, что в качестве дополнительного бонуса к прибыли получают владельцы подобных компаний. Со временем в кругу ваших знакомых появятся не только артисты, но и те, кто ходит на их концерты – политики, инвесторы, и другие люди, способные помочь в решении серьезных проблем;
• при наличии постоянных контрактов рентабельность бизнеса очень велика Сложно добиться таких показателей в других сферах предпринимательства, например, в производстве или торговле.

Минусы:

отсутствие гарантий на этапе запуска

А чтобы заслужить репутацию, могут потребоваться годы упорной работы – сразу привлечь к себе внимание сложно. В большом городе конкуренция агентств зашкаливает, а в маленький популярный артист вряд ли поедет;
при отсутствии контрактов все может рухнуть

Нестабильность – главный бич компаний по организации концертов и праздников;
могут потребоваться серьезные вложения на старте;
не подходит для маленького города .

Где рекламировать концерт

Каждый организатор задаётся вопросом, как привести на концерт больше народа, где рекламировать мероприятие. К сожалению, в случае с неизвестными группами реклама не работает. Вы конечно можете попробовать, например, сделать таргетинг в том же “вконтакте”, но результат будет минимальным и может вовсе не оправдать ваши расходы. Так как суть рекламы мероприятие является донести до поклонников данной группы информацию о предстоящем концерте. А так как у начинающей группы фанатов пока мало, то и доносить будет не кому. Идея раздачи флаеров тоже уже не актуальна. Поэтому рассчитывайте только на свои силы и добросовестность музыкантов.

Первые действия

Составьте подробное коммерческое предложение, которое понадобится вам для поиска спонсоров. Происходит это по следующей схеме. Арендуемое вами пространство на время концерта принадлежит вам, а значит, вы можете привлечь спонсоров возможностью размещения рекламы в зале, на сцене и так далее. Кроме того, вы можете предложить представителям некоторых компаний провести промоакции и прочие рекламные мероприятия. С согласившимися спонсорами обязательно заключите договор.

• Минимум за десять дней до начала мероприятия проведите пресс-конференцию с журналистами. На ней также можно раздать пригласительные и флаеры, организовать небольшой фуршет, а также предоставить представителям пятой власти всю необходимую информацию, которая понадобится для написания статей и выпуска репортажей на ТВ и радио.
• Перед тем как организовать концерт в своем городе, займитесь подсчетами и заранее распределите средства, которые будут получены от спонсора. Необходимо сразу рассчитать прибыль, а также гонорары звезд и оплату труда своих помощников.
• В долгожданный день концерта постарайтесь лично принять звезд на площадке и проводить их после.

Теперь вы знаете, как организовать концерт и с чего начать. Не стоит питать больших надежд по поводу первой прибыли – возможно, она будет не слишком большой. Но первый организаторский опыт, полученный вами, стоит гораздо дороже.

Как организовать концерт начинающей рок группе или артисту.

В каждом городе наверняка есть музыканты которые еще не разу не выступали или имеют маленький концертный опыт, вот с них можно и начать. Прежде чем начать заниматься концертом вы должны определиться, какого жанры исполнители у вас будут, так как от этого будет зависеть выбор концертной площадки или арт пространства.

Если вы решили организовать мероприятие для начинающих артистов, то лучше сделать музыкальный фестиваль или как говорят музыканты-солянку. Организация “сольника” будет гораздо сложнее, так как у молодого исполнителя еще очень маленькая аудитория и вам сложно будет собрать много народа, а соответственно ваше мероприятие может уйти в минус. А вот солянка, где будут участвовать 5-6 исполнителей или музыкальных групп, самое то.

Пошаговый план действий, как стать организатором концертов 📝

Организация любого бизнеса начинается с его регистрации. В данном случае из возможных вариантов лучше сразу выбирать ООО . Потратить на это нужно порядка 35 000 рублей (4 000 — госпошлина, 10 000 — минимальный уставный капитал, плюс дополнительные расходы). Придется запастись временем на оформление документов.

Также важно составить грамотный бизнес план. Стартовать без него очень рискованно

Следующий шаг – поиск помещения. Доступны варианты:

• работать без собственного офиса и все переговоры вести по телефону. Не самый лучший вариант: деньги на аренде сэкономить получится, а вот с имиджевой политикой – полный провал;
• аренда – лучше всего выбирать место под офис в центральной части города, с хорошей проходимостью. Кроме статуса, это дает возможность приобрести свой юридический адрес.

Следующий шаг – персонал. Вначале можно работать самостоятельно. Но даже при наличии 2-3 концертов в месяц (а именно столько нужно, чтоб бизнес держался на плаву) в одиночку управлять процессом очень сложно. Наличие нескольких профессиональных сотрудников развяжет владельцу руки, поможет избежать ошибок и форс-мажора.

Когда стартовый этап пройден, можно приступать к самой организации. Пошаговая инструкция руководителя концертного агентства выглядит следующим образом:

Выбор и привлечение артиста. Как определиться с исполнителем, мы разобрали выше. Заинтересовать его проще всего гонораром. Его размер определяет статус артиста. Кроме этого, нужно обеспечить артисту комфортные условия для пребывания;

Подписание контракта – та часть процесса, которая решается с представителем артиста — менеджером, продюсером. Нужно обсудить предполагаемую дату, место проведения, условия, оплату и выслушать требования второй стороны. Можно поговорить о скидках. Чтобы минимизировать риск отказа, когда билеты уже будут проданы, желательно по факту подписания контракта внести предоплату;

Выбор площадки – в приоритете те, к которым удобно доехать, есть метро. Лучшее решение – центр города;

Поиск спонсоров – шаг не обязательный, но желательный. В обмен на свои инвестиции они получат вашу рекламу. Сотрудничество подкрепляется договором с указаний взаимных обязательств сторон;

Рекламная компания концерта – важнейший подготовительный этап. Чем больше людей узнает о готовящемся мероприятии, тем больше шансов собрать полный зал. Самые популярные варианты – интернет, наружная реклама и раздача флаеров. Распространять их следует грамотно – вблизи музыкальных торговых точек, учебных заведений, мест скопления молодеж;

Пресс-конференция – ее проводят за неделю до планируемого события. Можно организовать небольшой фуршет, позвать местную прессу. Средства на его организацию есть смысл взять у спонсора;

Выбор оборудования

Важно понимать предпочтения артиста в уровне звука и светового сопровождения. Их нужно учесть в первую очередь

Нужно заранее все установить и проверить, как будет работать оборудование в конкретном зале;

Охрана. Концерт – это всегда массовые скопления людей, причем плохо контролируемые. Лучшее решение для обеспечения безопасной обстановки — услуги профессионального охранного бюро;

В день мероприятия нужно лично встретиться со всеми участниками и еще раз осмотреть место проведения;

После концерта произвести финансовый расчет со всеми – артистами, персоналом, компаниями, оказывающими сопутствующие услуги. Если оставшийся доход не впечатлит, не стоит расстраиваться – первый опыт намного полезнее заработанных денег. Даже выйти “в ноль” — приемлемый вариант для первого концерта.

Описание профессии

Где учиться

• Бакалавриат
• Рекреация и спортивно-оздоровительный туризм(1 354 BYN)
• Историко-культурный туризм(1 354 BYN)
• Спортивный менеджмент(2 743 BYN)

Организатор мероприятий – профессия для активных людей.

Любой праздник подразумевает подготовительный процесс: от поиска идеи до способов ее реализации для маленькой дружеской компании или коллектива большой организации. И этот процесс нуждается в хорошей проработке и твердой организаторской руке.

То, что когда-то начиналось с объявлений, предлагающих костюмированное поздравление на дому с участием Деда Мороза и Снегурочки, теперь выросло в целую службу, готовую устроить праздник любых масштабов – в зависимости от готовности заказчика платить и удивлять своих гостей. Ни одно корпоративное мероприятие не обходится сейчас без профессиональных организаторов, у которых теперь есть даже свое имя – event-менеджер.

Вложения и заработок 💰

Какими должны быть инвестиции в проект, и за сколько получится выйти в плюс, зависит от ряда факторов:

• вашего региона;
• уровня конкуренции в городе;
• масштабов агентства и его штатного расписания.

Если говорить о средних цифрах, то чтобы запустить бизнес с нуля, потребуется не менее полумиллиона рублей. Деньги пойдут на следующие расходные статьи:

Размер прибыли и сроки полной окупаемости заранее рассчитать сложно: все очень индивидуально. На величину дохода и рентабельность бизнеса влияют:

• фактор сезонности;
• целевая группа посетителей;
• уровень развития инфраструктуры в городе, обеспечивающий материальную состоятельность его жителей – от этого зависит средняя стоимость билета;
• гонорар и условия тех, кто дает концерт – требования к проживанию, размеру и оформлению зала у всех разные.

На практике, показатель рентабельности бизнеса варьируется в диапазоне от 50% до 200%. Иными словами, окупить затраты можно уже спустя несколько концертов, а можно лишь через месяцы проведения регулярных мероприятий.

Реализовать проект по организации концертов сложно на старте. Кроме больших инвестиций, потребуется много сил, терпения, и желания работать на долгосрочный результат. Но сделав себе имя, можно не только пожинать лавры успеха, но и получать заслуженную прибыль. Концертный бизнес – одна из самых перспективных и доходных ниш для старта своего проекта.

На каких условиях приглашать музыкантов выступить на концерте

Известные музыкальные коллективы выступают за гонорар. Начинающим музыкантам гонорар никто не платит. Так как гонорар выплачивает организатор рассчитывая, что на группу придет много народа. На молодые рок-группы “ноунеймы”, как правило ходят только друзья, знакомые и небольшое количество фанатов. Поэтому ваше сотрудничество должно быть обоюдно выгодным. Вы со своей стороны гарантируете группе место на сцене, обычно предлагается отыграть сет 6-10 песен: в ыступление одного артиста рассчитано на 40-50 минут вместе с настройкой и подключением. Музыканты же гарантируют со своей стороны, что на них придёт народ.

В Москве эта схема получила название “выкуп билетов”. Стандартные условия которые организаторы предлагают музыкантам-это привести минимум 10 человек по платным билетам. Стоимость билетов на такие концерты варьируется от 200 до 400 рублей. Если на группу приходит больше народа, то организатор может выплачивать вознаграждение группе, обычно предлагают 50% от проданных билетов, начиная с 11 человека.

Эту схему не очень любят музыканты, но по-другому не получится. Если вы не поставите группе условия, то есть вариант что на данную команду и на все остальные придёт очень мало народа, а то и вовсе никто не придёт. Музыканты будут играть в пустом зале , а вы уйдёте в большой минус.

Группа “Кровавый Риф”

Обязанности организатора концерта

Если вы хотите стать востребованным организатором, то должны понимать все свои обязательства перед клубом и музыкантами. Ваше сотрудничество должно быть обоюдно приятным и выгодным. Клубу вы должны гарантировать, что мероприятие не сорвётся в последний момент, заплатить аренду, ну и конечно любой бар заинтересован в выручке на баре. Также вы обязаны следить чтобы нерадивые музыканты не сломали оборудование.

Обязанности организатора перед музыкантами:

1. Клуб должен вовремя открыться и закрыться по расписанию работы.
2. Обеспечить полный технический райдер, согласно договорённости.
3. Контролировать лайн-ап. Помните, что если каждая группа задержится на сцене хотя бы на 10 минут больше отведённого ей времени, последняя команды рискует не успеть выступить.
4. Контроль входных билетов.
5. Честный расчёт с музыкантами и выплата гонорара.

Работа организатора концертов интересна и сложна. Вам придётся общаться с творческими людьми, у каждого из них свой характер, нрав и творческий путь. Но, если прочитав эту статью, вы все же решили попробовать, желаем удачи в ваших начинаниях.

Где искать рок группы для концерта

Следующий вопрос который стоит перед организатором “Где найти артистов желающих выступить на вашем концерте и как с ними договариваться?” Со временем, когда у вас будет опыт организации концертов у вас появится своя база артистов и если вы себя хорошо зарекомендуете, то к вам будут обращаться другие музыканты с просьбой организовать им концерт. А в начале придется потрудится.

Хорошим местом для поиска рок-групп является социальная сети “вконтакте”. Забейте в поиске “организаторы концертов” и вы увидите список действующих организаторов. На их страничках вы увидите информацию о проведенных мероприятиях, а также афиши прошедших концертов. На афишах названия групп. Забиваете названия групп в поиске, попадаете на страничку музыкальной группы, смотрите список контактов, выбираете менеджера или фронтмена, обычно они стоят первыми в списке, на крайний случай пишите вокалисту, и пишите предложение выступить на вашем фестивале. Также группы можно поискать на афишах клубов.