Как правильно писать и оформлять деловые письма

Правила написания деловой корреспонденции

Универсальные правила подготовки документа:

1. выбор типа письма, соответствующего конкретному случаю;
2. формирование черновика;
3. исправление текста, устранение орфографических, стилистических и смысловых ошибок;
4. способ отправки должен гарантировать срочность доставки корреспонденции.

Неграмотность и ошибки (даже незначительные) на психологическом уровне отталкивают отправителя и снижают шансы на дальнейшее сотрудничество.

Универсальные правила и требования к оформлению деловых писем:

• последовательность изложения информации;
• полнота;
• сведения должны быть полностью правдивыми;
• нейтральное изложение без эмоциональной окраски;
• использование только грамотной речи без сленговых и простонародных слов;
• отсутствие исправлений и помарок (недопустим корректор);
• отсутствие сокращений.

В целом, письмо должно быть максимально понятным и последовательным. Должна быть ясна цель его отправки и наименование адресатов с обеих сторон.

• Письмо-ответ на обоснованную претензию

Subject: Ответ на претензию.
Data: 12.05.2016
From: shveynayafabrika@google.ru
To: Анна Колесникова
 
Уважаемая Анна!
 
От лица всего коллектива нашей фабрики хочу выразить Вам искренние сожаления и принести извинения за сложившуюся ситуацию.
 
Наша фабрика уже много лет стабильно и качественно работает на рынке пошива и ремонта одежды.
 
Ваша ситуация относится к редким случаям, виной которому так называемый человеческий фактор. 
 
Мы провели расследование, и лица, виновные в нарушении сроков исполнения и грубости, наказаны. Согласно приказу фабрики от 13.04..2016 № 78/2 сменному мастеру Волковой В. В. объявлен выговор, закройщик А. П. Гусев переведен портным в бригаду по пошиву мужской верхней одежды. 
 
Администрация приняла  срочные меры для выполнения Вашего заказа. Он будет готов 15.05.2016. В любое удобное для Вас время курьер доставит его по указанному Вами адресу.
Поверьте, нам так же, как и Вам, неприятна сложившаяся ситуация!
 
В качестве компенсации мы предлагаем Вам 10% -ую скидку на последующие заказы на нашей фабрике.
 
Свяжитесь с нами,  чтобы уточнить время доставки Вашего заказа.
 
С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество,
 
Директор Алексинской швейной фабрики
Анна Юрьевна Петрова
Тел.: ХХХ-ХХХ-ХХХshveynayafabrika@googlemer.ru

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

• дата написания,
• реквизиты отправителя и получателя,
• вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
просьбы и объяснения
заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

Приветственное слово – зачем оно нужно?

Дайте человеку, к которому вы обращаетесь удаленно, возможность почувствовать себя важным и нужным. «Уважаемый господин/госпожа» работает хорошо, особенно если вы знаете имя человека. С психологической точки зрения, называя имя получателя, вы подсознательно заставляете его «влюбиться» в обращение. Он захочет прочесть текст от начала и до конца, вчитываясь по несколько раз в одни и те же важные для вас моменты. Поместите двоеточие после приветствия и добавьте строку между приветствием и телом письма.

Если вы знаете получателя и, как правило, обращаетесь к нему по его или ее имени, вполне нормально использовать только имя, например, «дорогой Кирилл» или «уважаемая Анна». Язык деловых писем не «бракует» использование персональных имен, наоборот, это считается признаком длительного сотрудничества, когда стороны уже могут перейти на ты, но соблюдают все каноны делового стиля.

Распространённые ошибки

Приветствие «Доброго времени суток». Данное словосочетание у многих получателей вызывает раздражение. Вряд ли это именно та реакция, на которую рассчитывал автор письма.
Пунктуационные, орфографические и другие ошибки в письме

При составлении делового письма крайне важно следить за тем, чтобы оно было написано по всем правилам русского языка.
«Вы» и «вы». Многие люди до сих не ощущают разницы между этими местоимениями и часто путают их

«Вы» – вежливое и почтительное обращение к одному человеку, а «вы» – к группе людей.
Точка после подписи. В деловом письме после подписи точка никогда не ставится.

Требования к бланку

Согласно правилам делового письма, его лучше оформлять на фирменном бланке компании. К нему выдвигаются следующие основные требования.

• Посередине бланка нужно вставить Герб РФ, если предприятие является государственным.
• Письмо размещать на листе формата А4.
• Слева оставлять поле пустым (хотя бы 3 сантиметра). Это необходимо, потому что через какое-то время материалы будут подшиты к остальным документам.
• Самым оптимальным шрифтом считается стандартный «Таймс Нью Роман», размера 12 и с междустрочным интервалом 1,5-2. Он лучше всего воспринимается при чтении.
• В шапке письма нужно указать название организации, ее фактический и юридический адрес, телефон и электронную почту.

Примеры делового письма на английском

Следующие два примера различаются в шапках писем. Это обусловлено тем, что компании вправе вносить небольшие изменения в формате для своего удобства. Оба варианта считаются допустимыми.

Первый пример.

Company LetterheadStudents Of The Future Co.610 Fountain AveBurlington, NJ 08016June 6, 2018Burlington Township StudentStreet AddressCity, State Zip

Dear Student:

Use this sample letter as a template to help you complete your activities throughout this course. I have purposely set up the spacing and content to make it easier for you to delete existing text and replace it with the content that you need to use. Please be sure to use all the tools provided to you, so that you are more efficient with your work.

Be sure to copy down the text boxes I have provided, they may be helpful when you need to compose different types of business letters. Be sure to save this document as: Letter Template.

Sincerely,

Mr. Rogers

Business Ed. Teacher

*Enclosure* (if needed)

Второй пример.

Organization LetterheadMarch 16, 2016

Mr. Ernie English

English Company

1234 Writing Lab Lane

Write City, IN 12345

Dear Mr. English:

The first paragraph of a typical business letter is used to state the main point of the letter. Begin with a friendly opening; then quickly transition into the purpose of your letter. Use a couple of sentences to explain the purpose, but do not go into detail until the next paragraph.

Beginning with the second paragraph, state the supporting details to justify your purpose. These may take the form of background information, statistics or first-hand accounts. A few short paragraphs within the body of the letter should be enough to support your reasoning.

Finally, in the closing paragraph, briefly restate your purpose and why it is important. If the purpose of your letter is related to your employment, consider ending your letter with your contact information and title if it not included on letterhead. However, if the purpose is informational, think about closing with gratitude for the reader’s time.

Sincerely,

*Signature*

Lucy LetterPresident

*Enclosure*

• Письмо-приглашение

Subject: Приглашение на семинар 
Data: 25.06.2016
From: Анна Симонова
To: ххх-ххх-ххх
 
Уважаемые Партнеры,
 
17 марта 2016 года приглашаем Вас присоединиться к семинару по построению международных программ страхования, который специально для партнеров AIG проведет Марк Гольденберг — региональный советник по международным программам страхования AIG. 
 
Марк приезжает в Россию специально для проведения серии обучающих мероприятий, так как он обладает самым обширным опытом по страхованию транснациональных компаний.
 
Учитывая текущий опыт в области предложения международных программ для российских клиентов с международным присутствием, уверена, что данный семинар будет очень интересен и ответит на множество вопросов в данной сфере.
 
В приложении направляю приглашение и программу семинара.
 
Прошу Вас перенаправить данное приглашение коллегам, которым будет интересна данная тема.
 
Регистрация проводится путем ответа на данное письмо. Участие бесплатное, количество мест ограничено.
 
Адрес проведения семинара: Россия,125315, Москва, Ленинградский проспект, д. 72, корпус 2, этаж 3
 
Будем рады Вас видеть!
 

 
Анна Симонова
 
Руководитель тренинговых программ
AIG
Тел.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56annasimonova@aigi.com

По тематическому признаку:

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров:

• оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
• письмо-запрос — обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
• рекламация (письмо-претензия) — претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:

• благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
• гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
• информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) — предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
• письмо-напоминание — содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
• письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
• письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
• письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
• письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
• письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
• сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

Как доставить письмо до адресата

Отправлять официальные письма можно разными способами:

• Наиболее простой, быстрый и доступный: электронные средства связи. Единственный минус такого пути: послание может легко затеряться, попав, к примеру, в папку «спам». Поэтому этот вариант подходит только в тех случаях, если у отправителя уже существует прямой контакт с получателем (через личные встречи или телефонную связь).
• Второй способ, также востребованный, более надежный, но затратный по времени: отправка официального письма через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении. Такой метод гарантирует получение письма адресатом, как и еще один классический метод, по сию пору не утративший актуальности: передача сообщения через факс.

9 советов, которые помогут написать деловое письмо

Краткость

Деловые письма должны быть короткими и точными, если это возможно, стоит ограничиться одной страницей. Адресаты, особенно если это деловые люди, не любят читать длинные письма и часто откладывают их на потом. Поэтому если вы хотите, чтобы ваше письмо как можно скорее прочитали, стоит писать лаконично.

Внимательность к читателю

Всегда старайтесь сосредоточиться на потребностях читателя и постарайтесь взглянуть на вещи с его точки зрения. Поставьте себя на его место и представьте, как бы вы отреагировали на такое письмо. Каждый может сделать это, так как все мы все являемся клиентами какого-либо бизнеса.

Официальный тон

Стиль написания и содержание деловых писем должны быть официальными и оперировать фактами. Чувствам и эмоциям не место в деловых письмах. Поэтому избегайте фраз типа “мы чувствуем”, вместо них используйте “мы полагаем” или “мы думаем”. Сердечный, дружелюбный подход – это хорошо. Просто сделайте его более официальным, но избегайте и чрезмерно формальных терминов.

Логика и однозначность

Используйте простые слова и фразы, старайтесь придерживаться прямого порядка слов в предложении. Убедитесь, что письмо сформулировано логично: сначала определяется главная мысль, потом она раскрывается, а затем следует вытекающее из этих фактов заключение.

Своевременность и точность

Деловые письма всегда должны быть своевременными и точными. Учитывая то, что в большинстве случаев мы говорим о бизнесе, несвоевременность может иметь финансовые последствия. Несколько раз проверьте все факты, которые вы указываете в письме. Если вы ошибетесь в цифрах или датах – это может нанести ущерб и негативно отразится на репутации компании.

Вложения

Если вы отправляете документы, то ваше основное письмо будет использоваться как сопроводительное. Кратко и понятно дайте небольшие инструкции о вложенных файлах, чтобы адресат сразу понимал про что идет речь.

Не используйте сложные конструкции

Некоторые типичные для деловой переписки слова и фразы сильно усложняют текст и его восприятие. Постарайтесь не делать письмо слишком громоздким. Чем проще и понятнее оно будет, тем лучше.

Классификация деловых писем

Не существует единой классификации деловых писем. Их очень много и для каждой сферы деятельности регулярно будут использоваться разные типы. Например, рекрутеры чаще всего пишут ответ на резюме, а сотрудник банка – запросы.

Абсолютно все типы деловых писем можно поделить на два функциональных типа:

1. Требующие ответа – вопрос, просьба, обращение, предложение.
2. Не требующие ответа – приглашение, напоминание, предупреждение.

Основные типы деловых писем:

Подтверждение. Этот тип писем иначе известен, как письмо-квитанция и значит не более, чем просто подтверждение. Такое письмо является юридическим документом и доказательством чего-либо, например, оплаты покупки.
Извинение. Письма с извинениями написаны для того, чтобы извиниться за то, что произошло в прошлом и какие меры принимаются для решения этой проблемы. По сути, эти письма о чем-то негативном, но с позитивным тоном

Автор принимает на себя ответственность и показывает важность проблемы, чтобы получатель не чувствовал себя проигнорированным. Такие письма обычно являются ответом на жалобу.
Благодарность

Эти письма отправляются с целью выразить признательность и сказать “спасибо”.
Жалоба. Эти письма отправляются, если кто-то остался недоволен чьими-то услугами или даже поведением. Правильно оформленная жалоба должна обязательно рассматриваться и приводить к решению проблемы.
Сопроводительное. Такие письма обычно являются откликом на вакансию. Автор выражает желание работать в компании и прикладывает к нему резюме.
Запрос. Этот тип письма предназначен для получения определенной информации от адресата.
Рекомендация. Такие письма содержат информацию о кандидате и его успехах на предыдущем месте работы. Обычно его отправляет отдел кадров с прошлого места работы, чтобы подтвердить компетентность кандидата для принятия на новую должность.
Увольнение. Официальное уведомление, которое сопровождает увольнение кого-либо из сотрудников.
Отказ на резюме. В таком письме работодатель сообщает потенциальному кандидату, что пока не готов принять его на работу.

Конечно, помимо этих типов, существуют еще десятки разновидностей деловых писем. Они предназначены для решения разных задач, но имеют похожую структуру и официальный тон.

Структура делового письма

Первое, с чего стоит начать, если вы хотите научиться писать письма в деловом стиле – изучение структуры. Поскольку она типична для большинства документов, это значительно облегчает дальнейшую работу над письмом.

Деловое письмо состоит из трех частей: вводной, констатирующей и заключающей.

Вводная часть

Начать писать деловое письмо следует с вводной части, которая включает в себя информацию об адресате и отправителе, тип письма, приветствие и лид-абзац. Из вводной части должно быть понятно к кому и зачем вы обращаетесь.

Основная часть

В основной части необходимо более подробно описать ситуацию, с которой вы обращаетесь или на которую отвечаете. Например, привести аргументы, сообщить о решении вопроса или о том, что вы делаете для его решения.

Помните, что каждое предложение должно быть логически связано с предыдущим. Если это простой запрос или заявление, не стоит слишком подробно расписывать ситуацию

Укажите только самое важное и ограничьтесь тремя – четырьмя предложениями

Заключение

В конце делового письма вы подводите итог своего письма в виде выводов или предложений по решению проблем, прощаетесь, указываете свое имя и должность. Допускается использование постскриптума, но только если это обоснованно.

Структура делового письма

Перед тем как написать официальное письмо, нужно определится с его структурой. Даже незначительный недочет может испортить общее впечатление о полученном документе. 

В общем виде структура письма выглядит так:

• шапка,
• вступление,
• основная часть,
• заключение,
• подпись и контакты отправителя.

Шапка делового письма должна быть разделена на две части. Слева или в центре письма располагается штамп, содержащий следующую информацию:

• официальное наименование организации;
• адрес местонахождения объекта;
• КПП, ИНН;
• контактный номер телефона;
• реквизиты банковского счета;
• адрес электронной почты;
• номер письма и дата отправления;
• отметка о получении документа.

Справа указывают полное название организации, ФИО и должность сотрудника, составлявшего документ.

Ниже по центру располагается заголовок, соответствующий виду документа (Гарантийное письма, Рекламация, Коммерческое предложение и т.п.).

Вступление содержит обращение к получателю. Оно может начинаться со слов  «Уважаемый», «Коллега» «Господин» или «Госпожа». После него следует имя-отчество адресата, например «Уважаемый Дмитрий Юрьевич!». Вместо слов «Добрый день» лучше использовать нейтральное «здравствуйте». Обращение — только на Вы. Далее нужно указать кратко суть обращения. 

Далее идет основной текст обращения, структурированный следующим образом:

1. основная часть, включающая описание сути проблемы, предложения по ее решению, четко сформулированные рекомендации;
2. заключение, которое может содержать просьбу, выражение надежды или благодарности, извинение за неудобства;
3. прощание в вежливой форме, к примеру «С уважением и наилучшими пожеланиями», «Желаем успехов», «С надеждой на понимание»;
4. должность руководящего лица и его личная подпись;
5. ссылки на приложения, если они есть;
6. сведения об исполнителе (ФИО, контактный телефон, адрес электронной почты).

Печать организации рекомендуют ставить только на оферте, гарантийном письме или рекламации. На других видах деловых писем оттиск печати на требуется.

Оформление деловых писем

Несмотря на повсеместное использование возможностей электронной переписки, пока еще существует практика отправки деловых писем, отпечатанных на бумаге

И в данном случае очень важно, как выглядит само письмо, так как внешний вид делового письма способен повлиять на представление адресата о компании-отправителе. Поэтому нужно придерживаться следующих норм оформления:

• Деловые письма должны печататься на фирменных бланках желательно из качественной бумаги с указанием полных данных отправителя, при этом они должны быть легко читаемыми;
• Реквизиты отправителя в письме, адресуемом иностранным партнерам, клиентам, необходимо прописывать на английском языке;
• Письмо в конверте следует сгибать по возможности 1 раз и текстом внутрь. Для очень важных писем лучше использовать большой, достаточно плотный конверт, чтобы лист письма не нужно было сгибать;
• На конверте допускается указывать все реквизиты, как и в самом письме, и даже фирменный логотип;
• Адрес получателя указывается только на конверте. При использовании конверта с прозрачным окошком адрес получателя пишется на самом письме в верхнем правом углу. Затем письмо сгибается так, чтобы адрес был виден в прозрачном окошке;
• Адрес отправителя пишется и на конверте, и на листе письма.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д

Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Порядок составления

Слишком большие письма крайне редко дочитываются до конца

Как показывает практика, адресат сразу смотрит в начало и в конец, чтобы оценить важность корреспонденции. Во избежание таких случаев письма должны быть краткими с изложением только существенной информации

Структура

В целом, законом не предусмотрена единая форма документа, но есть универсальные правила, которые используются отправителями во всех видах деловых писем. Эти требования утверждены правилами ГОСТ 6.30 от 2003 года. 

Так, структура письма должна состоять из следующих элементов:

1. «Шапка» пишется в правом верхнем углу. Этот раздел должен содержать наименование компании отправителя, почтовый и электронный адрес, банковские реквизиты, ИНН отправителя.
2. Реквизиты канцелярии, которые вписываются в официальный штамп (как правило, прямоугольный) отображаемый в левой стороне страницы. Информация состоит из регистрационного номера и даты отправки документа.
3. Наименование письма, которое состоит из указания категории письма, а также детализированной информации. Например, завещание на дом от гражданина Самсонова. При этом слово «завещание» отображается на одной строчке, а оставшаяся информация – на следующей строчке документа.
4. Вступительная часть – содержит краткое описание причин направления документа, целей. Адресат должен с первых строчек понимать, зачем ему направлен этот документ.
5. Основная часть, в которой расписано подробно предложение. Вместе с тем, указываются возможные пути реализации предложенных правоотношений.
6. Итоговые предложения, содержащие дальнейшие рекомендации касательно обратной связи или сотрудничества.
7. Указание вежливых фраз, а также реквизитов отправителя.

В зависимости от категории письма, может потребоваться печать предприятия, которая ставится поверх подписи руководителя предприятия.

Стиль письма

Деловой стиль подразумевает использование только одного языка, а именно официального языка той страны, на территории которой ведется переписка. Если корреспонденция направляется в другую страну  или в филиал иностранной компании, то целесообразно использование языка той страны, представителю которой направляется письмо.

Правила стиля:

• точность;
• содержательность;
• последовательность;
• использование коротких предложений;
• исключение сложной терминологии;
• больше фактов и конкретики.

Обращение к адресату

Недопустимо использование обращения в стиле «Добрый день». Лучше применить универсальное «здравствуйте». Независимо от того, к кому обращается компания, лучше указать имя и отчество адресата. Если же это массовая рассылка, то не лишним будет указать обращение «Дорогой, клиент, читатель, получатель, покупатель». Второе слово избирается в соответствии с получателем корреспонденции.

Письмо-отказ

Письмо- отказ — адрес просит нас о чем-либо, а мы не можем эту просьбу удовлетворить.

В чем обычно заключается трудность написания письма-отказа?

Мы не можем пойти на уступки адресату
Нам неприятно отвечать отказом
Нам важно сохранить благорасположение и лояльность адресата

Как эти трудности преодолеть?

Важно иметь четкую внутреннюю деловую позицию
Полезно знать, что «смягчает» звучание письма-отказа

Образец письма-отказа

Добрый день, Владимир!

Мы рассмотрели проект вашей компании по организации офисной печати компании ООО «БИ Технология».

Предложенная вами схема была очень интересна для нас, но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты.

Затраты по рискам, от которых избавляет  ваш проект, в данный момент меньше затрат по вашему проекту.

 Поэтому, не смотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от ваших услуг. Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.

Сергей Иванов

Начальник отдела ххх

ООО «БИ Технология»

Будем рады, если данная информация о видах деловых писем  окажется вам полезной  в вашем деловом общении!

Тамара Воротынцева

Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке

Секреты правильного оформления

Оформление письма по всем правилам говорит об уважении к адресату, поэтому нужно учесть следующие аспекты:

Тема

Используйте простой, понятный заголовок. Так получатель сразу поймет, о чем пойдет речь, а вы получите быстрый ответ.

Текст

Текст документа делится на 3 составляющие: введение, содержание, заключение. Во вступлении нужно указать цель письма, в основной части представить содержание, описание, а в заключении подвести итоги, которые выражают предложение, претензию, просьбу или другое.

Стилистика

Любое письмо от организации пишется в строгом официальном стиле. Не допускается выражение эмоций. В тексте недопустимы опечатки, зачеркивания и дописки.

Оформление бланка

• Используется специальный бланк;
• Для последующей подшивки на бланке делается отступ в 3 см от левого поля;
• На документе указывается достоверные данные о компании: адрес, телефон, почта;
• Используется шрифт Times New Roman, размер 12. Межстрочный интервал 1,5-2. Такое оформление считается самым подходящим, так как легко воспринимается во время чтения;
• Письмо, которое содержит конфиденциальную информацию, лучше отправлять в конверте. Не рекомендуется использовать факс или E—mail.

Нумерация

Если письмо написано на нескольких страницах, то нумерация начинается со второй. Номера ставятся вверху страницы посередине и прописываются арабскими цифрами без точек.

Абзацы

Для легкого восприятия изложенного материала, текст лучше разделить на абзацы. Так письмо становится легким для восприятия. Получатель сразу сможет изучить цель корреспонденции, обращаясь после к введению и заключению. Основную часть письма также делите на абзацы.

Реквизиты

• В середине фирменного бланка размещается герб РФ;
• Достоверное и полное название адресанта;
• Контактные данные;
• Номер банковского счета;
• Название организации-получателя пишется в именительном падеже. Должность и фамилия – в дательном падеже;
• Каждый реквизит пишется с новой строки.

Виды деловых писем

Деловые письма принято классифицировать по особенностям:

• По функционалу – ответ на вопрос, просьбу, обращение, предложение и др;
• По структуре – стандартные (решающие типичные для бизнеса вопросы, ситуации), нерегламентированные (авторские, строящиеся на формально-логической подаче или этикетных нормах);
• По тематике – деловые (решающие экономические, правовые, другие вопросы, касающиеся деятельности компании) или же коммерческие, связанные со снабжением, сбытом;
• По виду адресату – обычные (одному адресату), циркулярные (отправляемые сразу на несколько адресов);
• По композиции – 1-аспектные (отражающие 1 проблему), многоаспектные (описывающие несколько проблем).

Виды деловых писем по содержанию:

• Выполнять коммуникационную роль (отказ, претензия, оправдание, признание);
• Являться формой договоренности (по итогам деловых встреч, со сроками исполнения задач, выполнения различных обязательств);
• Быть в виде запроса – для получения необходимой информации;
• Являться предложением (нередко это ответ на ранее полученное письмо-запрос).

Оформление деловой переписки

Современную деловую корреспонденцию оформляют согласно рекомендациям ГОСТ Р 6.30 2003:

• форматы листов (как бумажных, так и электронных): стандарт A4, при необходимости допустим A5;
• обязательные поля: левое — 20—30 мм; верхнее, нижнее — по 20 мм; правое — 10 мм;
• обязательная нумерация всех страниц официального письма (кроме первой);
• отдельная нумерация каждого из приложений;
• разделение текста на абзацы — интервал «после» — 6 типографских пунктов (пт);
• стандартный шрифт для деловой корреспонденции — Times New Roman;
• размер шрифта в заголовке — № 14 или № 16;
• размер шрифта в преамбуле — № 12 или № 14;
• размер шрифта для основного текста — № 12;
• междустрочные интервалы — 1,2 пт или 1,5 пт.

Общие правила написания деловых писем

Прежде всего, необходимо определиться с темой письма. При этом действует правило: «одна тема – одно письмо». Затрагивать несколько тем в одном послании допустимо только при наличии между ними тесной взаимосвязи.

Второе – нужно определить количество и перечень лиц, которым оно адресовано. От этого зависит форма обращения (обезличенная, множественная и т.д.).

Теперь можно приступать собственно к написанию письма. Делопроизводство в РФ определяется рекомендательными требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Одним из обязательных моментов является наличие в письме определенных реквизитов организации-автора.

Хотя упомянутый ГОСТ выделяет около 30 различных реквизитов, на практике используются далеко не все. Обычно набор ограничивается следующими:

• название организации;
• адрес (почтовый и/или юридический);
• ИНН, КПП;
• данные о контактах (телефон, факс);
• адрес электронной почты;
• банковские реквизиты;
• дата написания;
• регистрационный номер.

Все эти реквизиты (кроме двух последних) можно каждый раз вписывать в левый верхний угол, а можно использовать готовый бланк, который их и содержит. Второй вариант предпочтительнее не только из-за экономии времени и уменьшения вероятности ошибок, но и по имиджевым показаниям. Бланк может быть выполнен типографским способом, но чаще всего организация сама печатает его на цветном принтере.

В правом верхнем углу указываются название организации, должность получателя и его ФИО в родительном падеже.

Дальше идет заголовок письма, раскрывающий его вид или тему, а следом – вежливое адресное обращение

Здесь следует соблюдать осторожность в формулировках, так как обычное: «Уважаемый…» не всегда уместно (высокие должностные лица, служители церкви и т.д.). Если письмо не имеет личного адресата, то можно ограничиться простым: «Добрый день!»

Основной текст письма должен иметь следующую структуру:

• причина или цель написания;
• основная часть;
• итоговая часть (вытекающая из основной);
• заключительное проявление вежливости (например: «С уважением…»);
• должность лица, подписавшего письмо;
• ФИО исполнителя;
• список приложений (при их наличии).

Допускается оформление письма как в рукописном, так и в печатном варианте. В первом случае почерк, естественно, должен быть легко читаемым (лучше всего, каллиграфическим). Компьютерная печать удобна при необходимости создания нескольких копий.

Перед отправкой письмо регистрируется в журнале и получает исходящий номер, который указывается в самом документе наряду с датой написания.

Официальная деловая переписка

Независимо от видов и назначения официальных писем, при их составлении важно придерживаться определенной структуры. Это позволяет оформить документ для внешней переписки аккуратно и грамотно, четко донести до адресата суть проблемы или запроса, а в ответ — быстро получить требующуюся информацию, разрешение или другой нужный результат

По тому, насколько профессионально ведется деловая переписка, можно судить об имидже компании.

Стандартное деловое письмо включает следующие элементы:

• реквизиты адресанта/отправителя (располагают вверху листа — слева либо посередине);
• реквизиты адресата/получателя (печатают справа вверху);
• дату составления письма (размещают под реквизитами адресата);
• строку с темой обращения (посередине, над преамбулой и основным текстом);
• официальное обращение к адресату/адресатам;
• короткий, но содержательный абзац-преамбулу;
• основной текст, объясняющий суть обращения;
• при необходимости — уточняющий блок с изложением фактов, перечнем документов и т. п;
• лаконичный заключительный абзац;
• приложения — дополнительную документацию, информационные справки, прайс-листы и пр.;
• подпись руководителя либо непосредственного отправителя делового письма.

Чего нельзя допускать в деловом письме

Во-первых, независимо от стажа общения с получателем, недопустим фривольный или развязный тон. Но и писем, наполненных распространенными разговорными штампами (как и чрезмерно сухих) тоже следует избегать.

Нежелательны сложные словесные конструкции, которые тяжело воспринимаются читателем. Обилие узкой специальной терминологии тоже не улучшает качество документа.

Информация должна быть полной, достоверной и проверенной. В противном случае ее использование недопустимо. Эмоциональные оценки тоже не нужны.

Документ не должен содержать подчисток, исправлений, зачеркиваний. В нем должны по максимуму отсутствовать сокращения.

Всегда необходимо помнить, что во многих случаях подобные письма носят официальный характер, и в определенных ситуациях могут иметь юридические последствия.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.