Инструкция: заполняем трудовую книжку правильно

Частые ошибки

Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.

На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?

• Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
• Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
• Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
• При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
• Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.

Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Электронная трудовая книжка

Сегодня с развитием технологий и внедрением в нашу жизнь электронных технологий Министерство труда разрабатывает план об электронной ТК. Она представляет собой базу данных о трудовой деятельности населения.

Содержание информации о работнике не меняется и включает в себя те же данные, что и в печатном варианте.

Выделим основные отличительные особенности электронной трудовой книжки:

• для хранения информации создаются специальные базы данных.
• для быстрого поиска информации создается удобный интерфейс.
• санкционированная защита всех данных.
• взаимосвязь с иными государственными органами (Пенсионный фонд, социальные службы).

• Электронный вариант подразумевает хранение информации в конкретной базе данных без необходимости физического носителя, тогда как бумажный вариант предполагает исключительно наличие самой книжки.
• Ведение информации в электронной книжке производится в печатном виде. Тогда как на бумажном носителе — исключительно письменно, от руки.
• Взаимосвязь с другими государственными службами возможна только на электронной ТК.
• Автоматизация процесса также применяется исключительно в электронном варианте.

В чем существенное преимущество электронного документа? Он не подлежит материальному износу, а также возможности быть утерянным или украденным. Также значительно сокращается риск противозаконных действий.

Следует сказать, что сейчас активно разрабатывается план введения в работу электронных трудовых книжек. Однако никаких проектов соответствующих нормативно-правовых актов пока не вносится на рассмотрение.

Таким образом, трудовая книжка является важным и существенным атрибутом, подтверждающим трудовую деятельность граждан. Правильное заполнение всех разделов способствует работодателю получить точную картину о новом сотруднике.

Что содержит СЗИ-6?

Пенсионным фондом анализируются данные всех граждан. Касающаяся их информация будет отображаться индивидуальными лицевыми счетами. Посредством СЗИ-6 ПФ информирует граждан обо всех сведениях, имеющих отношение к ОПС.

Вся информацию о лицах, зарегистрированных системой ОПС, отображается в ИЛС. Пенсионному фонду она подается страхователями. Речь идет обо всех факторах, которые окажут влияние на начисление/исчисление пенсионных пособий:

• Стаж (исчисляемый до 2002 г.). Сведения начали вноситься в систему персонифицированного учета только в 2003/04 годах. Информация о стаже до этого времени вносились в базу ИЛС исходя из содержания трудовой книжки застрахованного гражданина;
• Страховой стаж, а также сумма начисленных гражданину пенсионных баллов (ИПК);
• Отчисления, относящиеся к определенному периоду. Эти цифры касаются суммы страховых взносов, а также заработной платы;
• Сведения, касающиеся инвестированных пенсионных накоплений.

Общие правила ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной.

Это требование распространяется на работодателей — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Исключение из этого правила составляют работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями.

Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые.

Язык, на котором ведется трудовая книжка, — государственный язык РФ, то есть русский.

Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно.

Внесенные в трудовую книжку записи должны быть продублированы в личной карточке работника (например, по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

 С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись.

Как заверять копию

Порядок такой:

1. На свободном поле каждого листа ставим штамп «Верно» или «Копия верна».
2. Рядом отмечаем Ф.И.О. и должность ответственного должностного лица.
3. Тут же проставляется его подпись.
4. Ниже ставится дата.
5. На все записи ставится печать организации при ее наличии.
6. В отдельном месте указывается место хранения оригинала.
7. В некоторых случаях на копии после последней записи пишется и заверяется фраза: «Сотрудник работает по настоящее время такое-то».

Как видим, ничего сложного. Почаще заглядывать в инструкцию по заполнению, и правильное оформление трудовой книжки не вызовет сложностей даже у новичков!

Оформление дубликата

При утере книги, ее порче (когда прочесть записи на страницах становится невозможно) необходимо оформить дубликат.

Для этого подается заявление по установленной форме, которое рассматривается в течение 15 рабочих дней. Дополнительно может потребоваться представить все имеющиеся сведения о предыдущих местах работы: справки о зачислении, увольнении, карьерных передвижениях, приказах.

В новой трудовой книжке на титульном листе вверху проставляется слово «Дубликат», далее титульник заполняется по стандартному образцу.

На первом развороте проставляется общий стаж труда, далее специфицированные сведения о местах работы на основании представленных справок.

В случае если порча или утрата трудовой произошла по вине нынешнего нанимателя, на него ложится ответственность по сбору сведений и восстановлении информации, касающейся трудовой истории работника.

Зачем постороннему человеку чужие сведения о состоянии индивидуального лицевого счета?

Третьи лица могут быть заинтересованы получить сведения из справки СЗИ-6 другого человека в таких случаях:

Вернуть долг

Ваш должник говорит, что не может вернуть долг, потому что нет денег? Справка СЗИ-6 позволит убедиться или опровергнуть его слова. И если окажется, что должник соврал, у вас появится весомый аргумент заставить человека выполнить свои обязательства.

Инициировать процесс взыскания алиментов

Заставить бывшего мужа платить алименты — сложная задача. Прежде всего, весь процесс занимает много времени. И результат его сложно предугадать.

Получив справку СЗИ-6 бывшего мужа, вы сможете узнать его уровень доходов. Указанная сумма позволит принять решение — имеет смысл затевать процесс взыскания алиментов или нет.

Как сделать выписку из книжки?

Выписка – это документ, представленный как ксерокопия или воссозданный вручную текст трудовой.

Особенность выписки в том, что это копия не абсолютно всех страниц, а лишь нескольких нужных человеку. Например – копия титульного и последнего листа с записью о настоящем месте трудовой деятельности.

Чтобы безошибочно сделать выписку, нужно придерживаться определенных требований:

1. Если она составляется вручную – на листе бумаги А4 вверху делают надпись «Выписка из трудовой книжки», затем пишут все данные с титульного листа.
2. Потом переходят к внесению информации о местах работы.

Важно указать то, что человек работает в конкретном учреждении по настоящее время. Аналогично поступают и с рукописным вариантом

Если выписка оформляется из копий листов, они пронумеровываются, заверяются подписями и печатью вверенного лица, сшиваются нитью, и еще раз заверяются печатью и подписью в месте прошивки.

Аналогично поступают и с рукописным вариантом.

Выдача выписки производится по заявлению и официальному акту – приказу.

Образец выписки из трудовой книжки найдете здесь.

Приобретение, учет и хранение трудовых книжек

Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н утвердил порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша к ней. Изготавливает эти документы Объединение «ГОЗНАК», поэтому они имеют соответствующую степень защиты. Работодатель должен иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей к ним, нельзя требовать у работника принести новый бланк самому, т.к. их легальная продажа возможна только по договору с официальным распространителем. Таких бланков у работодателя может быть немного, ведь обычно на работу устраиваются люди, уже имеющие опыт работы и, соответственно, начатую трудовую книжку.

Купить легальные бланки трудовой книжки и вкладышей можно в компаниях, торгующих канцтоварами, запросив у них документы на право продажи бланков. Это должна быть копия договора с самим Объединением «ГОЗНАК» или с оптовиком, у которого компания купила бланки. Покупать трудовые книжки где-нибудь в метро или газетном киоске, конечно, нельзя. При выдаче нового бланка работнику работодатель может запросить с него возмещения понесенных расходов на приобретение.

Учет новых бланков ведется в специальной приходно-расходной книге и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Кадровый сотрудник, выдающий трудовые книжки, получает их по письменной заявке в бухгалтерии, а по окончании месяца сдает отчет по ним и суммам, полученных за них от работников.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведутся записи не только по новым бланкам, но и по всем трудовым книжкам, принятых от работников при поступлении на работу. Хранятся трудовые книжки у работодателя и выдаются работнику только в день увольнения, т.е. в день прекращения трудового договора.

Трудовые книжки и вкладыши в них – это документы строгой отчетности, поэтому храниться они должны в сейфах, металлических шкафах или других условиях, позволяющих обеспечить их сохранность. Закон не запрещает выдавать трудовые книжки работникам на руки, но ответственность за утерю будет нести работодатель.

Как заполнить трудовую при переводе в 2021 году

Если возникла ситуация, когда нужно внести в ТК запись о переводе работника, нужно пользоваться пунктом 3.1. Инструкции по заполнению ТК. Она подразделяет такие случаи на три вида:

1. Перевод работающего гражданина из одного подразделения работодателя в другое его подразделение.
2. Изменение трудовой функции – например, повышение уборщицы производственных помещений до менеджера по клинингу.
3. Перевод в иную местность. Как правило, переводят сотрудников в таких случаях в какое-то обособленное подразделение.

Из перечисленных правил есть исключения – сотруднику не нужно вносить новые записи в его трудовую, если, например, он переводится в иной отдел на ту же должность, но в старой записи ТК отсутствует название старого отдела. Не требует оформления также случай, когда работник просто замещает какого-то отсутствующего сотрудника, то есть осуществляет его функции временно.

Если перевод на постоянной основе – нужно заключать к трудовому договору дополнительное соглашение. Заключается оно на основании соответствующего приказа работодателя. Этот приказ указывается в графе 4 ТК в качестве основания перевода. Помимо этого, новые сведения вносятся в личную карту работника.

Ответственность за ошибки, связанные с трудовыми книжками в 2021 году

При грубом нарушении правил хранения, ведения, а также учёта кадровой документации сотрудников наступает ответственность, согласно статье 5.27 КоАП Российской Федерации, а именно:

• для юридических лиц – от 30 до 50 тысяч российских рублей;
• для ИП и должностных лиц – предупреждение или же штрафные санкции в размере от 1 до 5 тысяч российских рублей.

Стоит отметить, что при повторном выявлении нарушения суммы возрастают:

• для юридических лиц – до 70 тысяч российских рублей;
• для ИП и кадровиков – до 20 тысяч российских рублей.

Если после прочтения статьи у Вас остались вопросы или Вы хотите получить разбор конкретно Вашей ситуации – напишите дежурному юристу и получите оперативный, квалифицированный и бесплатный ответ!

Предыдущая
Трудовое правоПеречень документов в личном деле сотрудника
Следующая
Трудовое правоПеречень документов для оформления пенсии по возрасту в 2021 году

Трудовая книжка: образец заполнения при приеме на работу

Титульная страница должна быть заполнена в первую очередь и при предъявлении паспорта.

По образцу заполнить титульный лист трудовой книжки очень просто. Для этого нужно вписать определенные данные:

• Фамилия, имя, отчество. Их можно посмотреть в паспорте или ином документе, подтверждающем личность.
• Дата рождения обозначается цифрами: к примеру, 02.10.1990.
• Образование. Для подтверждения его наличия предоставляется диплом, аттестат, или же справка о неоконченном обучении в том случае, если работник еще является студентом.
• Специальность. Здесь имеется в виду профессия, полученная в образовательном учреждении.
• Дата заполнения. Ее можно указывать как полностью цифрами, так и отдельно месяц – прописью.
• Подписи: они ставятся трудоустраивающимся специалистом и сотрудником, который оформляет книгу.
• В завершение специалист компании или сам ИП ставит печать.

Без заявления — никаких документов

Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.

Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе. А именно:

• дату заполнения документа;
• персональные сведения о сотруднике.

Сведения на титульном листе вкладыша заверяет подписью сам работник, а также специалист кадровой службы компании.

О заполнении трудовых книжек читайте в материале «Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу».

Нужно ли брать с работника заявление на выдачу вкладыша к трудовой, узнайте в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе.

Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:

• данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
• порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
• недопустимы сокращения при внесении данных в документ.

Какие сведения указываются?

Как известно, трудовая книжка содержит юридически достоверную информацию об общем, непрерывном и специальном стаже работника. Однако не все работодатели знают, что именно следует указать в данном документе. Итак, в книге могут быть отражены:

• Сведения о приеме сотрудника на работу;
• Записи о переводе на другую должность;
• Изменение паспортных данных сотрудника;
• Данные об образовании работника;
• Информация о прохождение военной службы, в том числе о службе в армии по контракту;
• Сведения о повышении квалификации или профессиональной переподготовки;
• Записи об увольнении.

Все записи в трудовой книге должны иметь документальное подтверждение. Это значит, что сведения о трудовой деятельности сотрудника записываются на основании соответствующих приказов и распоряжений. Более того, оставляя запись об увольнении, работодатель должен заранее выбрать пункт федерального закона, на который он будет ссылаться. Так, при прекращении трудового договора, необходимо оставить ссылку на соответствующую статью Трудового кодекса РФ. Если сотрудник был уволен по решению суда, этот факт тоже нужно указать в документе.

Запись о приеме и об увольнении

Для записей о работе предназначен третий раздел трудовой. Он представляет собой табличную форму с графами.

Для того чтобы произвести запись, вначале вносят название организации (учреждения). Нумерацию ее не производят. Название должно полностью совпадать с уставным наименованием, содержать указание на форму организации в соответствии с Гражданским кодексом (к примеру, Закрытое акционерное общество). Допускается проставление штампа (если он имеется).

Затем вносят:

• порядковый номер записи;
• дату приема (арабскими цифрами);
• саму запись с указанием должности, профессии (как предусмотрено штатным расписанием);
• дату и номер приказа о принятии на работу;

Пример записи о приеме:

«Открытое акционерное общество «Весна» (ООО «Весна») Принята в технический отдел на должность инженера-энергетика».

При внесении записи об увольнении также вносят номер записи, дату увольнения (согласно приказу организации), саму запись в точном соответствии с положениями ТК РФ. Затем проставляется подпись лица, уполномоченного вести кадровое делопроизводство, заверенная печатью, а также подпись самого работника.

Что делать, если трудовая закончилась?

Бывает случаи, когда у работника уже нет свободного места в одном из разделов трудовой книжки. Для решения этой проблему существует вкладыш, который ведется в том же порядке, что и основная книжка. Инструкция по ведению трудовых книжек не указывает, в какое конкретно место вкладыш вшивается, но по логике это делают после последней страницы.

Вкладыш имеет серию и номер, которые обязательно указываются на титульном листе или обложке основной книжки на штампе «Вкладыш выдан». Зарегистрированный таким образом вкладыш является неотъемлемой частью трудовой, заполняется точно так же (включая титульный лист), нумерация записей продолжается.

Если бланк вкладыша при первичном заполнении испорчен, его уничтожают по правилам утилизации бланков строгой отчётности: в присутствии комиссии с оформлением соответствующего акта. Так же поступают с испорченными и устаревшими бланками трудовых книжек.

Особенности заполнения дубликата книжки

Дубликат трудовой книжки выдается, если данный документ утерян (в т.ч. в случае массовой утери трудовых книжек сотрудников в результате чрезвычайных обстоятельств) или пришел в негодность (например, обгорел), а также в случае, когда записи про перевод или увольнение признаны недействительными, или когда сотрудник восстановлен на трудовом месте после вынесения оправдательного приговора судом по уголовному делу, в котором он выступал обвиняемым.

Куда обращаться за дубликатом? Чтобы получить дубликат, нужно подать письменное заявление работодателю по последнему месту работы. Исключение составляет случай, когда увольнение работника было признано незаконным в судебном порядке, но работник уже устроился на новую работу. Тогда дубликат выдает новый работодатель.

Дубликат трудовой книжки должен быть выдан не позднее, чем через 15 дней после обращения работника. На титульной странице трудовой делается запись «Дубликат» в правом верхнем углу.

При заполнении дубликата суммарно указывается общий стаж работы сотрудника (кол-во лет, месяцев и дней), без указания конкретных работодателей, должностей и периодов работы. Отметим, что при поступлении сотрудника на новую работу администрация должна содействовать получению этим сотрудником документов, подтверждающих его трудовой стаж, если это необходимо.

Кто является ответственным?

При смене места работы работодатель всегда обращает внимание на то, где, сколько и в какой должности работал человек. Поэтому этот документ нужно тщательно хранить и заполнять по утвержденным правилам

В каждом учреждении есть приказ, в котором ответственность и обязанности по ведению трудовых возложены на конкретного человека. А кто им будет, решает сам руководитель.

Чаще всего это:

• кадровые работники;
• делопроизводители;
• непосредственно работодатель;
• бухгалтера.

Дело это ответственное, требует особой грамотности и внимательности, знания законодательной базы по ведению документации. Поэтому нужно тщательно выбирать человека для назначения ответственного за трудовые книжки.

На титульном листе надо указать:

1. ФИО – обязательно полностью, не сокращая;
2. дата рождения, цифрами, а месяц можно писать буквами;
3. сведения об образовании – в соответствии с дипломом, который предоставил человек, устраивающийся на работу; пишут только его уровень – высшее, либо средне-специальное или среднее;
4. графа «Профессия, специальность» подлежит заполнению также по данным диплома, пишут ту специальность, которая присвоена человеку, например психолог;
5. дата заполнения – ее пишут или полностью цифрами, или так – число и год цифрами, месяц – словом;
6. далее следует подпись человека, который устраивается на работу;
7. затем свою подпись ставит лицо, которое заполняло книжку;
8. печать директора, работодателя – необходимое условие, без этого трудовая недействительна.

Вся написанная информация должна быть четкой, разборчивой, почерк – красивым и эстетичным, буквы и цифры – не слишком мелкими, но и не крупными.

Если трудовая закончилась, то в нее вставляют вкладыш.

Часто встает вопрос – какими чернилами разрешено вносить все данные в документ. Особых сложностей нет – позволительно писать чернилами черного, синего цветов. Ручки подойдут:

• с шариковым стержнем;
• обычные гелевые;
• перьевые.

Главное – чтобы надписи не сокращались, а были внесены полностью. Плюс не допускать смазывания написанного. Поэтому надо быть предельно аккуратным.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом ТК, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

• вручение государственных наград, присвоение почетных званий;
• награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
• поощрения, указанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

• 1 графа — порядковый номер записи;
• 2 графа — дата награждения;
• 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
• 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Нам чужого не надо, нам своё бы забрать

Так уж сложилось, что в нынешние времена редко кому удаётся проработать всю жизнь на одном месте. Люди меняют работу по разным причинам: кто-то ищет карьерного роста, кто-то — достойной оплаты, а кому-то просто не сидится на месте.

Увольняясь, в последний день работы сотрудник должен получить причитающуюся ему зарплату и забрать трудовую книжку. Причём книжку обязаны выдать даже в том случае, если этот сотрудник:

• не сдал материальные ценности или спецодежду;
• не сдал обходной лист;
• является материально ответственным лицом, и по его вине был нанесён ущерб работодателю.

Но это в теории. На практике же нередки случаи, когда работодатель пытается всячески затянуть выдачу трудовой книжки работнику, преследуя какие-то свои цели. Как в такой ситуации объяснить бывшему начальнику, что он очень неправ?

Стоит напомнить ему, что при увольнении работника законодатель разрешает не выдавать трудовую книжку исключительно в двух случаях:

• если сотрудник не вышел на работу;
• если сотрудник отказывается забирать документы.

Наниматель, безосновательно отказывающий в своевременной выдаче трудовой книжки, лишает сотрудника возможности устроиться на другую работу и, таким образом, нарушает его право на труд. И ответственность за такое нарушение несёт не только руководить, но и всё предприятие в целом.

Кроме того, в случае если человек какое-то время не мог работать из-за отсутствия трудовой книжки по вине бывшего нанимателя, такому человеку положена компенсация за весь период вынужденного простоя за счёт этого нанимателя. Так гласит Трудовой кодекс.

Если простое напоминание о нормах закона и ответственности за их нарушение не кажется бывшему работодателю достаточно убедительным, вызволять трудовую книжку придётся с привлечением третьей стороны: трудовой инспекции или суда.

Если работодатель не отдаёт трудовую книжку при увольнении работника, за защитой своих интересов можно обратиться в суд

Причём обращение в Роструд бывает даже предпочтительнее, так как трудовая инспекция в этом случае может провести полную проверку предприятия. А о таком мало кто мечтает, на самом деле.

В любом случае — убеждением, с помощью трудовой инспекции или через суд — у работника есть все возможности отстоять свои права и забрать трудовую книжку. Да, и получить положенную материальную компенсацию.

Заполнение титульного листа

Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.

На этой странице должна содержаться следующая информация:

• Ф. И. О. владельца;
• дата его рождения;
• образование (среднее, среднее специальное, высшее);
• наименование профессии, как в дипломе;
• дата открытия книжки;
• подпись лица, заполнявшего бланк;
• печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только на основании документов, которые представил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Вот так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки:

Заполнение титульного листа трудкнижки: нюансы

Есть ряд нюансов заполнения титульного листа трудкнижки

Прежде всего стоит обратить внимание на то, что:

• сотрудник кадровой службы, подписывающий трудкнижку, должен иметь соответствующие полномочия, оформленные приказом директора фирмы (если это не так, то подписывать документ должен директор);
• норму, по которой с апреля 2015 года российские юрлица вправе не использовать в своей работе печать (ст. 2 закона от 6.04.2015 № 82-ФЗ), Роструд не рекомендует распространять на процедуру заполнения трудкнижки (письмо Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1), так что печать ставить нужно в любом случае, а если ее нет — следует завести.

При этом использование фирмой печати должно быть легитимизировано посредством указания сведений о печати в Уставе организации.

Выше мы отметили, что на титульном листе трудкнижки могут указываться сведения о профессии или специальности сотрудника. Основанием для внесения записей в соответствующую графу должен быть документ, подтверждающий наличие у человека необходимых компетенций. Это не всегда может быть диплом о высшем образовании, поскольку занимаемая человеком должность необязательно будет соответствовать квалификации, полученной в вузе. Например, если сотрудник имеет диплом бакалавра по физике и желает стать помощником инженера по безопасности труда, то ему нужно аттестоваться по соответствующей должности — и только после этого в графу о профессии на титульном листе трудкнижки кадровик сможет внести запись. До того момента данную графу можно не заполнять.

Для того чтобы что-то изменить на титульном листе трудкнижки, нужно:

• зачеркнуть прежнюю информацию непрерывной горизонтальной чертой;
• вписать новую информацию чуть выше или на одной строке с прежними данными);
• на странице трудкнижки, примыкающей к обложке, зафиксировать запись, отражающую суть внесенных изменений (например, «Фамилия изменена на фамилию такую-то на основании свидетельства о заключении брака»).

Бланки новых трудкнижек, как правило, продаются с голограммами, которые подлежат наклеиванию на трудкнижку и используются для защиты тех или иных сведений, фиксируемых в документе: однажды наклеенная голограмма не может быть удалена без повреждения документа. Закон не обязывает работодателей задействовать голограммы, но с их помощью можно, к примеру, защитить номер трудовой книжки, подпись ее владельца или фирмы-работодателя.

Правовые документы, отражающие порядок заполнения

Прежде чем дать рекомендации по заполнению титульников трудовых книжек, уместно перечислить те правовые акты и документы, в которых закреплены основные положения о внесении записей в трудовые книжки.

• Самый важный документ – это Правила ведения и хранения трудовых книжек, которые были утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», где наиболее широко освещены все нюансы их оформления.
• Другой документ — Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69. В нем отражены правила, которыми необходимо руководствоваться, если при заполнении титульного листа трудовой книги были допущены ошибки.
• В российском Трудовом кодексе также есть статьи, посвященные трудовым книжкам — это статьи под номерами 66, 77-81 и 83-84.