Инструкция: уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Как утилизировать документы?

Небольшой объем бумаг может быть уничтожен силами самой организации, например, с помощью измельчителя (шредера). Самостоятельно сжигать бумаги не рекомендуется во избежание проблем с пожарной инспекцией. При уничтожении своими силами нужно составить акт в свободной форме.

Крупные партии документов нужно доставить для уничтожения в специальные компании. При этом к акту присоединяется квитанция, выданная компанией-уничтожителем, о том, что документы приняты на утилизацию.

Некоторые организации пользуются услугами агентств по сбору макулатуры, это значительно дешевле, но в таком случае не исключена нежелательная утечка информации.

Способы непосредственной утилизации

На данный момент наиболее распространены три способа утилизации документов.

1. Первый – шредирование. Шредер – специальный аппарат, который устанавливается в офисе организации. Он может измельчать от 7 до 85 листов за раз. Существуют разные виды шредерных машин в зависимости от техники измельчения. Плоскорезы – режут листы на тонкие полосы, крошители – измельчают бумагу в мелкую крошку. Шлифмашины – оснащены специальным экраном, с помощью которого можно следить за процессом резки. Промышленные – уничтожают бумагу с высокой плотностью.
2. Второй – сжигание в специальных печах. Осуществить такой способ может только аккредитованная компания. В печах выдерживается высокая температура, позволяющая переработать не только бумаги, но и другие носители – жесткие диски, флешки. Такой способ даёт 100% гарантии надежности, но не является экологически безопасным.
3. Третий – выездная утилизация. Этим занимаются специализированные компании. Производиться выезд работников на специальной машине, оборудованной промышленным шредером. Для уничтожения конфиденциальной документации данный способ не приемлем, поскольку можно восстановить измельчённые бумаги. После измельчения, отходы прессуются и отправляются в места последующей переработке.

В данном видео подробно рассказывают о правилах уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Способы уничтожения документов

Руководство организации выбирает доступный способ ликвидации документации. Бумаги уничтожают собственными силами или передают на аутсорсинг (отправляют сторонней фирме). При уничтожении встречается 2 ошибки:

• нарушение конфиденциальности;
• утилизация неполного комплекта носителей.

В связи с этим при выборе самостоятельной методики уничтожения присутствует ряд достоинств:

• полное соблюдение засекреченности данных;
• отсутствие лишних трат;
• получение прибыли от макулатуры.

Аутсорсинг требует вложений, но таким способом можно избавиться от больших объемов документов с их одномоментной утилизацией.

Измельчение (шредер)

По разрешению руководства сотрудники избавляются от черновиков, с данными не представляющими ценность, путем ручного разрыва. Но при работе с носителями ценной информации требуется полное уничтожение. Среди известных методов распространено шредирование. На офисном шредере проходит измельчение бумаг разными типами резки.

Достоинства данного метода:

• единоразовая покупка аппарата исключает вложения в будущем;
• не требуется выделение дополнительного места для материалов подлежащих уничтожению;
• шредер уничтожает сверхсекретную информацию.

Сжигание

Быстро уничтожить крупные объемы документов можно сжиганием. Этот способ ликвидации конфиденциальной информации не одобряется экологами. Ученые убеждены во вредном воздействии продуктов горения на окружающую среду.

Кроме неодобрения способа с экологической точки зрения существуют и другие недостатки:

• чтобы сжечь бумаги организации нужна оборудованная спецплощадка или собственная котельная, что проблематично в городских условиях;
• если сжигание проводится не в пиролизных установках при высокотемпературных режимах, то появляется вероятность сохранения информации в плотно спрессованных папках;
• с учетом вывоза на мусоросжигательный завод и погрузо-разгрузочных работ это затратная процедура.

Советуем почитать: Способы сокращения и потребления отходов

Закапывание

Применение популярного ранее способа становится редким. Закопать бумаги в землю просто, но полной надежности такого метода нет. При засушливых климатических условиях закопанные материалы хорошо сохраняются много лет. Поэтому случайное или умышленное раскапывание ведет к утечке данных организации.

Мобильный шредер

При документообороте, с которым обычное шредирование не справляется, рационально не транспортировать скопившийся материал на переработку. Решить проблему можно путем вызова мобильного шредера.

После заключения договора в назначенное время к организации подъезжает грузовик. В комплектацию машины включен грузоподъемник и уничтожитель документов. Измельчение проходит в присутствии заказчика или членов комиссии. Время процедуры зависит от объёма, подлежащего уничтожению. На передвижных комплексах скорость переработки достигает 3 тонн в час.

Химическая обработка

Утечка секретной информации к конкурентам из-за несоблюдения правил уничтожения может привести к финансовым потерям. Поэтому успешная работа каждой компании связана с правильной утилизацией документации, содержащей коммерческую тайну.

Получить стопроцентную гарантию ликвидации ценных бумажных носителей можно химической обработкой. С точки зрения сохранения секретности — это самый надежный метод. Бумаги ликвидируют химикатами и водой на спецоборудовании. Полученная масса не подлежит восстановлению. Единственным недостатком признана затратность метода.

Шпаргалка делопроизводителя

Документы с течением времени теряют свою значимость и актуальность. Хранить их все невозможно, поэтому периодически от них нужно избавляться. Помимо нехватки места, сложности возникают с поиском документа, с их обработкой, ориентированием в пространстве архива и других помещений.

Хорошо, если в организации есть архивист, который способен разобрать документы по срокам хранения, правильно отобрать те, которые нужно уничтожить и провести процедуру уничтожения документов.

Давайте вместе разберемся как это сделать без ошибок с первого раза.

Как облегчить процедуру уничтожения документов?

1. Вести номенклатуру дел организации.

   Как правильно составить номенклатуру дел>>

2. Распределить документы в дела в соответствии с номенклатурой.
3. Вести описи дел постоянного и временного срока хранения.
4. Своевременно сдавать дела в архив.

Образец внутренней описи документов>>

Проводить ежегодную инвентаризацию дел в архиве на предмет окончания сроков хранения документов.

Если в организации все это делается, процедура уничтожения документов не займет много времени. Если нет, то будет сложнее. Нужно составить номенклатуру дел, определить сроки хранения документов, распределить документы по делам, составить внутренние описи к документам. После проведения этой работы станет понятно какие документы подлежат уничтожению.

Каким нормативным документом определяются сроки хранения документов?

Сроки хранения документов с 2000 до 2010 года определяются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Сроки хранения документов с 2010 года определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Порядок уничтожения документов:

1. Создать экспертную комиссию. Она устанавливает окончание срока хранения документов, готовит акт о выделении документов на уничтожение и на его основании подготавливает документы.
2. Отобрать дела из архива, у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале следует проводить полистную проверку дел, чтобы исключить уничтожение нужных документов. На практике проведите хотя бы выборочную проверку, просматривая первые и последние даты документов в деле, ценность самих документов.
3. Отобрать дела из структурных подразделений, у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале дела структурных подразделений отбирают делопроизводители отделов и приносят работнику архива. Он проводит контрольную проверку дел.
4. Подготовить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Чтобы правильно подготовить акт, выделите дела с одинаковым наименованием, посчитайте количество каждого, затем в акте указываем крайние даты дел (первое и последнее). Расположение дел в акте — как в номенклатуре дел организации. Перед уничтожением проследите, чтобы дела совпадали с количеством дел в акте.

Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>

Срок хранения акта о выделении документов к уничтожению — постоянно.

Затем дела передаются на уничтожение. Организация может справиться самостоятельно с небольшим объемом документов. Для больших объемов нанимают специализированные организации, куда передают дела по накладной. После ликвидации документов необходимо оформить акт уничтожения документов. Его оформляет организация, уничтожившая документы. Акт составляется произвольно, но в нем в обязательном порядке фиксируется состав комиссии, проводившей уничтожение документов, дата, затем акт подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации, проводившей уничтожение.

Специализированные на уничтожении документов организации предоставляют такие функции, как запись на видео процесса уничтожения документов, присутствие лиц организации во время процедуры, оформление акта уничтожения, документы утилизируют вместе со скрепками, файлами и папками.

Способы уничтожения документов для бумажных документов — это шредирование и сжигание. Электронные документы уничтожаются путем перезаписи на жестком диске, электромагнитным излучением, физическим уничтожением носителя информации.

Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>

Способы утилизации документов

Основные способы утилизации документов, применяемые на сегодняшний день:

• шредирование – наиболее распространенный и простой;
• сжигание в специальных печах – экологически не безопасный;
• выездная утилизация – осуществляет специализированная компания.

Обратите внимание! Небольшие организации вправе проводить самостоятельное уничтожение (например, путем простого разрезания) бумажных носителей, если последние не являются секретными и у них истек срок хранения. Рассмотрим перечисленные способы подробнее

Рассмотрим перечисленные способы подробнее.

Шредер, установленный в организации, позволяет осуществлять одновременное уничтожение бумаг в размере 7-85 листов. В состав установки входит емкость, рассчитанная на объем от 13 до 300 литров. Как правило, большинство организаций устанавливают в свои офисы стационарные шредерные машины. В зависимости от техники измельчения документов шредеры подразделяются на:

• плоскорезы – производят разрезание бумаг на тонкие полосы и их сбрасывание в специальную емкость;
• крошители – превращают бумажные листы в крошку, используются при утилизации секретной документации;
• шлифмашины – оснащены экраном, позволяющим осуществлять регулировку ширины разрезаемых документов;
• промышленные – применяются для уничтожения бумаги высокой плотности.

Шредерные машины способны измельчать бумаги на полосы с шириной 3,9-6 мм и на крошку с диаметром меньше 0,5 мм, величины получаемых фрагментов зависят от степени секретности документов.

Производить сжигание документации по всем требованиям закона могут лишь специализированные компании с использованием высокотемпературных печей, в которых также утилизируются информационные носители с пластиковым корпусом (дискеты, флешки и т.д.).

Специалисты утилизирующей организации помещают бумаги в опечатанную емкость, заключают договор хранения с заказчиком и перевозят контейнеры к месту термической утилизации отходов. На заводе документы помещаются в печь и полностью сжигаются в ней. В качестве подтверждения проведенного процесса заказчику выдается акт утилизации. Этот способ уничтожения бумаг дает 100% гарантию надежности и конфиденциальности проводимых операций.

Выездная утилизация подразумевает выезд работников специализированных компаний к организации заказчика для уничтожения бумаг на месте. Процесс происходит с применением промышленного шредера, который располагается в грузовой машине. Эта установка обеспечивает высокую производительность: в течение 1 часа она может измельчить до 2 тонн бумажных носителей информации.

Однако утилизируемый таким способом документ можно (если постараться) восстановить. В связи с этим выездной шредер не пригоден для уничтожения конфиденциальной документации. Вслед за измельчением документы, превратившиеся уже в отходы, подвергаются прессованию и транспортировке к месту последующей переработки.

Контейнера для сбора

Нашим клиентам мы предлагаем установить в своей офисе картонные контейнера для сбора архивной документации. При необходимости контейнера могут быть опломбированы, что исключит ознакомление с содержимым контейнера третьих лиц. По мере накопления контейнера его содержимое направляется на уничтожение. Свяжитесь с нами удобным для Вас способом и уточните подробности по установке контейнеров для сбора макулатуры. Получить консультацию

Измельчение и прессование — выгодный способ ликвидировать десятки тонн архивных документов. Данный метод утилизации используется только для бумажных носителей информации. Быстрый и бесплатный способ утилизации бумаги, такой как: архивные документы, бухгалтерская отчетность, книги, журналы, рекламные материалы и т.д. Уничтожение архивных документов — удобный и бесплатный способ утилизации никому ненужной бумаги.

Вывоз архивных документов и их последующая утилизация – задача, с которой сталкивается каждый руководитель организации, предприятия, частной компании. Уничтожению подлежат документы с ограниченным сроком хранения (до 10 лет) и все работы по утилизации бумаг необходимо провести с учетом законодательных требований и рекомендаций.

приглашает к сотрудничеству и предлагает оперативное уничтожение архива любого типа: от черновых бумаг до налоговых и бухгалтерских документов.

Экспертная комиссия: состав и функции

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.

1Не приводится.

ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» – должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:

• начальника отдела кадров;

• главного бухгалтера;

• начальника юридического отдела;

• должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого – оценить документы по основной деятельности организации.

Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).

Какие ошибки допускают образователи отхода сегодня и как их избежать:

С 2013 года по 1 июля 2016 года деятельность по сбору, транспортированию, обработке и утилизации не подлежала лицензированию. В этот период сложилась практика, когда за работу по утилизации брались сервисные и ремонтные компании, предприятия, занимающиеся заготовкой лома металлов. Однако на данный момент привлечение таких организаций влечет нарушение законодательства. Как уже говорилось выше, списанное имущество это отходы, а с отходами любые действия могут совершить только лицензиаты.

Изъятие плат, содержащих драгметаллы из списанной компьютерной и оргтехники, является деятельностью по обработке отходов и не может осуществляться предприятиями не имеющими лицензии на обращение с отходами. Свидетельства Пробирной палаты на данный момент не достаточно, чтобы производить данные работы. После изъятия платы, содержащие драгоценные металлы, подлежат передаче только на аффинажные заводы, официальный перечень которых установлен законодательством РФ.

Оборудование, имеющее в своем составе черный или цветной металл, после списания становится отходом и не может собираться и транспортироваться предприятиями, имеющими лицензию на переработку (заготовку) металла, а должно передаваться как отход в установленном законом порядке на обработку и утилизацию. И только после утилизации вторичные ресурсы, в том числе и лом металлов, передаются предприятиям, имеющим лицензию на заготовку лома металлов.

Для организаций, осуществляющих деятельность по размещению отходов предусмотрены особые условия обновления лицензий. Переоформить их такие предприятия должны до 1 января 2019 года. В некоторых из этих лицензий указаны коды групп отходов, в которые включены отходы образованные при списании имущества. В связи с этим, может возникнуть ложное понимание, что списанную, например, технику можно разместить на полигоне. Однако это не так. Размещение отходов на полигоне возможно только если эти отходы не могут быть утилизированы. А отходы подлежащие обработке и утилизации только в той части, которая после обработки не подлежит утилизации.

Разделение документов по срокам хранения

Но уничтожение документации до полного истечения сроков хранения не допускается Поэтому уничтожение документации должно проводиться опытными специалистами. Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно), документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет) и документы постоянного хранения. Сроки хранения конкретных документов установлены Перечнем типовых документов. Документация, хранящаяся краткие сроки, затем выделяются к уничтожению.

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

На дела с истекшими сроками хранения, отработанные к уничтожению, составляют акт, который утверждается руководителем предприятия после чего организация имеет право произвести уничтожение документации, включенной в акт. Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению должен быть составлен должным образам в соответствии с законодательством. Необходимо проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения документации, сроки которой истекли. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия, существуют организации, которые оказывают профессиональные архивные услуги.

Способы утилизации документов с истекшим сроком хранения

Распространены три основных метода утилизации бумажных носителей:

1. Пропускание
   через шредер – простой метод, который требует специальное оборудование;
2. Термическое
   уничтожение в печах – оказывает негативное воздействие на окружающую среду;
3. Вывоз
   бумаг не специальные полигоны или на перерабатывающие предприятия.

Для небольших субъектов хозяйственной деятельности актуален вопрос, как
уничтожить документы с истекшим сроком хранения самостоятельно. Если речь не
идет о секретных справках и докладных, они могут организовать процесс
утилизации собственными силами.

Уничтожение в этом случае может проводится по первому варианту –
через шредер. В зависимости от модели устройства, оно способно одновременно
принимать до 10-80 листов бумаги, наполняясь до 10-300 л.

Сжигание архивов и документов

Данный способ подходит для больших объемов бумаги.

Если требуется сжигание документов, в таком случае придется
обращаться к компаниям, которые имеют не только специальные печи, но и лицензию
на проводимые работы. В этих устройствах сжигается не только бумага, но и
другие информационные носители, корпус которых выполнен из пластмассы
(например, флешки).

Процедура выполняется следующим образом:

1. Заключается
   договор на утилизацию;
2. Бумаги
   помещаются в специальную емкость и опечатываются;
3. Емкость
   передается по акту приема-передачи специалистам утилизирующей компании;
4. Последние
   отправляют бумаги в печь, в который они полностью уничтожаются;
5. Заказчику
   выдается акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Если после использования шредера есть вероятность восстановления документов, то после использования высокотемпературной печи они утилизируются безвозвратно. Таким образом можно уничтожать большие объемы бумаги – около 5 т за 30-60 минут.

Вывоз на
полигоны или перерабатывающие производства

Процедура аналогична предыдущей – от заключения договора до получения акта. Разница в способе утилизации. Захоронение на полигонах – наиболее расточительный вариант. Ведь из бумаги можно получить вторсырье. Это не только экономит природные ресурсы, но и более дешевый способ получения новой бумажной продукции.

На перерабатывающих предприятиях можно получить продукцию разного
качества. Все зависит от степени очистки – чем она выше, тем на выходе более
ценный продукт. Но он потребует дорогостоящего оборудования.

При невысокой степени очистки можно получить продукцию низкого качества, из которой изготавливается бумажная тара: упаковки, лотки, коробки.

Образец акта об уничтожении документов

Рассмотрим основное содержание акта организации об уничтожении документов:

• Акт составляем также на фирменном бланке предприятия. Подробнее о том, как его изготовить, можно прочитать в статье «Фирменный бланк и печать организации — образцы для ООО».
• Проставляем название и номер документа, а также дату его составления.
• В тексте акта делаем ссылку на акт о выделении документов к уничтожению, общее количество уничтоженных документов и способ их уничтожения (например, сожжение, измельчение в шредере и др.).
• Прописываем должности и Ф. И. О. лиц, состоящих в комиссии.

Обратите внимание! Акт составляется, подписывается и утверждается генеральным директором предприятия после того, как бумаги были уничтожены. ***

***

Таким образом, предприятие может утилизировать документы, которые потеряли свою актуальность. В этом случае надлежит составить специальные акты, о которых мы рассказали выше.

Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.