Правила возврата денег при отмене операций

Как делать возвраты по онлайн-кассам: пошаговая инструкция

Возврат оформляется по разному в зависимости от того, по какой причине происходит возврат.

Возврат по онлайн-кассе день в день (ошибка продавца)

Если при оформлении чека еще при клиенте кассир ошибся в количестве единиц товара или же пробиваемая цена не соответствует той, которая зафиксирована на ценнике, то формируется сначала чек «Возврат прихода», а затем новый чек с корректными данными. Именно его кассир возвращает покупателю и компенсирует денежную разницу. Никаких документов от покупателя не нужно.

Однако правомерность возврата нужно подтвердить в налоговой. Поэтому кассиром составляется служебная записка, в которой он пишет, какой именно чек был оформлен неверно, и подтверждает, что сразу же были напечатаны еще 2 чека — «возврат прихода» и новый приход. К записке нужно обязательно прикрепить и неправильно напечатанный чек, и чек «возврат прихода».

Если Вас интересует, как провести возврат по онлайн-кассе как можно быстрее, рекомендуем обратить внимание на смарт-терминал Эвотор 5. Благодаря сенсорному экрану, интуитивно понятному интерфейсу и операционной системе Android, проводить стандартные операции при работе с онлайн-кассой теперь гораздо легче, а значит, с Эвотор 5 можно существенно ускорить процесс обслуживания клиентов

Если же покупатель хочет вернуть товар полностью, то процедура происходит также, как и если бы покупатель пришел через неделю.

Возврат денег покупателю в онлайн-кассе (покупатель возвращает товар)

Бывает, что покупатель хочет вернуть товар и вернуть уплаченные за него деньги. Причин может быть несколько: неправильно выбранный размер (если речь идет об одежде), покупатель передумал, брак и т. д. Не зависимо от того, когда покупатель обратился в магазин, чтобы вернуть приобретенную вещь (спустя время или в день покупки), возврат товара в онлайн-кассе должен проходить по следующему алгоритму:

Условия и основания

Следует помнить, что оформить денежный возврат за неудачную покупку возможно в течение 14 дней после покупки товара, а обратиться в магазин может исключительно держатель пластиковой карты. Поэтому, приобретая любой новый товар, не откладывайте его сразу «в дальний ящик», а внимательно рассмотрите, протестируйте и проверьте в действии. И, если вас что-то не устроило, не медлите с возвратом данного товара обратно.

При обращении в магазин следует иметь при себе:

• паспорт;
• два чека на покупку: кассовый с фискального аппарата и чек о снятии денег с устройства банка;
• платежную банковскую карту.

Что делать, если чек утерян?

Лучше всего, если они не являются вашими близкими родственниками.

Обозначения аналитических счетов, используемые в таблице проводок

К балансовому счету 62:

• 62-т «Расчеты с покупателем за товар»;
• 62-д «Расчеты с покупателем за доставку».

К балансовому счету 76:

• 76-т «Расчеты с покупателем за товар»;
• 76-д «Расчеты с покупателем за доставку».

Порядок оформления возврата денег

Чтобы вернуть на свою карту деньги за не подошедший товар, при обращении в магазин вам предстоит выполнить следующие операции:

• отдать сотруднику магазина все чеки и товар (при этом будут оформлены надлежащие акт или накладная);
• составить письменное заявление, в котором указать ваши фамилию, имя, отчество, обстоятельства возврата и сумму денежных средств, необходимую к перечислению (к данному заявлению специалист также приложит копию вашего паспорта).

Процедура возврата вещей надлежащего качества проводится в рамках четырнадцати дней с момента покупки. Начало отсчета происходит на вторые сутки после оформления сделки. Данный период устанавливается в отношении той продукции, которую можно сдавать, и они не подошли по субъективным причинам.

При оплате безналичным методом закономерно возникает интерес у граждан, в какой срок должен вернуть деньги за возврат товара. В среднем средства поступают от 7 до 14 дней, но законодателем установлено максимальное время – 40 суток.

Некоторые организации иногда отказываются удовлетворять заявления покупателей о возврате денег на банковскую карту. При наличии основания для сдачи товара в магазин, гражданин вправе требовать инициации процедуры. Не имеет значения, каким образом происходила оплата заказа.

1. Посетить предприятие в рамках четырнадцати суток с момента поставки, если модель исправная. В случае, когда продукция с дефектом, то подача заявления осуществляется в течение гарантии.
2. Предъявить платежную квитанцию.
3. Передать копию документа, удостоверяющего личность человека – паспорт.
4. Затем нужно составлять претензию.
5. Сотрудник магазина формирует в двух экземплярах товарную накладную по форме ТОРГ-12. В графе «Получатель» указываются реквизиты организации. В строку «Отправитель» вносятся сведения о гражданине.
6. При выявлении существенного недостатка в продукции стороны проводят осмотр и составляют соответствующий акт.
7. Служащий организации вправе просить предоставления информации о номере банковской карты. Эти данные передаются в отдел бухгалтерии для проведения возврата денег.

• реквизиты магазина;
• полный формуляр гражданина;
• название продукции с описанием – артикул, модель, цвет и т. п.;
• информация из платежной квитанции или банковской выписки;
• цена товара;
• объяснения по возврату – некачественный, наличие недостатка, не подошел по размеру и т. д.;
• список требований;
• номер счета или карточки, которой оплачивали заказ.

Документы

• паспорт гражданина России – копия первых двух страниц;
• платежный квиток или выписку с терминала о переводе средств на счет организации;
• номер карты.

Как в кассовом аппарате сделать возврат

Каждый кассир должен знать все операции, которые можно провести через контрольно-кассовые машины (ККМ). С некоторыми из них они сталкиваются каждый день и по многу раз. Операция возврата, конечно, не такая распространённая, но всё же встречается.

Рассмотрим процесс осуществления этой операции на примере популярных ККМ:

1. «Атол 90Ф» — аппарат должен быть в кассовом режиме, далее нужно сделать нажатие следующих клавиш: ВЗ → код продукта → ВВ → ВВ → ИТ (для товара с установленной ценой); ВЗ → код продукта → ВВ → цена продукта → ВВ → ИТ (если цена не установлена). Возврат на кассовом аппарате «Атол 90Ф»: видео

2. «Меркурий 130К» — в кассовом режиме нажмите клавишу ВЗ, затем наберите возвращаемую сумму и нажмите клавишу ПИ.

Возврат на кассовом аппарате «Меркурий 130К»: видео

3. «Штрих-Мини-К» — в кассовом режиме нажмите последовательно РЕ→ 1→2→ВЗ, затем необходимо ввести цену и выбрать соответствующей клавишей отдел, куда делается возврат, и нажать ИТОГ.

Возврат на кассовом аппарате «Штрих-Мини-К»: видео

Надо отметить, что полную информацию о работе ККМ, сочетании клавиш для осуществления кассовых операций можно найти в инструкции, обязательно прилагаемой к каждому такому изделию. Кроме того, сервисные центры, которые продают ККМ, проводят обучение персонала.

Процесс изнутри

Часто обладатели пластиковых карт бывают недовольны тем, что деньги за возвращаемый товар не перечисляют им моментально, в день обращения.

Процесс возврата представляет собой довольно сложную систему, включающую в себя несколько этапов:

1. Для начала бухгалтерия магазина передает в банк, с которым заключен договор обслуживания пластиковых карт клиентов, копии заявлений покупателей. Этот этап зависит только от расторопности сотрудников бухгалтерии и может занять несколько дней.
2. Затем в течение 3 рабочих дней сотрудник банка регистрирует полученное заявление, проверяя его достоверность и отправляя на исполнение.
3. На следующий день соответствующий отдел банка осуществляет возврат денежных средств на корреспондентский (общий) счет банка, в котором оформлена карта покупателя.
4. Дальнейший срок зачисления денег на счет владельца карты зависит исключительно от политики и оперативности обслуживающего банка. Обычно коммерческие подразделения производят быстрый возврат денежных средств на карту, сроки работы государственных банков (например Сбербанка) часто достигают максимально допустимого значения – 30 рабочих дней.

Полезный факт: закон устанавливает срок для возврата денежных средств покупателю в 10 дней. При этом ответственность за любое нарушение срока несет магазин (ст. 22 закона РФ «О защите прав потребителей» от 07.02.1992 № 2300-1).

Вместе с тем, срок возврата зависит не только от быстрых действий магазина, но и от оперативности платежных систем и банка, поэтому указанный срок соблюдается очень редко и в итоге составляет до 40 дней.

Если нарушение предписанных законом сроков связано с медлительностью банка, магазин может требовать от кредитной организации возмещения убытков, а потребитель — выплаты неустойки уже от магазина.

Как оформить возврат товара по онлайн-кассам не в день приобретения?

В некоторых случаях покупатели хотят сдать приобретенные ими товары в магазин не в тот день, когда они их купили, а позже. Продавец может оформить возврат покупки в течение того отрезка времени, который предусматривают 19 и 25 статьи закона 2300-1.

Для проведения данной операции покупателю необходимо предъявить свой паспорт и документ, который подтверждает проведенную им оплату. В соответствии со статьей 25 покупатель для возврата непродовольственных товаров надлежащего качества имеет право не предоставлять чек, ссылаясь на показания свидетелей.

Выдача денежных средств через онлайн-кассу осуществляется на основании соответствующего документа, обладающего признаком «возврат прихода».

Нужно ли пробивать чек при возврате денег

Напомним: с 1 июля 2017 года большинство пользователей ККТ будут обязаны применять технику, которая имеет фискальный накопитель и способна передавать данные налоговикам в онлайн-режиме через оператора фискальных данных (ОФД).

Правила возврата денег покупателю, которые нужно соблюдать при применении онлайн-касс, отличаются от тех, что действовали в период применения ККТ «старого образца». Основное отличие в том, что продавец при возврате обязан пробить кассовый чек независимо от того, в какой момент покупатель забрал свои деньги — в день покупки или позднее.

Такой вывод следует из статьи 1.1 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ о применении ККТ (далее — Закон о ККТ). В нем дано определение понятию «расчеты». Это не только прием, но и выплата денежных средств за реализованные товары, выполненные работы и оказанные услуги. А поскольку онлайн-кассы применяются при расчетах (п. 1 ст. 1.2 Закона о ККТ), значит, их нужно использовать, в том числе, и при выдаче денег клиентам. В частности, при возврате им денег за ранее приобретенный товар. Это подтвердил Минфин России в письме от 12.05.17 № 03-01-15/28914 (см. «При возврате денежных средств покупателю продавец обязан применять ККТ»).

Обратите внимание: в действующей редакции Закона о ККТ нет оговорки относительно того, что онлайн-кассу следует применять лишь в ситуации, когда деньги возвращаются в день покупки. На наш взгляд это означает, что пробивать «возвратный» чек необходимо, даже если покупатель вернул товар на следующий день или позже

Также это означает, что даже на следующий день и позже продавец может вернуть деньги из денежного ящика онлайн-кассы.

Напомним, что по прежним правилам кассир пробивал «возвратный» чек только при условии, что клиент приобрел и вернул товар в один и тот же день. Если же покупка и возврат приходились на разные дни, продавец выдавал деньги не из денежного ящика ККТ, а через главную кассу организации или ИП (о различиях между кассой и кассовой техникой см. вопрос № 6 в статье «Применение онлайн-касс: эксперты ответили на самые популярные вопросы»). Соответственно, вместо чека он выписывал клиенту расходный кассовый ордер.

Как оформить чек на возврат по онлайн-кассе?

Возврат товара является достаточно сложной процедурой, которая не ограничивается одной лишь выдачей покупателю соответствующего чека. Работники торговой точки должны официально оформить все свои действия. Это позволит избежать каких-либо претензий со стороны налоговой службы в случае проведения проверки.

Чаще всего возврат происходит по следующим причинам:

1. Покупатель получил продукцию ненадлежащего качества. В этом случае товар может быть возвращен в любое время в период действия гарантийного срока.
2. Покупатель желает обменять товар на аналогичный, но обладающий более подходящими для него характеристиками (это можно сделать в двухнедельный срок после покупки).
3. Потребитель хочет вернуть товар нормального качества по каким-либо причинам (на это также отводится двухнедельный срок).
4. Покупатель желает вернуть обратно сделанную предоплату. Забрать назад деньги в данном случае можно до того момента, когда продавец выполнит обязательства, связанные с поставкой товара.

После предъявления покупателем обоснованного требования относительно возврата товара у продавца имеется десять дней, чтобы сделать это. Если клиент желает обменять товар на аналогичный, который в продаже отсутствует, продавец обязан возвратить ему деньги в трехдневный срок.

Процедура возврата предусматривает оформление следующих документов:

• заявление от клиента;
• расходный кассовый ордер;
• возвратная накладная либо акт передачи товара;
• копия чека о покупке товара либо его оригинал.

При возврате товара, который был продан магазином, работающим с помощью онлайн-кассы, используются следующие документы:

• фискальные, которые создаются на онлайн-кассе и используются для информирования налоговой службы о проведении операции возврата (чеки коррекции либо стандартные чеки, в которых содержатся реквизиты, позволяющие идентифицировать операцию);
• формируемые для юридического подтверждения правомерности проведенной операции возврата;
• выполняющие функцию документов кассового учета (кассовая книга, кассовые ордера – приходные и расходные);
• регистры бухучета.

Чтобы оформить операцию, связанную с возвратом продукции, продавец должен выполнить следующие действия:

1. Получить заявление на возврат от покупателя.
2. При необходимости составить акт, подтверждающий процесс сдачи товара, согласовать его с клиентом.
3. Провести по онлайн-кассе операцию возврата путем формирования чека с указанием «возврат прихода» (если возврат осуществлен из-за того, что в чеке указана неправильная сумма, необходимо сделать аннулирующий чек, а затем сформировать правильный), затем отдать чеки покупателю.

Возврат на карту с помощью POS-терминала осуществляется следующим образом:

• сначала следует перейти в меню возврата денег на кассе;
• затем необходимо указать нужный чек и выбрать опцию «возврат на карту»;
• в POS-терминал необходимо вставить ту карту, с которой оплачивался товар, возвратить покупателю средства не другую карту нельзя;
• после этого продавец подтверждает операцию возврата.

Фискальный накопитель как новый этап сбора данных

Одной из самых главных функций новой кассовой системы определено является система фискального накопления данных. Аппарат аккумулирует все операции, произведенные посредством онлайн кассы, и отправляет соответствующему оператору (список операторов публикуется официально на сайте ФНС). Выбранный оператор обрабатывает информацию в соответствии с требованиями исполнительных органов власти каждого отдельного региона. Эти данные аккумулируют информацию:

• Выручка организации;
• Количество пробитых чеков;
• Средняя стоимость одного чека;
• Данные по налогу на добавленную стоимость (если это предусмотрено для конкретного вида бизнеса).

Как сделать возврат прихода по карте наличными

На вопрос, можно ли вернуть покупателю денежные средства за товар наличными, если он ранее покупал товар по карте, сложно дать однозначный ответ.

С одной стороны, в соответствии с п. 2 Указаний Банка России от 07.10.2013 № 3073-У хозяйствующий субъект вправе использовать денежные средства из кассы в целях выдачи покупателям при возврате товара, только если ранее соответствующий товар оплачивался наличными.

С другой стороны, возврат наличными может быть единственным возможным вариантом — например, если счет покупателя в банке — эмитенте карты оказался заблокирован (и нет возможности указать реквизиты иных счетов). Неосуществление магазином возврата денежных средств покупателю по любой причине — повод вменить хозяйствующему субъекту незаконное удержание денежных средств.

Как оформить возврат по онлайн-кассе в данном случае? Правомерно обозначить следующие рекомендации:

• продавцу следует пойти навстречу покупателю, который просит вернуть деньги наличными за товар, ранее купленный по карте;
• продавцу следует запросить у покупателя письменное заявление, в котором отражена соответствующая просьба.

В случае проверки со стороны финансовых органов данное заявление будет доказательством того, что продавец нарушил предписания ЦБ РФ вынужденно. С высокой вероятностью магазину удастся избежать санкций за нарушения в порядке работы с наличными денежными средствами (эти санкции прописаны в ст. 15.1 КоАП РФ).

Распространенные вопросы и ответы на них

Возможно ли произвести возврат денежных средств через банковский счет организации?

В настоящий период все активней используются для расчета банковские карты или любые другие приспособления для безналичных расчетов (телефоны, планшеты, интернет-кошельки и т.д.). Поэтому данная ситуация возможна в двух случаях:

Можно ли оформить возврат день в день, используя чек коррекции?

Нет, нельзя. Для возврата используется специальный признак расчета – возврат прихода. К такому чеку прикладывает заявление от покупателя о возврате товара или оформленная накладная, подписанная с обеих сторон. С чеком коррекции также необходимо приложить к нем разъясняющий документ на основании чего была произведена коррекция кассовых расчетов (ошибка кассира, сбой системы и т.д.)

Оформление возврата с помощью нового кассового аппарата

Любой покупатель имеет полное право в течение двух недель со дня покупки вернуть или обменять товар (если продавец заранее не предупредил о том, что данный товар возврату не подлежит)

В ситуации, когда по каким-либо обстоятельствам все-таки необходимо оформить возврат денежных средств, полученных от покупателя при приобретении товара, необходимо обратить внимание на кассовый чек. При оформлении возврата продавцу необходимо выбить новый кассовый чек с соответствующим признаком расчета

Также возврат подтверждается заявлением со стороны покупателя с приложенным чеком (или накладной), подтверждающим факт покупки.

После перехода на онлайн кассы для всех субъектов бизнеса отпала необходимость оформлять соответствующий акт о возврате денежных средств по форме КМ-3 (см. → образец и заполнения КМ-3 в 2021). Это обусловлено тем, что после ведения онлайн касс нет необходимости оформлять специальные кассовые отчеты (в частности Z-отчет).

Можно ли избежать штрафа?

Если вы принимали назад денежные средства от покупателя и не выбивали при этом чек с признаком «возврат прихода», у вас есть шанс это нарушение исправить. В первую очередь, необходимо выбить чек коррекции. Он как раз и создан для таких ситуаций, то есть когда чек должен был быть выбит, но этого не произошло. Подробнее о нем можно узнать из видео в конце статьи.

После того как чек коррекции сформирован, нужно составить письменное объяснение в ФНС в произвольной форме. То есть пояснить налоговому органу обстоятельства, при которых было допущено нарушение.

К этому письму нужно приложить чек коррекции, а также документ, который свидетельствует о нарушении. Далее все это следует направить в ФНС

Однако важно, чтобы сообщение о своем нарушении налогоплательщик успел направить до того, как налоговый орган о нем узнает. При этом в соответствии со статьей 14.5 КоАП штраф наложен не будет

Какие бывают признаки расчета в чеке любого вида и формата

Этим термином описывается одни из обязательных исходных данных, указываемых на кассовой квитанции. Он должен присутствовать на документе независимо от того, в бумажном или электронном виде тот представлен покупателю. Возможные варианты реквизитов установлены федеральным законодательством. Среди них:

1. Приход – стандартная реализация товаров, фиксирует момент, когда приобретатель вручает деньги продавцу и получает взамен покупки.
2. Возврат прихода – печатается, когда происходит обратная операция, то есть приобретенная вещь возвращается в магазин, а на руки покупателю возвращаются его денежные средства наличными или на карту.
3. Расход – оформление выдачи материальных средств клиенту из кассы за полученные от него вещи. Используется в пунктах приема металлолома, ломбардах и других подобных учреждениях.
4. Возврат расхода – обратная операция. Применяется крайне редко, но тем не менее возможна.

Следует отметить, что процедура требует распечатки нового чека, поскольку все полученные кассовым аппаратом сведения сразу передаются в отдел налоговой службы. На первый взгляд, это создает некоторые трудности, но на самом деле приносит и удобство, причем не только покупателю, но и продавцу. Благодаря такому введению не приходится дополнительно создавать акт, что экономит время.

Основания для возврата

Продавец может принять реализованную продукцию по онлайн-кассе при выполнении следующих условий:

• со дня продажи товара не прошло 14 дней;
• при внешнем осмотре не должны обнаруживаться признаки эксплуатации товара;
• возвращаемый товар должен быть пригодным для дальнейшей реализации (наличие пломб, ярлыков и прочее);
• наличие кассового чека на проданную продукцию.

Потребитель может принести товары в магазин. Причинами для их передачи продавцу на повторную реализацию могут выступать следующие факторы:

• наличие брака, поломки;
• несоответствие требованиям, предъявляемым к эксплуатации;
• несоответствие комплектации, расцветки, размера и прочее.

При отсутствии кассового чека по причине его порчи либо утраты покупатель может привести свидетелей. Они должны подтвердить факт приобретения продукции.

Обратите внимание! Продавец не может отказать потребителю в возврате при отсутствии кассового документа. Сведения о реализации продукции присутствуют в реестре продаж

Кассир может сформировать дубликат чека.

Основываясь на нормативах отечественного законодательства, деньги передаются покупателю на протяжении 10 дней. Но чаще всего они возвращаются в день, когда гражданин приносит приобретенную продукцию для перепродажи после заполнения необходимой документации.

Если надо вернуть товар больших размеров, требующий доставки, то можно поступить одним из нижеперечисленных способов:

• Обратиться в магазин для организации доставки крупногабарита в магазин.
• Лично организовать доставку, а затем письменно потребовать возмещения затрат. Для их подтверждения к заявке следует приложить документацию, подтверждающую расходы.

Компенсация затрат

Возвращается кредитный товар: как оформлять чеки

Принимая обратно товар, реализованный в кредит, магазин должен проверить, что по каждой транзакции (например, ежемесячной) в счет погашения данного кредита покупателем у него были сформированы:

1. Чек платежа за основную часть кредита (в установленной сумме):

Подпишитесь на рассылку

• с признаком «приход» в знакомом нам реквизите «признак расчетов»;
• с признаком «оплата кредита» в другом реквизите — «признак способа расчетов».

Это следует из Правил применения форматов фискальных документов, утвержденных приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.

2. Чек с «нефискализируемыми» процентами по кредиту — в случае если магазин берет проценты без привлечения услуг банка.

«Приход» процентов не фискализируется (письмо ФНС России от 20.12.2016 № ЕД-4-20/24495). Поэтому на сумму процентов магазин может выдать чек, напечатанный на принтере без фискального накопителя.

А если банк привлечен, то все чеки в подтверждение оплаты кредита он выдаст покупателю сам.

При возврате товара магазин должен сформировать два полноценных фискальных чека:

• первый — чек на возврат на онлайн-кассе по сумме погашенной основной части кредита — с признаком «возврат прихода»;
• второй, на сумму уплаченных процентов — с признаком «расход» и с признаком «полная оплата» в реквизите «признак способа расчета».

Формирование второго чека обусловлено тем, что денежные средства по возврату процентов покупателю так или иначе будут выдаваться на руки.