Приказ минтруда рф от 07.02.2014 n 80н

Правила сдачи

Приказом Минтруда зафиксированы способы направления декларации по СОУТ в инспекцию по труду (ТИ):

• подать декларацию в бумажном виде при посещении инспекции;
• отправить документ почтой России. Форма письма заказная, обязательно приложите уведомление о вручении и перечень содержимого конверта;
• сдать декларацию СОУТ в электронном виде на сайте инспекции по труду;
• бланк перед отправкой подписывают ЭЦП руководства фирмы.

Куда сдавать отчетность СОУТ

Посмотрим, куда сдавать декларацию по СОУТ. Документ направляют в ТИ по месту регистрации фирмы. В ходе СОУТ проверяют трудовые места работающих работников в компании, включая офисы. Работодатель выясняет, насколько комфортно сотрудникам работать, и при признании условий комфортными приобретает право уплачивать взносы по низким ставкам

В ходе спецоценки принимают во внимание негативно влияющие на людей факторы, а не эстетические составляющие. Эксперт оценивает уровень шума, запыленности или отсутствие надлежащего освещения

Цвет стен, качество фурнитуры окон и дверей не учитывают. Измеряют тяжесть труда, факторы химического и биологического характера.

Оценку могут производить лица, имеющие аккредитацию. Они обладают специальными приборами и навыками. Компания не имеет права организовать СОУТ самостоятельно. Исполнитель СОУТ обладает аккредитацией, ее достоверность проверяют на сайте Минтруда. Аттестат оценщика поверяют там же.

Стоимость, устанавливаемая оценщиками, зависит от специфики работы фирмы, от общего числа мест. Выезд на объекты за пределами города расценивают дороже. При оценке производственных компаний требуются дополнительные замеры уровня шума и тяжести технологических процессов, следовательно, стоимость увеличивается. Также чем короче сроки исполнения, тем выше цена.

Перед оценочными мероприятиями составляют и подписывают у комиссии список мест, которые планируют оценить. Создают приказ о внедрении СОУТ, составляют график мероприятий. Для графика нет специального бланка, его составляют в произвольной форме согласно регламенту внутреннего документооборота компании. График, перечень и приказ хранятся в бухгалтерии.

Кто сдает декларацию по спецоценке условий труда

Кто должен проводить специальную оценку условий труда в организации? Документ предоставляет компания или ее представитель по доверенности. Декларация по спецоценке условий труда внедрена приказом Минтруда от 7.02.2014 г. №80н. Компания заполняет и отправляет декларацию в государственную трудовую инспекцию по месту нахождения в ходе тридцати дней с даты подписания отчета по спецоценке. ТИ рассматривает отчет десять рабочих дней и, если все верно заполнено, одобряет и регистрирует. Если декларация заполнена некорректно, то ее направляют в компанию с замечаниями.

Декларацию не сдают:

• в местах работниках, состоящих в перечнях Постановления кабинета министров №10 от 26 января 1991;
• на работе, позволяющей получить страховую пенсию по возрасту выше установленных сроков;
• где полагается компенсационный пакет за труд с негативными факторами деятельности;
• где зафиксированы неблагоприятно влияющие на трудящихся факторы.

Если в будущие пять лет на задекларированных трудовых местах не зафиксируют трагичных случаев или профзаболеваний, то годность декларации продлевают еще на пятилетие. Следовательно, компании освобождаются от СОУТ на пятилетний срок. При фиксации несчастного случая компания организует спецоценку вне плана, а действующая декларация аннулируется.

Как часто надо декларировать рабочие места

Материалы отчета о СОУТ действуют 5 лет спустя после проверки. По вновь созданным трудовым местам в фирме организуют спецоценку.

Бланк уточненной декларации по СОУТ

Декларацию компании направляют в ходе тридцати рабочих дней после принятия отчета о СОУТ. Декларация по спецоценке условий труда и когда ее надо сдавать, зафиксировано в пункте № 5 порядка, внедренного приказом Министерства труда и соцзащиты РФ от 7 февраля 2014 г. №80н.

Отличие декларации СОУТ от отчета, составленного по результатам спецоценки

Составление и подача декларации СОУТ не возможно без оформления отчета по итогам проведенной спецоценки. Отчет – это еще один обязательный этап, имеющий место при проведении спецоценки рабочих мест. Тем не менее, следует понимать, что это разные документы по форме и своему предназначению, хоть и составляются они фактически по одному и тому же основанию.

Первоначально всегда оформляется отчет, а уже после, при наличии оснований, готовится декларация для сдачи в ГИТ. Информация по части ее оформления и представления приведена выше. Иных особенностей ее составления, подачи не имеется

А вот, говоря об отчете, следует обратить внимание на следующее

Отчет – это задокументированные результаты проведенной спецоценки. Он должен включать сведения об организации, которая ее проводила, список рабочих мест, которые оценивались, а также выявленные вредные факторы (при их наличии). В отчет включают, по сути, все, что так либо иначе касается процедуры спецоценки.

Это могут быть протоколы проведенных исследований и измерений, оценки имеющихся средств индивидуальной защиты. Сводная ведомость, возможные меры по улучшению трудовых условий, естественно, экспертное заключение – все это входит в состав итогового отчета.

В готовом виде он должен быть подписан, утвержден членами комиссии и председателем. С данными результатами работников должны ознакомить на протяжении 30 кал. дн. По итогам, как правило, рабочие места могут признать оптимальными (кл. 1) либо допустимыми (кл. 2). Тогда они подлежат декларированию, соответственно, оформляется и сдается декларация в ГИТ. Этот результат спецоценки считается наилучшим.

Между тем результаты могут быть и противоположными, когда условия труда согласно оценке оказываются опасными (кл. 4) либо вредными (кл. 3.1, 3.2, 3.3, 3.4). Такие рабочие места декларированию не подлежат, а это значит, что по ним декларация СОУТ не оформляется и не подается.

Но, следует заметить, что работники, которые трудятся в опасных (вредных) условиях, имеют право на ряд компенсаций и соцгарантий согласно ТК РФ. Например, для них до 36 часов сокращается рабочая неделя (по ст. 92 ТК РФ). А согласно ст. 117 ТК РФ им положен оплачиваемый дополнительный отпуск продолжительностью 7 кал. дн., предоставляемый ежегодно.

Пример 1. Образец заполнения декларации СОУТ на бумажном носителе

В ООО «Василек» проведена спецоценка условий труда на рабочих местах (директор, главбух, инспектор отдела кадров). Условный адрес места нахождения общества: индекс 123456, г. Ярославль, ул. Лесная, 5.

По результатам оценки вредные, опасные факторы не выявлены, а собственно условия труда признаны оптимальными (допустимыми). Процедура проведена ООО «Мост», заключение сделано и задокументировано под № 5 от 01.07.2021 экспертом Ладовой Д. И. Поскольку условиям труда присвоен кл. 1, 2, т. е. они не признаны вредными либо опасными, то указанные выше рабочие места следует «задекларировать».

Использованные в предложенном образце данные, в том чисел указанные выше, условны. Подписывает документ глава ООО «Василек», Савченко А. Д. Дата подачи декларации: 15.07.2021. Для удобного прочтения вся информация, занесенная в документ, выделена желтым цветом.

Особенности заполнения

При заполнении документа следует руководствоваться положениями, изложенными в Письме Минтруда от 23.06.2014 № 15-1/B-724.

Образец заполнения декларации по СОУТ в 2020 году, основные требования:

• указывается полное наименование работодателя и адреса в точном соответствии с уставными документами, при этом если сведения подаются за рабочие места, расположенные в филиале без образования юридического лица, адрес указывается не по филиалу, а по основному подразделению;
• наименование должностей или работ сотрудников, чьи места декларируются, указываются из карты спецоценки этого служебного места;
• численность работников также берется из карты спецоценки (третий раздел отчета);
• индивидуальные номера рабочих мест берутся из первой графы перечня служебных мест, на которых проводилась спецоценка (раздел 2 отчета);
• аналогичные рабочие места отмечаются литерой А, согласно сведениям из четвертой графы перечня 2 раздела отчета;
• кроме реквизитов заключения эксперта, необходимо указывать его фамилию и инициалы.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Можно ли подать декларацию во второй раз, если при первичном обращении Гит отказалась ее принять?

Можно. Декларант, которому отказали, должен сначала устранить причину отказа (ошибки, неточности и т. п.) и только после этого он вправе подать ее во второй раз.

Вопрос №2: Где можно уточнить наличие декларации?

Сервис включает реестры по всем субъектам РФ. Например, по Санкт-Петербургу, Амурской области, Республики Крым, ЯНАО, Республики Адыгея, Ставропольскому краю и т. д. Каждый реестр содержит сведения по:

• декларантам (ОГРН, ИНН, название, место нахождения);
• СОУТ (срок действия, прекращения);
• рабочим местам, по которым проведена спецоценка;
• экспертному заключению и организации, которая его составляла (проводила спецоценку).

Актуальная ссылка на сервис, где можно получить подробную информацию и ознакомится с реестрами: https://www.rostrud.ru/rostrud/deyatelnost/?CAT_ID=5638.

Как подать декларацию соответствия условий труда после проведения СОУТ и не попасть на штраф инспекции по труду. Подача декларации по спецоценке через «Интернет».

В настоящее время все чаще задают нам вопрос: «Подали декларацию условий труда по СОУТ почтой России в инспекцию по труду, остался квиток с почты об отправке и больше никаких подтверждающих документов от ГИТ о судьбе декларации о проведенной спецоценке. Как понять, что декларация получена инспекцией по труду и что все выполнено в рамках закона 426-ФЗ и штрафов не будет?»

Давайте разберемся:

1. Обязанность и срок подачи декларации по СОУТ закреплена с 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда», если не выполнить эти требования, то нарушение порядка проведения специальной оценки и штраф.

2. Порядок и форма подачи декларации соответствия условия труда нормативных требованиям закреплены приказом Минтруда России 808 от 07.02.2014. Он и является основой Как правильно подать декларацию по проведению СОУТ.

— В приложении 2 п. 3 и 4 Говорится, что декларация может подаваться работодателем в инспекцию по труду лично; заказным почтовым отправлением с описью вложения и с уведомлением о вручении, а также в форме электронного документа через сеть «Интернет» с помощью электронного цифровой подписи

— В приложении 3 указано, что Инспекция по труду обязана вести реестр деклараций соответствия условий труда по результатам проведения специальной оценки условий труда. Все поступившие декларации (лично, почтой, Интернет) обязаны занести в реестр декларации условий труда в течение 15 рабочих дней в даты получения. Данный реестр для проверки своих декларации находится: declaration.rostrud.gov.ru.

Есть одно «но». Не всегда, а чаще никогда Инспекция по труду свои требования не выполняет и декларацию после подачи можно в реестре так и не найти.

Для того, чтобы обезопасить себя от штрафов ГИТ за нарушения порядка проведения специальной оценки условий труда при подаче декларации Необходимо:

1) Самый надежный способ предоставления декларации в Минтруд- Падать декларацию соответствия условий труда через сеть «Интернет» с помощью электронной цифровой подписи. В данном случае декларация в реестре Минтруда появляется на следующий день. На сайте declaration.rostrud.gov.ru. зайти во вкладку «Подача декларации» и прикрепить файл декларации, которую отправил Вам эксперт, который проводил у Вас специальную оценку условий труда, подписать ЭЦП и отправить в Минтруд. Все просто. Останется только проверить реестр через день-два и все.

2) Если нет ЭЦП, то в данном случае придется отправлять декларацию по Почте России в адрес местной государственной инспекции по труду. Обязательно отправить заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения две декларации и сопроводительное письмо, чтобы вернули вторую декларацию с отметкой о вручении. Сохранить квиток об отправке декларации и обязательно сделать с него ксерокопию. Получить уведомление о вручении. Приложить все эти документы к материалам по проведению СОУТ и хранить как зеницу ока. При запросе ГИТ предоставить все эти документы. Обычно претензии у ГИТ нет.

Не забывайте!!!

Декларация соответствия условий труда по результатам проведения СОУТ подается только после утверждения Отчета по СОУТ (подписания титульного листа) и получения уведомления от организации, которая проводила у Вас СОУТ, выписки из системы ФГИС Минтруда, что Отчет выгружен в систему. Иначе это тоже является нарушением порядка проведения СОУТ и выписывается штраф.

Обращайтесь к нам для проведения специальной оценки условий труда и мы сделаем все возможное, чтобы у Вас не было проблем с ГИТ и никаких штрафов за СОУТ.

О ФОРМЕ И ПОРЯДКЕ ПОДАЧИ ДЕКЛАРАЦИИ СООТВЕТСТВИЯ УСЛОВИЙ ТРУДА ГОСУДАРСТВЕННЫМ НОРМАТИВНЫМ ТРЕБОВАНИЯМ ОХРАНЫ ТРУДА, ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ И ВЕДЕНИЯ РЕЕСТРА ДЕКЛАРАЦИЙ СООТВЕТСТВИЯ УСЛОВИЙ ТРУДА ГОСУДАРСТВЕННЫМ НОРМАТИВНЫМ ТРЕБОВАНИЯМ ОХРАНЫ ТРУДА

В соответствии с частями и статьи 11 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. N 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 52, ст. 6991; 2021, N 1, ст. 42) и пункта 5 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 26, ст. 3528; 2014, N 32, ст. 4499), приказываю:

1. Утвердить:

форму декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда согласно приложению N 1;

Порядок подачи декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда согласно приложению N 2;

Порядок формирования и ведения реестра деклараций соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда согласно приложению N 3.

2. Признать утратившими силу:

приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации «О форме и порядке подачи декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда, Порядке формирования и ведения реестра деклараций соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 22 мая 2014 г., регистрационный N 32387);

изменений, вносимых в нормативные правовые акты Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона от 1 мая 2016 г. N 136-ФЗ «О внесении изменений в статью 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и Федеральный закон «О специальной оценке условий труда», внесенных приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 ноября 2016 г. N 642н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 февраля 2017 г., регистрационный N 45539).

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя Министра труда и социальной защиты Российской Федерации А.В. Вовченко.

4. Установить, что настоящий приказ вступает в силу с 1 марта 2022 г. и действует до 1 марта 2028 г.

Министр А.О. КОТЯКОВ

Приложение N 1 к приказу Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 17 июня 2021 г. N 406н

ФОРМА

ПОРЯДОК ПОДАЧИ ДЕКЛАРАЦИИ СООТВЕТСТВИЯ УСЛОВИЙ ТРУДА ГОСУДАРСТВЕННЫМ НОРМАТИВНЫМ ТРЕБОВАНИЯМ ОХРАНЫ ТРУДА

(в ред. Приказа Минтруда РФ )

1. Настоящий Порядок устанавливает правила подачи юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда (далее соответственно — работодатель, декларация).

2. Декларация оформляется в отношении рабочих мест, на которых вредные и (или) опасные факторы производственной среды и трудового процесса по результатам осуществления идентификации потенциально вредных и (или) опасных производственных факторов не выявлены, а также условия труда на которых по результатам исследований (испытаний) и измерений вредных и (или) опасных производственных факторов признаны оптимальными или допустимыми, за исключением рабочих мест, указанных в статьи 10 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. N 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 52, ст. 6991; 2014, N 26, ст. 3366; 2015, N 29, ст. 4342; 2016, N 18, ст. 2512). (в ред. Приказа Минтруда РФ )

3. Декларация подается работодателем по форме согласно приложению N 1 в территориальный орган Федеральной службы по труду и занятости (далее — государственная инспекция труда в субъекте Российской Федерации) по месту своего нахождения либо нахождения своего филиала или представительства лично или направляется почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении. (в ред. Приказа Минтруда РФ )

4. Декларация может быть подана в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью работодателя, посредством заполнения формы декларации на официальном сайте Федеральной службы по труду и занятости в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

5. Декларация подается работодателем в срок не позднее тридцати рабочих дней со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда на рабочих местах, в отношении которых подается декларация с учетом требований законодательства Российской Федерации о персональных данных и законодательства Российской Федерации о государственной и иной охраняемой законом тайне. (в ред. Приказа Минтруда РФ )

6. В случае подачи декларации в отношении хотя бы одного аналогичного рабочего места, признанного таковыми в соответствии с законодательством о специальной оценке условий труда, в декларацию включаются сведения обо всех рабочих местах, аналогичных данному рабочему месту.

7. Основанием для отказа в принятии декларации является ее несоответствие форме, предусмотренной приложением N 1. (в ред. Приказа Минтруда РФ )

Отказ в принятии декларации по иным основаниям не допускается.

8. При наличии основания для отказа в принятии декларации, поданной на бумажном носителе, государственная инспекция труда в субъекте Российской Федерации в течение не более десяти рабочих дней со дня поступления декларации возвращает ее работодателю посредством почтовой связи с указанием причин возврата.

9. В случае устранения оснований, послуживших отказу в принятии декларации, работодатель вправе повторно подать декларацию.

10. По истечении срока действия декларации и в случае отсутствия в период ее действия обстоятельств, указанных в статьи 11 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. N 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда», срок действия данной декларации считается продленным на следующие пять лет.

Приложение N 3

СОУТ стала бессрочной

В конце 2020 года законодатели приняли Федеральный закон № 503-ФЗ от 30.12.2020 с поправками в действующий Федеральный закон № 426-ФЗ от 28.12.2013 о спецоценке условий труда. Законодатели устранили правовую коллизию: срок действия декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда составлял 5 лет. Если у работодателя не появилось новых вредных факторов, она автоматически продлевалась еще на 5 лет. Но не все работодатели об этом знали.

Когда основной период действия декларации заканчивался, они проводили СОУТ за собственный счет, в том числе тогда, когда основания для прекращения действия ранее проведенной оценки и отчета о ней не наступили. Бессрочное действие декларации СОУТ позволит работодателям не проводить спецоценку, если условия на декларируемых рабочих местах не изменились. А это снизит финансовую нагрузку на мероприятия по охране труда.

Сопроводительное письмо в ГИТ по результатам СОУТ

Помимо самой декларации, имеет смысл подать сопроводительное письмо в ГИТ по результатам СОУТ. Этот короткий документ нужно составить на фирменном бланке организации с номером и датой исходящего документа, а также подписью руководителя и печатью. Он прикладывается к декларации и направляется на имя начальника соответствующего ГИТ.

Задача письма – уведомить орган трудовой инспекции о том, какой именно документ вы направляете. Это поможет избежать проволочек и предотвратить утерю декларации.

Сопроводительное письмо к декларации соответствия условий труда – образец

Ниже вы можете скачать типичный образец сопроводительного письма. Как видите, это совсем несложный в составлении документ, который значительно снизит для вас бюрократические риски.

Написать его нужно по обычной форме, принятой для деловой переписки.

Особенности заполнения

• указание полного либо сокращенного названия предприятия или ФИО индивидуального предпринимателя;
• информация о руководителе;
• указание адреса, как он приведен в уставной документации, и все необходимые коды (ОГРН, ИНН);
• если данные подают за рабочие места, располагающиеся в филиале предприятия, который функционирует без образования юридического лица, указывают адрес главного подразделения организации;
• перечисление названий должностей или специальностей служащих, рабочие места которых декларируют с обязательным приведением кодов этих специальностей;
• количество сотрудников на базе данных спецоценки (третий раздел отчета);
• индивидуальные номера рабочих мест на основе сведений карты СОУТ (можно найти в первой графе списка служебных мест, на которых проводилась спецоценка, второй раздел отчета);
• отметка литерой А аналогичных рабочих мест (четвертая графа списка второго раздела отчета);
• итоги СОУТ по декларируемым местам;
• реквизиты экспертного заключения и ФИО эксперта.

Вот как выглядит образец заполненной декларации СОУТ, оформленной в соответствии с требованиями:

О ПОРЯДКЕ ЗАПОЛНЕНИЯ ОТЧЕТА СООТВЕТСТВИЯ УСЛОВИЙ ТРУДА

Департамент условий и охраны труда рассмотрел ваше обращение. О порядке применения приказа Минтруда России от 7 февраля 2014 года N 80н «Об утверждении формы декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда. Порядка оформления соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда и Порядка формирования. И ведения реестра соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда» (далее — Приказ).

Сообщаем, что согласно Приказу и части 1 статьи 11 Федерального закона от 28 декабря 2013 года «О специальной оценке условий труда» декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда подается работодателем (юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем). В связи с чем при заполнении утвержденной Приказом формы отчета соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда необходимо указывать полное наименование юридического лица, подающего отчетность. И его фактический адрес в соответствии с уставными документами. Независимо от наличия у него представительств (филиалов).

При заполнении отчетности в части описания рабочих мест наименование должности, профессии или специальности работника (работников), занятых на декларируемом рабочем месте. А также численность занятых на нем работников указывается согласно Карте специальной оценки условий труда данного рабочего места.

При этом непосредственное наименование профессии (должности) работников. А также учет рабочих мест осуществляется работодателем самостоятельно с учетом требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Индивидуальный номер рабочего места указывается в соответствии с первой графой Перечня рабочих мест. На которых проводилась специальная оценка условий труда (далее — Перечень).

При наличии аналогичных декларируемых рабочих мест указываются их порядковые номера с добавлением прописной буквы «А» в соответствии с данными четвертой графы Перечня.

Указанный Перечень и Карта специальной оценки условий труда являются частью отчета о проведении специальной оценки условий труда.

При заполнении строки «Реквизиты заключения эксперта организации, проводившей специальную оценку условий труда» необходимо указать фамилию и инициалы выполнившего идентификацию потенциально вредных и (или) опасных производственных факторов на декларируемом рабочем месте эксперта, организации, проводившей специальную оценку условий труда. А также дату и номер заключения указанного эксперта, на основании которого принято решение о декларировании.