Учет командировочных расходов в учреждении

Выдача денежных средств под отчет.

Отметим, что 19.08.2017 вступило в силу Указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У (далее – Указание № 4416-У), которым внесены поправки в порядок ведения кассовых операций, утвержденный Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее – Порядок).

В соответствии с Указанием № 4416-У упрощен порядок выдачи денежных средств подотчетным лицам (внесены изменения в абз. 1 п. 6.3 Порядка). Если раньше для выдачи наличных денег расходный кассовый ордер оформлялся по заявлению подотчетного лица, то с указанной даты деньги выдаются на основании либо указанного заявления либо распорядительного документа юридического лица. Эти документы составляются в произвольной форме и содержат запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

По поводу оформления распорядительного документа ЦБ РФ в Письме от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158 разъяснил, что, во-первых, при его подготовке юридическое лицо может руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, а во-вторых, в распорядительном документе могут указываться несколько работников с отражением по каждому подотчетному лицу суммы наличных денег и срока, на который они выдаются.

Согласно Указанию № 4416-У утратил силу абз. 3 п. 6.3 Порядка, в силу которого выдача наличных денег под отчет должна была проводиться при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Таким образом, начиная с 19.08.2017 для выдачи подотчетных сумм не обязательно требовать у лица отчета за предыдущие средства и возврата неизрасходованных.

Минфин и Федеральное казначейство в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц – сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации документально подтвержденных расходов (см. Письмо Минфина России № 02-03-10/37209 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).. Исходя из ст. 8 Закона о бухучете при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует преду­смотреть положения, регулирующие порядок расчетов с подотчетными лицами.

Исходя из ст. 8 Закона о бухучете при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует преду­смотреть положения, регулирующие порядок расчетов с подотчетными лицами.

Кроме того, в платежном поручении надо указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету нужно приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой (см. Письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

10.3. Учет командировочных расходов

На руках у сотрудника записка-расчет, одобренная руководителем.

Действия кассира:

1. Проверяем распорядительный документ. Напомним, что таким документом может быть приказ руководства, заявление работника либо отдельная записка-расчет. Все документы должны быть завизированы директором.
2. Выписываем расходный кассовый ордер, если подчиненный желает получить аванс на командировку наличными деньгами. Либо составляем платежное поручение на перечисление средств на банковскую карту работника.
3. Передаем наличность работнику под подпись. Одновременно осуществляем бухгалтерскую запись: Дебет 71 Кредит 50 «выдано из кассы на командировочные расходы» — проводка.

Для бюджетников при выдаче из кассы аванса на командировку проводка будет другой: Дебет 0 208 12 560 Кредит 0 201 34 610.

При перечислении денег на расчетные счета используйте аналогичные проводки:

• для НКО — выдан аванс на командировочные расходы, проводка: Дт 70 Кт 51;
• для бюджетников — Дт 0 208 12 560 Кт 0 201 11 610.

Заполнение отчетности

Форма 6-НДФЛ

В 2020 году применялась форма 6-НДФЛ, утвержденная Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@, этим же приказом был утвержден порядок ее заполнения. С I квартала 2021 года применяется новая форма 6-НДФЛ, которая утверждена Приказом ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.

Суточные в пределах норм (не более 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок) в расчете не учитывают, поскольку они не облагаются НДФЛ (см. письма ФНС РФ от 11.04.201 № БС-4-11/6839@, от 23.03.2016 № БС-4-11/4901). «Сверхнормативные» суточные отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ, поскольку в части превышения лимита они облагаются налогом.

Форма 6-НДФЛ заполняется следующим образом (данный порядок действует в отношении старой формы расчета, то есть за 2020 год).

1. Согласно п. 3.1, 3.3 Порядка заполнения формы 6-НДФЛ в разд. 1:

• в строке 020 отражается сумма суточных, которая превышает норматив, – она включается в общую сумму доходов, начисленных по всем физлицам с начала года;

• в строке 040 указывается сумма НДФЛ, исчисленного со всех доходов с начала года, в том числе с суммы суточных, которая превышает норматив;

• в строке 060 – общее количество физлиц, которые получили выплаты, а также суточные;

• в строке 070 – общая сумма НДФЛ, удержанного с начала года, включая налог с суммы суточных в части превышения лимита.

2. В соответствии с п. 4.2 Порядка заполнения формы 6-НДФЛ в разделе 2 нужно отразить:

• в строке 100 «Дата фактического получения дохода» – последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировке;

• в строке 110 «Дата удержания налога» – дату выплаты дохода, с которого следовало удержать НДФЛ, например день выплаты зарплаты;

• в строке 120 – рабочий день, следующий за днем выплаты дохода, с которого удерживается налог, исчисленный со сверхнормативных суточных;

• в строке 130 – сумму суточных, которая превышает норматив без вычитания суммы удержанного НДФЛ;

• в строке 140 – сумму НДФЛ, удержанного с суточных, в части превышения лимита.

Расчет по страховым взносам

Форма расчета по страховым взносам и порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС РФ от 18.09.2019 № ММВ-7-11/470@.

При заполнении подразд. 1.1 приложения 1 к разд. 1 расчета по страховым взносам (п. 6.5, 6.6, 6.8 Порядка заполнения формы РСВ):

• в строке 030 отражается вся сумма суточных;

• в строке 040 – суточные в размере, не подлежащем обложению страховыми взносами;

• в строке 050 – облагаемая часть суточных.

Аналогично отражаются суммы суточных в строках 030, 040 и 050 подразд. 1.2 приложения 1 к разд. 1 и в строках 020, 030 и 050 приложения 2 к разд. 1 расчета (п. 7.4, 7.5, 7.7, 10.6, 10.7, 10.9 Порядка заполнения формы РСВ).

В подразделе 3.2.1 разд. 3 расчета (п. 21, 22, 23 Порядка заполнения формы РСВ):

• в графе 140 отражается вся сумма суточных полностью;

• в графе 150 – только облагаемая сумма, выплачиваемая сверх лимитов (если база для исчисления страховых взносов на ОПС не превысила предельную величину). Если суточные выплачены в пределах норм, то графа не заполняется.

Форма 4-ФСС

Форма расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения и порядок ее заполнения утверждены Приказом ФСС РФ от 26.09.2016 № 381.

В соответствии с п. 7.1 – 7.3 Порядка заполнения формы 4-ФСС при заполнении таблицы 1 «Расчет базы для начисления страховых взносов»:

• в строке 1 в соответствующих графах отражаются суммы выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц нарастающим итогом с начала расчетного периода и за каждый из последних трех месяцев отчетного периода;

• в сроке 2 в соответствующих графах – суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами;

• в строке 3 – база для начисления страховых взносов, которая определяется как разница показателей строк (строка 1 – строка 2).

Таким образом, суточные в полном объеме должны указываться по строкам 1 и 2 таблицы 1 и в числе выплат, начисленных в пользу физических лиц, и в числе выплат, не облагаемых страховыми взносами.

* * *

От обложения НДФЛ и страховыми взносами на ОПС, ОМС и ВНиМ освобождаются суточные в пределах 700 руб. (при командировке по территории России) и в пределах 2 500 руб. (при загранкомандировке). Суммы свыше указанного лимита должны включаться в налоговую базу по НДФЛ и в базу для начисления страховых взносов. Страховыми взносами по травматизму суточные не облагаются в полном объеме.

В форме 6-НДФЛ отражается сумма суточных, превышающая норматив. В расчете по страховым взносам и расчете по форме 4-ФСС в соответствующих строках отражается как полная сумма суточных, так и сумма суточных, не облагаемая страховыми взносами.

Принят авансовый отчет

Сотрудник, вернувшись из командировки, обязан отчитаться в течение трех рабочих дней. Он должен предоставить в бухгалтерию следующие документы:

• авансовый отчет, в котором необходимо отразить все произведенные расходы и полученные средства в виде аванса;
• командировочное удостоверение, если организация решила использовать данный бланк. Напомним, что применять данное удостоверение не обязательно;
• служебное задание с отметкой о его выполнении либо служебную записку с пояснениями обстоятельств и причин неисполнения служебного задания;
• документы, которые подтверждают произведенные затраты. Например, билеты подтверждают затраты на проезд, гостиничная квитанция — траты на проживание, чеки и акты подтверждают прочие траты, одобренные руководством компании.

Бухгалтер проверяет весь пакет документов, сверяет данные авансового отчета и подтверждающей документации, подбивает итоги. Напомним, что суточные в командировке обязательному подтверждению не подлежат. Рассчитать количество дней пребывания в поездке можно по датам из билетов либо из командировочного удостоверения.

Списаны командировочные расходы, проводка зависит от цели служебной поездки. Так, например:

• для выполнения заданий по основному производству бухгалтер сделает запись: Дт 20 КТ 71;
• для продвижения товаров и произведенной продукции — Дт 41 Кт71;
• для приобретения имущества и активов в пользование НО — Дт 08 Кт 71.

Проводки по командировочным расходам в бюджете:

• для затрат, связанных с основной деятельностью, — Дт 0 109 ХХ 212 Кт 0 208 12 000;
• для затрат, не связанных с основной деятельностью, — Дт 0 401 20 212 Кт 0 208 12 000.

Возмещаем долги

Нередко по результатам проверки авансового отчета образуется задолженность. Например, работник был вынужден задержаться в поездке и перерасходовал средства. Или, наоборот, сотрудник сэкономил и должен вернуть неизрасходованный аванс.

Бухгалтер отражает долги по командировочным расходам, проводки для НКО.

1. Если долг за организацией, то следует перечислить сумму перерасхода на банковскую карту работника: Дт 71 Кт51, проводка для наличных расчетов: Дт 71 Кт 50.
2. Если должен остался сотрудник, отражаем возврат в кассу Дт 50 Кт 71, для удержаний из зарплаты — Дт 70 Кт71.

Бухгалтерские записи для бюджетников:

1. Выплачиваем долг работнику: Дт 0 208 12 560 Кт 0 201 34 610 (касса)/ 0 201 1 610 (расчетный счет).
2. Удерживаем долги с зарплаты сотрудника: Дт 0 302 11 830 Кт 0 304 03 730; Дт 0 304 03 830 Кт 0 208 12 660.
3. Работник возвращает долг в кассу: Дт 0 201 34 510 Кт 0 208 12 660.

Для бухгалтерского учета командировочных расходов и расчетов с командируемым работником используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражаются выданные работнику суммы, по кредиту — все расходы, понесенные им в командировке.

При направлении в командировку сотруднику под отчет выдается определенную сумма денежных средств, при возвращении сотрудник обязан в течении трех дней сдать оформленный авансовый отчет форма АО-1 и командировочное удостоверение форма Т-10, к этим документам должны прилагаться все документы, подтверждающие произведенные расходы (проездные, билеты, чеки, договор аренды транспорта, договор найма жилья и прочее).

Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в этой статье.

Если при возвращении у сотрудника остается часть выданного аванса, то он возвращает оставшиеся денежные средства предприятию в кассу с оформлением приходного кассового ордера.

Если выданного аванса сотруднику не хватило и были потрачены его собственные денежные средства, то организация возмещает понесенные расходы свыше выданного аванса, при этом оформляется расходный кассовый ордер.

Проводки по расходам свыше выданного аванса

Дебет	Кредит	Название операции
		Выданы денежные средства под отчет
		Возвращены не истраченные денежные средства предприятию в кассу
		Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса

Командировочные расходы в зависимости от цели командировки относятся на соответствующие счета бухгалтерского учета. Затраты, связанные с культурными и развлекательными мероприятиями, учитываются в качестве внереализационных расходов.

Если по произведенным расходам выделяется НДС и есть подтверждающие документы с выделенным в отдельной строке НДС (счет-фактуры, бланки строгой отчетности), то этот НДС можно отнести на счет 19 и затем направить его к вычету (при условии, что эти расходы относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу при расчете налога на прибыль).

Отражение в бухгалтерском учете

Счет

Отражение командировочных расходов необходимо отражать на следующих счетах бухгалтерского учёта (Приказ Минфина от 08.06.2018 №132н):

• суточные — субсчет 0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме»;
• компенсация за использование в командировке личного транспорта — субсчет 0 208 22 00 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;
• проживание и проезд — субсчет 0 208 26 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг».

КОСГУ

Счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» применяется с указанием КОСГУ (п. 21 Инструкции №157н, п. 13.6, 14.6 Приказ Минфина РФ от 29 ноября 2021 г. N 209н)

• 567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами»;
• 667 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами».

Для отражения в бухгалтерском учете государственного учреждения применяются следующие подстатьи КОСГУ:

• 212 («Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме») – суточные;
• 222 («Транспортные услуги») – компенсация за использование личного транспорта;
• 226 («Прочие работы, услуги») – оплата проезда, найма жилого помещения, прочих затрат.

КВР

В части кодов вида расхода применяются следующие:

• КВР 112 — бюджетные учреждения;
• КВР 122 — государственных (муниципальных) органов;
• КВР 134 — военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания;
• КВР 142 — внебюджетных фондов.

Проводки

В бухгалтерском учете государственного учреждения используются следующие проводки, указанные в таблице 1.Таблица 1. Проводки при учете командировочных

Содержание операции	Дебет	Кредит
Выдача денежных средств из кассы:
Суточные	0 208 12 567	0 201 34 610
За использование личного транспорта	0 208 22 567	0 201 34 610
На проезд и найм жилого помещения	0 208 26 567	0 201 34 610
Перечисление денежных средств на банковскую зарплатную карту
Суточные	0 208 12 567	1 305 04 212 (0 201 11 610)
За использование личного транспорта	0 208 22 567	1 305 04 222 (0 201 11 610)
На проезд и найм жилого помещения	0 208 26 567	1 305 04 226 (0 201 11 610)
Расходы на основании авансового отчета:
Суточные	0 401 20 112 (0 109 ХХ 112)	0 208 12 567
За использование личного транспорта	0 401 20 222 (0 109 ХХ 222)	0 208 12 567
Отражены в учете проезд и найм жилого помещения на основании авансового отчета	0 401 20 226 (0 109 ХХ 226)	0 208 12 567

НДС

В состав расходов по принятию НДС включаются расходы по оплате проезда и найм жилого помещения (п. 7 статьи 171 НК России). В государственных учреждениях при принятии НДС необходимо учитывать следующие особенности:

• казенные учреждения — входной НДС к вычету не принимается, учитывается в стоимости услуг (п. 2 ст. 146 НК РФ);
• бюджетные и автономные учреждения — если расходы произведены за счет средств приносящей доход деятельности и учитываются учреждением при расчете налога за прибыль, то входной НДС принимается к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Документальное оформление командировки

В командировку могут отправить не всех.

Для того чтобы знать как правильно оформляется служебная командировка, необходимо для начала разобраться что это такое.

Служебной командировкой считается направление работника, оформленное приказом руководителя, вне места постоянной трудовой деятельности, для решения вопросов, которые непосредственно связаны со служебными обязанностями лица. Постоянное место трудовой деятельности отражено в соглашении, которое заключено между сотрудником и работодателем.

Обратите внимание на то, что отправить в служебную командировку можно лишь то лицо, с которым заключен трудовой договор. В случае направления лица, который исполняет свои обязанности на основании договора об оказании услуг, служебной поездкой это не считается

Трудовое законодательство содержит перечень лиц, направление в служебную поездку которых не допускается:

1. Лица, которые работают на основании трудового договора, но не достигли возраста совершеннолетия;
2. Беременные сотрудницы.

Существует категория работников, которых можно направить в поездку по служебным вопросам только при соблюдении нескольких условий: наличие письменного согласия этих лиц, также медицинское заключение о допустимости такого направления.

По согласию в служебные поездки отправляются:

• работницы, имеющие детей, не достигших трех лет;
• работники, одиноко воспитывающие детей, не достигших 5 лет;
• лица, осуществляющие трудовую деятельность на предприятии и имеющие детей-инвалидов;
• лица, трудящиеся в организации и ухаживающие за своими больными родственниками.

Когда вышеуказанные условия направления сотрудников в поездки, связанные со служебными вопросами соблюдены, необходимо приступать к правильному оформлению командировки.

Обратите внимание на то, что, как правило, порядок направления в поездку, а также вопросы, связанные с денежным обеспечением работников, которые направлены в поездку, решаются путем создания локального нормативного акта. Как правило, при оформлении используются следующие документы:

Как правило, при оформлении используются следующие документы:

служебное задание. Используется по усмотрению самого работодателя, поскольку обязательное составление этого документа в 2015 году было упразднено.

В случаях, когда на предприятии используется этот документ, то в локальном акте, посвященном вопросам командировок должен указать форму этого документа – унифицированную, которая называется Т-10а или разработанную на предприятии самостоятельно.

В этих случаях, непосредственный начальник лица принимает решение о поездке, отражая необходимость и обоснованность её в задании. Далее служебное задание утверждается руководителем предприятия, и сотрудник направляется в поездку;

основание отправления сотрудника в поездку – приказ о направлении в командировку. Этот документ составляется руководителем организации и может иметь форму, утвержденную государством (Т-9) или разработанную в организации. Независимо от того, кто составлял бланк документа, в нем должно быть отражено:

1. Данные о предприятии и его руководителе;
2. Сведения о работнике, который направляется в поездку;
3. Место, в которое сотрудник должен прибыть;
4. Период времени командировки;
5. Цель поездки;
6. Основание. В качестве основания может выступать служебное задание, договор, в соответствии с которым представитель организации должен явиться, приказ о собрании представителей всех подразделений (если организация крупная);

документы, которые подтверждают продление срока поездки сотрудника:

1. Запрос согласия у лица, который был отправлен в командировку;
2. Изданный приказ о том, что срок поездки продлевается;
3. Уведомление работника том, что срок его поездки продлили.

Как посчитать командировочные и суточные расходы

Счет за проездные билеты или пользование номером в гостинице, конечно, могут прислать в организацию. Но чаще всего работники самостоятельно приобретают необходимые для себя услуги по проезду и проживанию, а затем отдают документы, подтверждающие затраты.

Тем не менее, еще до отправления сотрудника на служебное задание в другой населенный пункт бухгалтеру необходимо хотя бы приблизительно посчитать, сколько выдать авансом. Для этого учитывается стоимость билетов в обе стороны, ориентировочная стоимость гостиничного номера, сумма суточных по количеству дней командировки, иные планируемые затраты.

Чтобы рассчитать суточные, необходимо определить, сколько дней человек будет находиться за пределами «родного» населенного пункта и прибавить к ним дни в пути. Например, инженер Иванов А.С. отправляется в другой город на пуско-наладочные работы. Он отправляется 09.12.2018 (в воскресенье) в 5 часов утра, а возвращается обратно 16.12.2018 (тоже в воскресенье) в 9 часов утра. Общее количество дней в командировке составит 8 дней. Если поездка внутренняя, то лимит суточных, не облагаемый НДФЛ, составит 700 рублей. Сумма суточных, которую необходимо выдать инженеру Иванову, составит:

Если поездка зарубежная, то командировочные расходы увеличатся следующим образом:

Обращаем внимание, что день убытия определяют с 00 до 24 часов, так же как и день прибытия

Это важно учитывать при окончательном расчете, например, с помощью проездных документов. Если билетов нет, например работник пользовался личным или служебным авто, то длительность командировки рассчитывают по датам, указанным в служебной записке по завершении поездки

Если билетов нет, например работник пользовался личным или служебным авто, то длительность командировки рассчитывают по датам, указанным в служебной записке по завершении поездки.

Поскольку сотрудник все равно пишет заявление на командировочные расходы (оно является основанием для расходного кассового ордера), можно попросить, чтобы он самостоятельно оценил, сколько ему понадобится, а затем проверить его расчеты. Этот вариант будет удобен, в том числе, если к месту командировки человек отправляется на личном авто, поэтому у него будут траты, например, на покупку бензина. Шаблон для заполнения заявления — в конце статьи.

После того, как смету утвердят главный бухгалтер и руководитель, можно выдавать аванс на командировочные расходы наличными либо на банковскую карту. Выдача денежных средств подотчет производится с учетом норм, установленных ЦБ РФ. Подробнее о требованиях финансового регулятора читайте в отдельном материале PPT.ru.

Что касается выплат в валюте, то они тоже не запрещены. Для этого командировочные расходы считают по общим правилам, но затем полученную сумму обменивают на валюту. Причем обменять рубли на иностранную валюту может либо сам командированный сотрудник, либо кто-то другой. В обоих случаях необходимо приложить квитанцию из банка о проведенной операции по обмену денег.

Командировочные расходы

Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по заданию, указанному в приказе руководителя. С учетом особенностей задания сумму расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, отразите проводкой:

Дебет 08 (10) Кредит 71

– если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов;

Дебет 20 (25, 26) Кредит 71

– если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации;

Дебет 44 Кредит 71

– если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;

Дебет 28 Кредит 71

– если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;

Дебет 91-2 Кредит 71

– если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).

При оплате командировочных расходов организацией, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов и т. д.) в бухучете сделайте проводку:

Дебет 76 (60) Кредит 51

– оплачены услуги гостиницы, проездные билеты и т. д. для сотрудника, направленного в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку спишите так:

Дебет 26 (20, 25, 44…) Кредит 76 (60)

– списаны расходы на командировку.

Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 50-3 Кредит 76 (60)

– приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;

Дебет 71 Кредит 50-3

– выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета спишите на расходы:

Дебет 26 (20, 25, 44…) Кредит 71

– списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.

Такой порядок отражения командировочных расходов основан на положениях пунктов 5 и 7 ПБУ 10/99, а также Инструкции к плану счетов (счета 71, 50-3).

А как отражать НДС по приобретенным проездным документам? Все зависит от того, как оформлены первичные документы. Так, если НДС выделен в проездном документе или он поступил вместе со счетом-фактурой, налог учитывайте отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Сам проездной документ учитывайте на счете 50-3 «Денежные документы» по фактической стоимости (Инструкция к плану счетов).

Если сумма НДС не выделена, то в бухучете она также не выделяется и отдельно не учитывается (Инструкция к плану счетов).

Пример отражения в бухучете командировочных расходов

В период с 17 по 19 января начальник цеха ООО «Производственная фирма «Мастер»» В.К. Волков был в служебной командировке в г. Челябинске. Цель командировки – изучение технологии производства облицовочных материалов.

20 января руководитель организации утвердил авансовый отчет, представленный Волковым.

К авансовому отчету приложены:

• счет гостиницы на сумму 6490 руб. (в счете указано, что стоимость услуг включает в себя НДС, но сумма налога не выделена);
• два железнодорожных билета стоимостью 5664 руб. (в билетах сумма НДС 864 руб. выделена отдельной строкой).

За время нахождения в командировке Волкову положены суточные в размере 300 руб.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:

Дебет 25 Кредит 71 – 300 руб. – отражены суточные;

Дебет 25 Кредит 71 – 5500 руб. (6490 руб. – (6490 руб. × 18/118)) – включена в расходы стоимость проживания Волкова в гостинице;

Дебет 19 Кредит 71 – 990 руб. – выделен расчетным путем НДС со стоимости услуг по проживанию в гостинице;

Дебет 91-2 Кредит 19 – 990 руб. – списана сумма НДС по командировочным расходам, не подтвержденная документально;

Дебет 25 Кредит 71 – 4800 руб. (5664 руб. – 864 руб.) – отнесена на расходы стоимость проезда;

Дебет 19 Кредит 71 – 864 руб. – выделен НДС со стоимости проезда;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 864 руб. – принят к вычету НДС по командировочным расходам.

Порядок возмещения командировочных расходов

Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ).

Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:

• расходы на проезд;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Например, расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т. д.;

А при направлении в командировку на территорию иностранного государства работнику дополнительно возмещаются (п. 23 Положения о командировках):

• расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;

• обязательные консульские и аэродромные сборы;

• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

• иные обязательные платежи и сборы.

Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным документом организации (ЛНД). Можно устанавливать отдельные нормы суточных для каждой страны или группы стран. Предельные суммы, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, составляют 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и 2 500 руб. — за пределами территории РФ. Для налога на прибыль и взносов на травматизм норматив не установлен (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Выплата суточных при командировках за пределы территории РФ регламентирована пунктами 18-20 Положения о командировках:

• при однодневной командировке суточные выплачиваются в размере 50 % от нормы для загранкомандировок;

• даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте;

• при направлении работника в командировку на территории стран, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых при пересечении границы отметки не делаются, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам);

• при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются по норме для командировок за границу. При следовании работника на территорию РФ – в дни, за которые суточные выплачиваются по нормам для России. Если работник направляется в командировку на территории двух и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

По возвращении из командировки работник в течение трех рабочих дней обязан предоставить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему авансу на командировочные расходы с приложением подтверждающих расходы документов (п. 26 Положения о командировках).

Прилагающиеся к авансовому отчету оправдательные документы о расходах, связанных с командировкой, должны иметь перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и штатный работник организации (письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).

1С:ИТС
Подробнее о порядке возмещения работникам командировочных расходов, в том числе о расчете суточных, см. в  раздела «Консультации по законодательству».

Виды командировочных расходов

Командировочные расходы — это отдельный вид затрат учреждения, которые возникают в случае направления работника в служебную командировку. По закону, вне зависимости от целей командирования, работодатель обязан компенсировать понесенные издержки сотрудника. Состав расходов, которые подлежат возмещению, определен в ст. 168 ТК РФ:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником в служебных целях с разрешения или ведома работодателя.

Командировочные расходы выплачиваются сотруднику авансом (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 №749 (далее Постановление №749)).