Как стать хорошим руководителем: топ-8 способов управлять коллективом

Как быстро влиться в коллектив

Оптимальный вариант поведения нового руководителя компании соответствует выражению «тише воды и ниже травы». Такой стиль руководства следует выдержать как минимум в течение месяца и присмотреться к коллективу, а также происходящим бизнес-процессам. Такая тактика будет полезна не только для директора, но и для всего коллектива, который тоже переживает стрессовую ситуацию.

При этом очень многие новоиспеченные руководители ошибочно полагают, что нужно предпринимать активные действия по развитию действующего бизнеса, внедрять новые идеи, чтобы как можно быстрее проявить себя, выделиться перед партнерами и персоналом, а также показать свой авторитет. Они думают, что если не показать себя с первых дней на новой должности, то в компании их будут считать неспособными принимать решения, не будут воспринимать и уважать как руководителей. Но такие мысли станут посещать, скорее всего, внутренне «незрелых» и мало уверенных в себе и своих силах руководителей.

Директору лучше выбрать такую тактику, при которой он будет анализировать ситуацию, знакомиться с предприятием, происходящими бизнес-процессами, коллективом и деловыми партнерами. На самом деле именно сотрудники смогут поделиться полезной информацией и помогут разобраться в особенностях этой сферы бизнеса, это поможет организовать работу компании в будущем.

В самые первые дни на новой должности руководитель должен провести общее собрание и познакомиться со своим коллективом. Нужно представиться и в спокойной и доброжелательной обстановке немного рассказать о себе, а после выслушать представителей коллектива. Это позволит узнать о самой компании, ее традициях изнутри, а также быстрее вникнуть в работу. На этом собрании следует поделиться с коллективом своими планами, а также позволить высказаться сотрудникам по поводу озвученных идей и нововведений

Для руководителя важно дать понять подчиненным, что он не намерен проводить кардинальную реорганизацию, сокращать персонал и менять устоявшиеся рабочие процессы. Тем не менее, если от сотрудников вам необходимо выполнение определенного функционала, норм поведения и прочего, то дайте им знать об этом на первой встрече, но в такой форме, чтобы они поняли необходимость и выгоду нововведений скорее для себя, нежели для вас

«Продайте» им ваше нововведение, покажите все его выгоды для сотрудников, чтобы оно «зашло» без сопротивления.

Следующим важным шагом будет оптимизация имеющихся трудовых и материальных ресурсов компании, а также внедрение новых методик, процессов и технологий, которые наиболее актуальны в настоящий момент. На этом этапе руководителю нужно проявить твердость и контроль за выполнением своих распоряжений, не забывая об обратной связи с коллективом. Чтобы подчеркнуть свою полезность, директор может взять на себя выполнение части обязательств по реализации своих нововведений, это позволит ему лучше познакомиться с происходящими процессами и увидеть ситуацию изнутри.

Создание благоприятного климата в коллективе

Многие делают акцент исключительно на собственном авторитете, желании продемонстрировать своё «я».

Не стоит под напором продавливать собственные интересы, важно уметь слышать подчинённых, так как они способны не хуже руководителя генерировать интересные идеи. Прислушивайтесь к взгляду со стороны, узнавайте чаще точку
зрения подчинённых

Тогда они будут чувствовать себя свободно, смогут получать
удовольствие от рабочего процесса и будут уважать своего Босса. Можно ввести
практику анонимного письма или возможности излагать предложения в электронном
формате. Таким образом, можно стимулировать рабочую деятельность подчинённых,
вселить в них желание трудиться на благо общего дела

Прислушивайтесь к взгляду со стороны, узнавайте чаще точку
зрения подчинённых. Тогда они будут чувствовать себя свободно, смогут получать
удовольствие от рабочего процесса и будут уважать своего Босса. Можно ввести
практику анонимного письма или возможности излагать предложения в электронном
формате. Таким образом, можно стимулировать рабочую деятельность подчинённых,
вселить в них желание трудиться на благо общего дела.

Титанический отдых

Много мнений, есть ли польза от корпоративных мероприятий. Мое мнение, однозначно, есть. Однако,  нельзя перегнуть палку и собираться, скажем, ежемесячно. Нельзя всех под одну гребенку – сажать на велосипеды или на коньки.

Нужно учитывать возрастной ценз сотрудников, и не применять жесткую силу уговоров – в обязательном порядке! Лояльно. А мероприятия должны быть, и чем креативнее они, тем интереснее. Рыбалка, уха, грибы, ягоды, пошуршать листиками с фотосессией (с наградой за лучший снимок), веревочные тренинги, квесты, кулинарные поединки.

Люди по-другому раскрываются в неформальной обстановке. Завязываются не просто отношения с коллегами, а дружественные. Строгий Сергей Петрович вдруг предстает балагуром с гитарой. Неприступная бухгалтер Зоя Ивановна – чудесным кулинаром. Дружеская атмосфера проведенного вместе выходного, потом долго будет витать в коллективе. Повышая не только настроение, но и производительность.

  Вариантов масса, главное тупо не ограничиваться – кафе на Новый Год. Лучше на природу под елку – шашлыки жарить. Вот это сближает. А простые ресторанные  действа, к сожалению, часто будят  зеленого змея, о котором потом как-то неприятно вспоминать.

Лайфхак

Конечно, и тут надо подойти с умом, через наблюдение. Практически в любом коллективе есть человек или массовик затейник, или просто, в ком-то бьется организаторская жилка. Разглядите эту жилку, развейте ее. Пусть человек организовывает корпоративные мероприятия. Обязательно со сценарием, хотя бы минимальным.

Мое мнение, очень много можно добиться с помощью конкурсов на самые разные темы. Это благодатная почва, во всех сферах жизни. Это ключ зажигания – включает соревновательный момент и человеческую струнку «быть лучше,  популярнее, креативнее».

При подготовке на  корпоратив – устройте конкурс на лучший сценарий. Будете читать, обхохочетесь. Не забудьте, что  любой конкурс, должен быть с призами. Хоть шоколадка, хоть красивая ручка, цена не имеет значения, сам факт.  Кстати, мощный нематериальный стимул.

Кто то, читая, будет думать, где найти время для всего этого – наблюдения, конкурсов, и прочей «муры». Ответ прост — делегируйте по максимуму.

При понимании участков работы, и знании характеристик сотрудников, уже можно перераспределять, делегировать более широко свои полномочия. А уж если бизнес-процессы сначала оптимизировать, а потом автоматизировать, то бизнес «взлетит».

Надеюсь,  советы, как стать успешным руководителем, были Вам полезны. Призываю, все пробовать на себе, искать свои, уникальные инструменты. Не торопить время, руководителями не рождаются, а идти вперед и побеждать.

А если возникло недопонимание, то полную информацию можно найти в подборке книг  для личной бизнес-библиотеки со скидкой 10%.

Возникшие вопросы,  присылайте сюда:     Центр заботы о клиентах

С верой в Ваш успех,

Светлана Васенович

Как правильно общаться в коллективе?

В процессе работы Вы ежедневно находитесь со своим коллективом под одной крышей. Помимо рабочих моментов существует межличностное общение, которое нужно уметь выстраивать правильно. Систему ролей никто не отменял, Вы всегда руководитель, сотрудник всегда подчиненный. Субординация тоже штука неплохая. Она помогает поддерживать нужный уровень дисциплины и помогает рабочей обстановке не скатиться в формат дружеской болтовни. Но во всем нужно знать меру. Как же правильно общаться с коллективом, когда Вы руководитель?

Перед Вами – 6 простых правил общения с коллективом, при соблюдении которых коммуникация будет выстраиваться сама собой.

• НЕ ПРИМЫКАЙТЕ к отдельной группе сотрудников, общаться абсолютно со всеми
• Ни в коем случае НЕ ОБСУЖДАЙТЕ одних работников с другими
• СОБЛЮДАЙТЕ нейтралитет в любых спорах
• СЛУШАЙТЕ каждого
• УВАЖАЙТЕ мнения
• Твердо ВЫРАЖАЙТЕ свою позицию по наиболее важным вопросам

Только сочетание делового и межличностного общения позволит Вам выстроить хорошие отношения с сотрудниками без потери их уважения и любви.

Что делать, если вы пришли со стороны

Это наилучший сценарий: вы можете выстроить репутацию с нуля. Решающей для вас станет первая неделя в компании. Разбейте ее на этапы.

Не ориентируйтесь на чужое мнение

Обычно новому руководителю дают общие справки про сотрудников. Не прислушивайтесь к ним и знакомьтесь с подчиненными без предубеждений. Так у вас сложится свое мнение о каждом члене команды.

Согласуйте стратегию работы 

Утвердите ее у генерального директора или учредителя. Обозначьте конкретные сроки и результаты, которых вы должны достичь. Так вы покажете руководству, что вы системный и предметный человек, который не про лирику, а про деньги.

Организуйте встречу с топ-менеджментом

Пригласите на нее несколько топов и узнайте, что происходит в компании, к чему движется бизнес и как они видят ситуацию. Собирайте их вместе, потому что по отдельности они могут противоречить друг другу. Выслушайте их и расскажите о своих принципах работы: кто вы и какие у вас достижения? Почему вас пригласили на это место? Какие у вас ценности? За что вы поощряете сотрудников, а за что, наоборот, увольняете? 

Эти топ-менеджеры — ваши ближайшие коллеги и судьи, поэтому вы должны показать свою авторитетность при первом знакомстве. В конце встречи расскажите им о своей стратегии работы и получите одобрение.

Организуйте встречу с руководителями подразделений

Делайте это, если вверенный вам штат сотрудников очень большой и управлять им в одиночку нереально. Найдите трех-четырех ведущих сотрудников, которые будут отвечать за весь коллектив. Через них вы будете управлять остальными, отдавать приказы и требовать результат. 

Не спрашивайте их мнение о сотрудниках — просто познакомьтесь, узнайте, как дела «в полях», и расскажите о своих целях. Кстати, с этого дня вам предстоят еженедельные совместные встречи — сразу зафиксируйте это.

Разработайте регламент работы

Он должен включать в себя общий график работы, ваши задачи и задачи каждого сотрудника. Определите сроки и ресурсы для выполнения задач, а во главу регламента поставьте общую цель. Назначьте даты общих собраний и закладывайте на каждое не более часа. 

В моих компаниях собрания проходят каждый будний день. По понедельникам мы обсуждаем продажи, по вторникам — финансы, в среду говорим о маркетинге, в четверг — об услугах и сервисе (либо о качестве производства, либо об уровне удовлетворенности клиента), а пятницу посвящаем продукту.

В этих собраниях должна участвовать только целевая аудитория — не устраивайте огромные встречи, которые растянутся на три часа. Пусть это будет несколько ключевых сотрудников, каждый из которых кратко представит свою повестку. 

Кто может управлять коллективом

Многие предприниматели и директора годами не могут найти руководителя, который отвечал бы их требованиям. Казалось бы, что может быть проще? Разве мало желающих подняться вверх по карьерной лестнице? Оказывается, не все так однозначно.

Лучший продавец может не стать хорошим менеджером, талантливый хирург, скорее всего, будет плохим главврачом, из блестящего конструктора с двумя высшими образованиями получится отвратительный начальник бюро.

Так кто же все-таки может успешно управлять коллективом? Ответ один. Чтобы стать успешным руководителем, необходимо быть отличным управленцем. Уметь организовывать рабочий процесс, создавать должный микроклимат в коллективе, быть лидером и в какой-то мере учителем.

Каковы базовые принципы руководства?

Немного теории. Выпишите и разместите эти принципы у себя перед глазами, чтобы не забывать.

Ответственность.

После того, как Вы сделали выбор, Ваши идеи и слова превращаются в действия, которые касаются как работы компании, так и каждого сотрудника. Ответственный руководитель – тот, кто не боится принимать взвешенное решение и не скидывает эту обязанность на других

Это очень важное качество, которое высоко ценится другими людьми

Делегирование полномочий.

Ваша задача – грамотно распределять обязанности и организовывать работу сотрудников для достижения общей цели, а не делать работу за сотрудника или перекладывать свою работу на других. Руководитель – это координатор. Он знает, что и как нужно сделать лучше, поэтому может организовать работу так, чтобы потенциал каждого сотрудника использовался по максимуму.

Уважение человеческого достоинства.

Человечность, внимательность к каждому подчиненному, выстраивание коммуникации, терпение и признание своих ошибок делают из начальника настоящего духовного лидера, которого любят и уважают.

Командное единство.

Вы и ваши сотрудники – звенья одной цепи, работающие на результат. От успехов и неудач каждого зависит будущее компании, Вы должны четко это понимать и как капитан поддерживать командный дух в самые тяжелые моменты.

Горизонтальное сотрудничество.

Бюрократизм и строгая вертикаль власти «начальник-подчиненный» не повысят эффективность работы, а уж тем более не дадут сотрудникам нужной мотивации. Не забываем, мы все здесь – ради общей цели, поэтому стараемся быть полезны друг другу и решаем возникающие проблемы вместе.

Справедливость.

Каждое достижение сотрудника должно быть отмечено публично, каждая ошибка должна быть замечена и отмечена наедине. Плохих и хороших сотрудников не бывает. Бывают люди, работающие с энергией и энтузиазмом, и те, которым не хватает мотивации. Плохо работающий сотрудник – показатель неэффективности Вашего управления, работайте над этим. В коллективе все равны.

Научиться делегировать задачи

Ключевая ошибка многих неопытных руководителей — после повышения продолжать свою работу специалиста и еще стараться выполнять задачи подчиненных. Но руководитель не Шива: у него не 10 рук, чтобы работать за всех. Для управленца сотрудники — ресурс, который нужно разумно использовать для достижения целей. Поэтому важный навык руководителя — умение делегировать.

Помимо контроля, другая важная функция руководителя при делегировании — подробно разъяснить подчиненному поставленную задачу, а главное — предоставить полномочия и все необходимые инструменты для ее выполнения. Чтобы ничего не забыть, лучше сформулировать задачу в письменном виде. Конечно, проще перекинуть задачу сотруднику на бегу в коридоре, но в таком случае не стоит ожидать желаемого результата и можно сразу готовиться переделывать все самому так, как нужно.

Однако у делегирования есть и обратная сторона. Надо помогать сотрудникам, но ни в коем случае не стоит брать на себя задачу обратно. Эта ошибка называется обратным делегированием, чтобы ее избежать, постарайтесь помочь сотруднику советом или подскажите следующий шаг, или пригласите вместе подумать над выполнением задачи, однако помните, что ответственность за выполнение задачи должна остаться на том, кому вы ее передали.

Как преодолеть недопонимание с сотрудниками?

Первое, с чего стоит начать, это ошибки, которые допускает каждый начинающий руководитель во взаимодействии со своими подчиненными. Как к этому относиться?

Даже самый коммуникабельный человек сталкивается с недопониманием, особенно когда он – руководитель. Всем понравиться невозможно и с этим нужно смириться – конфликтные ситуации будут и не раз. Обычно это происходит в самом начале. Ваши сотрудники – это команда, с которой нужно преодолевать препятствия и двигаться к общей цели, но поначалу будет «притирка». Вы будете узнавать друг друга, в том числе через конфликтные ситуации.

Отличие хорошего руководителя от плохого в том, что первый всегда говорит по делу. И если на Вашу оправданную претензию ответили слишком резко, не стоит принимать вину на себя. Лучше всего проанализировать все случившиеся конфликты с сотрудниками и сделать правильные выводы, посмотрев на ситуацию с разных сторон, поставив себя на место сотрудника. Допустим, Вы вспомнили 10 конфликтов и поняли, что в половине из них были неправы, совершили ошибку. Извинитесь перед человеком и работайте дальше. Иными словами – не закрывайте глаза на свои оплошности, превращайте ошибки в ресурс для дальнейшего развития.

Что должен уметь крутой начальник

Существует мнение — какой начальник, такие и сотрудники. И это правда. Подобное притягивает подобное. Руководитель стоит во главе пирамиды, и ценности, которые он транслирует в мир, собирают вокруг него команду похожую на него. Те, кто отличается, рано или поздно уходят.

Чтобы понять, как стать хорошим начальником, нужно знать, что нужно уметь и делать. Крутой босс должен:

• Быть честным. Достаточно несколько раз соврать, и коллектив перестанет доверять своему руководителю.
• Не только отдавать команды, но объяснять и аргументировать свои решения. Например, “навешивая” на человека дополнительные обязанности, необходимо объяснить — чем вызвана эта необходимость, на какое время и какие бонусы ждут сотрудника в результате.
• Понимать, на каком месте какой человек будет наиболее ценен. Не бояться производить рокировку, если она принесет в результате пользу.
• Уметь принимать решения и не перекладывать ответственность за свои ошибки на других.
• Быть жестким, если это необходимо.
• Ориентироваться в своей сфере. Начальник, который абсолютно ничего не понимает в процессе производства продукта или услуг, будет выглядеть смешно. Он просто не сможет разговаривать с подчиненными на одном языке.
• Смотреть на несколько шагов вперед, быть в курсе и мыслить на перспективу. Мир сейчас стремительно меняется и совершенствуется, появляются новые технологии. Чтобы не оказаться в аутсайдерах, нужно всегда держать “нос по ветру”.

УКРОЩЕНИЕ ХАОСА НА РАБОТЕ

Почему сотрудники могут не понимать причину перемен и не разделять взгляды управляющего состава?

Персонал — основное конкурентное преимущество любой компании. Скопировать инновации можно уже на следующее утро после их появления, а вот приверженность персонала духу и идеалам компании не скопируешь.

Мы все являемся внутренними клиентами своей компании. Стандарты должны быть единые.

Если у нас трудности, мы идем к своим клиентам и просим понять сложившуюся сложную ситуацию, необходимость изменения условий договора. Здесь все то же самое. Мы идем к персоналу и просим понимания и осознания перемен.

Как повысить эффективность на работе в условиях неопределенности и хаоса?

В условиях перемен руководитель должен иметь четкую стратегию и план действий, чтобы избежать ситуации, которую мы наблюдали в одной компании. На фоне внедрения изменений постоянно менялась юридическая структура компании, вносились изменения в условия работы с поставщиками, менялась зона ответственности подразделений. Изменения стали не процессом улучшений, а каким-то сумасшедшим домом. Работники опустили руки, работали без старания, поскольку знали, что завтра все опять будет перестраиваться по-новому.

Четкий осознанный план корректирующих действий, выверенный курс — это ключевое преимущество топ-команды в период перемен. Чаще хаос возникает в компаниях, начавших изменения без аудита бизнес-процессов.

Как повысить ответственность и эффективность работы персонала?

Упраздните роль контролирующих подразделений. Ответственность персонала и его эффективность вырастут автоматически, поскольку работники будут знать, что за ними никто проверять не будет. Вся вина за брак, недокомплект заказа или плохо выполненную работу будет на них. Свалить ее не на кого!

Такой подход дает существенную экономию фонда оплаты труда

Правда, здесь важно не перейти грань. Есть предприятия с действующей системой менеджмента качества, где отмена дополнительных точек контроля означает существенные нарушения

Это не то. Это трогать нельзя. Аудит бизнес-процессов в помощь.

Как не загнать себя в психологические ловушки?

Несмотря на то, что все мы – существа социальные, общение может навредить нашей психике. В каких случаях? Каждый деятельный руководитель испытывает огромное психологическое давление и подчас не знает, как с ним справиться. Общаясь с подчиненными, велик риск загнать себя в психологическую ловушку. Какими они бывают?

Ловушка страха: реального и мнимого.

Страх не возникает просто так. Это негативный опыт, испытав который, Вы начали бояться подобных ситуаций. Один раз обратились к сотруднику с претензией – получили кучу негативных слов в своей адрес и теперь боитесь твердо выражать свою позицию, постоянно ищете компромисс. Или еще хуже – ситуации не было вовсе, Вы просто представили, как плохо все может получиться, поэтому боитесь. Это мнимый страх. Руководителю порой просто необходимо принимать твердое решение, которое нужно исполнить, поэтому от подобных страхов нужно избавляться. Проработайте ситуацию и поймите, что это частный случай (помните, мы говорили про ошибки). Ошиблись – идите дальше. Не позволяйте страху негативно влиять на Ваше руководство.

«Виноватый ребенок»

Чувство вины можно обрести по-разному. Оно может сидеть внутри Вас всю жизнь, а может прийти незаметно в ходе какой-либо ситуации. Не культивируйте в себе чувство вины, это чувство вредно, особенно для лидера! Если после очередного конфликта с подчиненным Вы чувствуете себя виноватым, сделаете следующее:

1. Составьте список своих «погрешностей» и поймите, что не сделали чего-то сверхужасного. Подобные оплошности совершают многие люди.
2. Смотрите на себя любящими глазами. Тогда сотрудники будут смотреть на Вас так же.
3. Научитесь прощать себя и отпускать ситуацию.

Ловушка излишнего сострадания

Чуть ниже мы будем говорить о том, что нужно уметь выслушивать людей в коллективе, помогать советом, мотивировать и вдохновлять. Но главное — делать это без ущерба для себя. Будьте сострадательны, но не жалостливы – тогда вы действительно поможете человеку справиться с проблемой.

1. Не становитесь «жилеткой» для всех. Иначе в ближайшем будущем Вас ждет нервное истощение.
2. Вселяйте в людей уверенность. Вместо часового выслушивания жалоб сотрудника говорите ему: «Чем конкретно я могу тебе помочь?» Это будет намного эффективнее для обеих сторон.

ЧЕГО НЕ ДОЛЖЕН ДЕЛАТЬ РУКОВОДИТЕЛЬ

Какое основное правило вы используете в эффективной работе команды?

Главное правило — не раздувать штат. Если человек хочет работать, он не боится взять на себя больше работы, зная, что получит за это материальное вознаграждение.

В некоторых наших точках очень большой поток клиентов в обеденный перерыв, поэтому требовались дополнительные сотрудники на пятидневку. В данной ситуации директора кондитерских решили, что в часы пик сами станут к прилавку, а деньги, выделенные на зарплаты дополнительным сотрудникам, будут премиальным фондом.

Если замотивировать человека, можно распределить работу между всеми, не раздувая штат

Для этого важно, чтобы каждый сотрудник чувствовал себя частью всего организма и понимал, что от него зависит качество работы и имидж компании в целом

Какую роль играет руководитель в управлении компанией?

Плох тот руководитель, который не присутствовал три дня на работе и в его отделе за это время начался беспорядок. Теоретически, если все топ-менеджеры компании одновременно уйдут в отпуск, ничего не произойдет. Люди все на своих местах, и они четко знают, что делать.

Однако всегда могут возникнуть внештатные ситуации. Например, пресловутое отключение света. Можно представить, какие потери понесет производственная кондитерская компания, если света не будет буквально 5–6 часов.

В такие моменты человек, принимающий решение на уровне судьбы всей компании, должен находиться в эпицентре событий. Один из топ-менеджеров. Сейчас многие вопросы можно решить по телефону, скайпу, но личное присутствие руководителя в случае ЧП и успокоит, и поддержит сотрудников.

У нас сложный, технологический бизнес. Когда речь идет о продукте питания, а тем более скоропортящемся, решение порой приходится принимать молниеносно. Иногда именно топ-менеджер увидит то, что не увидят другие. В нашем бизнесе настолько сложная технология, большой ассортимент, высокая ответственность, что дело требует присутствия на месте хотя бы одного топа.

Неправильно, когда лидер постоянно ведет бизнес на расстоянии. Это начало конца. Когда тот, кто вкладывал душу, начинал дело, уходит, оставив бизнес на кого-то, это не есть хорошо. Но уехать на две недели в отпуск без волнений может любой из наших руководителей.

Сейчас мы активно развиваемся, охватывая Владимировскую, Ивановскую, Костромскую, Ярославскую области и город Казань. Наши ближайшие планы — Москва. То есть мы планируем расширить географию на все города в радиусе 400 км. С большими расстояниями логистика пока не справится, так как продукция скоропортящаяся. Контроль в этом вопросе уже налажен — проработаны все бизнес-технологии.

Важные моменты контроля удаленных офисов: сильный руководитель на месте, его тесная связь с центральным офисом и налаженная система доставки. В компании работают круглосуточные службы, операторы, логисты, так как накладные на транспорт, отгрузка продукции — это непрерывные процессы. В каждом регионе есть представитель, работающий в нашем штате. Ему подчиняются люди из его региона.

Нам легко контролировать продажи в каждом регионе: мы знаем, на какие продажи и в какой точке следует рассчитывать. Если продажи падают, мы тут же высылаем специалиста из головного офиса, который разбирает ситуацию на месте. В радиусе 400 км в командировку можно съездить в течение дня.