Как заполнить и вшить вкладыш в трудовую книжку?

Заполнение вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую заполняется в соответствии с правилами, утвержденным Правительством РФ. Отклонение от установленного регламента не допускается, так как в таком случае документ может быть признан недействительным и подлежать полной замене.

Вкладыш оформляется той организацией, которая заполнила последние листы документа в том или ином разделе.

Заполнение документа должно осуществляться аналогичным образом с трудовой книжкой, при этом выделяются несколько основных особенностей:

1. В титульном листе проставляется дата его фактического заполнения, проставление даты создания трудовой книжки не допускается.
2. Во вкладыш вносится только достоверная информация, например, новая фамилия работника, уровень его образования и прочее.
3. Внизу проставляется подпись ответственного сотрудника, чаще всего работника кадровой службы предприятия.
4. Вкладышей может быть несколько, максимально допустимое количество документов на одну трудовую книжку не устанавливается.

Заполнение вкладыша должно осуществляться без каких-либо ошибок и неточностей, так как такая неприятность может привести к серьезным последствиям при оформлении пенсии. Пенсионный фонд может отказаться учитывать опыт работы гражданина при определении ему пенсионных начислений.

Ошибки во вкладыше

Иногда сотрудники кадровой службы ошибаются и заносят сведения в иные разделы, не заводя при этом вкладыш. Например, раздел «Сведения о работе» закончился и кадровик занес запись о переводе в «Сведения о награждениях».

Это довольно распространенная ошибка, исправляется она следующим образом. Зачеркивать такую запись нельзя, а заносится новая запись под следующим номером, где указывается, что информация является недействительной. После чего вносятся достоверные сведения.

Если обнаружилось, что в разделе «Сведения о работе» стоит неверная информация, то просто зачеркнуть ее нельзя. Все исправления должны вноситься следующим образом: под новым порядковым номером заносится запись, в которой указывается «запись № ___ считать недействительной», а ниже заносится верная информация.

Все исправления должен производить специалист той организации, которой была допущена ошибка, либо это может сделать специалист текущей организации-работодателя, на основании надлежаще оформленной справки (

Правила и инструкции ведения и заполнения вкладыша в ТК

Ведение вкладыша ориентируется на два важнейших в этом отношении документа:

• Правила, утверждённые Правительством 16.04.2003 года за № 225.
• Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 года за № 69 – Инструкции по заполнению и ведению ТК и вкладышей к ним.

Вкладыши заполняются в соответствии с перечисленными нормативными документами.

Заполнить вкладыш в ТК нужно аккуратно, без помарок. Он заполняется до внесения номера в ТК и подшивки. Дело в том, что при заполнении может быть допущена помарка или описка.

В этом случае придётся менять бланк и исправлять внесённый на титульный лист трудовой номер. Если при заполнении титульного листа вкладыша допущена помарка или ошибка – бланк нужно заменить и сделать аккуратную запись на новом бланке, а испорченный – списать актом.

Дата заполнения обычно выбирается не произвольно, а связана с необходимостью внесения новой записи:

• о приёме или увольнении;
• о переименовании отдела или организации;
• об изменении формы собственности и т.п.

Например, работник подал заявление об увольнении за 2 недели заранее. В этот период готовится приказ об увольнении и приводится в порядок ТК. Если есть необходимость – заполняется вкладыш. Иногда заполнение вкладыша связано с очередной инспекторской (или иной) проверкой. То есть дата заполнения вкладыша не должна быть связана с определённым событием, отражённым в трудовой. Тем не менее, такую связь можно допустить.

Штамп о выдаче может правомерно заменить собой надпись, внесённую вручную. Так же как и надпись, штамп ставится в верхнем правом углу титульного листа трудовой. Это небольшой прямоугольник 10х25 мм, который состоит из формулировки: «Выдан вкладыш». Номер вкладыша вписывается уполномоченным за выдачу.

Перенос записи из ТК во вкладыш осуществляется непосредственно. Кадровик или ответственный должен визуально определить, чтобы для последней записи хватило места на странице.

Он вносит её, заполнив оставшееся место. Следующая запись вносится уже во вкладыш. Нормой считается, если запись о приёме осталась в трудовой. А во вкладыш внесены сведения об увольнении.

Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей, внесённых в трудовую. То есть первый порядковый номер во вкладыше на единицу больше того, который оказался последним в трудовой книжке. Если один вкладыш уже существует, следующий продолжает нумерацию предыдущего.

Пошаговое оформление

Чистый бланк вкладыша заполняется по аналогии с записями в трудовой книжке.

Однако, во вкладыше сведения могут быть более актуальными. Например, изменилась фамилия в связи с замужеством. Работник приобрёл высшее образование, повысил разряд и т.п. нужно обязательно идентифицировать сведения в документах. Если на титульном листе не отражена новая фамилия работника – её недопустимо указывать во вкладыше без изменения в трудовой.

После заполнения вкладыша, чтобы избежать помарки:

• Нужно проверить все внесённые сведения на титульный лист и в графы вкладыша.
• Поставить штамп или сделать запись о выдаче вкладыша.
• Внести уникальный идентификатор (номер) вкладыша.
• Подшить вкладыш к трудовой.

Правильно подшитый вкладыш, должен быть скреплён с трудовой. Крепление должно соответствовать инструкциям.

Его нельзя приклеивать, закреплять скрепками, металлическими скобами и пользоваться прочим материалом. Он подшивается к внутренней стороне обложки трудовой, точнее – между обложкой и последней страницей книжки.

Подшивается он при помощи ниток. Для этого используют обычные хлопковые нитки, лучше всего — № 10. Они достаточно прочные и не разрывают бумагу при использовании вкладыша. Пришивают вкладыш следующим образом:

• От верхнего и нижнего края вкладыша отступают приблизительно по 2-3 см.
• Шилом проделываются отверстия.
• Игла с ниткой продевается в обложку вкладыша и обложку трудовой, вытягиваясь через её заднюю стенку.
• Игла возвращается, продеваясь через заднюю стенку обложки трудовой, затем через отверстие в обложке вкладыша.
• Таким образом, нужно сделать несколько аккуратных стежков, прикрепив нитками вкладыш в ТК.

Запись о работе попала не в тот радел

Нередко кадровые специалисты допускают следующую ошибку: они продолжают вести записи, касающиеся работы в соседних полях, предназначенных для другой информации, например, данных о награждении. Исправить подобную ошибку можно, но сделать это необходимо, руководствуясь Правилами ведения и заполнения трудовых книжек (пункт 30).

Это значит, что обычное зачеркивание в некорректном разделе недопустимо. Вместо этого, следует произвести следующие манипуляции:

1. Внесенной не в то поле записи присваивается порядковый номер, вне зависимости от того, цельной ли она является, или же просто продолжением ранее начатой записи в разделе о работе.
2. В трудовой делается соответствующая пометка под некорректной записью о признании ее недействительной, завизированная личной подписью директора и скрепленная официальной печатью.
3. Оформляется новый вкладыш, после чего в нужный раздел дополнения переносится некорректная часть записи.

Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним является обязанностью работодателей, а не сотрудников. Гражданину не стоит беспокоиться об этом, искать бланки строгой отчетности самостоятельно – их все равно не примут. Наиболее частый вопрос кадровых специалистов: «Как оформить вкладыш в трудовую книжку?». Образец заполнения данных упростит эту задачу:

Вкладыш является продолжением трудовой книжки. Титульные листы документов должны быть идентичными. Требования к обоим бланкам отчетности одинаковы. Работодатель обязан им следовать.

Нумерация

Внутренне вкладыш выглядит как трудовая книжка. В обоих документах одинаковые разделы и графы. Образец оформления вкладыша в трудовую книжку подтверждает, что нумерация во вкладыше начинается не с начала. Первая запись в конкретном разделе должна иметь номер на единицу больше, чем номер последней записи в трудовой книжке.

Это позволяет сохранить очередность и фактическое и смысловое единство вносимых данных. Вполне нормальна ситуация, когда трудовая заканчивается записью об увольнении, а вкладыш начинается с записи о приеме на работу. Ответ на вопрос, как заполнить вкладыш в трудовую книжку (образец внесения ничем не отличается от обычного образца), в этом случае будет таким же, как и для внесения остальных записей.

Проставление штампа

Вкладыш является недействительным без его оформления, произвести которое можно одним из следующих способов:

• поставить штамп и указать номер и серию вкладыша;
• сделать запись о выдаче вкладыша вручную, указав его номер и серию.

Оба варианта сделают бланк строгой отчетности действительным. Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку выглядит так:

Номер вкладыша является идентификатором, поэтому к переносу его нужно отнестись очень внимательно. Все цифры должны совпадать.

При необходимости работодатель может оформлять несколько вкладышей. Новая запись о выдаче очередного вкладыша делается на обложке, чуть ниже предыдущей записи.

Как правильно исправить ошибку

Никто не застрахован от ошибок. И если кадровый специалист понимает, как оформить вкладыш в трудовую книжку, то знать, как исправить ошибки, он может не всегда.

Любой вкладыш является действительным только после его вшивания, заполнения титульного листа, внесения записи в нужный раздел и проставления печати в самой трудовой.

Специалист кадровой службы может допустить ошибку при внесении записи на титульный лист. В этом случае его необходимо списать, составив соответствующий акт. Если же ошибка сделана при внесении номера или серии вкладыша в трудовую, то тут ответом на вопрос, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку, будет следующее: сделать пометку о том, что запись была ошибочной, и внести данные заново.

Если ошибка была допущена в одном из разделов вкладыша, то исправляется она точно так, как и в трудовой книжке. Ее нельзя зачеркивать или исправлять. Просто под записью пишется, что она является недействительной (указывается порядковый номер записи). Чтобы делать все правильно, следует изучить Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку, образец внесения записей и исправлений.

Внесение измененных данных

Трудовая книжка выдается человеку единожды. С течением времени некоторая информация о нем может измениться (смена фамилии, получение образования, повышение квалификации). Существуют определенные правила оформления вкладыша в трудовую книжку, согласно которым информация в нем должна быть актуальной.

Чтобы убедиться, что все изменения учтены, стоит перед выдачей и заполнением вкладыша дать работнику заполнить анкету. Исходя из указанных данных, можно будет определить произошедшие изменения, понять, как их отобразить при заполнении вкладыша. Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку устанавливают, что титульные листы этих двух документов должны быть идентичными.

Если у работника изменилась фамилия, образование или что-то еще, то необходимо потребовать подтверждающие документы, вшить их копии в личное дело, а потом внести изменения в трудовую книжку, во вкладыш записать обновленные данные.

Есть ли альтернатива вкладышу

Вкладыш является единственно возможным способом продолжить ведение трудовой книжки. Кадровый специалист не должен:

• использовать новую трудовую книжку для продолжения ведения старого бланка;
• вклеивать в трудовую книжку дополнительные листы;
• заменять название раздела «Сведения о награждениях» на «Сведения о работе» зачеркиванием и дописыванием слов.

Только использование вкладыша является верным выходом из ситуации.

Краткая памятка

После подробного рассмотрения всех правил повторим основное.

Не допускается:

1. Отрывать обложку вкладыша.
2. Исправлять ошибки при первичном заполнении титульного листа.
3. Вклеивать новый бланк ТК в закончившуюся старую книжку.
4. Дополнять актуальную ТК отдельными чистыми листами.
5. Вместо использования вставки вычеркивать в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Важно помнить, что трудовая книжка обязательно хранится вместе с вложением. Без нее вкладыш, даже заверенный подписями и печатями, недействителен

Из этих документов в комплексе узнают о работе и навыках владельца. Нумерация записей на страницах вкладки не начинается заново, а продолжает уже начатую в основном документе. Разрешено делать переносы для записей со страниц ТК на вшитый лист с того места, на котором запись обрывается.

Нормативная база

• 2019-01-06 07:08:08
  Добрый день! А дата заполнения должна быть датой приказа или перевода(приема), если приказ раньше чем дата перевода(приема)

• 2019-10-16 09:32:25
  Добрый день!если в трудовой кн. есть 2-3 свободные строки, правильно ли начать запись в трудовой, а продолжить во вкладыше?

• 2019-10-16 11:52:30
  добрый день! не поняла : всё-таки вшивать вкладыш в книжку рекомендуется или строго обязательно?

• 2021-01-28 07:16:16
  спасибо

• 2019-01-06 07:36:00
  На внесение записи у работодателя есть неделя, см. пункт 10 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225

• 2019-10-16 12:06:12
  Строго обязательно, см. пункт 38 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225

• 2019-10-16 12:07:28
  Можно начать в трудовой и закончить во вкладыше, можно (если действительно только пара строк осталась куда только название организации влезет) начать сразу во вкладыше, закон не указывает, что пустые строки в трудовой не должны оставаться

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Основания для заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка заполняется на основании следующих документов:

• приказ о приеме на работу, переводе, поощрении, увольнении;
• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• диплом, аттестат, сертификаты о повышении квалификации и иные документы, подтверждающие образование, квалификацию и специальные знания работника.

Требования к заполнению трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки необходимо учесть следующие требования:

• язык заполнения – русский;
• даты указываются арабскими цифрами (например, 01.01.2003);
• сведения вносятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета;
• не допускаются никакие сокращения (например, пр. вместо «приказ», распр. вместо «распоряжение» и т.д.);

• не допускается зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»;

  Примечание: если допущена такая ошибка, то она исправляется путем внесения записи под следующим номером в формате «Запись за номером таким-то недействительна»» и затем, следующей строкой указывается верная запись с дублированием номера и даты приказа.

• со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке, в которой также дублируются все сведения;
• в трудовую книжку вносятся сведения также о военной службе, прохождении обучения, повышении квалификации и переквалификации;
• записи о премиях, выплачиваемых ежемесячно, в трудовую книжку не вносятся.

Особенности заполнения трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки важно учесть следующие особенности:

• Заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации.
• После графы 3 заполняется графа 1, в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9.
• В графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом.
• В графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться.
• В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Помимо трудовой книжки работодатель должен вести документы по учету и движению трудовых книжек:

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (скачать бланк);
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (скачать бланк).

Примечание: в случае, если данные книги учета у работодателя отсутствуют на него может быть наложен штраф в размере от 1 000-5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000-50 000 руб. для организации.

Хранение, ведение и выдача трудовых книжек

Ведением и хранением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольших компаниях эту обязанность может исполнять сотрудник отдела бухгалтерии или непосредственно сам руководитель (предприниматель).

Ответственный за хранение и ведение трудовых книжек и ее бланков назначается приказом руководителя (ИП), составленным в свободной форме. Все трудовые книжки должны хранится в сейфе или в несгораемом шкафу. Срок хранения – не менее 50 лет.

Нужно ли вести трудовые книжки микропредприятиям в 2021 году?

Обратите внимание, что обязанность оформлять трудовые книжки для субъектов малого и среднего предпринимательства, отнесенных к микропредприятиям, на 2021 год не отменена. Изменения, упрощающие кадровый учет микропредприятий, затрагивают только возможность отказа от ведения кадровой документации

Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?

Вкладыш оформляется как часть трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее.

В трудовой книжке предусмотрено 3 раздела для указания сведений о:

• работнике (именуется также титульным листом);
• работе;
• вознаграждениях сотрудника.

Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.

Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:

• заполнение вкладыша;
• вшивание вкладыша;
• юридическое оформление использования вкладыша в кадровом документообороте.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе. А именно:

• дату заполнения документа;
• персональные сведения о сотруднике.

Сведения на титульном листе вкладыша заверяет подписью сам работник, а также специалист кадровой службы компании.

Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:

• данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
• порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
• недопустимы сокращения при внесении данных в документ.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Лучше всего разместить вшиваемый вкладыш между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. Для вшивания вкладыша нужно:

• взять иголку с ниткой;
• плотно приложить вкладыш к книжке;
• пришить вкладыш к книжке, прокалывая его в двух местах и продевая через получившиеся отверстия нитку.

Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет обложку — ее следует вшивать вместе с вкладышем.

Юридическое оформление вкладыша: нюансы

Легитимизация использования вкладыша как элемента трудовой книжки осуществляется посредством:

• внесения сведений о нём в книгу учета трудовых книжек и вкладышей;
• проставления в книжке штампа «Выдан вкладыш» и прописывания в его полях серии и номера вкладыша.

Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную в приложении № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Инструкция по вшиванию

Вкладыш без основной ТК недействителен. Для качественного и надежного скрепления бланков используется метод вшивания. Вкладыш вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой ТК. Для расположения вкладки специального регламента нет. Шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами. Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни тем более сургучом не требуется.

ТК дополняется любым количеством вкладышей, их столько, сколько нужно для внесения актуальных сведений

Важное замечание: все они вшиваются в том виде, в каком выпущены из типографии. Отрывать бумажную обложку с них нельзя

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, должен ли работник платить за вкладыш или организация обязана предоставить его бесплатно. Используйте эти инструкции бесплатно.

Основные ошибки при заполнении и способы исправления

В процессе оформления вкладыша менеджерами по персоналу часто совершаются ошибки. Некоторые из них можно исправить, но при неверном заполнении титульного листа бланк придется утилизировать и завести новый.

Часто ошибки возникают из-за внесения данных о личности работника с его слов, а не с документов. Виды недочетов:

• указана неверная дата приема или увольнения с работы.
• внесена ошибочная информация о гражданине или об организации.
• не указаны должность сотрудника или название отдела, в котором он работает.
• слова пишутся с допущением сокращений.
• внесена информация о работе в раздел о поощрениях и награждениях.
• запись в приложении начата с номера 1.
• не проставлен штамп о выданном вкладыше.

Исправлять подобные записи разрешено сотруднику отдела кадров, их допустившему, а также отделу кадров новой организации при поступлении к ним работника с неверно заполненным вложением. Ошибки в орфографии можно устранить аккуратным зачеркиванием. Если ошибок много, то бланк заменяют на новый.

При недочетах в процессе вшивания приложение открепляют от трудовой, не повреждая ее. При порче основного документа заводится дубликат.

Игнорирование неточностей в данных запрещено, так как это чревато проблемами с трудоустройством и сложностями в подсчете общего стажа при оформлении пенсии.

При заведении формуляра ошибочно, его изымают и аннулируют запись о выдаче. Данный факт заверяется подписью ответственного лица и печатью.

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 — Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 — Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 — По России, звонок бесплатный

Распечатать

Юридическая сила приложения

Рассматриваемый документ получает законную силу, только по факту вшивания в трудовую книгу. Это означает, что сам вкладыш не обладает должной юридической силой. При отсутствии ТК, работодатель не имеет права делать отметки в данном документе или выполнять другие подобные действия

Важно обратить внимание на то, что прием на работу или увольнение сотрудника, имеющего лишь только вкладыш, недопустимо. Также следует сказать о том, что при отсутствии фирменного штампа или заполненного титульного листа, документ может потерять свою законную силу. В том случае, если документ не был подшит к трудовой книге и был утерян, работнику компании потребуется обратиться в кадровый отдел для оформления дубликата

В дубликате фиксируются все потерянные сведения, после чего документ прикрепляется к ТК

В том случае, если документ не был подшит к трудовой книге и был утерян, работнику компании потребуется обратиться в кадровый отдел для оформления дубликата. В дубликате фиксируются все потерянные сведения, после чего документ прикрепляется к ТК.

Также довольно часто можно услышать вопросы о том, можно ли использовать различные альтернативы данному документу. Согласно действующему законодательству, трудовая деятельность каждого гражданина фиксируется на страницах трудовой книги. Данный документ оформляется в единственном экземпляре.

Наличие второй трудовой книги, может расцениваться контролирующими органами как попытка подделки первичной документации. К сожалению, такая ситуация довольно часто наблюдается на практике. Также следует отметить, что Пенсионным Фондом принимается только одна трудовая книга. Это означает, что использование дополнительного документа бессмысленно.

Законодателем не установлено каких-либо императивных правил, регламентирующих процедуру вшивания