Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Утверждаем и вводим в действие

После составления номенклатуру необходимо утвердить. Первым делом данный документ визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив. Затем номенклатура подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения. И только после этого номенклатура утверждается руководителем учреждения.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. По правилам должно быть три или четыре экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

• в службе делопроизводства – документ постоянного хранения;
• в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с ЭПК соответствующего архивного учреждения);
• в архиве организации;
• рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Обратите внимание

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. При этом номенклатура согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел (п. 3.4.6 Правил).

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи (п. 3.4.10 Правил).

Приведем пример оформления номенклатуры дел.

ФГБНУ «Научно-исследовательский радиофизический институт»
(наименование организации)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ		УТВЕРЖДАЮ
		Директор
21.11.2013	№	2		(наименование должности руководителя организации)
г. Нижний Новгород		Солнцев		П. И. Солнцев
(место составления)		(подпись)	(расшифровка подписи)
На	2013	год		Дата	21.11.2013
Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
01. Руководство
01-01	Устав		Постоянно, ст. 51
01-02	Положения о структурных подразделениях организации, филиалах и представительствах		Постоянно, ст. 55
01-03	Доверенности, выданные филиалам, представительствам		5 л. ЭПК, ст. 60
01-04	Переписка с органами местного самоуправления по основным направлениям деятельности		5 л. ЭПК, ст. 32
…	…	…	…	…
03. Отдел делопроизводства и документоведения
03-01	Документы (служебные письма, записки, докладные записки, справки и др.), предоставляемые структурными подразделениями руководству организации		5 л. ЭПК, ст. 87
03-02	Журнал регистрации входящих и исходящих документов		5 л., ст. 258
04.Отдел радиофизического дистанционного зондирования природных сред и изучения динамических процессов
04-01	Положение об отделе		Постоянно, ст. 55
04-03	Договоры о повышении квалификации работников		5 л.*, ст. 721	* После истечения срока действия договора
04-04	Переписка о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний		5 л. ЭПК, ст. 24
…	…	…	…	…

Начальник отдела

делопроизводства и документоведения Петрова, /А. П. Петрова/

10.11.2013

Начальник архива

Пахомова, /А. Р. Пахомова/

10.11.2013

1. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.

Сроки хранения

Росархивом, приказом от 06.10.00 г. был утвержден Список стандартных административных документов в деятельности ведомств с предписанием им сроков хранения (с ред. и доп. от 27.10.03 г.).

При оформлении номенклатуры дел непременно предусматриваются сроки, на которые считается допустимым хранить документы

По истечению данных сроков cведения, утвержденные в разных документах, могут обладать разной степенью важности

В связи с фактическим и научным значением имеющейся документации обусловливается и период их хранения: на постоянный, на длительный, и на временный сроки хранения.

От ценности указанной документации зависят будущие сроки их хранения: полгода, 3 года, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет. При определении сроков хранения должны предусматриваться только годы. Дни и месяцы в состав документов не включаются.

Если срок хранения установлен как «ДМН» (до минования надобности), то это значит, что данная документация обладает очень узкой фактической ценностью и не подлежит обязательному хранению. Сроки хранения таких документов определяются руководством организации.

Как составить номенклатуру дел отдела кадров читайте в нашей статье.

Определение сроков хранения

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

• временному до 10 лет;
• временному от 10 лет;
• постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

• основным является «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558;
• сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182.

В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2019 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в КоАП РФ. Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.

Где хранится

У каждого экземпляра свое место хранения:

• первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
• второй применяют в работе;
• третий является учетным документом в архиве предприятия, если он есть;
• четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
• остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Сводная номенклатура дел, образец

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Определение и оформление переходящих дел

Дела, не закрытые в течение года, считаются переходящими и в номенклатуре помечаются соответствующим номерным индексом. т.е. дело, которое не закрыли в 2015-м переходит на 2016-й год и так далее… Нормы и критерии переходящих дел прописаны в пунктах 3, 4, 9 ОПРАО (одобрено Росархивом 6 Февраля 2002 года).

К примеру, дело не считается переходящим, если его весь год вели, а затем, в конце года, просто подписали последний указ — в таком случае дело будет считаться закрытым, а в следующем году его снова откроют.

закрывают только в случае увольнения

К переходящим делам могут относиться следующие категории дел:

• Переписки (в зависимости от самого дела — например, дело будет считаться переходящим, если переписка с предприятием о конкретном деле, допустим, о контракте на поставку угля не решился в данном году, и он переходит на следующий год и фиксируются как переходящий).
• Любая документация типа досье (к ним относятся личные дела, проектные дела, договорные дела и т.д.).
• Судебные дела (так, организации, часто выступающие в судебных кампаниях, могут несколько лет, на протяжении тяжб, собирать документацию в единое дело, имеющее статус “переходящего”).

Переходящие дела – это внутренние документы организации, в т.ч. нормативные акты, устав организации и другая обновляемая и поддающаяся редакции документация.

Сроки хранения таких дел определяются при отсчете от последнего подшитого документа. То есть, если перед закрытием дела документ был подшит в декабре 2016 года, то расчёт будет производиться уже с 1 числа 2017-го года.

Так как сроки всегда индивидуальны, то для каждого дела следует проводить расчёт самостоятельно: например, если срок хранения 6 лет, то данное дело должно будет подлежать уничтожению 01.01.23 г.

При оформлении дел следует указывать на факт того, что материал является переходящим. На обложке такого дела, на строке после наименования дела, справа от даты, следует поставить соответствующую пометку.

Если при завершении 2016-го года составляется номенклатура дел на 2017-й год, то в одном из заполняемых столбцов формы номенклатуры «Примечание», в деле, оформление и контроль над которым стартовал в 2016-м г, и установлено, что это продолжится в 2017 г., нужно поставить пометку о том, что дело переходит с 2016-го (с передачей всех номерных индексов) на 2017-й год.

О требованиях к составлению номенклатуры дел узнайте подробно из видео:

Виды номенклатур дел

Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.

При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

Рис. 1. Форма номенклатуры дел организации

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба документационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.).

Рис. 2. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации

В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр).

Сводная номенклатура дел организации (рис 1) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рис. 2).

Виды

Стандартная

Стандартная номенклатура определяет систему дел для организаций с однотипным родом трудовой деятельности и документооборотом.

Стандартные номенклатуры дел составляют в ведомствах на основании длительного рассмотрения потоков документов подведомственных органов. К примеру, министерство образования отправляет в высшие учебные заведения страны номенклатуру стандартного типа.

Персональная

Персональная номенклатура представляет собой каталог из дел, появляющихся в следствие официальной трудовой деятельности какой-то определенной организации или компании.

Номенклатуры персонального (индивидуального) типа оформляют делопроизводственные органы организации.

Процесс оформляется на основе исследования большого количества документации, которая неизбежно возникает в ходе рабочего процесса организации, на основании отраслей, рекомендуемых стандартной номенклатурой, находящейся в учреждении, к коему данная организация принадлежит.

Поначалу создаются номенклатуры для подразделений, где записываются наименования дел, обнаруживается и фиксируется время их хранения и т.п. Потом оформляется сводная (консолидированная) номенклатура дела. Уже после её принятия данный акт рассылается по всем подразделениям компании и приобретает статус обязательного к исполнению.

Управление делами, их фиксирование или заполнение за пределами номенклатуры не разрешается.

При оформлении персональных номенклатур всегда должны предусматриваться индивидуальные особенности конкретных компаний или предприятий. При этом необходимо отличать номенклатуру типа структурных подразделений от сводной номенклатуры. Сводная номенклатура отображает документацию всей организации в целом, включая все подразделения.

Одно из важнейших условий при формировании номенклатуры дел – это то, что она работает с любыми документами, имеющими отношение к предприятию.

Документы могут попадать в организацию с внешней стороны, или сформироваться внутри — система работает с любым видом деловой документации и сортирует их по степени значимости.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел компании составляется на основании аналогичных реестров, разработанных для каждого из ее подразделений в отдельности. Документ подписывается директором архива, согласовывается с начальником службы, ответственной за ведение документооборота и утверждается директором предприятия, на котором используется эта номенклатура. После того как документ будет официально утвержден, выписки из него направляются в структурные подразделения компании с целью последующего использования в работе.

Номенклатура составляется ежегодно, в конце последнего квартала года и вступает в действие с 1 января нового года. Согласовывать документ с архивным учреждением необходимо не реже одного раза в 5 лет. Если же структура управления организации претерпевает радикальные изменения, номенклатуру ее дел также придется пересмотреть.

Порядок оформления реестра

Чтобы составить номенклатуру дел, учитывающую перечень документов, хранящихся в каждом из подразделений организации, необходимо выполнить следующие действия:

1. Определить перечень документов, используемых в организации, и установить срок их хранения. Для этого можно использовать опросный лист, который заполняются уполномоченным представителем каждого из подразделений компании. После того как лист будет подготовлен, необходимо переработать содержащуюся в нем информацию и составить на ее основании полный список имеющихся документов. В соответствии с этим списком можно сформировать предварительный перечень дел, в которые они будут объединены.
2. Пронумеровать структурные подразделения организации. Полный список подразделений можно получить в отделе кадров. Каждому отделу присваивается свой порядковый номер, при этом очередность нумерации особого значения не имеет — главное, учесть все подразделения.
3. Создать номенклатуру каждого подразделения. На основании полученного списка дел в каждом отделе предприятия составляется собственная номенклатура. О том, как это сделать, будет рассказано далее. Кроме того, можно ознакомиться со статьей, рассказывающей о формировании номенклатуры дел в отделе кадров.
4. Составить общую номенклатуру дел всей организации. После того как все подготовительные работы будут выполнены, можно приступать к составлению общей номенклатуры. Эта процедура является довольно простой: все номенклатуры, составленные для каждого из подразделений компании, объединяются в один документ.

Состав и структура

Положения п. 3.4.9 Правил устанавливают перечень сведений, которые должен содержать готовый документ. Их необходимо свести в таблицу, которая может иметь шапку следующего вида:

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения дела, номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Таблица заполняется следующим образом:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Графа 1 — проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он формируется так: номер структурного подразделения, использующего дело, плюс (через дефис) порядковый номер дела, под которым он зафиксирован в номенклатуре этого подразделения. При составлении индекса используются арабские цифры.

Графа 2 — указывается заголовок дела. Он должен быть четким, лаконичным и отражать в обобщенном виде содержание всех документов, входящих в состав дела. Использовать размытые формулировки типа «Разное» или «Прочие документы» запрещается. Сначала в номенклатуру включаются заголовки дел, включающих организационно-распорядительную документацию, затем — заголовки дел, содержащих текущие планы и отчетность.

Графа 3 — прописывается количество дел. Раздел заполняется по окончании года — после того как будет установлено точное количество дел (частей или томов), сформированных в процессе работы с документацией.

Графа 4 — указываются срок хранения дела и номера статей по используемому перечню (типовому или разработанному специально для конкретной организации). При отсутствии такого перечня применяются номера статей, указанные в типовой или примерной номенклатуре дел.

Графа 5 — добавляются примечания. К ним относятся отметки о состоянии ведения дел: заведении, уничтожении, перенесении из одного календарного года в другой (например, если какие-либо вопросы не были решены на момент окончания года, дело, содержащее связанную с ними документацию, переносится в наступивший год).

Образец номенклатуры дел организации на 2018 год приводим ниже. Он может быть использован при составлении документа, отвечающего нуждам конкретного предприятия и содержащего перечень дел, формируемых в ходе его функционирования.

Понятие и предназначение номенклатуры

Все важные документы, составляющиеся в компании, должны грамотно храниться в компании. Для этого они обычно раскладываются по отдельным папкам, для чего учитывается их тема или отдел фирмы, к которому они относятся.

Все такие папки называются «Дело №». Каждой папке присваивается индивидуальный номер, а также может даваться наименование.

Для учета таких дел используется специальная номенклатура дел. В ней фиксируются документы, которые распределяются оптимальным образом. В нем указываются сроки хранения разных бумаг, а также их количество в конкретном томе.

С помощью номенклатуры дел достигается сразу несколько целей:

• учитываются все дела, ведущиеся в организации;
• все они группируются, для чего учитывается их тема, принадлежность к конкретному событию или иные параметры;
• гарантируется их сохранность;
• при необходимости обеспечивается оперативный поиск нужной бумаги;
• определяются правила, на основании которых составляются дела.

Нередко номенклатура используется при фильтрации бумаг, причем с помощью этой процедуры можно понять, какие документы необходимо направить в архив, а какие можно уничтожить в связи с истечением срока действия, для чего потребуется составить акт списания документов.

Как заполнить табличную часть номенклатуры дел вы можете посмотреть в этом видео:

Правила составления и утверждения

Наиболее часто номенклатура разрабатывается сразу после открытия компании. Ежегодно в нее могут вноситься разные изменения.

Обычно составляется документация работником кадровой службы. Базируется она на документах, с помощью которых можно охарактеризовать правила работы и структуру организации.

Процесс утверждения делится на последовательные этапы:

• первоначально составляется документация выбранным ответственным специалистом;
• изучается полученный документ руководством фирмы;
• подписывается номенклатура руководителем определенного подразделения;
• для утверждения издается соответствующий приказ генеральным директором. Здесь содержится инструкция по формированию приказа о назначении генерального директора.

Если требуется внести в него какие-либо изменения, то они обязательно утверждаются руководителем фирмы.

Данная документация относится к периодическим бумагам, поэтому требуется ежегодно ее пересматривать. Процесс выполняется в конце каждого года. С помощью такого процесса можно правильно подсчитать, какое количество бумаг формируется компанией за год работы.

Ведением номенклатуры обычно занимается секретарь компании или ответственный специалист, являющийся работником кадровой службы.

Судебная практика

Номенклатура дел является рекомендательным документом, поэтому если она отсутствует даже в крупной компании, то это не является основанием для привлечения фирмы к ответственности. Поэтому практика показывает, что иски, подаваемые налоговой службой или контрагентами в суд, не рассматриваются.

Но именно наличие такой документации в компании позволяет достичь множества важнейших целей для организации. Поэтому для непосредственного руководителя фирмы целесообразно заниматься ее составлением ежегодно.

Разновидности документа

Номенклатура дел может быть представлена в нескольких видах. Все они имеют свои отличительные особенности:

• Типовая. С ее помощью устанавливается состав дел, которые формируются при функционировании однотипных компаний. Этот документ выступает нормативной документацией, закрепляемой в учетной политике.
• Примерная. В ней перечисляется примерный состав дел, формируемых компанией в процессе кадрового делопроизводства. Такой документ является рекомендательным, поэтому используется в качестве методического пособия.
• Индивидуальная. Она формируется непосредственно работниками кадровой службы компании. Для этого учитывается направление работы фирмы, ее структура и другие индивидуальные особенности. К процессу составления обычно привлекаются руководители отделов и структурных подразделений. Именно руководители знают, каковы перспективы развития компании, поэтому обеспечивается такой состав документации, который потребуется в будущем.

Во время формирования любой номенклатуры учитываются другие важные документы, имеющиеся в компании. К ним относится устав фирмы, штатное расписание, планы, отчеты, а также другие аналогичные бумаги. Тут вы узнаете, как составить приказ об утверждении штатного расписания.

Образец заполнения номенклатуры дел.

Зачем нужна номенклатура дел?

Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Такие определения дает введенный в действие с 1 марта 2014 г. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Номенклатура дел отражает все направления деятельности организации (финансовые, хозяйственные, кадровые и другие). Это многофункциональный документ, который необходим, чтобы:

• учесть все дела, которые заводят в организации (это поможет обеспечить их быстрый поиск и сохранность);
• сгруппировать определенные виды документов (например, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и т.д.);
• обеспечить порядок формирования дел (хронологическую, логическую последовательность документов в делах и т.д.);
• установить необходимые сроки хранения документов.

Кроме того, ее используют в качестве основного документа при отборе дел для сдачи их в архив или, наоборот, для уничтожения дел с истекшими сроками хранения.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ В ОБЩИХ ЧЕРТАХ

Для бесперебойной работы службы делопроизводства на предприятии (а в дальнейшем для создания и формирования архива) обязательно следует разработать номенклатуру дел для всех структурных подразделений организации.

ТИПЫ И ВИДЫ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Типы номенклатуры дел. Номенклатура дел может быть:

• структурного типа;

• производственно-отраслевого;

• функционального.

Номенклатура дел структурного типа – номенклатура, в которой названия разделов повторяют названия структурных подразделений предприятия. То есть названия разделов номенклатуры дел, структуры и штатного расписания совпадают. Разделам присваивают те же индексы, что и в структуре и штатном расписании (Пример 1).

Номенклатуру дел структурного типа составить проще, чем номенклатуры других типов. Однако при любом изменении структуры или штатного расписания ее нужно пересматривать и корректировать.

Номенклатура дел производственно-отраслевого типа – номенклатура, в которой названия разделов дублируют наименования направлений (видов) деятельности предприятия (Пример 2).

Номенклатура дел функционального типа. В номенклатуре дел такого типа наименования разделов совпадают с функциями, которые реализуются в организации (Пример 3).

Виды номенклатуры дел. Номенклатуры дел различаются также и по видам:

•типовая;

•примерная;

•индивидуальная.

Типовая и примерная номенклатура разрабатывается органами и организациями, имеющими в подчинении сеть однотипных организаций, предприятий, дочерних филиалов и т.д.

Индивидуальная номенклатура дел – это перечень заголовков дел в определенной последовательности, утвержденных к заведению в делопроизводстве одного конкретного структурного подразделения, и сводной – предприятия в целом. Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел всех структурных подразделений предприятия.

ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Основными нормативно-методическими документами, которыми следует руководствоваться при составлении номенклатуры дел, являются:

1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015).

2. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень НТД).

3. Перечень 2010.

4. Ведомственный и другие перечни документов с указанием сроков хранения.

РАБОТА ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЭК) ПРЕДПРИЯТИЯ

Часто в процессе деятельности предприятия образуются документы, которые отсутствуют в вышеперечисленных перечнях и, соответственно, установленных сроков хранения не имеют. В этом случае может помочь ЭК предприятия, которая изучает документы и на основаниях критериев их ценности устанавливает сроки хранения.

ЭК создается на предприятии для проведения экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности. Состоит комиссия из наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

В состав ЭК предприятия, как правило, включают руководителя секретариата (канцелярии), архива (либо работника, на которого возложены обязанности архивиста), отдела кадров, бухгалтерии, отдела охраны труда, производственных структурных подразделений (например, цехов) и др.

Основными задачами ЭК являются:

•организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства;

•определение сроков хранения при составлении номенклатуры дел и их формировании;

•рассмотрение и согласование описей дел, актов о выделении к уничтожению дел и других актов;

•подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями.

1 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010).