Регистры налогового учета

Формирование регистра

Компания вправе сама решить, как она будет учитывать доходы и рассчитываемый с них НДФЛ, и какие учетные бланки будут для этого использоваться. НК РФ определяет, что нужно отразить в налоговых регистрах. Необходимые сведения, подлежащие включению в регистр, закреплены в п.1 ст.230:

• Идентификационные данные по каждому физлицу;
• Разновидности выплачиваемых доходов;
• Предоставляемые льготы по НДФЛ, уменьшающие базу для вычисления налога;
• Величины выплачиваемых сумм;
• Даты выдачи сумм персоналу;
• Величины исчисленного налога;
• Даты его удержания и перечисления;
• Сведения о платежной документации, подтверждающей уплату.

Указанные сведения приводятся в разрезе по каждому сотруднику.

Бланк налогового регистра по НДФЛ разрабатывается с тем учетом, чтобы обеспечить удобную работу с информацией, наглядность ее представления. При этом в бланк включаются необходимые сведения, требуемые налоговой.

Качества, которыми должен обладать разработанный бланк регистра:

• Простота – не должно возникать путаницы в представлении данных по сотрудникам;
• Наглядность – данные должны легко читаться, бланк должен позволять быстро перенести необходимую информацию в 2-НДФЛ;
• Краткость – не нужны лишние сведения, они не несут никакой значимости и создают сложность восприятия информации.

Бланк регистра должен учитывать особенности деятельности организации и выплачиваемые виды доходов, поэтому не утверждено универсального бланка регистра. Каждое предприятие составляет такой документ, который будет включать необходимые сведения и обладать указанными выше свойствами.

Для удобства компания может формировать несколько налоговых регистров для полного отражения необходимых данных в целях налогового учета НДФЛ. Налоговое законодательство работодателей в данном вопросе не ограничивает. Можно применять отдельный регистр в отношении каждого вида дохода или каждого физлица.

Часто компании за основу берут действовавший ранее бланк справки 1-НДФЛ, на примере которого подготавливается подходящий регистр.

Примеры

Есть две основных формы регистра. Это регистры, отражающие доходы и расходы. Но к ним при необходимости могут быть добавлены дополнительные формы. К примеру, в одной организации могут быть следующие регистры:

• Доходы от продажи.
• Траты, сокращающие доходы от продажи.
• Внереализационные доходы.
• Внереализационные траты.

Регистров может быть и больше. Все зависит от нужд конкретной фирмы. К примеру, можно ввести эти НР:

• Выручка от продажи товаров собственного производства.
• Выручка от продажи товаров, которые ранее были закуплены оптом.
• Выручка от продажи прочих изделий.

При оформлении каждого регистра нужно придерживаться положений НК РФ. К примеру, при заполнении регистра «Доходы от продажи» нужно помнить, что выручка должна фиксироваться без учета НДС и акцизов. Соответствующее правило приведено в пункте 1 статьи 248 НК РФ.

Для заполнения такого регистра нужно пользоваться сведениями из бухучета. В частности, счетами 90 и 91. Данные бухучета и сведения в регистрах не должны противоречить друг другу.

Регистр по учету доходов и расходов от реализации имущества

На момент реализации тренажерного комплекса его остаточная стоимость составит 450 000 руб., а сумма убытка от продажи — 60 000 руб. (390 000 — 450 000). Этот убыток будет учтен равными ежемесячными долями в течение оставшихся 60 мес. (72 — 12). Размер ежемесячного переносимого убытка составит 1000 руб. (60 000 руб. / 60 мес.). Из него в ноябре 2017 г. учитываемая при налогообложении доля будет 200 руб. (1000 руб. x 0,2), а не отражаемая в налоговом учете доля убытка — 800 руб. (1000 — 200).

Регистр учета процентов по долговым обязательствам

Выбор формы регистра по долговым обязательствам зависит от того, какой способ расчета налоговых процентов предпочла организация. Напомним, она может либо сравнивать фактически начисленные проценты со средним уровнем процентов, взимаемых по сопоставимым долговым обязательствам, либо нормировать расходы фиксированной величиной — размером процентов, кратным ставке ЦБ РФ

Мы уделим внимание второму способу, более широко применяемому на практике

Пример 2. Управляющая компания получила кредит (11.01.2010) в размере 1 200 000 руб. сроком на один год на пополнение оборотных средств с ежемесячной уплатой начисленных процентов и равномерным погашением суммы основного долга. Процентная ставка согласно договору составляет 18%, кроме того, предусмотрена возможность ее изменения. Ставка рефинансирования ЦБ РФ — 8,75% (Указание ЦБ РФ от 25.12.2009 N 2369-У). При расчете налоговых расходов в виде процентов по долговым обязательствам организация руководствуется фиксированным лимитом.

Начиная с 01.01.2010 утратили силу ст. ст. 2, 4, 5 Федерального закона от 19.07.2009 N 202-ФЗ об увеличенных предельных размерах расходов в виде долговых обязательств. Так, с 01.08.2009 по 31.12.2009 лимит расходов соответствовал процентам, начисленным исходя из двукратной ставки рефинансирования (по рублевым долговым обязательствам). В свою очередь, в период с 01.01.2010 по 30.06.2010 фиксированный предельный размер процентов по рублевым долговым обязательствам принимается равным двукратной ставке рефинансирования только в отношении долговых обязательств, возникших до 01.11.2009 (п. 1 ст. 4 Федерального закона от 27.12.2009 N 368-ФЗ). Поскольку в рассматриваемом примере кредит взят после 01.11.2009, на расходы по его обслуживанию не распространяются особые положения. Следовательно, налогоплательщик должен руководствоваться абз. 4 п. 1 ст. 269 НК РФ, согласно которому лимит расходов в виде процентов рассчитывается исходя из ставки рефинансирования, увеличенной в 1,1 раза.

Поскольку кредитный договор содержит условие о возможности изменения процентной ставки в течение срока его действия, при принятии налоговых расходов следует руководствоваться ставкой рефинансирования, действующей на дату учета расходов в виде процентов (абз. 7 п. 1 ст. 269 НК РФ). Начиная с 2010 г. из абз. 1 п. 8 ст. 272 НК РФ следует, что расходы по договорам займа и иным аналогичным договорам, срок действия которых приходится более чем на один отчетный период, признаются осуществленными и включаются в состав соответствующих расходов на конец месяца соответствующего отчетного периода.

Рассмотрим порядок учета расходов в течение I квартала 2010 г. исходя из допущения, что ставка рефинансирования, а также ставка процентов по кредиту не изменились.

Сумма начисленных к уплате процентов равна:

• за январь 2010 г. — 11 836 руб. (1 200 000 руб. x 20 дн. x 18% / 365 дн.);
• за февраль 2010 г. — 15 189 руб. ((1 200 000 — 100 000) руб. x 28 дн. x 18% / 365 дн.);
• за март 2010 г. — 15 288 руб. ((1 200 000 — 200 000) руб. x 31 дн. x 18% / 365 дн.).

Сумма налоговых расходов по норме 9,625% (ставка ЦБ РФ, увеличенная в 1,1 раза) составит:

• за январь 2010 г. — 6329 руб. (1 200 000 руб. x 20 дн. x 9,625% / 365 дн.);
• за февраль 2010 г. — 8122 руб. ((1 200 000 — 100 000) руб. x 28 дн. x 9,625% / 365 дн.);
• за март 2010 г. — 8175 руб. ((1 200 000 — 200 000) руб. x 31 дн. x 9,625% / 365 дн.).

Регистры по налогу на прибыль

Регистры заполняются на базе первички и счетов бухучета. Требуются они для установления размера налога на прибыль. Бланки регистров разрабатываются с учетом специфики работы компании.

Как уже упоминалось, налоговые регистры могут заменяться бухгалтерскими документами. Но иногда нужно создавать регистры отдельно. Это актуально для операций, итоги по которым имеют разное отражение в налоговом и бухгалтерском учетах. Если организация имеет дело с подобными операциями, стоит разрабатывать регистры.

Требуется учитывать, что иногда нормы бухучета и налогового учета отличаются.

Соответственно, разными должны быть и документы для учета. И в этом случае пригодятся налоговые регистры.

Если организация имеет дело только с операциями, которые одинаково документируются с точки зрения и налогового, и бухгалтерского учета, отдельных регистров не требуется. Они просто заменяются на бухгалтерские регистры. Единая форма экономит время и облегчает расчеты.

Для формирования декларации по налогу на прибыль потребуется минимум два налоговых регистра: по доходам и тратам. Сведения о доходах и тратах нужны для установления размера прибыли. Именно она является налогооблагаемой базой, на основании которой и определяется размер налога.

Два регистра – это самый минимум, который пригодится при расчетах. Иногда вводятся вспомогательные регистры. Актуальны они тогда, когда организация занимается сразу несколькими направлениями деятельности. Регистры стоит завести, когда компания сталкивается с особыми операциями, предполагающими особый порядок образования налогооблагаемой базы.

НДФЛ с отпускных и больничных. ЗУП.2.5

Отчет «НДФЛ с отпускных и больничных».
В отчет выводится информация по НДФЛ, рассчитанному в документах начисления отпусков и больничных.
Используется для проверки правильности заполнения дат выплаты в документах начисления отпусков и больничных, а также для сбора информации итоговой суммы НДФЛ, которую можно перечислить в конце месяца!
22/06/2016 Версия 1.1. Отчет дополнен данными перерассчитываемого документа и в этом случае для отпуска не контролируется своевременность перечисления отпускных
(выделение зеленым цветом) — в соответствии с замечаниями пользователей!
08/08/2016 Версия 1.2. Отчет дополнен данными о подразделениях, ОКТМО, КПП, т.е. можно получить данные по обособленным подразделениям.

1 стартмани

Ответственность за отсутствие регистров

Инспекторы ИФНС в ходе выездной проверки имеют право затребовать у компании налоговые регистры и проверить правильность расчета налоговой базы.

Если налогоплательщик не может предъявить РНУ в течение 10 рабочих дней с момента получения письменного требования — к нему будут применены меры налоговой и административной ответственности, согласно п.3 статьи 93 Налогового Кодекса РФ, ч.1 ст.15. КоАП РФ.

Отсутствие налоговых регистров — грубое нарушение правил учета доходов и расходов, ответственность за которое предусмотрена статьей 120 Налогового Кодекса РФ.

Согласно законодательным нормам, на предприятие наложат штраф в 10 тысяч рублей — если регистры не ведутся в течение одного налогового периода. Если отсутствуют данные за несколько периодов — штраф составит 30 тысяч рублей.

Если нарушение привело к уменьшению налоговых выплат, штраф составит 20% от размера каждого неуплаченного налога (но не менее 40 тысяч рублей).

Взыскание за нарушение может быть возложено на руководителя предприятия (штраф согласно ч.1 статье 23.1, ч.1 статья 15.6 КоАП РФ).

Если учреждение не может предоставить регистры по уважительной причине, штрафа можно избежать — если представить письменное объяснение в налоговую инспекцию

Важно разъяснить причину и срок, когда документы будут представлены

Хотя прямой обязанности вникать в проблемы предприятия у налоговиков нет, УФНС в течение двух дней после получения уведомления может принять решение о продлении сроков проверки — или отказать.

Какие регистры могут быть у перевозчиков?

В отличие от первичных документов, регистры бухгалтерского учета, как правило, не имеют какой-либо отраслевой специфики. Ведь они не более чем обобщение информации, группируемой на счетах бухгалтерского учета. Для перевозчиков и экспедиторов специфичных счетов не предусмотрено, хозяйственные операции отражаются с использованием действующего Плана счетов и Инструкции по применению Плана счетов. Как показывает практика, регистры ведутся в разрезе счетов бухгалтерского учета с различной детализацией и выборкой данных (анализ счета, анализ счета по субконто, карточка счета, оборотно-сальдовая ведомость). Помимо регистров по счетам разработчики программно-прикладных продуктов предлагают и сводные регистры, в которых приводится обобщенная информация по нескольким счетам учета (например, оборотно-сальдовая ведомость по всем счетам, отчет по проводкам, журнал хозяйственных операций или журнал проводок).

Возможности современных бухгалтерских программ таковы, что одна запись данных с первичного документа автоматически распределяется по различным уровням регистрации и формирует сразу несколько регистров бухгалтерского учета (с разной аналитикой, детализацией и условиями выборки данных). Единство системы компьютерного учета реализуется на уровне самой программы, в которую уже заложены механизмы контроля, в то время как в бумажных формах контрольная функция реализуется за счет взаимосвязанности всей совокупности регистров бухгалтерского учета. То есть то, что бухгалтеру приходится делать вручную при бумажном документообороте регистров, в программе осуществляется автоматически.

Добавим, что все формы регистров бухгалтерского учета должны быть утверждены в учетной политике (в приложении к ней). Это требование п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации». При этом необязательно закреплять в ней бланки регистров применительно к каждому счету бухгалтерского учета, достаточно утвердить основные способы группировки информации (анализ, карточка, оборотно-сальдовая ведомость, журнал, список, перечень). Но здесь нужно учесть, что в программных продуктах есть все возможные справочники, используемые для заполнения документов и различных расчетов по тем или иным хозяйственным операциям (например, справочник контрагентов, реестр основных средств, нематериальных активов). Указанные регистры необязательно прописывать в учетной политике (в приложении к ней), так как они непосредственно не используются для оформления финансовой отчетности, но в то же время необходимы для составления документов бухгалтерского и налогового учета. Напоминаем, Закон о бухгалтерском учете регламентирует порядок составления регистров, используемых непосредственно именно для составления финансовой (бухгалтерской) отчетности.

Доходы, связанные с производством и реализацией

Регистр 011  

Справка о выручке от реализации услуг по основной деятельности                                      

Регистр 011.1

Ведомость учета выручки от реализации услуг по    основной деятельности                             

Регистр 012  

Справка о выручке от реализации основных средств  

Регистр 012.1

Ведомость учета выручки от реализации основных    средств, прочего имущества                        

Регистр 013  

Справка о выручке от реализации нематериальных    активов                                           

Регистр 013.1

Ведомость учета выручки от реализации             нематериальных активов                            

Регистр 014  

Справка о выручке от реализации прочего имущества 

Регистр 014.1

Ведомость учета выручки от реализации прочего     имущества                                         

регистры, формирующие данные о внереализационных доходах:

Налоговые регистры

Статья 314 НК РФ целиком посвящена аналитическим регистрам налогового учета, которые представляют собой сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированных в соответствии с требованиями гл. 25 НК РФ. В связи с тем что единых утвержденных форм регистров налогового учета не существует, организация должна разрабатывать их самостоятельно и указывать в учетной политике для целей налогообложения.

При этом нужно помнить, что, в отличие от регистров бухгалтерского учета, налоговые формы предназначены для систематизации данных без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета. Взамен счетов для налоговых регистров введен перечень обязательных реквизитов, поименованных в абз. 10 ст. 313 НК РФ. Напомним, для бухгалтерских регистров (не путать с первичными документами!) обязательные реквизиты законодательством не установлены.

Налоговых реквизитов немного: одни идентифицируют сам регистр (наименование, дату составления), другие — хозяйственную операцию в натуральном (если это возможно) и денежном выражении. Так же как и бухгалтерские регистры, налоговые формы учета должны быть подписаны составившими их ответственными лицами, которые могут вести регистры как на бумажных носителях, так и в электронном виде (абз. 6 ст. 314 НК РФ). При этом нужно определиться с методологией ведения налогового учета. Поясним, о чем идет речь.

Налоговый кодекс предоставляет организации право выбора из нескольких вариантов формирования регистров налогового учета (абз. 3 ст. 313 НК РФ):

• принять в качестве налоговых регистры бухгалтерского учета, дополнив их необходимыми реквизитами;
• сформировать самостоятельные регистры налогового учета.

Безусловно, проще и заманчивее первый вариант, которым можно воспользоваться, если порядок отражения и группировки операций для целей налогообложения соответствует бухгалтерскому учету. В этом случае налоговую базу можно рассчитать по бухгалтерским регистрам, внеся в них при необходимости дополнительные сведения. Но представим другую ситуацию, когда дополнительной «налоговой» информации в таком универсальном регистре не меньше, чем «первичной», взятой из бухучета. Тогда имеет смысл обратиться ко второму варианту и сформировать самостоятельные регистры налогового учета, чтобы не перегружать излишними сведениями регистры бухгалтерского учета.

Бытует мнение, что прямая обязанность вести налоговый учет (в том числе формировать налоговые регистры) возникает только тогда, когда данных бухгалтерского учета недостаточно. Такую точку зрения не разделяют чиновники, считая, что организация должна в обязательном порядке вести налоговый учет для исчисления налога, а вот формы аналитических регистров плательщик может разработать самостоятельно (Письмо Минфина России от 01.08.2007 N 03-03-06/1/531). Главное, чтобы имеющаяся в документах (реквизитах) аналитического учета информация содержала все необходимые сведения для исчисления налоговой базы и составления налоговой отчетности.

Итак, налоговые регистры нужны. Как же их все-таки вести? Практика показывает, что есть два пути: либо непосредственно в бухгалтерской программе, либо с использованием отчетных форм бухгалтерской программы, но в отдельном табличном редакторе (проще говоря, в таблице базы данных, например Excel). Бухгалтерская программа больше подходит для ведения регистров, тем более что во многих продуктах предусмотрена возможность одновременного заполнения бухгалтерских и налоговых документов, но не все пользуются этим, ведь программу нужно подстраивать под налоговый учет каждого предприятия. Поэтому нередко можно встретить ведение налоговых регистров в табличных редакторах, которые работают проще и понятнее, чем многие бухгалтерские программы. В связанных таблицах также видна структура взаимодействия налоговых регистров, что в бухгалтерской программе часто не прослеживается

В связи с этим в рамках статьи уделим внимание проверенному способу ведения налоговых регистров — в отдельном файле Excel. При этом напоминаем, информация для рабочего налогового файла берется из бухгалтерского учета, то есть непосредственно из различных отчетов используемого на предприятии программного продукта

Регистр по налогу на прибыль

Для целей учета показателей для вычисления налога на прибыль компания заполняет самостоятельно разработанные бланки налоговых регистров, данные в эти регистры переносятся из бухгалтерских счетов и первичной документации.

Бланки регистров составляются с учетом особенностей деятельности конкретного предприятия. Актуальность в применении налоговых регистров отдельно от бухгалтерских по налогу на прибыль возникает в том случае, если организация выполняет операции, суммы по которым учитываются по-разному в бухгалтерии и налогообложении.

Требования налогового и бухгалтерского учета по некоторым операциям могут не совпадать, в таких случаях и нужно отдельно применять налоговые регистры.

Если же предприятия не выполняет тех операций, по которым налоговый учет ведется в отличной от бухучета форме, то для вычисления налога на прибыль достаточно бухгалтерских регистров.

Налоговые регистры могут принимать форму бухгалтерских с необходимыми дополнениями. Также допускается формировать отдельные бланки, не схожие с бухгалтерскими. Налоговая разрешает компаниям в данном вопросе проявить инициативу и подготовить подходящий для себя бланк. В НК РФ даются только рекомендации о том, какие реквизиты отражаются в регистре:

Название бланка;

• Временной отрезок, за который он составляется;
• Количественные и денежные измерители необходимых показателей;
• Сведения о проводимых операциях;
• Подпись ответственного лица.

Регистр расходов по долговым обязательствам

Выбор формы регистра по долговым обязательствам зависит от того, какой способ расчета налоговых процентов закрепила организация в своей учетной политике. Напомним, налогоплательщик может либо сравнивать фактически начисленные проценты со средним уровнем процентов, взимаемых по сопоставимым долговым обязательствам (абз. 2 п. 1 ст. 269 НК РФ), либо нормировать расходы фиксированной величиной — размером процентов, кратным ставке Банка России. В 2011 г. при оформлении долгового обязательства в рублях предельная величина процентов, признаваемых расходом (включая проценты и суммовые разницы по обязательствам, выраженным в условных денежных единицах по установленному соглашением сторон курсу условных денежных единиц), принимается равной ставке процента, установленной соглашением сторон, но не превышающей ставку рефинансирования Банка России, увеличенную в 1,8 раза (п. 1.1 ст. 269 НК РФ).

На практике второй способ применяется более широко. Он-то и используется при заполнении рассматриваемого налогового регистра.

Пример 1. Организация получила кредит (14.01.2011) в сумме 1 500 000 руб. сроком на один год. Условиями договора предусмотрены: процентная ставка по договору 16%, ежемесячная уплата начисленных процентов, погашение основного долга целиком в день окончания договора, возможность изменения процентной ставки. Ставка рефинансирования Банка России на момент получения кредита — 7,75%, с 28 февраля — 8,0% (Указания Банка России от 31.05.2010 N 2450-У и от 25.02.2011 N 2583-У). Увеличение ставки рефинансирования Банка России не повлекло за собой изменения процентной ставки по кредиту. Учетной политикой организации установлен вариант расчета налоговых расходов в виде процентов по долговым обязательствам путем нормирования фиксированной величиной.

Суммы начисленных к уплате процентов в первом полугодии в бухгалтерском учете составляют:

за январь — 11 178,08 руб.

(1 500 000 руб. : 365 дн. x 17 дн. x 16%);

за февраль — 18 410,96 руб.

(1 500 000 руб. : 365 дн. x 28 дн. x 16%);

за март и май — 20 383,56 руб.

(1 500 000 руб. : 365 дн. x 31 дн. x 16%);

за апрель и июнь — 19 726,03 руб.

(1 500 000 руб. : 365 дн. x 30 дн. x 16%),

где 17, 28, 31, 30 — количество дней пользования кредитом в соответствующем календарном месяце.

Расходы по договорам займа и иным аналогичным договорам, срок действия которых приходится более чем на один отчетный период, признаются осуществленными и включаются в состав соответствующих расходов на конец месяца соответствующего отчетного периода (абз. 1 п. 8 ст. 272 НК РФ).

Поскольку кредитный договор содержит условие о возможности изменения процентной ставки в течение срока его действия, то при определении налоговых расходов используется ставка рефинансирования, действующая на дату учета расходов в виде процентов (абз. 7 п. 1 ст. 269 НК РФ), то есть на последний день месяца.

С учетом этого предельная величина процентов в январе равна 13,95% (7,75% x 1,8), в остальных месяцах — 14,4% (8,0% x 1,8). Таким образом, в налоговом учете:

• в январе в расходах принимается 9745,89 руб. (1 500 000 руб. : 365 дн. x 17 дн. x 13,95%);
• в феврале — 16 569,86 руб.

(1 500 000 руб. : 365 дн. x 28 дн. x 14,4%);

в марте и мае — 18 345,21 руб.

(1 500 000 руб. : 365 дн. x 31 дн. x 14,4%);

в апреле и июне — 17 753,43 руб.

(1 500 000 руб. : 365 дн. x 30 дн. x 14,4%).

Указанные суммы заносятся в регистр расходов по долговым обязательствам (таблица 1).

Таблица 1

  Реквизиты  договора 

  Сумма    долга,    руб.  

 Месяц 

Кол-во дней 

Ставка,   %   

 Проценты    по   договору,   руб.  

 Ставка   Банка России x   1,8  

 Проценты    в    налоговом  учете,    руб.  

     Не    принимаемаяв НУ сумма,    руб.   

  ПНО

 Договор    N 1 от     14.01.2011

1 500 000

 Январь

  17  

   16  

11 835,62

  13,95 

10 319,18

  1 516,44 

303,29

Февраль

  28  

18 410,96

  14,4  

16 569,86

  1 841,10 

368,22

  Март 

  31  

20 383,56

18 345,21

  2 038,35 

407,67

 Апрель

  30  

19 726,03

17 753,43

  1 972,60 

394,52

  Май  

  31  

20 383,56

18 345,21

  2 038,35 

407,67

  Июнь 

  30  

19 726,03

17 753,43

  1 972,60 

394,52

Приведенный расчет при этом оформляется в виде бухгалтерской справки, которая согласно абз. 10 ст. 313 приравнивается к первичному учетному документу.

Показатели, приведенные в регистре, позволяют сравнить данные, учитываемые в бухгалтерском и налоговом учете, и выявить их отличия. Организации же, применяющей Положение по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02 (утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н), имеет смысл добавить еще одну графу, в которую следует заносить величины постоянного налогового обязательства, исчисленные с долей не учитываемых при налогообложении процентов по кредиту.