Расписка о получении трудовой книжки при увольнении

Особенности составления расписки

Если вам потребовалось составить расписку об отсутствии претензий к работодателю, воспользуйтесь приведенными ниже советами и обратите внимание на наш образец. Для начала отметим то, что унифицированной формы расписки нет, так что писать ее вы можете либо в свободном виде, либо, если вам предоставят шаблон документа – по его образцу

Для расписки можно взять как обычный лист любого удобного формата (наиболее оптимальный вариант — А4), так и фирменный бланк организации

Для начала отметим то, что унифицированной формы расписки нет, так что писать ее вы можете либо в свободном виде, либо, если вам предоставят шаблон документа – по его образцу. Для расписки можно взять как обычный лист любого удобного формата (наиболее оптимальный вариант — А4), так и фирменный бланк организации.

Писать расписку допускается от руки (только шариковой ручкой темного цвета) или печатать на компьютере, но второй вариант не считается лучшим, поскольку, если вдруг возникнет необходимость в проведении графологического, почерковедческого исследования, подвергнуть экспертизе такой документ будет значительно сложнее.

Если речь в расписке идет о каких-то денежных средствах, суммы нужно вносить цифрами и прописью, даты – писать в формате «число-месяц-год», а ссылки на документы указывать в виде номера и даты их составления.

Если сведений в основной части документа много, их рекомендуется разбить на отдельные пункты или оформить в виде таблицы.

Если сотрудник не может забрать лично: как быть

Если нет возможности забрать в последний день трудовую, или Вы попросту забыли это сделать, получить ее можно двумя описанными ниже способами.

Отправка по почте

Если сотрудник не забрал свою трудовую, работодатель сообщает ему в заказном письме о том, что трудовая книжка находится у него и ее необходимо забрать. Также он спрашивает согласия на отправку документа по почте.

Когда заказное письмо доходит до адресата – приходит уведомление о получении. Но даже если никакой реакции не последует – на бывшем месте работы обязаны хранить трудовую книжку до тех пор, пока за ней не придут.

Работодателю следует сохранить уведомление о получении сотрудником его заказного письма, поскольку это защитит его интересы, если возникнет спор. Недобросовестные сотрудники могут специально не забирать трудовую, чтобы потом подать в суд и требовать компенсацию и моральный ущерб за задержку в выдаче документа.

Также рекомендуем составить опись вложения, которая заверяется сотрудниками почтового отделения, где укажите, что работнику высылаете требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Нередки случаи, когда в суде работодатель предъявляет уведомление о вручении, на что получатель заявляет, что письмо получал, однако в нем не содержалось требования – вместо него был вложен чистый лист или открытка. Если будет опись – уже никак не схитришь…

Если же сотрудник выразил свое согласие на почтовую отправку – трудовую нужно выслать в течение 3-х дней с момента получения согласия. Отправка трудовой книжки по почте без получения на то согласия работника – грубое нарушение закона. Такие действия можно оспорить в суде или написать жалобу в прокуратуру.

Выдача представителю по доверенности

Выберите из числа знакомых человека, которому Вы доверяете. Сходите с ним к нотариусу. Не забудьте захватить с собой паспорта.

Нотариус составит от Вашего имени на имя представителя доверенность на специальном бланке. Вообще-то, в нотариальной конторе должны оформить доверенность правильно, однако лучше проверьте на всякий случай:

1. Правильность заполнения Ваших персональных данных и сведений о доверителе.Ошибка даже в одной цифре сделает документ недействительным.
2. Формулировку полномочий представителя.Бывает, что неопытные нотариусы неправильно перечисляют круг полномочий, из-за чего представители не могут выполнить действия, о которых их просил доверитель.
3. Срок действия доверенности.«Бессрочных» доверенностей не бывает. Хорошо подумайте над тем, на какой срок выписать доверенность, потому что если представитель придет забирать книжку после окончания ее действия – работодатель попросту не выдаст трудовую и будет прав.
4. Наличие подписей доверителя, представителя, нотариуса.Каждый из лиц должен завизировать документ в качестве своего согласия, а нотариус – в качестве удостоверения свободного изъявления воли сторон.

Кроме подписи, нотариус обязательно должен поставить также печать.

Выдача родственникам

Осуществляется также по нотариальной доверенности. На основании предоставления одних лишь документов, подтверждающих родство, работодатель не обязан выдавать трудовую книжку своего бывшего сотрудника. Подобное возможно, только если бывший сотрудник умер.

Основные нюансы составления расписки

Расписка для получения ТК содержит следующую информацию:

1. Наименование организации, личные данные директора и сотрудника, который отвечает за сохранность ТК.
2. Сведения о работнике, которому выдаётся документ. Также занимаемая им должность.
3. Название документа.
4. Содержание расписки. В этой части описывается, по какой причине выдаётся книжка. Если она предоставляется третьим лицам, нужно написать на основании чего они имеют право действовать от имени сотрудника.
5. Информация о том, в какой день и время производится выдача ТК.
6. В случае выдачи документа на определённый временной промежуток необходимо указывать дату, когда должен быть произведён возврат.
7. В конце текста пишется, что с момента передачи ТК человек самостоятельно начинает отвечать за сохранность своего личного трудового документа.
8. Дата составления, подпись заявителя.

Оригинал расписки находится на хранении в организации. При этом гражданин может сделать дубликат.

Если на предприятии нет заранее подготовленных бланков, то документ обязательно составляется работником. Трудовое законодательство не предусматривает точного процесса получения документа со сведениями о труде работника, но указанные выше условия нужно соблюдать.

Для получения ТК нужно подготовить заявление и с ним обратиться к руководству организации. Если вместе человека, который работал, обращается третье лицо, нужно предоставление документального основания для совершения этих действий.

Подтверждением совершения передачи ТК может выступать акт приёма-передачи. Он содержит информацию о сотрудниках, которые производят выдачу документа, и лиц, которые получают. Также указывается дата выдачи и основания для совершения данных действий. Документ должен иметь порядковый номер в делопроизводстве.

Что говорит закон?

Согласно ч. 5 ст. 80 ТК РФ, п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ работнику выдают:

• трудовую книжку;
• размер зарплаты за последних два года (форма утверждена приказом Минтруда России от 30.04.2013 №182 н);
• данные о трудовом стаже и выплате страховых взносов (форма СЗВ-М);
• медицинская книжка.

Важно! На справке о выплате заработной платы необходимо поставить печать компании, если её нет – приложены копии других расчётных выписок. Работник может потребовать и копии различных документов, таких как приказ о приёме на работу и об увольнении

Работодатель обязан их выдать согласно 69 и 84.1 статей Трудового кодекса. Также работник имеет право, согласно 89 статьи Трудового кодекса запросить и информацию, содержащую его персональные данные, если это не противоречит 14 статье (8 пункт) Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ

Работник может потребовать и копии различных документов, таких как приказ о приёме на работу и об увольнении. Работодатель обязан их выдать согласно 69 и 84.1 статей Трудового кодекса. Также работник имеет право, согласно 89 статьи Трудового кодекса запросить и информацию, содержащую его персональные данные, если это не противоречит 14 статье (8 пункт) Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Что делать, если увольняющийся работник не смог присутствовать в последний день на рабочем месте, например, из-за болезни или был в командировке. Тогда компания должна ему направить уведомление. В нём она должна сообщить о необходимости явится, чтобы забрать все материалы и вещи, что необходимо ему вернуть при увольнении или попросить, чтобы тот прислал согласие на высылку их почтой.

Важно! С момента высылки уведомления, работодатель не несёт ответственности за их задержку и выдачу. Если работодателю поступило письменное разрешение на пересылку упомянутого почтой, то он это должен сделать в течение 3 дней

Если за этот срок работодатель их не вернул, просящий имеет полное право для обращения в такие инстанции, как трудовая инспекция, прокуратура, суд.

Бывают случаи, когда расторгающий контракт человек, не забрал свои бумаги (болезнь, переезд, смена обстоятельств и т.д.). В таком случае должен знать, что компания обязана их хранить весь срок, отведённый хранению документов. И все личные бумаги, которые по той или иной причине не были получены, хранятся до востребования на протяжении 75 лет.

Это интересно: Увольнение в связи со сменой места жительства

За ними может обратиться он сам или его родственники (наследники), доверенные лица, если он тяжело болен, умер или по другим уважительным причинам не может лично забрать. В таком случаи они будут обязаны написать расписку, которая потом прилагается к делу, как подтверждение получения документов.

Расписку составляют в обычной свободной форме, придерживаясь вышеприведённого шаблона. В данном случае лучше, чтобы расписка была написана от руки. В случае предъявления претензий, у работодателя будет больше доказательств.

Также одним из фактов, подтверждающих получение документов, является акт приёма-передачи, который оформляется на бланке организации. В него вписываются все данные о лицах, присутствующих при передаче, и их подписи, реквизиты организации.

Почему работнику не обойтись без трудовой книжки?

Во первых потому, что именно данные из трудовой книжки являются основанием для начисления пенсии. Именно в трудовой записан общий срок стажа работника, а также те должности которые он занимал. Это значит что без трудовой книжки пенсию не начислять

Поэтому так важно предоставить в пенсионный фонд сведения из трудовой книжки. По правилам законодательства в пенсионное передают именно оригинал данного документа.Второй причиной служит тот факт, что трудовая книга необходима при трудоустройстве

Это обязательный документ. Если трудовой работника ещё нет тогда трудовую книжку заводят на данное лицо. Кроме того через этот документ можно проверить правдивость слов работника при составлении резюме.

Однако нельзя не признать тот факт, что важность трудовой книжки при оформлении пенсии постепенно уменьшается.  Начиная с 2000 года трудовая книжка отходит на второй план из–за внедрения специализированных баз данных в которых содержится информация о работнике, его отчислениях, а также то где он работал и какие должности там занимал. Однако по–настоящему эта система проявит себя в будущем, когда будет выходить на пенсию то поколение, которое начало свою трудовую деятельность после 2000 года

А это значит что сведения из трудовых книжек для оформления пенсии по прежнему будут оставаться актуальными ещё много лет

Однако по–настоящему эта система проявит себя в будущем, когда будет выходить на пенсию то поколение, которое начало свою трудовую деятельность после 2000 года. А это значит что сведения из трудовых книжек для оформления пенсии по прежнему будут оставаться актуальными ещё много лет.

Также не стоит упускать из виду тот факт, что в трудовой книжке указывается место работы человека

Эта информация может оказаться важной при возможном начислении надбавок к пенсии которые положены по закону. Кроме того существует возможность раньше времени выйти на пенсию, например по горячему стажу

А для осуществления данный процедуры понадобится трудовая книжка.

Законом оговаривается всего две ситуации при которых работодатель имеет право выдать трудовую книжку работнику:

• Во–первых, при увольнении работника;
• Во–вторых, если работник занимается оформлением пенсии при том что продолжает трудовую деятельность.

При некоторых ситуациях из ряда вон выходящих трудовую книжку может получить лицо, которое занимается:

• собирается пройти собеседование в другой компании;
• занимается оформлением визы для возможности трудоустройства за границей;
• оформляет загранпаспорт в Федеральной миграционной службе;
• оформляет кредит в банке.

В таких случаях обязательно оформление расписки о получении работником на руки трудовой книжки. В ином случае если трудовую потеряют вся ответственность ляжет на плечи работодателя. А так ответственность за данный документ берет на себя работник.

Хотя законодательством оговорены всего две ситуации при которых работник может получить на руки трудовую книжку, часто различные учреждения все равно не принимают даже заверенную копию трудовой и требуют от человека оригинал данного документа. Так например такой документ частенько требуют при оформлении следующих документов:

Если работник достиг пенсионного возраста планирует выйти на пенсию, но при этом продолжать работать;

• Если работник хочет оформить загранпаспорт;
• Если работник хочет взять кредиты банке;
• Если работник хочет поехать на работу в зарубежье.

Здесь палка в двух концах. Требования эти не имеют под собой законного основания и поэтому по сути своей не подкреплены никакими нормативными актами. Однако и все эти учреждения понять можно. В последнее время участились случаи подделки ксерокопии данного документа. С развитием технологий сделать это всё проще и проще. А вот оригинальный документ защищён специальной голограммой подделать которую не представляется возможным. Поэтому более логичным будет то, что в ближайшее время будет узаконено то, что и так уже практикуется годами.

Акт приема-передачи трудовых книжек: скачать образец

В обязанность работодателя входит правильное заполнение трудовых книжек, а также их хранение. Поэтому необходимо время от времени проводить проверки, чтобы убедиться, что все условия выполнены надлежащим образом.

Кроме того, данный акт может быть нужен и в некоторых других ситуациях, поэтому стоит разобраться во всех тонкостях его оформления.

Причины составления

Назначение данного документа в том, чтобы зафиксировать движение большого количества книжек. При необходимости работодатель сможет использовать его в дальнейшем, чтобы подтвердить этот факт. Поэтому составление акта приема-передачи трудовых книжек по образцу, предлагаемому нами, будет не лишним: необходимо сделать всё правильно и без ошибок.

Подобная потребность может возникнуть в следующих ситуациях:

• при смене сотрудника, в ответственность которого входит работа с книжками;
• во время реорганизации компании, если происходит выделение новой структуры или поглощение предприятия;
• при передаче определенной части книжек в отдельные подразделения.

Возможны и другие причины. Акт приема-передачи трудовых книжек необходим в любом случае, кроме выдачи книжки непосредственно на руки ее владельцу.

Также см. «Как правильно написать заявление на выдачу трудовой книжки?».

Составление и заполнение

В конце этой статьи вы сможете скачать образец акта приема-передачи трудовых книжек, чтобы правильно его составить. В любом случае, это должен делать не один человек: назначают комиссию, которая может состоять из 3-х лиц и более. Для этого подготавливают соответствующий приказ, который выпускают в организации.

Члены созванной комиссии должны выбрать председателя, который будет руководить процессом.

Акт подписывают члены комиссии. Также этот документ должен быть утвержден руководителем организации.

Если книжки передают в другую компанию, то утвердить акт для совершения этого действия может любой из руководителей.

При необходимости мы предлагаем скачать образец акта передачи трудовых книжек и использовать его для заполнения. Дело в том, что официально утвержденного варианта для этого документа нет, поэтому многие организации пользуются готовыми образцами либо разрабатывают собственные варианты, если это необходимо.

В акте должны присутствовать следующие пункты:

• полное название организации (при этом для составления документа можно использовать официальный бланк компании);
• дата составления;
• гриф утверждения и печать (если она есть);
• указывают полный состав комиссии и непосредственную причину, по которой передают книжки;
• сведения о книжках вносят в таблицу, а также их количество;
• подписи.

Несмотря на то что установленной формы не существует и можно использовать образец акта проверки трудовых книжек или разработать собственный вариант, есть некоторые общие требования к этому документу:

• он может быть составлен в письменном виде, на компьютере или от руки;
• в нем не должно быть исправлений, недопустимы помарки (вариант, составленный от руки, должен хорошо читаться);
• подписи должны быть поставлены лично владельцами;
• если в документе несколько страниц, то их нумеруют по порядку и сшивают вместе.

Всё это имеет значение, когда производят проверку трудовых книжек. Ведь если документация подготовлена неправильно, она не будет иметь юридической силы.

Также см. «Книга (журнал) учета трудовых книжек».

Скачать (akt-priema-peredachi-trudovyh-knizhek-skachat.doc)

Важные моменты получения и заполнения книжки

Когда работник поступает на работу, кадровик обязан проверить ее на подлинность. Если у него возникли некоторые сомнения, запись в такой документ не производится. Обязательно нужно проверить, закрыта ли предыдущая запись о приеме на работу. Если данных об увольнении нет, служба по кадрам не имеет права вносить запись о приеме на работу. Нельзя вносить данные о трудовой деятельности в раздел о награждениях. Если трудовая книжка полностью заполнена, нужно выдать работнику вкладыш. Выдается он по аналогии с трудовой книжкой. Запись о совмещении обязанностей делается по просьбе работника на основном месте работы.

Кадровик должен тщательно проверить личные данные работника, сверяя их с его документами. Все исправления делаются в соответствии с общепринятыми правилами. Исправления данных о работе делаются новой записью. В третьем столбце указывается, что запись под таким-то номером недействительна, и пишутся верные данные. В четвертой графе фиксируются реквизиты документа, который является основанием для исправления.

Когда готовят уведомление

Но на практике часто случается, что человек не пришел в последний рабочий день и не взял необходимые бумаги. Это происходит по разным причинам:

• работник оказался в больнице;
• забыл;
• переехал на новое место жительства и нет возможности быстро приехать;
• пропал без вести;
• внезапно возникли срочные семейные и другие обстоятельства, не позволяющие прийти вовремя.

Часто человек отказывается забирать формуляр из-за конфликта с руководством компании, например, если с ним расторгли договор за прогул, пьянку или другие нарушения. В этой ситуации необходимо составить акт об отказе получить документы в день увольнения.

ВАЖНО!

Отправить бланк по почте без согласия уволенного работника не разрешается. Это станет несоблюдением требований ст. 84.1 ТК РФ.

Если согласие получено, то придется уведомление работнику об отправке трудовой книжки отправить заказным письмом с описью вложения с извещением о вручении. Это необходимо, чтобы важные документы дошли до адресата.

Чтобы кадровик имел возможность выслать трудовую почтой, понадобится заявление от бывшего коллеги. Это необходимо указать в письме. Если увольняемый знает, что не придет в день увольнения в компанию, то он вправе написать запрос заранее. Такое случается, например, если до этого он находится в отпуске или на больничном. Если он желает получить документ не лично, а через доверенное лицо, то обязан отметить это в заявлении.

ВАЖНО!

Такое заявление трудящийся вправе подать как лично в офисе, так и после получения оповещения от работодателя по почте. Работодатель обязан отправить формуляр не позже чем через 3 рабочих дня после поступления запроса.

Вот пример заявления:

Генеральному директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Иванову И.И. от преподавателя верховой езды Петрова П.П. Заявление Прошу отправить мне по почте трудовую книжку в связи с увольнением и невозможностью получить ее на руки на следующий адрес: 350000, г. Москва, ул. Победы, д. 1, кв. 75. Петров Петров П.П. 27.08.2021

Как самостоятельно и правильно написать расписку о получении трудовой книжки

Расписка вне зависимости от ситуации составляется самим работником (получателем документа) в произвольной форме либо по шаблону, который используется в организации. Каких–либо особых требований по ее написанию, оформлению не установлено.

При самостоятельном написании расписки составители руководствуются общими правилами создания документов, действующей системой стандартов, применяемой при документировании и организации работы с документацией

Прежде всего, принимаются во внимание следующие элементарные нормы:

• расписка пишется от руки либо печатается на компьютере;
• используется стандартный лист бумаги формата А 4 либо фирменный бланк организации;
• ошибки исключаются, а текст пишется разборчивым почерком.

Что касается содержания такого документа, то ряд сведений в него нужно включать обязательно.

Что нужно включить в содержание расписки
Название организации, ФИО ее директора	Дату составления	ФИО составителя, его паспортные данные, адрес регистрации	Реквизиты трудовой книжки, цель, причина ее выдачи	Подпись составителя с расшифровкой

Это минимум сведений, которые, как считается, непременно должны присутствовать практически в любой расписке. Остальная информация записывается при необходимости и при наличии. Например, если расписку подает полномочный представитель, то в ней нужно указывать реквизиты доверенности, на основании которой он действует от лица работника.

В ситуации, когда вместе с трудовой книжкой работнику выдают иные персональные документы, целесообразно отмечать данный факт выдачи в расписке. При любых сомнениях работник всегда может обратиться за помощью в составлении расписки к сотруднику кадрового отдела либо попросить у него готовый образец.

Оформление дубликата трудовой книжки

Вот инструкция, как правильно заполнить дубликат и не допустить ошибок.

Шаг 1. Для получения работнику следует обратиться к прежнему работодателю с заявлением в произвольной форме — в содержательной части указывается причина утраты. Вот так выглядит образец заявления на дубликат трудовой книжки:

Законодательство не обязывает работодателя издавать приказ, но на практике его используют крупные организации. Это позволяет:

• кадровой службе соблюсти нормативные сроки оформления;
• обосновать использование формуляра и сделать запись в книге учета;
• руководителю и организации избежать административной ответственности за нарушение законодательства (ст. 5.27 КоАП).

ВАЖНО!

С приказом о выдаче дубликата трудовой книжки под подпись ознакомьте исполнителей, которые будут заниматься восстановлением, заявителя.

Шаг 2. При заполнении нового формуляра помните о правилах внесения данных в титульный лист и остальные разделы. На титульном листе нового бланка:

• напишите «Дубликат» (правый верхний угол);
• в левом верхнем углу делается заверенная подписью ответственного лица и печатью отметка о дате выдачи, причине (утрата) и серийном номере оригинала (например, «Дубликат выдан 12.05.2019 в связи с утратой трудовой книжки АТ № 123456765»);
• внесите актуальную на день оформления информацию — фамилия, имя, отчество и пр. (данные о прежних изменениях вносить в дубликат нет необходимости (п. 2.1 инструкции)).

На оригинале (если он сохранился) сделайте запись, что взамен нее выдан дубликат (например, в ситуации признания недействительной одной из записей). Проставьте его серию и номер (п. 1.2 инструкции).

Вот так выглядит образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере и другим причинам:

В разделе «Сведения о работе» (ч. 2 п. 7.2 инструкции):

• рассчитайте суммарно за весь период работы общий стаж;
• интервал работы на вашем предприятии в него не включайте;
• даты приема и увольнения ставятся в графе 2, порядковый номера записи — в графе 1;
• в хронологическом порядке поочередно вносите сведения о каждом подтвержденном месте работы (графа 3);
• сведения о работе на вашем предприятии внесите по общим правилам;
• в графу 4 впишите данные о справках, копиях приказов или иных документов, на основании которых фиксируется информация.

Еще несколько правил о том, как сделать дубликат трудовой книжки при утере и другим причинам:

1. Каждая внесенная запись подписями уполномоченных лиц не заверяется.
2. Написание дат, цвет пасты и чернил соответствуют инструкции.
3. Последующие данные о занятости у текущего работодателя вносятся в общем порядке.

Шаг 3. Выдайте документ заявителю, соблюдая следующий порядок:

1. Внесите сведения о выдаче в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей.
2. Снимите с учета оригинал (при необходимости).
3. Выдайте новый бланк владельцу под расписку.

Сроки выдачи трудовой книжки при увольнении и возможные задержки и ответственность работодателя

Нередкая, увы, ситуация: уволившийся работник по определенным причинам не может получить формуляр на руки в отделе кадров предприятия. Ответственный работник объясняет это занятостью либо распоряжением начальства, так как он не сдал, находившиеся у него подотчетные материальные ценности, спецодежду, документы. В данной ситуации закон стоит на стороне уволенного сотрудника, возлагая всю ответственность на работодателя.

Сроки сдачи материальных ценностей и прочего ни коим образом не сказываются на сроках выдачи трудовой книжки работнику на руки. В данном случае предприятие обязано будет сменить дату увольнения работника на дату фактического получения трудовой и выплатить за просроченные дни зарплату. Также уволенный сотрудник может запросить плату морального ущерба, если это будет доказано.

Если документы не были переданы работнику по его вине, ответственность с нанимателя полностью снимается.

Бывают случаи, когда работник отказывается получать трудовую книжку, ссылаясь на несогласия с размером выходного пособия. В этом случае, работодатель обязан составит акт о факте данного несогласия с подписями свидетелей. И отправить письмо с уведомлением, а также описью вложения на адрес работника с предложением забрать документ о рабочей деятельности. То же самое необходимо сделать, если как такового отказа в получении документа от работника не было, но, тем не менее он не явился за ней.