Порядок предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска

Отпуск за свой счёт

Что за отпуск. Когда работник не может ходить на работу по семейным обстоятельствам или другим уважительным причинам. Например, ухаживает за умирающим родственником. Список обстоятельств неограничен. Основание — ст. 128 ТК РФ.

Зарплату за это время не начисляют, отпускные перед уходом не дают.

Заставить работника уйти в отпуск без содержания нельзя.  

Продолжительность. Работодатель обязан отпустить в отпуск без содержания:

— участников ВОВ — на 35 календарных дней в году;

— пенсионеров по возрасту — на 14 календарных дней в году;

— родителей и супругов погибших военных, полицейских, пожарников, работников службы исполнения наказаний — на 14 календарных дней в году;

— инвалидов — на 60 календарных дней в году;

— при рождении ребёнка, свадьбе или смерти близких — на 5 календарных дней, можно несколько раз в год.

Во всех остальных случаях по сроку отпуска за свой счёт договариваются. Нижнего и верхнего предела нет, можно оформить и на три дня, и на год. 

Документы для оформления. Заявление работника, приказ, запись в личную карточку. Плюс — документы, которые подтверждают, что работник не может работать. Например, свидетельство о смерти родственника.  Если срок прошёл, а работник всё ещё не может выйти, он снова пишет заявление, а работодатель снова издаёт приказ.

Порядок оформления дополнительного отпуска

Составления уведомления

Порядок оформления и учета дополнительного отпуска обычно совпадает с аналогичными процедурами по основному времени отдыха.

Однако, все документы все же должны быть составлены для него отдельно. Это же правило действует и на уведомление о будущем отпуске.

В случае, когда сотрудник берет дополнительный отпуск вместе с основным, то допускается сделать на них обоих единый документ. В противном случае — все же необходимо уведомить о наступлении дополнительного времени отдыха отдельно.

Специального бланка для составления такого документа не существует — каждая компания может сделать его сама исходя из потребностей и особенностей. Но в нем обязательно должны быть информация о том, что предоставляется именно дополнительный отпуск, а также его продолжительность и дата начала. В уведомлении нужно предусмотреть место, где работник сможет расписаться для подтверждения ознакомления.

Важно! По закону, уведомить сотрудника нужно не позднее двух недель до начала отдыха. Если это сделано позже или же не выполнено вообще, то работник имеет право перенести время отдыха.

Оформление заявления на отпуск

Его обязательно нужно написать, если сотрудник хочет взять отдых в иное время, чем установлено графиком отпусков. В противном случае разрешается его не оформлять. Однако на практике во многих фирмах все еще является обязательным написание работником этого документа.

Специального бланка для него нет, но в кадровом отделе обычно можно получить готовый шаблон заявление на отпуск, в который необходимо подставить свою информацию. Также в нем нужно отметить, что отпуск запрашивается по ст. 117 ТК, проставить его продолжительность и дату начала.

Оформление приказа

Для того, чтобы составить приказ на отпуск, кадровый работник может использовать стандартный документ Т-6, или оформить его на фирменном бланке компании.

При использовании стандартного бланка, информация по отпуску отражается в разделе «Б», где проставляется его наименование, длительность и срок начала. Если работник берет сразу оба вида отпуска (и основной, и дополнительный), то данные об основном вписываются в раздел «А», а затем в разделе «В» приводятся общее количество дней и суммарный период.

Приказ утверждает руководитель фирмы, после чего работник ставит отметку об ознакомлении. Полностью оформленный документ регистрируется в книге учета приказов по предприятию.

Оформление записки-расчета

Время дополнительного отпуска также подлежит оплате, поэтому для определения ее суммы кадровику и бухгалтеру необходимо оформлять записку-расчет Т-60. Принцип ее заполнения для дополнительного времени отдыха полностью аналогичен основному.

В документе обязательно нужно проставить данные о кассовом или банковском документе, которым была произведена выдача причитающейся суммы.

Выплата отпускных

На выдачу денежных средств по дополнительному отпуску действуют такие же правила, как и по основному. Таким образом, их выдачу работнику нужно произвести не позже трех дней до даты начала отпуска.

Внимание! Также необходимо учитывать, что согласно поправкам к правилам, если заявление на отпуск было написано позже, чем 3 дня до момента начала отпуска, то срок выдачи считается с даты подачи заявления.

Выдача может производиться как из кассы наличными деньгами, так и путем перечисления на банковский счет или пластиковую карту.

Оформление личной карточки

Данные по предоставленному отпуску нужно отразить в личной карточке. Для этого предназначен раздел VIII «Отпуск». Информация о дополнительном отпуске заносится отдельной строкой, где указываются календарный период и количество дней отдыха.

Общий порядок предоставления

Дополнительные отпуска наряду с основными должны планироваться, что отражается в графике отпусков, составляемых по организации на следующий календарный год. Если же дополнительные дни работнику необходимо взять вне графика, то потребуется личное заявление с указанием даты начала отпуска и его продолжительности.

Оформляется предоставление оплачиваемых дней приказом по организации на основании графика отпусков или заявления работника. В нем содержатся:

• данные о работнике с указанием его ФИО, должности, номера по табелю;
• период, за который будет предоставлен оплачиваемый дополнительный отпуск;
• количество дней отдыха и даты, на которые они приходятся.

Обязательным является ознакомление работника с приказом под личную роспись. Дополнительно делаются записи в карточке Т-2 и табеле учета рабочего времени. В табеле проставляется отметка «ОД» или код «10».

Дополнительные отпуска и порядок их предоставления

Необходимость предоставления дополнительного отпуска вытекает из особенностей условий трудовой деятельности, которые несут определённую угрозу жизни и здоровью работающего. Также дают ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за особый характер работы. Действующие нормы и правила обязывают обеспечивать добавочным отдыхом лиц, которые:

• трудятся ненормированный рабочий день;
• работают на Крайнем Севере или в схожей местности;
• получили на него право, которое предоставлено федеральным законом или работодателем.

Действующий порядок предоставления дополнительного отпуска учитывает требования многих актов российского законодательства.

Кому положен дополнительный отпуск и какой продолжительностью

Все категории работников, которым по закону предоставляется ежегодный дополнительный отдых, можно разделить на пять основных групп. В ст. 117 рассматривается ежегодный дополнительный отпуск для лиц, трудящихся в особо сложных условиях. Для них полагается не менее 7 дней продолжительности дополнительного отпуска. Конкретизируется такая длительность локальным актом.

Для лиц, чей труд имеет определённые особенности, положены по ст. 118 дополнительные периоды отдыха. Какой будет их продолжительность, кто имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск, устанавливается разными правительственными распоряжениями. Единого сводного акта федерального уровня пока не создали.

Будучи занят ненормированное время, сотрудник имеет право на дополнительный отпуск. Та категория тружеников, которой полагается дополнительный отдых сверх ежегодного основного, указывается в колдоговоре или ПВТР.

Согласно ч. 1 ст. 119 может предоставляться минимум 3 дня к отпуску. Письмом Роструда за № ПГ/ 3841-6–1 в 2012 году установлено, что предоставляется дополнительный отпуск, даже если таких сотрудников ни один день не привлекали к сверхурочной занятости.

Каждый работающий в сложнейших климатических районах Севера, вправе рассчитывать не только на положенный ежегодный отдых, который состоит из основного и дополнительного. Ему полагается добавочно увеличенный отпуск. Такой отпуск может продлеваться на 24 дня лицам, которые трудятся на Крайнем Севере. Или на 16 дней – в приравненной к нему местности. Право на такой добавочный отдых предоставлено и для тружеников следующих категорий:

• совместителям, согласно ч. 2 ст. 321;
• лицам, работающим вахтовым методом, на основании ст. 302.

А сколько дней им нужно добавить, зависит от местности, где протекает трудовая деятельность.

Отдельными актами законодательства установлена необходимость прибавлять к отдыху определённый период разным группам трудящихся. Например:

• инвалидам;
• сотрудникам полиции;
• тренерам и спортсменам;
• чернобыльцам.

Предоставление добавочных оплачиваемых , которые продолжают трудиться, возможно. Но только если это право закреплено в локальном нормативном акте.

Обязательно предоставляется добавочное время для отдыха, связанного с необходимостью санаторно-курортного лечения по причине:

• профзаболевания;
• производственного травматизма.

Что ещё нужно знать

Как воспользоваться положенными отпускными днями, целиком или по частям, решает сам работник. При этом ему необходимо учитывать наличие утверждаемого в организации графика. Приходится согласовывать свои пожелания с администрацией. И сделать это лучше своевременно, пока график не утвердили.

Взять несколько добавочных дней для отдыха позволяется и авансом. Но это положение не относится к трудовой занятости в особенных условиях.

Выдать сотрудникам дополнительные дни к отпуску можно как в натуральном выражении, так и в виде компенсационных выплат.

Компенсация

Соблюдение сроков и порядка предоставления, основных и дополнительных оплачиваемых отпусков, без малейших исключений признаётся обязательным для тружеников (ст. 126):

• беременных;
• несовершеннолетних.

Им компенсировать в денежном виде не полагается ни единого дня. Как и гражданам, пострадавшим от радиационного воздействия, ликвидируя последствия катастрофы в Чернобыле. Это положение распространяется и на добавленные дни для лиц, занятых трудом на опасных и вредных условиях. Но только на минимально положенный семидневный период. Ту часть, которая выходит за пределы календарной семидневки, позволяется компенсировать деньгами. Естественно, если получено согласие самого работника.

Компенсировать полагается и неотгуленное время, сотруднику, который увольняется. Однако работодателю дана возможность самостоятельно решать, в какой форме это проделать – заплатить или отправить его отдыхать накануне увольнения.

Как отражается в документах?

Учитывая то, что этот период является частью ежегодного оплачиваемого работодателем времени для отдыха, он фиксируется во всех бумагах, как и основной отпуск. Таким образом, сотрудники отдела кадров обязательно должны внести данные в график отпусков и табель учета РВ. Данные отражаются и в личной карточке сотрудника.

Первым дело сотрудник должен написать заявление на дополнительный отпуск, например, как в образце:

Для предоставления отпуска составляется приказ по унифицированной форме Т-6. К этому документу идет специальная записка, где указывается размер выплат за отпуск и дополнительные компенсации, которые положены работнику.

Пример приказа (кликабельно):

Все бумаги должны составляться быстро, так как отпускные сотрудник получает не позже, чем на 3 день отпуска. Задержка выплаты считается грубым нарушением.

В личную карточку необходимо внести данные о количестве дней отпуска, отработанном периоде и основании для выхода на отдых. В табеле рабочего времени доп. отпуск отражается цифровым кодом 10 либо буквами ОД.

Оформление дополнительного отпуска

Кадровое делопроизводство требует совместных усилий всех стороны трудовых отношений. Допотпуск труженику предоставляется на основании его личного заявления. Документ составляется на имя руководителя предприятия (должностного лица, имеющего право на принятие кадровых решений).

В нем указываются такие данные:

• адресат: должность, фамилия и инициалы;
• заявитель: должность ФИО полностью;
• просьба о выделении дополнительных оплачиваемых дней с указанием даты ухода;
• подпись и дата.

Внимание: если отпускные сроки совмещаются, то следует в заявлении обозначить оба. Для получения компенсации вместо отдыха необходимо также написать заявление на имя руководителя

В нем указывается точное количество полагающихся суток. В остальном формат документа не меняется

Для получения компенсации вместо отдыха необходимо также написать заявление на имя руководителя. В нем указывается точное количество полагающихся суток. В остальном формат документа не меняется.

Подготовка приказа

После одобрения руководителем заявления труженика, кадровик готовит проект приказа. В Данном документе необходимо отразить такие данные:

• основание:
  • статья ТК РФ (к примеру, 117);
  • колдоговор или локальный нормативный акт (если в не есть указание на льготу);
• постановляющая часть:
  • о предоставление отдыха;
  • данные получателя:
    • должность;
    • подразделение;
    • ФИО полностью;
  • дата начала;
  • дата выхода на службу;
  • периоды службы, за которые полагается льгота;
• подпись руководителя;
• место для ознакомления с бумагой служащим.

Подсказка: некоторые кадровые подразделения пользуются готовыми формами приказов. Скачать для просмотра и печати:

Записка-расчет

Это документ имеет установленную форму Т-60. Заполняется двумя специалистами кадровиком и бухгалтером. В первой части отражаются сведения из приказа:

• количество дней основного и допотпуска, а также их сумма;
• ФИО получателя;
• должность;
• подразделение;
• период службы.

Скачать для просмотра и печати:

Вторая часть заполняется бухгалтером. В ней отражаются:

• начисления;
• удержания;
• сумма к выплате.

Личная карточка сотрудника

Все данные об отпускных периодах в обязательном порядке вносятся в личную карточку труженика (Т-2). В соответствующей графе отражаются сведения из приказа:

• дата начала и окончания отдыха;
• время, за который он предоставлен;
• реквизиты постановляющего документа:
  • номер;
  • дата регистрации.

Внимание: основной и дополнительный отпускные сроки отражаются отдельно для удобства подсчета

Консультация работника

В обязанности кадровика входит консультирование служащих. Претенденту на временный отход от дел следует предоставить:

• образец заполнения заявки;
• информацию о:
  • полагающихся льготах;
  • отработанном времени.

Подсказка: на приказе о выделении отпускного срока должна стоять личная подпись получателя.

Кому и за что положен

Кому предоставляется дополнительный отпуск

Дополнительный отдых предоставляется гражданам, имеющим особые, отличные от большинства, условия труда. Тут нужно обозначить, такие отпуска регулируются на законодательном уровне либо предоставляются за счет работодателя и отображаются в коллективном договоре компании. Исходя из перечня работников, которым они полагаются, дополнительные отпуска можно разделить на такие группы:

1. За вредные (опасные) рабочие условия. Для этого условия работы конкретных сотрудников необходимо проверить (провести специальную оценку). А дальше, в зависимости от перечня выявленных негативных факторов, влияющих на организм человека, работники получают право дополнительного отдыха продолжительностью больше 7 календарных дней. Реальное количество дней по каждому рабочему месту определяется трудовым договором, закрепляются коллективным соглашением.
2. За особый характер трудовых функций. Тут условия оформления дополнительных дней отдыха регулируются правительственными постановлениями либо нормативными актами конкретного ведомства. К примеру, врачи имеют право на 3 дополнительных дня к отпуску (только когда непрерывный медицинский стаж превышает три года). Госслужащие, отправленные в командировку в Чечню, могут претендовать на 2 дня дополнительного отдыха за каждый полностью отработанный там месяц.
3. За ненормированное выполнение трудовых обязанностей. Регулируется коллективным договором конкретной компании. Продолжительность отдыха должна быть больше 3 календарных дней. Устанавливаются по должности, а не за отработанные часы. Если даже человек за год ни разу не оставался на рабочем месте после официального окончания рабочего дня – дополнительные отпускные дни ему все равно полагаются.
4. За трудовую деятельность, выполняемую на Крайнем Севере (и в приравненной к нему местности). Здесь продолжительность дополнительного отдыха зависит от территории, где гражданин выполняет рабочую функцию. Когда это Крайний Север, длительность отпуска — 24 дня и больше; приравненные к нему территории – от 16 дней отпуска; в других северных регионах – не меньше 8 дополнительных дней. Такой возможностью отдыхать могут воспользоваться как штатные, так и приезжие сотрудники.
5. В других, законных случаях. Тут можно выделить инвалидов (должны отдыхать не меньше 30 дней в году), граждан, пострадавших от Чернобыльской аварии (им полагается от 7 до 14 дополнительных дней отдыха), спортсменов и их тренеров (от 4 дополнительных дней отпуска), сотрудников правоохранительной системы (в зависимости от выслуги могут рассчитывать от 3 до 15 дополнительных отпускных дней).

Общий порядок предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска

 Важно! Дополнительный оплачиваемый отпуск по условиям труда и категориям работников работодатель в соответствии с законом обязан предоставлять ежегодно. О начале отпуска работодатель обязан уведомить работника под роспись за 2 недели до его начала

О начале отпуска работодатель обязан уведомить работника под роспись за 2 недели до его начала.

 Важно! Если работодатель не известил работника о начале отпуска в указанный срок, работодатель обязан перенести отпуск на другой срок, согласованный с работником. Перенесение отпуска на другой срок  возможно при наличии письменного заявления работника

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.

 Важно! В случае, если ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск всем или некоторым категориям работникам установлен не законом, а коллективным договором/соглашением или локальным нормативным актом, работодатель обязан предоставить работнику такой отпуск. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя.

 Важно! По соглашению сторон ежегодный дополнительный отпуск может быть предоставлен до истечения шести месяцев с момента начала работы. Следующим работникам отпуск за первый год работы работодатель обязан предоставить ранее истечения 6 месяцев непрерывной работы:

Следующим работникам отпуск за первый год работы работодатель обязан предоставить ранее истечения 6 месяцев непрерывной работы:

• женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работникам в возрасте до восемнадцати лет;
• работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
• мужу, в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам
• совместителю — по месту совместительства — отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы;
• в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Отпуск при стаже работы менее шести месяцев предоставляется по заявлению работника. Если ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работнику авансом, ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику пропорционально отработанному им в соответствующих условиях времени.

 Важно! Ежегодный дополнительный отпуск за второй и последующий годы предоставляется в соответствии с очередностью, определенной графиком отпусков, в любое время рабочего года. Если в графике отпусков указана дата начала такого отпуска, заявления работника на его предоставление не требуется

Некоторым работникам ежегодный отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Оплата отпуска должна быть произведена за 3 дня до его начала.

Отказ работодателя

Руководитель компании может отказать в предоставлении доп. отпуска за работу в неблагоприятной среде только в том случае, если по итогам исполнения оценки условий труда, проанализировав показатели измерений вредоносных явлений, компетентные лица придут к выводу, что они колеблются в пределах допустимых критериев.

Человек, посчитавший себя незаконно лишенным дополнительного отдыха за труд во вредоносной среде, может написать в Трудовую инспекцию либо в суд с целью восстановления справедливости.

Дополнительный льготный отпуск за осуществление трудовых деятельности во вредоносной среде следует оформлять согласно законодательству, в соответствии с графиком отпусков, а его длительность – рассчитывать в пропорции к отработанному времени именно во вредной среде.

Кому может быть предоставлено дополнительное время отпуска

Нормы трудового законодательства определяют следующие случаи, когда работнику предприятия может предоставляться дополнительный отпуск:

• Трудящимся, у которых установлен по договору ненормированный день работы;
• Работникам, у которых по СОУТ место работы подвержено воздействию вредных и опасных для здоровья факторов;
• Трудовая деятельность человека носит особый характер;
• Место работы трудящегося относится к территориям Крайнего севера и приравненным по условиям к ним районам;
• В случаях, прямо перечисленных в нормах федерального законодательства для определенных специальностей.

Кроме этого, по закону дополнительные отпуска положены работникам спорта и их тренерам, определенной части педагогов и медицинскому персоналу, военнослужащим, участвовавшим в боевых операциях.

Внимание! Администрация хозяйствующего субъекта в связи с ценностью определенных сотрудников, при составлении с ними трудовых контрактов имеет право включать в них условия о предоставлении им оплачиваемых отпусков дополнительно в оговоренные в соглашении периоды.

Если на предприятии существует Коллективный договор, он также для некоторых работников фирмы может устанавливать обязанность предоставления отпуска дополнительно для указанных в нем специальностей.

В любом случае такие решения администрация компании принимает самостоятельно, принимая в учет экономическое состояние предприятия, характер деятельности организации, мнение выборного органа профсоюза.

По желанию работника, руководство может осуществить замену предоставляемого ему дополнительно периода отдыха на денежную компенсацию. При этом деньги можно получить как за все данное время, так и за оговоренную его часть.

Внимание! Однако, не все работники могут осуществить такую замену. Сотрудницы, ожидающие появление ребенка, лица, не достигшие совершеннолетия, и трудящиеся с вредными и опасными факторами (за исключением допотпусков более семи дней) должны использовать время дополнительного отдыха.

Ежегодный отпуск за ненормированный рабочий день: каковы условия получения и сколько составляет его минимальная длительность

Роструд в письме от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1 установил, что получение дополнительного непрерывного отдыха возможно при совокупности следующих условий:

1. Режим работы трудящегося является ненормированным. По ст. 101 ТК такой режим наличествует, если трудящийся иногда привлекается к исполнению работы за пределами рабочего времени.
2. Должность сотрудника упомянута в специальном перечне, утвержденном работодателем в правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре. Перечень принимается с учетом мотивированной позиции представительного органа (ст. 101 ТК).

ВАЖНО! Право на дополнительный отдых у работника, включенного работодателем в перечень, не зависит от длительности труда в условиях ненормированного дня (см. письмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1). В соответствии со ст. 119 ТК минимальная продолжительность дополнительного отдыха — 3 дня

В соответствии со ст. 119 ТК минимальная продолжительность дополнительного отдыха — 3 дня.

Предоставление дополнительных суток освобождения от работы для отдыха в государственных и муниципальных учреждениях осуществляется на основании специальных правовых актов. Так, действуют Правила предоставления дополнительного отпуска в федеральных госучреждениях, утв. постановлением Правительства РФ от 11.12.2002 № 884.