Документооборот на предприятии: организация и график

Что такое график документооборота

Любые документы, поступающие на предприятие или создающиеся в нем, проходят несколько стандартных этапов:

• создание документации;
• обработка документации;
• архивация документации;
• уничтожение документации.

Этот закономерный процесс и носит название – документооборот. Как и любое другое действие на предприятии, на котором со скрупулезностью относятся к ведению документации, и этот процесс должен быть зафиксирован. Регламентировать документооборот можно с помощью:

• положения о документообороте;
• графика документооборота;
• инструкции документооборота.

Учитывая наибольшую удобность, большинство компаний и предприятий, а, точнее, их бухгалтерские отделы, используют и в 2018 году именно график документооборота. Единой формы графика не существует, он создается в индивидуальном порядке для каждой конкретной организации с учетом абсолютно всех направлений деятельности данного предприятия. И желательно не только для бухгалтерии, а и для любого другого отдела, в работе у которого имеется определенный объем документации.

Вот, к примеру, образец графика документооборота отдела кадров:

Если вернуться к бухгалтерии, то это подразделение любого предприятия, имеет наибольшую ответственность за правильно составленную документацию. Ведь именно по их документам сдается отчетность во все государственные службы и инстанции. И если вдруг какой-нибудь из отделов не предоставит бухгалтеру очень важный документ, который не будет учтен до начала составления отчетности, то до сдачи придется переделать всю работу с самого нуля. Или же предоставить в налоговую службу, так называемую уточненку, после выявления не вошедшего в отчетность документа, так как в отчетность следующего раза внести его нет возможности из-за не состыковки даты. Например, отчетность в налоговую службу была сдана в первом квартале 2018 года и после ее сдачи на столе у бухгалтера «появилась» служебная записка о расходах на рекламную акцию, проведенную именно в тот период, за который отчет уже ушел в работу к налоговикам. А вставить ее в отчет за следующий квартал – не по правилам, так как искажается картина по реальным расходам в определенный отрезок времени.

Учитывая такие факторы риска, приходим к тому, что наличие графика документооборота в бухгалтерии является неотъемлемой частью системы внутреннего контроля в любой организации.

Отличия электронного и бумажного документооборота

В современной практике большинство компаний используют электронную систему документооборота, так как, сравнивая данную систему с бумажной, выявляются следующие преимущества:

1. Оперативная передача информации и быстрый поиск.

   Быстрота получения бумаги нужным адресатом никак не связана с тем, где соответствующий документ хранится. При этом исполнитель может самостоятельно искать нужные документы, не подавая определенных запросов и не ожидая предоставления бумаги из архива, как это происходит в случае бумажного ведения документооборота.

2. Более высокая сохранность документа. Подразумевается, что документ в электронном формате не утрачивает качества и информации. В свою очередь, бумажные аналоги склонны к быстрому износу.
3. Упрощенная система разграничения доступа к электронным документам. Конфиденциальные документы в бумажном формате сложнее и дороже обеспечить безопасностью, чем их электронные аналоги. Передача секретных файлов по сети возможна по защищенным каналам связи, с учетом ключей, доступных только субъектам, обладающим соответствующим правом. При этом процесс оперативен и прост, в отличие от бумажной системы.
4. Наличие строгого контроля за перемещением документов. Электронная система контроля во многом исключает человеческий фактор, что повышает качество реализации положений различных бумаг.
5. Значительная экономия средств. Стоимость программного обеспечения или лицензии, как демонстрирует практика, ниже стоимости обеспечения функционирования бумажного документооборота. Более того – автоматизация дает возможность высвободить человеческие ресурсы и сократить ошибки, допущенные по невнимательности или намеренно.

Приказ по внутреннему документообороту на предприятии

> > Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым, административно-хозяйственным и другим вопросам внутренней работы ООО «Скала» (далее – Компания).

Как вариант может присутствовать ссылка на распорядительный документ (его дату и номер). Официально утвержденная инструкция доводится до каждого структурного подразделения и обязательно соблюдается работниками организации.

5.2. Проекты приказов подготавливаются структурными подразделениями Компании как на основании указаний генерального директора, так и в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам подготавливает отдел кадров Компании на основании соответствующих представлений.

5.3. Приказы подписываются генеральным директором Компании, а в его отсутствие – лицом, замещающим его.

В случае инициативного представления проекта приказа он сопровождается справкой, которая содержит краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также информацию о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. 5.4. Когда поручение носит регулярный характер, срок исполнения и ответственное лицо не указываются. В последнем пункте обязательно называется должностное лицо, которому поручается контроль исполнения приказа.

Если приказ касается всей организации, контроль оставляет за собой подписант – генеральный директор (см.

Примеры 15 и 16). В отличие от деловых писем, в распорядительных документах ссылку на приложение принято помещать прямо в текст документа, например: Пример 7 Ссылка на приложение делается в приказе в распорядительной части его текста 1.

Рекомендуем прочесть: Где подают на развод и какие документы нужны в саранске

Утвердить и ввести в действие с 09.01.2014 Инструкцию по делопроизводству (Приложение № 1).

Как составить график?

Сам документ должен отражать движение первичных документов организации, начиная от создания до передачи в архив.

Нередко в средних и крупных предприятиях составляются графики документооборота по каждому структурному подразделению, например, бухгалтерии, кадровой службе и так далее. Это объясняется тем, что таблица, охватывающая весь перечень документации, является громоздкой, а соответственно, и неудобной для использования персоналом. В связи с чем она больше всего подходит для небольших коммерческих предприятий.

Таким образом, должностное лицо, ответственное за составление графика, обязано:

• определить перечень документов, которые используются в процессе деятельности предприятия. В зависимости от структурного подразделения, это могут быть: инвентаризационная опись, кассовые ордеры, , отпуск, переводы и тому подобное;
• назначить лиц, ответственных за работу с документами. В частности, указывается Ф.И.О конкретного работника и (или) его должность, отвечающего за правильное оформление документа, его исполнение и передачу в архив. Если не утвердить ответственного сотрудника, то в случае утери документа или же нарушения сроков, отведенных для его представления, спросить будет не с кого;

Вам также будет интересно:

— Приказ на право подписи первичных документов: образец 2021 года
— Образец приказа об утверждении учетной политики

• установить срок, в рамках которого подчиненный должен создать, обработать или передать документ в архив. В графике можно прописать конкретное число месяца. Что касается передачи, исполнения документа, то в качестве срока можно указать количество дней с момента его составления;
• форма, которую надлежит использовать при подготовке конкретного документа, например, Т-1 при составлении приказа о приеме на работу или собственный бланк предприятия при составлении трудового договора;

• количество экземпляров того или иного документа. Так, при трудоустройстве требуется наличие двух трудовых договоров и одна личная карточка на сотрудника;
• сроки хранения документации, например, три года для графиков отпусков и приказа о дисциплинарном взыскании;
• прочие сведения.

В виде таблицы график документооборота отдела кадров и первичных документов может выглядеть следующим образом:

Скачать образец графика документооборота в отделе кадров

Скачать образец графика документооборота первичных документов

Важно, чтобы в графике информация была представлена в удобном виде для сотрудника, ответственного за движение тех или иных документов. После составления графика, необходимо ознакомить с его содержанием всех работников, в нем упомянутых

С этой целью к графику можно приложить отдельный лист, где работники поставят свои ознакомительные подписи. Вместо этого можно сделать выписки из графика и выдать каждому ответственному сотруднику под расписку

После составления графика, необходимо ознакомить с его содержанием всех работников, в нем упомянутых. С этой целью к графику можно приложить отдельный лист, где работники поставят свои ознакомительные подписи. Вместо этого можно сделать выписки из графика и выдать каждому ответственному сотруднику под расписку.

К слову, работодатель, после утверждения графика может внести сведения о новых обязанностях в должностные инструкции. В них следует прописать необходимость соблюдения сроков по созданию, представлению тех или иных документов. Оформляются такие изменения путем составления допсоглашения к инструкции.

Как описывать бизнес-процессы

Методика, которая используется для описания процессов, приведена во многих источниках, и здесь ничего нового я не предлагаю. Может быть, только акценты иначе расставляю, вопросов больше задаю. Все особенности возникают при использовании результатов описания.

Для описания всех бизнес-процессов бухгалтерского, налогового и управленческого учёта провожу интервью с сотрудниками бухгалтерии и сотрудниками, у которых есть взаимодействие с бухгалтерией. В ходе беседы задаю вопросы о том, чем занимается сотрудник, от кого и что получает и кому передаёт. Много дополнительных вопросов, связанных с проблемами взаимодействия, автоматизацией. Сразу же заполняю таблицу (таблица 1.), информация в которой является основой всех регламентов.

Конечно, можно попросить сотрудников заполнить таблицу самостоятельно, но в результате всё равно придётся проводить интервью, потому что окажется, что вы получили только малую часть необходимой информации (из опыта)

По некоторым действиям очень важно отмечать временные факторы, это может быть определённый час (до 9-30 утра) или дата месяца (до 15-го числа), или привязка к другому процессу (в течение 3-х часов с момента получения договора)

В результате мы получаем список всех бизнес-процессов бухгалтерии. Масштабы впечатляют. Вы можете дерева процессов бухгалтерского, налогового и управленческого учёта производственного предприятия. Это и вам позволит увидеть работу бухгалтерии в полном объёме.

На основе полученной информации по каждому процессу рисую блок-схемы. Самой удобной для меня программой оказалась программа Microsoft Visio.

Бизнес-процесс «Расчёты с контрагентами»

Опыт показал, что удобнее работать, если одна блок-схема умещается на одну страницу, и в процессе участвует не более 5 сотрудников. По результатам интервью, получается от 40 до 60 блок-схем, их количество зависит от количества операций и уровня автоматизации. На такой блок-схеме есть возможность указывать и временные требования, если они есть.

Потом блок-схемы согласовываются с исполнителями и с главным бухгалтером, финансовым директором. При первом же обсуждении выявляется большое количество упущений, забытых операций, документов. В случае необходимости сразу же принимается решение о перераспределении функций, автоматизации отдельных участков учёта. Много решений об оптимизации бизнес-процессов и повышении эффективности сотрудников рождается в процессе обсуждения.

Смотрите на эту же тему Как повысить эффективность работы сотрудников (Откроется в новой вкладке)

Именно при прорисовывании процессов видно множество нестыковок, лишних или недостающих действий, которые в таблице не увидишь. Проходит 2-3 итерации обсуждений, прежде чем складывается полная картина деятельности. Эти блок-схемы становятся основным источником информации при составлении должностных инструкций, а кроме того, становятся её приложением.

Образец графика документооборота для отдела оптовых продаж

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------  Наименование                 Создание документа                    Передача документа в бухгалтерию       Обработка и хранение документа    документа   -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------                Количество     Кто         Срок    Ответственный      Кто     Срок передачи Ответственный Кто исполняет     Срок      Срок                            выписывает  оформления за исполнение представляет                за проверку                 исполнения хранения---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------        1            2          3           4            5             6            7             8             9            10        11--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Договор        2          Менеджер    В день      Начальник     Менеджер     В день        Ответственный Ответственный В день      5 лет поставки                  по продажам поступления отдела        по продажам  продажи       бухгалтер,    бухгалтер     продажи (форма                                заказа      оптовых                    товаров       юрист                       товаров утверждена                                        продаж приказом руководителя)--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Счет на оплату 2          Менеджер    На          Начальник     Менеджер     В день        Ответственный Ответственный В день      5 лет товаров                   по продажам следующий   отдела        по продажам  составления   бухгалтер     бухгалтер     продажи (форма                                день после  оптовых                    счета                                     товаров утверждена                            поступления продаж приказом                              заказа руководителя)--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Акт передачи   2          Менеджер    В день      Начальник     Менеджер     В день        Ответственный Ответственный В день      5 лет продукции                 по продажам передачи    отдела        по продажам  продажи       бухгалтер,    бухгалтер     продажи (форма                                товаров     оптовых                    товаров       юрист                       товаров утверждена                                        продаж приказом руководителя)--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Товарная       2          Менеджер    В день      Начальник     Менеджер     В день        Ответственный Ответственный В день      5 лет накладная                 по продажам передачи    отдела        по продажам  продажи       бухгалтер     бухгалтер     продажи (форма                                товаров     оптовых N ТОРГ-12)                                        продаж---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Рисунок 3

Совет редакции. Чтобы исполнитель мог легко найти документ, объедините их по конкретному принципу, например по хозяйственным операциям или отделам организации.

Программное обеспечение электронного документооборота

Характерная особенность, которая отражается на реализации учетной политики, — наличие качественного, дорогого, сложного и востребованного программного обеспечения. Многие крупные представители большого бизнеса приобретают новые решения, которые обеспечивают распределенную обработку огромных объемов информации.

Однако этот кардинальный подход на местах мало отличается от ситуации на средних и малых предприятиях. Про государственные организации можно даже не упоминать. Везде по сей день властвует Excel и ему подобные продукты универсального назначения и собственные программные разработки.

Данное обстоятельство (совместное существование серьезной информационной системы и нескольких собственных программ) свидетельствует о том, что программное обеспечение в этой области нуждается в постоянной доработке.

Исходя из сказанного, представляется целесообразным при разработке учетной политики предприятия делать акцент не на используемое программное обеспечение, а на нормативный момент и соответствие юридических положений графика документооборота действующему законодательству и реальной необходимости на конкретном предприятии.

Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.

Как упростить документооборот и заставить подчиненных ?

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

• сотрудниками, производящими информацию (руководитель, )
• сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

• входящий
• внутренний
• исходящий

Организация внутреннего документопотока

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, акты.

Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:

• Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
• Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
• Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
• Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
• В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело

Исходящая документация

Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

• Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
• Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
• В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе

Общие правила формирования графика документооборота.

Документооборот является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета. Правила его организации и технология обработки (представления (обмена)) учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота для отражения в учете, устанавливаются учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 9 СГС «Учетная политика», п. 22 СГС «Концептуальные основы»).

Как правило, график документооборота оформляется в качестве приложения к учетной политике учреждения. Следует отметить, что утвержденной формы этого документа нет. Каждое учреждение разрабатывает ее самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.

Общие правила формирования графика документооборота содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105, которое применяется до сих пор в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее (см. Информацию Минфина РФ № ПЗ-13/2015). В данном положении также приведена примерная форма графика, которую можно взять за основу при составлении собственной.

Разработкой графика документооборота занимается главный бухгалтер, а утверждает – руководитель учреждения.

График может быть оформлен в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи этих подразделений и сроков выполнения работ.

График документооборота в бухгалтерии должен устанавливать рациональный документооборот: каждый первичный документ должен проходить оптимальное число подразделений и исполнителей, срок его нахождения в каждом из подразделений должен быть минимальным.

График документооборот в бухгалтерии необходимо соблюдать всем лицам, ответственным за составление и обработку документов. Для этого им выдается выписка из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они передаются.

Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В таких целях документы нужно хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем – сдать в архив учреждения.

До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Отметим, что за несоблюдение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации работодатель вправе объявить ответственному работнику выговор либо лишить его премии или выплатить премиальные в меньшем размере (Письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251‑6‑1).

Приказ об утверждении и введении в действие графика документооборота

________________________________________________ (полное наименование юридического лица) ПРИКАЗ «___»__________ ____ г. N _____________ г. _______________ графика документооборота В целях организации надлежащего документооборота ПРИКАЗЫВАЮ: 1.

Утвердить прилагаемый график документооборота в ______________ ___________________________________ и ввести его в действие с (наименование юридического лица) «___»__________ ____ г. 2. Всем структурным подразделениям и работникам _______________________ (наименование юридического лица) в работе с документами руководствоваться требованиями, установленными в графике документооборота, с момента введения его в действие. 3. ___________________________________________ обеспечить тиражирование (должность, фамилия, имя, отчество лица, ответственного за документооборот) графика документооборота и его передачу в структурные подразделения ___________________________________ до «___»__________ ____ г.

(наименование юридического лица) 4.

Контроль за исполнением требований графика документооборота в ____________________ возложить на ________________________________________. (должность, фамилия, имя, отчество лица, ответственного за документооборот) 5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на ____________ _____________________________________________________________________.

(должность, фамилия, имя, отчество) Руководитель: __________________ _____________________________ (личная подпись) (расшифровка)

Как составляется график документооборота

Бесплатный образец графика документооборота в организации скачать можно ниже, а сейчас мы расскажем, как его разработать. Унифицированного бланка не утверждено. Форму организации нужно разработать самостоятельно. Чем масштабнее деятельность, крупнее предприятие, тем подробнее должен быть составлен график.

Что необходимо прописать в бланке? Прежде всего, определитесь, какие именно документы подлежат учету и контролю. Запишите полный перечень для предприятия. Затем определите формы по отделам и подразделениям с указанием ответственных сотрудников. Уточните сроки, в которые должны быть исполнены и обработаны документы. Предусмотрите меры ответственности за несоблюдение положений графика.

Для усиления контроля нужно правильно прописать сроки. Можно установить конкретные числа месяца или привести срок в днях, прошедших с даты составления документа или исполнения.

К примеру, срок передачи в бухгалтерию командировочных документов обычно утверждается как 3 дня с момента окончания поездки. А кадровые документы, необходимые для начисления зарплаты, требуется передавать до 1-го числа месяца за расчетным. Если при этом зарплата выдается персоналу 5-го числа, бухгалтер как раз успеет обработать все документы по учету отработанного времени, чтобы правильно рассчитать вознаграждение.

Правила оформления приказа

Для того чтобы утвердить составленный график движения документов, руководитель должен издать соответствующий распорядительный документ.

В содержание документа обычно включаются следующие сведения:

• наименование организации — если используется фирменный бланк, то на нем, как правило, присутствуют все необходимые реквизиты компании;
• название документа, например, «Приказ № 12 об утверждении графика документооборота»;
• место составления и дата;
• дата, с которой график начинает действовать;
• цель утверждения графика — организация правильного документооборота в компании;
• порядок исполнения документов;
• приказ об утверждении графика, в соответствии с разработанным приложением;
• должностное лицо, ответственное за исполнение графика, например, главбух;
• лицо, ответственное за выполнение настоящего приказа, обычно эту функцию руководитель организации оставляет за собой;
• подпись руководителя;
• подписи ответственных лиц, упомянутых в содержании приказа.

Следует отметить, что если после утверждения приказа о документообороте, ответственное лицо нарушит график, то его можно привлечь к ответственности, например, к дисциплинарному наказанию. Кроме того, небрежное составление графика может привести к нарушению сроков подачи отчетности по налогам, что соответственно повлечет проблемы с ФНС. В свою очередь, несвоевременная оплата по контрактам может спровоцировать конфликты с контрагентами.

Поскольку унифицированная форма приказа о документообороте отсутствует, каждое российское предприятие вправе разработать и использовать собственный шаблон распорядительного акта. После издания графика, с содержанием должен быть ознакомлен каждый сотрудник, ответственный за движение документов, которые в нем упомянутых.

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 — Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 — Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 — По России, звонок бесплатный

Распечатать

Документооборот. Требования к оформлению документации

15 Марта 2020 в 16:30 ГОСТ по делопроизводству и документообороту (2020 г.) — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов.

С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Что такое делопроизводство и документооборот (2019)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией. Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока: входящий (поступающий в организацию); исходящий

Оповещение сотрудников

Если предприятие небольшое, то с ознакомлением работников с графиком документооборота бухгалтерии сложностей не возникнет. С предприятием, штат сотрудников которого весьма внушителен, дело обстоит немного сложнее. Но также решается.

Наименее трудоемким процессом ознакомления работающих на предприятии для бухгалтера станет составление дополнительного листа к графику, в котором будут проставляться подписи всех членов трудового коллектива, которые ознакомились с данным документом. Но к сожалению, этот вариант может внести некоторую путаницу и недопонимание в вопросах: что и когда сдавать.

Наиболее понятным и простым способом может стать индивидуальная выписка для каждого работника или подразделения. При помощи функций все той же любимой работниками офисов программы Excel, можно без лишних хлопот проделать данную операцию. И вручить сотрудникам под подпись о получении и ознакомлении.

Для того чтобы сроки подачи документов соблюдались можно ввести положение о снижении премий. И этот способ будет хорошей мотивацией для подачи документации в установленный срок.

Post Views: 376

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Утвержден приказом от 00.00.0000 N 000

График документооборота

    ______________________________________________________________

         (наименование структурного подразделения предприятия)

                                  на 2006 год

-----T-------------------------T----------------------T---------T---------¬

¦Наи-¦    Создание документа   ¦  Проверка документа  ¦Обработка¦ Передача¦

¦ме- ¦                         ¦                      ¦документа¦ в архив ¦

¦но- +----T----T-----T----T----+----T-----T-----T-----+----T----+----T----+

¦ва- ¦Кол-¦Отв.¦Отв. ¦Отв.¦Срок¦Отв.¦Кто  ¦Поря-¦Срок ¦Кто ¦Срок¦Кто ¦Срок¦

¦ние ¦ во ¦за  ¦за   ¦за  ¦ис- ¦за  ¦пред-¦док  ¦пред-¦ис- ¦ис- ¦ис- ¦пе- ¦

¦до- ¦экз.¦вы- ¦офор-¦ис- ¦пол-¦про-¦став-¦пред-¦став-¦пол-¦пол-¦пол-¦ре- ¦

¦ку- ¦    ¦пис-¦мле- ¦пол-¦не- ¦вер-¦ляет ¦став-¦ления¦няет¦не- ¦няет¦дачи¦

¦мен-¦    ¦ку  ¦ние  ¦не- ¦ния ¦ку  ¦     ¦ления¦     ¦    ¦ния ¦    ¦    ¦

¦та  ¦    ¦    ¦     ¦ние ¦    ¦    ¦     ¦     ¦     ¦    ¦    ¦    ¦    ¦

+----+----+----+-----+----+----+----+-----+-----+-----+----+----+----+----+

¦  1 ¦  2 ¦  3 ¦  4  ¦  5 ¦  6 ¦  7 ¦  8  ¦  9  ¦  10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦

+----+----+----+-----+----+----+----+-----+-----+-----+----+----+----+----+

L----+----+----+-----+----+----+----+-----+-----+-----+----+----+----+-----

    Главный бухгалтер             подпись             И.О. Фамилия

    Документовед                  подпись             И.О. Фамилия

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

• График: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «График» по всему сайту
• «Пример оформления графика документооборота бухгалтерской службы предприятия».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Примерный график погашения сельскохозяйственной организацией задолженности по страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
• Примерный план-график мероприятий по переходу на технологию централизованного ведения кадастрового учета земельных участков в территориальных органах и подведомственных организациях Роснедвижимости по субъектам Российской Федерации, в которых в 2009 году будут реализованы мероприятия по созданию условий для перехода на технологию централизованного государственного кадастрового учета недвижимости в 2010 году
• Примерный план-график мероприятий по переходу на технологию централизованного ведения кадастрового учета земельных участков в организациях второй очереди
• Проект графика формирования налоговых уведомлений, требований и информационных писем налогоплательщикам
• Пятилетний график капитальных (средних) ремонтов торговой техники предприятий
• Сводный график технического обслуживания и ремонтов судна на нормативный срок службы. Планирование технического обслуживания и ремонтов судна
• Сводный план-график проведения государственного технического осмотра транспортных средств воинской части
• Сводный план-график проведения государственного технического осмотра транспортных средств за региональный центр по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий
• Сводный план-график проведения государственного технического осмотра транспортных средств воинских частей центрального подчинения МЧС России
• Типовая форма плана-графика контроля состояния атмосферного воздуха