Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

6 причин снижения эффективности сотрудников

Очень важно не ошибиться в выборе средств воздействия на подчиненных. В противном случае это повлечет за собой следующие проблемы:

• репутационные потери на фоне снижения конкурентоспособности и качества предлагаемого к продаже продукта;
• отсутствие интереса со стороны опытных сотрудников и высококвалифицированных специалистов к развитию производства;
• убытки;
• риск банкротства.

С точки зрения менеджмента, низкая эффективность управления наемными работниками обусловлена следующими причинами:

1. Завышенные требования к сотрудникам. Поставленные руководителем задачи настолько трудоемки, что люди буквально работают на износ. Постепенно накапливающаяся усталость сказывается на производительности труда.
2. Ставка на универсальных сотрудников. Стремление заменить деятельность команды делегированием всех задач одному человеку. Пренебрежение возможностями работы в команде ведет к безынициативности и потере интереса к процессу производства остальных сотрудников.
3. Отсутствие взаимопонимания между руководством и работниками. Расхождение взглядов на производственные процессы. Непримиримость мнений.
4. Дистанцирование руководителя от рядовых сотрудников. Влияние руководителя на производственные процессы снижается.
5. Синдром отличника. Нежелание начальника развивать те области, в которых он не может проявить свои таланты.
6. Постоянная сменяемость персонала. Люди принимают решение об увольнении. Причина этого часто кроется не только в маленьком размере заработка, но и в неприемлемых условиях труда.

Способы контроля рабочего времени

1. Видеонаблюдение

Это простая, но эффективная система контроля. Камеры дают возможность посмотреть, чем заняты сотрудники, с кем они общаются, приходят ли вовремя на работу

Есть мнение, что видеонаблюдение дисциплинирует работников, но, со временем, люди к нему привыкают, перестают обращать внимание на съемку и работают как обычно. Видеозапись может стать доказательством в спорной ситуации, с ее помощью можно восстановить картину произошедшего

Наблюдение может осуществляться в режиме реального времени сотрудником отдела безопасности. Но чаще все происходящее просто записывается и пересматривается по необходимости.

Минусы: большинству работников не нравится трудиться под прицелом камер, это может негативно сказаться на психологическом климате в коллективе, также для анализа видеозаписей нужно много времени. У камер есть «слепые» зоны, оборудование иногда выходит из строя. Не всегда понятно, чем занимается сотрудник – раскладывает пасьянс или составляет отчет.

2. Аудиоконтроль

Запись и прослушивание телефонных разговоров. Может использоваться для сотрудников, работа которых заключается в общении с клиентами. Он показывает: сколько времени тратится на консультацию, следует ли специалист заданному алгоритму разговора, насколько он вежлив и компетентен.

3. Отчеты о проделанной работе

Сотрудники самостоятельно описывают, чем они занимались в течение дня, какие выполнили задачи, сколько на них ушло времени. Отчеты могут оформляться в текстовом редакторе, но более удачный вариант – ведение учета в таблицах Excel или Google, данные из которых объединяются в один отчет. Достоинство этого метода – он практически бесплатен. Недостатки – сотрудник может быть не совсем честен в оценке, а постоянное написание отчетов требует дисциплины.

4. Система контроля доступа

Это устройства, которые проводят идентификацию сотрудника для предоставления возможности входа в офис или на территорию предприятия. Эта система учета фиксирует время входа и выхода, присутствие человека на работе. Распознавание может проходить по биометрическим параметрам (отпечатку пальца, голосу или сетчатке глаза) или с помощью бесконтактных магнитных карточек. Устройства со сканированием карточек дешевле, но менее устойчивы к обходу. Минус этой системы – учитывается исключительно время присутствия на рабочем месте, она не отражает то, чем человек занимается в рабочее время.

5. Мониторинг передвижений

Контроль перемещений сотрудников с разъездным характером работы. Осуществляется с помощью GPS-трекера, установленного в автомобиле. Работодатель получает информацию о маршруте, оценивает потраченное на поездки время и эффективность логистики. Похожую услугу сейчас предоставляют сотовые операторы — за небольшую абонентскую плату можно получать данные о перемещениях мобильного телефона и работника вместе с ним.

6. Сбор данных о работе с помощью специализированных сервисов

Эта система учета рабочего времени может оценить, чем занимался сотрудник и как долго он работал над задачей. Про эти программы расскажем далее.

Расчет плановой численности через коэффициент потерь рабочего времени формула

Проверка изделий, контрольная сборка, запись в ведомость 11:30 20 ОП 10 Уход на обед 11:50 75 ОТЛ 12 Проверка изделий, контрольная сборка, запись в ведомость 13:05 55 ОП 13 Уход по личным надобностям 14:00 15 НТД 14 Набор продукции для проверки 14:15 15 ПЗ 15 Проверка изделий, контрольная сборка, запись в ведомость 14:30 20 ОП 16 Разговор с коллегами 14:50 10 НТД 17 Регламентированный перерыв 15:00 15 ОТЛ 18 Проверка изделий, контрольная сборка, запись в ведомость 15:15 15 ОП 19 Разговор с коллегами по производственным вопросам 15:30 10 ПЗ 20 Проверка изделий, контрольная сборка, запись в ведомость 15:40 5 ОП 21 Устранение поломки измерительной рулетки 15:45 5 ПОТ 22 Проверка изделий, контрольная сборка, запись в ведомость 15:50 60 ОП 23 Уборка рабочего места 16:50 10 ОБС 24 Окончание рабочего дня, уход домой 17:00 Расшифровка индекса затрат рабочего времени Индекс Нормируемые затраты р. . Методы анализа Для измерения труда используются различные приемы и виды наблюдений. Их можно классифицировать по нескольким признакам. Способы исследования:

• непосредственные замеры;
• моментные.

Цель изучения: Средства для осуществления мониторинга:

• визуальные;
• автоматические;
• специальные приборы.

Принцип фиксации данных:

• цифровой;
• индексный;
• графический;
• фото-, кинорегистрационный;
• смешанный.

Хронометраж Это способ исследования отдельной трудовой процедуры или ее составляющих. Измеряются и фиксируются временные затраты на выполнение каждого элемента, из списка, составленного заранее. Для точного отсчета используют секундомер. Рабочее время Рабочее время — это продолжительность нахождения работника на рабочем месте, которая установлена законодательно в соответствии с правила трудового распорядка. Соответственно от степени полноты и рациональности его использования зависит и важнейшее условие прибыльности компании. Значение анализа Контроль за расходованием рабочего временит на любом предприятии является обязательной функцией менеджмента руководства, который имеет ряд своих особенностей, в отличие от функций финансового или материального контроля и учета. Такие особенности связаны с тем фактом, что рабочее время невозможно увеличить выше нормативного значения, которое, как правило, установлено Трудовым кодексом РФ или правилами трудового распорядка предприятия. Рабочее время не может быть компенсировано за счет снижения цен, так как оплата труда также достаточно жестко регламентируется.

Эффективный руководитель

Контролировать подчиненного входит в обязанности администратора. Но кто проследит за директором в его личной исполнительности? Ведь именно от него зависит беспрерывный трудовой процесс, соблюдение сроков и во многом увлеченность персонала общей идеей.
У каждого есть свой образ эффективного руководителя. Он умный, организованный, опытный, настойчивый, прогрессивный, работоспособный. От лидера ждут и другие деловые качества:

• организовать рабочее время команды в целом и свое в частности;
• уметь адаптироваться к новым веяниям и менять направление деятельности, если не добились успеха;
• брать ответственность на себя за принятые решения;
• понимать коллектив, его возможности и уметь организовать под нужные задачи;
• стимулировать на продуктивность, помогать в решении профессиональных проблем, избегать переработок со стороны работников.

Нарисован почти идеальный образ топ-менеджера. Только руководителю, как и рядовому специалисту, свойственно отвлекаться. Основная проблема — коллеги, которые не устают отвлекать вопросами, телефонные разговоры, совещания, просмотр документации и электронной почты. На ее проверку в среднем уходит до 30% трудового дня. Частые заседания также несут мало пользы всей организации. Многие просто отсиживаются на них, не внося результативных предложений. Как среднему звену менеджмента, так и высшему помогут тайм-трекеры.

CrocoTime для всех и каждого

Программные продукты помогают сократить неэффективное время. Если требуется найти ошибки в механизмах управления, оптимизировать бизнес-процессы с учетом особенностей компании, оптимально подойдет ПО CrocoTime. Программа контроля покажет причины острой нехватки времени коллективу и его руководителю:

• нарисует картину дня: автоматически учитывает продуктивное и непродуктивное время;
• проанализирует данные за неделю/месяц и определит действия, которые перестали приносить прибыль, подскажет, как стоит перераспределить рабочие силы для выполнения более важных задач;
• поможет в бизнес-планировании: автоматически составит отчеты, на основании которых можно оценить эффективность команды, выбрать наиболее удобный механизм управления коллективом.

Вовремя реагировать на перемены, менять систему управления компанией в зависимости от ее успешности – важная часть грамотного предпринимательства. Равно как и умение правильно расставлять приоритеты, распределять нагрузку. Оптимизировать бизнес-процессы будет ПП CrocoTime.

Общая характеристика коэффициента

Коэффициент использования рабочего времени (далее по тексту — Кирв) применяется с целью анализа и сопоставления показателей как на уровне предприятий, так и на уровне отраслей экономики. Также данный коэффициент дает возможность оценить, каким образом на предприятии используются трудовые ресурсы и условия выполнения основного трудового плана.

На данный коэффициент оказывает влияние огромное количество факторов, которые складываются в определенную систему. Именно поэтому для исследования трудового времени на предприятии применяют различные коэффициенты, методики расчета которых представлены ниже.

Для расчета Кирв можно использовать данные, которые содержатся в балансе времени работы в условиях конкретной компании. Данные первичного учета могут быть использованы для составления отчетности по труду.

Годовой фонд

1. Календарный фонд. Буквенное обозначение Тк;
2. Табельный фонд. Буквенное обозначение Ттаб;
3. Максимально возможный Тмакс;
4. Фактически отработанный фонд рабочего времени. Буквенное обозначение Тф.

За базовый период расчета календарного фонда может применяться год, квартал или календарный месяц. Учетной единицей является чел/день или чел/час.

То есть если коллектив состоит из 1000 человек, его годовой календарный фонд будет равен 365000 чел/дней. Это фундаментальный показатель, без которого невозможно произвести учет временного фонда.

При расчета показателя в чел/часах используется следующая формула:

При расчете показателя в чел/днях используется следующая формула:

Буквенное обозначение формулы:

Дк – количество календарных дней в базовом периоде;

Рсс – среднесписочная численность кадрового состава в базовом периоде. Вычитывается в количестве человек;

Пс – установленная на производстве средняя продолжительность смены.

Табельный или номинальный фонд рабочего времени определяется по формуле:

Буквенное обозначение формулы:

Тпр – праздничные календарные дни в исследуемом периоде. Показатель применяется в чел/днях или чел/часах;

Тв – выходные календарные дни в исследуемом периоде. Показатель применяется в чел/днях или чел/часах.

Очень важным показателем для анализа качества использования рабочего времени является максимальный фонд рабочего времени (Тмакс). Он определяет максимально возможную величину рабочего периода на выполнение производственного задания без учета установленных праздничных и выходных дней, а также очередных отпусков.

Данный показатель исчисляется в чел/днях и чел/часах по следующим формулам:

Фактически отработанный фонд времени отражает время, фактически затраченное на выполнение работ. Для вычисления этого показателя не потребуется формул особой сложности. Для этого достаточно подсчитать, какое количество дней или часов сотрудник провел на производстве.

Расчет потери рабочего времени

Коэффициент потери рабочего времени рассчитывается по общей формуле, которая представлена выше. Однако в ситуации с нарушением трудовой дисциплины применяется иной способ расчета.

Для расчета коэффициента потерь при нарушении условий трудовой дисциплины применяется следующая формула:

(Время нарушения труд.дисциплины)/(Общее время смены)=К потерь

Для расчета общего коэффициента потерь, с применением обеих формул, применяется следующая формула:

((В1+В2)+(В отд.-В рег.отд.))/(Длительность смены)×100=Общий коэффициент потерь

Где:

• В1 – время потери времени при выполнении задания;
• В2 – потеря времени при нарушении дисциплины;
• В отд. – время, фактически затраченное на отдых;
• В рег. отд. – регламентированное время отдыха в соответствии с трудовым законодательством и договором.

Для определения общей продолжительности времени потери всех работников организации используется следующая формула:

(Часы за год-Часы сотр.)×Кол-во сотрудников

Где:

• часы за год – это общее количество часов работы за год, которое отработали все работники предприятия;
• часы сотр. – часы работы одного сотрудника.

Расчет производится с учетом планового и фактического определения потерь рабочего времени, а затем получившиеся показатели сравниваются.

На что тратят рабочее время сотрудники?

Рабочее время – это временной промежуток, в течение которого сотрудник в соответствии с трудовым договором или в правилами внутреннего распорядка организации должен выполнять свои профессиональные обязанности.

Понятие официально закрепленное в Трудовом кодексе России и универсальное для всех. Но, к сожалению, законодательство не регламентирует содержательную часть. Отработать положенные часы – обязанность, не выполнив которую можно в рамках закона получить наказание. А вот эффективность оказывается за рамками правового поля, потому персонал считает, что вполне может тратить время, по сути, принадлежащее работодателю, и на сторонние занятия.

Сервис Зарплата.ру провел опрос 5 613 россиян и выяснил:

• 20% из них устраивают перерывы в работе 2-3 раза в день;
• 12% устраивают передышку не чаще 1 раза в день;
• 4% заявили, что у них настолько мало работы, что практически весь день = отдых;
• 64% отметили, что все зависит от нагрузки.

Стоит отметить, что ТК РФ регламентирует и право на отдых любого сотрудника. Перерывы, если они санкционированные, идут на пользу: позволяют отвлечься, передохнуть, легче переключаться между задачами. 85% работающих отмечают, что перерывы придают им сил и повышают работоспособность.

Отследить количество перерывов несложно – бывает достаточно личного присутствия работодателя, который может пройтись и посмотреть, где сейчас находятся сотрудники. Другое – когда персонал ответственно сидит на своих рабочих местах, сосредоточенно смотрит в мониторы. Понять, чем именно занят каждый на своем ПК гораздо сложнее.

Недавнее исследование компании SearchInform показало, на что отвлекается персонал, не покидая своих рабочих мест:

• соцсети – 20%,
• чтение новостей – 17%,
• интернет-шоппинг – 15%,
• спорт и ставки – 11%,
• дополнительная работа – 10%,
• игры – 9%,
• поиск туров – 6%,
• развлекательные ресурсы – 5%,
• продажа авто и недвижимости, учеба и чтение книг, просмотр роликов на youtube – по 2%,
• просмотр интим-контента – 1%.

На отвлечения каждый сотрудник тратит от 1 до 3 часов в день. Если взять за основу стандартные 8 часов, то получается, что в среднем четверть рабочего времени уходит на непрофессиональные задачи.

Вывод: даже присутствие сотрудника на своем рабочем месте, заинтересованный вид и громкое стучание по клавишам клавиатуры не дают гарантию, что человек занимается непосредственно рабочими делами.

Причины неэффективного расходования рабочего времени

Рабочее время идет, а результаты работы невпечатляющие, а то и вовсе близки к нулю. Такое может возникнуть в силу разных причин. В первую очередь, их можно условно разделить на 2 группы: рабочие и личные.

К рабочим относятся:

• неправильно выстроенные процессы (неотлаженное взаимодействие между отделами компании, многоуровневые проверки выполнения одной задачи и т.п.);
• перебои в ресурсах (срывы поставок, внезапное отключение электроэнергии и т.п.);
• частые совещания;
• излишняя нагрузка на конкретного сотрудника;
• отвлечения по рабочим, но непрофильным для специалиста вопросам.

К личным относятся:

• опоздания;
• семейные проблемы;
• неумение организовать собственное время и расставлять приоритеты;
• залипание в Интернете;
• профессиональное выгорание;

и т.п.

И рабочие, и личные причины в равной степени влияют на снижение эффективности расходования рабочего времени. А если всё вместе? Совещаний – тьма, свет отключили, дома – ремонт, а котиков посмотреть в Инстаграме очень хочется, хотя бы ради того, чтобы от проблем абстрагироваться. Вот уж где об эффективности нет и речи.

Вывод: чтобы понять причины, нужно взять под контроль рабочие процессы компании и трудовое время каждого сотрудника. А затем – проанализировать и принять меры.

Контроль рабочего времени сотрудников

Отследить, насколько эффективно тратится рабочее время в компании – первый шаг. Чтобы составить общую картину, нужно посмотреть:

• вовремя ли сотрудник приходит в офис и когда его покидает;
• соблюдает ли сроки выполнения задач или регулярно срывает дедлайны;
• как часто и на что именно отвлекается;
• много ли времени проводит на рабочем месте сверхурочно и в чем причина – не может организовать себя или часто помогает коллегам в ущерб своим задачам;
• сколько времени тратит на решение вопросов, никак не связанных с работой.

Вывод: чтобы понять, насколько эффективно расходуется рабочее время, придется в деталях уделить внимание каждому аспекту

+20%. Каждому делу — своё время

Одна из причин прокрастинации или неудачи в выполнении сложных задач — неподходящее время

Очень важно определить своё благоприятное время (время вашей наивысшей активности). Полезно также узнать и своё неблагоприятное время и учитывать это в планировании дня

Определить эти часы очень просто — это время, когда вы лучше всего себя чувствуете. Для кого-то это раннее утро, для кого-то послеобеденное время или вечер. Учитывайте также благоприятные дни недели.

Выбирайте время, когда вас меньше всего будут отвлекать и беспокоить. Или устройте себе такое время самостоятельно. Например, вы можете попросить коллег не беспокоить вас с 11.00 до 12.00 каждый день. Постепенно они привыкнут и будут с пониманием относиться к вашим привычкам.

Методы измерения производительности труда

В организациях различного профиля используют натуральный, трудовой и стоимостной методы расчета производительности труда.

Натуральный метод
Учитывается выработка продукции (в тоннах, метрах, кубометрах – натуральных показателях) за единицу рабочего времени. Подобный метод обычно используют на предприятиях, выпускающих продукцию одного вида. Такой расчет удобен для сравнения производительности труда отдельных работников, бригад, сопоставления их численного и квалификационного состава. Использование натурального метода позволяет сравнивать производительность труда в компаниях различных отраслей. Недостаток этого метода состоит в том, что он не позволяет обобщить данные при разнообразной деятельности компаний, а также учесть трудозатраты при частичном выполнении норм выпуска продукции.

Трудовой метод
Исследуется степень выполнения заданных норм. Анализируется соотношение фактических и нормативных трудозатрат на определенный объем работ. Рассчитываются и сравниваются между собой затраты времени на выпуск единицы продукции (штуки, метра, килограмма и т. д.). Такой метод анализа продуктивности трудовых затрат подходит для организаций, выпускающих любую продукцию или специализирующихся на оказании разнообразных промышленных и бытовых услуг.

Стоимостной метод
О производительности труда судят по соотношению стоимости произведенной продукции (в рублях) к среднесписочной численности персонала. Существуют различные способы оценки производительности труда: товарный, чистый, валовый, реализованный, нормативный. Преимуществом стоимостного метода анализа является возможность соизмерения показателей эффективности труда на разнородных производствах в масштабе отдельного предприятия, разнообразных отраслей. Стоимостное выражение эффективности расходования рабочих ресурсов позволяет сравнивать показатели по различным регионам страны и сопоставлять их в мировом масштабе.

Почему важно следить за эффективностью сотрудников

Повышение эффективности сотрудников — одна из основных задач любого руководителя или владельца бизнеса. При правильной организации труда можно извлечь максимум пользы из привычных условий. Продуктивная работа позволяет улучшить бизнес-результаты и снизить затраты.

Менеджеры знают, как сложно бывает повысить продуктивность команды. У каждого сотрудника свои взгляды и особенности темперамента, поэтому этот процесс редко проходит без столкновений и недопонимания. При этом результат стоит затраченных усилий: эффективная команда дает бизнесу массу преимуществ.

Увеличение прибыли

Когда ваши сотрудники работают эффективно, ваши эксплуатационные расходы уменьшаются, стоимость производства товаров или услуг снижается, а доходы растут.

Улучшение рабочей обстановки

Когда у сотрудников низкая продуктивность, обстановка в офисе становится гнетущей. В результате работники могу начать обновлять свои резюме в поисках более интересных предложений. Мотивированные сотрудники, которые эффективно выполняют свою работу, создают вокруг себя позитивную рабочую атмосферу.

Создание тренда внутри команды

Увлеченные работники не только создают благоприятную обстановку на работе, но и задают тон коллегам. Если ваши сотрудники работают эффективно, остальные невольно стараются им соответствовать. Если в такой коллектив придут новые люди, руководителю даже не придется говорить о стандартах производительности — коллеги станут для них лучшим примером для подражания.

Профессиональный рост сотрудников

Мышцы растут, когда человек растягивает их до предела, вызывая распад мышечного белка. Это запускает процесс его синтеза, в результате которого поврежденные волокна заменяются вновь образованными нитями.

Профессиональный рост устроен похожим образом. Когда ваши сотрудники работают эффективно, они действуют на пределе своих возможностей и получают новые навыки, которые делают их более квалифицированными и опытными.

Увеличение вовлеченности

Эффективные работники лучше выполняют свои обязанности и быстрее достигают поставленных целей, повышая успешность бизнеса в целом. Кроме того, при высоком уровне вовлеченности сотрудников компании легче привлекать и удерживать талантливых специалистов.

Фото: Unsplash

Цель и задачи

Основной проблемой отечественных методик является затруднение специалистов в решении поставленной задачи из-за отсутствия опыта в данной области или отсутствия определенных компетенций.

В зарубежной практике исследование времени работы сотрудников также очень популярно, так как весьма позитивно оценивается его влияние на различные аспекты практики хозяйствования предприятия, однако оно требует определенной адаптации.

Главной целью проведения анализа является разработка рекомендаций, позволяющих предотвратить снижение объемов выпускаемой продукции и ее качества.

Задачей предлагаемого анализа становиться выявление наиболее уязвимых моментов в производстве, которые связаны с использованием рабочей силы.

Методика проведения анализа показателей использования затрат рабочего времени представлена следующими этапами:

1. анализ применяемых на предприятии режимов рабочего времени и перераспределение персонала по режимам;
2. расчет количества часов, которое было отработано работниками в ночное время (при этом работоспособность персонала низка), сверхурочно (когда так же работоспособность персонала снижается);
3. далее проводится оценка эффективности времени работы, с этой целью анализируется использование ФРВ, определяется и формируется баланс РВ, производится расчет ФРВ на одного сотрудника, а также определяются некоторые другие показатели;
4. на следующем этапе необходимо понять и выявить причины, негативно влияющие на ФРВ;
5. разрабатываются основные мероприятия по устранению выявленных «больных» мест и предлагаются варианты устранения негативных последствий.

Рентабельность персонала

В процессе анализа использования трудовых ресурсов и факторов, влияющих на трудозатраты, оценивают рентабельность кадров. Для расчета рентабельности прибыль, полученную за определенный период, делят на списочное количество работников. Полученное число умножают на 100.

Рентабельность (прибыль на одного работника) непосредственно зависит от производительности труда, затрат времени на выпуск продукции, продолжительности рабочего дня, состояния оборудования. По показателю рентабельности судят об эффективности производственной деятельности и организации трудового процесса.

Оценка полноты использования рабочего времени, а также показателей, характеризующих состав кадров, необходима для принятия важных решений по управлению производством. Аналитические службы выявляют последствия потерь рабочего времени, дают рекомендации по снижению текучести кадров, усилению заинтересованности работников в повышении производительности труда. Целью анализа трудовых затрат и обеспеченности производства кадрами является выработка мер по снижению трудоемкости работ и повышению рентабельности предприятия.

11.02.2021