Как составить график отпусков

Содержание

График отпусков представляет собой таблицу, в которой содержится информация о датах предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам структурных подразделений организации.

Как составить график отпусков

При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что согласно трудовому законодательству РФ продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Сотрудник имеет право на его использование по истечении 6 месяцев непрерывной работы в этой организации. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска может увеличиться за счет неиспользованных дней отпуска в прошлом году или за счет дополнительных оплачиваемых отпусков для некоторых категорий работников.

График отпусков составляется сотрудником кадровой службы ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года и утверждается директором предприятия либо уполномоченным лицом, заверяется подписью руководителя кадровой службы с учетом мнения выборного профсоюзного органа (если таковой имеется). Так, график отпусков на 2013 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2012 года.

В качестве бланка графика отпусков применяют унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

На этапе планирования, перед началом календарного года заполняются только 1-6 столбцы таблицы графика отпусков: структурное подразделение, в котором работает сотрудник, его должность по штатному расписанию, ФИО, табельный номер сотрудника (если таковой имеется), количество календарных дней отпуска и запланированная дата начала отпуска.

Работник должен быть ознакомлен с графиком отпусков под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. Можно добавить в таблицу графу 11 для росписей сотрудников либо составить лист ознакомления в произвольной форме и приложить его к графику отпусков.

В случае если работника не устраивает дата начала отпуска либо он хочет разбить его на части, сотрудник может написать заявление о переносе отпуска и подписать его у руководителя. На его основании издается приказ и вносятся корректировки в график отпусков. Также дата отпуска может меняться и по инициативе руководителя в связи с производственной необходимостью. В данном случае издается приказ о переносе отпуска и также отображаются изменения в графике отпусков.

7-10 графы заполняются по мере ухода сотрудников в отпуск в течение года.В 7-м столбце указывается фактическая дата начала отпуска (она может совпадать с запланированной либо отличаться в случае изменения обстоятельств и переноса отпуска).8-й столбец содержит информацию о документе – основании переноса отпуска (заявление либо приказ руководителя).В 9-й графе указывается дата предполагаемого перенесенного отпуска.10-й столбец графика отпусков содержит описание причины непредоставления, перенесения либо продления отпуска.

Скачать график отпусков. Образец заполнения и бланк

Скачать бланк графика отпусков (форма Т-7) в формате doc

Скачать образец графика отпусков в формате doc

Образец и бланк графика отпусков проверены на актуальность 03.01.2013

Как вносить изменения и дополнения в утверждённый график

Если консенсус достигнут, изменения вносятся в графы документа под номерами 7-10. Добавим, что хотя унифицированная форма графика отпусков не предусматривает такого пункта, сотрудник должен ознакомиться с изменениями, и заверить своё согласие личной росписью.

Дополнять график отпусков при приёме на работу новых сотрудников, руководитель предприятий не обязан, хотя закон этого не запрещает. Отпуска для новичков обычно предоставляются после написания заявления.

Хранится график в течение срока своего действия. Например, если в документе утверждены отпуска работников на 2021 год, срок хранения истекает 1 января 2022 г.

Код отпуска в табеле учёта

Рассмотрим более подробно.

Характер отпуска	Буквенная кодировка	Числовая кодировка
Основной	ОТ	09
Дополнительный (оплачиваемый)	ОД	10
Без сохранения з/п на усмотрение руководителя	ДО	16
Без сохранения з/п в силу требований законодательства	ОЗ	17
Дополнительный (неоплачиваемый)	ДБ	18
По беременности и родам	Р	14
По уходу за ребёнком	ОЖ	15
Учебный (оплачиваемый)	У	11
Учебный (неоплачиваемый)	УД	13

Пример заполнения табеля учёта

Кто составляет график отпусков?

Ответ на вопрос зависит от того, как устроен штат на предприятии. Кадровая служба или бухгалтерия отвечают за решение вопроса, когда речь идет о компаниях небольшого масштаба. Начальники цехов или отделов привлекаются к решению вопроса, если предприятие крупное, отличается большим количеством структурных подразделений. После первого этапа заполненные документы направляют руководителю всей компании.

В приказной форме такую документацию не составляют. Подчиненные имеют возможность самостоятельно распределять время отпусков, с учетом личных пожеланий. Потом информацию вносят в документ, передают кадровикам.

Правила составления графика отпусков

Рассмотрим ключевые аспекты, касающиеся оформления этого документа.

Когда составляется

С учётом этих требований, график отпусков на 2021 год должен быть составлен, утверждён руководителем и доведен до всех сотрудников предприятия не позднее 17 декабря 2021 года.

Что включают в документ

1. Перечень сотрудников — весь персонал предприятия, работающий по трудовому договору;
2. Продолжительность отдыха — учитывается обязательный и дополнительный отпуск, в том числе, дни, не использованные за прошлые периоды;
3. Дата — обычно указывается день или месяц, когда сотрудник отправляется отдыхать;
4. Деление — если отпуск берётся дробными частями, этот нюанс также отображается в графике;
5. Включение льготников — делаются отметки сотрудников, которые обладают внеочередным правом отдыха.

Кто утверждает

Это обязанность руководителя компании. Здесь нужно учитывать, что с утверждённым графиком нужно ознакомить всех сотрудников предприятия.

Что отображается в графике

Графа	Заполнение
1	Полное наименование цеха или отдела, где работает сотрудник
2	Занимаемая должность согласно штатному расписанию
3	Фамилия имя и отчество отпускника
4	Табельный номер по кадровым ведомостям
5	Продолжительность отдыха, исчисляемая календарными днями
6	Дата ухода в отпуск
7	Дата выхода на работу
8	Сведения об изменении вышеуказанных дат
9	Новая дата ухода/выхода
10	Дополнительная информация

Образец приказа на составление графика отпусков

Образец приказа на утверждение составленного графика

График отпусков: пошаговая инструкция

Составление графика отпусков начинают со сбора заявлений сотрудников о желаемых периодах отдыха. Если предприятие крупное, то такая работа может быть возложена на руководителей структурных подразделений. Затем вся информация передаётся в кадровую службу. На её основании составляется проект документа.

Шаг 1. Заполнение на примере унифицированной формы

Теперь разберёмся, как следует заполнять график отпусков, и за основу возьмём бланк Т-7. Прежде всего нужно вписать данные в «шапку» – название работодателя, его ОКПО (только для организаций) и год, на который составляется документ. Дату и номер ставить пока не надо.

Унифицированная форма содержит таблицу – в ней отражаются сведения по каждому работнику. На момент составления проекта заполняются такие графы:

• графа 1 – название структурного подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
• граф 2 – его должность (специальность) по штатному расписанию;
• граф 3 – имя, фамилия и отчество;
• граф 4 – табельный номер;
• графа 5 – количество дней отдыха. Если он делится, последовательно указывают каждую часть;
• графа 6 – запланированная дата начала отпуска. Работодатели не всегда сразу вносят в график отпусков даты, ведь правила составления документа этого не требуют. Однако вообще не указывать конкретный период, на который сотрудник освобождается от работы, нет смысла. Поэтому рекомендуем указывать не только месяц, но и дату. Если в дальнейшем возникнет необходимость, в график отпусков можно будет внести изменения.

Графы 7-9 на момент составления документа не заполняются. Графа 7 предназначена для указания фактической даты начала отдыха, графы 8 и 9 – для отражения информации о его переносе. В графу 10 при необходимости можно вписать примечание. Например, сколько дней перенесено с прошлого года.

Шаг 2. Согласование с профсоюзом

Готовый бланк нужно направить в профсоюзный комитет. Для этого составляется сопроводительное письмо в двух экземплярах. Один передаётся в профсоюз вместе с графиком, а на другом его представитель поставит отметку о принятии документов. Это необходимо для фиксации даты их передачи. В течение 5 рабочих дней профсоюз должен рассмотреть график и вынести своё мотивированное мнение в письменном виде.

Допустим, представительный орган с проектом не согласен и предлагает его доработать. Работодатель может принять замечания и скорректировать график в соответствии с ними. Если же он на это не идёт, в течение трёх дней надо провести консультации с выборным органом профсоюза для урегулирования всех вопросов. Однако если стороны не придут к консенсусу, руководитель всё равно сможет утвердить документ, но придётся составить протокол разногласий. За профсоюзом останется право обжаловать это решение в ГИТ или в суде, а также инициировать коллективный трудовой спор.

Шаг 3. Подписание

Теперь документ передаётся руководителю кадровой службы для подписания. Он указывает свою должности и ставит подпись с расшифровкой.

Шаг 4. Утверждение

Следующий этап – утверждение графика отпусков. На нём проставляется номер документа в соответствии с принятой у работодателя нумерацией, дата и должность руководителя. Также делается отметка о том, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера документа. Руководитель ставит свою подпись и делает её расшифровку.

Шаг 5. Ознакомление

Ознакомить коллектив с утверждённым документом можно разными способами, к примеру:

• завести специальный журнал, в котором каждый сотрудник поставит подпись;
• предусмотреть в форме Т-7 дополнительную графу, откорректировав стандартный бланк в excel;
• собрать подписи сотрудников на оборотной стороне документа.

Ответственность работодателя

За отсутствие этого документа работодатель может понести административное наказание (п. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях) в форме штрафа в размере:

• от 1 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц работодателя;
• от 1 000 до 5 000 руб. — для самого работодателя (хозсубъекта без образования юрлица);
• от 30 000 до 50 000 руб. — для работодателя-юрлица. 

Предполагается также ответственность за нарушение сроков хранения документов. Так, продолжительность хранения графика отпусков регламентирована и равна 1 году (п. 693 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Более подробно этот вопрос раскрыт в статье Каков срок хранения графика отпусков в организации?. При этом локальной документацией компании может быть предусмотрен и более длительный срок его хранения.

*** 

Итак, график отпусков относится к обязательной документации для организации, где сотрудники работают по трудовому договору. Такой документ может быть составлен как по утвержденной стандартизированной форме, так и по произвольной, разработанной самим работодателем.

График отпусков на грядущий год подлежит утверждению не позднее чем за 2 недели до окончания текущего. Утвержденный график может быть скорректирован, если возникает такая необходимость. Документ подлежит хранению в течение 1 года. За отсутствие данного документа к работодателю могут быть применены меры административной ответственности.

Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Зачем нужен График Отпусков, составлять или нет, Заявление на отпуск

Нужно ли составлять график отпусков? Зачем работодателю план отпусков? Ответственность за отсутствие графика отпусков. Право на отпуск. Отпускной стаж. Продолжительность отпуска. Пожелания работников.

До нового года необходимо составить и утвердить таблицу отпусков. Как правильно его подготовить и какие моменты при этом следует учесть?

Согласно пункту 5 статьи 37 Конституции РФ каждому гражданину, работающему по трудовому договору, гарантируется ежегодный оплачиваемый отпуск. Очередность предоставления отпусков работникам одной организации определяется графиком отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Зачем работодателю график отпусков

Составление данного документа не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и дает ряд преимуществ работодателю.

Во-первых, если отдых предоставляется в соответствии с графиком, это позволяет заблаговременно его оформить и подготовиться к выплате отпускных. Они выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Во-вторых, у работодателя при необходимости будет время найти замену уходящему отдых сотруднику. В-третьих, график для отпуска позволяет контролировать своевременность предоставления работникам дней отдыха. При условии его соблюдения у сотрудников не будут накапливаться не отгулянные отпуска.

В график НЕ нужно включать

1) Подрядчиков. Даже если договор длительный, такие работники не имеют права на ежегодный отпуск. Если включить подрядчика в план отпусков, это будет дополнительным поводом для трудинспекторов переквалифицировать договор в трудовой.

2) Сотрудниц, которые весь 2018 год будут в декрете или отпуске по уходу за ребенком, в ведомость можно не включать. Если в отпуске по уходу сотрудница работает неполный день, это не имеет значения. Ей все равно не положено два отпуска одновременно. Даже если мама решит прервать детский отпуск и взять ежегодный, в графике это можно не прописывать. Если отпуск заканчивается в 2018 году, уточните, будет ли женщина брать ежегодный отдых сразу после детского отпуска. Если будет, пропишите в графике 28 дней сразу после окончания детского отпуска.

С ЧЕГО НАЧАТЬ

Прежде чем составить план отпусков, необходимо учесть:

• положения действующего законодательства РФ об отпусках;
• специфику деятельности организации (например, наличие вредных или опасных условий труда, дающих право на дополнительный отпуск, распределение штатных сотрудников по подразделениям, возможность взаимозаменяемости, планы развития (сворачивания) производства);
• пожелания работников.

ПРАВО на ОТПУСК

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Право на его использование у сотрудника возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Нужно ли заявление на отпуск ?

Обязаны ли сотрудники организации писать заявление на очередной ежегодный отпуск? Согласно ст. 122 ТК РФ ежегодный отпуск предоставляется работникам на основании графика трудовых отпусков и изданного в соответствии с ним приказа руководителя.

При наличии таких документов писать заявление необязательно. Однако существуют исключения для следующих случаев:

• в графике обозначен только месяц, в котором работник уходит в отпуск. В этом случае сотруднику необходимо написать в заявлении точную дату начала своего отпуска;
• работник уходит в отпуск не по графику. При согласовании с администрацией организации на основании данного заявления должен быть изменен план отпусков.

Кроме этого, Трудовой кодекс обязывает писать заявление тем сотрудникам, которые имеют право на отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Для чего нужен график отпусков

Этот документ необходимо составлять не только потому, что это требование действующего законодательства, но и для обеспечения непрерывной работы фирмы и недопущения остановки производства.

График относится к локальным нормативным актам и обычно разрабатывается в конце календарного года на следующий. Составлением документа занимается кадровая служба, которая тесно работает с руководителями подразделений.

Последние опрашивают своих подчиненных о желаемых датах отдыха на следующий год. При большом количестве работающих, составлением графика желательно начинать заниматься уже с осени.

График должен содержать всех работников, с которыми подписаны трудовые контракты, включая руководящий состав.

Согласно ТК, документ должен быть утвержден не позже 2-х недель до конца года. Ознакомление с ним сотрудником может выполняться уже позднее, главное, соблюсти условие о его принятии в установленное время.

Внимание! Для некоторых работников существуют льготы, выражающиеся в их приоритете при выборе времени отдыха. Однако право на такую льготу необходимо устанавливать заранее, путем предъявления подтверждающих документов

Данное право может быть прописано в трудовом контракте, коллективном договоре или в положении об отпусках.

В график необходимо вносить все виды отпусков – ежегодный оплачиваемый отпуск, дополнительный отпуск из-за особых условий труда, а также периоды отдыха, не использованные в предыдущие годы.

Работники, у которых остались неиспользованные отпуска, должны быть особенно внимательными. По закону, время отдыха необходимо использовать в течение 1,5 лет. И если за прошедший год они не смогли это сделать, то у них остается только полгода, после чего это время сгорит. Кроме этого, трудовая инспекция при выявлении такой ситуации может наложить штрафы на работодателя.

Внимание! За 2 недели до наступления отпуска согласно графика сотрудника необходимо предупредить. При этом у него нет необходимости писать заявление на отпуск

Оно пишется, как правило, в том случае, если сотрудника нет в графике или же отпуск берется в другое время.

Для создания графика отпусков обычно используется стандартная форма Т-7. Компьютерные программы по бухучету и кадрам, как правило, уже содержат его, и для составления документа необходимо только указать даты начала отдыха.

Утверждение графика

Закон не содержит норм, посвященных порядку утверждения для таких бумаг. Поэтому на практике применяют два основных варианта:

1. Руководитель проставляет свою визу об утверждении на бумаге, составленной заранее.
2. Не только проставление визы, но и издание приказа, который подтверждает принятие документа.

По приказу унифицированная форма тоже отсутствует. Допустима произвольная форма. Главное – проследить за наличием хотя бы следующих обязательных реквизитов:

• Подпись всех лиц, упомянутых в распорядительном документе. Они указывают, что ознакомлены с текущими правилами.
• Подпись самого руководителя.
• Список граждан, отвечающих за исполнение требований, изложенных в приказе. Отдельно упоминают тех, кто отвечает за исполнение конкретных распоряжений.
• Описание сути распоряжения. Дополнительно дают ссылки на статьи закона. Это касается ТК РФ, статьей 122 и 123.
• Наименование.
• Номер, точный день составления.
• Наименование работодателя.

Как составляется график отпусков

До того, как документ будет оформлен в окончательном виде и принят к исполнению, готовят его проект.

Разработка и утверждения формы документа

Для оформления сведений о планируемом отдыхе подчиненных можно использовать ранее обязательный унифицированный бланк Т-7. Образец документа можно скачать здесь.

Допускается внесение корректировок для удобства внутреннего пользования.

Согласование продолжительности отпуска и периода для каждой группы сотрудников

Перед тем, как заполнить график отпусков, начальники структурных подразделений опрашивают своих подчиненных, начиная с категорий сотрудников, имеющих привилегии.

Вначале отмечают период отсутствия рабочих, имеющих привилегии выбрать отпускной сезон.

Далее, распределяются отпуска остальным сотрудникам с учетом их пожеланий и возможностей.

Уменьшение количества работающих людей не должно отразиться на производительности, стабильности работы предприятия.

Правом работников остается использовать все положенные дни отдыха сразу или по частям. Следует лишь помнить, что одна из частей обязательно должна быть не менее 14 дней.

Родители двух детей сами выбирают время отдыха

Внесение в документ записей о наемном персонале

Во избежание различной путаницы, например, при полном совпадении личных данных сотрудников, рекомендуется для всех рабочих указывать:

• структурное подразделение, являющееся основным рабочим местом;
• занимаемую должность (профессию);
• табельный номер;
• не сокращая фамилию, имя, отчество.

Для ясности как правильно заполнить график отпусков, посмотрите форму Т-7.

Выделяют две графы, где прописывают планируемую и фактическую дату начала отдыха.

Если отпуск переносится, это фиксируется документально с указанием даты предполагаемого начала.

Чтобы в последующем не возникли претензии контролирующих служб по поводу нарушения запланированных сроков, уточняют основания изменений:

• заявление работника;
• приказ руководителя при получении согласия самого подчиненного;
• болезнь сотрудника и прочие.

По заявлению отпуск можно перенести

Подписание графика отпусков руководством

Собрав сведения у всех структурных подразделений, кадровый инспектор (другое должностное лицо, занимающееся документаций, согласно приказу) всю информацию вносит в сводную таблицу.

Внизу ставит свою подпись, расшифровав должность, фамилию, инициалы имени, отчества.

После этого проект локального нормативного акта направляют в профсоюзную организацию для согласования.

Только если у профсоюза нет никаких возражений, график подписывается работодателем.

Если первичной организации профсоюзов у работодателя нет, это необходимо отметить.

График утверждает начальник

Определение продолжительности и периода отпуска для особых видов сотрудников

Если человеку положены дополнительные дни оплачиваемого отдыха, они также вносятся в планируемый график, поэтому выясняют, перед тем как его составить:

• работает ли он в ненормированном режиме;
• признан ли характер труда особым;
• есть ли заключение воздействия вредных, опасных для здоровья факторов.

Образец заполнения

Форма выполняет две основные функции:

1. Закрепление ежегодного графика отпусков сотрудников предприятия и вносимых в него изменений.
2. Доведение до всех указанных в графике работников предприятия даты начала отпуска.

Информационные данные

В поля, расположенные выше таблицы, вносятся данные в соответствии с предлагаемыми запросами.

Организационно-правовая структура предприятия (организации, учреждения) вносится в расшифрованном виде, наименование – полностью, без сокращений.

Поле «Мнение выборного органа» заполняется словом «Учтено», если на предприятии есть профком или иной выборный орган. Если таковой отсутствует, необходима обязательная отметка об этом. Указание мнения профсоюза в документе обязательно.

Дата составления формы и год действия проставляются в полях для указания реквизитов.

Столбцы 1-6

Для утверждения формы Т-7 руководителем предприятия обязательным является заполнение столбцов с первого по шестой. Все наименования, Ф.И.О. и должности сотрудников предприятия вписываются полностью, без сокращений. Планируемое число календарных дней отпуска (ст.5) вносится в числовом выражении. В столбце 6 указывается дата первого дня отпуска в новом году.

Если предусмотрено деление отпуска на периоды, дата их начала проставляется в отдельной строке столбца 6. Допускается указание продолжительности периода вместо даты его начала

Заверяет составленную форму Т-7 руководитель кадровой службы предприятия.

Другим вариантом утверждения является издание отдельного приказа по предприятию. Форма документа не унифицирована, поэтому составляется он в произвольном виде. Для ознакомления сотрудников с графиком отпусков и приказом о его утверждении (если таковой составлен и подписан руководителем) составляется отдельная ведомость. В ней должны поставить подпись и дату ознакомления все сотрудники предприятия, включённые в составленный на следующий год отпускной график.

Столбцы с седьмого по десятый заполняются ответственным работником кадровой службы по мере наступления даты ухода в отпуск того или иного сотрудника предприятия. Столбец 8 служит для указания реквизитов приказа, в соответствии с которым производится перенос срока начала отдыха на другую дату. В столбце 9 указывается планируемая дата первого дня отпуска сотрудника. Столбец 10 заполняется информационно: в случае указания причины переноса отпуска на другую дату, отзыва сотрудника, либо других существенных замечаний и оснований изменения данных.

Порядок составления и утверждения графика отпусков

График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков должен быть утвержден в срок не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Как правило, работодатель получает от работников необходимую информацию о планируемых датах отпусков.

С учетом полученных сведений от работников составляется график отпусков.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике отпусков.

Кроме основных ежегодных оплачиваемых отпусков в графике также указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и поэтому были перенесены на следующий год.

Если в течение календарного года в организацию принят новый сотрудник, то такого сотрудника также нужно включить в график отпусков на текущий или следующий календарный год. Это можно сделать путем оформления дополнения к форме № Т-7.

При этом отпуска, в которые работники уходят  без сохранения заработной платы, в графике отпусков не указываются, так как форма N Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения только ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год с разбивкой по  месяцам.

В графике могут также указываться отпуска внешних совместителей.

Для этого работодателю нужно получить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.

График отпусков оформляется следующим образом.

• графа 1 – здесь должно быть указано наименование структурного подразделения.

• графа 2 – здесь должна быть указана должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.

В графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием.

• графа 3 – здесь должны быть указаны ФИО работника.

• графа 4 – здесь должен быть указан табельный номер. Данная графа заполняется, если в организации работникам присвоены табельные номера.

• графа 5 – здесь должно быть указано количество календарных дней отпуска, который полагается работнику.

• графа 6  здесь должна быть указана запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика графы 1 — 6 формы N Т-7 надо  заполнить.

Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки.

В течение года в графе 7 указывают дату фактического начала отпуска.

Графы 8 и 9 заполняются в случае, если отпуск перенесён на другой период с указанием его предполагаемой даты.

В графе 8 надо указать документ, на основании которого отпуск был перенесён (например это может быть, приказ руководителя, если отпуск переносится в связи с производственной необходимостью, заявление работника).

А в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска.

Графа 10 заполняется, если:

• в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);

• работник был отозван из отпуска, и его часть будет перенесена на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);

• отпуск был продлён (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В данной графе указывают также основания для отзыва из отпуска, продления или переноса отпуска.

В графе «Утверждаю» ставится подпись руководителя организации.

График отпусков утверждается на год.

В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов.

График отпусков должен быть составлен согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ в срок, не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, т.е. в середине декабря текущего года.

Дату составления графика отпусков необходимо указать в графе «Дата составления».

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и заверяется руководителем организации — работодателя.

С утверждённым графиком отпусков нужно ознакомить всех работников организации. Это можно сделать двумя способами:

• дополнить форму № Т-7 графой 11 «С графиком ознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещён (дата, подпись)»;

• приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Кроме этого, наниматель должен ещё раз в индивидуальном порядке сообщить каждому работнику о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели.

Для этих целей можно завести журнал извещения работников о времени начала отпуска.

Журнал извещения сотрудников  составляется, как правило, на один месяц.