Тайм-менеджмент

Метод Шваба

Это инструмент называют также «Методом 25 тысяч долларов». Именно такую сумму заплатил Чарльз Шваб, президент компании Bethlehem Steel, консультанту Айви Ли за создание данного метода, как говорится, под заказ. Шаги, предусмотренные этим методом:

Записать самые важные задачи следующего дня.
Определить последовательность задач и пронумеровать их.
Выполнять задачи в установленной последовательности.
Выполнив задачу, проверить, не сместились ли приоритеты в выполнении других задач и не появились ли новые.
Добавить новые задачи в список, соблюдая приоритетность.
Продолжать выполнять задачи по мере убывания их важности

Система Тима Ферриса

Кто придумал: Тимоти Феррис, эксперт по продуктивности.

В чём заключается: в основе системы лежат два правила. Первое правило — это принцип Парето, согласно которому 80% дел можно сделать за 20% времени. Второе правило — работа заполняет всё отведённое на неё время. Также это правило известно как закон Паркинсона.

Исходя из этих правил, Тим Феррис делает вывод, что нужно не уделять работе больше времени, а максимально на ней концентрироваться. Рабочий период должен составлять около 20%, но в это время ваши отдача и концентрация должны быть максимальны — и на важных задачах. Оставшееся время можно потратить на простые рутинные дела и отдых.

Кому подходит: людям с гибким рабочим графиком, которые могут сами планировать своё время; людям творческих профессий и фрилансерам. Автор считает свою систему универсальной, но наёмному работнику сложно её применить, если его рабочий день строго регламентирован. Однако можно попробовать провести так выходные — например, чтобы наконец сдвинулись с мёртвой точки ваши личные проекты.

Последовательность тайм-менеджмента

Чтобы начать тайм-менеджмент правильно, нужно внимательно изучить последовательность действий. Вначале внимательно изучается теоретическая база и различные техники. После составляется план, определяются сроки и приоритеты.

№1. Планирование и постановка целей

Наличие четкого плана — неотъемлемая черта управления временем. При составлении собственного графика за основу вначале можно использовать готовый шаблон. По мере совершенствования собственных навыков появляется понимание, сколько требует времени та или иная задача.

Постановка целей и планов на год

Вначале определяются долгосрочные цели. Сюда могут быть включены следующие задачи:

• достижение определенного месячного заработка или устройство на желаемую должность;
• улучшение физической формы (избавление от лишних килограммов или набор мышц);
• путешествие;
• избавление от вредной привычки;
• работа по устранению негативных черт характера;
• челлендж не пить алкоголь/не курить или не заниматься любым другим негативным занятием в течение 100 из 365 дней.

В плане тайм-менеджмента на год определяются общие цели, которые точно можно достичь за год. После этого устанавливается, какие действия нужно предпринять для их достижения. Физическая активность и хобби включаются в общий план в свободные временные промежутки в течение дня.

Постановка целей и планов на месяц

В плане на месяц отражаются следующие задачи:

• повседневная рутина, которую хотелось бы начать выполнять (глажка, стирка, уборка, приготовление пищи);
• проекты по работе с дедлайнами;
• отдельные этапы более крупных целей (например, если главная цель на год — похудеть, то в месячном плане отражаются изменения в питании и физическая активность).

В течение первого месяца многие новые занятия станут привычкой. Их станет гораздо проще выполнять в последующее время.

Постановка целей и планов на неделю

Чтобы составить план на неделю, следует оценить текущую степень загруженности, а также учитывать поставленные месячные и годовые цели. В недельный план включается:

• распорядок дня;
• места, которые потребуется посетить (магазин для закупок, спортивный зал, кафе, кинотеатр);
• этапы крупных проектов и сроки на выполнение.

Если в течение месяца нужно сдать крупный проект, то его следует разбить на фрагменты. В течение каждой недели нужно выполнять примерно 25%, после чего осуществлять проверку и контроль. В недельном плане обязательно должен быть отражен объем работы, которую потребуется сделать.

Постановка целей планов на день

Ежедневный план представляет собой четкий распорядок дня, в котором отражается следующая информация:

• подъем;
• время на сборы и завтрак;
• дорога до работы;
• обед и перерыв;
• время на хобби, уборку и домашние задачи;
• ужин;
• отбой.

В ежедневном плане должно быть отражено время на выполнение каждой задачи. Можно использовать стандартный распорядок дня. Непосредственно перед нужным днем в шаблон вносятся необходимые изменения. При наличии возможности можно составлять подробный распорядок на неделю.

№2. Сроки достижения

Цель не имеет смысла, если не определять сроки достижения. У новичков часто возникают сложности с определением времени на выполнение задания. Выставляются либо слишком длительные, либо слишком короткие сроки. В итоге поставленная задача не реализуется.

Чтобы не испытывать проблем, необходимо проверить свою цель на соответствие следующим критериям:

• реальность;
• конкретность;
• возможность достижения.

В интернете изучается практическая информация про то, сколько люди в среднем тратят на выполнение похожих задач. Например, обучиться водить машину и получить водительские права можно за 3-6 месяцев.

№3. Приоритеты

После составления годового плана следует определить более и менее приоритетные задачи. У каждого человека имеются ограничения во времени, поэтому следует грамотно включить каждое действие в план.

У каждой цели есть собственные временные пороги. Например, английский язык нет смысла изучать, если не удается выделить ему хотя бы 5 минут в день. Если изучение языка — приоритетная задача, то ему можно уделять более 30-60 минут в день. Те же правила действуют для спорта и освоения дополнительной профессии.

Обычно в течение года удается достигать 1 приоритетной цели и делать существенный прогресс в 2-3 низкоприоритетных.Чтобы определить приоритеты, можно использовать специальные методики тайм-менеджмента.

Книги об эффективном планировании времени

Предлагаем вам обратить внимание на подборку книг по эффективному планированию времени, которые непременно помогут наладить дисциплину, не погрязнуть в извечном аврале, а также привести в порядок мысли

№1. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» – Дэвид Аллен

(Личная эффективность)

Об авторе: Является экспертом, а также консультантом в вопросах управления временем. Дэвид Аллен создал довольно популярный метод повышения личной эффективности, написал несколько книг по этой теме.

О книге:

Практически каждую минуту времени у нас не только есть текущие, но и новые задачи, проекты, которые нужно сделать, а также важные дела, про которые нужно не забыть. На рабочем месте скапливается огромное количество документов.

Хаос постепенно растет, и все сложнее становится найти нужные документы и вещи в бардаке. Мы стараемся любой ценой удержать путаную информацию в своей голове, поэтому мы не можем сконцентрироваться как следует на работе, которая для нас является текущей.

Чтобы функционировать достаточно эффективно, нам придется освободить ум от лишнего и делать по одной задаче в единицу времени.

Цитата:

Приобрести на Литрес за 399р

№2. «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» – Глеб Архангельский

(Психология развития)

Об авторе: Глеб Архангельский – автор, который сделал огромную работу. Он, безусловно, очень талантлив. Он умеет обобщить материал. Он является не только писателем, но и спикером.

О книге:

Книга будет полезна тем, кто хочет экономно и эффективно расходовать свое время: от глав корпораций до мам в декрете.

Автор в данной книге отвечает, пожалуй, на самый важный вопрос: как успевать делать больше? Глеб решил научить свою аудиторию, как ставить приоритет для задач и выполнять только самые важные из них. Читайте.

Книга написана доступным и понятным языком. Это пошаговая инструкция, как грамотно тратить свое время и не отвлекаться на его пожирателей.

Цитата:

Приобрести на Литрес за 449р

(Саморазвитие)

Об авторе: Автор является не только писателем, он также коуч. Но известно на данный момент о нем не так много.

О книге:

Франческо Чирилло – прекрасный автор, который изобрел методику продуктивности, которая стала известной на весь мир.

В своем произведении он решил подробнейшим образом рассказать, как же суметь сконцентрироваться на достаточно сложных задачах, как справиться с так называемой прокрастинацией, сделать из своей работы систему и укладываться в установленные сроки без переутомления и стресса.

Цитата:

Приобрести на Литрес за 199р

(Психология саморазвития)

Об авторе: Автор является одним из главных специалистов на мировом уровне по Канбан.

О книге:

Автор полагает, что продуктивность работы вы сможете увеличить, если будете визуализировать.

Ее книга рассказывает, как же все-таки обнаружить так называемых расхитителей времени, а также сделать свою работу более эффективной. Также вы сумеете оптимизировать работу и научитесь влиять на решения начальников. Если вы трудитесь в сфере под названием IT, то вам обязательно пригодится данное издание.

Цитаты:

Приобрести на Литрес за 449р

№5. «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль» – Дэн Кеннеди

(Саморазвитие)

Об авторе: Дэн Кеннеди является довольно известным по всему миру коучем, а также бизнес-тренером. Некоторые клиенты и коллеги называют его «создателем миллионеров».

О книге:

Данная книга будет очень полезной для тех, кто любит распоряжаться своим временем эффективно.

Если говорить об основной мысли книги, то она заключается в том, что необходимо попросту сделать свою жизнь свободной от того, что пожирает время.

Цитата:

Приобрести на Литрес за 399р

Тайм-менеджмент в четыре шага

Тайм-менеджмент – это управление временем, то есть наиболее эффективное распределение времени

Вспомните ваше самое важное последнее достижение? Может быть вы построили дом, или завершили крупный проект, или научились готовить новое блюдо, или исполнили мечту детства? Вспомните то, чего вы добились самостоятельно, и то, как вы действовали. Наверняка вы распределяли свое время максимально эффективно

У вас был план, вы были сконцентрированы и ни на что не отвлекались. Это и есть тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент это способ достижения того, чего мы хотим наиболее эффективно. Вы уже хорошо знакомы с тайм-менеджментом, но используете его бессознательно. Вы работаете за компьютером, вечереет. Вы анализируете проблему: темно. Вы ставите цель: включить свет. Составляете план: встать, нажать выключатель, убедиться, что приемлемый уровень освещенности достигнут. Встаете и включаете. Снова анализируете. Цель достигнута? Да. Анализируете, где вы находитесь и ставите новую цель: включить чайник (поскольку уже встали). Составляете план и так далее.

Как видите, тайм-менеджмент состоит всего из четырех простых шагов:

1. Оценка ситуации. Нужно понять, где находитесь и в чем собственно проблема.
2. Постановка конкретных целей. Нужно понять, чего вы действительно хотите.
3. Составление плана. Нужно разбить цель на части и выстроить цепочку действий: понять, как достичь то, чего хотите.
4. Выполнение. Пройтись по цепочке от начала и до конца.

Наш мозг для удовлетворения потребностей организма делает это автоматически. Дискомфорт – анализ проблемы. Проблема выяснена: голод. Цель: нужно поесть. План: залезть в холодильник, достать колбасу, взять нож, отрезать кусок, съесть. И действие: открыли холодильник, достали колбасу, взяли нож и так далее. Затем новый цикл. Анализ: мы сыты. Но возникла новая проблема: что-то застряло в зубах. Цель: извлечь. План: найти зубочистку. Первые три шага пролетают за мгновение.

Представьте ситуацию: вы находитесь на берегу реки, и вам нужно попасть на другой берег. Что вы будете делать? Ждать пока наступит зима? Маловероятно. Вероятнее – анализ, цель, план, действие. По сути тайм-менеджмент это устранение разрыва между есть и хочу, или есть и надо с наименьшими затратами времени.

Есть поломка автомобиля, хочу, чтобы все работало – еду в автосервис. Есть десять проектов, надо, чтобы все были выполнены – восемь поручаю, два выполняю сам. В обоих случаях нужно проанализировать ситуацию, поставить цель, составить план и, выполнив его, устранить разрыв. Устранение разрывов обычно состоит из нескольких шагов. И когда вы используете эту простую схему, то первые два шага вы уже сделали: представили конечную цель и составили план ее достижения, то есть мысленно уже преодолели разрыв, осталось сделать это физически.

Как только дочитаете статью, потренируйтесь. Вспомните небольшую проблему, проанализируйте ситуацию: что есть и что нужно. Представьте, что проблемы не существует – поставьте цель и составьте план. Представьте, как вы выполняете каждый шаг. Затем выполните план по пунктам, чтобы достичь цели. Когда достигнете, отпразднуйте достижение цели, снова проанализируйте ситуацию и поставьте более крупную цель.

На пути к цели вас может ждать три проблемы:

• Не можете начать или сделать очередной шаг. Разбейте шаг на более мелкие, добавьте вознаграждение за шаг, устройте игру (выполнение задачи в виде игры), устройте мозговой штурм, чтобы понять, как сделать этот шаг.
• Заблудились. Снова проведите анализ и составьте новый план.
• Столкнулись с непредвиденными трудностями. Поставьте цель обойти трудности по тому же алгоритму (анализ, цель, план, действие).

Единицы становятся чемпионами с первой попытки. Никто не достигает каждой своей цели, поэтому, если что-то не получилось, не стоит отчаиваться нужно снова анализировать ситуацию, ставить цели и достигать их.

8-й совет тайм менеджмента. Кто ходит в гости по утрам…

Ни для кого не секрет, что в течение дня наша работоспособность меняется. Одному человеку намного легче работать с утра, другому, наоборот, легче работать вечером или ночью.  Определите то время, когда вы наиболее эффективны в том, что вы делаете. Отведите это время на важные дела. Все остальное делайте в другое время.

Лично для меня самое продуктивное время это с 6 часов утра до 10 часов утра. Работая в это время, я успеваю делать объем работы, который я запланировал на целый день.

Отводя время, когда вы наиболее эффективны, самому важному, вы сможете выполнять в несколько раз больше и в несколько раз быстрее

Что такое тайм-менеджмент – определение и история возникновения

Прямой перевод данного термина «Time Management» с английского  – «управление временем». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.

Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так:

Ещё один вариант определения.

Тайм-менеджмент — это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами.

Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.

Учитывая, в каком аврале живёт современный человек, вопрос управления ресурсами времени становится всё более актуальным, если не сказать – жизненно важным. Развитый навык управления временем в разы повышает личную эффективность. Это я понял уже лет 12 назад.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.

Эффективное планирование позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов исчисляются годами и десятилетиями.

История тайм-менеджмента

Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое.

Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное.

Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.

В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность».

Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.

Для этого он предложил использовать два правила:

Каждый день с утра составлять список дел.
Расставлять дела в порядке уменьшения важности.

На протяжении многих веков все эти принципы существовали лишь в теоретическом виде и только с 80-х годов прошлого века данная тема стала переходить от теории к практике.

Управление временем необходимо не только руководящим работникам и владельцам собственного бизнеса: каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, дабы наслаждаться процессом жизни во всей полноте.

Безусловно, тайм-менеджмент нужен далеко не всем. Если человеку в своей жизни нечем заняться, и его главная задача — «убить время», то управление временем для такого человека – неактуальная и ненужная дисциплина.

Другими словами, сначала следует определиться – действительно ли вам не хватает времени и куда вы хотели бы деть свободные минуты, часы и дни, когда они появятся.

Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

• строгий учёт времени;
• оптимизация временных ресурсов;
• планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
• организация мотивации.

Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни. Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования

Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.

Найдите источники мотивации

Как правильно распределить день и заставить себя начать что-то делать? Вот наши рекомендации:

• Вспомните о мечте и зачем вы это делаете. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.
• Подумайте, что вы уже успели сделать, и поблагодарите себя. Заведите дневник благодарностей и выписывайте туда перед сном как минимум пять «спасибо».
• Хвалите себя за выполненные дела, дарите себе подарки. Сдали тест на отлично — купите мороженое или сходите в кино.
• Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность ещё перед кем-то и мотивация возрастёт, а вместе с тем вы научитесь распоряжаться временем.

Кому необходим?

Навыки тайм-менеджмента полезны не только для тех, кто считает, что он достиг своего «потолка» и теперь нужно ставить новые планки в развитии.

Есть ряд профессий и специализаций, которые не могут работать без правильного планирования:

• Люди, которые занимаются частным бизнесом. Когда личное дело зависит только от руководителя, нет возможности установить для себя стабильное расписание. Нужно уметь работать с динамическими планами, уметь настраивать свой день максимально эффективно.
• Фрилансеры. Если в работе нет чёткого графика и проверяющих, которые контролируют эффективность, большинство людей просто не могут собраться и вовремя заняться делами. Только самостоятельно установленное расписание помогает бороться с этой проблемой. Особенно актуально для тех, кто работает в интернете.
• Управляющие в любой сфере деятельности. Руководитель, который должен контролировать своих подчинённых, не может сам оставаться без личного контроля. Без умения анализировать и правильно распределять временные ресурсы управленец становится практически бесполезен.

Лучшие техники для работающих

Занятым людям тоже стоит помнить о техниках. Первое упражнение — техника помидора. Сначала нужно выбрать занятие. Далее ставится таймер на 25 минут. Всё это время нужно безостановочно работать. После того, как пройдут 25 минут, нужно сделать перерыв на 5 минут. Данное упражнение нужно повторить ещё три раза, после четвёртого сеанса работы нужно сделать перерыв в 30 минут, иначе дальнейшая работа будет непродуктивной.

Метод салями подразумевает разделение больших задач. Как можно незаметно за один вечер съесть целую палку колбасы? Для этого её нужно разрезать на кусочки, а потом брать по одному, так быстро закончится вся колбаса, так же и с делами. Нужно просто разделить сложные задачи на маленькие, тогда работа над ними пройдёт очень быстро.

Все люди делятся на жаворонков и сов, поэтому при планировании работы следует учесть биологические ритмы. Жаворонки могут выполнять большую часть работы утром, всё остальное время они тратят на отдых и общение с другими людьми. У сов же мозговая деятельность активна в вечернее время, поэтому им не стоит нагружать себя важными заданиями в раннее время, лучше это время потратить на здоровый сон и отдых.

Последняя техника отвечает за  контроль за этапностью, то есть нужно проконтролировать, чтобы сначала было завершено одно занятие, а уже потом начато другое. Если переключаться с одного дела на другое, то ни одно из этих занятий не принесёт пользы.

Секреты тайм-менеджмента в следующем видео:

6-й совет тайм менеджмента. Планирование

Чтобы планировать – нужно думать логически. Но согласитесь, что не всегда наша жизнь подчиняется логике

Скажите, было ли  у вас такое состояние, в котором вы ничего не хотели делать, даже если запланировали сделать дело много-много раз и понимали, что это важно сделать? Да, и у меня тоже были такие моменты, когда единственное, что хотелось — это выкинуть ежедневник с задачами как можно дальше и пойти, скажем, спать 🙂

В чем, я считаю, разница между теми моментами, когда вы находитесь в готовности что-то сделать и когда вам, наоборот, ничего не хочется. Все зависит от того состояния, в котором вы находитесь

Поэтому в тайм менеджменте в первую очередь я уделяю внимание состоянию, а потом уже самому планированию

Поэтому упражнение на сегодня будет очень простое.Опишите, пожалуйста, что с вами происходит, когда вы находитесь в своем самом ресурсном состоянии. Сразу скажу, что состояний таких может быть несколько, ведь для разной деятельности наиболее ресурсными будут разные состояния. Вы вряд ли занимаетесь сексом и сдаете диплом экзаменационной комиссии в одном и том же состоянии) Возьмите какое-нибудь одно состояние.Итак, по каким параметрам можно описать состояние:

ваши ощущения в теле;
то, в какой позе вы сидите;
как вы дышите;
осанка;
то, на чем вы концентрируете внимание;
играет или не играет музыка;
может быть, вы проговариваете про себя какие-то определенные слова;
может быть перед глазами возникает привлекательная картинка конечного результата;
и т.д.

Чем подробнее вы опишите в свое состояние, тем лучше. Теперь, когда вы захотите перейти в ресурсное состояние; воплотите все то, что вы описали выше: положение тела, дыхание, осанка, включите музыку, представьте зрительные образы, и вы сразу перейдете в ресурсное состояние. Можете даже всегда носить с собой сделанный список тех вещей, которые помогают вам перейти в ваше ресурсное состояние.Итак, еще раз повторю главную мысль: тайм менеджмент не работает, если вы находитесь в нересурсном состоянии. Поэтому, одним из главных ключей к эффективному тайм менеджменту является работа со своим состоянием. Практикуйте работу со своим состоянием каждый день, и вы увидите, как все, что вы планируете, вам удается осуществить.

8-й совет тайм менеджмента. Кто ходит в гости по утрам…

Ни для кого не секрет, что в течение дня наша работоспособность меняется. Одному человеку намного легче работать с утра, другому, наоборот, легче работать вечером или ночью.  Определите то время, когда вы наиболее эффективны в том, что вы делаете. Отведите это время на важные дела. Все остальное делайте в другое время.

Лично для меня самое продуктивное время это с 6 часов утра до 10 часов утра. Работая в это время, я успеваю делать объем работы, который я запланировал на целый день.

Отводя время, когда вы наиболее эффективны, самому важному, вы сможете выполнять в несколько раз больше и в несколько раз быстрее

Теория и практика тайм-менеджмента

упражнения по тайм-менеджменту

Остальные же советы касаются планирования времени, так как именно это является основой тайм-менеджмента. Есть известная притча, которая поможет научиться планированию времени.

Преподаватель на лекции наполнил банку большими камнями и спросил студентов, полна ли банка. Получив утвердительный ответ, он насыпал в банку мелкие камушки, которые заполнили пустое пространство, тогда студенты сказали, что банка заполнена, преподаватель засыпал в банку песок, показав, что только теперь банка заполнена

Большие камни — это самое важное в жизни человека — семья дети. Маленькие камушки — это работа, карьерный рост, а песок — это малозначимые дела, на которые люди тратят время

Суть в том, что каждый из этих трёх элементов должен присутствовать в жизни человека, тогда она будет наполнена, но не стоит тратить много времени на песок, обделяя внимание большие камни

Главные 5 лайфхаков управления своим временем

Поняв, что такое тайм-менеджмент, что это значит «планировать» и как нужно ставить перед собой цели можно осознать особенности этой методики в полной мере.

Но на практике оказывается, что вырабатывать полезные для управления временем навыки сложнее, чем кажется на первый взгляд. Есть несколько полезных лайфхаков, которые помогут справиться с этой задачей:

1. Цели нужно разделять на две группы: первостепенные и второстепенные. Первостепенные задачи формулируются и расставляются так, чтобы они обязательно выполнялись в течение дня. Второстепенные цели не ограничиваются количеством. В теории тайм-менеджмента считается, что перечень необходимо составлять таким образом, чтобы 20% из них исполнялось точно, а остальное – в зависимости от внутренних ресурсов и желаний человека.
2. Нельзя забивать свой график слишком плотно. В ежедневном плане обязательно должно быть свободное время на случай форс-мажорной ситуации. Если она не случится, то в этот период можно заняться второстепенными целями. Также рекомендуется выделять один раз в отчётный период (одна или две недели) свободный день для того, чтобы дать себе отдохнуть, оценить себя и доделать те задачи, на которые не хватало времени за прошедшее время.
3. Мотивирование должно быть разнообразным. Нельзя в качестве мотиватора устанавливать исключительно материальные или нематериальные блага. Кроме того, нельзя лишать себя чего-то (например, любимых сладостей) и превращать их в стимул для повышения эффективности. Также не рекомендуется полностью переводить мотивацию в имущественную сферу. Этим можно быстро перенасытиться, и тогда степень заинтересованности в выполнении задачи упадёт ниже первичного уровня.
4. Расставляя приоритеты нельзя фокусироваться исключительно на одной сфере жизни. Если в первых номерах всегда будет только учёба и работа, то сил для эффективного труда не останется. В перечне обязательно должны быть пункты, которые касаются личного развития, быта и досуга.
5. Планирование должно приносить удовольствие. Нужно выбрать самую удобную методику, которая превратится в хобби. Это может быть ведение электронного журнала или бумажного ежедневника, работа в мобильном приложении или с помощью облачных технологий. Также для планирования можно использовать свои социальные сети, например – оставлять ежедневно по одной записи в своём блоге о выполненных целях для отслеживания прогресса.

Планирование наперед

Каждое воскресенье днем ​​завершайте список дел на предстоящую неделю, желательно с помощью приложения или веб-службы, которая синхронизируется на всех ваших устройствах. Выделите элементы, которые абсолютно необходимы для вашего успеха на работе и в личной жизни. Не выделенные, вероятно, вещи, которые вы можете делегировать, отложить или вообще избежать.

В сфере финансов критически важные результаты включают отчеты или исследования, которые должны быть точными и отправлены до установленного срока. Ваша организация будет обслужена лучше, если вы сосредоточитесь на повышении качества этих отчетов, а не просто выполните над ними приличную работу, чтобы высвободить время для неключевых элементов (например, ответов на низкоприоритетные электронные письма или участия в длительных -мотанная встреча).

Точно так же за десять минут до ухода с работы каждый день завершайте перечисление действий на следующий день и пронумеруйте их в порядке важности и приоритета. Опять же, постоянно спрашивайте себя обо всем, что вам на самом деле не нужно делать – о том, что не соответствует определенному порогу продуктивности

7 правил тайм-менеджмента

Для того, чтобы доводить дела до конца, нужно соблюдать ряд несложных правил.

Правило 1 — Цель должна быть реальной и должна «заряжать»

Во-первых, цель должна исходить именно от твоих желаний, а не быть навязанной обществом или семьей. Только в этом случае она будет заряжать. Должно быть четкое представление для чего тебе нужно достижение этой цели. Как изменится твоя жизнь, когда ты достигнешь её.

Во-вторых, цель должна быть реальной. Если вы сейчас продавец в магазине, а мечтаете о собственном автомобиле Porche, то скорей всего вы ничего не начнете делать для достижения этой цели по двум причинам:

• Вам кажется, что это не для вас и у вас никогда такого не будет (даже если вы будете визуализировать каждый день и увешивать всю квартиру картинками с дорогим автомобилем, увы, ничего не произойдёт).
• Это слишком далекая цель. Если вы посчитаете, что с вашим доходом такую машину можно купить через 50-60 лет, то мотивация сразу же пропадёт, потому что цель очень далека от настоящего времени.

Правило 2 — Ставить цель по системе SMART

S — Specific (Конкретная)

Цель должна четко определять, какой результат вы получите в итоге. Одна цель – один результат.

M — Measurable (Измеримый)

Цель должна иметь свою единицу измерения. То есть такую меру, которая поможет понять, что цель достигнута на 100%.

A — Achievable or Attainable (Достижимый)

Вы должны понимать, что поставленная цель вам под силу и у вас достаточно знаний, навыков, опыта, ресурсов для того, чтобы достигнуть эту цели в поставленные сроки.

R — Relevant (Значимый)

Важно понимать, как изменится ваша жизнь, когда цель будет достигнута. Какими вы станете, какое окружение у вас будет, ваш заработок и уровень жизни

T — Time bound (Ограниченный во времени)

Цель, ограниченная по времени, даёт больше возможности контролировать ход её выполнения. А также позволяет понять, насколько вы эффективны на пути достижения цели.

Правило 3 — Деньги не могут быть целью

В качестве цели не стоит ставить суммы денег. Деньги это не цель, это ресурсы, которые мы используем на пути достижения цели.

Правило 4 — Используйте матрицу Эйзенхауэра

Главным навыком высокоэффективных людей является правильное распределение своих ресурсов. А для этого нужно четко планировать свой день и распределять все дела на 4 группы:

• Важные и срочные дела – те дела, которые внесут весомый вклад в достижение главной цели.
• Важные и несрочные – дела, которые имеют высокий потенциал, но не имеют срочности.
• Срочные и неважные – на такие дела не рекомендуется тратить много времени. Так как их выполнение не имеет вес в достижении цели.
• Неважные и несрочные – дела, которые воруют наше время. Чаше всего такие дела можно делегировать.

Видео

Правило 5 — Принцип равномерного распределения

Научитесь распределять нагрузку равномерно. То есть, лучше делать каждый день по чуть-чуть, чем один раз в неделю, но много.

Во-первых – это вырабатывает привычку и дисциплинирует.

Во-вторых – больше вероятности, что вы выполните маленькое дело, которое займёт 20 минут, чем большое в 3-4 часа.

В-третьих – на протяжении выполнения маленького дела мозг будет работать всё время на 100%. При выполнении большой задачи мозг будет терять концентрацию и переутомляться.

Правило 6 — Используйте метод Помодоро (помидора)

Если вам сложно сесть за выполнение какой-либо задачи, воспользуйтесь методом Помодоро (в народе «помидора»). Суть метода – работать 25 минут ни на что не отвлекаясь, затем отдохнуть 3-5 минут и вновь приступить к выполнению задачи. После 4х подходов сделать большой перерыв в 20 минут.

Правило 7 — Действуйте прямо сейчас

Не нужно ждать подходящего момента, потому что он не наступит НИКОГДА. Если вы сейчас уже начали откладывать выполнение каких-либо дел, то вы будете откладывать их до бесконечности. Единственный выход, как можно разорвать этот замкнутый круг — это начать действовать прямо сейчас. Делай, анализируй, улучшай! Пусть это будет вашим девизом.

Инструмент для планирования

Как вы уже заметили, ряд методов приведенных выше, предусматривает приоритизацию, как один из шагов планирования. Это закономерно

Мы все хотим быть эффективнее, стремимся делать вовремя то, что наиболее важно. Но как расставить приоритеты физически?

Я часто провожу тренинги по управлению временем. В процессе обучения, мы не раз обращаемся к ежедневникам, которые ведут люди, участники тренингов

Не раз я обращал внимание на то, что в своих ежедневниках напротив некоторых задач мои слушатели пишут «Важно!», либо ставят разные символы – восклицательные знаки, звездочки и прочее. Некоторые, те которые пришли на тренинг с определенной методической базой и знакомы с матрицей Эйзенхауэра, иногда ставят напротив задач буквы, соответствующие приоритетности каждой задачи: A, B, C или D. Слово «иногда» я выделил, потому что большинство людей выделяют приоритеты бессистемно: вспомнил – написал нужную букву, не вспомнил – поставил восклицательный знак (в лучшем случае).

Слово «иногда» я выделил, потому что большинство людей выделяют приоритеты бессистемно: вспомнил – написал нужную букву, не вспомнил – поставил восклицательный знак (в лучшем случае).

Процедура планирования должна быть простой, приоритизация должна быть неотвратимой, как смена дня и ночи! Но так не происходит, а это означает лишь одно: однажды наступает момент, когда мы прекращаем решать задачи по мере их важности, и начинаем решать задачи по мере их поступления. Знание о приоритетах остается на уровне знаний, навык остается несформированным, привычка не вырабатывается.. Однако решение есть! Жизнеспособность данного решения была проверена в 2015 году на фокус-группе из 176 человек

Все ее участники, применяя метод приоритетного планирования, на протяжении 265 рабочих дней для планирования задач на день использовали специальный бланк (рисунок 3). Приверженцы этого инструмента отметили у него ряд преимуществ:

Однако решение есть! Жизнеспособность данного решения была проверена в 2015 году на фокус-группе из 176 человек. Все ее участники, применяя метод приоритетного планирования, на протяжении 265 рабочих дней для планирования задач на день использовали специальный бланк (рисунок 3). Приверженцы этого инструмента отметили у него ряд преимуществ:

Записи в новом формате визуально стали восприниматься легче (рабочее расписание уже не кажется таким загруженным, как раньше).
Стал наглядным баланс задач с разными приоритетами, что позволяет оперативно провести корректировку собственной активности и перенаправить свои усилия на решение того, что действительно важно.
Стало проще и удобнее контролировать выполнение задач, которые делегировали своим подчиненным.
Приоритизация задач вошла в привычку.