Порядок учета командировочных расходов в 2020 — 2021 годах

Гостиничный бланк форма 3г word. Где взять гостиничный бланк. Что это за бланк и как он применяется

С выходом постановления Правительства от 6 мая 2008 года под № 359 изменились правила расчетов с физическими лицами при оказании им платных услуг. Появилась необходимость использовать ККТ.

Альтернативным вариантом подтверждения сделки по оплате являются бланки строгой отчетности.

Для гостиниц счет формы 3-Г считается устаревшим, его не рекомендуется использовать на практике, но на его основе разрешено разрабатывать свои БСО.

Бсо для гостиниц: обязательные реквизиты

Законодательно установленных унифицированных форм БСО в гостиничной отрасли нет. Каждое предприятие создает их самостоятельно с учетом требований постановления № 359. Второй вариант – использовать форму БО-18 – бланк строгой отчетности для гостиниц, образец вы найдете ниже.

https://www.youtube.com/watch?v=mp-fNVzQYDY

Документ БО-18 разработан частным предприятием «Росбытсоюз». Вариант предложенной формы оказался удачным – он устраивает и юридических лиц, и налоговые органы (письмо, изданное УФНС РФ по Краснодарскому краю, под регистрационным номером 23-12/31467-472 от 10 декабря 2008 г.).

При создании собственного проекта БСО следует придерживать правил постановления № 359:

• у документа должно быть название и серия с номерным кодом;
• в одном из полей бланка надо предусмотреть место для наименования юридического лица и указания его реквизитов, юридического адреса;
• в БСО обязательно прописываются типы услуг, приводится их стоимость;
• в отдельной графе проставляется сумма, полученная от физического лица по факту;
• дата операции, подпись и расшифровка подписи должностного лица, принявшего наличность от клиента, печать – неотъемлемые элементы оформленного бланка строгой отчетности.

В БСО для гостиниц разрешается вводить дополнительные графы для указания информации о:

• датах въезда или выезда постояльцев;
• номерах занимаемых комнат;
• перечне дополнительных услуг, которые были оказаны за время проживания в гостинице.

Все бланки должны изготавливаться одним из способов:

• в типографии;
• с помощью автоматизированных средств.

В первом случае бланк гостиница заказывает у сторонней организации, которая при распечатке партии БСО указывает свои реквизиты и основные сведения о заказе. Самостоятельная распечатка на принтере законодательно запрещена.

Какой может применять бланк строгой отчетности гостиница?

Образец по форме БО-18, как мы писали выше, и есть тот бланк. Его могут использовать:

• компании, основным видом деятельности которых является оказание услуг по проживанию в номерном фонде гостиниц;
• предприятия, выполняющие роль посредников между гостиницами и их постояльцами.

Бланк строгой отчетности для гостиниц (скачать его можно ниже), состоит из следующих разделов:

1. Блок с информацией о компании-поставщике услуг, в рамках которого в документ вписываются название фирмы, ее адрес и ИНН.
2. Графы для наименования документа и уникального номерного кода из 6 цифр, серии бланка.
3. Основная часть документа, в которой идентифицируется постоялец, приводятся номера корпуса и занимаемой им комнаты, точная дата заезда, заполняется табличный блок. В таблице предусмотрены ячейки для видов платежей, стоимости каждой услуги и фактически начисленных к оплате сумм.
4. Бланк строгой отчетности гостиница обязана предъявить для подписи постояльцу. Должно быть три подписи клиента: подтверждающие ознакомление с содержанием заполняемого документа, знание норм ГК РФ, факт оказания конкретных услуг.
5. Подпись и сведения о должностном лице, оформляющем сделку.
6. Информация по оплате счет с указанием итоговой суммы цифрами и прописью, даты получения денег.

В конце бланка предусмотрено место для печати.

Форма 3-г как таковая отменена. Т.е. такой формы более не существует. Это память о давно ушедшем.

Хотя многие бухгалтеры об этом по видимому не знают. И по прежнему настойчиво требуют именно гостиничные квитанции только Формы 3г.

Хотя что скрывать, многие сотрудники администраций гостиниц возможно тоже этого не знают, или не хотят тратить лишнее время на объяснение бухгалтерам, и ими наставленных на путь ошибочный потребителей гостиничных услуг, многие из которых с упорством гордого животного, хорошо узнаваемое по спирально-разветвлённым рогам, утверждают что гостиница обязана выдать им(потребителям гостиничных услуг) ни что иное, а именно гостиничную квитанцию по Форме 3-г.Ниже в этой статье вы сможете прочитать законодательное подкрепление несостоятельности такого требования.

Лимиты расходов

Компания вправе установить лимит расходов для своего командированного работника. Отметим, что оплата проживания в командировке для бюджетной организации отличается от оплаты в коммерческих фирмах только тем, что в приказе на поездку указывается источник финансирования. Не всегда есть возможность уложиться в указанную сумму, поэтому возникает ситуация, когда сотрудником превышается лимит выделенной суммы. В таком случае при превышении сотрудником лимита и предоставлении счета из гостиницы на полную стоимость расходов НДФЛ с него не удерживается (абзац 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

В каких случаях возникает необходимость

Для любой командировки крайне важна корректно оформленная документация, она должна соответствовать требованиям законодательства РФ. Если раньше в пакет документов командированного сотрудника входило командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о работе, то с 2016 года пакет включает в себя совсем другую документацию.

Итак, сейчас командировка, связанная с исполнением служебных обязанностей, включает в себя:

• приказ;
• авансовый отчет;
• путевой лист (в случае использования для поездки автомобиля);
• табель учета рабочего времени;
• служебную записку.

Таким образом, в случае, когда поездка попадает в разряд служебных командировок, нужно должным образом оформить все необходимые документы. Это требуется для того, чтобы все расходы, которые сотрудник понесет во время поездки, были обоснованы и имели соответствующие подтверждения.

Любая организация вправе установить свои правила относительно необходимой для командировок документации. Количество и формы необходимых документов прописываются в локальном акте организации.

Основной список документов

Полный расширенный в 2017-2018 годах пакет документов включает в себя:

Командировочный приказ (вид поручения руководства), который оформляется предварительно по типовой форме. Бланк должен быть заполнен в формате № Т-9 или № Т-9а в случае с несколькими командированными;

• Авансовый отчет. При его отсутствии используется отчет о потраченных средствах, составленный командированным лицом;
• Табель рабочего времени за календарный месяц или другой промежуток времени на усмотрение бухгалтерии, в котором отмечены дни, проведенные в поездке;
• Служебную записку (необходима в случае поездки на своем автомобиле или другом виде транспорта). Пример для скачивания;
• Командировочное удостоверение. В настоящее время оформление этого документа не является обязательным. Выдают его в случае, например, если предприятие во внутреннем регламенте предусматривает его обязательность;
• Служебное задание в формате № Т-10а. Еще один из документов, который не является необходимым всегда. Если по каким-то причинам задание было сформировано, то заполнять отчет по нему командированный гражданин должен уже после возвращения.

ФОРМЫ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА ДЛЯ ГОСТИНИЦ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И КРАТКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ИХ ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ

Формы бланков строгой отчетности, утвержденные до вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники», могут применяться до 01.12.2008, если иное не предусмотрено абз. 3 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 N 359. После 01.12.2008 формы бланков строгой отчетности применяются в соответствии с Информационным письмом Минфина РФ .

Общие положения

Формы первичного учета применяются в гостиницах независимо от форм собственности.

К формам даны краткие указания по их применению и заполнению с тем, чтобы было обеспечено единство методологии и системы показателей в учетной документации, которая охватывает вопросы учета услуг и расчетов по ним.

Формы применять в учетной практике без каких-либо изменений и дополнений.

ПЕРЕЧЕНЬ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ

УТВЕРЖДЕНЫ Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 декабря 1993 г. N 121

Законодательная база

Что такое командировочные расходы?

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации является обязанностью работодателя, если сотрудником были выполнены все его обязательства.

Стоит отметить, что несколько лет назад для составления авансового отчета можно было использовать обыкновенные счета из гостиницы. Однако на основании 359 закона от 2008 года, все предприятия, занимающиеся гостиничным бизнесом, имеют все основания самостоятельно разрабатывать форму отчетности и предоставлять гостю.

Также закон включает в себя следующие аспекты:

1. Порядок прохождения процедуры денежной компенсации за расходы в командировке;
2. Установленные лимиты компенсации;
3. Разработка регламента обязанностей командированного сотрудника;
4. Пакет документов, который необходим для составления полного отчета;
5. Норма денежных затрат, которая установлена на предприятии.

Отчетные бумаги в квартире посуточно

Если для съема квартиры пришлось обратиться в агентство недвижимости, требуется сохранять квитанции за оплату не только проживания, но и за посреднические услуги. Не стоит соглашаться на оплату жилья без предоставления чеков, даже если она очень маленькая.

Без подтверждающих квитанций бухгалтерия не сможет компенсировать затраты на жилье.

Оплата за съемную квартиру посуточно должна осуществляться наличным или безналичным способом по договору об оказании услуг.

Его может заключить работодатель или сам работник. Однако при использовании последнего варианта стоит заручиться разрешением организации.

Документально подтвердят расходу за съемную квартиру: договор найма и расписка в получении средств.

Отчетные документы за проживание в квартире посуточно

В последнем случае, конечно, никаких затрат нет, поэтому аванс должен быть возвращен. Какие документы сотрудник должен предоставить Отчетные документы для командировочных по оплате проживания: счет из гостиницы. Чек об оплате услуг надо предоставлять обязательно, именно этот документ подтверждает поступление средств в кассу или на счет. В счете надо обязательно указать реквизиты отеля полностью, фамилию, имя и отчество проживающего, стоимость номера, время заселения и выселения.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

• О наших квартирах посуточно
• Квартиры посуточно в Киеве — все на одной странице
• Отчетные документы
• Отчетные документы за проживание в гостинице
• Отчетные документы Гостиничные чеки
• Отчетные документы при краткосрочной сдаче квартир посуточно
• Квартиры посуточно с отчетными документами в Новокузнецке
• Квартиры посуточно с отчетными документами в Омске
• Гостиничные чеки
• Условия и гарантии

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Квартиры Посуточно в Саратове

О наших квартирах посуточно

Найти Квартира в Киеве на сутки для командировочных Многим из нас по долгу службы приходится ездить в Киев в командировки. Поэтому часто встает вопрос о поиске временного жилья в Киеве, который может занять уйму времени и сил.

Мы предлагаем облегчить Вам задачу и подсказать, где можно остановиться на время в столице и иметь при этом на руках официальный документ подтверждающий оплату.. Часто, стоимость на данную услугу у большинства частников намного дешевле, чем цена номеров в гостиницах, а плюсов намного больше.

Для того, чтобы заказать понравившиеся апартаменты, необходимо внести предоплату в размере суточной стоимости аренды, что Вы можете сделать тут же на сайте через интернет банкинг кредитной картой или сделав оплату ПРИВАТ24 на счет нашей компании.

Расходы на проживание

Большинство прибывающих в командировку людей, предпочитают проживать в гостиницах. Подтвердить данный факт может счет на оплату проживания в гостинице, образец конкретного бланка определяет последующий учет затрат. Когда образец счета гостиничных услуг представляет собой бланк строгой отчетности, который оформляется по форме 3г, отель может не выдавать кассовый чек. Однако некоторые организации выставляют квитанцию за проживание произвольного образца. В данном случае для оформления авансового отчета и возмещения всех финансовых затрат необходим еще кассовый чек и счет-фактура. Документальное подтверждение проживания в отеле При заселении командированного сотрудника в отеле оформляется квитанция на оплату проживания в гостинице, образец договора на оказание услуг, в обязательном порядке содержащий:

• наименование организации-исполнителя, гостиницы или отеля;
• данные потребителя;
• стоимость услуги за отдельное место проживания;
• иные данные исполнителя услуги, вносимые в документ на собственное его усмотрение.

При этом не требуется обязательного указания в образце квитанции гостиницы других данных исполнителя, например, фактического или юридического его адреса. Оформленный отелем счет можно считать подтверждением оказанных услуг. Когда в гостинице нет контрольно-кассовой техники, и сотрудник не может получить кассовый чек гостиницы, фото и бланк строгой отчетности по соответствующей форме должны быть обязательно оформлены. Основные реквизиты этих документов:

• место нахождения исполнителя;
• ИНН предпринимателя;
• номер и серия бланка и т.д.

Справка-подтверждение о проживании в гостинице и образец бланка строгой отчетности не должны быть изготовлены самостоятельно, бланки должны быть отпечатаны в профессиональной типографии. Выдача гостиничного чека, образец которого можно уточнить на ресепшене отеля, за оказанные услуги производится лицом, оказывающим их и принимающим плату. При отсутствии кассы гостиничные чеки, фото могут быть оформлены в виде ПКО – приходного кассового ордера, а он может считаться подтверждением расходов на проживание. В таком документе должны присутствовать реквизиты оказывающего услугу лица, стоимость данной услуги, ее вид, дата оказания, а также лицо, получившее эту услугу. Образец чека за проживание в гостинице в виде ПКО может быть выдан при поступлении денежных средств в кассу гостиницы. Поэтому сотруднику по данному документу могут быть возмещены все расходы на отель, если документ содержит все обязательные реквизиты. Для того чтобы командированному сотруднику были оплачены все расходы на проживание, он должен кроме чека предоставить справку о проживании в гостинице, скачать образец которой можно на сайте отеля.

Служебная записка

Служебная записка составляется, если нет других документов, подтверждающих расходы. В таком случае в записке делается отметка об организации, куда направляется сотрудник, времени его прибытия и убытия.  Этот документ подтверждает факт пребывания работника на месте, фиксируя дату и время прибытия и возвращения.

Требуется в двух случаях:

1. Если сотрудник отправляется в командировку на личном либо арендованном транспорте;
2. Если у работника нет подтверждения о факте транспортировки и проживания.

Форма служебной записки не регламентирована законодательством, поэтому предприятие должно разработать форму самостоятельно. Сотрудник заполняет бланк служебной записки по возвращению из командировки.

БСО для гостиницы с учетом законодательных требований

В БСО, выдаваемом гостиницей клиенту (по правилам до 01.07.2019), должны фиксироваться:

• название бланка, его серия и номер;
• название гостиничной организации;
• адрес гостиницы, ее ИНН;
• вид оказываемой услуги, ее стоимость;
• фактическая сумма, принятая от клиента гостиницы;
• дата проведения расчетов с клиентом, а также составления БСО;
• Ф. И. О., должность сотрудника гостиницы, осуществившего расчет с клиентом, подпись данного сотрудника, печать организации.

В бланке также могут фиксироваться иные значимые для владельцев гостиницы данные о расчете с клиентом. Например:

• дата въезда, выезда постояльца;
• номер комнаты;
• перечни услуг, оказанных постояльцу.

Как оформить служебную записку?

Если работник едет в командировку на личном транспорте, оформление проездных билетов ему никто не осуществляет. В этом случае по прибытию на работу им составляется служебная записка, в которой отражается время поездки (даты убытия и прибытия).

Траты, совершенные во время командирования на собственном транспорте, на бензин, парковку относят к командировочным расходам и возмещаются работодателем. Списание долга на основании одной служебной записки ⏤ не разрешается.

Типового бланка документа не предусмотрено, поэтому он заполняется в произвольной форме с обязательным указанием следующего: наименование организации, ФИО и должность служащего, срок и место командирования, сведения об автотранспорте, дата и подпись служащего.

Служебная записка заполняется в случаях, когда работник выезжает на казенном, попутном или ином автотранспорте, то есть при невозможности оформления проездных билетов.

Советуем заранее изучить все права и обязанности работодателя, дабы потом не было недаразумений.

Понятие командировки

Определение понятия «командировка» раскрыто в статье 166 ТК РФ и пункта 2 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ №749 от 13.10.2008 г. «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Служебная командировка – это перемещение сотрудника по приказу работодателя на оговоренный период для выполнения служебного поручения вне места постоянного трудоустройства.

При оформлении работника в командировку ему выплачивается определенный доход, который зависит от средней заработной платы, а также осуществляется компенсация всех расходов в период поездки (при этом сотрудник должен документально подтвердить расходы, предоставив, например документы от гостиницы для отчетности).

Сотрудник, который был направлен в командировку, имеет следующие гарантии, установленные ТК РФ:

• сохранение места работы и закрепленной должности;
• сохранение средней зарплаты во время осуществления выезда;
• компенсация расходов во время командировки.

О том, какие документы нужны при оформлении на работу в организации — читайте здесь whatdocs.ru/какие-нужны-документы-для-трудоустройства

Отчетные документы за проживание в гостинице

Согласно п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг (утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085), гостиница выдает документ, подтверждающий оплату проживания: бланк строгой отчетности (БСО) или чек ККМ.

НДС, выделенный в гостиничном счете, можно принять к вычету без счета-фактуры. Так разъяснено в письме Минфина от 26.02.2020 № 03-07-09/13555.

Если работник привез из командировки счет гостиницы, в котором выделено отдельной строкой питание, то данные расходы принять в целях налогового учета нельзя. А стоимость питания надо обложить НДФЛ и страховыми взносами согласно подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Аналогичную позицию занимает Минфин (письмо от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263).

Предоставленные вместе с авансовым отчетом документы должны содержать информацию не только о размере фактически оплаченных сумм, но и информацию, позволяющую однозначно подтвердить наименование оплаченной услуги (письмо ФНС России от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756).

При зарубежной командировке отель тоже выдает документы. И при подготовке авансового отчета счета отеля необходимо построчно перевести на русский язык. Это следует из п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).

Основной доход — предоставление номеров

Бесспорно, что основной доход гостиница получает от предоставления клиентам услуги по их временному проживанию. Основной вопрос признания доходов: в какой момент нужно признавать выручку?

Есть два варианта: после окончания оказания услуги, то есть когда клиент съехал и сдал ключи, или по мере того, как у клиента возникает обязанность оплатить уже оказанную услугу.

Обратите внимание! В п. 13 ПБУ 9/99 определение выручки по мере готовности, если эту готовность можно определить, безальтернативно! Это, кстати, вполне соответствует требованиям МСФО: в подп

«а» п. 35 МСФО (IFRS) «Выручка по договорам с покупателями» (Приложение N 5 к Приказу Минфина России от 27.06.2016 N 98н) указано, что компания передает контроль над товаром или услугой в течение периода, следовательно, выполняет обязанность к исполнению и признает выручку в течение периода, если покупатель одновременно получает и потребляет выгоды, связанные с выполнением компанией указанной обязанности по мере ее выполнения компанией.

Как раз наш случай: постоялец потребляет услугу по проживанию по мере своего проживания.

Многие специалисты предлагают выбирать вариант признания выручки в зависимости от продолжительности проживания клиентов:

• если предполагается кратковременное проживание (скажем, до одной недели), то выручку стоит признавать в момент полного оказания услуги, то есть когда клиент сдал номер;
• если предполагается долговременное проживание (более недели и так далее), то целесообразно признавать выручку по мере оказания услуги на каждую отчетную дату.

Пример 1. Гостиница «Агат» в учетной политике установила, что признает выручку от услуг по проживанию клиентов по окончании предоставления услуги. Сутки проживания в одноместном номере стоят 1 500 рублей (без НДС). Гражданин занял номер 31.03.2018 и съехал утром 02.04.2018. За проживание было заплачено 3 000 руб. Весь доход от сдачи номера относится ко II кварталу 2018 года.

Гостиница «Азов» в учетной политике установила, что признает выручку от услуг по проживанию клиентов по мере оказания услуги. Сутки проживания в одноместном номере стоят 1 500 рублей (без НДС).

Гражданин занял номер 31.03.2018 и съехал утром 02.04.2018. За проживание было заплачено 3 000 руб. Однако в этом случае доход нужно разделить: к I кварталу 2018 года относится 1 500 руб., ко II кварталу 2018 года — 1 500 руб.

На наш взгляд, если в гостинице установлена посуточная (или более того — почасовая) оплата проживания, признавать доход только после выполнения всей услуги просто некорректно.

Ведь гостиница может точно рассчитать свой доход (сумму, которую она имеет право потребовать с клиента) по окончании каждого дня (тем более — отчетного периода).

Есть особенности и с оформлением первичной документации. Нужно ли заключать договор? Да, нужно.

Согласно Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085 (Правила предоставления), исполнитель обязан заключать с потребителем договор путем составления документа, подписанного двумя сторонами (независимо от того, кто является клиентом — юридическое или физическое лицо). Нужно ли составлять акт о получении клиентом услуги? По нашему мнению, это вовсе не обязательно. Акт необходим в случае выполнения работ — для фиксации момента, после которого все риски, относящиеся к результату выполненной работы, переходят к заказчику (см., например, ст. 753 ГК РФ). Так как услуга потребляется прямо в процессе ее оказания, в составлении акта просто нет смысла (особенно в отношениях с заказчиками — физическими лицами). Подтверждением факта оказания услуги может быть, например, запись в книге регистрации проживающих об их въезде и убытии.

Акт может потребоваться заказчику — юридическому лицу (которое, скажем, снимает номера для своих командированных сотрудников).

Особенности и типы расходов

Под командировкой подразумевается деловая поездка по инициативе работодателя. Ее особенность — четкое ограничение во времени и оформление посредством приказа.

Во время этого путешествия направленный сотрудник выполняет служебное задание определенного характера. Командировка никак не связана с увеличением зарплаты, добровольным увольнением или сокращением сотрудника.

Отчетная документация состоит из бумаг, касающихся различных аспектов поездки. Служебная командировка предполагает денежные траты, связанные с физическими нуждами работника. Собирают документы на протяжении всей длительности вынужденного путешествия и после передают их в бухгалтерию.

Трудовое законодательство Российской Федерации регламентирует возмещение определенных видов расходов, среди которых:

• Найм квартиры, комнаты или номера в отеле;
• Транспортные расходы;
• Дополнительные платежи за проживание в чужом городе;
• Расходы, непосредственно связанные с командировочными нуждами и совершенные под присмотром работодателя.

Условия рабочей поездки регулируются коллективным договором и распоряжениями руководителя организации. К таковым относятся:

1. Категории подходящих для поездки граждан;
2. Длительность;
3. Дополнительные установки.

В некоторых случаях при составлении документального учета организация руководствуется локальными нормативными актами.