Первичные документы по кассе

Правила ведения

Одной из норм ведения справки отчета является его ежедневное (в конце смены) оформление.

Кассир проставляет на нем свой автограф и сдает форму вместе со всей выручкой старшему (главному) кассиру или непосредственно главе компании.

Если организация небольшая (одна или две кассы), то все деньги сдаются инкассатору кредитного учреждения.

Как заполнить?

Для предотвращения ошибок при заполнении формы справки необходимо следовать общим правилам. Справка-отчет представлена в виде 3 блоков: строчного, табличного и итогового.

В первой строке документа обозначается название фирмы, ее адрес (должен быть идентичным во всей документации), номер телефона. Название отдельного подразделения также указывается.

Для индивидуальных предпринимателей действуют аналогичные правила, как и для юридических лиц. В ряде ситуаций ИП ошибочно предполагают использование похожего бланка, но данный отчет составляется только на утвержденном бланке.

Ниже прописывается ИНН предприятия, структурное подразделение (при наличии). В поле, предназначенное для внесения сведений о кассовой технике, вносится ее марка (тип, модель) и заводской номер в соответствии с имеющейся документацией ККТ.

Строка «Прикладная программа» не заполняется, если она не используется в работе. Далее в соответствующей строке вписывается фамилия и инициалы кассира, если кассиров несколько, то поле остается незаполненным.

В ячейке «смена» фиксируется номер отчета, который, как правило, начинается с буквы «Z».

Следующим полем идут реквизиты документа: номер, дата, время начала и завершения работ. Не следует забывать о заполнении данной информации.

Табличная часть справки-отчета разделена на 10 столбцов:

• 1 — порядковый номер контрольного счетчика;
• 2, 3 — номер отдела и секции соответственно;
• 4 — остается пустой при использовании современных кассовых аппаратов;
• 5 — показания денежного счетчика на начало смены, дня (сумма из 9 графы журнала кассира прошлой смены, аналогичная сумма прописывается в утреннем X-отчете, в строчке ГРОСС-ИТОГ;
• 6 — показания счетчика на конец рабочего дня, строка ГРОСС-ИТОГ Z-отчета;
• 7 — вписывается выручка за смену, сумма всех пробитых чеков, разница между графами 5 и 6;
• 8 — сумма всех возвратов денег и ошибочно выбитых чеков, сведения отображаются в акте КМ-3, к которому прилагаются все подтверждающие возврат чеки, информация должна совпадать с суммой из столбца 15 журнала КМ-4;
• 9 — фамилия кассира;
• 10 — подпись кассира.

В итоговое поле записываются суммарные выражения столбцов 7 и 8.

Z-отчет кассир формирует с кассовой техники в конце трудового дня (смены). В нем отображаются сведения обо всех операциях по кассе. По остатку, зафиксированному в Z-отчете, кассир осуществляет сверку имеющейся наличности, а затем передает его ответственным лицам, банку.

Х-отчет кассир снимает с ККТ для определения наличности в кассе в течение трудовой смены (дня). Формировать его допустимо неограниченное количество, информация о подобных действиях не отображается, выручка не обнуляется.

В пустых строках справки КМ-6 можно ставить прочерки, чтобы у надзорных органов не возникало вопросов о незаполненности документа.

В итоговом блоке прописывается сумма выручки прописью. В строке «принята» прописываются реквизиты приходного ордера.

Далее проставляют свои подписи кассир, старший кассир и руководитель компании, если эти должности совмещаются одним работником, то подпись ставится трижды.

Вместо заключения: что важно знать о кассовой дисциплине

• Кассовая дисциплина — свод правил по работе с наличными. Она обязательна для всех, но у малого бизнеса и ИП есть послабления.
• Любые движения наличных нужно оформлять документально: создавать ПКО и РКО, вести кассовую книгу. Иногда — оформлять ведомости и вести книгу учета. ИП могут этого не делать.
• Должен быть лимит кассы: сумма, больше которой оставлять нельзя. Если он нулевой, любая сумма (даже рубль) будет считаться нарушением. Он необязателен для ИП и малого бизнеса.
• Кассир обязан принимать даже поврежденные деньги, если они сохранили платежеспособность, а выдавать их не может. Выручку, лежащую в кассе, разрешено тратить только на определенные цели: зарплату, нужды работников, оплату товаров, компенсацию покупателю, не получившему продукт.
• Рассчитываться наличными без ограничений можно только с физическими лицами или самозанятыми. Для ИП и юридических лиц установлен лимит, и можно отдать в руки или получить не больше 100 000 руб.
• Все документы можно вести в электронном формате, если в компании внедрен ЭДО. Если нет, то бумаги обязательно распечатывают, подписывают, а потом хранят минимум 5 лет.
• У компании может быть несколько касс, подразделений. На кассы распространяется общий лимит, у обособленных подразделений он свой. И те и те могут передавать деньги банку и в главную кассу — на выбор.
• Если не соблюдать требования, ФНС может выявить это и назначить штраф. Размер штрафа — до 50 000 руб. за каждый факт нарушения, но на первый раз могут простить.

Настройка отчета

Разберемся где находится кассовая книга в 1С и как её использовать. Отчет вы можете найти в разделе «Банк и касса». Для этого перейдите по гиперссылке «Кассовые документы», как показано на изображении ниже.

Перед вами откроется список всех документов, отражающих поступление и выдачу денежных средств из кассы. Именно они являются первичными для кассовой книги. Она формируется при нажатии на одноименную копку на данной форме.

По умолчанию период формирования данного отчета составляет один день. Но вы можете установить любые даты начала и окончания, как в нашем случае с 1 января 2021 года по 23 октября 2021 года. В таком случае сформированный отчет будет разделен на несколько отчетов по каждому дню в отдельности.

Так же в шапке отчета нужно указать организацию, для которой он будет формироваться. Если в ней есть какие-либо обособленные подразделения и отчет нужно сформировать по одному из них, выберите соответствующий пункт в выпадающем списке. Справа от него укажите нужное подразделение.

В нашем случае кассовая книга будет сформирована для головного подразделения ООО «Конфетпром».

Обратите внимание, что в соответствии с законодательством обособленные подразделения должны вести свои кассовые книги. При этом их копии передаются в головную организацию

Если вам необходимы дополнительные настройки данного отчета, то перейти к ним вы можете по кнопке «Показать настройки», как показано на изображении выше.

Перед нами открылись настройки. В них мы указали, что кассовая книга должна формироваться по основной деятельности. В противном случае отчет будет выведен по деятельности платежного агента.

Если вам нужна обложка и самый последний лист с соответствующими подписями и количеством листов, установите соответствующий флаг. Обычно такая настройка необходима в конце календарного года.

Следующая надстройка позволяет уточнить, нужно ли отображать основания кассовых ордеров.

В нашем примере недоступна возможность указания, с какого листа будет начинаться нумерация. Дело заключается в том, что период формирования книги начинается с 1 января. Во всех остальных случаях вы можете самостоятельно указать номер начального листа.

В последних двух полях указываются сотрудники, которые будут выводиться в качестве ответственных лиц в роли кассира и бухгалтера.

Подробная инструкция

Справка формы КМ-6 условно можно разделить на 3 части: строчную, табличную и заключительную. Заполнение строчной части:

1. Графа «организация» – прописывается название юридического лица или ИП в полной зарегистрированной форме, адрес и контактный телефонный номер.
2. ИНН предприятия, на котором составляется справка.
3. Отдел или структурное подразделение – если имеется разграничение.
4. Данные о ККТ – содержит сведения о модели устройства.
5. Номер ККТ – можно узнать у старшего кассира или из документов к аппарату.
6. Графа прикладная программа остается пустой, если она не используется.
7. В поле кассир – указываются полные инициалы кассира, но если сектор обладает несколькими работниками-операторами, то оно не заполняется.
8. В графе смена прописывается номер Z-отчета.

Также между двумя частями идет промежуточное поле – им пренебрегать нельзя и его обязательно нужно заполнить. Здесь указывается порядковый номер присвоенный справке формы КМ-6, дата его заполнения и точное время начала составления и окончания.

Составление табличной части:

1. В столбце 4 не указывается никакая информация при условии, что для учета используется техника ККТ младше 2004 года.
2. В 5 отображается сумма средств на начало смены. Такие сведения можно узнать из журнала кассира в графе 9 или из составленного утром Отчета в строке ГРОСС-ИТОГ.
3. В 6 – указывается сумма ГРОСС-ИТОГа из отчета Z.
4. В 7 – Итог по смене Z-отчета. Если были возвраты, то указывается итоговое значение, полученное после вычета возвращенных средств.
5. Столбец под номером 8 остается пустым, если в течении смены или дня не было произведено возвратов. Если они были, то указывается сумма из Z-отчета с соответствующим названием «Возвраты».
6. В 9 – указывается фамилия кассира-операциониста, который составлял отчет.
7. 10 предназначается для его заверяющей подписи.
8. В итоговом поле фиксируются суммы 7 и 8 столбцов.

Незаполненные столбцы можно зачеркивать. Чаще всего лица осуществляющие составление отчета, так и делают, для того чтобы показать надзорным органам, что документ завершен и не нуждается в дополнении.

Заключительная часть:

1. В строчке итого отображается в прописном виде сумма полученной за отчетный период (день, смена) выручки денежных средств.
2. Строка с названием «принята» заполняется редко, только в случае если выписывают приходной ордер на составленный отчетный документ.
3. В графе «сдана в банк» указывается информация о банке, при передаче КМ-6 инкассатору.
4. Графа «Квитанция №» тоже заполняется редко, так как это нецелесообразно, потому что она относится к строке «Принята».

После заполнения последней части ставится подпись с расшифровкой следующих уполномоченных лиц:

• главы предприятия;
• ведущего (старшего) кассира-операциониста;
• кассира, который составлял отчет формы КМ-6.

Справка хранится в фирме 5 лет. Она передается старшему кассиру, после чего он отдает главе компании или бухгалтеру.

Вопрос о заполнении КМ-6 очень актуален. За отсутствие такого отчета не предусматривается штрафа, однако в случае обнаружения других нарушений – это будет считаться отягощающим условием.

Кассовая книга заполняется от руки

Перед началом работы с кассовой книгой ее листы надо пронумеровать и прошнуровать. Количество листов указывается на последней странице кассовой книги и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации и печатью организации.

Записи в книге надо делать чернилами или шариковой ручкой.

Каждый лист книги состоит из двух одинаковых частей (экземпляров):

• первая всегда остается в книге;

• вторая — отрывная.

Алгоритм заполнения кассовой книги следующий:

1. В начале смены кассир, то есть работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций:

• по пунктирной линии (линии отреза) подгибает отрывную часть листа под первую и вкладывает между ними копировальную бумагу;

• указывает дату и сумму остатка наличных на начало дня, которая всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня, в котором проводились кассовые операции.

2. В течение дня кассир построчно вносит в кассовую книгу записи о каждом приходно-расходном ордере (ПКО) и  расходно-кассовом ордере (РКО), оформляемые на полученные и выданные наличные деньги соответственно.

Строка «Перенос» кассовой книги с общей суммой принятых и выданных к этому моменту наличных заполняется:

• или в конце смены;

• или когда одной страницы листа не хватило для записей за смену.

Если одного листа книги не хватило для всех записей за смену, записи вносятся в следующий лист, в котором в строке «Касса за» указывается та же дата.

3. В конце смены кассир:

• подсчитывает и указывает в кассовой книге общую сумму полученных и выданных денег (обороты по кассе) и остаток наличных на конец дня. При этом сумму, предназначенную для выдачи зарплаты по платежной или расчетно-платежной ведомости, указывает дополнительно в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии»;

• ставит в кассовой книге свою подпись и указывает фамилию и инициалы.

4. После этого кассир передает кассовую книгу вместе с полученными за день ПКО и РКО бухгалтеру или главному бухгалтеру.

5. Бухгалтер, сверив записи в кассовой книге с данными ПКО и РКО:

• указывает в кассовой книге прописью общее количество полученных ПКО и общее количество полученных РКО и расписывается;

• возвращает книгу кассиру, оставляя себе ПКО, РКО и отрывную часть листа кассовой книги.

При этом, если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не вносятся.

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно на основании заявления от сотрудника или приказа директора (другого распорядительного документа). Приказ или распоряжение составляется в произвольной форме, но в нем должны быть такие данные:

• Фамилия, имя и отчество подотчетного лица;
• номер документа;
• сумма к выдаче;
• срок;
• назначение (опционально);
• дата, подпись.

Если составляется заявление, в нем сотрудник должен указать практически те же данные: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККТ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придется удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Примечание: до 19 августа 2017 года запрещалось выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам. Но теперь это правило отменено.

Общие правила заполнения

Чтобы не допускать ошибок при вводе информации в форму КМ-6, необходимо следовать общим правилам:

Первая строчка отчета должна содержать наименование, адрес (юридический или фактический – неважно, главное, чтобы он был одинаковым во всех отчетах) и номер телефона предприятия. Если есть отдельное подразделение, то его название тоже должно быть указано

Если форму КМ-6 заполняет ИП, то он должен указывать всю необходимую информацию в том же порядке. Это распространенная ошибка – многие ИП считают, что могут отойти от унифицированной формы, ведь работают на себя. В документе обязательно должны быть указаны название, номер регистрации и номер производителя ККТ. Нужно указывать точную дату заполнения и номер справки. Выручку нужно указывать в числовой форме и прописью. Подпись составителя справки-отчета – обязательный элемент.

Важно! Если выручка сдается не главному кассиру компании, а в банк, то об этом нужно делать отметку в отчете

Заполнение формы № КМ-6

Как правильно заполнять форму № КМ-6, если в организации имеется один кассовый аппарат, на который пробивается вся выручка, в т. ч. и оплата по кредитным картам?

Форма КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста» утверждена достаточно давно – в 1998 году (постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132)– и изначально имела отношение только к наличному обороту, поскольку оплата банковскими картами в то время не была развита. По сути, форма КМ-6 является прямым продолжением информации, берущейся из журнала кассира-операциониста – форма № КМ-4.

Для удобства учета пробивайте наличную и безналичную выручку на разные секции ККТ. В устных рекомендациях налоговые инспекции предлагают два варианта заполнения формы.

Первый вариант заключается в следующем. Поскольку сумма безналичной выручки показывается в отдельной графе 13 формы № КМ-4, то на эту сумму приходный кассовый ордер не выписывается (в этом случае наличные деньги в кассу не поступают). Отчет формы № КМ-6 на эту сумму не составляется.

Второй вариант – вносить в форму № КМ-6 и наличную, и безналичную выручку, но разными строками. При этом итоговая сумма будет совпадать с Z-отчетом, но в кассу будет сдана сумма, отраженная в строке наличной выручки. То есть нижняя строка формы № КМ-6 «Выручка в сумме ___ принята и оприходована по кассе по приходному кассовому ордеру» будет содержать только сумму наличной выручки.

Поскольку законодательством не установлено, как следует отражать безналичные расчеты в форме № КМ-6, организация может выбрать любой вариант. Выбранный способ следует обязательно отразить в учетной политике.

Подписчики ИТС ПРОФ имеют возможность получать письменные консультации аудиторов по сложным вопросам учета и налогообложения.

Свои вопросы Вы можете направлять по адресу itsprof@1c.ru .

В письме с вопросом необходимо указать название организации-подписчика и регистрационный номер программы 1С:Предприятие , на который оформлена платная подписка ИТС ПРОФ.

Ознакомиться с другими ответами на вопросы подписчиков ИТС можно здесь

Добрый день ув. форумчане. Разъясните пожалуйста мне один момент. Очень прошу, что-то заклинило. У нас магазин(розничная торговля). Поставили терминал, но к кассе не привязан, денежки уходят сразу на р/счет. Как отражать нал и безнал в журнале кассира-операциониста я поняла, тут все ясно, и кассовый отчет делаем только согласно наличных пробитых сумм, тоже поняла. Как вести журнал по кассе и по банку? Какие суммы отражать в приходе и расходе по журналам?

Добрый день ув. форумчане. Как вести журнал по кассе и по банку? Какие суммы отражать в приходе и расходе по журналам? Добрый день. По кассе отражаете только поступление наличных денежных средств, а операции эквайринга (поступления выручки по терминалу) отражаете в выписке по р/сч.

Скажите пожалуйста тогда, в журнале Банк как я отражаю: допустим пробили по терминалу 100=. а пришло на р/счет 98= как отражаю в журнале на приход Д51 — К57 98= Д51 — К76 2=

Скажите пожалуйста тогда, в журнале Банк как я отражаю: допустим пробили по терминалу 100=. а пришло на р/счет 98= как отражаю в журнале на приход Д51 — К57 98= Д51 — К76 2= Если перевод денежных средств банком происходит не в день осуществления оплаты картами, то необходимо использовать счет 57 «Переводы в пути» Дт57 Кт 62 – переданы в банк документы по оплате картами Дт51 Кт 57 – зачислены на расчетный счет денежные средства за товары, оплаченные платежными картами.

У Вас какое налогообложение?

У нас УСН 6%, деньги по картам приходят на след день на р/счет

Выписка – поступление по платёжным картам: Д 51 К 57.03 – 98 000 рублей Д 91.2 К 57.03 – 2 000 рублей – комиссия по договору эквайринга.

Выписка – поступление по платёжным картам: Д 51 К 57.03 – 98 000 рублей Д 91.2 К 57.03 – 2 000 рублей – комиссия по договору эквайринга.

Считаю, что выручку нужно отразить в полной сумме 100 000,00 руб. иначе будет занижение выручки.

Я не догоню никак, что в я должна поставить в журнале Банк ? Если по терминалу пробито 100=. а на р/счет пришли 98=, где 2=? На приход: Д51- К57 98= оплата по терминалу Д51 — К 57 2= комиссия по эквайрингу а потом в расход: Д91 К 51 2=

Приход ставите 100, и сразу расход 2 комиссия банка.

Вот теперь понятно. Спасибо. Только по банковской выписке суммы прихода и расхода не будут сходиться? Только остаток сойдется?

Добрый день! Сейчас консультировалась с др. бухгалтером и она по кассовому отчету по ПКО проводит поступление денег через терминал, а по РКО — сдано в банк. Я прочитала в интернете, что кассовый отчет делается только согласно поступившей наличной выручке.

Автоматизация работы с документами

Есть вариант автозаполнения бланков отчетов, благодаря чему можно значительно сэкономить время кассиров и минимизировать ошибки. Для этого организации следует подключиться к специализированному сервису, и можно использовать такие функции:

• Автоматизация бухгалтерских документов.
• Распечатка документов с изображениями и мокрой печатью.
• Создание корпоративной документации организации.
• Выгрузка документации в распространенных офисных форматах.
• Рассылка документов по электронной почте прямо из сервиса.

Оформленный отчет подписывают кассир-операционист, старший кассир организации и собственник. На основе сведений из отчета составляют ежегодный/ежеквартальный сводный отчет по форме № КМ-7. Там прописываются сведения о данных счетчиков касс и выручке компании.

Отчет КМ-6 нужен для учета наличных денежных средств в кассе, безнала он не касается. Отчет по нему отправляется в налоговую автоматически, с учетом использования современных кассовых аппаратов. Постепенный перевод торговой сферы на безналичную оплату со временем может привести к полному отказу от необходимости составлять такие отчеты.

Порядок заполнения «Справки-отчета кассира-операциониста»

Справка-отчет составляется в единственном экземпляре, по каждой операционной кассе фирмы отдельно. По окончании смены, или по завершении дня, кассир передает полученную выручку в банк, или по приходному ордеру старшему кассиру (либо руководителю, если старшего кассира в организации нет), приложив, заполненный по форме № КМ-6, отчет кассира. Бланк отчета можно найти в альбоме унифицированных форм, утвержденном постановлением Госкомстата РФ № 132.

Кассир заполняет форму в следующем порядке:

• Название организации вносится в самую верхнюю строку бланка, там же указывается адрес и телефон фирмы. При необходимости вносится наименование структурного подразделения организации. В табличной части справа указывается ИНН фирмы и код вида деятельности по ОКВЭД.
• В строке «Контрольно-кассовая машина» указывается модель применяемого кассового аппарата — его класс, тип, марка. Регистрационный номер ККМ и заводской номер производителя нужно внести в соответствующие ячейки таблицы справа. Можно указать используемое программное обеспечение в строке «Прикладная программа».
• В ячейку «Кассир» вносится фамилия и инициалы кассира, а в ячейке «Смена» указывают номер соответствующей смены.

Основная часть «Справки-отчета кассира-операциониста» — это таблица из десяти граф.

• Графа 1 «Порядковый № отчета фискальной памяти на конец смены/дня» должна содержать порядковый номер Z-отчета.
• Графы 2 и 3 – указываются номер отдела и секции (при наличии).
• Графу 4 заполнять не нужно.
• Графа 5 содержит показания суммирующего денежного счетчика на начало работы (начало дня или смены) и должна совпадать с данными графы 6 «Журнала кассира-операциониста» КМ-4 за этот день или смену.
• Графа 6 – показания того же счетчика на конец рабочего дня/смены, которые соответствуют графе 9 журнала КМ-4.
• Графа 7 – сумма полученной выручки за рабочий день/смену, согласно счетчику. Данный показатель рассчитывается как разница между графами 6 и 5 и должен соответствовать по сумме графе 10 «Журнала кассира-операциониста» за этот день/смену.
• Графа 8 – сумма возвратов покупателям по неиспользованным кассовым чекам. Здесь нужно указать общую сумму всех возвращенных покупателям денег и чеков, пробитых по ошибке. В «Журнале кассира-операциониста» данной графе соответствует графа 15 за эту же смену. При отсутствии возвратов эта графа прочеркивается.
• В графах 9 и 10 заведующий отделом/секцией ставит свою фамилию, инициалы и подпись. При отсутствии заведующего, свою Ф.И.О. и подпись ставит кассир.
• По строке «Итого» таблицы отдельно суммируются показатели по графам 7 и 8.

Строку «Итого выручка в сумме» следует заполнить так: прописью рубли, цифрами – копейки. Данный показатель рассчитывается как сумма выручки за минусом возвратов (итоговая строка графы 7 минус итог графы 8).

Далее указывается дата и номер приходного кассового ордера (ПКО), по которому выручка, и приложенный к ней кассовый отчет по форме КМ-6, передается в бухгалтерию фирмы, или ее руководителю. Нужно указать реквизиты банка, в который в дальнейшем сдается выручка. Если организация небольшая, где касс не более двух, кассир-операционист может сразу сдавать деньги банковским инкассаторам. Это также отражается в отчете кассира с указанием банка, принявшего выручку, номера и даты квитанции, полученной от инкассатора.

«Справку-отчет кассира-операциониста» подписывают старший кассир, кассир-операционист и руководитель организации с расшифровками своих подписей.

Российские субъекты предпринимательства, применяющие ККТ, обязаны вести кассовую документацию. Обязанность составления справки по форме КМ-6 связана с необходимостью ежедневного отчета кассира о показаниях ККТ и сумме выручки.

Эта форма используется при осуществлении соответствующих операций начиная с 1999 года. В настоящее время применение указанной формы при составлении справки необязательно. Это является следствием значительных изменений в сфере правового регулирования применения ККТ. Рассмотрим нормативные акты, регулирующие применение и порядок заполнения указанной справки.