Излишки при инвентаризации

Документальное оформление.

Результаты инвентаризации, а также факт зачета пересортицы должны быть зафиксированы в первичных документах. Напомним, что в настоящее время организации не обязаны применять унифицированные формы первичных документов, то есть результаты инвентаризации могут быть отражены в документах, разработанных торговым предприятием самостоятельно. Как правило, при разработке таких документов за основу берутся все те же унифицированные формы.

Итак, результат инвентаризации оформляется инвентаризационной ведомостью. Если в ходе инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости, в которых отражаются расхождения между показателями бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

При выявлении пересортицы материально ответственное лицо должно представить инвентаризационной комиссии подробные объяснения случившемуся (желательно в письменной форме). Если же виновное лицо не установлено, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Пример

В ходе проведения инвентаризации на складе торговой организации выявлены:

• излишек яблок сезонных в количестве 25 кг (стоимость – 35 руб. за кг);
• недостача яблок сорта «Айдаред» в количестве 20 кг (стоимость – 80 руб. за кг);
• излишек киви в количестве 3 кг (стоимость – 50 руб. за кг);
• недостача груши «Конференция» в количестве 10 кг (стоимость – 60 руб. за кг).

№	Товары	Результаты инвентаризации
наименование	цена за единицу (руб.)	излишек	недостача
количество, кг	сумма, руб.	количество, кг	сумма, руб.
1	Яблоки сезонные	35	25	875
2	Яблоки сорта «Айдаред»	80			20	1 600
3	Киви	50	3	150
4	Груша сорта «Конференция»	60			10	600
Итого	28	1 025	30	2 200

Что мы видим: по двум наименованиям фруктов (яблоки сезонные, киви) выявлены излишки, по стольким же (яблоки сорта «Айдаред», груши) – недостача. При этом по таким фруктам, как груши и киви, излишки с недостачей не зачитываются, поскольку зачет может быть осуществлен только в отношении ТМЦ одного и того же наименования. То есть бухгалтер должен отдельно оприходовать излишки киви и списать (на виновных лиц либо на расходы) недостачу груш. А вот пересортица яблок в бухгалтерском учете может быть зачтена.

Так, согласно сличительной ведомости на предприятии образовались излишек недорогих яблок в количестве 25 кг на сумму 875 руб. и недостача более дорогих яблок в размере 20 кг на сумму 1 600 руб. Зачет можно произвести только по меньшей из величин: 20 кг яблок по цене 35 руб. за кг. Для этих целей бухгалтер внутри одного синтетического счета (41 «Товары») делает проводку, указывая разную аналитику.

Кроме того, бухгалтеру необходимо будет:

• оприходовать излишек яблок сезонных в количестве 5 кг (25 — 20) на сумму 175 руб. (5 кг х 35 руб.);
• списать за счет виновных лиц либо на расходы разницу в стоимости яблок в сумме 900 руб. (20 кг х (80 — 35) руб.).

На счете используется следующая аналитика:

• 41-с – яблоки сезонные;
• 41-а – яблоки сорта «Айдаред».

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Проведен зачет пересортицы яблок, выявленной в результате инвентаризации (20 кг х 35 руб.)	41-а	41-с	700
Оприходованы яблоки сезонные (5 кг х 35 руб.)	41-с	91-1	175
Отражена недостача яблок сорта «Айдаред» (20 кг х (80 — 35) руб.)	94	41-а	900
Списана разница в стоимости яблок	73 (44)	94	900

Недостача запасов в пределах предусмотренных норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, произведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача запасов, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому определена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм (п. 30 Методических указаний по учету МПЗ).

В настоящее время в отношении яблок действуют:

• нормы естественной убыли овощей и плодов свежих при хранении и отпуске в кладовых предприятий общественного питания (разд. XLIV);
• нормы естественной убыли свежих картофеля, овощей и плодов при кратковременном хранении на базах, складах разного типа в заготовительных пунктах (разд. XLVII);
• нормы естественной убыли свежих картофеля, овощей и плодов при длительном хранении на базах и складах разного типа (разд. XLVIII);
• нормы естественной убыли замороженных плодов, ягод и овощей при хранении (разд. XLIX).

Как видно из приведенного выше перечня, норм естественной убыли яблок на предприятиях розничной торговли не установлено, таким образом, вся образовавшаяся недостача должна быть либо взыскана с виновных лиц, либо (если таковые не определены) списана на расходы.

Нюансы оприходования основных средств

Нередко в процессе проведения инвентаризации приходится сталкиваться не только с лишними товарами или материалами, но и с основными средствами. При такой ситуации учет ведется по иным правилам. К особенностям такого процесса относится:

• излишки при инвентаризации основных средств причисляются к внереализационным доходам;
• учитывается их рыночная цена, но финансисты рекомендуют приравнивать выявленные средства к доходам в натуральном виде;
• стоимость определяется на основании цены безвозмездно полученного имущества, а не тех сведений, которые содержатся в разных накладных или других документах;
• отсутствует возможность для компаний амортизировать выявленные излишки, так как невозможно определить первоначальную стоимость стандартным методом, поскольку нет учтенных затрат в форме капитальных вложений на формирование или покупку этих объектов.

Учет излишек при инвентаризации основных средств считается достаточно сложным. Минфин в разных письмах и пояснениях указывает на невозможность амортизации полученных по результатам процесса основных средств, причем даже в ситуации, когда они полностью отвечают требованиям амортизируемого имущества.

Такая ситуация приводит к тому, что приходится уплачивать налог на прибыль со всех внереализационных доходов, а вот к расходам невозможно причислить какие-либо суммы, причем даже последовательными этапами путем начисления амортизации.

Невозможно списать стоимость основных средств, выявленных в результате инвентаризации, в налоговом учете или при их продаже. Поэтому при их реализации полученную выручку надо причислять к доходам, облагаемым налогом, а уменьшить рыночную цену не получится.

Если излишки выявлены в ходе годовой инвентаризации в 2009 году

Поскольку все организации проводили очередную ежегодную инвентаризацию в октябре — декабре 2009 г. и результаты инвентаризации отражались в учете за 2009 г. (самое позднее — на 31 декабря 2009 г.), а новые правила действуют только с 1 января 2010 г., у многих возникает вопрос — а как же правильно поступать с излишками, выявленными в ходе этой инвентаризации?

На наш взгляд, ответ на этот вопрос зависит от того, в какой момент производится списание (использование или продажа) данных излишков.

В случае если излишние материалы, выявленные в ходе годовой инвентаризации, проводившейся в конце 2009 г., были использованы в производстве или реализованы еще в 2009 г., бухгалтеру нужно было руководствоваться только старыми правилами.

Иными словами, в целях налогообложения в 2009 г. нужно было увеличить внереализационные доходы на рыночную стоимость выявленных излишков, а далее следовало признать в составе материальных расходов (если материалы были отпущены в производство) или списать на уменьшение доходов от реализации излишков материалов только сумму, соответствующую сумме налога на прибыль с рыночной стоимости оприходованных излишков.

Пример 5. При проведении годовой инвентаризации в декабре 2009 г. на складе ООО «Виста» были обнаружены излишки синтепона, рыночная стоимость которых составила 6000 руб. Весь синтепон был отпущен в цех и использован в производстве в том же месяце — в декабре 2009 г.

В такой ситуации бухгалтер отразил операции в бухгалтерском и налоговом учете в декабре 2009 г. следующим образом:

Дебет 10 Кредит 91

6000 руб. — оприходованы излишки синтепона;

Дебет 20 Кредит 10

6000 руб. — отпущен синтепон в производство (списана рыночная стоимость излишков синтепона, оприходованных в результате инвентаризации, при их использовании в производстве).

В налоговом учете в декабре 2009 г. внереализационные доходы на основании п. 20 ст. 250 НК РФ увеличены на ту же сумму, что и в бухгалтерском учете, — на 6000 руб.

А вот в состав материальных расходов включены не все 6000 руб., а только сумма, соответствующая сумме налога на прибыль, исчисленной исходя из рыночной стоимости оприходованных и использованных в 2009 г. излишков материальных запасов, в размере: 6000 руб. x 20% = 1200 руб.

Если же имущество, оприходованное до 31 декабря 2009 г. как излишки, выявленные по итогам инвентаризации, проведенной в октябре — декабре 2009 г., фактически отпускается в производство или передается покупателю уже в 2010 г., например в январе 2010 г., — внереализационный доход в размере рыночной стоимости оприходованных излишков, конечно, должен был быть признан еще в 2009 г., а вот формировать материальные расходы 2010 г. или уменьшать доходы от реализации излишков материалов в 2010 г. нужно уже по новым правилам, на всю рыночную стоимость данных материалов.

Пример 6. Изменим условия примера 5 и предположим, что излишки синтепона не были использованы в производстве в декабре 2009 г., а были проданы другому предприятию в феврале 2010 г. за 8260 руб., в том числе НДС — 1260 руб.

В этом случае бухгалтеру следует отразить операции в бухгалтерском и налоговом учете так:

В декабре 2009 г.

Дебет 10 Кредит 91

6000 руб. — оприходованы излишки синтепона.

В налоговом учете в декабре 2009 г. на основании п. 20 ст. 250 НК РФ та же сумма — 6000 руб. — признана в составе внереализационных доходов.

В феврале 2010 г.

Дебет 62 Кредит 91

8260 руб. — отражен доход от продажи излишков синтепона;

Дебет 91 Кредит 68

1260 руб. — начислен НДС с операции по продаже излишков синтепона;

Дебет 91 Кредит 10

6000 руб. — списан проданный синтепон (по стоимости, по которой он был оприходован по результатам инвентаризации в декабре 2009 г.);

Дебет 91 Кредит 99

1000 руб. (8260 — 1260 — 6000) — списан в конце месяца финансовый результат от продажи излишков синтепона.

В налоговом учете в феврале 2010 г. доход от продажи синтепона (без НДС, в сумме 7000 руб.) уменьшается на рыночную стоимость данного синтепона на момент оприходования излишков по результатам инвентаризации, то есть на 6000 руб.

Следовательно, налогооблагаемая прибыль в результате операции по реализации излишков синтепона увеличивается на 1000 руб. — так же как и в бухгалтерском учете.

Оприходование излишек материалов или товаров

Наиболее часто осуществляется инвентаризация в отношении товаров, которые изготавливаются или перепродаются компанией, а также материалов, используемых при создании разной продукции.

Излишки инвентаризации материалов включаются во внереализационные доходы. Для определения их стоимости учитываются цены сделок, совершаемых с выявленными лишними предметами.

Как оприходовать излишки при инвентаризации? Для этого важно грамотно определить рыночную цену, причем если не удастся найти нужную информацию в накладных, то оптимальным считается изучение предложений на рынке. Также при значительных излишках можно воспользоваться помощью независимого оценщика

Только специалист может учесть колебания спроса и предложения, инфляцию, потребительские свойства материалов, срок их годности и себестоимость.

Оприходование излишков при инвентаризации осуществляется после окончания данного процесса, поэтому уже должен иметься на руках акт, составленный инвентаризационной комиссией. Допускается выполнить этот процесс в день, когда составляется и подписывается годовая отчетность, но не позже 31 декабря года, когда выявлены лишние материалы. При этом пользоваться можно как кассовым методом учета, так и способом начисления.

Виды такой инвентаризации

Выявить излишки товара на складе может как его начальник (как результат самоконтроля), так и специально созданная для ревизии комиссия в ходе инвентаризации. Нередко на складах предприятия может храниться и имущество, которое не является собственностью. Примером может быть уже изготовленная продукция, которая должна быть отгружена в сроки, указанные в государственном контракте. Так бывает, когда заказчик не располагает собственными помещениями для хранения, а товары ему необходимы к определенной дате (запуску объекта).

Выбор процедуры оприходования излишков зависит от того, кому принадлежат превышенные над учетом материалы. Если это собственный ассортимент предприятия, то выявленное в ходе проверки превышение материальных средств следует поставить на учет в группу внереализационных доходов. Впоследствии такое имущество в стоимостном выражении будет участвовать в расчете налога на прибыль организации.

Если же обнаружены излишки по средствам, не принадлежащим предприятию, относить их в состав доходов не следует, равно как и учитывать при расчете налоговой базы.

Важно: если превышение ресурсов юридического лица стало следствием искажения учетных данных или явных ошибок операторов программы, следует исправлять именно ошибки, а не вводить новые проводки на доходы. Если в ходе дополнительной проверки выяснится, что материальные средства являются сверхнормативными, например, появились в результате применения норм экономии, их следует отнести к группе дополнительных доходов предприятия.

Бухгалтерский учет излишков

Выявленные в результате проведенной инвентаризации излишки объектов основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств и иных активов принимаются к бухгалтерскому учету.

При этом активы, отличные от денежных средств, принимаются к учету по текущей рыночной стоимости (пп. «а» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, пп. «а» п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, п. 3.3, абз. 2 п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

Таким образом, излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и у коммерческой организации соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты.

То есть в  той же сумме в бухгалтерском учете признается прочий доход, который отражается по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы» (п. 7 ПБУ 9/99, Инструкция по применению Плана счетов).

Содержание операции	Дебет	Кредит	Первичный документ
При инвентаризации выявлены излишки
Приняты к учету активы, выявленные при инвентаризации (отражены излишки, выявленные при инвентаризации)	01, 03, 07, 08, 10, 11, 20, 41, 43, 50 и др.	91-1	Сличительные ведомости, Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией

Проводка и сроки оприходования излишков в бухучете

Выявленные при инвентаризации излишки имущества относятся на прочие доходы (счет 91.1). Корреспондирующий счет зависит от того, какой именно вид ценностей приходуется:

Дт 01 (08, 10, 41, 43, 50) Кт 91.1.

Если инвентаризация проводится для подтверждения достоверности годового отчета, то проводка по выявленным излишкам материалов в результате инвентаризации делается не позднее отчетной даты, т. е. 31 декабря соответствующего года.

В других случаях (например, при смене МОЛ) проводку нужно сделать в том же месяце, в котором была завершена инвентаризация (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

Общие правила инвентаризации ТМЦ

Определение частоты и объёма инвентаризаций — право директора, который должен отразить это в специальном приказе. Но иногда инвентаризацию проводят по требованию законодательства.

Положение о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ (утвер. Приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.1995) устанавливает случаи, когда инвентаризацию должны проводить обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчётности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчётного года, а также инвентариазции основных средств (может проводиться 1 раз в 3 года) и библиотечных фондов (1 раз в 5 лет));
• при смене материально ответственных лиц (на день приёмки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса активов фирмы.

В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

Виды инвентаризаций

Инвентаризационные процессы делятся на разные категории в зависимости от признаков их проведения:

• обязательность;
• периодичность;
• широта охвата имущества;
• тип активов, подлежащих проверке.

Инвентаризация бывает нескольких видов

Классификация по обязательности проведения

По обязательности проведения выделяют инвентаризации:

• обязательные (предусматриваются по закону);
• рекомендательные (могут быть назначены директором, например, по просьбе аудитора или ревизора, если у него возникли вопросы при документальной ревизии);
• инициативные — проводимые исключительно по инициативе директора фирмы.

Классификация по степени охвата

По степени охвата можно выделить инвентаризации:

• сплошные — охватывают все ТМЦ фирмы и все её обязательства перед кредиторами;
• целевые — проводятся в связи с конкретными событиями в деятельности (увольнение МОЛ, смена собственника, реорганизация и т. п.);
• выборочные (например, по отдельному складу, по конкретному МОЛ или по выделенным номенклатурным позициям);
• комбинированные, сочетающие в себе характеристики нескольких видов инвентаризаций (например, целевой и выборочной, если предполагается хищение имущества фирмы, подотчётного конкретному МОЛ).

Внезапная инвентаризация может проводиться, если есть подозрения в систематических хищениях

Классификация по периодичности

По периодичности проведения можно выделить инвентаризации:

• плановые,
• внезапные,
• контрольные,
• программные.

Самый распространённый вид — плановые, т. е. совершаемые регулярно в сроки, которые установлены законодательством или руководителем фирмы. Внезапная инвентаризация проводится вне установленных графиков проверок для контроля работы конкретных МОЛ без подготовки и предупреждения (обычно по наличным деньгам в кассе). Контрольную проводят по инициативе директора в качестве целевой проверки, например, перед составлением квартальной отчётности. Программная может быть частью принятого в фирме графика систематического фрагментарного контроля ТМЦ.

Классификация по предмету проверки

Отдельно можно выделить классификацию по видам исследуемых активов. Здесь имеется три основных вида имущества:

1. Товарно-материальные ценности (ТМЦ), которые можно осмотреть, затем (учитывая вид таких активов) пересчитать, взвесить, измерить.
2. Наличные деньги и иные ценности, находящиеся на хранении в кассе (производится пересчёт).
3. Любые документально отражённые задолженности фирмы перед бюджетом (например, налоги), перед дебиторами (например, недопоставленные оплаченные товары) и кредиторами.

Инвентаризация различается по видам активов

Что получаем в итоге инвентаризации

Идеальным итогом инвентаризации должно стать подтверждение наличия всех ТМЦ, числящихся за каждым МОЛ по учётным документам бухгалтерии фирмы. В действительности может оказаться, что в результате инвентаризационного пересчёта обнаружились излишние ТМЦ или выявлена недостача.

Инвентаризация сопровождается документальным оформлением как самого процесса пересчёта ТМЦ, так и сопоставления результата с учётной документацией бухгалтерии.

Как отражается переизбыток при использовании УСН?

Если фирма работает по упрощенному режиму, то при обнаружении излишек надо отображать их в доходах, которые используются для расчета налога.

Учитывается полученная прибыль на момент ратификации итоговой проверки.

Нередко фирмы совмещают разные налоговые режимы, а в этом случае, если выявленные ценности не относятся к деятельности по УСН, то они могут не отражаться по этой системе. Это возможно только при наличии раздельного грамотного учета.

Таким образом, инвентаризация – это важная процедура, реализуемая на каждом предприятии. Она может проводиться планово или при наличии важных оснований для этого. Реализуется процесс специальной комиссией, состоящей из нескольких специалистов, обладающих опытом и умениями изучать документы и фактически имеющиеся ценности. На основании проверки выявляются излишки или недостача

Если имеется переизбыток имущества, то важно правильно оприходовать ценности. Первоначально надо разобраться в причинах появления такого несоответствия

Далее издается приказ руководителем и осуществляются нужные проводки бухгалтером.

Как оформить инвентаризацию готовой продукции

Инвентаризацию готовой продукции организация должна оформить первичной учетной документацией (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для этих целей можно обратиться к унифицированным формам по учету результатов инвентаризации (Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88, Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Факт использования этих форм организация должна закрепить в своей Учетной политике в целях бухгалтерского учета.

При проведении инвентаризации начать нужно с приказа, в качестве которого можно использовать форму № ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации». Этим приказом конкретизируются содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации готовой продукции, а также состав инвентаризационной комиссии. Приказ подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии.

В процессе непосредственного проведения инвентаризации для отражения данных о фактическом наличии готовой продукции в местах хранения может применяться унифицированная форма № ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей». Она составляется в 2-х экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания готовой продукции по каждому месту нахождения и каждому МОЛ. Один экземпляр описи остается в бухгалтерии для составления сличительной ведомости, второй – остается у МОЛ. Если в результате инвентаризации выявлена негодная или испорченная готовая продукция, об этом составляются соответствующие акты.

Если выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета, на основании инвентаризационной описи составляется в 2-х экземплярах Сличительная ведомость, к примеру, по форме № ИНВ-19 (один экземпляр – для бухгалтерии, второй – для МОЛ).

О том, как отражаются результаты инвентаризации в бухгалтерском учете, мы рассказывали в отдельном материале.

Так, к примеру, если в результате инвентаризации выявлены излишки готовой продукции, и, следовательно, должна быть оприходована на склад готовая продукция, проводка на рыночную стоимость излишков будет такая (п. 28 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н, Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):

Дебет счета 43 – Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы»

>Инвентаризация готовой продукции и товаров

Как оприходовать излишки при инвентаризации: бухучет

Основное правило такое. Излишки имущества, выявленные при инвентаризации, относятся на прочие доходы в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При этом излишки, выявленные при инвентаризации, приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации (п. 28 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н).

Например: дебет счета 41 – кредит счета 91-1 – оприходованы излишки товаров, выявленные при инвентаризации.

А вот оприходование излишков денежных средств, выявленных при инвентаризации, производится по фактически выявленной сумме проводкой: дебет счета 50 – кредит счета 91-1.

Но важно помнить, что если при инвентаризации выявлены излишки, то это может свидетельствовать об ошибке, допущенной ранее в бухучете при оприходовании объекта или при его учете. К примеру, обнаружены излишки товаров

Проверка показала, что товары поступили от поставщика по накладной какое-то время назад, но не были должным образом оприходованы. Значит, сейчас нужно исправить ошибку и оформить оприходование активов в общем порядке с использованием счета учета расчетов с поставщиками (счет 60). Или по факту имеется основное средство, но в бухучете оно не числится в связи с ошибочным списанием. Тогда также потребуется именно исправление ошибки, а не отражение излишков по рыночной стоимости.

Что это такое — понятие

Процедура инвентаризации активов компании подразумевает последовательное выполнение таких мероприятий:

1. Определение регламента предстоящей инвентаризации. Формируется состав исполнительной комиссии, назначаются сроки, уточняются причины и основания для проведения описи имеющихся объектов. Все эти моменты обязательно отражаются в письменном приказе, который специально издается руководством организации.
2. Непосредственное проведение инвентаризации по интересующим группам объектов. Комиссия определяет фактическое количество и реальное состояние проверяемого имущества. Результаты осуществляемых действий отражаются в инвентаризационной документации, включающей опись активов.
3. Сличение полученных и первоначальных сведений. На этом этапе производится сопоставление итогов проведенной проверки с данными учета. Информация уточняется – выявленные излишки приходуются, обнаруженные недостачи списываются. Формируются сличительные ведомости, документируются окончательные результаты проведенной описи. Руководство компании предпринимает надлежащие меры распорядительного характера.

При проведении инвентаризации активов назначенная исполнительная комиссия должна следовать инструкциям Минфина РФ, четко регламентирующим порядок осуществления данной процедуры, учет её итогов, а также необходимые действия на случай выявления несоответствий – недостач, излишков.

Действительно, опись активов предприятия нередко позволяет выявить неучтенные предметы.

Конечно, подобные излишки чаще всего обнаруживаются по категории материальных запасов, но иногда исполнительной комиссии удается найти и основные средства, которые по данным бухучета почему-то не числятся.

Безусловно, нахождение незарегистрированных («лишних») объектов ОС на предприятии является следствием ошибок, допущенных в системе учета.

Начало инвентаризации

Любая инвентаризация начинается с издания приказа о проведении инвентаризации и утверждения инвентаризационной комиссии. В состав данной комиссии должны входить представители руководства организации (директор или заместитель), бухгалтер и материально ответственное лицо. Например, продавец, кассир, заведующий складом и т.д. К инвентаризации могут привлекаться и другие сотрудники.

После того, как состав комиссии утвержден, она получает на руки последние приходные и расходные документы/отчеты о движении материальных ценностей. Эти документы в целях определения остатков продукции к началу инвентаризации визируются председателем с пометкой «до инвентаризации на «_» (дата)».

Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы на остатки продукции к началу инвентаризации были сданы в бухгалтерию или переданы комиссии. 

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Инвентаризация начинается с издания приказа о проведении инвентаризации и утверждения инвентаризационной комиссии.

2. На момент проведения инвентаризации остатки продукции запрещается перемещать, выносить со склада или отпускать покупателям.

3. Во время инвентаризации комиссия путем пересчета осуществляет проверку фактического наличия остатков продукции на складе/магазине. Эта процедура должна проводиться в присутствии материально ответственных лиц.

4. Пересчет может осуществляться как вручную, так и с использованием технических средств. После фактического пересчета остатков продукции полученные данные разрешается вносить в опись. Что-либо указывать в описи со слов участников инвентаризации нельзя.

5. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся товары, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.

6. Если во время инвентаризации в организацию поступает новая продукция, она принимается материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

7. После пересчета остатков и составления описей последние подписываются членами инвентаризационной комиссии. Если в описи отсутствует подпись хотя бы одного члена комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными.

8. Если по итогам проведенной инвентаризации выявляются расхождения между сведениями инвентаризационного акта и данными бухгалтерского учета, организация должна будет составить сличительные ведомости. В них фиксируют суммы излишков и недостач.

9. Результаты инвентаризации отражаются в учете того месяца, в котором она была завершена. По годовой инвентаризации – в годовом отчете.

На момент проведения инвентаризации остатки продукции запрещается перемещать, выносить со склада или отпускать покупателям. 

Продажа товарных остатков в ходе инвентаризации допускается лишь в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации. Продукция в таких случаях реализуется материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Порядок оприходования выявленных излишков

Если по результатам инвентаризации выявлены излишки материалов, товаров или ОС, данные об этом заносятся в сличительные ведомости. Это специальные документы, заполняемые в случае выявления отклонений между фактическими и учетными данными.

Подпишитесь на рассылку

Формы ведомостей (как и других документов, необходимых для проведения инвентаризации) утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Для основных средств и нематериальных активов используется форма ИНВ-18, для других ТМЦ — ИНВ-19.

Эти документы содержат информацию обо всех обнаруженных отклонениях, как в большую, так и в меньшую сторону. Рассмотрев их, руководитель организации принимает решение об отражении отклонений в учете. Недостачи могут быть списаны или отнесены на виновных лиц, при обнаружении излишков вариант может быть только один — оприходование.

Особым случаем является так называемая пересортица. Она возникает, если при проверке одновременно выявляются недостачи по одним позициям и излишки по другим. В этом случае по решению руководителя допускается зачет излишков и недостач однородных видов ТМЦ, находящихся на хранении у одного материально ответственного лица (МОЛ). Этот порядок установлен п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания по инвентаризации).

Если такое решение было принято, то оприходование излишков производится после зачета «однородных» недостач.