Оформление личного дела работника

Что такое личное дело сотрудника

Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

• копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
• документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
• документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
• прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
• документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).

Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Если организация решила вести личные дела, то их необходимо учитывать в Журнале регистрации личных дел. Для личных дел госслужащих его принято вести в бумажной форме, прошивая и удостоверяя подписями руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью организации. Такой Журнал обычно заполняется пока в нем есть место на протяжении нескольких лет сведениями о заводимых личных делах (это т.н. «переходящее» дело). После окончания Журнал необходимо закрыть по всем правилам: оформить итоговую запись о количестве зарегистрированных личных дел, если были ошибки в нумерации, то упомянуть это, и подписать (обычно это делает руководитель кадровой службы с указанием даты).

Номер личного дела из Журнала переносится:

• в обязательный учетный документ – личную карточку (раньше для ее заполнения использовалась форма № Т-2, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, теперь многие продолжают ею пользоваться, просто утвердив ее легитимность на своей территории) и
• на обложку личного дела (см. «5» в Примере 3).

Обложка папки личного дела является его титульным листом. Ее форма приведена в Приложении № 28 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила хранения). Правда в этой форме самыми крупными буквами написано «Дело №___ Том №___ », а личные дела редко составляют несколько томов, потому уже давно эти сведения принято заменять на «Личное дело №___ » (см. о в Примере 3). На место заголовка дела вписывается Ф.И.О. работника полностью в именительном падеже (цифра «2» там же).

Местоположение других сведений может варьироваться (это не принципиально). Чаще всего организации закупают уже готовые папки с нанесенными типографским способом полями, которые заполняются от руки. Реже титульный лист набивают на компьютере и распечатывают, потом приклеивают на обложку папки, но срок хранения дела длительный и со временем этот приклеенный лист может сильно пострадать.

Датой начала личного дела (см. цифру «3») является дата приказа о приеме на работу (даже если она отличается от даты трудового договора). А датой окончания – дата приказа об увольнении, даже если последний день работы человека в организации был позже.

Индекс дела (цифра «4») переносится из текущей номенклатуры дел. В организации в 2021 году будет как минимум 2 разных дела:

• с постоянным сроком хранения для личных дел руководителей и
• с 50-летним для личных дел остальных работников (напомним, что нормативно установленные сроки хранения организация может изменять в сторону увеличения).

Даже если правила формирования дел, принятые в вашей организации, подразумевают индивидуальный подход к большему числу категорий работников, но при этом сроки хранения личных дел всех категорий работников кроме высшего руководства одинаковые, то надобности заводить для них в номенклатуре дел отдельные строки – нет!

Номер дела (цифра «5» в Примере 3) переносится из Журнала регистрации личных дел работников. Там личные дела обычно нумеруются валовым порядком, хотя возможно и использование индексов для отображения категорий работников.

Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.

Номер фонда и наименование архивного учреждения (цифры «6» и «7» там же) заполняются, только если ваша организация является источником его комплектования. Количество листов («8») и номер описи по личному составу («9»), в которую включается данное дело, заполняют при его подготовке к передаче в архив из отдела кадров на следующий год либо в течение 3 лет после увольнения соответствующего человека. Срок хранения («10») лучше заполнить тогда же (а то мало ли что еще может поменяться).

Ответственность за ведение личных дел

Вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, поэтому работодатели должны соблюдать нормы и требования Закона о персональных данных и гл. 14 ТК РФ. Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуем оборудовать отдел кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел. Помните, что в силу ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, предусмотренном федеральными законами.

Согласно пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника. Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, такого работника необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст. 193 ТК РФ.

Под материальным ущербом в этом случае понимается возмещение работодателем морального вреда работнику, а работником возмещается прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, а также третьим лицам (ст. 238 ТК РФ). Если вред работнику был допущен по вине лица, которое было ответственно за неразглашение персональных данных, работодатель может привлечь это лицо к материальной ответственности за ущерб, который был нанесен работнику такими действиями. В соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну.

Так, административным законодательством предусмотрено наложение административных штрафов за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных).

Статьей 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 500 до 1 000 руб. для должностного лица, от 5 000 до 10 000 руб. — для организации.

В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ лицо, разгласившее информацию, доступ к которой ограничен федеральным законом, при условии получения доступа к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей должно быть подвергнуто административному штрафу. Размер штрафа для гражданских лиц составляет от 500 до 1 000 руб., для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб.

Если работник, ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, злоупотребляя своими служебными полномочиями, распространяет сведения, хранящиеся в личном деле, о частной жизни других работников без их согласия, он может быть привлечен к уголовной ответственности. Так, за незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих личную или семейную тайну, либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации ст. 137 УК РФ предусматривает такие меры наказания, как штрафы, исправительные, принудительные работы с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, лишение свободы.

5.1. Систематизация дел в описи

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава, содержания, а также учета дел. Опись отражает систему организации документов архивного фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда. Опись дел по личному составу в зависимости от количества дел или периода времени, за который составляется опись, может составляться на отдельные виды документов по личному составу или на весь комплекс документов.

Для систематизации дел в описи используется различные схемы. Наиболее приемлемые схемы: хронологически-номинальная, когда основой расположения дел является год, внутри года по видам документов или номинально-хронологическая, когда сначала располагаются дела по видам документов, внутри по годам. Номинально-хронологическая схема как правило применяется в крупных организациях с большим количеством работников. При систематизации судебно-следственных дел и историй болезней возможно использовать схему, в которой дела располагаются по тематическому или предметно-вопросному признаку, внутри по хронологии или алфавиту.

Примерная схема расположения документов внутри годового раздела описи может выглядеть таким образом:

– приказы по личному составу или другие распорядительные документы заменяющие их;

– списки, книги, карточки учета личного состава;

– личные дела;

– контракты (трудовые договоры), не вошедшие в состав личных дел;

– личные карточки Т-2;

– лицевые счета или расчетно-платежные ведомости;

– протоколы и акты о несчастных случаях;

– списки работающих на производстве с вредными условиями труда;

– табели, наряды работников вредных профессий;

– протоколы аттестационных, квалификационных комиссий и документы к ним;

– домовые книги;

– невостребованные трудовые книжки;

– документы по награждению правительственными и ведомственными наградами и присвоению почетных званий (наградные дела, списки, книги учета выдачи наград).

Личные дела и личные карточки уволенных располагаются в описи по году увольнения работников.

В опись целесообразнее включать документы одного срока хранения, исключение составляют дела представленные фрагментарно.

Если в фонде находятся документы других организаций, их включают в отдельную опись.

Документы постоянного срока хранения и долговременного включаются в отдельные описи.

Какие документы включать в состав личного дела?

Исходя из определения понятия «трудовая деятельность» документы, связанные с ней, начинают оформляться с момента приема на работу. То есть личное дело сотрудника начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу. Заканчивается оно приказом об увольнении.

Сразу отметим, что не включаются в состав личного дела трудовая книжка и личная карточка, так как эти обязательные документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Не будем называть все документы, которые должны включаться в состав личных дел госслужащих и перечислены в , поскольку многие из них имеют отношение только к прохождению государственной службы (например, заявление о приеме на работу, справка о доходах, документы о включении служащего в кадровый резерв). С учетом приведем приблизительный максимальный перечень, который подойдет для государственных и муниципальных учреждений.

* В связи с изменениями в пенсионном законодательстве вместо свидетельства будет предоставляться другой документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в электронном виде ().

К личному делу сотрудника могут приобщаться и иные документы.

Отметим, что оригиналы приказов хранятся отдельно. Что касается трудовых договоров, они также могут храниться отдельно, а в личное дело тогда помещают только копию. Все зависит от кадрового документооборота в конкретной организации.

Как правило, в состав личного дела не включаются документы временного хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. д. Но поскольку обязательных требований нет, вопрос о том, какие документы включать в личное дело сотрудника, решает работодатель в зависимости от специфики работы учреждения.

Что входит в личное дело

Перечень документов в личном деле работника школы, а также порядок его ведения и оформления законодательством не установлены. Но оно содержит документы, которые законом отнесены к категории персональных данных, поэтому порядок ведения и доступа к личным делам работников школы необходимо установить локальным нормативным актом, согласно статье 87 ТК РФ. Этим же актом определяется и состав тех документов, которые хранятся в деле, а также сам порядок хранения.

Документы в личном деле работника школы подшивают в отдельную папку. Тем самым обеспечивается сохранность персональных данных и исключается возможность утери и случайного доступа к конфиденциальной информации. Для учета и регистрации папок с личными делами в школе ведут отдельную книгу учета.

Содержание личных дел государственных служащих установлено указом президента РФ от 30.05.05 № 609. Этим документом нужно руководствоваться и определяясь с перечнем бумаг, из которых будут формироваться личные дела педагогов. Первые документы, с которых начинается формирование дела, – те, которые предъявляет новый сотрудник при приеме на работу в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Но подшивать нужно только те бумаги, которые законом не отнесены к персональным данным.

Обратите внимание! Нельзя хранить в личном деле копии паспорта, карточки СНИЛС, документа об образовании и различных свидетельств, поскольку они являются персональными данными и необходимы для предъявления только в момент заключения трудового договора. Примерный перечень документов в личном деле работника школы:

Примерный перечень документов в личном деле работника школы:

1. Внутренняя опись.
2. Личная карточка по учету кадров с дополнениями.
3. Автобиография работника, если ее заполнение установлено внутренним нормативным актом школы.
4. Заявление о приеме на работу.
5. Характеристики и рекомендации с прежних мест работы.
6. Должностная инструкция.
7. Трудовой договор (контракт), а также все дополнительные соглашения, заключенные впоследствии.
8. Приказы по личному составу, относящиеся к работнику и регулирующие его трудовую деятельность (это те распорядительные документы, которыми оформляют поощрения, переводы, дисциплинарные наказания, повышения, совмещение должностей, увольнение).
9. Служебные, докладные и объяснительные записки.
10. Копии документов о переобучении или повышении квалификации.
11. Протоколы заседаний аттестационной комиссии, аттестационные листы.
12. Расписка, подтверждающая, что работник согласен на обработку и хранение его персональных данных.
13. Медицинские справки о прохождении предварительного и периодических медицинских освидетельствований.
14. Благодарности и рекламации от родителей и учеников, отзывы должностных лиц.
15. Заявление об увольнении.
16. Лист-заверитель (оформляется по закрытии дела, перед передачей его на архивное хранение).

Обратите внимание! За отсутствие в личном деле разрешения педагога на обработку его персональных данных школу могут оштрафовать на сумму до 75 тыс. рублей, а ее директора – на сумму до 20 тысяч

Чтобы избежать ситуаций, когда какие-то сведения о работнике при проверке окажутся устаревшими или неактуальными, отсутствующими в его личной карточке, возьмите с работника расписку в том, что он обязуется своевременно информировать работодателя об изменении личных данных.

Как заполняется анкета сотрудника

Во многих организациях или у индивидуальных предпринимателей на собеседовании сотрудников просят заполнить анкету. Анкета предназначена для того, чтобы работодатели имели представление о квалификации сотрудника, его образовании, стаже работы и т.д. К анкете, как правило, прилагается фотография сотрудника. Анкета обычно содержит следующие вопросы:

• об образовании;
• об интересах человека;
• о стаже работы;
• о предыдущих местах работы;
• о семейном положении;
• о наличии или отсутствии детей;
• вопросы о поле, возрасте человека;
• о вредных привычках;
• об отсутствии каких-либо заболеваний (для определенных видов работ);
• о квалификации;
• об профессиональных навыках;
• о профессиональных достижениях;
• другую информацию

Формирование и ведение документов

В большинстве случаев оформлением, ведением и хранением документов занимаются в отделе кадров. По подписанному приказу на определенного сотрудника могут возлагаться следующие обязанности:

1. Сбор и создание папки.
2. Внесение изменений.
3. Добавление и изъятие информации.
4. Заверение всех копий.
5. Контроль состояния листков.

На момент подписания договора все поданные оригиналы и копии сбираются в одно дело, ведется оно в течение всего периода вплоть до увольнения. Для каждого сотрудника заводится собственная папка, на титульном листе указывается следующая информация:

1. Название организации.
2. Индивидуальный номер.
3. Структурное подразделение.
4. Заголовок, представленный инициалами и фамилией сотрудника.
5. Дата, с которой ведется дело.
6. Дата окончания ведения документов. Зачастую она соответствует той, которая указана в приказе об увольнении.
7. Количество листов, которые были подшиты в папку. Рекомендуют указывать эту информацию на момент сдачи папки в архив.
8. Срок хранения папки.

После того как титульный лист был заполнен, вся информация группируется. Очень часто проблемы возникают с порядком расположения всех документов. Это связано с тем, что на многих часто указывается одна и та же дата. Зачастую бумаги размещают в следующем порядке:

Заполняется личная карточка нового работника по форме Т-2

Она представлена сочетанием различной наиболее важной конфиденциальной информации. Анкета и резюме

Заявление, связанное с приемом на работу. Копия приказа о приеме на работу. Трудовой договор, который был подписан обеими сторонами. Копии наиболее важных документов.

Через некоторое время после формирования дела составляет лист внутренней описи, который также должен подшиваться. Она требуется для того, чтобы указывать новые документы или факт изъятия ранее вложенных. Внутренняя опись проводится в течение всего времени, в ней так же указывается факт поступления или изъятия бумаг.

Бланк внутренней описи также должен содержать определенную информацию. Зачастую он представлен сочетанием следующих пунктов:

1. Номер дела и его заголовок, для которого заполняется бланк.
2. Графа с порядковым номером.
3. Индекс.
4. Название типа бланка.
5. Дата подшивания листка.
6. Поле примечаний. Оно имеет довольно большие размеры, так как предназначается для занесения различных вправок об изменениях ранее измененной информации.

Документы в личном деле

При формировании личного дела каждого работника, работодатель сталкивается с трудностями оформления такого пакета документов, так как некоторые не знают какие именно документы могут помещаться в такую базу, а какие запрещены.

В личное дело подшиваются в обязательном порядке оригиналы следующих документов:

• заявление о приеме на работу, подписанное сотрудником;
• приказ о назначении работника на должность;
• различные заявления о предоставлении налоговых льгот;
• личная карточка по форме Т-2, а равно и аналогичный документ, разработанный организацией;
• все документы, связанные с образованием и квалификацией работника;
• трудовой договор между работником и работодателем;
• приложение к договору о материальной ответственности, если сотрудник устраивается на такую должность;
• соглашение о неразглашении информации, в том числе коммерческой или деловой;
• справка о сумме доходов с предыдущих мест работы;
• справка или справки о состоянии здоровья работника при необходимости и т.д.

Помимо оригинальных версий документов, часто прикладываются копии различных бумаг, которые прямо или косвенно отображают трудовые правоотношения работника и работодателя.

В личное дело вносятся копии:

• паспорта сотрудника;
• ИНН работника;
• СНИЛС трудоустраивающегося лица;
• военного билета, если сотрудник является военнообязанным лицом;
• приказов о повышении, дисциплинарном взыскании, перемещении, совмещении должностей и т.д.;
• свидетельства о рождении ребенка;
• заявлений на отпуск, в том числе на ежегодный оплачиваемый, неоплачиваемый и по семейным обстоятельствам, дополнительный и т.д., а также заявлений на компенсацию части оплачиваемого отпуска, если он составляет более установленного законом минимума отдыха;
• приказов на отпуска, вне зависимости от их назначения;
• трудовой книжки;
• справки и иные документы, которые свидетельствуют об изменении персональной информации работника.

Все копии документов должны быть удостоверены уполномоченными сотрудниками, которые исполняют функции отдела кадров, печатью, подписью и расшифровкой подписи.

На что обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред

от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Если спросить кадровиков про хранение копии паспорта в личном деле работника, то многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в персональном деле обязательно присутствует копия паспорта, или вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение признается законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций — уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.

Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек. Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности — в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред

от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах

Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности — в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах.

Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически есть возможность в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой.

Из чего состоит личное дело сотрудника

Форма личного дела разрабатывается и утверждается самой организацией или индивидуальным предпринимателем лично. В организации или у индивидуального предпринимателя может быть разработан локальный нормативный акт, например, положение о ведении личных дел сотрудников. В этом положении можно расписать все, что касается ведения личных дел, например, какие документы сотрудники обязаны предоставлять организации или индивидуальному предпринимателю при трудоустройстве, какие документы оформляет сама организация или индивидуальный предприниматель, а также другие вопросы по этой теме. Этот локальный нормативный акт утверждается приказом, за подписью директора. При формировании этого локального нормативного акта можно руководствоваться следующими законодательными актами:

• главы 10,11,12,13,14 Трудового Кодекса РФ;
• федеральный закон № 152 от 27.07.06 «О персональных данных»;
• «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02);
• федеральный закон № 125 от 22.10.04 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• приказ Минкультуры РФ № 558 от 25.08.10 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения»;
• федеральный закон № 79 от 27.07.04;
• федеральный закон № 25 от 02.03.07;
• Указ Президента РФ № 640 от 01.06.98;
• Указ Президента РФ № 609 от 30.05.05;
• другие нормативные акты

Формирование личного дела условно можно разбить на этапы:

• заполнение титульного листа;
• оформление листа-заверителя;
• заполнение внутренней описи;
• подшивка дела

Не рекомендуется создавать личные дела больше, чем на 250 страниц. Хранение личным дел обычно производится в алфавитном порядке по подразделениям или филиалам организации, если таковые имеются.

Также очень удобно вести журнал личных дел сотрудников. Журнал должен содержать следующие сведения:

• номера личных дел сотрудников;
• фамилии, имена, отчества сотрудников;
• даты передачи личных дел в архив;
• даты начала ведения личных дел;
• прочую необходимую информацию

Если у сотрудника произошли какие-либо изменения в личных данных, например, изменилась фамилия, то ему необходимо уведомить кадровую службу об этом, и предоставить документы, подтверждающие эти изменения.

Правила ведения и оформления

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.

Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника. Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:

• оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
• собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
• увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.

Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.