Как правильно организовать документооборот: 13 основных этапов

Что нужно для перехода на электронный документооборот?

Итак, если с понятием ЭДО и основными преимуществами мы разобрались, то теперь предлагаю рассмотреть основные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, а также процессы внедрения указанных систем.

Как уже стало ясно из информации выше, недостаточно просто приобрести и установить программное обеспечение, важно обучить сотрудников и полностью перестроить весь производственный процесс вашего предприятия. Если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, тогда вам будет немного легче, так как бизнес-процессы еще не запущены

Процесс внедрения ЭДО в уже функционирующей компании должен происходить постепенно. Поэтапно подключая все структурные подразделения предприятия к работе.

Самым первым этапом будет являться создание автоматизированного делопроизводства. На всех этапах вы можете столкнуться не только с техническими проблемами, но и с психологическими, так как сложно “ломать” уже устоявшиеся правила.

Важно приобретать и устанавливать ПО для ЭДО у одного поставщика, тогда настройка всей системы будет гораздо проще и не даст сбоев. Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации

Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации.

Во-первых, наличие компьютерной техники для установки программного обеспечения;

Во-вторых, все сотрудники предприятия, причастные к данному процессу должны быть уверенными пользователями ПК и иметь к  нему доступ;

В-третьих, между коллективом должны быть электронные средства связи, такие как электронная почта, skype и так далее;

Ну и наконец, административный сектор компании должен быть готов к тому, что вместо привычной “ручной” подписи будет использоваться электронная подпись.

Таким образом, при соответствии всем указанным требованиям, можно приступить к переходу на использование электронных документов и электронного документооборота.

Общие правила формирования графика документооборота.

Документооборот является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета. Правила его организации и технология обработки (представления (обмена)) учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота для отражения в учете, устанавливаются учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 9 СГС «Учетная политика», п. 22 СГС «Концептуальные основы»).

Как правило, график документооборота оформляется в качестве приложения к учетной политике учреждения. Следует отметить, что утвержденной формы этого документа нет. Каждое учреждение разрабатывает ее самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.

Общие правила формирования графика документооборота содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105, которое применяется до сих пор в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее (см. Информацию Минфина РФ № ПЗ-13/2015). В данном положении также приведена примерная форма графика, которую можно взять за основу при составлении собственной.

Разработкой графика документооборота занимается главный бухгалтер, а утверждает – руководитель учреждения.

График может быть оформлен в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи этих подразделений и сроков выполнения работ.

График документооборота в бухгалтерии должен устанавливать рациональный документооборот: каждый первичный документ должен проходить оптимальное число подразделений и исполнителей, срок его нахождения в каждом из подразделений должен быть минимальным.

График документооборот в бухгалтерии необходимо соблюдать всем лицам, ответственным за составление и обработку документов. Для этого им выдается выписка из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они передаются.

Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В таких целях документы нужно хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем – сдать в архив учреждения.

До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Отметим, что за несоблюдение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации работодатель вправе объявить ответственному работнику выговор либо лишить его премии или выплатить премиальные в меньшем размере (Письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251‑6‑1).

Правила присвоения регномера

Регистрационный номер является главным реквизитом документа и является уникальным. Поиск отдельно взятой бумаги можно выполнить по номеру, поскольку идентичных сочетаний цифр не будет. Программа 1С ввела гибкую систему создания идентификационного номера. В него включаются и стандартные данных, и дополнительные.

В число стандартных данных, которые включаются в регистрационный номер, входит дата, вид, наименование корреспондента и подразделение, которое работает над документацией. Каждому виду и направлению присваивается свой номер. Его можно всячески видоизменять, чтобы по набору цифр было понятно, исходящий это запрос или входящий, а также какой отдел занимается его обработкой.

Каждый рабочий год регистрационные номера обновляются и начинаются с цифры 1. Также возможно присвоение совместного номера, когда в составлении документации участвовало несколько организаций. В этом случае под номером в базе данных ставится заметка о номере в базе данных другой компании. Короткие комбинации можно записывать в одну строку через дробь.

Виды электронных документов

Практически каждый документ можно перевести в электронный вид. Обычно компании переходят на электронные договоры, товарные накладные, различные счета, отчеты и прочее.

Электронные документы делят на неформализованные документы и формализованные документы.

Неформализованные документы – письма, договоры, доверенности, техническая документация и другие документы, они освобождены от жесткого регулирования со стороны государства.

К формализованным документам предъявляют жесткие требования к формату и регламенту передачи. Формализованный документ – документ, который создан по формату ФНС, например, акт приемки работы

Формализованные документы влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение

Отметим, что неформализованные электронные документы могут в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другое, в то время как, формализованные документы только в виде файла с расширением xml.

Требования к ЭД

В рамках ЭДО в цифровом виде передают любые юридически значимые документы. Главное — соблюдать законодательные требования к электронному документообороту, а именно:

• оформлению;
• передаче;
• хранению.

Невыполнение влечет убытки, штрафы и неустойки. Понятие документа как материального носителя определено в ФЗ 77 от 29.12.1994. Электронный введен ФЗ 149 от 27.07.2006. Фактически в СЭД используются документы:

• материальные, переведенные в электронные образы;
• изначально создаваемые в цифровом виде.

Это различие определяет способ заверения:

• «образам» материальных подходит любая ЭЦП;
• электронным — нужна усиленная.

ВАЖНО!

Цифровые и бумажные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения — те, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения. На сегодняшний день при использовании ЭДО нет единого подхода и четких законодательных ответов на следующие вопросы:

• кто может пользоваться электронным документооборотом;
• каковы требования к его организации и что необходимо, чтобы начать применять в отношениях с третьими лицами;
• что понимать под ЭД и электронными подписями;
• надо ли распечатывать документы при электронном документообороте и какие именно;
• какие могут быть подписаны электронно.

Организации на практике руководствуются:

• при подписании и обмене цифровыми документами — ФЗ 149 от 27.07.2006;
• при взаимодействии с органами исполнительной власти и государственными внебюджетными фондами — ПП 1494 от 25.12.2014.

Документооборот, в зависимости от его вида, регулируется:

• внутренний — локальными нормативными актами (трудовые договоры с дистанционными работниками, электронные трудовые книжки, иные документы, за исключением случаев, когда для них предусмотрена обязательная бумажная форма);
• внешний с контрагентами — стороны сами определяют перечень документов, требований к ним, порядку подписания и использования видов ЭЦП (гражданско-правовые договоры и документы, оформляемые в рамках их исполнения);
• внешний, исполняемый по каналам телекоммуникационной связи с налоговыми органами и органами власти.

В последнем случае действуют НПА ведомств, например:

• приказы ФНС России № 7-10/, № 7-10/ в отношении № ММВ-7-15/;
• приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252 и др.

Особый случай — заключение договоров в дистанционном режиме. Вариант предусмотрен законодательством — п. 2 ст. 434 и абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК. Оцифрованная форма приравнивается к письменной, если выполняются следующие условия:

• сделка совершается с помощью электронных либо иных технических средств, ее содержание в неизменном виде воспроизводится на материальном носителе;
• вместо подписи использован достоверный способ удостоверения подписи.

Использование квалифицированной ЭЦП в договоре фиксировать не обязательно (п. 1 ст. 6 ФЗ-63 от 05.04.2011). В подписанном собственноручно соглашении сторон регламентируется:

• обмен документами, подписанными простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью;
• способ обмена в бумажном или электронном виде (с обязательным последующим обменом подписанными оригиналами).

ВАЖНО!

На настоящий момент при дистанционной форме оформления соглашений не до конца урегулирован вопрос о составлении и обмене закрывающих сделку актов, пока используется любой вид ЭЦП (ФЗ 83).

График документооборота 2020: правила составления

График составляют в виде схемы, таблицы или текста с указанием сроков передачи документов между отделами

Важно понимать, где и кем составляется первичный документ, через какие отделы он проходит, кто его проверяет и как он попадает в бухгалтерию для учета

Документооборот можно представить в виде схемы взаимодействия между отделами от момента создания и до сдачи в архив или передачи на уничтожение. Также под документооборотом подразумевают перечень всех первичных документов компании, разработанных и утвержденных в соответствии с учетной политикой.

График документооборота в бухгалтерии может быть составлен для каждого первичного документа: горизонтальными строками в таблице или схеме обозначаются первичные документы (как в нашем примере графика). Подобным образом графики могут составляться:

• для каждого отдела;
• для каждой должности.

Если график составляется для подразделений, то в каждом из них необходимо назначить ответственное лицо, отвечающее за соблюдение графика.

Для каждого документа или отдела обязательно указывается срок, в течение которого первичный регистр согласовывается, утверждается и передается на исполнение.

Разрабатывает график, как правило, главный бухгалтер или финансовый директор, а утверждает руководитель компании. При составлении графика необходимо активное участие и обсуждение всех структурных отделов фирмы. Например, менеджер по продажам может попросить передвинуть выставленные ему сроки передачи документов в связи с большой загруженностью, или водитель скажет, что путевой лист не всегда возможно предоставить в течение одного рабочего дня, т. к. он находится в постоянных разъездах.

Часто к составлению графика привлекаются внештатные специалисты. Например, аутсорсинговая компания, которая выслушав все мнения, пожелания отделов, на их основе составляет приемлемый для всех образец графика документооборота в бухгалтерии с учетом нормативных требований законодательства.

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера, т.к. он возглавляет бухгалтерию — отдел, ведущий учет финансовой деятельности компании и отвечающий за наличие и сохранность документации.

График необходимо составить так, чтобы при максимальной загруженности бухгалтерии все сроки обработки документации могли быть соблюдены. Требуется исключить моменты откладывания документов «на потом» или обработку их в неположенные сроки.

Каждому сотруднику или отделу необязательно распечатывать весь график документооборота. Достаточно сделать для ответственных лиц выписку из него: перечислить все первичные регистры, входящие в его зону ответственности, указать сроки исполнения и названия подразделений, куда необходимо передавать документацию. Чтобы изначально мотивировать сотрудников на соблюдение сроков документооборота, ведение графика закрепляют в должностных инструкциях ответственных лиц.

За несоблюдение сроков ответственного сотрудника допустимо привлечь к дисциплинарной ответственности: объявить выговор, лишить части оплаты труда в виде зарплаты или премии. Об этом прямо сказано в Письме Роструда от 18.12.2014 г. № 3251-6-1.

Главными преимуществами электронного документооборота по сравнению с бумажным являются:

возможность поиска файлов в системе по множеству фильтров и параметров;

полный учет производственной или какой-либо другой документации;

оперативное составление отчетов предприятия;

оперативное управление предприятием и обмен информацией по защищенным каналам с любой точки (не обязательно быть всем вместе на одной территории, чтобы взаимодействовать);

унифицированные шаблоны для создания документов;

наблюдение и контроль над персоналом;

распределение прав доступа к корпоративной информации по определенным критериям и параметрам;

сокращение затрат на бумагу (а если более глобально, то в какой-то степени решение проблем экологии);

возможно сокращение штата сотрудников, занимающихся работой с бумагами, а также сокращение арендуемого (занимаемого) помещения за счет отсутствия бумажных архивных документов.

Что же касается минусов ЭДО (электронного документооборота), то их не так уж и много. Это достаточно дорогостоящее программное обеспечение и временные затраты, как на обучение сотрудников, так и на оцифровку уже имеющихся документов. Но если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, то проблем с внедрением электронного документооборота у вас не должно возникнуть, так как персонал будет уже на начальном этапе работать в данной системе.

Быстрый расчет объема документооборота

В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.

Пакет документов

Итак, одной единицей учета является:

• оригинал документа
• копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
• документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)

Жалобы, претензии и предложения считаются отдельно.

Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:

• a – количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
• b – количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
• c – количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов

График документооборота для учетной политики 2021 года: как составить

Грамотный образец графика документооборота для учетной политики – залог эффективной работы любого предприятия. Расскажем, зачем он нужен и приведем образец на 2021 год.

Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать

Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:

Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать. Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:

• создание;
• получение от контрагентов и др.;
• принятие к учету;
• обработку;
• передачу в архив.

Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике.

Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами.

Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение главы компании. График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.

В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам. Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику. Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике.

А в ней перечислить:

• документы по его компетенции;
• сроки;
• отделы и службы, через которые должен пройти документ.

Естественно, тот, создал и подписал документ, тот и отвечает за:

• соблюдение графика;
• оперативное и правильное создание документов;
• передачу документов вовремя в бухгалтерию;
• их правдивость.

Обычно общий мониторинг исполнения графика документооборота к учетной политике лежит на главбухе. Самая главная задача графика документооборота к учетной политике – создать эффективный документооборот.

То есть:

• оптимальное количество отделов и лиц, через которых будет проходить первичный документ;
• минимальный и максимальный период нахождения документа в отделе.

Выполнение этой задачи позволит бухгалтерии лучше контролировать внутренние процессы в компании. Компании нужно понять, какие документы исходят обычно от нее, а какие поступают извне.

Кто их составляет и на основе чего. Число копий – тоже немаловажный фактор

Также важно, кто проверяет документы и дает им дальнейший ход

Как выглядит образец график документооборота для учетной политики, принципиального значения не имеет. Это может быть и таблица, и схема, и даже рисунок.

Главное, чтобы он охватывал четыре основные стадии для любого документа:

1. создание;
2. проверка;
3. обработка, занесение в базу;
4. передача в архив.

Советский Минфин предлагает для каждого типа первичного учетного документа заводить своего рода карточку. Тогда образец графика документооборота для учетной политики выглядит так: Однако образец 2021 года должен максимально отражать технические и иные возможности. Далее приведем в отношении бухгалтерии.

Также см. «». Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

• указывается дата начала работы системы;
• закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
• утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
• детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
• расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):

C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Схема документооборота на предприятии

Централизованная

Данная форма подходит для организаций со строгой иерархической структурой управления, придерживающейся принципа линейного распределения функций (единоначалия). Централизованная форма оборота бумаг предполагает наличие в организационной структуре фирмы специализированного подразделения, ответственного за работу со всей документацией.

Децентрализованная

Данная форма подходит для организаций, в которой полномочия подразделений четко разделены по принципу оперативной автономности.

Децентрализованная форма оборота документов предполагает наличие в каждом структурном подразделении собственного отдела, ответственного за работу с документацией.

Смешанная

При данной форме оборота руководящая роль в работе с документацией отводится центральной службе ДОУ, но часть процедур делегируется специальным службам, созданным внутри каждого структурного подразделения фирмы.

Пример схемы документооборота

Маршрутная схема движения документов является основным принципом системы оборота деловых бумаг. В данной схеме каждому документному потоку присваиваются общие признаки, прописываются инстанции и определяются обязательные процедуры.

В данной схеме указываются:

1. исполнители (т.е. подразделения, принимающие участие в обработке данного потока);
2. маршрут (т.е. порядок следования исполнителей);
3. наличие реверсивных движений (попадает ли документ несколько раз к одному исполнителю);
4. характер операций, осуществляемых каждым конкретным исполнителем).

Пример схемы документооборота организации представлен на Рис. 1:

Рисунок 1. Схема документооборота предприятия

Виды документных потоков

Движение данных в определенном направлении, организованное в пределах замкнутой системы оборота документации, называется документным потоком. Источник и приемник данных при этом остается одним и тем же.

Классификация документных потоков осуществляется на основе их отношения к объекту управления и по направлению движения.

CRM-системы

Прогресс заставляет бизнесменов учиться и использовать для привлечения покупателей и заказчиков особые системы CRM (расшифровывается как Customer Relationship Management – управление взаимоотношениями с клиентами). Родоначальником современного подхода к продажам был американец Джон Генри Паттерсон (1844 г. — 1922 г.), он считал, что во главе угла стоит клиент. Именно для сбора и обработки сведений о покупателях, их потребностях, интересах и созданы CRM-системы.

Используют CRM обычно сотрудники call-центров, менеджеры по продажам, маркетологи, руководители отделов, филиалов и компании в целом.

Основные этапы работы:

• Обращение и заинтересованность в товаре или услуге (как вариант, не клиент обращается в организацию, а менеджер связывается с покупателем по телефону, в соцсети, электронной почте и другими способами, предлагая покупку).
• Отметка об уровне интереса (не интересно, купил бы, но не сейчас, может порекомендовать того, кто зачет совершить покупку, просит связаться позже и т.д.) или оформление заявки
• Обработка заявки (передача данных администратору, замерщикам, бухгалтеру для расчета. стоимости, выезду на место, составления счета или запись на встречу).
• Передача заказчику данных (информация о дате и времени записи, сроках выезда специалиста).
• Получение оплаты.
• Общение с клиентом в процессе работы (согласование новых сроков, подключение дополнительных опций, перенос встреч, решение проблем с заказом).
• Завершающий этап (передача результатов или товара, получение отзыва, определение будущей заинтересованности и потенциальных интересов покупателя), отправка (подписание) документов.

Важно! В результате общения в системе появляется карточка, сохраняющая подробную информацию о покупателе. Для обработки персональных данных физического лица необходимо получить его согласие

При помощи CRM происходит обмен с клиентом документами и взаимодействие между отделами. Обычно в обороте фигурируют заявка, счет, акт или накладная, наряд, договор. Они могут формироваться в самом сервисе, что упрощает работу менеджера и увеличивает скорость его работы, а значит, объем продаж.

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

• указывается дата начала работы системы;
• закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
• утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
• детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
• расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):

C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Методы, которые использовались при регламентации

• Развивающее интервью, для того, чтобы понять какую проблему нужно решать и с какими проблемами сталкивается каждый из сотрудников.
• Структурированное интервью, которое позволяет увидеть последовательность операций и взаимодействие сотрудников и подразделений.
• Групповая работа, для того, что бы достичь единого понимания целей, задач, приоритетов, распределения функций. В обсуждении участвуют: директор, руководители подразделений, ведущие специалисты.
• Экспертная оценка. В каких-то вопросах я сама являюсь экспертом, а по каким-то вопросам обращалась за помощью к специалистам по бухгалтерскому и управленческому учёту, так как я бухгалтерский учёт не знаю.