Путевой лист легкового автомобиля: как правильно заполнить новый бланк 2021 года

Какие документы должны быть у водителя

Выполняя поездку, водитель-перевозчик обязан иметь ряд документов, подтверждающих право управления транспортом, принадлежащим юридическому лицу (ООО) или ИП. К таковым относятся:

1. Путевой лист, заполненный по Правилам Минтранса со всеми необходимыми реквизитами.
2. Товарно-транспортные накладные на груз.
3. В/у и бумаги на авто.
4. Полис ОСАГО.
5. Специальное разрешение на перевозку опасных грузов.

Примечание: В последнем пункте речь идет о прохождении водителем инструктажа об особенностях безопасной транспортировки огнеопасных, взрывоопасных, вредных для здоровья граждан и экологии химических веществ.

Где взять путевой лист самозанятым водителям

Перевозчики пассажиров обязаны иметь лицензию на право работы таксистом. Путевку должна выдавать организация, оформляющая разрешение. Но иногда она находится слишком далеко, даже в другом городе. В таком случае водитель обращается в транспортную компанию, от которой получает заказы.

Работая в Яндекс-такси, прежде всего необходимо поинтересоваться, где получать заполненный лист с проведением предрейсового (послерейсового) медосмотра и техконтроля. Самозанятый, работая на собственном или арендованном таксомоторе, заключает соглашение с автопредприятием (таксопарком), где получает заказы и путевые документы.

Путевой лист для ИП

Индивидуальный предприниматель приобретает бланки сам, например, скачивая форму в интернете. Заполняет требуемые реквизиты (чтобы корректно ввести данные, лучше скачать и образец заполнения путевого листа легкового или грузового автомобиля, либо посмотреть пример заполнения на фото в интернете). Обязательно заключает договор с медорганизацией, имеющей госмедлицензию с правом оказания услуг предрейсового осмотра.

Чтобы проходить регулярный техконтроль, придется подписать соглашение с АТП, где есть автомеханик с квалификацией контролера техсостояния ТС. Можно получить необходимое профобразование и требуемую квалификацию лично, тогда техосмотр автотранспорта проводят самостоятельно.

Не помешает возить соответствующие копии договоров с собой. Они подтвердят подлинность отметки контролера или медика при встрече с особо придирчивым инспектором ГИБДД.

Кто должен составлять путевой лист

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

• зарплату водителя;
• надбавки водителям за разъездной характер работы;
• затраты на ГСМ;
• затраты на запчасти;
• затраты на парковку;
• компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259-ФЗ выше, чем у Приказа Минтранса, полагаем, что оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.

Не указан пункт назначения — расходы на ГСМ списать не получится

Весьма примечательна еще одна ситуация, имевшая место в рамках арбитражного дела № А55-23291/2012. ВАС отказался его передавать на уровень президиума данной инстанции, оставив, таким образом, решение кассации в силе.

Налогоплательщик подал иск против ФНС, намереваясь оспорить решение налоговиков об отказе во включении в структуру расходов фирмы затрат на ГСМ. Инспекторы ФНС посчитали данные издержки неподтвержденными, так как в путевых листах, сформированных налогоплательщиком в подтверждение затрат на ГСМ, не были указаны пункты назначения, в которые ездили водители.

Сумма, фигурировавшая в иске, весьма приличная — 700 000 руб. Но у налогоплательщика не получилось ее отсудить. В ходе слушаний в рамках первой инстанции судьи подтвердили правоту налоговиков. Апелляция дала шанс истцу, установив, что путь следования машины, а также пункт назначения груза не должны фиксироваться в таком документе, как путевой лист, организациями, которые не являются по основному профилю деятельности транспортными. К тому же, как посчитала апелляционная инстанция, путевой лист не должен рассматриваться как единственный источник, способный подтвердить задействование автомобиля в коммерческой деятельности налогоплательщика.

Однако кассация отменила решение, вынесенное апелляционной инстанции. Судьи посчитали, что путевой лист — это документ, который создается именно с целью подтверждения обоснованности издержек фирмы в виде затрат на ГСМ. Поэтому если путевой лист не содержит сведений о пункте назначения, то, по мнению судей, нельзя достоверно установить факт задействования автомобиля водителями фирмы в служебных целях. Поэтому данный реквизит путевого листа, если следовать позиции кассации, нужно рассматривать как обязательный, отражающий сущность хозяйственной операции.

Сведения о пункте назначения, фиксируемые в таком документе, как путевой лист, если следовать логике положений определения ВАС по данному делу, должны быть в достаточной мере подробными. Как считал ВАС, путевой лист должен включать название организации, куда едет машина, а также адрес соответствующего объекта.

Путевой лист автобуса (форма 6). Образец заполнения

Документ путевого следствия должен быть заполнен с обеих сторон. Оборотная сторона бланка предназначена для указания информации о маршруте и заполняется водителем автобуса. На основании этих данные в дальнейшем будет рассчитана оплата труда шофера.

Лицевая сторона бланка содержит основные данные о компании, которая является владельцем автобуса, о сотруднике, который осуществляет вождение и о транспортном средстве.

Начало рабочей смены водителя начинается с выдачи путевого листа диспетчером компании. Он же выдает задание, которое содержит маршрут автобуса и подписывает его. В выданном документе заполняются основные сведения, после чего ставятся подписи механика и водителя в знак того, что первый проверил транспортное средство на наличие неисправностей и передал автобус водителю, а второй принял в эксплуатацию исправно работающее авто.

Еще одной подписью, которая ставится на лицевой стороне бланка путевого следствия, является подпись медицинского специалиста, который должен предварительно проверить здоровье водителя и удостовериться в его хорошем состоянии.

Чтобы потом списать расходы на топливо, в документе ставятся отметки о наличии горючего на начало и конец рабочей смены, а также указывается количество выданного горючего. Отмечаются и показания спидометра, которые были зафиксированы в начале и в конце рабочего дня.

Для кого обязателен лист

Путевой лист — это необходимый документ первичной отчетности. Лист применяется для учета работы легкового автотранспорта и будет помогать при начислении зарплаты водителю. Выписывается путевка диспетчером предприятия в одном экземпляре. Чаще всего на один день или смену.

Путевой лист необходим, если:

• бизнес организации связан с перевозкой людей, багажа, грузов с помощью городского транспорта (согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Это касается всех транспортных компаний, осуществляющих пассажирские и грузоперевозки вне зависимости, один пассажир в транспортном средстве (ТС) или больше;
• организация услуг по перевозке не оказывает, но использует легковой автомобиль. Путевой лист подтверждает списание расходов на ГСМ;
• водитель на собственном авто осуществляет поиск клиентов с компенсацией топливных затрат.

Бланк путевого листа легкового автомобиля 2020 и правила его заполнения

В качестве бланка можно использовать форму 3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Предприятие может разработать и использовать собственный путевой лист, главное — оформлять его правильно.

Путевой лист легкового автомобиля форма 3 содержит перечень обязательных реквизитов документа, которые указаны в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152. Новая его редакция была принята 26.02.2017 (Приказ Минтранса РФ от 18.01.2017 № 17). Но с 1 марта документ претерпит еще некоторые изменения, о которых необходимо знать заранее (Приказ Минтранса России от 21.12.2018 № 467). Новая форма путевого листа легкового автомобиля 2020 г. предусматривает следующие новшества при заполнении:

Что не изменилось

На что нужно обратить внимание

Что изменилось

Номер и время выдачи и срок действия листа

Дата и время проведения техосмотра ТС перед выездом в рейс. С указанием должности, Ф.И.О

и личной подписью механика.

Можно не ставить штамп и печать владельца автотранспортного средства в верхней части.

Данные водителя (Ф.И.О., номер водительского удостоверения) и адрес организации с указанием ОГРН

Данные о медицинском предрейсовом осмотре и послерейсовом осмотре водителя. Если бланк путевки не имеет специальный граф для этого, ставится подпись и Ф.И.О. медработника, проводившего медосмотр. Штамп больше не является обязательным атрибутом.

Документ оформляют до начала выполнения рейса, если его длительность больше рабочей смены водителя, или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель делает один или несколько рейсов.

Данные одометра

Вместо слов «гараж», «стоянка» используется понятие «парковка».

Контроль технического состояния ТС должен быть либо предрейсовый, либо предсменный.

Информация о транспортном средстве (марка, госномер и др.)

Контролеры, записывающие дату, время и показания одометра при выезде машины, могут больше не заверять эти сведения отдельными штампами.

—

Особенности перевозки

—

—

Оборотная сторона

Отметим, что до 01.03.2019 максимальный период, на который может оформляться путевой лист, — месяц (п. 10 Приказа Минтранса «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» от 18.09.2008 № 152). В этом случае образец путевого листа легкового автомобиля на месяц будет содержать данные о том, когда автомобиль покинул гараж (место парковки), и дату его возвращения.

Ответственность за отсутствие документа

Отсутствующий лист может стать причиной привлечения к административной ответственности:

• для водителя размер штрафа составит 500 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ);
• штраф для юрлица составит 100 000 руб. (ч. 1 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Организации обязаны регистрировать заполненные путевые листы в соответствующих журналах, а затем хранить их в течение минимум 5 лет.

Штраф за не вовремя сданный отчет СЗВ-ТД для организации — от 500 до 50 000 рублей. Сколько именно придется заплатить за неправильно или с нарушением сроков поданные в ПФР сведения зависит от количества ошибок и других факторов. 

Штатное расписание — это один из основополагающих документов организации. С его помощью регулируются вопросы оплаты труда, распределение должностей, подчиненность цехов, отделов, участков, сокращение штата.

На основании чего ИП подписывает договор

На основании чего заключает договор ИП:

• удостоверение личности;
• выписка из ЕГРИП;
• ИНН.

Как сделать корректирующий отчет СЗВ ТД:

1. Создать форму.
2. В табличной части первой строкой повторить ошибочную запись и проставить признак отмены.
3. Второй строкой внести верную запись.
4. Отправить готовый документ в ПФР с помощью любого оператора ЭДО.

Форма путевого листа в 2021 году

Обязательного бланка путевого листа нет. Есть форма, которую можно самостоятельно доработать: добавить или убрать ненужные поля.

Составлять путевые листы должны индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности.

Бланк путевого листа надо закрепить в учетной политике. Если вы уже используете какую-либо форму, доработайте ее под новые требования. О них ниже.

Получите пример типовой учетной политики бесплатно!

После регистрации в сервисе МойСклад вы бесплатно получите:

• образец типовой учетной политики компании,
• полезные документы, которые нужны в торговле.

Программа АвтоПеревозки

Программа АвтоПеревозки предназначена для учёта путевых листов и расхода горючего автомобилей на предприятиях, использующих в своей работе автотранспорт. База данных программы сохраняет информацию об автомобилях, водителях и клиентах компании, что позволяет быстро заполнить путевой лист и другие необходимые документы.

В процессе работы в программу заносятся данные о количестве заправленного топлива, показания спидометра, время работы в наряде. С помощью специального модуля производится расчёт нормативного расхода топлива. Модуль генерации отчётов позволяет быстро создавать отчёт по работе предприятия за любой период. Например, отчёт о расходе ГСМ за месяц для любого автомобиля.

Основные функции программы АвтоПеревозки:

• Заполнение, оформление, обработка, учёт путевых листов автомобилей
  (в программу встроены бланки путевых листов легкового, грузового и специального автомобилей)
• Производить расчет норм расхода топлива
  (в программу встроены справочники норм расхода топлива)
• Вести заявки клиентов и на их основе заводить путевые листы
• Получать подробные отчёты по работе автомобилей и водителей

Вначале работы с программой необходимо заполнить справочники водителей, автомобилей (включая нормы расхода ГСМ), занести реквизиты своей организации…

Основное окно программы — «Документы». Здесь отображаются папки и документы, хранящиеся в базе данных. Документы можно создавать, редактировать, удалять и перемещать из одной папки в другую…

При создании путевого листа программа автоматически выбирает его номер, пользователь выбирает тип бланка путевого листа, автомобиль и водителя из списка, и если необходимо, заполняет другие поля.

На вкладке «Горючее» заносятся данные о заправке и расходе горючего. Система позволяет работать одновременно с двумя видами горючего для любого автомобиля.

С помощью специальной формы можно легко произвести расчёт нормативного расхода топлива, исходя из пройденного расстояния. Здесь учитывается пробег, как по городу, так и за городом, а так же совершённая транспортная работа. Пользователь может внести поправочный коэффициент, зависящий от условий работы.

Система сохраняет результаты работы водителя и автомобиля, впоследствии эта информация будет отражена в отчётах.

Для печати документов используется MS Word. В случае необходимости пользователь может самостоятельно изменить бланки документов.

Тэги: программа расход топлива, программа расчёта топлива, программа расчета расхода топлива, программа гсм, программа учёт гсм, программа расчета гсм, списание гсм, нормы списания гсм, акт списания гсм, учет гсм списание, порядок списания гсм, правила списания гсм.

Дополнительные возможности программы:

• Работа с несколькими организациями.
• Работа в сети. Программа может одновременно работать на нескольких компьютерах с одной базой данных.
• Бланки документов хранятся в формате Word и Excel. При необходимости Вы сможете сами их редактировать.

Поддержка и развитие программы:

Программа «АвтоПеревозки» постоянно развивается, в ближайшее время появятся:

• • Модуль расчёта зарплаты водителей;
  • Модуль учёта заменённых частей автомобилей, ремонтов;
  • Система работы с заявками на перевозки и пересылки заявок через Интернет.

Штраф за отсутствие путевого листа

Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.

Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.

Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.

На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.

Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.

Ошибки стандартной формы путевых листов водителя

1. Не требуется отводить место для печати организации. С марта 2019 ее не ставят.
2. Отсутствуют поля для отметки медработника о пройденном предрейсовом и послерейсовом медосмотре водителя. Их следует добавить. При использовании госкомстатовской формы печати ставят в шапке, где есть немного свободного пространства.

Приказ Минтранса № 368 пункт 15

15. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
По результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен».
По результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

1. Сведения, вносимые механиком, при проведении технического осмотра ТС есть, но выпускать технику на линию должен контролер. Это должностное лицо, которое может быть тем же автомехаником, но с квалификацией, согласно требованиям Приказа №287, пункт 14.
2. Не предусмотрено поле для внесения даты и времени прохождения техосмотра (до и после рейса или смены). А это обязательный атрибут. Только за его отсутствие могут оштрафовать на 30 тыс. рублей (из судебной практики).
3. Нет параметра для внесения показаний одометра. Есть — спидометра, а это уже не актуально. В это поле вносят сведения одометра, хотя это разные значения. При формировании собственного бланка, исправьте ошибку.

Примечание: В связи с вводом дистанционных технологий проведения предрейсового (предсменного) медосмотра, вместо штампа медработника можно либо производить запись по аналогии с отметкой контролера техконтроля ТС, либо предусмотреть место для вклейки липкого стикера-допуска водителя к управлению автотранспорта, заверенного УКЭЦП.

Какие реквизиты путевого листа должны быть обязательно (Приказ Минтранса №368)

Расшифровка аббревиатур и сокращений:

• п/л — путевой лист;
• тс — транспортное средство;
• гос. — государственный;
• рег. — регистрационный;
• дата — (число, месяц, год);
• время — (часы, минуты).

1. Наименование и номер путевого листа

• прописывают полное название п/л: о каком виде транспортного средства идет речь (легкового такси; автобуса необщего пользования и т. п.);
• порядковый номер соответствует нумерации, принятой в организации для внутреннего учета п/л. Если буквенной идентификации нет, серию можно не указывать.

2. Сведения о сроке действия путевого листа

• включают дату, в течение которой п/л может быть использован;
• если п/л оформляется более чем на один день — даты начала и окончания срока, в течение которого п/л может быть использован.

3. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

• для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной гос. рег. номер юрлица (ОГРН);
• для ИП — фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, номер телефона, основной гос. рег. номер ИП (ОГРН).

4. Сведения о транспортном средстве

• тип тс, марку и модель тс, а в случае если тс используется с прицепом (полуприцепом), кроме того — марку и модель прицепа (полуприцепа);
• гос. рег. номер тс, а в случае если тс используется с прицепом (полуприцепом), его рег. номер;
• показания одометра (полные километры пробега) при выезде тс с парковки (парковочного места), по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя, а также при заезде тс на парковку по окончании смены (рабочего дня);
• дату и время проведения предрейсового или предсменного (если предусмотрена законодательством РФ) контроля технического состояния транспортного средства;
• дату и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.

5. Сведения о водителе

• фамилию, имя, отчество (при наличии);
• дату и время проведения предрейсового и послерейсового (если предусмотрена законодательством РФ) медицинского осмотра водителя.

6. Сведения о перевозке

включают информацию о видах сообщения и видах перевозок.

Примечание: На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом.

Кто проверяет путевой лист

Плановая проверка автопредприятий отменена. Внеплановая может проводиться при поступлении жалоб, большого количества или масштабного ДТП со смертельным исходом. Заранее о времени аудита компании не сообщается. Поэтому нужно быть всегда готовыми к появлению контролирующих органов. П/л может проверить:

Трудовая инспекция: соблюдается ли режим труда и отдыха водителями
Поэтому так важно указывать в п/л время фактического управления ТС и перерывами ни только на обед, но и отдых.
Налоговые службы (выездные и камеральные проверки): обращают внимание на наличие всех атрибутов п/л, правильность списания расходов ГСМ при учете НВ на прибыль. При обнаружении нарушений, могут счесть документы, как отсутствующие.
Инспекция ГИБДД при проведении рейдов, устанавливает правомерность управления ТС, наличием отметки (штампа) медработника и записи контролера, проверяющего техническое состояние автотранспорта
Например, если у водителя такси отсутствует путевка, он не имеет права находиться за рулем

Его могут ни только оштрафовать, но и авто изъять в качестве вещественного доказательства грубого нарушения БДД. Сюда входит: отсутствие п/л; медицинского осмотра, технического контроля.

Примечание: В Москве проводятся совместные с ДПС рейды по проверке работы таксистов. Часто это делается с целью, чтобы при выявлении нарушений, иметь повод к проведению аудита транспортной компании.

Как отразить в путевке новые требования к содержанию

В соответствии с Приказом Минтранса России №476 от 07.11.2017, в форме указываются не только адрес и телефон организации, но и ее ОГРН.

В письме №03-01/21740-ИС от 28.09.2018 Минтранс России напомнил, что в форме проставляются отметки о прохождении медицинского контроля. Водителя проверяет врач (указывается дата проверки), а транспортное средство — механик. О том, что предрейсовый контроль пройден, ставится отметка с датой в путевом листе. Штамп о прохождении медицинского предрейсового и послерейсового осмотра необязателен. Врач, проводивший осмотр, вправе поставить только дату, Ф.И.О. и личную роспись.

Для чего необходимо составлять путевые листы

При отсутствии путевки, шоферу накладывается штраф согласно ст. 12.13 КоАП РФ.

Для отчета по израсходованному топливу требуются материалы, удостоверяющие заправку, характер маршрута. Если заправка горючего осуществляется по топливным картам, то это отображается в документах поставщика.

Если расчет по топливу осуществляется наличностью, то учет выполняется по чекам АЗС и отчетам шофера. При подключении ТС к электронному контролю, который обеспечивает наблюдение за маршрутом и расходованием ГСМ, то для его списания используются отчеты данной системы (Письмо Минфина № 03-30-06/1/354 от 16.06.2011).

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.

Для допуска к эксплуатации

Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):

Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.

Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.

Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. и Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:

• для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
• для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:

• тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
• марку и модель транспортного средства и прицепа к нему (если используется) (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
• государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если используется);
• показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки и заезде на неё после окончания смены;
• день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом);
• дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.

Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:

• фамилию, имя, отчество водителя;
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если послерейсовый осмотр предусмотрен законом.

Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.

Для принятия к учёту

Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
• подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.

Разновидности путевых листов

На практике наиболее часто используют такие три вида путевых листов:

• N 4-с. Такую форму используют в тех компаниях, которые выбрали сдельную оплату труда для водителей. Зарплата таких работников рассчитывается по средним тарифам, действующим в этой сфере.

• N 4-п. Такие путевые листы применяют для учета рабочего времени водителя. Работник получает деньги за отработанный период.

• N 4-м. Это форма используется теми предприятиями, которые занимаются междугородними перевозками и доставками. Оформление путевых листов для таких поездок подразумевает не только указание более полной информации, но и специальные бланки (на их лицевой стороне есть красная полоса и надпись «междугородние перевозки»).

Что такое специальный автомобиль

Прежде всего, определимся с сущностью термина «специальный автомобиль». Сделать это можно, проведя аналогию с определением специального транспортного средства, которое приведено в ст. 6 Технического регламента ТС, утвержденного решением Комиссии ТС от 09.12.2011 № 877. В данном международном соглашении, действующем в том числе в РФ, под спецтранспортом понимается транспортное средство, используемое для выполнения специальных функций, для которых требуется применение специального оборудования. Комиссия Таможенного союза также перечисляет примеры соответствующих автомашин:

• автокраны;
• пожарные автомобили;
• эвакуаторы;
• автомобили с подъемниками и т. д.

Учет автотранспорта

Договоры

• Договор аренды автомобиля
• Договор аренды автомобиля между юридическими лицами
• Договор аренды автомобиля с физическим лицом
• Договор аренды грузового транспортного средства
• Договор безвозмездного пользования автомобилем
• Договор купли-продажи автомобиля
• Договор на ремонт автомобиля
• Договор фрахтования транспортного средства для перевозки пассажиров

Учет

• Журнал выпуска транспортных средств на линию
• Приказ о назначении диспетчера по выпуску автотранспорта
• Приказ о назначении ответственного за эксплуатацию автотранспорта

Регистрация

• Заявление в гибдд для регистрации автомобиля
• Заявление о снятии с учета автомобиля
• Заявление на утилизацию автомобиля в ГИБДД
• Заявление о снятии ареста с автомобиля

Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя

На каждое транспортное средство, которое числится в организации и используется в рабочих целях, необходимо оформлять путевые листы при каждом выезде из депо либо гаража. Оформление данного документа должно быть строго по форме и содержать всю необходимую информацию. Стандартная форма используется уже более 20 лет на всех предприятиях территории Российской Федерации. Разумеется, в нее вносят свои дополнения и изменения, но в целом форма такая же. Важным критерием является то, что в обязательном порядке в путевом листе указывается информация, касательно собственника транспортного средства.

Разновидностей путевого листа немало. Для каждого региона, области и вида транспорта предусмотрен каждый бланк:

• путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя;
• бланк грузового автомобиля;
• бланк специального транспорта;
• путевой лист такси (как легковые, так и грузовые автомобили);
• путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя;
• автобусы грузоперевозки.

Для учета путевых листов предприятиям необходимо вести специальный журнал. Нововведением 2020 года стало то, что теперь все водителя, прежде чем выехать из парка либо гаража, в обязательном порядке должны пройти предварительный рейсовый контроль технического состояния транспортного средства и занести всю информацию в путевой лист. Еще одно нововведение заключается в отмене круглой печати на бланке.

Бывают моменты, когда организацию либо предприятие стандартный вариант бланка не устраивает. Тогда им разрешено создавать самостоятельно разработанные формы, основным требованием к которым является наличие всей необходимой информации в них (реквизитов, показателей, технического состояния при осмотре).

Бланк путевого листа грузового транспортного средства каждый предприниматель заполняет индивидуально. При помощи данного документа предпринимателю также удается возместить все затраты, такие как сервис автомашины, расходуемые моторные жидкости либо запчасти. Заполнение листа ведется в четко установленные сроки – от одного до 30 суток. Как уже говорилось, подобный документ водителю должны выдавать ежедневно. Единственный пункт, разрешающий не учитывать данный фактор, это длительные поездки, когда водитель – дальнобойщик физически не может возвратиться в офис за путевым листом. Тогда в листке сразу указываются:

1. Число, месяц и год, когда выдали документ.
2. Ставят печать организации.
3. Штампуют.

Когда осуществляются дальние поездки грузовиков, фирмы ставят по два водителя на машину в рейс, чтобы каждый смог немного отдохнуть, в таком случае путевой лист ИП выписывается на каждого индивидуально.

Бывают и иного рода ситуации, когда водить и предприниматель – это одно физическое лицо, в таком случае путевой лист индивидуального предпринимателя он вынужден заполнить самостоятельно на себя. При этом сам вписывает дату выезда и километраж пути в форму.

За допущенные в документе ошибки водитель ответственности не несет, за все отвечает непосредственно сама организация. В каждой организации нужен архив предпринимательства, в котором должен храниться весь пакет путевых листов в комплекте с товарно-транспортными накладными.

Согласно законодательству Российской Федерации, езда без путевого листа транспортного средства влечет за собой штраф в размере 500 российских рублей, если в данном нарушении есть вина организации, то размер штрафа увеличивается до 20 тысяч рублей, а если виновник индивидуальный предприниматель, то размер достигает 200 тысяч рублей. Наложение штрафа может быть не только при отсутствии документа, но и при неверном его заполнении. Поэтому лучше всего в каждой организации иметь образец заполнения путевого листа. Если водитель не прошел в медицинском пункте обследование предрейсовое и, соответственно, пометки об этом нет в ПЛ организации, то штраф организации достигает 30 тысяч рублей, а водителю 5,5 тысячи рублей. Также могут выписать штраф, если транспортное средство не прошло предварительный технический осмотр. Порой штраф сразу накладывают за несколько нарушений, и его размер будет соответствующим.

Индивидуальный предприниматель может оформлять утвержденный бланк путевого листа или же разработать свой, но в любом случае главное, чтобы все было правильно оформлено, со всеми отметками, печатями и подписями.