Отчетность в пенсионный фонд: что сдаем в 2021 году

Реестр регламентированных отчетов 6-НДФЛ по всем организациям и обособленным подразделениям. Контроль удержанного НДФЛ. ЗУП 3.1

Отчет для проверки правильности данных во всех регламентированных отчетах 6-НДФЛ — по всем организациям и обособленным подразделениям. Анализируются:
1. Данные возвращенного налога в 6-НДФЛ должны быть равны возвращенному налогу из Регистра накопления «РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ» с типом ВозвращеноНалоговымАгентом, за период отчета. (голубой цвет).
2. Удержанный налог из Регистра накопления «РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ» с учетом возвратов и НДФЛ к уплате из Регистра накопления «РасчетыНалоговыхАгентовСБюджетомПоНДФЛ» — сомневаюсь — что это верно — может кто-нибудь прокомментирует? (зеленый цвет).
3. Удержанный налог в Разделе 1 (070) должен быть равен Удержанному налогу из Регистра накопления «РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ» с типом Удержано (без учета возвращенного налога ). (золотой цвет).
4. Анализируется удержанный НДФЛ в отчете 6-НДФЛ Раздел 2 (140) и данные по удержанному налогу Регистра накопления «РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ» с типом Удержано (без учета возвращенного налога ) по крайнему сроку уплаты. (бледно желтый цвет).
5. Контрольное соотношение 2.1: (070) — (090) д.б. — значит «недоплата» (ярко-розовый цвет), если > значит «переплата» (бледно-розовый цвет)).

2 стартмани

Отчетность в ИФНС

Среднесписочная численность работников — отчет отменен!

Ранее по итогам каждого года все ИП и организации (независимо от выбранной системы налогообложения) обязаны были подавать в ИФНС сведения о среднесписочной численности своих работников (СЧР).

Обратите внимание! 2020 год стал последним, в котором нужно было подать отчет СРЧ. С 2021 года он отменяется законом от 28 января 2020 года № 5-ФЗ

Информация о численности сотрудников будет передаваться в ИФНС в составе Расчета по страховым взносам.

Более подробно про отмененный отчет о среднесписочной численности.

Справка по форме 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ составляется по каждому работнику и сдается в ИФНС по итогам года, в срок до 1 марта. В ней необходимо отразить сведения по всем сделанным сотруднику выплатам, предоставленным налоговым вычетам и удержанным суммам подоходного налога.

Нередки случаи, когда справка 2-НДФЛ может понадобиться непосредственно и самому сотруднику, например, при оформлении кредита, устройстве на новую работу или подаче декларации 3-НДФЛ.

Более подробно про справку 2-НДФЛ.

Расчет по форме 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ – еще один вид отчетности для работодателей. Его должны сдать все организации и ИП с работниками до 1 марта.

В отличие от справок 2-НДФЛ (оформление которых никто не отменял) форма 6-НДФЛ составляется не отдельно по каждому сотруднику, а по всей компании или ИП в целом.

Более подробно про расчет 6-НДФЛ.

Расчет по страховым взносам

Расчет по страховым взносам обязаны подавать все организации и ИП с работниками.

Отчет включает в себя сведения обо всех уплаченных работодателем страховых взносах за своих сотрудников (кроме взносов на травматизм, данные по которым включаются в отчет 4-ФСС).

Более подробно про расчет по страховым взносам.

Какие отчёты нужно направлять

В 2017 году администрирование пенсионных взносов было передано в ФНС. После этого работодатели стали подавать в Пенсионный фонд только персонифицированную отчётность, то есть сведения о застрахованных лицах и их стаже.

СЗВ-М

Отчёт СЗВ-М подаётся ежемесячно. Крайний срок – 15 число месяца, следующего за отчётным. То есть отчитаться, например, за июль нужно до 15 августа. Но это общий случай. Если этот день выпадает на праздник или выходной, то подать отчёт можно на следующий за ним рабочий день. В 2020 году по этой причине переносились отчёты за январь – на 17 февраля и за февраль – на 16 марта. Отчитаться за июль следует до 17 августа, а за октябрь – 16 ноября. Остальные отчётные даты не переносятся. Также не было сдвига срока сдачи указанной формы из-за коронавирусных ограничений.

Форма СЗВ-М утверждена постановлением Правления ПФР от 1 февраля 2016 года № 83п. Инструкция по заполнению отсутствует, поскольку отчёт очень простой, а все необходимые пояснения есть прямо в нём.

В форме нужно указать регистрационный номер работодателя в ПФР, его наименование, ИНН и КПП, год и месяц, за который она поддаётся, а также тип (обычно это «исход» – исходящая, то есть первичная). Основная часть – это таблица, где нужно указать фамилию, имя и отчество работника, его СНИЛС и ИНН.

СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ утверждена постановлением правления ПФР от 6 декабря 2018 года № 507п. Обычно она подаётся ежегодно. Срок – до 1 марта года, следующего за отчётным, но иногда направить её нужно в другие сроки. Например, если работник обратился за назначением пенсии, то СЗВ-СТАЖ подаётся в течение 3 календарных дней. Для этого предназначается её специальный вид, который так и называется – «назначение пенсии».

В СЗВ-СТАЖ необходимо отразить информацию о страхователе, застрахованных лицах и их стаже. Указывается наименование компании (или имя ИП), ИНН, КПП, регистрационный номер в пенсионном фонде, а также отчётный период и тип формы.

В табличной части помимо фамилии, имени, отчества и СНИЛС застрахованного лица, необходимо указать периоды работы в отчётном году. Если он отработан полностью, то указывается 1 января и 31 декабря. Если работник в текущем году был принят или уволен, то одна из этих дат меняется на дату начала либо окончания договора. Также в отчёте нужно указать периоды деятельности в особых условиях, которые дают право на досрочное назначение пенсии.

СЗВ-ТД

В связи с переходом на электронные трудовые книжки в 2020 году появилась новая учётная форма СЗВ-ТД. Она нужна для того, чтобы сведения о трудовой деятельности сотрудников были переданы в информационную систему Пенсионного фонда.

Помимо этого, отчёт нужно направить при смене работодателем наименования или в случае, когда работник подал заявление о выборе формы трудовой книжки. Если подобных событий не было, то подавать в отношении этого сотрудника СЗВ-ТД не надо. Соответственно, если таких мероприятий не было ни у кого из них, то форма не подаётся вовсе. Однако нужно не забыть передать сведения о таких работниках в Пенсионный фонд не позднее 15 февраля 2021 года.

Сроки сдачи СЗВ-ТД в 2020 году такие:

• если сотрудник был принят на работу или уволен – не позднее рабочего дня, следующего за тем, когда был издан приказ либо распоряжение о начале или конце трудовых отношений;
• в остальных случаях – не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, когда состоялось кадровое мероприятие либо было подано заявление о выборе формы трудовой книжки.

Форма отчёта утверждена постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 года № 730п. В отличие от прочих форм персонифицированной отчётности, СЗВ-ТД заполняется на каждого сотрудника отдельно. В ней нужно указать сведения об организации и застрахованном лице, отметить, подавалось ли заявление о выборе формы трудовой книжки и в каком виде, а также отчётный период. В основной части формы отражаются кадровые перемещения сотрудника. По сути, СЗВ-ТД представляет собой аналог трудовой книжки, который ведётся в цифровом формате.

Сроки сдачи СЗВ-ТД в 2020 году

Согласно правилам, разработанным ПФР, представлять сведения в 2020 году компания должна была не чаще 1 раза в месяц. За январь, февраль, март по СЗВ-ТД сроки для любых кадровых событий были единые – 15 число следующего месяца.

В апреле 2020 года Правительство было наделено полномочиями устанавливать по СЗВ-ТД новые сроки (закон от 24.04.2020 № 136-ФЗ). Чуть позже было принято Постановление от 26.04.2020 № 590, утвердившее новые правила для работодателей, которые действуют применительно к правоотношениям, возникшим с 1 апреля по 31 декабря 2020 г.:

• в случае приема или увольнения работника в период с 1 по 27 апреля 2020 г. (включительно), подать СЗВ-ТД в связи с данным событием необходимо не позднее 28.04.2020 г.;
• в случае приема или увольнения в период после 27 апреля 2020 г., СЗВ-ТД подается не позже следующего рабочего дня после даты издания приказа о приеме/увольнении.

По остальным кадровым событиям сроки остались прежними – СЗВ-ТД подается не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло соответствующее событие.

Таким образом, с апреля 2020 года даты представления данных для разных кадровых событий отличаются, а срок сдачи СЗВ-ТД за апрель 2020 года зависит от того, когда именно и какое кадровое изменение было зафиксировано.

Приведем конкретные примеры сроков отчетности для компании ООО «Астра».

Пример 5

Нужно помнить, что за несвоевременную подачу отчетности СЗВ-ТД компанию могут оштрафовать – для ИП и должностных лиц санкции составляют от 1000 до 5000 рублей, для юрлиц от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Новые сроки будут действовать до конца текущего года. Такими они останутся и в 2021 году – срок представления СЗВ-ТД в случае приема или увольнения, начиная с 01.01.2021 был изначально предусмотрен не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа (п. 1.8 Постановления ПФР № 730п). Введение новых сроков ранее намеченного времени, связано с мерами поддержки безработных граждан в период кризиса – Правительство решило ускорить получение сведений о принятых и уволенных сотрудниках предприятий и ИП. Кроме того, работодатели регистрируются на портале «Работа в России», где следует отражать актуальные данные по увольнениям, предполагаемым сокращениям или ликвидации организации.

Законодатель не учел, что во всех регионах до 12 мая для многих организаций и ИП эти дни являлись нерабочими, и сейчас в большинстве регионов нерабочие дни продлены до 18-31 мая.

Ежемесячные отчеты

Один раз в месяц в ПФ РФ все юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сдавать СЗВ-М и новый СЗВ-ТД. Актуальная таблица сроков сдачи отчетности в ПФР в 2021 году для страхователей:

Бланки	Отчетный период	Предельный срок сдачи
СЗВ-М (ежемесячно) СЗВ-ТД (в случае кадровых изменений в отчетном месяце)	Январь	15 февраля
Февраль	15 марта
Март	15 апреля
Апрель	17 мая (15.05.2021 — суббота)
Май	15 июня
Июнь	15 июля
Июль	16 августа (15.08.2021 — воскресенье)
Август	15 сентября
Сентябрь	15 октября
Октябрь	15 ноября
Ноябрь	15 декабря
Декабрь	17 января 2022 (15.01.2022 — суббота)

Сдать сведения необходимо не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Причем если в штате более 24 сотрудников, то форму сдают только в электронном виде. За нарушение срока предусмотрен штраф: 500 рублей за каждое застрахованное лицо. Например, если в компании 20 сотрудников, то за непредоставление информации в срок придется заплатить 10 000 (20 раб. × 500 руб.).

В отчетности СЗВ-ТД отражают информацию обо всех принятых и уволенных сотрудниках работодателя. В отчет включают и сведения обо всех кадровых перемещениях и изменениях в компании. Например, перевод на другую должность, присвоение новой квалификации и т. д. С 01.01.2020 отчитывайтесь по новой форме СЗВ-ТД до 15 числа месяца, следующего за отчетным. В документ включайте сведения только о тех работниках, по которым оформлены кадровые изменения. Всех сотрудников фирмы отражать в СЗВ-ТД ежемесячно не требуется. Отчет сдают на бумаге или электронно. Для страхователей, в штате которых трудятся до 24 человек, отчитываться разрешено любым из способов. Остальные работодатели отчитываются только в электронном формате.

Отправлен отчёт с неверными данными приёма или увольнения. Как исправить?

Если ошибка в приказе по приёму на работу, нужно отправить отменяющее событие + новое с корректными данными:

1. Измените в карточке сотрудника дату приёма на фиктивную.
2. В задаче по СВЗ-ТД появится два события. Напротив того, что с фиктивной датой, нажмите «Не отправлять в ПФР»‎.
3. В карточке сотрудника вверните корректную дату приёма.
4. Теперь в задаче будет три события, напротив отменяющего фиктивного события нажмите «Не отправлять в ПФР». В итоге у вас останется два события о приёме с одинаковыми датами (отменяющее + исходное).

Если ошибка в приказе при увольнении, надо отправить отменяющее событие + новое с корректными данными:

1. Зайдите в карточку сотрудника → «Уволен» → «Восстановить».
2. Теперь в СЗВ-ТД появится отменяющее событие. Напротив него выберите «Не отправлять в ПФР».
3. Снова зайдите в карточку сотрудника → нажмите «Работает» → затем «Уволить».
4. Вернитесь в отчёт и напротив отменяющего события выберите «Отправить в ПФР». В итоге у вас будет к отправке два события (отменяющее + исходное).

Статья актуальна на 05.03.2021

Групповая отправка отчетов в контролирующие органы из 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, редакция 3.1 +1 –

Групповая отправка отчетов в ФНС, ПФР, Росстат из конфигураций основанных на управляемых формах.
Обработка предоставляет возможность указания каталога с xml файлами отчетов на отправку, после чего автоматически отправляет
все отчеты в контролирующий орган, самостоятельно закрывая все всплывающие уведомления.
Обработка предполагает корректность заполнения форм отчетности — вид, период, организация, получатель.
Цель — облегчить работу централизованных бухгалтерий, ведущих десятки бюджетных учреждений и формирующих по тем или иным причинам отчетность вне 1С.

1 стартмани

СЗВ-СТАЖ без работников: сдавать в ПФР или нет

СЗВ-СТАЖ сдают все организации с наемными работниками. По закону нулевым СЗВ-СТАЖ быть не может. Даже если в организации есть только генеральный директор, который является единственным учредителем, сдается нулевая отчетность по СЗВ-СТАЖ для организаций по упрощенной системе за 2021 год или по другим системам налогообложения. Годовая форма СЗВ-СТАЖ не предусматривает сдачу отчета с пустыми полями, необходимо указывать данные того, кто фактически работает. Если не заполнить табличную часть (будут отсутствовать записи о застрахованных лицах), то отчет не пройдет логический контроль ПФР и его не примут.

Еще один вопрос, который беспокоит руководство организаций, не ведущих хозяйственную деятельность, — нужно ли сдавать нулевую СЗВ-СТАЖ за 2020 год, если выплат не было, — да, и тут необходимо учесть особенность заполнения данных. Если в организации трудится единственный учредитель на должности генерального директора без трудового договора, он не получает зарплату. Что в этом случае ставить в графе 11 раздела 3 отчета СЗВ-СТАЖ? В случае отсутствия выплат страховых взносов за работника при оформлении им отпуска без сохранения заработной платы в этой графе ставят отметку «НЕОПЛ». Но если с генеральным директором не заключен трудовой договор, то и отпуск за свой счет ему не оформлен. Специалисты рекомендуют в такой ситуации тоже ставить отметку «НЕОПЛ» по страховым взносам. У специалистов Пенсионного фонда не возникнет вопросов в связи с отсутствием страховых взносов за стажевый период, указанный в отчете. Вот так выглядит отчет СЗВ-СТАЖ на единственного учредителя-руководителя:

Где проверить отчет ПФР онлайн без регистрации

Пенсионный фонд разработал специальные приложения: CheckXML и CheckPFR. Программы абсолютно бесплатные, находятся в свободном доступе в сети Интернет. Скачайте приложение на официальном сайте ПФР. Для работы установите программу на рабочем компьютере.

ВАЖНО!

Проверочные программы от ПФР периодически обновляются, поэтому перед началом работы обязательно проверьте версию приложения. Если программу не обновить, то ошибки в отчетах останутся.

Чтобы исключить систематический контроль и обновление проверочных программ на рабочем компьютере, воспользуйтесь онлайн-сервисами. Например, «БухСофт Онлайн», «Контур.Экстерн», «Налогоплательщик Онлайн», «ТаксКом» и другие.

Что изменится в СЗВ-ТД с 1 июля 2021 года

В новой форме СЗВ-ТД исключено заполнение сведений об отчетном периоде и появился дополнительный раздел для внесения сведений о работодателе, правопреемником которого является отчитывающаяся компания. Этот раздел заполняется, если организации — правопреемнику необходимо уточнить сведения о трудовой деятельности, которые ранее представляла реорганизованная компания.

Для заполнения этих данных в форме документа СЗВ-ТД (если дата документа больше или равна 01.07.2021) добавлены реквизиты.

Рис.1

Еще одно изменение – в форме будет новая графа «Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера». Для заполнения этой графы вводятся коды территориальных условий работы:

• РКС – работа в районах Крайнего Севера;
• МКС – работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

Если в настройках организации или подразделения указаны территориальные условия,

Рис.2

то они автоматически будут заполняться в мероприятиях СЗВ-ТД.

Рис.3

Существенные изменения внесены в табличную часть отчета: графа 5 «Код выполняемой функции (при наличии)» действующего бланка с 1 июля 2021 года преобразуется в графу 6 «Код выполняемой функции» без оговорки «при наличии». Т.е. если раньше графу «Код выполняемой функции» надо было заполнять только при применении профстандартов, то с 1 июля 2021 года ее нужно заполнять всем работодателям в соответствии с Общероссийским классификатором занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденным приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст.

До 1 июля 2021 года в графе «Код выполняемой функции (при наличии)» указывается соответствующий код, состоящий из 7 цифро-буквенных знаков в формате «XX.XXX-X-X», где: 

• первые 5 цифровых знаков, разделенные точкой — это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профессионального стандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профессионального стандарта); 
• последние 2 цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) — буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак — уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.

С 1 июля 2021 года в графе «Код выполняемой функции» указывается кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей), состоящее из 5 цифровых знаков в формате «ХХХХ.Х», где: 

• первые 4 знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий; 
• пятый знак — контрольное число.

Важно! Заполнение «Кода выполняемой функции» в отчетах по форме СЗВ-ТД с 01.07.2021 становится обязательным для всех работодателей!

В программе в справочнике «Трудовые функции» указание кода по ОКЗ теперь является обязательным.

Рис.4

В карточке должности коды ОКЗ и ОКПДТР теперь непосредственно не указываются. Для заполнения статистических отчетов 1-Т (проф), 57-Т теперь используются коды, указанные для трудовой функции, выбранной в должности.

Рис.5

При обновлении существующей базы на релизы 3.1.14.433/3.1.17.94 и выше коды в существующих трудовых функциях заполняются данными из должностей, в которых эта трудовая функция выбрана. Если одна и та же трудовая функция выбрана в должностях с разными кодами, коды в ней при обновлении не заполняются совсем с связи со сложившейся неопределенностью.

Если вы ранее заполняли в должностях коды с целью заполнения статистических отчетов, но трудовые функции не указывали, то после обновления необходимо (для заполнения этих отчетов в дальнейшем) в должностях указать трудовую функции с такими же кодами. Для облегчения этого процесса в карточку должности добавлена интерактивная подсказка.

Если в программе ведется штатное расписание, то трудовая функция может быть указана для позиции.

Рис.6

Если в справочнике должностей трудовые функции заполнены, то для их заполнения в позициях штатного расписания можно воспользоваться дополнительной обработкой, доступной .

В форме документа СЗВ-ТД заполняются сведения из трудовых функций, указанных непосредственно в кадровых документах (прием или перевод).

Рис.7 

Рис.8

В программе «1C:Зарплата и управление персоналом» изменен и электронный формат файла для отчетов с датой 01.07.2021 и позже.

Что изменилось в новой форме СЗВ-М — таблица изменений

Отчет СЗВ-М заполняется для Пенсионного фонда ежемесячно, в нем организации и ИП, имеющие наемных работников, показывают сведения об их ФИО, СНИЛС и ИНН. То есть работодатели посредством данной формы сообщают в ПФР о том, сколько и какие застрахованные лица в настоящий момент трудятся в компании.

Форма достаточно проста. В целом, ее содержание и порядок заполнения с приходом нового бланка не изменился.

По-прежнему, отчет нужно сдавать ежемесячно до 15-го числа включительно за прошедший месяц. На бумаге могут сдавать форму СЗВ-М только те работодатели, у которых застрахованных лиц меньше 25-ти. Если их 25 и более, то ПФР принимает сведения только в электронном виде.

Новый бланк СЗВ-М, который вступает в силу с 30 мая 2021 года, содержит следующие разделы и изменения:

Номер раздела	Название раздела	Изменения
1	Реквизиты страхователя	Раздел по содержанию не изменился, удалены пояснения по оформлению — они вынесены в отдельный Порядок заполнения в Приложении 2 к новому Постановлению №103 от 15.03.2021.
2	Отчетный период	Также убраны пояснения по правильному заполнению данных об отчетном месяце.
3	Код типа формы	Пояснения относительно того, какие варианты кодов существуют, перенесены в отдельный Порядок заполнения.
4	Сведения о застрахованных лицах	Таблица с пофамильным списком работников сохранила все свои графы, но удалены все пояснения по оформлению.

То есть новый бланк по содержанию полностью идентичен действующему ранее, но не содержит пояснения и правила по заполнению. Они выделены в отдельный Порядок, приложенный к Постановления Правления ПФР №103п.

Как заполнить сведения о застрахованных лица за май 2021 года?

Новый бланк вступает в силу с 30 мая 2021 года. Так как отчет подается в ПФР ежемесячно, то впервые заполнить и подать форму СЗВ-М нужно до 15 июня 2021 года за май.

При заполнении нужно соблюдать следующие правила:

• на бумаге — заполняются либо печатными буквами ручкой с пастой любого цвета, кроме зеленого и красного, либо на компьютере. Ошибки, исправления, помарки, сокращения не допустимы. Подписывается либо руководителем, либо доверенным лицом. При наличии печати — ставится на подпись директора.
• электронно — формат утвержден Постановлением Правления ПФР №1077п от 07.12.2016, подписывается УКЭП.

Инструкция по заполнению:

Раздел	Пояснения
1 – реквизиты страхователя	Заполнить нужно все поля: номер, присвоенный работодателю в ПФР при регистрации в качестве страхователя по ОПС; название организации – полное или сокращенное; ИНН; КПП – для юридических лиц.
2 – отчетный период	Вносится порядковый номер месяца в формате 01, 02 и т.д. и год. Для сдачи СЗВ-М за май нужно указать – 05 2021.
3 – тип сведений	Указывается один из трех кодов: исходная – при первичной подаче отчета; дополняющая – содержит дополнение к первично поданной СЗВ-М; отменяющая – для отмены первично поданного отчета.
4 – сведения о застрахованных лицах	В таблице приводится список тех работников, за которых работодатель платит взносы на обязательное пенсионное страхование: порядковый номер строки; ФИО застрахованного лица (полностью, в именительном падеже русскими буквами); СНИЛС – 11-тизначный номер лицевого счета в формате ХХХ-ХХХ-ХХХ-СС или ХХХ-ХХХ-ХХХ СС; ИНН – графа не обязательна, заполняется при наличии соответствующих сведений.

Нужно ли включать работающих по договорам ГПХ, декретниц, отсутствующих?

В табличной части (раздел 4) формы СЗВ-М нужно указывать застрахованных лиц — кто включается в их число?

То есть в отчет СЗВ-М включаются:

• работающие по трудовым договорам;
• работающие по договорам ГПХ;
• декретницы — работники в декретном отпуске по беременности и родам и по уходу за ребенком;
• уволенные в отчетном месяце;
• принятые на работу в отчетном месяце;
• находящиеся в отпуске, командировке, на больничном — то есть временно отсутствующие на рабочем месте;
• совместители (как внешние, так и внутренние).

Порядок работы

Перед заполнением формы необходимо задать начальные настройки: период, организацию, должность главного бухгалтера, код типа организации и ОКОГУ. Опционально можно установить отбор по широкому перечню полей, доступных в отчете. Код типа организации выбирается из предопределенного справочника КТО, ОКОГУ выставляется вручную.

Необходимо также задать настройки соответствия начислений и статей финансирования колонкам отчета

Обратите внимание, что суммовые показатели отчета будут заполняться именно по этим настройкам. Например начисления, не включенные в настройку не будут просуммированы в соответствующие колонки мониторинга

То же касается и источников финансирования.

Эти настройки устанавливаются один раз и в дальнейшем сохраняются в информационной базе, будучи доступными всем пользователям с соответствующими правами.

Есть вспомогательные команды, позволяющие в полуавтоматическом режиме заполнить первоначальные настройки начислений и статей финансирования. При заполнении настроек выполнется первичный контроль состава начислений.

После установки начальных настроек нажать кнопку «Заполнить». Форма мониторинга будет заполнена данными по утвержденной Минтрудом форме согласно сделанным настройкам. Для дополнительного контроля строки сотрудников с предупреждениями и ошибками заполнения будут выведены красным цветом. Порядок контроля будет описан в следующих разделах.

Начиная с версии 4.0 доступно редактирование всех полей, выводимых в отчет. Для того, чтобы использовать весь спектр возможностей, включите использование полного функционала. Обработка предложит сделать это при открытии формы. В любой момент можно вернуться к старому функционалу, выключив соответствующую опцию.

Редактирование данных происходит привычным способом. Доступно добавление, удаление и подбор сотрудников отчета. Для редактирования помесячных данных сотрудника нужно дважды щелкнуть по его строке, откроется вспомогательная форма с данными, разбитыми по месяцам и местам работы.

Пользователям предыдущих версий. Скрытые с формы поля и корректировки никуда не делись, они хранятся в настройках, и при заполнении данных корректировки по прежнему будут учитываться. Рекомендуется перед использованием нового функционала сделать архивную копию, затем заполнить данные формы мониторинга и лишь затем очистить корректировки, чтобы они не влияли на последующее формировании отчета.

После заполнения формы отчета можно выгрузить его в форматах XML и Excel. Формат XML-файла соответствует требованиям ПФР, указанным на официальном сайте. Разделы отчета выгружаются на отдельных листах книги Excel. Установленного приложения Excel не требуется. Выгружается в формате поставки исходной формы отчетности. Поддерживается также сохранение данных разделов отчета в произвольный формат средствами платформы 1С:Предприятие.

Частые вопросы по сдаче и оформлению отчета СЗВ-М

Нужно ли сдавать СВЗ-М ИП без работников?

По форме СЗВ-М должны отчитываться ИП или организации, у которых штате есть хотя бы один сотрудник. Поэтому ИП без работников сдавать отчет СВЗ-М не нужно.

Нужно ли сдавать отчет НКО и общественным организациям без работников?

В соответствии с Письмом Минтруда России от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846, доведенным до сведения Отделений ПФР письмом ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721, СЗВ-М необходимо сдавать в отношении председателя ТСЖ, ГПК, СНТ, ОНТ, ДНТ (при отсутствии заключенного трудового или гражданско-правового договора).

Нужно ли сдавать СЗВ-М вновь созданным ООО без сотрудников, гендиректора и счета в банке?

В соответствии с Письмом Минтруда России от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846, доведенным до сведения Отделений ПФР письмом ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721, СЗВ-М необходимо сдавать в отношении руководителя организации, являющего единственным учредителем, независимо от того, заключен ли с ним трудовой договор.

Нужно ли сдавать отчет организациям в процессе ликвидации?

Согласно разъяснениям, данным в Пенсионном фонде РФ, нахождение организации в стадии банкротства не освобождает ее от обязанности представления отчета по форме СЗВ-М. В данном случае, заполняется нулевая форма и подписывается у конкурсного управляющего.

Как заполнить форму СЗВ-ТД

На каждого сотрудника оформляется отдельная форма СЗВ-ТД.

Информация для заполнения формы содержится в приказах, распоряжениях, иных решениях или документах, которые подтверждают оформление трудовых отношений и содержат сведения о трудовой деятельности, приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении.

Общие сведения, содержащиеся в каждом бланке на каждого работника, следующие:

Сведения о страхователе:

1. «Регистрационный номер в ПФР». Укажите регистрационный номер, который присвоили при регистрации в качестве страхователя по обязательному пенсионному страхованию. Регистрационный номер состоит из 12 цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ. ПФР выдает уведомление о регистрации физического лица в территориальном органе Пенсионного фонда Российской Федерации по месту жительства. Помимо вашего регистрационного номера в ПФР в уведомлении будет указан код территориального органа ПФР, куда и будет направляться отчет.

2. «Работодатель (наименование)». Приведите полное наименование организации в соответствии с учредительными документами или обособленного подразделения. Например, «Общество с ограниченной ответственностью «Альтернатива»».

Когда сведения представляет индивидуальный предприниматель, адвокат, нотариус, который занимается частной практикой, глава крестьянского (фермерского) хозяйства, укажите его фамилию, имя, отчество (при наличии). Приведите Ф. И. О. полностью и без сокращений в соответствии с документом, который удостоверяет личность.

3. «ИНН». Укажите идентификационный номер налогоплательщика. Для юридического лица приведите ИНН на основании свидетельства о постановке на учет в налоговом органе. Для физического лица ИНН приведите из свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ. В поле «ИНН» из 12 знако-мест показатель ИНН плательщика, который имеет 10 знаков, запишите в первых 10 знако-местах, в двух последних ставьте прочерк.

4. «КПП». Приведите код причины постановки на учет по месту нахождения организации из свидетельства о постановке на учет. КПП обособленного подразделения укажите в соответствии с уведомлением о постановке на учет по месту нахождения обособленного подразделения. КПП должен состоять из девяти цифр либо отсутствовать.

Сведения о зарегистрированном лице:

«Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)». Заполняйте сведения на русском языке в именительном падеже полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами. Поля «Фамилия» и (или) «Имя» обязательны для заполнения.

«Дата рождения». Укажите дату рождения зарегистрированного лица. 

«СНИЛС». Приведите страховой номер индивидуального лицевого счета зарегистрированного лица, в отношении которого представляете СЗВ-ТД. СНИЛС должен состоять из 11 цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХ-ХХ или ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ.

Сведения о подаче заявления:

«Дата подачи». Заполните раздел, если сотрудник в течение месяца подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки, либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Укажите дату подачи заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ. Поле заполняет тот работодатель, которому сотрудник подал заявление.

Отчетный период:

«Отчетный период». Заполните раздел, когда должны ежемесячно представлять СЗВ-ТД. Номер месяца календарного года укажите в формате ММ, а год, за который представляете форму СЗВ-ТД, – в формате ГГГГ. Когда будете представлять в 2021 году СЗВ-ТД о приеме или увольнении, сведения об отчетном периоде заполнять не нужно. 

Сведения о трудовой деятельности:

«№ п/п». Укажите в графе 1 порядковый номер кадрового мероприятия в рамках представляемой формы СЗВ-ТД.

«Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения». Приведите в графе 2 дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. Например, дату приема на работу, перевода на другую постоянную работу, увольнения.

«Сведения о приеме, переводе, увольнении». Приведите в графе 3 наименование мероприятия в форме буквенного сокращения. Например, «ПРИЕМ», «УВОЛЬНЕНИЕ» и т. д. Укажите в графе 3 одно из следующих кадровых мероприятий:

Виды отчетности в Пенсионный фонд

Всю информацию, которую придется предоставить в Пенсионный фонд, группируют по отчетному периоду:

• ежемесячная отчетность в ПФР;
• ежеквартальная;
• годовая.

Отдельно выделяют группу сведений, которые предоставляются в ПФ РФ по индивидуальному запросу. Например, когда сотрудник учреждения оформляется на пенсию, то представители внебюджетного фонда вправе запросить отсутствующую информацию. Состав отчетности работодателя-ИП в ПФР не отличается от перечня форм для организаций.

ВАЖНО!

За непредоставление обязательной информации предусмотрена административная ответственность.

Как заполнить бланк новой отчетности в ПФР

Инструкция по заполнению отчета в ПФР по форме СЗВ-М

Раздел 1. Указываем реквизиты страхователя:

• Регистрационный номер в ПФР. Указан в уведомлении из ПФР, полученном при регистрации ООО (ИП). Также, его можно узнать в местном отделении ПФР, либо в налоговой инспекции (продиктовав свой ИНН).
• Наименование (краткое). Например, «ООО «Компания»» или «ИП Тихонов М.А.».
• Поле «ИНН». ИП и организации указывают ИНН, в соответствии с полученным свидетельством о постановке на учет в налоговом органе.
• Поле «КПП». ИП поле КПП не заполняют. Организации указывают КПП, который был получен в ИФНС по месту нахождения (обособленные подразделения указывают КПП по своему месту нахождения).

Раздел 2. Отчетный период. Указывается номер отчетного месяца, за который сдается отчет, а чуть дальше, отчетный календарный год (например, за январь это: Отчетный период 01 календарного года 2021).

Раздел 3. Тип формы (код). Указывается код формы:

• исхд (исходная форма, подается впервые в отчетном месяце);
• доп (дополняющая форма, подается с целью дополнения ранее поданных сведений);
• отмн (отменяющая форма, подается с целью отмены ранее неверно поданных сведений).

Раздел 4. Указываются сведения о застрахованных лицах (сотрудниках) получивших в отчетном месяце выплаты:

• Фамилия, имя, отчество (в именительном падеже).
• Страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС).
• ИНН (при наличии информации об ИНН сотрудника).

Примечание: ФИО сотрудников можно указывать как по алфавиту, так и в любой другой последовательности.

В нижней части отчета необходимо поставить подпись руководителя (ИП) с указанием должности, печать (при наличии) и дату подписания.

Итоги

Дополняющая СЗВ-М представляется в ПФР в виде отдельного отчета с о в третьем разделе формы. В четвертом разделе необходимо отразить персонифицированные данные (Ф.И.О., СНИЛС, ИНН) по тем застрахованным лицам, сведениями о которых нужно дополнить исходный отчет.

Срок для представления дополняющего СЗВ-М в законодательстве не определен. Если ошибку обнаружил фонд, работодателю нужно успеть представить дополняющую форму в течение пяти рабочих дней с момента получения из ПФР уведомления об имеющихся в отчете ошибках. Несоблюдение срока влечет штраф.

• КоАП РФ
• федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.