Как составить протокол общего собрания членов снт

Содержание протокола

Заголовок, дата и номер протокола

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 — 24.07.2009.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Текст протокола включает следующие части:

Вводная часть

Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

Если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные» и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

Во вводной части протокола указывается повестка дня.

Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».

По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Основная часть

В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 3.3.).

Полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. рис. 3.4).

Протокол собрания учредителей о создании ООО

Этот документ однозначно подтверждает выражение воли учредителей о создании ООО, поэтому протокол собрания учредителей должен содержать следующие сведения:

1. Место, дату и время проведения общего собрания.

2. Сведения об учредителях, участвующих в общем собрании. Для учредителей — физических лиц указывают паспортные данные. Для учредителей, являющихся юридическим лицом, указывают полное наименование организации, юридический адрес, коды ОГРН, ИНН, КПП, сведения о лице (лицах) организации, принимающих участие в собрании, и подтверждение их полномочий. Здесь же указывают, кто из учредителей будет председателем общего собрания и его секретарем.

3. В повестку дня вносят вопросы, которые должны быть рассмотрены на общем собрании учредителей:

• Учреждение Общества и утверждение его организационно-правовой формы.
• Утверждение наименования и места нахождения Общества.
• Утверждение размера уставного капитала, размера и номинальной стоимости долей учредителей Общества, порядка и срока оплаты долей учредителей Общества в уставном капитале.
• Утверждение Устава Общества.
• Назначение Генерального директора Общества.
• Утверждение порядка совместной деятельности учредителей по созданию юридического лица.

4. Результаты голосования по каждому вопросу

Обратите внимание, что на первом собрании учредителей об учреждении ООО голосование по каждому вопросу может быть только единогласным

5. Итоги собрания в виде «Постановили…»

6. Подписи учредителей, участвующих в общем собрании. Хотя закон требует подписей только тех, кто присутствовал на собрании, рекомендуем ставить под протоколом подписи всех учредителей.

Бесплатно создайте протокол собрания учредителей в нашем сервисе.

Протокол общего собрания участников ООО

Общее собрание участников – это высший орган управления обществом, поэтому в его компетенции находятся все важные вопросы деятельности ООО. Перечень таких вопросов приведен в статье 32 закона «Об ООО». Приниматься решения общего собрания могут единогласно, простым большинством или 2/3 голосов от общего числа участников. Информацию о том, какие вопросы требуют определенного количества голосов, вы найдете в законе «Об ООО».

Если вы создаете ООО с равными долями 50/50, то имейте в виду, что в случае разногласий участники могут не прийти к единому мнению ни по одному вопросу, т.к. при этом не соблюдается даже правило простого большинства. Во избежание конфликтов рекомендуется устанавливать пропорцию долей хотя бы 51/49.

По правилу статьи 34 закона «Об ООО», очередные (запланированные) общие собрания участников проводятся в сроки, определенные уставом, но не реже одного раза в год. В случаях, прописанных в уставе, а также во всех других ситуациях, когда затронуты интересы общества и его участников, проводятся внеочередные общие собрания. Порядок проведения внеочередных собраний приводится в статье 35 закона «Об ООО».

Возвращаемся к статье 181.2 ГК РФ, в которой указаны обязательные требования к содержанию протокола:

• дата, время и место проведения собрания;
• сведения о лицах, участвующих в собрании;
• результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
• сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;
• сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.

Если же участники общества не могут провести собрание очно, например, по причине нахождения в разных городах, то ГК РФ предусматривает вариант заочного голосования, кроме вопросов по утверждению годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов. Чтобы провести заочное голосование, участники заполняют бюллетень для заочного голосования и высылают директору общества, на основании чего он составляет протокол общего собрания.

Обращаем внимание пользователей на то, что с 1 сентября 2014 года протокол общего собрания (в том числе, и протокол собрания учредителей ООО) должен быть заверен нотариально. Если же в протоколе или уставе указан другой способ фиксации голосования (как вариант, видеосъемка и аудиозапись), то без нотариального заверения можно обойтись

Протокол: все тонкости оформления реквизитов

Существуют разные виды протоколов, например: протокол разногласий к договору, протокол согласования цены, протокол испытаний, протокол об административном правонарушении и пр. Эти протоколы совпадают с протоколами заседаний только по названию вида документа, в остальном – это совершенно разные документы, имеющие каждый свою форму (набор и расположение реквизитов), особенности составления текста.

В данной статье мы будем говорить именно о протоколе заседания. Он применяется для документирования деятельности коллегиальных координационных, совещательных, методических органов (коллегий, советов, комиссий, собраний и др.), рабочих групп, как постоянных, так и временных, а также оперативных совещаний у руководства (далее по тексту будем всех их именовать общим понятием «органы»). Протоколы ведутся и на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно решений.

В деятельности любой организации имеются органы, решения которых вырабатываются совместно их членами на проводимых заседаниях, совещаниях. Например, в акционерных обществах это общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия и др. В обществе с ограниченной ответственностью есть как минимум общее собрание участников (за исключением случая, когда у компании только один участник). К оформлению протоколов некоторых органов есть специфические законодательные требования, которых в данной статье мы касаться не будем, а будем говорить о классическом протоколе заседания.

В системе организационно-распорядительной документации протоколы заседаний имеют особый статус. По мнению одних специалистов, это информационно-справочный документ 1, а по мнению других – распорядительный. Такое расхождение точек зрения вызвано тем, что протокол, с одной стороны, является способом записи всего того, что происходило во время заседания (а если реализация принятого решения требует конкретизации, выделения дополнительных ресурсов, уточнения сроков исполнения, то на основании протокола издают постановления, приказы или распоряжения), с другой стороны, протокол фиксирует принятые решения, и в случае достаточной компетенции органа их наличия в протоколе достаточно – не требуется дополнительно издавать другой распорядительный документ.

Важная процедура

Процесс составления протокола заключается в нескольких этапах:

• Определение и подготовка повестки дня.
• Составление и подготовка необходимой документации.
• Оповещение всех участников о месте прохождения общего собрания.
• Рассылка необходимых информационных данных для участников по подготовке к повестке собрания, освещающих отдельные его вопросы.

Перед началом проведения переговорных процессов необходимо занести в протокол регистрационные данные участников собрания. С этой целью составляется список всех участвующих, количество которых обязано соответствовать числу необходимых голосов для принятия юридически законного решения.

Для дальнейшего документирования информации о вынесенных решениях и ходе общего собрания применяются современные технические средства звуко- или видеозаписи, которые используются для стенографирования и обработки всех выступлений и принятых решений. Также одновременно с записью необходимо составлять черновые наброски протокола в письменном виде на протяжении всего собрания. Обязательно указывается список документов, принимавших участие при вынесении вопросов на голосование или обсуждение. Это доклады, проекты, справки, использовавшиеся в общем заседании.

Протокол следственных действий

В процессе следствия осуществляется множество действий, направленных на полное и всестороннее расследование уголовных дел. Большинство из этих действий фиксируются с помощью соответствующего протокола, например:

• протокола обыска;
• протокола осмотра;
• протокола воспроизведения показаний на месте;
• протокола ознакомления с материалами дела;
• протокола о приобщении вещественных доказательств;
• протокола осмотра вещественных доказательств;
• протокола опознания и т.д.

Все эти виды протоколов составляются на унифицированных бланках и включают в себя:

1. дату, время и место проведения следственного действия;
2. ФИО следователя и наименование следственного органа;
3. данные о деле и об инкриминируемой подозреваемому или обвиняемому статье УК РФ;
4. перечисление участников действия;
5. описание процесса действия;
6. время и дату окончания действия;
7. подпись следователя.

Помимо этого, протокол служит также способом фиксации показаний лиц, участвующих в расследовании – подозреваемого, обвиняемого, потерпевшего, гражданского истца, свидетелей и законных представителей.

Протоколы допросов также оформляются на унифицированных бланках, в которые вносятся сведения о:

1. дате, времени и месте допроса;
2. допрашиваемом лице;
3. следователе, осуществляющем допрос;
4. предупреждении допрашиваемого об уголовной ответственности за дачу ложных показаний, если допрашиваемый – свидетель, потерпевший, гражданский истец или эксперт. Подозреваемые и обвиняемые не несут уголовную ответственность за ложные показания, а потому о ней не предупреждаются;
5. содержании допроса, заданных вопросах и полученных уточнениях.

Допрашиваемое лицо подписывает протокол и вносит отметку о том, что замечании по тексту у него нет. В случае если лицо предупреждалось об ответственности за ложные показания, оно должно будет расписаться в специально отведенной для этого графе.

Основные правила оформления протокола

Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.

Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.

Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.

Подробное ведение протокола и сведения о голосовании могут пригодиться при возникновении разногласий и обращении в суд по поводу признания решений собрания недействительными или ничтожными. Причинами для признания недействительными могут быть следующие:

• несоблюдение порядка созыва и ведения собрания, если это могло повлиять на принятие решений;
• нарушения, связанные с выступлением неуполномоченных лиц;
• проявления неравенства среди участников при проведении собрания;
• ошибки при составлении протокола.

Недействительность решений оспорима, в отличие от признания решений ничтожными. Для признания решений собрания ничтожными нужны более веские основания, к которым относятся:

• если принимается решение по вопросу, не входящему в повестку;
• собрание проведено без соблюдения кворума;
• обсуждаемый вопрос не входил в компетенцию собрания;
• принятое решение нарушает законы нравственности.

Оспорить решения протокола имеет право каждый участник собрания, голосовавший против принятия решения или воздержавшийся.

ПОВЕСТКА ДНЯ

Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.

При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации:

Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания.

Например, намеченное на конец месяца совещание на тему «О выполнении плановых показателей цехами основного производства» должно предваряться серией мелких совещаний в цехах: «О выполнении плана литейным цехом», «О выполнении плана заготовительным цехом», «О выполнении плана механическим цехом», «О выполнении плана сборочным цехом». Или совещание на тему «О внедрении ERP-системы на предприятии» должно предваряться несколькими совещаниями: «О проблемах внедрения ERP-системы в производстве», «Об обеспечении связи ERP-системы и 1С в бухгалтерии», «О техническом обеспечении ERP-системы и переносе данных» и т.д.

Выносите на повестку дня равноценные по значимости вопросы, объединенные общей тематикой. Например, обеспечение транспортом, порядок сдачи на склад, отгрузки и вывоза готовой продукции с территории предприятия.

На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой. Например, среди них могут быть:

• приобретение новой поточной линии;

• технологическая подготовка производства;

• внесение изменений в конструкторскую и технологическую документацию в связи с приобретением нового оборудования;

• модернизация производственных корпусов и разработка привязок станков;

• материально-техническое обеспечение производства.

В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит.

Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня. Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов. И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся. Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации.

• Составляйте повестку дня только из тех вопросов, которые входят в компетенцию и зону ответственности участников совещания. Например, бесполезно будет обсуждать вопросы снабжения в отсутствие начальника службы снабжения.
• Ограничивайте количество тем и вопросов повестки дня. Их должно быть столько, сколько под силу эффективно обсудить и решить за отведенный период времени. Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки совещания.
• Включайте в повестку дня отчет по заданиям и поручениям, данным на прошлом совещании, если совещания объединены общей темой и составом участников. Будьте готовы к тому, что, даже если такого пункта в повестке дня нет, председатель может своей властью его ввести. Поэтому лучше заранее распечатайте список поручений — он должен быть у председателя, ответственного лица и секретаря.

Шаблоны протокола собраний для Microsoft OneNote

Microsoft OneNote — замечательный инструмент для записи протокола собрания в формате MOM. С помощью пяти встроенных шаблонов для деловых заметок вы можете выбрать базовый или формальный вид с соответствующими разделами.

Чтобы получить доступ к этим шаблонам в OneNote 2016, выберите « Вставить» в верхней части навигации и нажмите « Шаблоны страниц» . После этого вы увидите список недавно использованных шаблонов и возможность открыть все из них, выбрав Шаблоны страниц в раскрывающемся списке.

Для более старых версий OneNote начните с открытия новой вкладки в своем блокноте. Затем вы увидите новую страницу с правой стороны, и когда вы нажмете стрелку, вы увидите раскрывающийся список, в котором вы можете выбрать Шаблоны страниц .

Базовые шаблоны протоколов собраний идеально подходят для небольших командных встреч или даже встречи с вашим начальником. Два простых шаблона для OneNote имеют всего три раздела, в которые вы можете добавить повестку дня, участников и элементы действий.

Неофициальные, но подробные шаблоны протоколов собраний идеально подходят для встреч, которые проходят между небольшой командой и большой группой руководителей. Наряду с основной информацией, эти шаблоны включают разделы для объявлений, обсуждения, элементов предыдущих действий и подробностей следующей встречи.

Официальные шаблоны протоколов собраний обычно используются для встреч руководителей, членов совета директоров или официальных собраний с большим количеством вопросов для обсуждения. Этот шаблон OneNote включает в себя разделы, посвященные открытию и закрытию собрания, нерешенным вопросам, новым вопросам и утверждениям, а также основам.

Предназначение протокола

Любое объединение жильцов должно осуществлять свою деятельность с учетом установленных законодательных норм. Протокол, как официальный документ, нужен для фиксации всех решений, принятых на общем собрании. К примеру, собственники квартир выносят на повестку дня следующие вопросы:

• уборка придомовой территории;
• назначение председателя;
• прием новых членов общества;
• использование средств объединения на общедомовые нужды;
• передача полномочий управляющей компании.

Собрание проводят как минимум 1 раз в год. Но закон допускает назначение дополнительных собраний. Инициатором, по закону, выступает любой член организации.

Особенности составления

Для составления протоколов используются специальные бланки. В них фиксируются эти реквизиты:

• Название компании.
• Название документа.
• Дата обсуждения.
• Номер протокола и место его составления.
• Текст документа: название, само «тело» документа.
• Подписи и визы.
• Название коллегиальной структуры.

Текст подразделяются на 2 части: вводная и основная. В вводной части фиксируются эти положения:

• Руководители обсуждения.
• Лицо, которое вело протокол.
• Присутствующие на собрании.
• Приглашенные лица.
• Обсуждаемые вопросы.

Основная часть заполняется в соответствии с повесткой заседания.

К протоколу предъявляются строгие требования. Он должен полностью фиксировать содержание обсуждения. Документ должен быть достоверным и полным. Нумерация бумаги выполняется в рамках календарного года. Документ составляется на базе рукописных, стенографических и магнитофонных записей. Основаниями для составления также являются бумаги, подготовленные к мероприятию: повестка заседания, тезисы докладов.

Если на мероприятии присутствует большое число участников, не имеет смысл перечислять их в вводной части. Следует использовать для этого отдельный список. В вводной части протокола фиксируется общее число присутствующих со ссылкой на дополнительный список.

Комментарии к документу «Образец протокола общего собрания работников»

Ответить 0

Ирина

08.11.2016 в 16:05:11 Образец составлен очень грамотно.

Ответить 0

5 Мария

14.03.2018 в 18:52:45 Спасибо. Удобно и четко

Ответить 0

5 Наталья

07.05.2018 в 06:16:06 Спасибо большое. Большая помощь в работе.

Ответить 0

елена

28.03.2019 в 16:33:06 спасибо за помощь. Очень полезный документ. Елена.

Ответить 0

Светлана

25.05.2019 в 06:44:57 Спасибо, то что нужно

Ответить 0

Бахытжан

27.05.2019 в 05:53:40 Не плохо, есть от чего от толкнуться и разработать свой адоптированный на основе образца.

Ответить 0

сергей

05.06.2019 в 16:51:26 Образец составлен очень грамотно.

Ответить 0

5 Александра

19.06.2019 в 09:43:10 Да спасибо, было полезно оценка 5+

Личное сообщение | Ответить 0

Светлана Статус: Клиент

19.06.2019 в 21:25:14 Подробный ответ можно направить по эл. почте

Ответить 0

Анна	10.01.2020 в 11:47:54 Помогите составить протокол

Ответить 0

Артур

05.02.2020 в 17:42:12 Спасибо, составлен по делу

Ответить 0

5 Лилия

12.05.2020 в 06:28:58 Искала и нашла только здесь полноценный документ

Ответить 0

Наталья

13.05.2020 в 22:06:51 Ищу бланк для проведения заочного общего собрания. Проблемы с собраниями из-за коронавируса

Ответить 0

5 Матвей

03.12.2020 в 21:42:17 Спасибо! Очень помог ваш образец

Ответить 0

Кулажан

26.03.2021 в 12:23:39 как заполнять протокол о взыскания сотрудника

Ответить 0

Кулажан

26.03.2021 в 12:25:01 как заполнять протокол о взыскания сотрудника

Ответить 0

Василий

07.04.2021 в 09:20:29 ЗДРАВСТВУЙТЕ! Пригодился в качестве образца. Все последовательно, по шагово. Грамотно!!! Василий Кадымаев.

Ответить 0

Василий

07.04.2021 в 09:23:15 Здравствуйте! Пригодился в качестве образца. По шагово, грамотно, логично!!! Спасибо. Всем успехов.

Обязательные вопросы

После того как собрание проголосует за избрание председателя и секретаря, обсуждается повестка дня. Учредительное собрание в обязательном порядке должно рассмотреть и вынести на голосование, а затем отразить в протоколе основные организационные вопросы:

1. Решение об учреждении ООО.
2. Название.
3. Место регистрации.
4. Утверждение принятого или согласование использования типового устава.
5. Сведения о принятом размере уставного капитала и порядке его формирования. Определить размер доли каждого учредителя и порядок внесения долей.
6. Решение по избранию органов управления обществом.
7. При необходимости рассматривается вопрос формирования ревизионной комиссии и выбора аудитора.

Оформление

Как составить протокол совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ. В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков. Обычная форма образца протокола совещания состоит из:

1. Обязательных реквизитов (даты, номера, названия предприятия, вида документа с обозначением мероприятия, места проведения).
2. Списка присутствующих (Ф. И. О., должностей участников). Может применяться явочный лист, в котором расписываются все, кто пришел.
3. Если на мероприятии присутствовали лица из других учреждений, то они должны быть вписаны в раздел «Приглашенные».
4. Основной части. В ней указываются 3 части: слушали (Ф. И. О. и должности докладчиков, темы выступлений, изложение сути), выступили (Ф. И. О. и должность лица, задававшего вопросы или предоставлявшего комментарии), решили (руководителем даются поручения или накладывается резолюция, устанавливаются сроки выполнения заданий).
5. В конце подписи ставит секретарь и руководитель. Печать не нужна.

По такому образцу протокола получится составить грамотный документ. Его обязательно нужно нумеровать для контроля за ходом совещания. Окончательная бумага подготавливается спустя некоторое время после заседания. На это может уйти несколько часов или даже дней, все зависит от количества информации.

Образец протокола совещания при директоре точно такой же, как и тот, который проводится без него. Потом документ подают на подписи начальнику, руководящему мероприятием. Протокол рассылают заинтересованным лицам или создают официальные выписки с поручениями для исполнителей.

Если составляется протокол технического совещания, образец его может включать специфические нюансы этого мероприятия. Но в целом он должен содержать основную суть, проблемы и вопросы, обсуждаемые участниками. Образец протокола рабочего совещания, представленный в статье, может служить примером в составлении этого документа.

Общие положения о собраниях участников ООО

Вопросы деятельности ООО урегулированы ФЗ «Об ООО» от 08.02.1998 № 14 и ГК РФ. В данных нормативных актах содержатся и требования к протоколам собраний, но обо всем по порядку.

Главным органом общества с ограниченной ответственностью, в котором состоят несколько участников, является общее собрание (ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14). В его юрисдикцию входит разрешение различных вопросов, которые можно условно разделить на две большие группы:

1. Вопросы, которые отнесены к компетенции собрания на основании требований закона, в частности ФЗ № 14 и ГК РФ.
2. Вопросы, которые общее собрание разрешает на основании Устава.

Для того, чтобы решать вопросы, в организациях проводятся собрания. Они, в силу требований ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14 могут проходить как в очередном порядке, так и во внеочередном. Все темы для повестки будущего собрания ставятся заранее, и лишь такие заранее поставленные темы обсуждаются и разрешаются.

КАК СЭКОНОМИТЬ ВРЕМЯ?

По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников. Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах:

• Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке.

• Ограничивайте количество участников совещаний. Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет  1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более.

• Информационные материалы для совещания готовьте заранее. Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты. А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует:

а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов;

б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.);

в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.

• По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц.

• Не тратьте время на изобличение виновных. Помните, что главная задача каждого совещания – обсудить повестку дня и принять по ней решения.

Как правильно хранить протоколы?

Протоколы хранятся в зависимости от существующей в организации формы делопроизводства. Если делопроизводство ведется централизованно, то протоколы могут храниться у секретаря организации, в службе делопроизводства. При децентрализованном делопроизводстве место хранения определяется структурой организации, как правило, в секретариатах тех должностных лиц, которые проводят совещания.

Совещания дирекции проводит генеральный директор. В структуре организации создан экспертный совет, который также возглавляет генеральный директор. Протоколы совещаний и экспертного совета должны формироваться в два разных дела.

Многие виды протоколов имеют постоянный срок хранения. К таким относятся протоколы коллегиального исполнительного органа (коллегия, дирекция, правление и др), контрольных, ревизионных органов, научных, экспертных, методических советов, совещаний у руководителей организации, общих собраний акционеров, пайщиков (пункт 5 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения).

на

Электронная подписка за 8400 руб.Печатная версия за YYY руб.

Согласно действующему законодательству, разрешается составлять бумагу в 2 видах – развернутом или кратком. Полная форма документации отражает суть всех выступлений, которые происходили во время собрания. Краткую форму называют протокол-схемой. Она фиксирует только сведения о выступавших.

Во время составления бумаги необходимо соблюсти все нормы делопроизводства. Кроме того, требуется ознакомиться с ГОСТОМ.

Чтобы протокол считался действительным, в нем должно быть прописано полное название организации с сокращенной аббревиатурой в конце, указывающей на организационно-правовую форму компании.

Данные, внесенные в бумагу, должны соответствовать информации, которая присутствует в учредительной документации организации. Сокращать название компании до аббревиатуры запрещается. Оформляя заголовок к тексту протокола, нужно прописать название органа или вида заседания.

Если соблюдается структура бумаги, далее требуется указать информацию о собрании. Секретарь прописывает:

• вид собрания;
• место прохождения;
• дату прохождения мероприятия;
• форму.

Прописывая вид мероприятия, выделяют:

• ежегодная встреча;
• внеочередное совещание;
• мероприятие, проходящее в соответствии с планом.

Далее фиксируется форма мероприятия. Она может подразумевать личное присутствие членов в момент совещания или разрешать принимать заочное участие.

Затем отмечается фактический адрес места, в котором собрались лица.

Во избежание ошибок важно заранее ознакомиться с нормами составления бумаги и строго следовать им во время выполнения процесса

Найденые документы по теме «протокол образец»

1. Образец. Форма краткого протокола Документы делопроизводства предприятия → Образец. Форма краткого протокола форма краткого протокола наименование предприятия протокол «» 20 г. nо. производственного совещания председатель — се…
2. Образец. Форма протокола Документы делопроизводства предприятия → Образец. Форма протокола

   форма протокола наименование предприятия протокол «» 20 г. nо. председатель — секретарь — присутство…

3. Образец. Протокол заседения правления о предоставлении юридического адреса Документы делопроизводства предприятия → Образец. Протокол заседения правления о предоставлении юридического адреса

   протокол заседения правления о предоставлении юридического адреса протокол nо. от «» 20 г. заседания правления (пол…

4. Образец. Протокол допроса свидетеля Документы делопроизводства предприятия → Образец. Протокол допроса свидетеля

   протокол допроса свидетеля число, месяц, год словами, город области (республики). я, (фамилия, имя, отчество), государственный нот…

5. Образец. Протокол заседания комиссии по ликвидации акционерного общества Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол заседания комиссии по ликвидации акционерного общества

   протокол no. заседания комиссии по ликвидации (открытого/закрытого) акционерного общества (наименование) г. «» 20 …

6. Образец. Протокол об утверждении акта ликвидационной комиссии Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол об утверждении акта ликвидационной комиссии

   протокол n заседания комиссии по ликвидации акционерного общества* (открытого/закрытого) (наименование) г. «»20г. присутс…

7. Образец. Выписка из протокола общего собрания акционеров об изменении устава ао Документы делопроизводства предприятия → Образец. Выписка из протокола общего собрания акционеров об изменении устава ао

   из протокола общего собрания акционеров (полное наименование ао) повестка дня: 1. об изменении устава ао. по п. 1 выступил…

8. Образец. Протокол учредительного собрания некоммерческой общественной организации Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол учредительного собрания некоммерческой общественной организации

   протокол учредительного собрания некоммерческой общественной организации протокол учредительного собрания некоммерческой…

9. Образец протокола общего собрания работников Документы делопроизводства предприятия → Образец протокола общего собрания работников

   общество с ограниченной ответственностью «баромир» протокол № общего собрания работников г. «» 20г. всего работников организации – человек …

10. Образец протокола собрания трудового коллектива Документы делопроизводства предприятия → Образец протокола собрания трудового коллектива

    протокол № общего собрания работников город «» 20года списочный состав: чел. штатные: чел….

11. Образец. Протокол n1 собрания участников общества с ограниченной ответственностью Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол n1 собрания участников общества с ограниченной ответственностью

    образец протокол n 1 собрания участников общества с ограниченной ответственностью «название общества» москва «»1995г. присутствова…

12. Образец. Протокол № 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол № 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества

    образец протокол n 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества «название общества» москва «»1995г. присутствовали: гражд…

13. Образец. Протокол № 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол № 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества

    образец протокол n 1 собрания акционеров закрытого акционерного общества «название общества» москва «»1995г. присутствовали: гражд…

14. Образец. Протокол собрания учредителей некоммерческого гумманитарного фонда Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол собрания учредителей некоммерческого гумманитарного фонда

    протокол собрания учредителей некоммерческого гумманитарного фонда п р о т о к о л собрания учредителей некоммерческой ор…

15. Образец. Протокол собрания учредителей некоммерческого гумманитарного фонда Учредительные договоры, уставы → Образец. Протокол собрания учредителей некоммерческого гумманитарного фонда

    П Р О Т О К О Л собрания учредителей некоммерческой организации гуманитарного фонда «» г. «» 20 г. Присут