Личные дела уволенных сотрудников: сколько хранятся и порядок их ведения

Хранение Документов Бывших Военнослужащих

Управление военных представительств Министерства обороны Российской Федерации не располагает необходимыми документами для выдачи указанной справки. Для получения необходимой информации рекомендуется обратиться в Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (г. Подольск).

С целью внесения исправлений в архивные документы рекомендуется обратиться по месту жительства в суд, который установит факты, имеющие юридическое значение, согласно главе 28 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (факты, от которых зависит возникновение, изменение, прекращение личных или имущественных прав граждан).

Перевод офицера в другую воинскую часть подразумевает и передачу его документов. Не допускается заведения нескольких папок на одного военнослужащего. Правила их ведения, учета и хранения регламентированы федеральным законодательством и внутриведомственными нормативными актами.

Для прописки в паспортный стол представляются: — заявлениенапропискуссогласием(принеобходимости) ответственного квартиросъемщика, предоставившего жилую площадь; — заполненный листок прибытия (по форме, установленной МВД); — справкаовыпискеспрежнегоместажительства(при необходимости); — паспорт; — военный билет. За прописку взимается госпошлина.

• личные дела офицеров времён Великой Отечественной войны, в т. ч. имевших офицерские звания уже до войны,
• личные дела офицеров послевоенного времени, в т. ч. сухопутных и морских офицеров, выпущенных из суворовских и нахимовских училищ,
• личные дела офицеров запаса, т.е. никогда не служивших на офицерских должностях и получивших первые офицерские звания по результатам прохождения военных сборов (вскоре по окончании срока действительной военной службы в СА на рядовых и сержантских должностях).

Вам может понравиться => 228 Статья Ук Рф Размеры В Граммах

Вы вправе направить заявление на имя командира части с требованием отправить личное дело в военкомат, а также написать в военную прокуратуру гарнизона, где проходили службу ( что Вы и сделали). но не совсем ясно для чего Вам необходимо Ваше личное дело? личное дело в/ч направляет в военкомат, а не лицу, уволенному с военной службы.

256 ТК РФ работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения высшего профессионального образования, — в случаях установленного нарушения работодателем трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, о восстановлении нарушенных прав работников, привлечении виновных в указанных нарушениях к дисциплинарной ответственности или об отстранении их от должности в установленном порядке предусмотренных федеральными законами случаях.Таким образом, Вы вправе обратиться в суд с исковым заявлением в суд о взыскании с банков с Вас возможно и кредитные договора.Больше 50 доходов приставы арестовать не могут в соответствии со статьей 99 Федерального закона» Об исполнительном производстве».

МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ Российской Федерации ПАМЯТКА ОФИЦЕРУ, УВОЛЬНЯЕМОМУ в ЗАПАС ИЛИ в ОТСТАВКУ Действия офицера при оформлении документов на увольнение: Получить обходнойлистирассчитатьсяповсемвидам довольствия со всеми службами и организациями гарнизона (части).

Дата размещения статьи: 05.10.2016В последнее десятилетие значительно возросло количество судебных споров, связанных с защитой прав военнослужащих, что объясняется, во-первых, достаточно большим количеством нарушений прав военных со стороны командования, а во-вторых, неквалифицированной работой сотрудников кадровых служб.

Поясненияпо ведению личного дела призывника и учетнойкарты призывникаЛичное дело призывника и учетная карта призывника (далее именуется — личное дело) призывника заводятся на гражданина, подлежащего призыву на военную службу, при первоначальной постановке его на воинский учет, формируются на бумажном носителе и в электронном виде (хранятся как база данных персонального учета призывников) и должны содержать сведения, определенные Федеральным законом от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».——————————— Приложение N 7 к настоящей Инструкции.Личные дела размещаются в картотеке и в архиве военного комиссариата.

Зачем нужна карточка Т-2

Основное назначение Т-2 — сбор сведений о сотруднике, имеющих значение для кадрового учета. Как только человек устраивается на новую работу, менеджер по персоналу сразу заводит такой документ. Он представлен в форме Т-2 в виде 10 разделов:

1. Общие сведения. Личные данные, образование, нынешняя профессия, номер трудового договора, стаж работы.
2. Сведения о воинском учете.
3. Прием и переводы на работу (в пределах этой организации) с указанием причин таких изменений и тарифных ставок.
4. Аттестация (если необходима).
5. Повышение квалификации (если проходил).
6. Профессиональная переподготовка (если проходил).
7. Награды и поощрения, подтвержденные документально.
8. Отпуска (виды, периоды, даты).
9. Социальные льготы (если имеет на них право).
10. Дополнительные сведения.

Первые два раздела можно заполнить сразу — на основе документов, предоставленных новым работником. Иногда сразу можно внести данные в пятый и шестой разделы, если соискатель в момент трудоустройства имеет на руках удостоверения и дипломы.

Все остальные графы кадровик заполняет по мере необходимости. Завершающая запись — об увольнении — вносится в последний рабочий день.

ВАЖНО!
Игнорировать требования закона, говорящие об обязательности этого кадрового документа, опасно!

Материалы по теме

За отсутствие личной карточки работника — штраф 50 000 рублей

Консультация юриста

Пополнение новыми документами

Как размещать документы в личном деле сотрудника

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как дело заводят сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами.

Инфо

Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пункта 4.20 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г.

№ 526.

Документы располагают в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п. 4.20 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г.

Следовательно, датой включения в личное дело документов, предусмотренных п.6 Инструкции, будет являться дата формирования личного дела, которая должна совпадать с датой включения в него копии приказа или иного распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность). Вместе с тем дата включения приказа о приеме на работу не обязательно должна соответствовать дате самого приказа.

В графе 7 делаются отметки, связанные с особенностями формирования и ведения личного дела работника.

В настоящее время единый порядок обращения установлен только в отношении определенных категорий служащих (сотрудников государственных органов управления).

Название видадокумента На какой вопрос отвечает заголовок Пример формулировки заголовка приказ о чем? о приеме на работу список чего? научных трудов и изобретений диплом о чем? об окончании высшего учебного заведения кого? доктора наук аттестат о чем? об окончании общеобразовательной школы кого? профессора заявление о чем? о переводе на другую работу характеристика кого? Сидорчука Андрея Николаевича протокол чего? общего собрания трудового коллектива об избрании на должность Некоторые документы в личное дело включаются не в подлинниках, а в копиях. В таком случае указание на то, что прилагается копия, а не оригинал документа, отражается в графе 2 после заголовка и отделяется от него точкой.

Например: «Приказ о приеме на работу. Копия».

Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Личные дела в общем случае нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно. При этом личные дела, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания (ст.

22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

Это пригодится и чтобы составить итоговую запись, в которой количество переходящих дел каждой категории учитывают отдельно.ПРИМЕР

Приведем в качестве примера условный раздел «Руководство» номенклатуры дел организации (образец ниже)

Обратите внимание на последние три дела: их завели в течение года, поэтому внесли от руки на специально оставленные свободные строки

Количество дел по ним подсчитали в общем порядке.

Образец. Раздел «Руководство» НД с заполненной третьей графой

Составляем итоговую запись

После того как вы заполните третью графу НД, можно составлять итоговую запись.

Для этого подсчитайте количество дел разных категорий. Форма итоговой записи представлена вместе с формой номенклатуры дел в Правилах архивного дела и является неотъемлемой частью НД.

Это даже не приложение к ней, а полноправный раздел. При составлении НД после основной таблицы с заголовками и сроками хранения создается и таблица итоговой записи.

Весь год ее графы пустовали, и только сейчас, когда известно точное количество заведенных за год дел, настало время ее заполнить. Заполните пока эту таблицу по разделу «Руководство» (образец ниже).

Архивация личных дел уволенных сотрудников

Здесь необходимо обратить внимание на полное совпадение наименования вакансии, которое указывается работодателем, так как ошибочное написание может оставить неправильное впечатление о резюме. 4 Далее — информация о себе как о специалисте, полностью соответствующем данной вакансии

Приведите информацию о ваших знаниях и умениях, а также основных навыках, которые являются наиболее важными для получения работы. 5 Важны информационные данные об образовании. Принято указывать учебные заведения и форму обучения в обратном порядке, начиная с последнего места учебы. Кратко сообщается о полном наименовании образовательного учреждения, о дате поступления и его окончания, а также о присвоенной квалификации. 6 Следующим пунктом необходимо расположить опыт работы. Как правило, менеджера по персоналу интересует информация о последних местах работы за период от пяти до десяти лет.

ВажноЗапрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие. Образцы и бланки документов для личного дела

• Анкета для личного дела
• Внутренняя опись личного дела
• Титульный лист / обложка личного дела

Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя. Порядок ведения дел Этот процесс включает в себя:

• Внесение записей в соответствующих разделах;
• Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
• Проверку личных дел на сохранность документации;
• Хранение документации в составе личного дела.

Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу.

Лучше, конечно, делать это письменно.

Какие документы включать в личное дело?

Исходя из определения понятия «трудовая деятельность» документы, связанные с ней, начинают оформляться с момента приема на работу. То есть личное дело начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу. Заканчивается оно приказом об увольнении.

Сразу отметим, что не включаются в личное дело трудовая книжка и личная карточка, так как эти обязательные документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Не будем называть все документы, которые должны включаться в личные дела госслужащих и перечислены в Положении, поскольку многие из них имеют отношение только к прохождению государственной службы (например, заявление о приеме на работу, справка о доходах, документы о включении служащего в кадровый резерв). С учетом Положения приведем приблизительный максимальный перечень, который подойдет для государственных и муниципальных учреждений.

№ п/п	Наименование документа
1	Анкета, заполненная работником при приеме на работу
2	Экземпляр трудового договора
3	Копия паспорта
4	Копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельства о рождении ребенка
5	Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности
6	Копии документов об образовании и о квалификации, документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального обучения, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются)
7	Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу)
8	Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ
9	Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования*
10	Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан
11	Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу (в случаях установленных законодательством), о прохождении обязательных медицинских осмотров
12	Экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор
13	Экземпляр договора о полной материальной ответственности
14	Копии приказов (о приеме на работу, переводах, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, увольнении и иных)
15	Документы о прохождении аттестации
16	Докладные и объяснительные записки
17	Документы, связанные с оформлением допуска к работе с персональными данными, со сведениями, составляющими государственную или иную охраняемую законом тайну

* В связи с изменениями в пенсионном законодательстве вместо свидетельства будет предоставляться другой документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в электронном виде (ст. 65 ТК РФ).

К личному делу могут приобщаться и иные документы.

Отметим, что оригиналы приказов хранятся отдельно. Что касается трудовых договоров, они также могут храниться отдельно, а в личное дело тогда помещают только копию. Все зависит от кадрового документооборота в конкретной организации.

Как правило, в личное дело не включаются документы временного хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. д. Но поскольку обязательных требований нет, вопрос о том, какие документы включать в личное дело, решает работодатель в зависимости от специфики работы учреждения.

Учет и регистрация: внесение иных данных

Порядок учета регламентируется законодательными нормативами в трудовой сфере. Соответственно, хранятся и регистрируются в кадровом отделе в определенном порядке. Для удобства используется журнал, форма которого определяется должностными инструкциями. В момент регистрации в журнале должны вноситься следующие сведения:

• Учетный номер;
• Имя, фамилия и отчество работника;
• Дата постановки на учет;
• Отметка о снятии с учета предприятия.

Моментом постановки на учет организации считается дата фиксации в учетной книге регистрации. В области делопроизводства, в направлении хранения и регистрации дел предусмотрена возможность внесения изменений в папки с личными делами. Подобные перемены должны фиксироваться в момент заключения брака, смены места проживания, повышения квалификации или перевода на рабочее место в другой отдел организации.

Для внесения изменений в кадровый отдел предприятия обращается сам сотрудник, после чего начальник архива призван зафиксировать все изменения. Общий порядок внесения данных определяется соблюдением следующего алгоритма:

• Предоставление заявления персонала с просьбой о внесении перемен в документацию, а также внесение подтверждающей документации. Данные могут быть изменены исключительно при наличии существенных обстоятельств;
• Выдача приказа о необходимости внесения новшества в учетную документацию;
• Регистрация приказа в журнале фиксации приказов, которые распространяются на личный состав;
• Непосредственная фиксация информации.

Таким образом, оформление, регистрация документации, порядок хранения и уничтожения персональных дел предприятий регламентируется государственным законодательством.

Изменился срок хранения документов по личному составу

Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ внесены изменения в срок хранения  документов по личному составу http://archives.ru/documents/fz43-2016.shtml 

75-летний срок хранения документов по личному составу  стал относиться к документам, созданным до 2003 года. Для документов, созданных с 2003 года, срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет ЭПК.

Что произойдет после изменения сроков хранения по личному составу? 

Прежде всего,  кадровикам и делопроизводителям необходимо понять и разграничить какие виды документов попадают под 43-ФЗ.

Видов документов по личному составу множество. Закон об архивном деле (125-ФЗ от 22.10.2004)  дает определение документов по личному составу, как архивные документы, отражающие трудовые отношения работника и работодателя, тем самым указывая на объемность этого понятия.

Срок их хранения установлен в Перечне, 2010

1) Приказы, распоряжения; записки, заменяющие приказы, постановления и  документы к ним по личному составу о приеме, переводе, перемещении, увольнении, об аттестации, повышении квалификации, присвоении званий, о поощрении, премировании, награждении, об отпусках с тяжелыми условиями труда, об уходе за ребенком, об отпуске без сохранения заработной платы, о перемене фамилии, о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; о командировках с вредными и тяжелыми условиями труда.

2) Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет; аттестационных, квалификационных комиссий.

3) Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда и журналы по их регистрации.

4) Личные карточки работников, в том числе временных работников и журналы по их регистрации.

5) Личные дела работников.

6) Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом.

7) Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников.

8) Документы (заявление работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных.

9) Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу.

10) Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда.

11) Списки лиц, работающих на производстве с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда

12) Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий.

13) Тарификационные ведомости

14) Уведомления работодателя,  не вошедшие в состав личных дел.

15) Лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате)

16) Книги, журналы, карточки учета:

а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников

б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним.

г) списки личного состава, алфавитные книги персонала и т.п..

Исключение составляли и составляют:

1) акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет;

2) тарификационные ведомости — 25 лет;

3) протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;

4) протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;

5) списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет;

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам  в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Как правило, юридическое лицо документы по личному составу хранит отдельно от других документов (в специализированном хранилище или в металлических шкафах, сейфах). Это объясняется прежде всего тем, что документы по личному составу носят конфиденциальный характер, доступ к ним должен быть строго ограничен.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. 3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. 3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. 3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация.

Порядок ведения личных дел

Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

• своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
• приобщение поступающих материалов и их изъятие;
• выдача материалов дела, заверение копий;
• ведение внутренней описи;
• периодическая проверка состояния дел;
• закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.

Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников

1. В таком виде возможно ЛД сдать в архив? — подробный порядок формирования личного дела указан ниже по тексту.

1. Обязательно ли прошивать ЛД уволенных? — да, обязательно (пункт 3. 6. 4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. ).

1. Интересует именно вопрос оформления и в случае каких либо проверок со стороны нашу ответственность по данному оформлению и хранению -за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13. 20 КоАП РФ).

В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.

Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 3. 6. 4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами.

Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пунктов 3. 5. 3 и 3. 6. 18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

• внутренняя опись документов дела;
• личный листок по учету кадров;
• анкета ;
• дополнение к личному листку по учету кадров ;
• автобиография;
• заявление о приеме на работу;
• копия документа, удостоверяющего личность;
• копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• копия ИНН;
• должностная инструкция;
• копии документов об образовании;
• характеристики и рекомендательные письма;
• личные заявления работника;
• трудовой договор;
• копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
• аттестационные листы;
• отзывы должностных лиц о работнике;
• справки о состоянии здоровья;
• фотографии;
• лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п. ). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме ( приложение 9 ), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Что с ним делать?

При увольнении после закрытия личного дела работника уполномоченному специалисту (кадровику) необходимо осуществить следующие действия:

• проверка наличия необходимой документации;
• соблюдение хронологии бумаг;
• сверка нумерации листов (страниц).

Номера на листах проставляются карандашом справа (в верхнем углу) арабскими цифрами.

Далее оформляется внутренняя опись, в которой указывается количество листов личного дела и самой описи (опись нумеруется в отдельности от личных бумаг сотрудника).

На внутренней стороне описи делается финальная запись, где прописывается число страниц личного дела. Затем составитель описи подтверждает подлинность содержащейся в ней информации личной подписью.

Следующим действием будет составление описания личного дела сотрудника (лист-заверитель).

Вся документация дела сшивается, первой страницей папки является опись, последней — лист-заверитель.

Титульный лист персонального дела содержит информацию о дате его закрытия (на основании распоряжения руководителя предприятия) и сроке хранения.

Если по каким-либо причинам уволенный трудящийся не забрал оригиналы своих документов (диплом об образовании, билет военнообязанного), то их следует хранить в личном деле до момента, когда он обратиться к работодателю с просьбой об их возврате.

Каждый документ помещается в индивидуальный конверт, который подшивается к папке. Конверты необходимо пронумеровать, заклеить и заверить автографом ответственного специалиста.

Сколько лет хранится после ухода сотрудника?

Действующие нормы законодательства не акцентируют внимание на причину увольнения сотрудника из организации (увольнение по собственному желанию или по инициативе работодателя, смерть). Отсюда вытекает вывод, что срок хранения личных дел приравнивается к общим

Отсюда вытекает вывод, что срок хранения личных дел приравнивается к общим.

Но, одновременно с этим, существует исключение, когда персональные дела хранятся в архиве постоянно (приказ Министерства Культуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

К ним относятся дела:

• глав предприятия;
• членов контролирующих, руководящих органов компании;
• депутатов каждого уровня власти РФ;
• трудящихся, награжденных государственными наградами, степенью, званиями.

Статья 22.1 ФЗ №125 от 22 октября 2004 г. регламентирует срок хранения личных дел, открытых с января 2003 года (50 лет) до 2003 года (75 лет).

Срок исчисляется с первого января календарного года, следующего после дня закрытия дела.

К примеру, увольнение произошло 25.11.2018 г., отсчитывать срок в 50 лет необходимо с января 2019 года.

Хранение документов

На уровне нормативных актов необходимый состав документов в личном деле не обозначается.

Строго утвержденный перечень регламентируется лишь для сотрудников государственных служб.

Каждое предприятие может использовать в работе данный список, а в зависимости от направления деятельности предприятия определить необходимость включения в личное дело того или иного документа.

Перечень нужных копий документов:

• паспорт (страница с фотографией, пропиской, семейное положение);
• диплом, сертификат о повышении уровня квалификации;
• СНИЛС, ИНН;
• военный билет;
• трудовая книжка.

Также в дело вкладываются:

• справки о прохождении медосмотра, об отсутствии судимости;
• персональное заявление специалиста о приеме на работу;
• автобиография, трудовой договор;
• документация о прошедшей аттестации;
• фотографии трудящегося.

При необходимости список подлежит корректировке.

Без личного согласия сотрудника запрещается включать сведения о личной жизни трудящегося, его религиозные и политические взгляды.

Кто имеет доступ к личным делам

Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

• руководитель организации и его штатные заместители;
• руководитель и работники отдела кадров;
• руководитель и работники юридической службы;
• сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
• руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
• другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.

Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.

Порядок ведения личных дел

Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

• своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
• приобщение поступающих материалов и их изъятие;
• выдача материалов дела, заверение копий;
• ведение внутренней описи;
• периодическая проверка состояния дел;

• закрытие и подготовка к передаче в архив и т.

  д.

Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Кто имеет доступ к личным делам

Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

• руководитель организации и его штатные заместители;
• руководитель и работники отдела кадров;
• руководитель и работники юридической службы;
• сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
• руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
• другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.

Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.