Инструкция: учет материальных запасов в бюджетных учреждениях

Особенности учета забалансовых счетов

Учет на забалансовых счетах имеет свои особенности. Прежде всего, это связано с тем, что двойная запись на забалансовых счетах не выполняется. Также как и балансовый счет, забалансовый имеет дебет и кредит, но в отличие от первых, к ним не применимо правило двойной записи. Для того, чтобы учесть какую-либо операцию и выполнить проводку по ее учету, не нужно отражать сумму одновременно по кредиту одного счета и дебету другого.

По дебету забалансового счета отражается поступление объекта, по кредиту – его выбытие. То есть проводки односторонние.

Для удобства ведения бухучета на забалансовых счетах могут быть открыты аналитические счета.

Характеристика забалансовых счетов

001 «Арендованные основные средства» – используется для учета объектов ОС, взятых в аренду. На балансовых счетах этот объект никак не отражается, чтобы его не потерять следует использовать забалансовый счет 001. Стоимость арендованного ОС отражается по дебету 001 проводкой Д001, при возврате объекта арендодателю основное средство снимается с учета, делается односторонняя проводка К001. Подробнее об аренде основных средств читайте здесь.

002 «ТМЦ, принятые на ответственное хранение» – используется для учета товарно-материальных ценностей, принадлежащих другому предприятию и временно хранящихся в организации. Например, товар покупателем оплачен, но еще не отгружен и хранится на складе продавца. Такой товар будет учтен по дебету забалансового счета 002, в момент отгрузки выполнится проводка К002, то есть товар будет снят с учета.

003 «Материалы, принятые в переработку» – его могут использовать организации, имеющие производство, и оказывающие услуги по переработке сырья других организаций. При поступлении давальческого сырья для переработки организация зачисляет его в дебет 003, после того, как процедура переработки закончена, материалы списываются с кредита 003.

004 «Товары, принятые на комиссию» – предназначен для учета товаров, принятых на комиссию организациями-комиссионерами. Аналогично поступление товара на комиссию отражается проводкой Д004, его выбытие К004.

005 «Оборудование, принятое для монтажа» – используется подрядчиками, которые принимают от заказчика оборудование, требующее монтажа.

006 «Бланки строгой отчетности» – предназначены для учета БСО. Организации, применяющие в своей деятельности бланки строгой отчетности, после их получения приходуются в дебет 006, по мере их использования они списываются с кредита 006. БСО приравниваются к кассовым документам, применяются организациями, оказывающими услуги населению и не имеющие кассы. Своим покупателям и клиентам такие организации вместо кассового чека выдаются бланк строгой отчетности, одновременно списав его с забалансового счета 006.

007 «Списанная в убыток задолженность» – если у организации имеются контрагенты, за которыми числится кредиторская задолженность, а шансы вернуть долг минимальны. То сумма задолженности списывается в дебет 007, здесь она числится в течение 5 лет. Возможно, в течение этого срока должник вернет сумму.008 «Обеспечение обязательств и платежей полученные» – данный забалансовый счет используют в процессе своей деятельности залогодержатели.

009 «Обеспечение обязательств и платежей выданные» – здесь организация может учитывать собственное имущество, заложенное в обеспечение своего кредита или займа, или же при поручительстве.

010 «Износ основных средств» – некоммерческие организации здесь начисляют износ ОС.

011 «ОС, выданные в аренду» – здесь организации учитывают основные средства, перееденные в аренду, лизингодатели используют его для учета объектов, переданных лизингополучателю.

Обязательно ли применять забалансовые счета? Конечно, учет на забалансовых счетах должна вести каждая организации при необходимости. Если при проверке, например, налоговой, или при проведении инвентаризации будут обнаружены объекта ОС или ТМЦ, не учтенные на балансовых счетах, то они могут быть приняты излишками. Например, получен объект основного средств в аренду, но он не учтен на сч. 001. Это будет означать, что объект находится в организации, но не будет нигде учтен. Конечно, при проверках возникнут вопросы, что это за объект, и откуда он взялся. В результате он может быть принят излишками организации и принят к учету на 01 счет, что недопустимо в данном случае. Поэтому к учету на забалансовых счетах нужно подходить ответственно и не забывать делать это своевременно.

При составлении отчетности по окончании отчетных периодов учитывать данные забалансовых счетов не нужно.

Что такое план счетов?

План счетов бухгалтерского учета представляет собой схему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности, активов. обязательств в бухгалтерском учете. В Плане счетов приведены наименования и номера (коды) синтетических счетов (счетов первого порядка), перечень которых обязателен для применения организациями, и субсчетов (счетов второго порядка).

Синтетические счета имеют двузначный номер (от 01 до 99), разбиты на восемь разделов, в каждом из которых имеются свободные номера на случай дополнительного введения счетов. Практически в настоящее время используются 62 синтетических счета, остальные номера пока свободны.

Субсчета отдельных синтетических счетов кодируются по порядку в пределах каждого счета.

Забалансовые счета нумеруются по порядку тремя знаками (от 001 до 011), даны в приложении к Плану счетов.

Организации при необходимости могут вводить в рабочий План счетов по согласованию с Минфином России дополнительные синтетические счета, используя свободные номера. Субсчета, предусмотренные в Плане счетов, могут объединяться, исключаться и вводиться организациями самостоятельно.

https://www.youtube.com/watch?v=-nmqS3lKclk

В России, Франции, Германии и в ряде других стран используются единые унифицированные национальные планы бухгалтерских счетов, которые применяются всеми организациями независимо от форм собственности.

Так, в организациях бухгалтерским счетам присваиваются коды и кодовые серии, обеспечивающие высокий уровень компьютерной обработки учетной информации. При этом используются различные кодовые системы. Простейший план счетов, применяющийся в небольших фирмах. предполагает двузначное кодирование.

При более сложных видах хозяйственной деятельности применяется трехзначная система кодирования.

Новый план счетов

Счета активов в системе международных бухгалтерских стандартов трактуются как результаты прошлых событий и источники будущих выгод. Они отражают увеличение или уменьшение различных видов ценностей (имущества). Сюда относятся: касса, векселя полученные, счета к получению, авансом оплаченные расходы, земля, здания, оборудование и т.д.

Счета пассивов рассматриваются как результаты прошлых событий и источники будущих изъятий. На них учитывается увеличение или уменьшение денежных обязательств (долгов), которые делятся на краткосрочные и долгосрочные. К счетам пассивов относят: векселя выданные, счета к оплате, прочие краткосрочные и долгосрочные обязательства и др. Приведенные формулировки практически не противоречат нынешнему представлению об активных и пассивных счетах в российском Плане счетов бухгалтерского учета.

Счета капитала предназначены для отражения средств собственника, вложенных в фирму. Собственный капитал имеет постоянный характер, сальдо по его счетам отражается в балансе. Исключение составляют счета «Изъятие капитала» и «Вложение капитала», которые могут закрываться при реформировании баланса.

Счета доходов и расходов носят название временных средств: в конце отчетного периода они закрываются и определяется финансовый результат работы организации (прибыль либо убыток). Эти счета соответствуют счетам 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» российского бухгалтерского учета.

Сальдо по счетам учета налогов на прибыль фиксируется в балансе аналогично отражению на счете 68 «Расчеты по налогам и сборам» в российском бухгалтерском учете и показывает задолженность либо переплату организации по налоговым платежам. Вместе с тем российский План счетов несколько отличается от применяемых в системе международных бухгалтерских стандартов.

Следует отметить, что единый унифицированный План бухгалтерских счетов, применяемый в России, имеет свои преимущества, поскольку обеспечивает:

1. централизованное единое методическое руководство учетом и отчетностью;
2. контроль за правильностью ведения учета, отчетности и использования имущества организации;
3. сбор информационного материала в целом по стране, регионам и по отдельным организациям, что служит основой для анализа деятельности субъектов хозяйствования на разных уровнях и для принятия конкретных управленческих решений по дальнейшему совершенствованию ведения бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Порядок отнесения имущества к особо ценному движимому имуществу.

Общие критерии отнесения имущества к особо ценному движимому имуществу определены Постановлением № 538. На основании этого документа в каждом ведомстве, субъекте РФ, муниципальном образовании для подведомственных учреждений установлены свои порядки, которыми, в частности, определены стоимостные критерии имущества и конкретные виды имущества, относящегося к ОЦДИ, а также порядок формирования перечня ОЦДИ.

Так, перечень ОЦДИ федеральных государственных автономных учреждений, подведомственных Минспорту, установлен Приказом Минспорта РФ от 02.02.2017 № 61. В данный перечень включаются следующие категории имущества:

1. Вычислительная техника.

2. Информационное оборудование.

3. Машины и иное оборудование.

4. Оборудование систем связи.

5. Оргтехника.

6. Производственный и хозяйственный инвентарь.

7. Средства измерения и управления.

8. Транспортные средства.

Этим же приказом утверждена форма, по которой составляется перечень ОЦДИ учреждениями, подведомственными Минспорту. В ней выделены:

• имущество, балансовая стоимость которого превышает 500 000 руб.;

• иное движимое имущество, без которого осуществление федеральным государственным бюджетным (автономным) учреждением предусмотренных его уставом основных видов деятельности будет существенно затруднено;

• имущество, отчуждение которого осуществляется в специальном порядке, установленном законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Ведение перечней ОЦДИ производится учреждениями на основании сведений бухгалтерского учета о полном наименовании объекта, отнесенного в установленном порядке к особо ценному движимому имуществу, его балансовой стоимости и об инвентарном (учетном) номере (при его наличии) (п. 5 Порядка № 538).

По общим правилам решение учредителя об отнесении имущества к категории особо ценного движимого имущества принимается одновременно с принятием решения о закреплении указанного имущества за автономным учреждением или о выделении средств на его приобретение (п. 4 ст. 3 Федерального закона № 174-ФЗ).

При этом необходимо обратить внимание на разъяснения Минфина, приведенные в Письме от 18.11.2011 № 02-03-10/5026: если ОЦДИ приобретено за счет собственных средств и используется учреждением для выполнения государственного (муниципального) задания, учредителем может быть рассмотрен вопрос о его закреплении за учреждением. Закрепление имущества за учреждением осуществляется по решению учредителя, принятому в порядке, установленном законодательством РФ

Таким имуществом учреждение без согласия собственника уже не вправе распоряжаться. Примером тому является случай, когда при изменении типа бюджетного учреждения – получателя бюджетных средств на автономное учреждение – получателя субсидий имущество, приобретенное за счет приносящей доход деятельности, закреплялось за учреждением и включалось в перечень ОЦДИ.

Отметим также, что Постановление № 538 не содержит ограничений для отнесения имущества автономных учреждений, приобретенного за счет средств, полученных от приносящей доходы деятельности, к категории ОЦДИ уже после изменения типа. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина РФ от 13.01.2020 № 02-07-10/668, от 07.05.2019 № 02-07-05/33148, от 31.08.2017 № 02-06-10/56069. Таким образом, имущество, приобретенное за счет собственных средств, может быть отнесено к категории ОЦДИ (включено в перечень ОЦДИ) исходя из стоимостного или иного критерия в зависимости от того, какой порядок установлен учредителем учреждения.

Таким имуществом (приобретенным за счет приносящей доход деятельности, включенным в перечень ОЦДИ, но не закрепленным за учреждением в установленном порядке) учреждение вправе распоряжаться самостоятельно.

Согласно Письму Минфина РФ № 02-06-10/56069 учреждение при ведении перечня ОЦДИ может предусмотреть обособленно вести в нем два раздела:

1. ОЦДИ, которым учреждение распоряжается самостоятельно.

2. ОЦДИ, которым учреждение не вправе распоряжаться самостоятельно.

Формирование номеров счетов бухучета

При формировании 1-17 разрядов счета бюджетного учета в казенных учреждениях применяются 4-20 разряды кодов бюджетной классификации, используемых для составления и исполнения бюджетов, а в 24-26 разрядах – соответствующие коды КОСГУ.

Что касается бюджетных и автономных учреждений, то для них начиная с 2016 года действует требование об обязательном включении в 15-17 разряды номеров соответствующих счетов бухучета кодов: 

• ;
• ;
• .

23 января 2017 года

Программа повышения квалификации «Бухгалтерский и налоговый учет в госсекторе: последние изменения, типичные нарушения и ответственность за их совершение»

Порядок формирования 5-14 разрядов номера счета бюджетные (автономные) учреждения могут установить в своей учетной политике. В частности, можно будет задействовать коды . Если же учетной политикой вопрос о формировании 5-14 разрядов номера счета не будет урегулирован, то в этих разрядах необходимо будет указывать нули.

И наконец, согласно (в редакции приказа  Минфина России от 6 августа 2015 г. № 124н) в 1-4 разрядах номера счета с 1 января 2017 года бюджетные и автономные учреждения обязательно должны отражать коды и расходов бюджета.

Приказом Минфина России от 16 ноября 2016 г. № 209н предусмотрен ряд исключений из общего порядка формирования 1-17 разряда номера счета. Все новшества обобщены в таблице:

Учреждение вправе задействовать 1-17 разряды номера счета, в котором Инструкциями предусмотрены нули, для ведения аналитического учета. Необходимость такого учета, например, может быть обусловлена дополнительными требованиями по раскрытию информации в отчетности, предъявляемыми органом – учредителем. Соответствующие положения надо утвердить в учетной политике.

Как организовать учет спецодежды

Учреждения обязаны выдавать своим сотрудникам средства индивидуальной защиты при выполнении трудовых функций. Об этом говорит Приказ Минздравсоцразвития России от 01.06.09 № 290н. То, какая именно спецодежда нужна данному работнику, выявляется по итогам аттестации рабочих мест. В ходе аттестации также определяется, как должны быть сертифицированы средства защиты для выполнения определенной работы.

Термином «спецодежда» для простоты объединяют понятия «специальная одежда», «специальная обувь» и «средства индивидуальной защиты». Стоимость и срок годности объектов спецодежды могут быть разными, но в любом случае они считаются мягким инвентарем, для учета которого предназначены счета вида 0 105X5 000 (Инструкция № 157н «Об утверждении единого плана счетов…»):

• 0 10525 000 «Мягкий инвентарь — особо ценное движимое имущество учреждения»;
• 0 10535 000 «Мягкий инвентарь — иное движимое имущество учреждения».

Что такое забалансовые счета?

Они имеют код из трех цифр — 001, 002, … 011. Их перечень включен в типовой счетный План.

На забалансовые счета не распространяется правило двойной записи. То есть сумма операции отражается только один раз – либо по дебету, либо по кредиту.

По структуре забалансовые счета можно отнести к активным – при поступлении имущества, возникновении условных прав и обязательств сумма отражается по дебету, при выбытии и прекращении временных права и обязательств – по кредиту.

Типовой счетный План имеет 8 разделов, посвященных балансовым счетам. Забалансовые счета находятся в конце Плана вне основных разделов. Этим лишний раз подчеркивается, что данные счета не относятся к основным, не включаются в баланс, а являются лишь вспомогательными для учета стороннего имущества, временных прав и обязательств.

При составлении бухгалтерской годовой отчетности их показатели не учитываются.

В типовом унифицированном Плане предусмотрено 11 забалансовых счетов.

001 — Арендованные основные средства

Забалансовый счет 001 показывает сведения об ОС, взятых во временное пользование, отражаются по сумме оценки, указанной в договоре аренды.

• Дебет 001 — отражается поступление ОС, взятых в пользование на ограниченный срок, по сумме оценки, указанной в договоре аренды,
• Кредит 001 – показывается выбытие арендованных ОС при их возврате арендодателю.

002 — ТМЦ, принятые на ответственное хранение

Счет 002 используется компаниями покупателями для учета ТМЦ, взятых на временное хранение.

• Дебет 002 — отражается поступление ТМЦ на ответственное хранение,
• Кредит 002 – возврат ТМЦ, взятых на ответственное хранение, владельцу.

003 — Материалы, принятые в переработку

Забалансовый счет 003 необходим для учета, так называемого, давальческого сырья – показываются данные о сырье и материалах заказчика, принятых в переработку, предприятием такое сырье не оплачивается, а возвращается владельцу в составе готовой продукции.

 004 — Товары, принятые на комиссию

Забалансовый счет 004 – применяется организациями-комиссионерами, которые отражают товары, принятые по договору комиссии от комитента.

 006 – Бланки строгой отчетности

Счет 006 – учитывается движение БСО.

• Дебет 006 отражается поступление БСО по условной оценке,
• Кредит 006 – расход БСО (выдача).

 007 – Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов

Cчет 007 – учитывается дебиторская задолженность, не возвращенная дебиторами и списанная в убыток (долги, не реальные для взыскания, а также по которым истек срок исковой давности), такая безнадежная задолженность учитывается за балансом в течение 5 лет для наблюдения за возможностью ее взыскания, если изменится финансовое положение должника.

• Дебет 007 — отражается списанная дебиторская задолженность, не возвращенная дебиторами,
• Кредит 007 — отражается либо возврат задолженности должником, либо запись о снятии задолженности с учета из-за ликвидации организации должника, либо при истечении 5-тилетнего срока учета такой информации.

008 – Обеспечение обязательств и платежей полученные

Забалансовый счет 008 – учитываются суммы гарантий, полученных от других организаций в обеспечение выполнения каких-либо обязательств (оплата полученных товаров, возврат займа), а также в обеспечение оплаты товаров, проданных покупателям. Сч. 008 обычно используют ломбарды для учета имущества, полученного в залог.

• Дебет 008 — отражается сумма полученной гарантии от другой организации,
• Кредит 008 – списание суммы гарантии после выполнения обязательства, под которое получена гарантия (например, оплатили полученный товар, погасили заем).

009 – Обеспечение обязательств и платежей выданные

Cчет 009 – учитываются суммы выданных гарантий в счет исполнения каких-либо обязательств – залоги, поручительство, задатки.

• Дебет 009 — учитывается сумма выданных гарантий другому лицу в обеспечение выполнения обязательств сторонней организацией (оплата полученных ею товаров, возврат займа и т.д.),
• Кредит 009 – списание этих гарантий по мере исполнения обязательств.

 010 – Износ основных средств

Забалансовый счет 010 – показываются суммы износа по объектам жилищного фонда, внешнего благоустройства, лесного и дорожного хозяйства и т.д.

• Дебет 010 — отражается начисление износа,
• Кредит 010 – списание износа при выбытии объектов.

 011 – Основные средства, сданные в аренду

Cчет 011 – отражаются данные об объектах ОС, переданных во временное пользование, в случаях, когда данные объекты необходимо учитывать на балансе арендатора.

Правовое регулирование

Казенщики являются отдельным типом государственных и муниципальных организаций, созданных для выполнения госзаданий и муниципальных заданий или осуществления функций органов власти, финансируемых за счет средств соответствующего бюджета на основании бюджетной сметы. Правила организации и ведения бухучета в казенных учреждениях регламентируют:

• федеральные стандарты БУ, регламентирующие отраслевые методы учета;
• методические рекомендации, письма и пояснения Министерства финансов РФ и отдельных ведомств в части урегулирования вопросов по ведению БУ.

В основную систему нормативного регулирования бухучета относят региональные и муниципальные нормативные акты, устанавливающие отдельные правила учета и составления отчетности.

Приход спецодежды

Спецодежда ставится на учет учреждения по фактической стоимости. Из чего эта стоимость складывается? В основе, конечно, лежит стоимость непосредственно одежды. К ней добавляются дополнительные затраты на доставку, оплату услуг посредников, пошлины, иные возможные расходы, возникшие во время покупки и подготовки к эксплуатации. Все эти суммы бухгалтер сначала собирает на счете 0 10600 000 «Вложения в нефинансовые активы». Только после этого спецодежду можно принять к учету.

Если никаких дополнительных затрат не было, тогда спецодежда приходуется сразу на счет 0 105X5 000.  Рассмотрим этот вариант на примере.

Пример 1.

ГБОУ «Техникум машиностроения» за счет средств субсидии на выполнение госзадания приобрел у ООО «Сила» 10 комплектов спецодежды для преподавателей технических дисциплин. Общая стоимость — 59 000 руб., в том числе НДС — 9 000 руб. Также учреждение перевело 2 360 рублей (без НДС) в адрес транспортной компании ООО «Миг» в качестве оплаты за доставку. Предположим, что купленная спецодежда не относится к особо ценному имуществу.

Бухгалтер ГБОУ должен сформировать следующие проводки:

Отметим, что в учреждениях разных типов есть свои нюансы учета спецодежды. Например, казенные учреждения получают ее в рамках централизованного снабжения. Документально передачу подтверждают с помощью извещения (ф. 0504805).

Проводки зависят от уровня бюджета и статуса учреждения:

Получив спецодежду, учреждение обязано промаркировать ее. Процедуру контролируют руководители и бухгалтеры. Подробно порядок маркировки мягкого инвентаря описан в  Инструкции № 157н.