Что такое закупочная логистика, ее функции и цели, методы организации и принципы построения + показатели эффективности

Сущность, цели и задачи закупочной логистики — основные функции и ее содержание

Закупочная логистика — это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами.

Цель закупочной логистики — надежное и качественое обеспечение производственных подразделений фирмы материальными ресурсами, необходимыми для выполнения заданного производственного расписания.

В логистике отношения с поставщиками должны строиться на следующих принципах:

— обращаться с поставщиками так же, как и с клиентами фирмы;

— не забывать, на деле демонстрировать общность интересов;

— знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе его деловых операций;

— проявлять готовность помочь в случае возникновения проблем у поставщика;

— соблюдать принятые на себя обязательства;

— учитывать в деловой практике интересы поставщика.

Задачи, относящиеся к закупочной логистике:

— определение потребности в материальных ресурсах;

— исследование рынка закупок;

— выбор поставщиков;

— осуществление закупок;

— контроль поставок;

— подготовка бюджета закупок;

— координация и системная взаимосвязь закупок с производством, сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками.

Выходные данные:

Менеджмент: Экзаменационные ответы. Серия «Сдаем экзамен». Ростов н/Д: «Феникс», 2002. — 384 с

С сайта: https://port-u.ru/logistika/sushchnost-tseli-i-zadachi-zakupochnoj-logistiki

Функции и цели закупочной логистики

Работу подразделений, занимающихся вопросом снабжения, можно рассматривать на таких уровнях, как:

• звено, которое обеспечивает связь и осуществление целей системы макрологистики, частью которой и является данное конкретное предприятие;
• на уровне микрологистики данный отдел выступает как часть всего предприятия;
• отдел снабжения также выступает в качестве самостоятельной структурной единицы, имеющей поставленные перед ней цели.

В качестве базовых функций обозначенного процесса специалисты выделяют:

• разработка стратегии закупа ресурсов и определение будущей потребности в них;
• сбор и анализ поступающих предложений от возможных контрагентов по снабжению;
• выбор снабженцев материальными ресурсами;
• определение потребности предприятия в материальных ресурсах и расчет объема их заказа контрагентам;
• согласование цены заказа и подписание договора о снабжении;
• контроль за сроками выполнения обязательств со стороны поставщиков;
• контроль за качеством поставляемых товаров и их дислокация на складе;
• контроль за состоянием запасов сырья на складе.

Что касается целей логистики закупок, то в качестве первой специалисты отмечают закуп требуемого товара.

Следующая цель состоит в том, чтобы правильно определить время покупки. Для этого необходимо правильно управлять запасами сырья на складе.

Какие задачи решает логистика снабжения?

Логистика снабжения – это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами: сырьем, материалами, комплектующими, товарами.

Выделение функции закупок определяется экономической целесообразностью специализации, т. Поэтому любое предприятие (производственное или торговое), в котором обрабатываются материальные потоки, имеет в своем составе службу снабжения, которая осуществляет закупку, доставку и временное хранение ресурсов.

Цель логистики снабжения – удовлетворение потребностей производства в ресурсах с максимально возможной экономической эффективностью. Основу экономической эффективности составляет поиск и закупка:

– необходимых материалов; – удовлетворительного качества; – по минимальным ценам.Основные задачи логистики снабжения:

1) информационные: – исследование рынков закупок; – определение продуктов и услуг, которые лучше приобрести на стороне – задача «сделать или купить» (MOB задача); – поиск, оценка и выявление лучших поставщиков, цен, способов доставки продуктов и услуг – задача выбора поставщика; 2) задачи реализации: – соблюдение обоснованных сроков закупки сырья и комплектующих; – обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них;– соблюдение требований производства по качеству сырья и комплектующих.

С сайта: http://log-lessons.ru/zadachi-logistiki-snavzhenija/

Принципы построения закупочной логистики

Если рассматривать базовые принципы, которым подчиняется работа отделов снабжения в компаниях, то в этом случае отмечают:

• принцип планомерности, согласно которому завоз материальных ресурсов должен осуществляться согласно плановым графикам;
• равномерность, что означает доставку сырья по истечению аналогичных периодов времени, благодаря чему обеспечиваются приемлемые условия работы;
• принцип оперативности, согласно которому снабжение предприятия сырьем должно осуществляться в зависимости от изменяющегося на него спроса;
• экономичность говорит о том, что поставки сырья следует осуществлять с наименьшими издержками рабочего времени и денежных средств;
• согласно принципу технологичности закуп и снабжение сырьем необходимо выполнять посредством современных технологий.

В чем эффективность

Насколько эффективно будет работать закупочная логистика на конкретном предприятии, зависит от соблюдения следующих требований:

• Четкое соблюдение сроков приобретения товара и возникновения потребности в нем;

• Правильная экономия. Закупка необходимого количества товара, исходя из конечного количества производимой продукции. Также следует учитывать выбраковку.
  Стоит внимательно следить за положением спроса на рынке. Слишком большое количество продукции может привести к проблемам с дальнейшей реализацией товара и, как следствие, потере финансовой выгоды.

• Приобретение только качественной продукции. Иногда лучше заложить в стоимость материалов чуть большую сумму, но приобрести качественную продукцию, чем сэкономить, и получить непригодный товар.
• Приобретаемая продукция должна быть надлежащего качества, по разумной цене, предоставляться в кратчайшие сроки и иметь малые расходы на транспортировку и хранение.

Какие изменения введены в форму 6-НДФЛ? Читайте тут.

Методы

Каждое предприятие самостоятельно определяет оптимальный метод работы.

К основным вариантам принято относить:

Основанный на увеличении объемов закупок. Суть данного метода заключается в изучении спроса на товар

Важно учитывать и сезонные колебания, поэтому статистика спроса производится за год. На основании полученных данных производится расчет необходимых запасов, которые могут быть сделаны в течение года.

Основанный на уменьшении объемов

Для данного метода производится учет сбыта нереализованной продукции. На основании данных идет сокращение ее производства. Соответственно, сокращение количества производимых товаров, приводит к уменьшению необходимых закупок.

Как закупочная логистика помогает управлять запасами? Смотрите видео:

Суть, задачи и функции закупочной логистики

В организации бесперебойной работы предприятия вопросы снабжения занимают приоритетные позиции. Не имеет большого значения, является фирма производственной или торговой. Поставки сырья и комплектующих изделий столь же важны, как стабильность товарного ассортимента на магазинных полках.

Исходя из этого, можно сформулировать основные цели закупочной логистики:

Минимизация цены входящего продукта, включая расходы на логистику по его доставке. «За морем телушка – полушка, да рубль перевоз» – так говорится в поговорке.
Оптимизация качественных показателей. Из скверного сырья и товар получается соответственным. Как гласит народная мудрость, «дешевая рыбка – поганая юшка».
Выбор надежных поставщиков. Нарушение сроков доставки со стороны нерадивых партнеров может повлечь полный коллапс производства

Купеческое изречение «уговор дороже денег» подтверждает важность выполнения обязательств.
Уменьшение объема оборотных средств. На практике, это означает снижение товарно-сырьевых запасов

Их должно быть ровно столько, чтобы предприятие могло пережить случайный сбой графика поставок. Затоваривание недопустимо, как и дефицит.
Интегрирование в общий технологический цикл. Под ним понимается стремление к согласованности действий всех подразделений. Служба снабжения работает на производство, а не наоборот.

Из поставленных целей формируются задачи закупочной логистики. Они состоят в обеспечении трех условий для нормального функционирования предприятия:

1. Соблюдение экономически обоснованного графика закупок.
2. Соответствие объемов запаса оборотных средств насущным потребностям.
3. Удовлетворительное качество исходного продукта (комплектующих изделий, сырья) при его оптимальной стоимости.

На практике, хорошая работа отдела закупочной логистики выражается в отсутствии проблем во время снабжения производства всем необходимым.

Основные задачи

Если говорить о ключевых задачах процесса закупа, то тут следует отметить:

• оценка потребности в сырье. Для этого следует определиться с потребителями сырья внутри предприятия. Далее следует рассчитать требуемое количество материальных ресурсов;
• исследование рынка закупок. В рамках данного анализа изучаются методы закупа сырья у поставщиков, в связи с чем последних необходимо идентифицировать. Лишь после этого определяются потенциальные рынки, где можно приобрести требуемый объем ресурсов;
• выбор контрагентов по поставкам. В рамках данного анализа создается база данных поставщиков;
• осуществление закупок. В данном случае проводятся переговоры, по итогам которых подписывается соответствующее соглашение;
• контроль за снабжением, в рамках которого контролируется качество ресурсов и сроки снабжения;
• рассчитывать бюджет закупок, чтобы понимать, во сколько может обойтись закуп тех либо иных товаров.

Методы организации процесса снабжения

На практике применяются следующие методы организации процесса закупок:

1. Метод MRP I или «планирование потребности в ресурсах», в соответствии с которым на начальном этапе определяются объем и сроки производства продукции, а после этого рассчитываются сроки и объем сырья для удовлетворения производственных нужд. Также существует метод MRP II или «планирование ресурсов для производства», где ключевую роль играют расчет прогнозных показателей по спросу на сырье, размещения заказа и управления имеющимися на складе запасами. Такой метод позволяет сократить объем ресурсов на складе, оптимизировать материальные потоки.
2. Метод поставки сырья точно в срок, когда ресурсы доставляются небольшими партиями по первому требованию заказчика. Однако подобное решение способствует тому, что возрастают запасы на складах у поставщика. В целом эффективность закупочной логистики при данном методе не возрастает.
3. Метод компанионального регулирования запасов, который позволяет рационализировать процесс поставки. Таким образом, спрос на ресурсы прогнозируется точнее, а также согласовываются количество и время пополнения запасов сырья на складе. В рамках данного метода огромное значение отводится сотрудничеству между поставщиком и заказчиком.
4. Централизация закупочного процесса в розничных сетях. Здесь речь идет о том, что в зависимости от масштабов компании – производителя процесс снабжения сосредоточен на одном работнике либо на едином отделе по закупкам.
5. Категорийное регулирование закупок. В рамках данного метода каждый вид сырья рассматривается как обособленное направление бизнеса, для оценки которого применяются собственные показатели.

Показатели эффективности закупочной логистики

Оценить эффективность процесса снабжения позволяют следующие показатели:

• исполнение договорных обязательств по поставкам;
• частота поставок, представляющая собой временной интервал между каждой поставкой;
• среднесуточная поставка, определяемая как частное от общего числа поставок и количества дней;
• средний период задержки поставок;
• комплектность поставляемых ресурсов;
• коэффициент синхронности поставок, определяемый делением наименьшего и наибольшего процента соблюдения графика поставок;
• показатель связи между поставщиком и потребителем, который позволяет оценить тесноту связи потребителя с тем либо иным поставщиком;
• комплексный показатель, характеризующий выполнение обязательств по поставке ресурсов с точки зрения обозначенного срока, ассортимента и качества сырья.

Подробнее о том, что такое логистика

Часто думают, что логистика — это просто организация доставок: заказали ГАЗель, выдали товар, проконтролировали, чтобы груз вовремя доехал к получателю. На самом деле нет. Логистика — это контроль и оптимизация передачи продукции и услуг от поставщика конечному потребителю на всех этапах производства. Главная цель логистики — минимизировать затраты на производственные процессы, а значит, снизить расходы и повысить прибыль. Доставка заказов, выбор маршрута, контроль груза — тоже логистика, но лишь небольшая ее часть.

Работа над логистикой предполагает контроль поставок сырья, обеспечение предприятия запасами, обработку продукции на складе, организацию быстрого обмена информацией внутри компании. Специалисты оптимизируют бизнес-процессы, алгоритмизируют и автоматизируют все, что можно. Обычно всем этим занимается целый отдел, но если предприятие небольшое, это может взять на себя руководитель или поручить одному специалисту.

Логистика включает в себя:

• Управление транспортом. Логисты решают, какой вид транспорта оптимально использовать для конкретных перевозок, подбирают автомобили, следят за исполнением заказов. Также могут контролировать обслуживание ТС.
• Коммуникации. Одна из главных задач логистики — сделать так, чтобы заказы нормально обрабатывались, водители вовремя получали информацию о доставках, отделы внутри компании владели информацией, необходимой для работы.
• Обеспечение запасов. Это заказ новых партий сырья, обеспечение бесперебойных поставок товаров, управление запасами на складах.
• Оформление документов. В крупных компаниях именно логисты принимают участие в заключении контрактов с поставщиками, оформлении сопроводительных документов на грузы, таможенном оформлении товаров.
• Управление складами. В компетенции логистов управление всем, что происходит на складах: сортировкой, упаковкой, приемкой, отгрузкой товаров.

Без грамотной организации логистики начнется бардак: простои производства, потерянные заказы, долгая доставка продукции и, вследствие этого, — недовольство клиентов. В результате расходы на производство будут расти, а чистая прибыль — снижаться.

Логистика нужна всем компаниям, которые так или иначе доставляют товары покупателям или заказывают что-то у поставщиков.

Приведем пример: в небольшом городе работает магазин стройматериалов. Владелец купил ГАЗель, чтобы закупать товары в ближайшем крупном городе с оптовыми складами и привозить доски, металлопрофиль и металлопрокат клиентам. Даже при небольшом обороте он уже работает с логистикой:

• следит за наличием товаров в магазине и, когда что-то кончается, сам едет закупать новую партию или заказывает продукцию у поставщиков, договаривается с ними о времени доставки и следит, чтобы все привезли вовремя;
• когда покупатель приезжает или звонит, чтобы заказать доставку, передает данные о заказе грузчикам и водителю, чтобы те выполнили его.

То же самое можно сказать о ресторанах, суши-барах, маркетплейсах, зоомагазинах: все они получают поставки, а некоторые — доставляют заказы клиентам.

О том, в каких случаях еще компаниям нужна логистика, нам рассказал Александр Храпунов — руководитель отдела продаж транспортно-экспедиционной компании «ТЭК Оператор»:

Модели организации закупочной логистики и снабжения предприятия

Типовой универсальной управленческой структуры для логистики закупок в настоящее время нет. Вряд ли она когда-нибудь будет создана, так как у каждого предприятия есть своя специфика, задающая систему, по которой привлекаются те или иные поставщики.

Практикуется применение двух основных организационных подходов:

1. Первый из них состоит в создании отдельной службы закупочной логистики. Он используется предприятиями с мощной инфраструктурой, потребляющих широкий ассортимент сырья и материалов. Склады разделяются на сбытовые и снабженческие, с подчинением разным руководителям. В большинстве случаев от такого усложнения современные компании уже отказались: контроль запасов в рамках двух подразделений все равно приходится объединять для ведения бухгалтерского учета на предприятии.
2. Второй метод сегодня более распространен. Подчинение отдела логистики закупок проходит по схеме: «генеральный директор – заместители по закупкам и материальным ресурсам – рядовые исполнители». Горизонтальные связи соединяют снабжение со службами производства и сбыта.

На практике, отдел маркетинга, производя анализ продаж, рекомендует наиболее востребованный рынком ассортимент. Исходя из этих данных, руководитель предприятия принимает решения по изменению состава продукции и дает задание производственникам составить заявки на требуемые комплектующие или виды сырья.

https://youtube.com/watch?v=ymt9_1Uuo80

Оценка и мотивация менеджера по закупкам

Важным аспектом организации работы менеджера по закупкам является разработка и реализация системы мотивации его труда. В ходе разработки компания определяет, какие показатели будут влиять на зарплату менеджеров по закупкам, устанавливает количественные показатели и механизмы расчета заработной платы на основе принятых показателей. После этого компания должна довести свою политику в области оплаты труда до закупщиков и ввести в действие систему мотивации.

Мотивация закупщика должна вытекать из его функциональных обязанностей и полномочий. Система мотивации менеджера по закупкам, как правило, базируется на следующих показателях:

• выполнение плана закупок;
• динамика уровня цен на закупленные товары;
• оборачиваемость закупленных товаров;
• процент выполнения заявок на закупку товаров.

В зависимости от специфики бизнеса к перечисленным выше можно добавить следующие показатели: процент брака в поставляемой продукции, процент не полностью выполненных заявок на ресурсы, процент рекламаций и т. п.

Все показатели системы мотивации закупщика должны быть связаны с теми результатами закупочной деятельности, на которые он реально может влиять (т. е. которые зависят именно от его работы).

Кроме того, эти показатели должны быть важными для конкретного предприятия (например, снижение поступления брака, рост оборачиваемости запасов). Как показывает практика, оклад менеджера по закупкам составляет не менее 50% от общего вознаграждения. Премиальная часть рассчитывается по установленным заранее показателям оценки работы.
В табллице ниже приведены показатели оценки менеджера по закупкам розничной торговой компании (44 — Бузукова Е. Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице. С. 218–219).

Важным показателем оценки менеджера по закупкам является соблюдение им профессиональных этических норм.

Профессиональная этика закупщиков включает такие аспекты  взаимоотношений с поставщиками, как:

• соблюдение интересов своей компании;
• конфиденциальность информации;
• честная конкуренция;
• отношение к деловым подаркам от поставщиков.

Существуют следующие мнения о допустимости подарков от поставщиков:

1. Закупщики не имеют права принимать подарки, полученные подарки должны быть возвращены.
2. Закупщики могут оставлять у себя подарки рекламного характера, например, ручки, календари, блокноты и др.
3. Закупщики должны сами решать, является ли подарок знаком внимания, доброжелательности или имеет место попытка коммерческого подкупа.

При любом из выбранных вариантов в компании целесообразно проводить беседы с закупщиками, в ходе которых напоминать им о существовании в компании этических норм, объяснять необходимость их соблюдения.

В качестве иллюстрации важности этической стороны закупочной логистики приведем стандарты закупочной деятельности, сформулированные Институтом управления поставками (США) ( Лайсонс К., Джиллингем М. Управление закупочной деятельностью и цепью поставок

С. 797. ) :

1. В первую очередь соблюдать интересы своей компании.
2. Быть открытым для советов и консультаций коллег.
3. Осуществлять закупки, учитывая только интересы своей компании и разумно тратя каждый доллар.
4. Активно овладевать знаниями о закупаемых материалах и производственных процессах.
5. Работать честно и открыто, отвергая любые формы взяточничества.
   Демонстрировать доброжелательное отношение ко всем, кто того заслуживает.
6. Уважать и требовать уважения от других к своим обязанностям.
7. Избегать конфликтов.
8. По мере возникновения потребности помогать и консультировать коллег.
9. Сотрудничать со всеми организациями и конкретными людьми, которые призваны повышать статус данной профессии.

Управление логистикой закупок

Логистика закупок, как процесс, разделена на девять основных последовательных операций, требующих управленческого вмешательства. В числе которых:

• Определяется требуемая номенклатура первичных продуктов. Операция производится на основе анализа рынка и производственных спецификаций. В торговле определяются наиболее востребованные товарные позиции, за счет которых формируются приоритеты в ассортименте.
• Формулируются качественные требования к покупаемому продукту: сортность, технические параметры, стандарты. Для торговли – типоразмеры упаковки, марки и другие параметры розничных товаров.
• Решается вопрос о целесообразности изготовления требуемой номенклатуры на самом предприятии или закупки у сторонних поставщиков.
• Производится исследование рыночных предложений с учетом совокупности издержек и рисков.
• Выбираются оптимальные поставщики по многокритериальной системе оценки. Если есть опыт сотрудничества с предприятиями, он учитывается. Составляется или обновляется информационная база компаний, предлагающих номенклатурные позиции. Возможны, а в некоторых случаях и неизбежны, поставки одной и той же номенклатурной позиции несколькими партнерами.
• Осуществляются закупки. Предварительно заключаются договоры и разрабатываются логистические цепи.
• Контролируются фактические параметры качества поставок на предмет своевременности, соответствия указанным техническим параметрам, цене и другим договорным условиям.
• Составляется бюджет закупок. Расчеты уточняются и проверяются по признакам конечной экономической эффективности.
• Создается единая макрологистическая система, включающая все цепи.

В идеальном случае, после проведения перечисленных мероприятий, функции материального обеспечения плотно интегрируются в общую систему управления предприятием.