Понятие разъездного характера работы и его оформление

Отличия разъездного характера работы от командировок

Рассмотрим отличия в сравнительной таблице.

Журнал учета местных поездок

В некоторых случаях может быть полезно сделать журнал электронным и доступным в Интернете, чтобы сотрудник мог зайти с любого гаджета (телефона, ноутбука, компьютера) и отметиться.

Важный момент, который часто упускают работодатели, заводя подобный журнал, — они не ознакамливают работников с правилами его заполнения. В этом случае он теряет свою цель, поскольку ни работодатель, ни работник не смогут на него сослаться в случае конфликта. Во избежание подобных ситуаций рекомендуем издать приказ (распоряжение) о порядке ведения журнала регистрации/учета поездок сотрудников. В нем следует прописать не только обязанность сотрудников отмечать дату, время и цель поездки, но и обязанность непосредственных руководителей (или иного лица, например генерального директора организации) визировать поездки подчиненных.

На практике ежедневное визирование применяется не всегда, особенно когда в компании трудится много работников. Иногда свою подпись начальник ставит в конце недели/месяца. Но имейте в виду, во втором случае привлечь работника к ответственности за несанкционированный отъезд будет проблематично, ведь визирование было постфактум. Однако такие периодические проверки сами по себе дисциплинируют работников, поскольку они знают, что их непосредственный начальник может в любой момент проверить, отсутствовали они на рабочем месте по служебным причинам или по иным.

Общая информация

В трудовом законодательстве дан обширный перечень условий, которые могут описывать характер труда в договоре. Их указание является обязательным, особенно, если речь идёт о вредных условиях.

Какой бывает характер работы в трудовом договоре?

Работа может быть:

• сезонной;
• на дому;
• гос. службой или же муниципальной службой;
• временной;
• на физ. лицо;
• по совместительству;
• по основному месту.

Эти виды регулирует ТК, статьи 44 и 49. Выделяют и другие условия: ночное время, вредные воздействия.

Существует множество определений характера работы, но в этой статье по большей части рассматриваются определения, которые даёт нам 57-ая статья ТК.

Согласно 57-ой статье ТК в трудовом договоре можно указать, что работа будет: разъездной, в пути, подвижной или иметь «другой» характер. К сожалению, подробное описание в ТК отсутствует.

За ориентиры необходимо брать другие нормативно-правовые акты — постановления судов и правительства, прочие официальные документы.

Он определяется работодателем (полевой, экспедиционный, вахтовый, надомный и т.п.). Возмещение расходов при выполнении обязанностей Работодатель обязан возмещать расходы на транспортировку лиц во время исполнения служебных действий. Кроме случаев, предусматривающих предоставление служебного транспорта.

Здесь предусматривается только доплата, если время в дороге составляет 2-3 часа. Как правило, доплата предусматривает соразмерное начисление к базовой ставке, в размере 20-30%. Статья 168.1 ТК РФ даёт резолюцию по обязательной оплате дорожных расходов, а при необходимости проживания вне дома – оплату проживания и дополнительных расходов, связанных с нахождением вне дома.

Фрагмент положения о разъездном характере работ

1. Порядок выплаты надбавки работникам ООО «Минэкспо», постоянная работа которых имеет разъездной характер.

<…>

9.3. Надбавка в соответствии с п. 3 настоящего Положения выплачивается с момента выезда до момента возвращения к месту расположения ООО «Минэкспо» при обязательном условии выполнения работы в пределах установленной продолжительности рабочего времени.

9.4. Работникам, которым установлены часовые или дневные тарифные ставки, месячная тарифная ставка для установления размера надбавки определяется умножением часовой тарифной ставки на среднемесячное количество рабочих часов или рабочих дней в календарном году.

9.5. Работникам, труд которых оплачивается по сдельным расценкам, надбавка, предусмотренная настоящим Положением, выплачивается к установленным работникам тарифным ставкам по ЕТС.

9.6. Размер надбавки, предусмотренной настоящим Положением, не должен превышать размеров суточных, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

9.7. Выплата надбавки, предусмотренной настоящим Положением, производится работнику и за дни временной нетрудоспособности вне места постоянного жительства и расположения ООО «Минэкспо», на которые выдан листок нетрудоспособности.

9.8. Выплата надбавки работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, производится на основании документов, подтверждающих для каждого работника в отчетном месяце количество и продолжительность поездок (разъездов). Контроль за порядком выплаты надбавки в соответствии с настоящим Положением возлагается на главного бухгалтера.

9.9. Надбавка, выплачиваемая в соответствии с настоящим Положением, учитывается при исчислении среднего заработка в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

9.10. Настоящее Положение не распространяется на работников, которым выплачиваются суточные, предусмотренные при служебных командировках, надбавка за подвижной характер работы.

<…>

Порядок оформления документов, подтверждающих расходы.

В силу ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ сотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Согласно ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, а также могут устанавливаться трудовым договором.

Работник в качестве подотчетного лица может получить в кассе предприятия наличные денежные средства на расходы, связанные с разъездами. Выдача осуществляется на основании приказа руководителя или заявления работника.

При этом в соответствии с порядком, установленным коллективным договором и (или) локальным актом, денежные средства (аванс) на расходы, связанные со служебными поездками, могут перечисляться на банковский счет сотрудника, чья постоянная работа имеет разъездной характер. Окончательный расчет по фактически произведенным расходам осуществляется после представления сотрудником авансового отчета с приложением подтверждающих расходы документов.

Эти компенсации за разъездную работу освобождены от НДФЛ, поскольку расходы работника связаны с исполнением им трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ), и не облагаются страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Расходы, связанные с разъездами, возмещаются работникам на основании авансовых отчетов и подтверждающих документов: проездных билетов, квитанций и т. п. 

Вопрос

В какой срок после поездки работник должен представить авансовый отчет?

Согласно Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю отчет в течение трех рабочих дней. Но поскольку положения о командировках на сотрудников с разъездным характером работы не распространяются, обратимся к Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», согласно которому подотчетное лицо, получившее наличные деньги, обязано сдать главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные под отчет, или со дня выхода на работу, например после отпуска или больничного.

К авансовому отчету работник должен приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы.

Таким образом, срок, на который выдаются наличные или безналичные деньги под отчет (например, неделя, месяц), и срок для представления отчета по суммам, полученным в безналичной форме, работодателю следует установить самостоятельно в локальном нормативном акте.

При этом при получении наличных денег работник должен будет отчитаться в течение трех дней после истечении этого срока. А по безналичным он сможет отчитаться в срок, который установит работодатель.

* * *

Как видим, в отличие от командировок, работа, носящая разъездной характер, регулируется в основном локальными актами, то есть ее регламентирует работодатель. Поэтому если в организации необходимо установить сотрудникам разъездной характер работы, в первую очередь нужно разработать положение о такой работе или соответствующий приказ работодателя, установив перечень работ, специальностей или должностей с таким характером работы.

В данном локальном акте также следует прописать размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, – то, какими документами будут подтверждаться расходы, каковы формы этих документов, срок, на который выдаются наличные деньги авансом, срок для отчета по суммам, выданным в безналичной форме, и т. д.

Не забудьте также ознакомить работников с положением под подпись, а также включить условие о разъездном характере работы в трудовые договоры. 

«Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за разъездную работу за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Оформление разъездного характера работы

Итак, вначале нужно установить перечень работников с разъездным характером работы в локальном акте учреждения: спортсмены, тренеры и др. Это могут быть положение о разъездном характере работы, раздел коллективного договора или просто приказ.

Затем условие о разъездном характере требуется закрепить в трудовом договоре с работником. Оно прописывается или сразу при заключении трудового договора, или в дополнительном соглашении, если разъездной характер устанавливается в процессе трудовой деятельности.

Поскольку разъездной характер связан с местом работы, откуда работник каждый раз отъезжает, такой характер необходимо четко определить в трудовом договоре, тем более что место работы – это обязательное условие договора.

По общим правилам в качестве места работы указывают наименование организации либо определенную территорию. Однако наименование организации не всегда может совпадать с ее территориальной принадлежностью, поэтому установить местонахождение организации в подобной ситуации не получится.

И здесь следует обратиться к ТК РФ, которая относит к дополнительным условиям договора уточнение места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) сведения о рабочем месте. Под рабочим местом понимается место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (ст. 209 ТК РФ).

В трудовом договоре со спортсменом также следует конкретизировать место выполнения им трудовой функции. Формулировка может быть следующей:

У работодателей часто возникает вопрос, нужно ли указывать территорию, где будет разъезжать спортсмен

Несмотря на то, что таких требований законодательством не установлено, контролирующие органы обращают на это внимание. Они считают,: если в трудовом договоре местом постоянной работы определен населенный пункт, например г

Нижний Новгород, то разъезды должны осуществляться в пределах именно этой территории. Соответственно, поездки за пределы данной территории нужно оформлять как командировку.

Чтобы исключить споры, территорию разъездов в локальном акте организации и трудовых договорах со спортсменами лучше указать. Причем прописать это нужно в самом положении об установлении разъездного характера: «Работнику устанавливается разъездной характер работы с территорией разъездов в пределах Российской Федерации и за ее пределами» и т. п. Кроме этого, продублировать территорию разъездов можно в другом разделе трудового договора («Права и обязанности работника»). Например:

Работник обязан:

Что касается остальных документов, которые нужно оформлять при направлении работников в служебные поездки, чиновники Минтруда рекомендуют работодателям установить их самостоятельно. Форму таких документов, порядок доведения их до работника, срок сдачи отчета о поездки, документы, подтверждающие произведенные работником расходы, следует установить в локальном нормативном акте о разъездном характере работы.

По нашему мнению, каждая поездка спортсменов (тренеров) на спортивные мероприятия в первую очередь должна оформляться приказом (распоряжением), с которым работники должны быть ознакомлены под подпись. Кроме того, работодателю нужно разработать документ, который выдается работнику на каждую поездку или на определенный период (месяц). Этим документом может быть, например, маршрутный лист. В качестве основы для него можно использовать форму командировочного удостоверения из Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Также можно разработать документ, позволяющий вести учет служебных поездок работников, допустим, журнал учета служебных поездок.

Вопрос:

Как отмечать поездки спортсменов в табеле учета рабочего времени?

Ответ:

Единого требования по оформлению табелей в то время, когда работник находится в служебной поездке, нет. В любом случае, поскольку работник выполняет свои трудовые функции, можно предположить, что в табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) время, проведенное в поездках, нужно отражать буквенным кодом «Ф» – фактически отработанные часы, а в табеле Т-13 – кодом «Я».

Однако в этом случае работодателю будет непонятно, находился работник в поездке или на своем рабочем месте. Поэтому рекомендуем дополнить условные обозначения табеля новыми кодами при формировании учетной политики. Приказом работодателя можно установить новый код, например «СП» (служебные поездки).

Различия между поездками и командировками

Разъездной характер труда не совместим с понятием командировки, представляющей собой поездку сотрудника на ограниченный период времени по производственному поручению и распоряжению работодателя из места постоянной занятости (ст. 166 ТК РФ).

За специалистом, отправленным в командировку, сохраняются занимаемое место (должность) и средняя заработная плата с возмещением:

• трат на проезд;
• затрат по оплате места проживания;
• иных расходов при нахождении не в месте постоянного проживания (суточных);
• затрат, одобренных руководством предприятия (мобильная связь).

Для оформления командировки на предприятии издается приказ, работнику оформляется служебное задание и удостоверение (командировочное). Командированный получает авансом деньги для расходов (проезд, проживание, суточные). По возвращении из командировки работник сдает отчет о проделанной работе, об израсходованных суммах и прикладывает документы по всем видам трат.

В отличие от периодического характера командировок (по мере необходимости) разъездная деятельность представляет собой составной элемент трудовой функции сотрудника и носит постоянный характер. Условия, определяющие указанный характер труда, в обязательном порядке отражаются в трудовом соглашении сторон (ст. 57 ТК РФ).

Внимание! Все поездки в рамках исполнения должностных обязанностей, оплачиваются по окладу, оговоренному при оформлении трудового контракта. Оплата по среднему заработку применяется только к командировкам (ст

167 ТК РФ).

Если сотрудник, оформленный на труд с передвижным характером в пределах одного населенного пункта, будет направлен по делам предприятия в иной город, передвижение должно оформляться в виде командировки.

Порядок оформления и выплаты компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы

• Во-первых, компенсация положена исключительно сотрудникам, которые работают на авто, ездят по командировкам и их деятельность носит разъездной характер
• Во-вторых, основанием для того, чтобы сотрудник мог использовать личный транспорт в служебных целях является приказ руководителя организации
• В-третьих, работники, которые работают с доверенностью на транспортное средство имеют такое же право на компенсацию как и с личным авто.
• В-четвертых, сотрудник подает заявление где поясняет, при каких обстоятельствах и с какой периодичностью использовался его личный транспорт в служебных целях.

Разъездной характер работы в трудовом договоре

— трудовая функция работника (то есть должность и перечень должностных обязанностей работника). Возможно определение должностных обязанностей путем ссылки на должностную инструкцию или иной документ, в котором перечислены обязанности сотрудника. При этом сотрудник должен быть ознакомлен с таким документом под роспись;

— место работы сотрудника, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

Отражение в учете компенсаций

Согласно законодательства, суммы которые работодатель заплатит сотруднику за использование авто в служебных целях, не подлежат обложению налогом на доход с физических лиц и не будут отражены в отчете 2 НДФЛ. Так же эти выплаты не облагаются страховыми взносами. В случае, если например автомобиль не принадлежит сотруднику на правах собственности, а он использует его по доверенности, то возникает спорный вопрос, на который так и нет однозначного ответа.

Налоговая говорит о том, что на основании Трудового кодекса, автомобиль должен быть личным и принадлежать на правах собственности, тогда не нужно снимать НДФЛ и страховые взносы, соответственно случай с доверенностью не попадает, но судебная практика показывает обратное, оказывается все же четкого понятия в Законе как личное имущество не прописано, поэтому личным может считаться любое имущество на законном праве, в том числе и по доверенности.

Пример расчета выплат

С сотрудником организации «Амел» заключено соглашение об использование его личного авто RenoLogan 1.6 d в служебных целях. Для компенсации по ремонту и эксплуатации авто предусмотрена сумма в размере 6 000,00 руб. в месяц. Расход автомобиля по топливо восемь литров на 100 км.

1 августа работник сдал в бухгалтерию отчет об использовании личного транспорта за июль с приложенными чеками АЗС. Согласно отчету пробег автомобиля в служебных целях в июле составил 1 700 км. Сумма компенсации за использование и возмещение расходов за июль составит:

• Сумма компенсации за июль 6 000 руб.т.к отработан полный месяц
• Сумма возмещения расходов на бензин 1 700 * 8 / 100 * 42,50 (средняя цена за 1 л бензина АИ-95 согласно чекам АЗС) = 5780 руб.
• Итоговая выплата сотруднику за использование личного автомобиля в июле составит 11780 руб.
• В налоговом же учете принимаемая сумма компенсации за использование личного автомобиля составит всего лишь 1 200 руб. То есть сверхнормативная компенсация в размере 10580 не уменьшит ни налог на прибыль, ни налог при УСН.

Плюсы и минусы для работника и работодателя

Для работника есть множество плюсов такого режима работы:

• возможность путешествий по разным городам и странам;
• сохранение размера заработной платы и премиальных начислений;
• покрытие всех расходов, связанных с выполнением профессиональных задач;
• укрепление физической формы и моральной устойчивости.

Также есть ряд минусов, которые обязательно принимаются во внимание:

• определенные нагрузки физического характера, сопряженные с постоянными поездками;
• отсутствие личной жизни и времени на создание семьи и быта;
• невозможность распоряжаться личным временем.

Для работодателя РХР тоже сопровождается определенными положительными и отрицательными моментами. К плюсам можно отнести следующие особенности:

• возможность делегировать полномочия на сотрудников;
• расширение географии деятельности.

Если изучать минусы, то они заключаются в следующих аспектах:

• невозможность полноценного контроля рабочего процесса;
• большие затраты на осуществление сотрудником должностных обязанностей.

Для обеих сторон есть определенные позитивные и негативные моменты. Поэтому прежде, чем устраиваться на такую должность (или устраивать сотрудника), необходимо основательно взвесить все «за» и «против».

Разъездной характер работы в должностной инструкции

Д¾Ã»Ã¶Ã½Ã¾ÃÂÃÂýðàøýÃÂÃÂÃÂÃÂúÃÂøàÃÂðñþÃÂýøúð ò 2018 óþôàþÿÃÂõôõûÃÂõàóÃÂðýøÃÂàõóþ ÿþûýþüþÃÂøù ø ôõúûðÃÂøÃÂÃÂõàÿþûýÃÂù ÃÂÿøÃÂþú õóþ þñÃÂ÷ðÃÂõûÃÂÃÂÃÂò. âÃÂÃÂôþòþù ÃÂþôõúàÃÂõóÃÂûøÃÂÃÂõàÃÂðúøõ òþÿÃÂþÃÂàúðú òþ÷üõÃÂõýøõ ÃÂðÃÂÃÂþôþò ø þÿÃÂõôõûõýøõ ÃÂðÃÂðúÃÂõÃÂð ÃÂðñþÃÂàÿÃÂÃÂõü ÷ðúûÃÂÃÂõýøàÃÂÃÂÃÂôþòþóþ ôþóþòþÃÂð. ÃÂôýðúþ òÃÂàÃÂÃÂÃÂàþÃÂþÃÂüûõýøàÃÂð÷ÃÂõ÷ôýþù ôõÃÂÃÂõûÃÂýþÃÂÃÂø ò ÃÂûÃÂöõñýÃÂàÃÂõûÃÂà÷ðúþýþôðÃÂõûÃÂÃÂÃÂòþ ýõ ÃÂðÃÂúÃÂÃÂòðõÃÂ. ÃÂôõÃÂàÿÃÂõôþÃÂÃÂðòûÃÂõÃÂÃÂàÃÂòþñþôð òÃÂñþÃÂð ôûàÃÂðñþÃÂþôðÃÂõûÃÂ. ÃÂóþ þÃÂòõÃÂÃÂÃÂòõýýþÃÂÃÂàþóÃÂðýøÃÂøòðõÃÂÃÂàÿþûþöõýøÃÂüø âààä ø ôþÿþûýøÃÂõûÃÂýÃÂüø ýþÃÂüðÃÂøòýÃÂüø ðúÃÂðüø. ÃÂðÿÃÂøüõÃÂ, àÿÃÂø ÃÂþÃÂÃÂðòûõýøø ôþûöýþÃÂÃÂýþù øýÃÂÃÂÃÂÃÂúÃÂøø þý ôþûöõý ÃÂÃÂúþòþôÃÂÃÂòþòðÃÂÃÂÃÂàäàâÂÂ90 þà2006-óþôð.

ÃÂð÷þòÃÂõ ÿþûþöõýøàþ ôþûöýþÃÂÃÂýÃÂàøýÃÂÃÂÃÂÃÂúÃÂøÃÂàóûðÃÂÃÂÃÂ, ÃÂÃÂþ ÃÂðñþÃÂþôðÃÂõûàþñÃÂ÷ðý þñõÃÂÿõÃÂøÃÂàÃÂðñþÃÂýøúð òÃÂõüø ýõþñÃÂþôøüÃÂüø ÃÂðñþÃÂøüø øýÃÂÃÂÃÂÃÂüõýÃÂðüø ø üðÃÂõÃÂøðûðüø. àðñþÃÂýøú ò ÃÂòþàþÃÂõÃÂõôÃÂ, ýõÃÂõàþÃÂòõÃÂÃÂÃÂòõýýþÃÂÃÂà÷ð ÃÂþÃÂÃÂðýýþÃÂÃÂàÃÂðñþÃÂõóþ øýòõýÃÂðÃÂÃÂ. àÃÂûÃÂÃÂðõ ÿþûþüúø øûø ÃÂÃÂõÃÂø, ÃÂûõôÃÂõàýõüõôûõýýþ ÃÂþþñÃÂøÃÂàþñ ÃÂÃÂþü ýõÿþÃÂÃÂõôÃÂÃÂòõýýþüàÃÂÃÂúþòþôøÃÂõûÃÂ.

Его особенности

От этих характеристик проистекают особенности разъездной работы. Они выглядят так:

• Особое оформление на такую работу. При этом в компании должен быть локальный нормативный документ (положение), регулирующий взаимоотношения сторон. Характер работы должен быть отражен в ТД.
• Форма и способ оплаты при частых разъездах законодательно не регламентируется. Поэтому все это согласовывается с работодателем.
• А вот компенсацию за: транспортные, жилищные расходы, ГСМ и другие растраты сотрудника, связанные с характером работы, ему обязаны выплатить.
• Такая компенсация может быть в качестве доплаты к основной зарплате, или целевая, на основании представленных документов.